BAB I PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pengetahuan atau knowledge merupakan sumber inovasi yang dibutuhkan oleh organisasi maupun perusahaan untuk bertahan dan berkembang [1], [2]. Supaya efektif dalam mendukung inovasi, maka pengetahuan perlu dikelola. Organisasi membutuhkan cara baru untuk mengelola sumber daya pengetahuannya [3]. Pengetahuan adalah kemampuan yang dimiliki oleh seseorang untuk menyelesaikan permasalahan [4]. Pengetahuan merupakan hal yang tidak tampak/tacit. Namun demikian pengetahuan dapat didokumentasikan sehingga berbentuk/explicit menjadi sebuah informasi sehingga bisa dibagikan kepada orang lain. Salah satu cara untuk mengelola pengetahuan adalah melalui Knowledge Management System (KMS) atau pendeknya disebut Knowledge Management (KM). Mamaghani [5] menyebutkan bahwa knowledge management adalah cara-cara yang ditempuh organisasi untuk mendefinisikan, menciptakan, merepresentasikan dan mendistribusikan pengetahuan. Beberapa keuntungan dari knowledge management antara lain meningkatkan performa, koordinasi, kualitas layanan dan produktivitas. Pengetahuan dan knowledge management dalam organisasi merupakan dasar bagi keunggulan kompetitif organisasi tersebut. Portal organisasi (PO) adalah aplikasi berbasis web yang dibangun di atas teknologi intranet suatu organisasi yang yang berfungsi menyediakan akses terhadap informasi dan proses bisnis internal [6], [7]. Dalam beberapa literatur portal organisasi disebut dengan berbagai nama antara lain: corporate portal, intranet portal dan enterprise portal [8] [11]. Pengguna portal organisasi adalah internal organisasi. Guran [6] menyebutkan bahwa portal organisasi memberikan keuntungan bagi perusahaan dengan cara meningkatkan efisiensi, mendorong pegawai untuk bekerja lebih efektif dengan memanfaatkan corporate portal sebagai sumber pengetahuan. Cloete dan Snyman dalam [9] mengindikasikan bahwa portal organisasi dapat digunakan sebagai infrastruktur pendukung knowledge management. Berbeda dengan sistem informasi tradisional yang memproses informasi dalam 1

2 bentuk record, portal organisasi dapat digunakan untuk berbagi informasi berupa dokumen, konsep, dan permasalahan. Portal organisasi memfasilitasi komunikasi dan interaksi yang dapat digunakan dalam proses pendistribusian informasi [8]. Kementerian Perindustrian telah lama memanfaatkan portal organisasi untuk mendukung kegiatannya. Portal organisasi di Kementerian Perindustrian meruapakan sebuah aplikasi berbasis web yang bernama Intranet. Kusumaningtyas [12] mengatakan kehadiran Intranet di Kementrian perindustrian telah membawa budaya baru bagi organisasi. Dimulai dari aplikasi sederhana pada tahun 2000, Intranet kemudian berkembang dan telah berhasil mengarahkan organisasi Kementrian Perindustrian menjadi lebih lentur dan terbuka. Intranet telah membuka saluran komunikasi baik vertikal maupun horizontal yang telah mendorong peningkatan pertukaran informasi dalam organisasi yang membawa pada munculnya budaya berbagi pengetahuan dalam organisasi. Hal tersebut memberikan sebuah ruang dan kesempatan bagi Kementrian Perindustrian untuk mengimplementasikan knowledge management melalui portal organisasinya yang bernama Intranet tersebut. Contoh penerapan knowledge management dapat diambil dari dalam negeri yaitu di PT Pertamina dan PT Excelcomindo Pratama. Menurut Alim dalam [13] penerapan knowledge management di PT Pertamina telah dimulai pada tahun 2007 dan mendapatkan dukungan resmi dari direkturnya sejak tahun Knowledge Management Pertamina disingkat Komet diluncurkan untuk melestarikan asset berupa pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman operasional yang dimiliki secara individual oleh pemimpin dan pekerja. Pengolahan asset tak berwujud ini penting agar bisa dimanfaatkan untuk menunjang berbagai program terobosan yang terus dilakukan oleh pertamina. Untuk melaksanakan Komet PT Pertamina membentuk struktur pengurus komet yang bertugas menjaga kualitas informasi di Komet. Dalam struktur tersebut terbagi atas tiga tingkatan: 1. Quality Management Korporat, 2. Quality Management Unit, 3. PIC. Struktur pengurus tersebut memiliki tugas menyusun strategi, koordinasi, asistensi penulisan konten, penilaian pencapaian target, serta memfasilitasi forum diskusi. Kegiatan KM di Komet terbagi atas dua jenis yaitu online dan offline. Kegiatan tersebut antara lain: 1. Knowledge center dimana pegawai dapat mencari ataupun berbagi 2

3 informasi, 2. Ask the expert dimana para pegawai dapat mengajukan pertanyan secara spesifik kepada para ahli melalui portal Komet. 3. Community of practice yang bisa dilakukan secara online maupun offline, merupakan kegiatan diskusi berkala oleh kelompok yang memiliki interest yang sama. Komet melakukan penyaringan terhadap repositori pengetahuannya menggunakan kriteria sebagai berikut: 1. Telah teruji secara ilmiah sebagai solusi atas permasalahan, 2. merupakan solusi permasalahan yang diperkirakan akan berulang, 3. dapat dijadikan sebagai solusi bagi permasalahan di tempat lain. Menurut Alim, Pertamina melalui Kometnya telah berhasil mengumpulkan pengetahuan dan mengkategorikannya dalam 21 kategori dan 112 sub kategori. Implementasi knowledge management di PT Excelcomindo telah dikembangkan sejak tahun 2003 [14]. Menurut Kusuma dalam [14] PT Excelcomindo berharap implementasi KM dapat menumbuhkan budaya berpengetahuan di perusahaan. Implementasi tersebut dilatarbelakangi oleh dua motivasi yaitu: 1. Agar dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi, 2. Tingginya tingkat turnover karyawan menuntut perusahaan untuk menjaga pengetahuan kolektif. KM di PT Excelcomindo difasilitasi oleh sistem informasi berbasis web yang dapat diakses oleh karyawan kapanpun dimanapun untuk mencari dan berbagi pengetahuan. Selain itu terdapat juga kegiatan community of practice di mana karyawan yang baru saja selesai pelatihan diminta membagikan ilmunya ke orang lain. PT Excelcomindo tidak membentuk struktur khusus untuk menangani KM di perusahaan, namun menyerahkan kepengurusannya pada tiga orang staffnya. Dua orang mengurusi repository pengetahuan dan satu orang bertugas dalam pengembangan sistem. Implementasi KM PT Excelcomindo telah mendapat penghargaan sebagai peringkat kedua Most Admired Knowledge Enterprise di tahun Kedua contoh di atas merupakan contoh realisasi KM yang dapat digunakan sebagai gambaran bagaimana implementasi KM di Kementerian Perindustrian akan berjalan. KM di Kementerian Perindsutrian dapat digambarkan sebagai kegiatan berbagi pengetahuan melalui fasilitas sistem informasi yang dapat diakses oleh seluruh karyawan kapanpun dan di manapun. Selain itu juga ada kegiatan ask the expert melalui sistem informasi tersebut yang akan diasuh 3

4 oleh sekelompok ahli yang ditunjuk, serta diadakannya kegiatan diskusi baik online maupun offline oleh sekelompok orang dengan interest yang sama yang dinamakan sebagai community of practice. KM juga memerlukan pengurus yang bertugas untuk menjaga kualitas informasi di repositori pengetahuan dengan melakukan filter dan klasifikasi, serta menjalankan program untuk menumbuhkan budaya berbagi pengetahuan. Kesiapan organisasi untuk mengimplementasikan knowledge management atau knowledge management readiness adalah kondisi suatu organisasi dilihat dari beberapa faktor dan apakah kondisi-kondisi tersebut mendukung implementasi knowledge management. Menurut Holt [15], Razi [16] dan Karim [1] faktor yang paling penting dalam KMR adalah kesediaan individu. Kesediaan individu adalah sikap menerima implementasi KM yang ditunjukan oleh kesiapan individu untuk menjalankan proses-proses KM [1]. Kesediaan individu ini kemudian ditopang oleh faktor-faktor pendukung KMR lainnya seperti budaya organisasi, struktur organisasi dan infrastruktur TIK. Evaluasi kesiapan organisasi sebelum mengimplementasikan knowledge management dianggap perlu sebab implemetasi knowledge management menuntut perubahan budaya pada organisasi dan para anggotanya [17], [18]. Untuk meneliti kesiapan organisasi untuk mengimplementasikan knowledge management melaui portal organisasi penulis menggunakan konstruk dari Razi [16] dan Karim [1], [19] dengan sedikit modifikasi pada konstruk TI Infrastructure. Dalam penelitian ini penulis bermaksud meneliti tentang: 1) Kesiapan organisasi kementrian perindustrian untuk mengimplementasikan knowledge management, 2) Kesiapan portal organisasi Kementrian Perindustrian untuk mendukung knowledge management, 3) Pengaruh kesiapan infrastruktur knowledge management terhadap kesediaan individu untuk turut serta dalam proses-proses knowledge management. 1.2 Perumusan masalah Bagi Kementerian Perindustrian yang akan mengimplementasikan knowledge management maka langkah awal yang harus dilakukan adalah mengukur kesiapan organisasi untuk mengimplementasikan knowledge management. Kesiapan organisasi untuk mengimplementasikan knowledge management dari sudut pandang perubahan organisasi dapat diukur dari faktor 4

5 kesediaan individu untuk turut serta dalam proses-proses knowledge management. Oleh karena itu perlu dilakukan pengukuran tingkat kesediaan individu di organisasi Kementerian Perindustrian dalam rangka evaluasi kesiapan organisasi untuk mengimplementasikan knowledge management. Selain itu faktor-faktor lain seperti budaya organisasi, struktur organisasi, dan portal organisasi juga turut dievaluasi sebagai bahan pertimbangan dalam penyusunan strategi implementasi knowledge management. 1.3 Keaslian penelitian Atrinawati dan Surendro [20] menggunakan pendekatan Critical Success Factor untuk mengukur kesiapan organisasi untuk mengimplementasikan KM. Ada sepuluh faktor yang digunakan untuk menilai kesiapan organisasi dalam penelitian tersebut yaitu: Leadership, Culture/Structure, Preocesses, Explicit Knowledge, Tacit Knowledge, Knowledge Hubs and Centers, Technology Infrastructure, Measures, People/Skills, Exploitation/Market Leverage. Holt dkk dalam [17] menyatakan bahwa kesiapan organisasi untuk mengimplementasikan KM dapat diukur dari kesiapan organisasi tersebut untuk melakukan perubahan. Oleh karena itu beliau mengevaluasi lebih dari 30 instrument kesiapan organisasi untuk melaksanakan perubahan. Dari situ Holt menemukan empat faktor yang menurutnya mempengaruhi kesiapan organisasi untuk mengimplementasikan KM. Keempat faktor tersebut adalah: Individual, Context, Content, dan Process. Dalam penelitiannya, Holt berhasil membuktikan bahwa keempat faktor tersebut berpengaruh untuk meningkatkan komitmen dan menurunkan pesimisme individu terhadap implementasi KM. Razi dalam [16] menggabungkan Infrastruktur KM dengan model UTAUT dari Venkatesh [21] dan menghasilkan sebuah model kesiapan organisasi untuk mengimplementasikan KM. Razi menyatakan bahwa instrument Holt [17] belum memasukkan unsur infrastruktur KM, baik yang bersifat fisik seperti TIK dan yang bersifat logika seperti budaya organisasi dan struktur organisasi. Razi mengusulkan agar kesiapan organisasi dilihat dari dua sisi yaitu individu dan organisasi. Sisi organisasi adalah kesiapan infrastruktur pendukung KM yaitu: Budaya Organisasi, Strutktur Organisasi, dan infrastruktur TI. Sisi individu adalah kesediaan individu untuk ikut terlibat dalam proses-proses KM. 5

6 Model Razi [16] tersebut oleh Atatik digunakan dalam penelitiannnya [22] untuk mengevaluasi kesiapan organisasi Biro TI BPK RI. Dari tujuh hipotesis yang diuji terdapat dua yang ditolak, yaitu pengaruh TI terhadap performance expectancy dan pengaruh IKM terhadap sikap reseptif. Atatik menunjukkan bahwa Biro TI BPK RI harus lebih meningkatkan ketersediaan basis data mengenai informasi yang diperlukan dalam menjalankan tugas. Hasil evaluasi ini menunjukan bahwa Biro TI BPK RI sudah siap untuk mengimpelementasikan knowledge management dalam hal sikap reseptif pegawai. Sehingga dari sudut pandang perubahan organisasi kesiapan telah tercapai. Karim [1] mengembangkan sebuah instrument untuk mengukur kesiapan organisasi untuk mengimplementasikan KM. Instrument tersebut mengukur kesiapan dari tingkat kesediaan individu untuk mengikuti atau terlibat dalam proses-proses KM yaitu: 1)Socialization, 2)Combination, 3)externalization, 4)internalization. Karim bersama Razi kemudian menggabungkan instrument ini ke dalam model kesiapan Razi [19]. Dengan jalur yang dimodifikasi, Razi menguji modelnya dengan data empirik [18]. Data diperoleh dari survey di sebuah perguruan tinggi di Malaysia. Dari uji hipotesis yang dilakukan ada beberapa yang tidak terbukti. Hanya tiga konstruk yaitu: 1)budaya organisasi, 2) infrastruktur TIK dan 3) Performance Expectancy yang terbukti berpengaruh positif signifikan terhadap Kesediaan Individu. Penelitian tentang kesiapan organisasi untuk mengimplementasikan KM melalui portal organisasi belum pernah dilakukan sebelumnya. Untuk meneliti hal tersebut penulis menggunakan model dari Razi [16] dan Karim [1] dengan alasan: 1)model tersebut memandang kesiapan secara utuh dari sisi organisasi dan individu, 2)model tersebut telah memasukkan konstruk infrastruktur KM yang di dalamnya terdapat unsur infrastruktur TIK. Agar sesuai dengan tujuan penelitian, penulis memodifikasi model dan konstruk yang ada terutama infrastruktur TIK agar fokus kepada portal organisasi saja. 6

7 1.4 Tujuan Penelitian 1. Mengetahui kesiapan organisasi Kementerian Perindustrian untuk mengimplementasikan KM. 2. Mengetahui kesiapan Portal Organisasi Kementerian Perindustrian untuk mendukung implementasi KM. 3. Mengetahui pengaruh Infrastruktur knowledge management terhadap persepsi individu terhadap implementasi knowledge management dan terhadap kesediaan individu untuk terlibat dalam proses-proses knowledge management. 1.5 Manfaat Penelitian 1. Sebagai bahan pertimbangan bagi Kementerian Perindustrian apabila hendak mengimplementasikan knowledge management. 2. Sebagai bahan studi mengenai knowledge management khususnya yang berbasiskan portal organisasi. 7