MANUAL PENGGUNA MODUL PENGURUSAN STOR UTMFIN

MANUAL PENGGUNA MODUL PENGURUSAN STOR UTMFIN

Memasuki Aplikasi UTMFin Untuk mendapatkan aplikasi UTMFin, pengguna perlu mengaktifkan aplikasi Internet Mozilla Firefox terlebih dahulu.taip alamat https://utmfin.utm.my pada ruangan yang disediakan dan tekan butang Enter. Skrin pemakluman UTMFin akan dipaparkan seperti dibawah.

Klik pada UTMFin JB Skrin Log In UTMFin akan dipaparkan kepada pengguna.

MANUAL PENGGUNA MODUL PENGURUSAN STOR UNIVERSITI Langkah langkah memasuki aplikasi ini adalah seperti berikut: 1. Masukkan Id Pengguna dan kata laluan ke dalam medan medan yang disediakan. Id Pengguna sama dengan Id Emel UTM. Untuk pengguna yang memasuki UTMFin buat kali pertama, default kata laluan adalah No.Pekerja. 2. Klik butang Masuk dan skrin Utama akan dipaparkan seperti berikut.

3. Sekiranya Id Pengguna dan Kata Laluan yang salah dimasukkan, Mesej berikut akandipaparkan Id Pengguna atau Kata Laluan Salah. Lihat contoh berikut:

4. Skrin Utama UTMFin akan memaparkan maklumat berikut untuk rujukan pengguna: i) Nama pengguna yang log in ke dalam sistem. ii) Sub modul mengikut peranan pengguna. iii) Profil 5. Pengguna boleh menukar kata laluan di Profil. 6. Pengguna yang terlibat dengan aktiviti Stor akan mendapat Sub Modul Pengurusan Stor seperti dipaparan: Keluar daripada UTMFin Sekiranya pengguna ingin keluar daripada aplikasi UTMFin, klik Keluar yang terdapat di Skrin Utama. Skrin pemakluman akan dipaparkan semula.

Pengurusan Stor : Fungsi fungsi yang terlibat dalam submodul ini adalah : i Baki pembuka (opening balance) ii Permohonan stok iii Tindakan Pusat Tanggungjawab (PTJ) selepas menerima barang daripada Stor Pusat iv Pengeluaran barang di Stor PTJ v Stok Kad

MENU BAKI PEMBUKA (OPENING BALANCE)

KERANI PTJ Klik pada Senarai Stor untuk masukkan baki pembuka (opening balance) bagi setiap barang di Stor PTJ

Pilih lokasi stor PTJ

Klik butang baki

1) Klik pada ruang Staf masukkan nama staf/no. pekerja staf yang menguruskan stor 2) Klik pada ruang No. Sumber key in BAKI PEMBUKA 3) Masukkan baki bagi kesemua barang pastikan baki yang di key in bersamaan dengan baki di bin kad dan fizikal barang

Klik Ok

Paparan menunjukkan Baki Bayang dan Baki Sebenar di Stor PTJ bertambah

MENU PERMOHONAN BARANG

Permohonan barang ke Stor Pusat Klik pada Permohonan/ Pengeluaran Stok KERANI PTJ

Klik ikon tambah (berwarna hijau) untuk permohonan barang

1) Masukkan keterangan ~ sekiranya barang diperlukan dalam kuantiti yang banyak, sila nyatakan tujuan kegunaan barang tersebut pada ruang ini ~ Contoh : (i) Permohonan barang FKA (ii) Permohonan barang untuk peperiksaan FKM 2) Masukkan Pusat Kos ~ Contoh : U.J22000.0100.000 3) Masukkan Stor Pusat adalah Stor Pejabat Bendahari ~ Pilih : Stor Alat Tulis, Pejabat Bendahari ~ Contoh : J.A04.01.101 01 Dewan Sultan Iskandar 4) Masukkan Sub Stor ~ Pilih : Stor Alat Tulis di PTJ ~ Contoh : J.C07.01 106 01 FKA Aras 1 Setor 5) Masukkan Jenis Permohonan ~ Pilih : Permohonan PTJ ~ PENTING : Permohonan Pelajar digunakan oleh Pejabat Hal Ehwal Mahasiswa bagi permohonan barang oleh pelajar sahaja.

Klik butang Deraf

1) Klik butang ok 2) Lihat pada ruang status : Drafted 3) Double klik pada No. Permohonan Barang/Tajuk permohonan barang Contoh : Permohonan Barang FKA

1) Klik ikon tambah (warna hijau) 2) Pilih kod stok (kod barang) 3) Pilih kod unit 4) Jumlah pohon

1) Klik butang kemaskini 2) Klik butang KEW.PS 10 3) Klik butang Mohon

Cetak Borang KEW.PS 10 BORANG PESANAN DAN PENGELUARAN STOK

1) Klik ok 2) Permohonan tersebut akan masuk ke dalam terbuka Pegawai PTJ 3) Serahkan Borang KEW.PS 10 kepada Pegawai PTJ untuk kelulusan

Tuntut dokumen PEGAWAI PTJ

1) Pegawai PTJ boleh mengubah bilangan kuantiti yg dipohon oleh kerani PTJ 2) Column Substor adalah baki barang di stor PTJ. Sekiranya 0, bermakna tiada barang tersebut di Stor PTJ. 3) Klik butang sah.

TINDAKAN PTJ SELEPAS MENERIMA BARANG DARIPADA STOR PUSAT

PEGAWAI PTJ 1) Selepas proses kelulusan selesai di Pejabat Bendahari, permohonan tersebut akan masuk ke dalam terbuka Pegawai PTJ 2) Tuntut dokumen

Pegawai PTJ perlu klik butang sah bagi mengesahkan penerimaan barang di Stor Pusat berdasarkan Borang Permohonan Stok

Klik butang Ok

KERANI PTJ 1) Selepas Pegawai PTJ sahkan penerimaan barang tersebut, kerani PTJ perlu membuat semakan baki barang pada Senarai Stor 2) Klik pada Senarai Stor

Paparan menunjukkan Baki Bayang dan Baki Sebenar : Gunting Liquid paper Pemadam di Stor PTJ bertambah

MENU PENGELUARAN BARANG DI STOR PTJ

Klik pada Senarai Stor

Klik butang

1) ButangCheck Out digunakan untuk permohonan mengambil barang di Stor PTJ 2) Klik pada ruang staf masukkan nama staf/no. pekerja staf yang menguruskan stor 3) No. sumber masukkan nama staf yang membuat permohonan barang 4) Klik butang tambah berwarna hijau & masukkan senarai barang yang dipohon oleh staf PTJ

1) Butang Check In digunakan sekiranya berlaku pemulangan barang oleh staf/unit/jabatan di PTJ disebabkan barang tersebut tidak digunakan lagi 2) Klik pada ruang staf masukkan nama staf/no. pekerja staf yang menguruskan stor 3) No. sumber masukkan nama staf yang membuat pemulangan barang 4) Klik butang tambah berwarna hijau & masukkan senarai barang yang dipulangkan oleh staf/unit/jabatan di PTJ

STOK KAD

Klik pada Senarai Stor

Pilih lokasi stor PTJ

Double klik pada nama barang

1) Masukkan kuantiti maksimum, menokok dan minimum bagi setiap barang di Stor PTJ 2) Kuantiti tersebut perlu bersamaan dengan kuantiti di bin kad 3) Klik ok Baki min,max, rak = 0 Baki min,max, rak = bertambah

Paras Stok Paras Stok adalah jumlah stok yang perlu disimpan pada satu satu masa dan ditentukan seperti berikut : (a) Paras Stok Maksimum Kuantiti stok tertinggi yang disimpan pada satu satu masa. (b) (c) Paras Menokok Stok Kuantiti stok yang menunjukkan telah sampai masa untuk memesan stok baru kerana baki stok yang ada hanya cukup untuk menampung pengeluaran dalam tempoh pesanan dan serahan. Paras Stok Minimum Kuantiti stok terendah yang disimpan pada satu satu masa. (d) Kapasiti Rak Kuantiti stok tertinggi yang boleh diisi pada rak barang pada satu satu masa.

Penentuan Paras Stok Dalam menentukan paras stok, kadar penggunaan bulanan adalah dikira dengan mengambil purata pengeluaran bagi dua belas (12) bulan terakhir sebelum pesanan baru dibuat. (a) Kuantiti Stok Maksimum (b) (c) 3 bulan penggunaan Pengiraan : Jumlah penggunaan setahun/12 X 3 bulan Angka Menokok Stok 2 bulan penggunaan Pengiraan : Jumlah penggunaan setahun/12 X 2 bulan Kuantiti Stok Minimum 1 bulan penggunaan Pengiraan : Jumlah penggunaan setahun/12 X 1 bulan

Selepas kuantiti maksimum, menokok, minimum dan kapasiti rak diisi, klik pada butang KEW.PS 3

Kad Kawalan Stok KEW.PS 3

SEKIAN TERIMA KASIH