SOP Aplikasi E-budgeting Level SKPD E-budgeting adalah sistem yang dikembangkan untuk merencanakan anggaran daerah. Dengan tujuan memberikan SOP dalam proses penyusunan APBD dan juga perubahannya di Provinsi Jawa Tengah. Sistem ini meliputi penyusunan RKA, DPA, RKA Perubahan dan DPA Perubahan. 1. Pastikan menggunakan browser Google Chrome. 2. Kunjungi website resmi jatengprov.go.id, kemudian pada halaman Beranda pilih menu GRMS Jateng 3. Setelah masuk ke halaman GRMS Jateng, pilih menu Produk
4. Kemudian pilih e-budgeting 5. Setelah masuk ke halaman login e-budgeting, pilih level SKPD, silahkan masukan username, password dan kode captcha yang sudah tersedia kemudian klik login untuk masuk ke aplikasi e-budgeting. Berikut ini adalah halaman login aplikasi e-budgeting: Apabila setelah mencoba login aplikasi e-budgeting muncul kasus seperti di bawah ini, itu berarti terjadi kesalahan dalam memasukan username atau password atau kode captcha.
Apabila sudah benar dalam memasukan username, password dan kode captcha maka akan tampil halaman Home seperti gambar berikut: 6. Belanja Langsung (BL) Tampilan awal belanja langsung menampilkan list program yang diampu user. Berikut ini tampilannya:
Pada tampilan muka belanja langsung terdapat tiga tombol untuk melakukan export dan cetak BL. Berikut penjelasannya : Export PDF Digunakan untuk melakukan pemindahan bentuk cetak terhadap input BL yang telah dilakukan menjadi format PDF. (Export BL secara keseluruhan) Export Excel Digunakan untuk melakukan pemindahan bentuk cetak terhadap input BL yang telah dilakukan menjadi format Microsoft Excel. (Export BL secara keseluruhan) Cetak Ringkasan Digunakan untuk melakukan cetak atau print secara langsung terhadap data BL yang telah dilakukan. Data yang diprint pada proses ini adalah data secara keseluruhan. Ketika salah satu program di-klik akan menampilkan breakdown dari program tersebut. Berikut tampilan breakdown dari program (Menampilkan list kegiatan):
Berikut keterangan tombol pada tahap RKA : Input RKA Input RKA dapat dilakukan apabila tolok ukur telah diinputkan dan sudah masuk tahap input RKA. Mekanisme penginputan RKA 1) Klik Input RKA. 2) Akan tampil daftar yang akan diinputkan pada RKA seperti dibawah ini, kemudian klik tombol untuk menambahkan akun pertama kali. 3) Kemudian pilih akun Belanja Langsung. Pada tahap ini user menginputkan akun yang akan diinputkan, pemilihan bisa lebih dari satu akun.
Jangan lupa checklist pada kolom Action, setelah memilih akun yang dipilih klik tombol Simpan. 4) Selanjutnya menginputkan rincian (RAB). Berikut tampilan untuk menginputkan rincian : Keterangan tombol : Tambah Kelompok RAB Apabila rincian akun memiliki kelompok.
Uraian : Diinputkan sesuai dengan nama kelompok RAB. Apabila sudah melakukan input kelompok, pada kelompok RAB terdapat tombol: Tambah kelompok RAB Tombol di atas dapat digunakan juga untuk menambahkan kelompok RAB dibawah kelompok RAB (Sub Kelompok) Edit RAB Digunakan untuk mengedit kelompok RAB. Hapus Sub Digunakan untuk menghapus rincian. Hapus Digunakan untuk menghapus semua (termasuk kelompok) Tambah Detail Apabila rincian akun tidak memiliki kelompok. Maka dapat menggunakan tombol ini (Tambah detail). Tambah RAB detail dapat dilakukan dengan menggunakan data ehsb (Standar Harga Barang) sebagai batas atas dari tarif yang akan diinputkan. Berikut adalah tampilan saat menggunakan e-hsb :
Setelah user klik Pilih maka untuk bagian Uraian pada kategori Honorarium, Pemeliharaan, dan Barang menjadi disable / terkunci. User hanya dapat menginputkan bagian Ekspresi dan Tarif. Berbeda dengan kategori Referensi Buku, user dapat menginputkan bagian Uraian, Ekspresi, dan Tarif seperti tampilan di bawah ini:
Hapus Tombol delete di atas digunakan apabila user ingin menghapus akun. Save All Digunakan untuk menyimpan semua yang telah diinputkan pada daftar (cart). Untuk menghindari terjadinya mati lampu atau koneksi mati mendadak, mohon untuk di Save all beberapa menit sekali setelah melakukan proses input/edit/delete rekening belanja. Clear All Digunakan untuk menghapus semua yang telah diinputkan pada daftar (cart) Saat penginputan RKA sudah selesai (sisa pagu = 0) klik Save All. Kemudian akan muncul 2 validasi seperti dibawah ini: 1. Apabila nominal atau nilai yang diinputkan masih ada yang kurang dari 1000 rupiah pada kode rekening level 5 maka akan muncul validasi seperti dibawah ini:
Solusi untuk kasus di atas adalah dengan membulatkan/mengedit nominal (tidak boleh kurang dari 1000). 2. Apabila user hanya menginputkan rekening di Belanja Pegawai, maka akan muncul tampilan seperti berikut: Solusi untuk kasus di atas adalah dengan menginputkan kode rekening 5.2.2 (belanja Barang Jasa) atau 5.2.3 (Belanja Modal) atau bisa juga keduanya. Sebagai catatan, apabila semua tombol input rekening disable/ tidak aktif/ tidak muncul tampilan untuk input rka ketika diklik, maka user harus edit rincian/ hapus rincian terlebih dahulu agar sisa pagu > 0 Input Rencana KAS Input KAS dilakukan apabila data RKA Pembelian Langsung (BL) telah diinputkan seluruhnya (Nominal sudah sesuai dengan pagu). Apabila RKA belum sesuai dengan pagu, maka KAS belum dapat diinputkan. Berikut adalah proses penginputan rencana kas: 1) Pastikan sisa pagu RKA sudah habis (Rp.0) dan tombol input RKA telah berubah menjadi tombol warna merah. 2) Klik input rencana KAS. Dan tampil form seperti dibawah ini :
Nilai atau nominal yang tercantum pada form seperti di atas secara otomatis terisi / terinput sendiri karena user memilih bagi rata. Berbeda apabila user memilih bagi per item maka user harus menginput sendiri. Di bawah ini form yang akan tampil:
3) Memilih jenis perhitungan KAS Bagi per Item : Apabila user ingin menginputkan KAS per bulan dengan jumlah yang beragam dengan catatan dalam penginputan rencana kas bagi per item pastikan sisa pagu indikatif = 0! Bagi Rata : Apabila user ingin menginputkan KAS dengan nominal yang sama setiap bulannya. 4) Jika sudah menginputkan data pada rencana KAS kemudian klik tombol Simpan. 5) Jika ada perubahan dalam merencanakan KAS, user harus klik kembali tombol rencana kas kembali setelah itu klik Simpan.
Sebagai catatan, apabila kas sudah diinput, kemudian terjadi kesalahan dalam penginputan RKA dan user berniat untuk mengeditnya user dapat memilih tombol input RKA kembali, setelah itu akan muncul peringatan seperti di bawah ini kemudian pilih simpan. Data Kas akan tereset otomatis ketika klik simpan. Cetak RKA Digunakan untuk melakukan cetak langsung RKA per kegiatan. Pada fungsi cetak ini juga terdapat tombol untuk export PDF, export excel dan cetak langsung. Cetak RAB Digunakan untuk melakukan cetak langsung RAB per kegiatan. Sama halnya dengan print RKA, pada fungsi cetak ini juga terdapat tombol untuk export PDF, export excel dan cetak langsung. Input tolok ukur Tombol input tolok ukur (berwarna biru) muncul apabila tolok ukur belum pernah diinputkan sebelumnya. Edit tolok ukur Tombol edit tolok ukur (berwarna merah) muncul apabila sebelumnya sudah pernah melakukan penginputan tolok ukur. Di bawah ini contoh form edit tolok ukur:
Apabila akan menghapus data, caranya adalah dengan mengosongkan data pada baris terakhir. Sebagai catatan, jangan sampai kekosongan data terjadi pada bagian tengah (baris tengah) karena data setelah itu akan ikut terhapus. 7. Belanja Tidak Langsung - Menu akan muncul khusus untuk login user parent. - Menu Belanja Tidak Langsung memuat rincian tentang belanja tidak langsung yang terdiri dari Kode Rekening, Uraian, Target Tahun Berkenaan, Jumlah, Status dan Aksi. - Target Tahun Berkenaan diperoleh dari PPAS yang diinputkan oleh TAPD yang dijadikan sebagai batas atas input RKA bagi SKPD. - Status menunjukkan kesesuaian antara Jumlah RKA yang sudah diinputkan oleh SKPD dengan batas atas yang ditetapkan dalam PPAS (Target Tahun Berkenaan). Berikut ini tampilan awal menu Belanja Tidak Langsung:
Tombol berfungsi untuk menginput RKA. Cara penginputan sama dengan penginputan RKA pada belanja langsung (BL), hanya saja pada input RKA belanja tidak langsung (BTL) tidak menggunakan referensi buku. Tombol berfungsi untuk menginput Kas. Cara penginputan sama dengan penginputan RKA pada belanja langsung (BL). Pada tampilan awal menu belanja tidak langsung terdapat beberapa tombol yaitu Cetak RKA, Cetak Rincian, Input RKA, Input Kas. Berikut penjelasannya: Cetak RKA Digunakan untuk melakukan cetak RKA SKPD 2.1 atau print RKA SKPD 2.1 terhadap data belanja tidak langsung yang telah dilakukan. Data yang dicetak pada proses ini adalah data secara keseluruhan. Cetak Rincian Digunakan untuk melakukan cetak Rincian Anggaran Belanja terhadap data belanja tidak langsung yang telah dilakukan. Data yang dicetak pada proses ini adalah data secara Rinci per SKPD. 8. Pendapatan - Menu Pendapatan hanya muncul di login user level sekretariat. - Menu Pendapatan memuat rincian tentang pendapatan yang terdiri dari Kode Rekening, Uraian, Target Tahun Berkenaan, Jumlah, Status dan Aksi. - Target Tahun Berkenaan diperoleh dari PPAS yang diinputkan oleh SKPD yang dijadikan sebagai batas atas input RKA bagi SKPD. - Status menunjukkan kesesuaian antara Jumlah RKA yang sudah diinputkan oleh SKPD dengan batas atas yang ditetapkan dalam PPAS (Target Tahun Berkenaan). Berikut ini tampilan awal menu Pendapatan:
Ketika memilih tombol input pagu maka akan muncul tampilan di bawah ini: Setelah selesai Input Target Pendapatan Daerah jangan lupa untuk klik Simpan untuk menyimpan dan silahkan melanjutkan untuk Input RKA Pendapatan. Tombol berfungsi untuk menginput rka. Cara penginputan sama dengan penginputan RKA pada belanja langsung (BL). Tombol berfungsi untuk menginput kas. Cara penginputan sama dengan penginputan RKA pada belanja langsung (BL). 9. Cetak RKA-SKPD Berikut ini adalah tampilan ketika memilih menu Cetak RKA-SKPD
Export PDF Digunakan untuk melakukan pemindahan bentuk cetak terhadap data RKA yang telah dilakukan menjadi format PDF. (Export BL secara keseluruhan) Export Excel Digunakan untuk melakukan pemindahan bentuk cetak terhadap data RKA yang telah dilakukan menjadi format Microsoft Excel. (Export BL secara keseluruhan) Cetak Digunakan untuk melakukan cetak atau print secara langsung terhadap data RKA yang telah dilakukan. Data yang akan dicetak pada proses ini adalah data secara keseluruhan. Berikut adalah tampilannya: 10. Manage Pagu - Menu akan muncul khusus untuk login user parent. - Pada menu Manage Pagu tersedia 2 pilihan sub menu yaitu Pembagian Pagu dan Penyesuaian Pagu seperti gambar di bawah ini:
Pembagian Pagu digunakan untuk membagi pagu yang ada di Dinas/Sekretariat ke Bidang/Balai/UPT yang dimiliki masing-masing SKPD. Sedangkan Penyesuaian Pagu digunakan untuk menyesuaikan pagu apabila terjadi perubahan pagu oleh TAPD. Berikut masing-masing tampilannya: Set Pagu digunakan untuk membagikan pagu ke Bidang/Balai/UPT masing-masing SKPD. Sebelum set pagu, pastikan program, kegiatan dan Unit/Balai/Bidang yang dipilih sudah benar. Di bawah ini bentuk form penyesuaian pagu apabila pagu bertambah :
Nilai Pagu Baru adalah hasil dari nilai Pagu Sebelum + nilai Pagu telah ditambah Di bawah ini bentuk form penyesuaian pagu apabila pagu berkurang : Nilai Pagu Baru adalah hasil dari nilai Pagu Sebelum nilai Pagu telah dikurangi Setelah menggunakan aplikasi e-budgeting dimohon kepada user untuk tidak lupa melogout akun yang digunakan sesuai dengan prosedur yang benar. Demikian panduan manual aplikasi e-budgeting ini kami buat, semoga bermanfaat. SELAMAT BEKERJA