Paper Knowledge Management Title: Knowledge Management Berbasis Web pada PT. Insyallah Maju Aja 05 PAY : Yudhi Dwi Cahyo Wisnu Dwi Putranto Fajar Nur Fadhillah Rifadhil Gustian Radhiatan Mardhiah Anandito
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Di era globalisasi yang ditandai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat dan tingkat persaingan yang tinggi dan dinamis mengharuskan perusahaan untuk melakukan inovasi untuk meningkatkan daya saingnya. Menyadari akan persaingan yang semakin berat maka diperlukan perubahan paradigma perusahaan dari yang semula mengandalkan pada resource-based menjadi knowledge- based yang bertumpu pada pengembangan metadatabases, data mining, data warehouse, dan sebagainya. Knowledge Management diyakini merupakan salah satu cara untuk meningkatkan kemampuan bersaing dengan memanfaatkan berbagai sumber daya perusahaan, termasuk pengetahuan yang eksplisit atau explisit knowledge maupun pengetahuan yang tersembunyi atau tacit knowledge. Upaya lain yang perlu dilakukan ke depan adalah pengembangan SDM dan berbagi pengetahuan atau knowledge sharing dikalangan karyawan menjadi sangat penting guna meningkatkan kemampuan karyawan untuk menghasilkan inovasi. Hal itu yang sepenuhnya disadari oleh PT. Insyallah Maju Aja. Penerapan Knowledge Management (KM) di perusahaan sudah menjadi suatu kebutuhan mendasar pada saat ini. Kemampuan perusahaan mengelola knowledge yang ada merupakan kekuatan yang diperlukan untuk dapat tetap bersaing. Wilayah kompetisi saat ini bukan hanya mengandalkan keunggulan sumber daya alam, lokasi, kondisi geografis atau materi saja namun telah meluas kepada penggunaan intelektualitas Sumber Daya Manusia (SDM) secara optimal, terutama kualitas pikiran manusia (knowledge content). Perubahan paradigma perusahaan kearah knowledge based dengan pemanfaatan kreativitas serta inovasi SDM ini dilakukan untuk meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan.
1.2. Visi dan Misi Visi Menjadi perusahaan reseller fashion terbesar yang bergerak di kancah Internasional Misi Bertujuan untuk terus menyediakan produk dan layanan kualitas terbaik untuk pelanggan kami. Terus-menerus mencari kesempatan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Profesional dan komitmen dalam menyediakan layanan. Terus melakukan riset mengenai fashion. Bermitra dengan perusahaan fashion yang sudah terpercaya. 1.3. Sejarah Perusahaan PT. Insyallah Maju Aja adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang reseller khususnya produk jam tangan. Perusahaan ini dibentuk pada tahun 2013 pada saat mata kuliah KM (Knowledge Management). PT. Insyallah Maju Aja melihat peluang pasar fashion khususnya di Indonesia sangat menjanjikan. PT, Insyallah Maju Aja menawarkan brand terkemuka. Seperti Swatch, Dainel Wellington, Brauun, Komono dll. Perusahaan ini lebih fokus ke pasar jam tangan untuk kalangan muda, yang sebagian besar menyukai jenis jam tangan yang unik, eye-cathing, dan menarik. Perusahaan ini memiliki kantor yang berbasis web, dimana tiap-tiap anggota organisasi bisa berinteraksi melalui web. Dengan bantuan web office, setiap rapat, pengambilan keputusan, dan diskusi dapat dilakukan secara online. Ini sangat membantu dalam proses Knowledge Management.
1.4. Logo Perusahaan Gambar 1.1 Logo Perusahaan PT. Insyallah Maju Aja Logo PT. Insyallah Maju Aja menjelaskan banyak hal, sangat bermakna. Dimulai dari nama Insyallah yang dalam islam berarti Jika Allah Menghendaki. Kekuatan religi sangat kuat diperusahaan ini. Maju Aja, berarti perusahaan tidak akan menjalani kemunduran. Jadi dengan kata lain Insyallah Maju Aja, berarti jika Allah menghendaki maka perusahaan akan maju terus. Warna yang dipilih adalah merah dan biru. Kombinasi yang sangat tepat untuk menggambarkan selera anak muda, disesuaikan dengan pangsa pasar PT. Insyallah Maju Aja. Secara keseluruhan Logo terinspirasi dari logo Underground di London, adalah logo yang menandakan Kereta bawah tanah di london.
BAB 2 STRUKTUR ORGANISASI 2.1. Struktur Organisasi Gambae 2.1 Struktur Organisasi 2.2. Tugas dan Wewenang Jabatan 1. Director Pimpinan perusahaan yang memegang tanggung jawab utama perusahaan agar perusahaan dapat beroperasi dengan baik dan dapat meningkatkan profitabilitas perusahaan. Dalam hal ini tugas Direktur adalah sebagai berikut: i. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan kegiatan dibidang administrasi keuangan, kepegawaian, dan kesekretariatan. ii. Merencanakan dan mengembangkan sumber sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan persuhaan. iii. Dalam melaksanakan tugas tugas Direktur bertanggung jawab kepada President Commissioner. iv. Memimpin rapat umum, dalam hal : untuk memastikan pelaksanaan tata - tertib keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi
secara tepat; menyesuaikan alokasi waktu per item masalah; menentukan urutan agenda; mengarahkan diskusi ke arah konsensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan. 2. Marketing Manager i. Bertanggung jawab atas semua kegiatan pemasaran yang beracuan pada target yang sudah ditentukan oleh perusahaan. 3. Financial Manager i. Menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan bagi pihak pengurus dan pimpian dalam proses pembuatan keputusan. ii. Menetapkan dan menyatakan maksud, tujuan dan sasaran organisasi. iii. Membantu kelancaran perkembangan kantor sebagai satu kesatuan. iv. Meletakkan rencana yang luas bagi penyusunan organisasi. 4. Sales Manager i. Menentukan harga jual, produk yang akan diluncurkan, jadwal kunjungan serta sistem promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan. ii. Memantau perolehan order serta merangkumkan forecast untuk memastikan kapasitas produksi terisi secara optimal. iii. Memantau jumlah stok seluruh Dept. Sales & Marketing untuk memastikan umur stock perusahaan tidak melebihi target yang telah ditentukan. iv. Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan jumlah pelanggan dan area sesuai dengan target yang ditentukan. v. Menganalisa dan memberikan arah pengembangan desain & warna, untuk memastikan pengembangan produk sesuai dengan kebutuhan pasar. vi. Melakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survei seluruh sales team untuk memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan yang ditentukan.
5. IT Manager i. Bertanggung jawab pada kesiapan dan ketersediaan sistem komputer / aplikasi dalam lingkungan perusahaan. ii. Membuat dan/atau implementasi semua sistem dan aplikasi. iii. Merancang, mengelola dan mengawasi serta meng-evaluasi operasional dari sistem informasi (software dan aplikasi) dan pendukungnya (hardware, infrastruktur, telekomunikasi). iv. Membuat dan mengimplementasikan kebijakan dan prosedur TI (IT policy) termasuk kebijakan keamanan TI (IT security policy). v. Berkerja sama dengan TI vendor untuk merancang, membuat dan meng-implementasikan sistem atau aplikasi jika diperlukan. vi. Membuat dan mengawasi anggaran TI (budget) dan expenditures. 6. General Staff i. Melaksanakan aktifitas penyiapan ruang kerja dan peralatan kantor untuk seluruh pegawai, untuk memastikan ketersediaan ruangan kerja dan peralatan kantor bagi setiap pekerja sesuai dengan jenis pekerjaan dan jabatan ii. Melaksanakan aktifitas renovasi gedung kantor/kerja, untuk memastikan semua gedung kantor selalu siap operasional. iii. Melaksanakan kegiatan surat-menyurat, dokumentasi dan pengarsipan, untuk memastikan dukungan administrasi bagi kelancaran kegiatan seluruh karyawan. iv. Membuat rencana dan mengevaluasi kerja harian dan bulanan untuk memastikan tercapainya kualitas target kerja yang dipersyaratkan dan sebagai bahan informasi kepada atasan. v. Membuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan dengan kegiatan office administration, sebagai rekomendasi pembuatan anggaran departemen General Affair.
BAB 3 KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM 3.1. Latar Belakang KMS (Knowledge Management System) PT. Insyallah Maju Aja menggunakan Knowledge Management System yang berbasis web, dengan bantuan Web Office. Sebelum web office diterapkan, Pengelolaan knowledge dalam perusahaan masih tidak terdistribusi dan terdokumentasi dengan baik, sifatnya masih dari individu ke individu. Hal ini menyebabkan penerapan KM menjadi penting bagi perusahaan. 3.2. Fitur KM pada PT. Insyallah Maju Aja Pemetaan fitur ditujukan dalam mengkategorikan fitur-fitur yang sesuai dengan pengidentifikasian knowledge goals yaitu normative knowledge, strategic knowledge, dan operational knowledge strategic knowledge, serta identifikasi knowledge yang bersifat structural, functional dan behavioural. Berikut adalah pemetaan fitur knowledge management di PT. Insyallah Maju Aja yang menggunakan Knowledge Management berbasis Web: Fitur Databases, fitur Discussion, fitur Documents, fitur Tasks, fitur Polls, fitur members, fitur Expense Report, fitur Announcement.
Tabel 3.1 Pemetaan fitur Knowledge Management System Normative A. Menciptakan budaya selflearning. B. Menyediakan sarana penyampaian aspirasi. 1. Databases 2. Discussion 3. Tasks 1. Polls 2. Expense Report 1. Members Strategic A. Mendayagunakan knowledge secara efektif. B. Meningkatkan respon terhadap pelanggan. C. Pendokumentasia n Operational 1. Discussion 2. Tasks 3. Documents 1. Databases 2. Tasks 3. Members 4. Expense Report A. Pemerataan knowledge. B. Mendukung kinerja karyawan dengan IT Support. C. Memberikan informasi mengenai beritaberita terbaru berupa pengumuman. 1. Tasks 2. Databases 1. Members 2. Expense Report 1. Announcement Structural Functional Behavioural 1. Profil Produk 2. Data dan Informasi 3. Ide Karyawan 1. Hasil diskusi 2. Sharing 3. Ide Inovasi Karyawan 1. Managers meeting 2. Sharing Produk Jam terbaru
3.2.1. Penjelasan Fitur a. Fitur Databases Fitur ini berfungsi menyimpan semua data perusahaan PT. Insyallah Maju Aja, mulai dari internal perusahaan, seperti struktur organisasi, data pegawai. Secara umum semua knowledge tersimpan disini. Produk yang akan dijual juga akan disimpan di database. Namun tidak semua dapat mengakses, hanya bagian IT dan direktur yang mempunyai otoritas update, select, delete. b. Fitur Discussion Fitur ini memudahkan karyawan baik manajer maupun staff untuk melakukan komunikasi mengenai hal-hal yang bersifat umum baik dalam bentuk pikiran, gagasan, ataupun ide kreatif mereka sehingga semua karyawan dapat melihat dan memberikan tanggapan yang berhubungan dengan topik yang sedang dibahas. c. Fitur Documents Fitur ini berfungsi untuk memudahkan perusahaan mengumpulkan dan mendokumentasikan hasil kerja para karyawan. Selain itu, ini juga berfungsi sebagai document online dimana para karyawan dapat mengakses secara online. Disini juga tempat untuk sharing knowledge. d. Fitur Tasks Fitur ini berfungsi untuk memberi tahu setiap karyawan tentang tugas yang akan diberikan, fitur ini bisa memilih ke bagian siapa tugas tersebut diberikan. e. Fitur Polls Fitur Polls atau poling, bisa juga disebut questioner, yang bisa dijadikan sumber knowledge internal dan eksternal perusahaan.
f. Fitur Members dll. Members berisi data-data pegawai yang berisi, no telp, email, g. Fitur Expense Report Fitur ini untuk mengetahui laporan keuangan baik bulanan maupun tahunan. Disini juga dijelaskan pengeluaran yang dikeluarkan, dan dituju ke perusahaan mana. h. Fitur Announcement Berfungsi sebagai informasi atau pengumuman, seperti tanggal rapat, dan lain-lain. 3.2.2. Screenshot Gambar 3.1 Screenshot Fitur Database
Gambar 3.2 Screenshot Fitur Discussion Gambar 3.3 Screenshot Fitur Documents
Gambar 3.4 Screenshot Fitur Tasks Gambar 3.5 Screenshot Fitur Polls
Gambar 3.6 Screenshot Fitur Members Gambar 3.7 Screenshot Fitur Expense Report
Gambar 3.8 Screenshot Fitur Announcement 3.3. Analisis KM Cycle pada PT. Insyallah Maju Aja Gambar 3.9 The Bukowitz and Willams KM Cycle Pendekatan ini menerangkan kerangka proses manajemen berjalan didalam suatu perusahaan, dalam arti bagaimana suatu perusahaan dapat dipelihara(maintain), dikembangkan(deploy) dan dapat menghasilkan sesuatu(generate).
Analisis KM Cycle menurut Bukowitz and Willams (2000) pada PT. Insyallah Maju Aja: o Get Adalah proses mendapatkan atau mengumpulkan knowledge. Proses ini terdapat pada fitur Polls dan fitur Discussions o Use Proses dimana setelah semua knowledge terkumpul, knowledge akan diterapkan pada setiap anggota organisasi yang bersangkutan. Ini bisa dilakukan dengan fitur Tasks o Learn Adalah proses dokumentasi knowledge, fitur yang mendukung proses ini adalah fitur Documents o Contribute Setiap karyawan atau pegawai dalam perusahaan PT. Insyallah Maju Aja harus termotivasi untuk mengeluarkan ide dan inovasi. o Asses Adalah sebuah proses yang mengidentifikasi knowledge mana yang bernilai atau mana yang tidak bernilai. Dengan adanya fitur Databases, bagian IT dapat melakukan data mining untuk mencari informasi yang berguna. o Build/Sustain Memastikan perusahaan di masa depan sudah aman dan cukup kompetitif untuk membuat dan menjalankan knowledge yang sudah ada. Dengan kata lain perusahaan harus mempunyai knowledge yang tepat disaat yang tepat. Semuanya sudah tersimpan di Databases web office yang dimiliki oleh PT. Insyallah Maju Aja o Divest Membuang informasi yang tidak perlu, dengan dibuatnya kebijakan di forum diskusi, agar topik yang dibahas jelas.
3.4. Analisis Inukshuk KM Model pada PT. Insyallah Maju Aja Tacit Knowledge Pada kondisi sebelumnya seorang karyawan yang memiliki pengetahuan sulit untuk berbagi dengan staff atau manajer lain. Manajer bidang sales tidak memiliki wadah untuk melakukan knowledge sharing, tacit knowledge. Kebanyakan tacit knowledge juga jarang dikomunikasikan oleh manajer sales dan cenderung sulit diterjemahkan dalam bentuk yang lebih terstruktur untuk dapat berbagi dengan staf lainnya. Setelah adanya sistem web office, maka perusahaan PT. Insyallah Maju Aja bisa menggunakan: - Fitur Announcement - Fitur Discussion Explicit Knowledge Explicit Knowledge masih berupa data, dokumen, dan prosedur dalam proses bisnis PT. Insyallah Maju Aja yang disimpan dan terstruktur serta dapat dipindahkan ke siapapun dengan mudah. - Fitur Documents - Fitur Database - Fitur Members Socialzation Sosialisasi antar manajer dilakukan dengan bertemu langsung antar karyawan (rapat, diskusi, dll) dengan bertemu langsung karyawan dapat saling berbagi knowledge.pada sistem KM yang diterapkan sekarang, fitur Discussion sangat berguna untuk menampung ide baru, kreatif, dan inovatif. Hal ini dapat melancarkan kordinasi dan menumbuhkan budaya belajar. Internalization Seluruh data, informasi dan knowledge telah didokumentasikan kemudian dapat disebarkan, terjadilah peningkatan knowledge. Agar mendukung knowledge management system maka diperlukan proses pengambilan
informasi dan pengambilan dokumen, dalam hal ini, Fitur Documents sangat membantu proses ini. Externalization Sistem KM akan sangat membantu proses eksternalisasi ini, yaitu proses untuk mengartikulasikan tacit knowledge akan menjadi suatu konsep yang jelas. Dukungan terhadap proses eksternalisasi ini, dapat diberikan dengan mendokumentasikan setiap hasil rapat, product knowledge, dalam kasus ini di perusahaan PT. Insyallah Maju Aja, Fitur Polls sangat membantu. Karena perusahaan dengan mudah mendapatkan knowledge yang sifatnya eksternal Combination Proses konversi knowledge melalui kombinasi adalah mengkombinasikan berbagai explicit knowledge yang berbeda untuk disusun ke dalam sistem KM. Media untuk proses ini dapat melalui intranet (forum diskusi), database organisasi, inbox, articles, news, event dan internet untuk memperoleh sumber eksternal. Fitur-fitur product knowledge seperti yang memiliki fungsi untuk pengkategorian informasi (taksonomi), pencarian, dan sebagainya sangat membantu dalam proses ini. Salah satu fitur yang digunakan adalah fitur Databases. Leadership Pada proses ini diperlukan sebuah explicit knowledge sehingga keputusankeputusan serta gaya kepemimpinan dari direktur dapat dibagikan kepada manajer yang lainnya melalui wadah KM. Technology Perusahaan memakai laptop masing-masing dan koneksi internet untuk terhubung dengan web office. Portal office secara online, tempat untuk berbagi knowledge Culture KM memungkinkan karyawan berbagi knowledge pada forum diskusi
yang disediakan. Sehingga dapat mendukung tercipta sharing antar karyawan. budaya organisasi indonesia yang kekeluargaan dapat membantu terciptanya knowledge sharing yang baik. Organisasi ini menetapkan budaya demokratis dimana setiap staf karyawan dapat berpendapat. Output Inukshuk KM Model Dengan adanya penambahan leadership, culture dan teknologi membuat KM lebih dapat berkembang dengan pesat. Dapat mengetahui cara memimpin organisasi, budaya di dalam perusahaan dan teknologi yang dipakai.
BAB 4 SIMPULAN DAN SARAN 4.1. Simpulan Berdasarkan hasil analisis dan perancangan KM yang telah dibahas pada bab-bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut: 1. Perancangan aplikasi KM untuk PT. Insyallah Maju Aja didapat dari hasil analisis, pemetaan knowledge goal, dan identifikasi knowledge yang telah dilakukan sebelumnya. Menghasilkan beberapa fitur yaitu database, discussion, document, task, polls, members, expense report, announcement. Fitur-fitur tersebut dapat digunakan sebagai wadah pengelolaan knowledge pada perusahaan untuk dapat tersebarkan ke seluruh staff dengan merata, mempermudah dalam pencarian data dan informasi, serta membantu meningkatkan kualitas perusahaan. 2. Inukshuk merupakan kerangka kerja yang disempurnakan dari model SECI dengan penambahan komponen seperti, Leadership, Culture dan Technology. Kaitannya dengan KM yaitu dapat memberikan informasi mengenai tacit dan explicit knowledge di dalam organisasi, dapat memberikan informasi yang lebih jelas mengenai teknologi yang ada di dalam organisasi, kemudian bagaimana cara seorang leader memimpin suatu organisasi dan bagaimana mengetahui budaya yang ada di dalam organisasi. 4.2. Saran Aplikasi KM Merupakan pelengkap sistem dalam perusahaan. Berguna dalam meningkatkan kinerja karyawan. Untuk mengoptimalkan aplikasi KM, penulis menyarankan berbagai hal sebagai berikut : 1. Para staff PT. Insyallah Maju Aja disarankan untuk tetap aktif membagi pengetahuan, berbagai informasi serta berdiskusi dalam KMS. Lebih baik lagi para staff diwajibkan tiap hari untuk masuk kedalam KMS, baik hanya membaca informasi terbaru, hal-hal baru yang telah di update dari staff lain maupun meng-update informasi atau pengetahuan berdiskusi.
Hal ini akan mengefektifkan knowledge sharing. Mendokumentasikan masalah yang di temui, kemudian di bahas dalam fitur yang tersedia. Dari pembahasalan masalah, maka ide-ide karyawan dapat tersimpan secara detail, kemudia bisa dibahas lebih lanjut. 2. Knowledge Management yang telah dirancang sebaiknya terus dipantau serta dapat perhatian khusus, agar budaya knowledge sharing tidak hilang seiring dengan waktu. Baik pada segi perkembangan knowledge, pengelolaan knowledge yang sudah ada, serta pemeliharaan knowledge tersebut. 3. Terus mengembangkan KM serta mengevaluasi secara berkala, di sarankan satu tahun sekali, sesuai dengan perkembangan tekhnologi dan informasi. Sehingga kualitas sumber daya perusahaan terus-menurus meningkat.
DAFTAR PUSTAKA Girard, J. (2005). The Inukshuk : A Canadian Knowledge Management Model : Knowledge Management Professional Society, 2 (1), 9-16. Ichijo, K & Nonaka, I (2007). Knowledge Creation and Management : New Challenges for Managers. New York : Oxford University Press, Inc. Tobing, Paul L. (2007). Knowledge Management : Konsep, Arsitektur dan Implementasi. Yogyakarta : Graha Ilmu.