PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI/TEKNOLOGI INFORMASI PADA UNIVERSITAS WIJAYA KUSUMA SURABAYA Emmy Wahyuningtyas 1) dan Febriliyan Samopa Jurusan Manajemen Teknologi Informasi Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya,60235,Indonesia e-mail : emmy.cakep@gmail.com 1) ABSTRAK Universitas Wijaya Kusuma Surabaya sebagai salah satu perguruan tinggi swasta di Surabaya yang cukup banyak diminati, memiliki dukungan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi dalam melaksanakan aktivitas operasional akademiknya. Namun keberadaaan sistem informasi belum terintegrasi sepenuhnya dengan unit-unit kerja terkait, serta terdapat beberapa sistem informasi yang tidak digunakan sebagaimana mestinya karena tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pengembangan sistem informasi yang tidak terencana serta belum dimilikinya panduan tentang kebijakan investasi TI dikarenakan pihak institusi tidak memiliki rencana induk (masterplan) SI/TI untuk mendukung rencana strategis institusi. Pada penelitian ini dibuat rencana strategis SI/TI dimana proses formulasi strategi dilakukan dalam beberapa tahap yaitu pemahaman kondisi saat ini dengan melakukan analisa lingkungan eksternal dan internal bisnis beserta SI/TI dilanjutkan dengan Analisa SWOT. Untuk tahap interpretasi kebutuhan mendatang dilakukan analisa meggunakan Value Chain dan Critical Success Factor, yang dilanjutkan dengan tahap perumusan strategi. Berdasarkan analisa SWOT, posisi UWKS berada pada kuadran IV (Weakness Threat) yang berarti bahwa fokus strategi adalah dengan mengatasi kelemahan untuk meminimalkan ancaman. Hasil akhir penelitian berupa portofolio aplikasi yang dibutuhkan untuk UWKS sebanyak sembilan belas aplikasi, sepuluh diantaranya sudah dimiliki namun masih membutuhkan penyempurnaan agar dapat digunakan secara maksimal guna memenuhi kebutuhan bisnis institusi. Kata kunci: perencanaan strategis SI/TI, portofolio aplikasi, Analisa SWOT, Value Chain, CSF PENDAHULUAN Latar Belakang Universitas Wijaya Kusuma Surabaya (UWKS) sebagai salah satu intitusi pendidikan di Surabaya, sejak tahun 1996 telah memanfaatkan teknologi informasi untuk mendukung aktifitas operasional akademik. Adapun permasalahan yang terdapat di Universitas Wijaya Kusuma Surabaya antara lain : Pembangunan SI/TI yang tidak terencana Pembangunan SI/TI hanya dilakukan berdasarkan kebutuhan saat itu saja tanpa mempertimbangkan kebutuhan bisnis di masa datang, sehingga setiap ada kebutuhan dan permasalahan baru seringkali dilakukan perubahan system yang sifatnya sebagai solusi jangka pendek. C-1-1
Belum memiliki pedoman dan kebijakan investasi SI/TI untuk masa datang Universitas Wijaya Kusuma Surabaya belum memiliki pedoman dan kebijakan yang mengatur bagaimana investasi SI/TI dilakukan, yang nantinya akan mengatur investasi infrastruktur baik software maupun hardware apa saja yang dibutuhkan institusi di masa datang, jenis dan model pelatihan yang akan diberikan kepada SDMnya untuk dapat memanfaatkan SI/TI untuk meningkatkan pelayanan akademik. Rumusan Masalah 1. Bagaimana situasi dan kondisi bisnis yang dihadapi Universitas Wijaya Kusuma Surabaya saat ini 2. Bagaimana situasi dan kondisi SI/TI yang dimiliki Universitas Wijaya Kusuma Surabaya saat ini serta lingkungan SI/TI yang dihadapi 3. Bagaimana portofolio dan kontribusi SI yang dibutuhkan Universitas Wijaya Kusuma Surabaya di masa datang 4. Bagaimana formulasi strategi manajemen SI/TI dan strategi TI yang dapat mendukung portofolio aplikasi mendatang Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah membuat perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi untuk UWKS, yang sesuai dan konsisten terhadap visi, misi, dan tujuan bisnis yang dapat diimplementasikan dalam rentang waktu tiga tahun. Perencanaan strategis SI/TI ini meliputi : 1. Gambaran terhadap kondisi bisnis dan SI/TI eksternal yang dihadapi Universitas Wijaya Kusuma Surabaya 2. Gambaran terhadap kondisi bisnis dan SI/TI internal yang dimiliki Universitas Wijaya Kusuma Surabaya 3. Rekomendasi mengenai kebutuhan system informasi yang dibutuhkan Universitas Wijaya Kusuma Surabaya di masa datang 4. Rekomendasi mengenai kebijakan manajemen SI/TI dan kebijakan Teknologi Informasi Tinjauan Pustaka Strategi Bisnis Business Strategy merupakan dokumen yang harus dijadikan landasan berpijak utama dalam pembuatan I/T Strategy karena dalam dokumen tersebut disebutkan visi dan misi perusahaan beserta target kinerja masing-masing fungsi pada struktur organisasi (Indrajit, 2000). Strategi Sistem Informasi Earl (1989) mengusulkan bahwa strategi manajemen untuk SI organisasi terdiri dari tiga subdomain (model segitiga) yaitu ; (1) apa yang harus dilakukan; (2) bagaimana cara harus dilakukan, dan (3) siapa yang harus melakukannya. Earl memberi label pada ketiga subdomain tersebut masing-masing sebagai strategi SI, strategi TI, dan MI (Manajemen Informasi). Selanjutnya Earl (1989) mengindikasikan bahwa strategi SI adalah tentang menyelaraskan pengembangan SI dengan kebutuhan bisnis. Strategi Teknologi Informasi Strategi teknologi informasi lebih menekankan pada garis besar bagaimana kebutuhan organisasi atas informasi dan sistem akan disupport teknologi atau esensinya lebih menekankan pada IT supply (Ward, 2002). C-1-2
Hubungan Strategi Bisnis, Strategi SI dan Strategi TI Earl dalam Ward and Peppard (2002) menyatakan bahwa rute yang paling efektif untuk mencapai keuntungan strategis dari SI/TI adalah untuk berkonsentrasi pada memikirkan kembali bisnis dengan menganalisis masalah bisnis saat ini dan lingkungan perubahan dengan mempertimbangkan TI sebagai salah satu bahan dari solusi. Perencanaan Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portfolio aplikasi SI berbasis komputer yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai alat, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward dan Peppard, 2002). Analisa PEST Menurut Ward dan Peppard (2002), analisis PEST adalah analisis terhadap faktor eksternal bisnis yang meliputi bidang politik, ekonomi, social dan teknologi. Digunakan untuk mengidentifikasi kondisi lingkungan umum atau lingkungan makro organisasi/perusahaan. Analisa SWOT Analisa SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) dilakukan dengan mengidentifikasi kekuatan dan faktor-faktor positif yang berasal dari internal organisasi; kelemahan dan faktor-faktor negatif dari internal; peluang atau kesempatan dan keuntungan dari faktor eksternal dan ancaman atau resiko yang dipengaruhi oleh faktor eksternal. Analisa Value Chain Analisis Value Chain menggambarkan kegiatan yang berlangsung dalam bisnis dan menghubungkannya dengan analisis kekuatan kompetitif dari sebuah bisnis. Michael Porter menyarankan bahwa kegiatan bisnis dapat dikelompokkan dalam dua aktivitas, yaitu : 1. Aktivitas primer; semua aktivitas yang berkaitan dengan proses produksi maupun deliverinya, misal perakitan komponen. 2. Aktivitas pendukung; semua aktivitas yang tidak terlibat dalam proses produksi secara langsung namun dapat meningkatkan efektifitas maupun efisiensi, misal manajemen personalia. Analisa Critical Success Factor Analisis CSFs merupakan suatu ketentuan dari organisasi dan lingkungannya yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan. CSFs dapat ditentukan jika objektif organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari CSFs adalah menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan. METODE PENELITIAN Berdasarkan permasalahan yang ada pada Universitas Wijaya Kusuma Surabaya, maka penelitian dilakukan secara bertahap dengan mengacu pada metodologi Ward & Peppard (2002) dengan tahapan penelitian seperti pada gambar 1 C-1-3
HASIL DAN PEMBAHASAN Analisa Kondisi Institusi Saat Ini Gambar 1 Tahapan Yang Dilakukan Dalam Penelitian Politik Mengacu pada kebijakan pemerintah dalam bidang pendidikan, antara lain : - Dibentuknya Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT) - Mulai 1 Juli 2011 diterapkan sistem online untuk pengurusan usulan jabatan fungsional dosen melalui halaman pak.dikti.go.id - Kebijakan unggah karya ilmiah dan jurnal (Dikti, 2011) - Setiap dosen yang memiliki sertifikasi pendidik harus menyerahkan laporan Beban Kerja Dosen dan Kontrak Kerja Beban Dosen setiap semester Ekonomi Selain pertumbuhan industri, jumlah dan jenis perguruan tinggi di Jawa Timur khususnya di Surabaya semakin bertambah termasuk beroperasinya beberapa perguruan tinggi asing di Indonesia. Sosial Banyaknya informasi mengenai dunia pendidikan dan ilmu pengetahuan menjadikan masyarakat menjadi berlomba untuk mencapai tingkat pendidikan yang lebih tinggi. Namun tuntutan terhadap kualitas pendidikan juga meningkat. Masyarakat menginginkan pendidikan yang berkualitas dengan biaya yang murah. C-1-4
Teknologi Sumber daya informasi seperti perpustakaan digital, pangkalan data, atau repository informasi diharapkan dapat dimanfaatkan secara bersama dengan memanfaatkan keterhubungan maya yang difasilitasi oleh INHERENT, dengan tentu saja tetap memerhatikan aturan universal seperti hak cipta atau hak atas kekayaan intelektual lainnya. Analisa Lingkungan Eksternal SI/TI; - Penerapan perpustakaan digital (digital library) mempermudah akses ke sumber informasi, sudah digunakan secara meluas untuk menyimpan koleksi berbagai bahan pustaka. - Implementasi e-learning sebagai alat bantu pendidikan seolah menjadi kebutuhan bagi suatu lembaga perguruan tinggi dalam rangka menerapkan pendidikan jarak jauh. - Banyaknya pimpinan PT yang mengeluarkan kebijakan tentang penerapan sistem informasi terintegrasi (e-university) Aplikasi yang dimiliki Universitas Wijaya Kusuma Surabaya dapat dilihat pada Tabel 1 Tabel 1 Pengelompokan Aplikasi Saat Ini Strategic High potential - - SI Akademik SI Kepegawaian SI Penerimaan Mahasiswa Baru e-learning SI Keuangan e-library SI Perpustakaan SI Alumni e-journal Website Key operational Support Analisa SWOT Sebagian hasil dari analisa SWOT disajikan dalam Tabel 2. Tabel 2 Hasil Analisa SWOT Kode S1 S2 S3 S4 S5 Kode W1 W2 W3 W4 W5 Kode O1 O2 Kode Th1 Th2 Th3 Th4 Kekuatan (Strength) Tersosialisasinya Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Strategis Universitas. Terintegrasinya Visi dan Misi Universitas dengan seluruh Fakultas dan Program Studi Secara institusi telah terakreditasi oleh BAN-PT Adanya inisialisasi kerjasama dengan PT luar negeri Adanya penambahan UPM dan UPT TIK untuk peningkatan kualitas manajemen Kelemahan (Weaknesses) Pedoman tata pamong dan kepemimpinan belum dilaksanakan secara maksimal Penempatan staf yang tidak sesuai dengan latar belakang keahlian Belum adanya analisa jabatan dan uraian tugas yang jelas untuk setiap jabatan Penggunaan dan integrasi sistem informasi belum efektif dan efisien Minimnya dokumen SOP (Standart Operating Procedure) untuk seluruh tata kelola yang ada Peluang (Opportunities) Kebijakan otonomi daerah merupakan peluang bagi PTS untuk memberikan kontribusi yang besar bagi pembangunan daerah di Jawa Timur, baik melalui kerjasama perorangan dan institusional Mengembangkan kerjasama program pendidikan dengan instansi atau institusi lain dalam rangka memenuhi kebutuhan SDM bagi pertumbuhan industri dan perdagangan di Jawa Timur Ancaman (Threats) Setiap PT harus bertanggung jawab atas pengelolaan PDPT masing-masing Setiap PT harus melaksanakan SPMI PT Kewajiban bagi dosen bersertifikasi pendidik untuk menyerahkan laporan BKD setiap semester. Hal ini harus menjadi perhatian institusi untuk memfasilitasi para dosen dengan membuat suatu sistem yang memudahkan proses pelaporan BKD Setiap PTS diharuskan memiliki basis data RENBANGDOS C-1-5
Dari hasil identifikasi, maka pada grafik SWOT didapatkan posisi institusi Universitas Wijaya Kusuma Surabaya berada pada kuadran IV (Weakness Threat). Interpretasi Kebutuhan Institusi Mendatang Analisa Value Chain Identifikasi potensi kebutuhan bisnis oleh masing-masing bagian yang terlibat di setiap aktifitas utama maupun aktivitas pendukung. Adapun diagram value chain untuk Universitas Wijaya Kusuma Surabaya disajikan pada Gambar 2 Gambar 2 Diagram Value Chain Universitas Wijaya Kusuma Surabaya Dari aktifitas utama dan aktifitas pendukung yang ada di UWKS, selanjutnya dilakukan identifikasi terhadap potensi kebutuhan bisnis pada masing-masing unit kerja. Untuk itu dilakukan pemetaan setiap aktivitas ke dalam proses dan bagian yang terlibat serta kebutuhan potensi bisnisnya. Sebagian hasil pemetaan aktivitas utama disajikan pada Tabel 3 Tabel 3 Pemetaan Aktivitas utama, Proses, Bagian dan Potensi kebutuhan Bisnis Aktivitas Proses Bagian Potensi Kebutuhan Bisnis Promosi dan Penerimaan Mahasiswa Berpartisipasi dalam Campus expo, roadshow ke sekolah, kerjasama dengan instansi, sekolah BAPSI UPT TIK - Program pemasaran yang efektif (W6) - Penjaringan calon maba (W7) atau perguruan tinggi lain - Perencanaan dan evaluasi kerja sama (W8) Penyelenggaraa n Pendidikan Administrasi perwalian dan perencanaan studi, entry program matakuliah dan kelas paralel, entry jadwal kuliah, rekap peserta matakuliah dan presensi kuliah mahasiswa Fakultas BAA BAKeu - Pemutakhiran website (W9) - Integrasi proses pra perkuliahan (W4,W27,Th2,Th6,Th7) Analisa Critical Success Factor Pada tahap ini dilakukan identifikasi potensi kebutuhan informasi berdasarkan potensi kebutuhan bisnis yang didapatkan dari hasil analisa Value Chain. Adapun sebagian skema dari critical success factor untuk potensi kebutuhan bisnis digambarkan pada gambar 3. C-1-6
Perumusan Strategi Gambar 3 Skema CSF untuk Program Pemasaran yang efektif Strategi SI Bisnis Berikut ini sebagian hasil perumusan untuk Strategi SI Bisnis - Penyempurnaan Sistem Informasi Yang Ada - Sistem Informasi Akademik; Modul KRS perlu ditambahkan akses untuk otorisasi dosen wali terhadap program matakuliah, perlu dilakukan penambahan modul berupa rekap kehadiran dosen dan mahasiswa. - Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru; perlu dilakukan ekstensifikasi dalam bentuk web-based. Untuk mengakomodasi kebutuhan seleksi berjenjang, maka perlu dibuat modul yang menangani kegiatan tersebut serta dibuat suatu bank soal berdasarkan kebutuhan masing-masing jenjang tes. - Penambahan Aplikasi Yang Diperlukan - SI Pemasaran; Dibutuhkan untuk mendukung program pemasaran yang terkait dengan perencanaan dan realisasi kegiatan promosi untuk memperkuat brand image UWKS di masyarakat - SI Kerjasama; Dibutuhkan untuk mendukung perencanaan, realisasi dan evaluasi program kerjasama institusi dengan lembaga eksternal baik pemerintah maupun swasta Portofolio Aplikasi Mendatang Berdasarkan hasil analisa sebelumnya didapatkan portofolio aplikasi mendatang yang mengacu pada portofolio aplikasi yang ada saat ini seperti yang disajikan pada Tabel 4. Tabel 4. Portofolio Aplikasi Mendatang STRATEGIC SI Pemasaran** - KEY OPERATIONAL SI Akademik (SIAMIK)* SI Penerimaan Maba (SIRIMBA)* SI Keuangan (SIKEU)* SI Lulusan dan Alumni (SILUMNI)* SI Perpustakaan* HIGH POTENTIAL SUPPORT SI Kepegawaian (SIMPEG)* SI Kerjasama** SI Penjaminan Mutu Internal (SIPMI)** e-learning* SI Kemahasiswaan (SIMAHA)** SI Litabmas** e-journal* e-library* Aplikasi LKD ** Website* SI Kuesioner (SIKUE)** SI Monitoring Kuliah (SIMONA)** SI Manajemen Aset (SIMANSET)** Keterangan : * : Aplikasi saat ini yang perlu disempurnakan ** : Aplikasi yang direkomendasikan untuk menunjang strategi bisnis C-1-7
KESIMPULAN DAN SARAN Dari hasil penelitian dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Untuk sumbu Y (Opportunity Threat) UWKS menempati posisi -3. 2. Untuk sumbu X (Strength - Weakness) UWKS menempati posisi -9. Sehingga fokus dari strategi yang diusulkan adalah Strategi WT (Weakness-Threat) yaitu meminimalkan kelemahan untuk menghindari ancaman bagi institusi. 3. Direkomendasikan sembilan aplikasi baru untuk menunjang strategi bisnis. 4. Untuk Strategi TI diberikan rekomendasi mengenai penggunaan perangkat wifi dan digital signage, penggunaan software antivirus secara terpadu dan perbaikan pada sistem informasi yang saat ini sudah berjalan. Direkomendasikan Strategi Manajemen SI/TI yang terkait dengan proses pengembangan sistem informasi serta kualifikasi SDM TI. DAFTAR PUSTAKA Ward, John., Peppard, Joe. (2002). Strategic Planning for Information System. Cranfield, Bedfordshire, United Kingdom: John Wiley & Sons, LTD. David, Fred R. (2011). Strategic Management Concepts and Cases 13rd Edition. New Jersey, United States : Pearson Education, Inc. Undang-undang No.20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, 2003 Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, 2005 C-1-8