Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan cara-cara mengendalikan urusan bersara pilihan bagi staf di Universiti Putra Malaysia. 2.0 SKOP Skop prosedur ini meliputi persaraan pilihan staf UPM yang berjawatan tetap yang memilih Skim Pencen. Tafsiran Pencen adalah merujuk Akta Pencen 1980 (Akta 239) dan Panduan Urusan Persaraan dan Pencen Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2003. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen - Akta Pencen Pihak-pihak Berkuasa Berkanun dan Tempatan 1980 (Akta 227 & 239) - Peraturan Pencen 1980, Perintah Am Bab A - Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1991- Persaraan Pilihan Sendiri - Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 1992- Pindaan Kepada Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1991 - Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2003- Panduan Urusan Persaraan dan Pencen - Buku Undang-undang Pencen Di Malaysia - Buku Panduan Perkhidmatan UPM - - Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7 Tahun 2003 Pemberian Wang Gantian Cuti Rehat (GCR). Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2004 Pemberian Wang Tunai Gantian Cuti Rehat (GCR) kepada Pegawai Yang Memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) - Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2008- Tawaran Opsyen Pelanjutan Umur Persaraan Wajib Kepada 58 Tahun - Fail Peribadi staf - Modul e-pencen/e-ihrams
Halaman: 2/9 Nombor Dokumen Tajuk Dokumen - Rekod Kenyataan Perkhidmatan/Rekod Cuti - Rekod Pengumpulan GCR OPR/PEND/GP03/GCR OPR/PEND/GP03/KPC Garis Panduan Pengendalian Urusan Gantian Cuti Rehat (GCR) Garis Panduan Rekod Kenyataan Perkhidmatan/ Rekod Cuti OPR/PEND/GP03/PPL Garis Panduan Percantuman Perkhidmatan Lepas 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN e-ihrams : Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia Ops Pencen : Modul Pengurusan Operasi Pencen JPA : Jabatan Perkhidmatan Awam KB : Ketua Bahagian PT : Pegawai Tadbir PT (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) UPM : Universiti Putra Malaysia BPR : Badan Pencegah Rasuah GCR : Gantian Cuti Rehat 5.0 TANGGUNGJAWAB Pendaftar, Ketua Bahagian adalah bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan apabila staf akan bersara. Sesiapa yang terlibat melaksanakan proses ini perlu mematuhi prosedur ini.
Halaman: 3/9 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Terima Surat Permohonan 7.2 Tidak Lengkap Hantar Borang Terima Borang dan Semak Hantar Maklumat Ke Agensi Luar/ UPM Terima Borang/ Surat Kelulusan/ Perakuan Pengsahan Lengkap Sedia Dokumen Dan Hantar Terima Kelulusan Daripada JPA 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 Terima Penyata Faedah Persaraan Daripada JPA 7.9 Pemberhentian Gaji 7.10 Terima Makluman Pembayaran Wang Ganjaran Daripada JPA 7.11 Tamat 7.12
Halaman: 4/9 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Terima Surat Permohonan 7.2.1 Terima surat permohonan persaraan pilihan daripada staf dan memastikan staf tersebut memenuhi syaratsyarat berikut: 7.3 Hantar Borang (a) Sekurang-kurangnya lapan (8) bulan sebelum tarikh persaraan atau kurang bagi kes-kes tertentu; (b) Tempoh perkhidmatan tidak kurang sepuluh (10) tahun yang boleh di masukira; dan (c) Anggota berpencen yang telah berumur empat puluh (40) tahun. 7.3.1 Hantar Borang Maklumat Untuk Bersara Pilihan (OPR/PEND/BR03/MAKLUMAT 03) dan Borang Perisytiharan Harta (JPA(T)1/03) kepada bakal pesara. 7.4 Terima Borang Dan Semak 7.4.1 Terima Borang daripada bakal pesara dan cop penerimaan seperti berikut: (a) Borang Maklumat Untuk Bersara Pilihan (OPR/PEND/BR03/MAKLUMAT 03); (b) Borang Perisytiharan Harta (JPA(T)1/03); (c) Salinan Kad Pengenalan pesara dan tanggungan; (d) Salinan Sijil Nikah/Sijil Pendaftaran Perkahwinan; (e) Salinan Sijil Beranak/Sijil Daftar Anak Angkat; (f) Salinan Buku Bank/Penyata Akaun Semasa; (g) Salinan Sijil Kematian bagi pasangan /Sijil Perceraian; (h) 1 keping gambar pesara bersaiz paspot; (i) Surat Tawaran Belajar di IPTA/IPTS bagi anak yang di bawah tanggungan pesara;
Halaman: 5/9 (j) Surat pengesahan dari Hospital Kerajaan dan gambar bagi anak yang cacat (Orang Kurang Upaya) (gambar ukuran poskad); dan (k) Borang Perisytiharan Harta JPA(T)1/03 November 2008; 7.5 Hantar Maklumat Ke Agensi Luar/UPM 7.5.1 Dapatkan maklumat daripada agensi luar untuk perkara-perkara berikut: (a) Surat Tapisan Keutuhan BPR Cawangan Pendaftaran Rahsia, Bahagian Pencegah Rasuah (Pegawai Sokongan Gred 27 ke atas dan Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional sahaja). (b) Surat Arahan Potongan Pencen/Ganjaran Pinjaman Perumahan - Bahagian Pinjaman Perumahan (Jika ada). (c) Borang (C.P.22B-Pin.2/94) untuk dimajukan kepada Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) - Sijil Penyelesaian Cukai Pendapatan. 7.5.2 Dapatkan maklumat dan kelulusan daripada UPM untuk perkara-perkara berikut: (a) Maklum balas bertulis daripada Seksyen Latihan Dalam Akademik sekiranya ada kes-kes pecah kontrak; (b) Borang Perisytiharan Harta (JPA(T)1/03) staf kepada Bahagian Perundang-Undangan bagi tujuan perakuan dan pengesahan; (c) Borang akuan berhutang ke Pejabat Bendahari; i) Borang Akuan Hutang (Kew.293c-Tab.4- Pin.1/82) ii) Sijil Penyelesaian Cukai Pendapatan (C.P.22B- Pin.4/05). (d) Surat permohonan kebenaran kelulusan persaraan pilihan kepada Naib Canselor; dan (e) Rekod Kenyataan Perkhidmatan dan Rekod Kenyataan Cuti.
Halaman: 6/9 7.6 Terima Borang/ Surat Kelulusan/Perakuan Pengesahan 7.6.1 Terima dan cop pengesahan penerimaan pada dokumen seperti langkah 7.5. Borang Akuan Berhutang yang lengkap seperti di langkah 7.7 daripada Pejabat Bendahari. Jika lengkap input maklumat staf yang terkini dalam modul Ops Pencen dan terus ikut langkah 7.7, jika tidak lengkap ikut langkah 7.3. 7.7 Sedia Dokumen Dan Hantar 7.7.1 Sedia dan hantar dokumen yang lengkap persaraan pilihan ke JPA tidak lewat daripada tiga (3) bulan sebelum tarikh persaraan pilihan yang dipohon seperti berikut: (a) Borang Maklumat Pesara (JPA.BP.SPPP.B01a); (b) Borang Maklumat Tanggungan (JPA.BP.SPPP.B03); (c) Borang Sijil Akuan Berhutang/ Tidak Berhutang (JPA.BP.UMUM.B01); (d) Borang Laporan Pengesahan Pakar Perubatan Mengenai Anak Cacat Otak/Cacat Anggota/Gambar berukuran poskad bagi anak cacat (Orang Kurang Upaya)(JPA.BP.UMUM.B04)(Jika berkenaan); (e) Rekod Kenyataan Perkhidmatan dan Rekod Kenyataan Cuti; (f) Salinan sijil nikah/surat cerai; sekiranya tiada, surat akuan sumpah (nikah); (g) Salinan Kad Pengenalan staf dan suami/isteri; (h) Salinan Sijil Kelahiran anak di bawah umur 21 tahun dan tiada had umur bagi anak cacat; (i) Salinan dokumen bank yang menunjukkan nama, nombor Kad Pengenalan dan Nombor akaun bank; (j) Surat Tapisan Keutuhan BPR; (k) Borang Perisytiharan Harta (JPA(T)1/03); (l) Surat kelulusan persaraan pilihan daripada Naib Canselor; dan
Halaman: 7/9 (m) Surat pecah kontrak sekiranya ada. Sesalinan dokumen berkenaan dihantar kepada bakal pesara bagi tujuan makluman dan simpanan. 7.8 Terima Kelulusan Daripada JPA 7.8.1 Terima dan cop pengesahan penerimaan surat kelulusan permohonan persaran pilihan sendiri daripada JPA yang menyatakan No Rujukan Pencen Pesara dan dimasukkan kedalam fail pesara (sampul kecil). 7.9 Terima Penyata Faedah Persaraan daripada JPA 7.9.1 Terima dan cop pengesahan penerimaan makluman penyata yang menunjukkan amaun pencen bulanan dan amaun wang ganjaran yang akan diterima oleh pesara. 7.10 Pemberhentian Gaji 7.10.1 Proses pemberhentian bayaran gaji pesara wajib satu (1) bulan sebelum tarikh persaraan di dalam Sistem e- IHRAMS. (a) Sedia Penyata Pemberhentian Gaji untuk dikemukakan ke Pejabat Bendahari dan memaklumkan kepada Pesara/Ketua PTJ/Pembantu Tadbir berkenaan. 7.11 Terima Makluman Pembayaran Wang Ganjaran Daripada JPA 7.11.1 Terima dan cop pengesahan penerimaan sesalinan surat makluman tentang pembayaran ganjaran pesara yang telah dimasukkan ke akaun pesara (melalui kredit bank/ cek) daripada JPA. 7.12 Tamat.
Halaman: 8/9 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. Sampul Kecil Peribadi Pegawai (No. Staf) Sampul Kecil Maklumat Pesara JPA. BP. SPPP. B.01 a (yang telah dilengkapkan) Maklumat Tanggungan JPA. BP. SPPP. B03 (yang telah dilengkapkan) Borang Maklumat/Dokumen untuk Bersara Pilihan- (OPR/PEND/BR03/MAKLUMAT 03) yang telah dilengkapkan Notis Perlepasan/Pengasingan Caruman Kerajaan di Kumpulan Wang Simpanan Pekerja Untuk Tujuan Pengiraan Faedah Persaraan JPA. BP. SPP B04 (yang telah dilengkapkan) Sijil Akuan Berhutang/Tidak Berhutang JPA. BP. UMUM. B01 (yang telah dilengkapkan) Laporan Pengesahan Pakar Perubatan Mengenai Anak Cacat Otak/Cacat Anggota JPA. BP. UMUM. B04 (jika berkenaan) Perisytiharan Harta Borang JPA (T)1/03 (yang telah dilengkapkan) Salinan Kenyataan Perkhidmatan dan Kenyataan Cuti Salinan Sijil Nikah/Surat Cerai; sekiranya tiada, Surat Akuan Sumpah (nikah) Salinan Kad Pengenalan Staf dan Suami/isteri Salinan Sijil Kelahiran anak di bawah umur 21 tahun dan tiada had bagi anak cacat Salinan dokumen Bank yang menunjukkan nama, nombor kad penganalan dan nombor akaun bank Surat permohonan persaraan pilihan dari staf Surat kelulusan dari Naib Canselor sijil penyelesaian cukai pendapatan (C. P. 22B- Pin. 2/94) (yang telah dilengkapkan) Borang Akuan Hutang (Kew. 293c- Tab. 4- Pin. 1/82) (yang telah dilengkapkan) Surat Tapisan Keutuhan BPR- Cawangan Pendaftaran Rahsia, Bahagian Pencegah Rasuah (jika berkenaan) Surat Arahan Potongan Pencen/Ganjaran Pinjaman Perumahan- Bahagian Perumahan (jika ada) Sedia penyata pemberhentian gaji dan memaklumkan kepada Pejabat Bendahari Penyata bayaran GCR Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) Pegawai Tadbir Seksyen Pengesahan, Cuti & Persaraan Setelah terima pembayaran ganjaran, sampul kecil disimpan ke bilik fail Kuasa Melupus Pendaftar
Halaman: 9/9 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 2. UPM/PEND/(No. Staf) Fail Peribadi Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) PT Bilik Fail Sepanjang tempoh perkhidmatan Kuasa Melupus Pendaftar 3. UPM/PEND/3.9 Bhg.4 Bersara Dari Perkhidmatan UPM Senarai staf bersara Pilihan 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan PT (P/O) PT Seksyen Pengesahan, Cuti & Persaraan Disedia dan Disemak KB Pengurusan Sumber Manusia Kekal Dilulus/ Diluluskan Semula Pendaftar Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011