Manual Prosedur Pengesahan Foto Copy Ijazah dan Transkrip (Legalisasi) Bagi Pemohon Yang Tidak Membawa Ijazah dan Transkrip Asli Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang 2014 0
Manual Prosedur Pengesahan Foto Copy Ijazah dan Transkrip (Legalisasi) Bagi Pemohon Yang Tidak Membawa Ijazah dan Transkrip Asli Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 00800 04016 Revisi : 1 Tanggal : 30 Juni 2014 Diajukan oleh : Ka Subag Akademik Ttd Dikendalikan oleh Dewi Susanti, SE, M.SA : Pembantu Dekan BiIdang Akademik Ttd Disetujui oleh Dr. dr. Sri Andarini, M. Kes : Dekan Ttd Dr. dr. Karyono Mintaroem, Sp.PA 1
Tujuan Menertibkan dan memperlancar proses serta pelayanan permintaan legalisasi ijazah dan Ruang Lingkup 1. Alumni Mengajukan surat permohonan permintaan legalisasi ijazah atau ke Subbag Akademik serta melakukan pembayaran sesuai ketentuan yang berlaku. 2. Subbag Akademik Memeriksa keaslian ijazah atau yang akan di legalisasi, memproses legalisasi ijazah atau. 3. Sekretaris pimpinan Mengajukan permintaan penandatanganan fotocopy ijazah atau yang dilegalisasi ke pimpinan. 4. Pimpinan Yang menandatangani legalisisr fotocopy ijazah atau dalam hal ini dekan atau pembantu dekan bidang akademik Definisi 1. Legalisasi adalah pengesahan fotocopy ijazah atau oleh pejabat yang berwenang yaitu Pimpinan Fakultas atau Pimpinan yang menangani bidang Akademik. 2. Ijazah adalah tanda bukti tertulis telah lulusnya mahasiswa dari satu jenjang pendidikan. 3. Transkrip adalah daftar nilai akhir mahasiswa selama menempuh satu jenjang pendidikan 4. Alumni adalah mahasiswa yang telah menyelesaikan pendidikannya di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya baik jurusan Kedokteran, Keperawatan maupun jurusan Gizi. 5. Sekretaris pimpinan adalah bagian administrasi yang menjembatani masalah keadministrasian dari bagian-bagian ke pimpinan. 6. Pimpinan adalah Pembantu Dekan I dan Dekan Rujukan 1. Undang-undang Nomor : 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor : 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor : 17 tahun 2010 Tentang Pengelolaan & Penyelenggaraan Pendidikan 4. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor : 080/0/2002 Tentang Statuta Universitas Brawijaya 5. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor : 10 tahun 2001 tanggal 17 April 2001 tentang Pejabat yang Berwenang Mengesahkan Foto Copy Ijazah/STTB 6. Keputusan Rektor Nomor : 074/SK/2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya Malang 7. Keputusan Rektor Nomor : 518/SK/2013 tentang Pedoman Pendidikan di Universitas Brawijaya Malang 8. Keputusan Rektor Nomor : 049/SK/2011 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang.Periode 2
2011 2015 9. Keputusan Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Nomor : 044/J10.1.17/SK/2002 tentang Penetapan Tarif Pungutan Dana Masyarakat di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya 10. Keputusan Dekan Nomor : 173.A/SK/H10.7/AK/2012 tentang Pedoman Akademik Program Studi Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Tahun Akademik 2012/2013 Garis Besar Prosedur 1. Alumni mengajukan/meminta nota persetujuan dari pimpinan (Dekan/PD-1) 2. Alumni menunjukkan nota persetujuan dari pimpinan fakultas (Dekan/PD- 1/Kajur) ke Subbag akademik 3. Alumni mengisi blanko permohonan legalisasi dengan melampirkan melampirkan fotocopy ijazah atau maksimal sebanyak 5 (lima), kecuali ada surat dari instansi. 4. Bagian akademik mengambil arsip ijazah asli atau asli di arsip fakultas 5. Subbag Akademik meneliti keaslian dari fotocopy ijazah dan yang akan dilegalisasi dengan arsip ijazah atau yang ada di fakultas dan memberikan form data alumni (tracer study) ke alumni untuk di isi 6. Alumni harus mengisi form Data Alumni yang terdapat di Subbag Akademik. 7. Setelah diperiksa keasliannya dan benar-benar asli, Subbag akademik memperoses legalisasi, apabila setelah diperiksa ternyata palsu maka proses legalisasi dihentikan dan alumni yang mengajukan legalisisr untuk ditahan di bagian akademik dan dilaporkan ke pimpinan 8. Bagian akademik mengembalikan arsip ijazah atau asli ke tempatnya 9. Alumni menyerahkan form data alumni dan biaya legalisasi sebesar Rp 2.000,- per lembar. 10. Subbagian Akademik menerima biaya legalisasi dan menyerahkan nota tanda bukti pelunasan biaya legalisasi. 11. Subbag Akademik membubuhkan stempel legalisasi stempel tanggal dan stempel penomeran pada fotocopy ijazah dan atau 12. Subbag Akademik memberikan penomeran sesuai dengan nomor urut yang ada dibuku penomeran legalisasi ijazah dan atau masing-masing jurusan dan tanggal legalisasi 13. Subbag akademik melampirkan Form Data Alumni yang telah diisi pada fotocopy ijazah dan atau yang akan dilegalisasi 14. Subbag akademik mendata fotocopy ijazah dan atau yang akan dilegalisasi di buku ekspedisi 15. KaSubbag akademik memberikan paraf pada foto copy ijazah atau yang akan dilegalisasi 16. Subbag akademik menyerahkan fotocopy ijazah dan atau yang akan dilegalisasi ke Sekretaris Pimpinan 17. Sekretaris Pimpinan menandatangani buku ekspedisi sebagai tanda bukti penerimaan berkas 18. Sekretaris pimpinan mengajukan berkas ke Pimpinan terkait untuk proses penandatanganan 19. Pimpinan menandatangani legalisasi ijazah dilakukan oleh Pembantu Dekan I kecuali legalisasi ijazah yang digunakan untuk keperluan pengangkatan PNS dan kenaikan pangkat PNS disahkan oleh Dekan 20. Pimpinan mengembalikan legalisisr yang sudah ditandatangani ke sekretaris pimpinan 21. Sekretaris Pimpinan menyerahkan berkas yang telah ditandatangani Pimpinan ke Subbag Akademik 22. Subbag akademik menerima legalisasi yang sudah ditandatangani dan 3
membubuhkan stempel fakultas 23. Alumni mengambil legalisasi ijazah dan atau dengan menunjukkan nota bukti pembayaran 24. Alumni dapat mengajukan legalisasi ijazah kembali setelah 6 (enam) bulan terhitung dari legalisasi sebelumnya kecuali dalam kondisi tertentu misalnya untuk pendaftaran atau pengangkatan PNS dan TNI Bagan Alir ( waktu yang dibutuhkan 3 hari kerja) ALUMNI BAGIAN AKADEMIK SEKR. PIMPINAN PIMPINAN (PD I & DEKAN) Mulai Menyerahkan fotocopy ijazah atau yang akan dilegalisir Fotocopy ijazah atau yang akan dilegalisir mengambil arsip ijazah asli atau asli di arsip fakultas Memverifikasi & memeriksa keaslian fotocopy sesuai arsip yang ada di Fakultas Y T Form biodata alumni/ tracer study Mengisi form biodata alumni dan membayar biaya legalisir Mempersi lahkan pengisian tracer study alumni Tidak memproses legalisir & menyerah kan alumni ke pimpinan Mengembali kan arsip ijazah asli atau asli di arsip fakultas 4
Bukti pengisian tracer studyi Nota pembayaran 1 Biaya legalisir Membuatkan nota pembayaran Nota pembayaran 2 Membubuhkan stempel legalisir dan penomeran pada fotocopy ijazah atau memberikan nomer dan tgl legalisir sesuai masing-masing jurusan/prodi Melampirkan bukti pengisian tracer studi ke lembar legalisir Mendata pengajuan legalisir ke buku ekspedisi KaSubbag akademik membubuhkan paraf pada Fc ijazah atau yang akan di legalisir Mengirim pengajuan legalisir ke sekr. pimpinan Buku ekspedisi Menandatangani buku ekspedisi & mengembalikan buku ekpedisi ke petugas akademik Menandatangani Berkas legalisir 5
yg sudah ditandatangani yg sudah ditandatangani yg sudah ditandatangani Mengambil legalisir ijazah / dengan menunjukkan nota Membubuhka n stempel fakultas pada akademik Legalisir ijazah atau Legalisir ijazah atau Selesai Lampiran/ Keterangan Kode Penomeran Legalisasi : S.Ked (Ijazah) : /01a/Leg/H10.7/AK/20. S.Ked (Transkrip) : /01b/Leg/H10.7/AK/20. dr. (Ijazah) : /02a/Leg/H10.7/AK/20. dr. (Transkrip) : /02b/Leg/H10.7/AK/20. S.Kep (Ijazah) : /03a/Leg/H10.7/AK/20. S.Kep (Transkrip) : /03b/Leg/H10.7/AK/20. Ns. (Ijazah) : /04a/Leg/H10.7/AK/20. Ns. (Transkrip) : /04b/Leg/H10.7/AK/20. S.Gz (Ijazah) : 5a/Leg/H10.7/AK/20. S.Gz (Transkrip) : /05b/Leg/H10.7/AK/20. RD. (Ijazah) : /06a/Leg/H10.7/AK/20. RD. (Transkrip) : /06b/Leg/H10.7/AK/20. S.KG (Ijazah) : /07a/Leg/H10.7/AK/20. S.KG (Transkrip) : /07b/Leg/H10.7/AK/20. drg. (Ijazah) : 8a/Leg/H10.7/AK/20. drg. (Transkrip) : /08b/Leg/H10.7/AK/20. S.Farm (Ijazah) : /09a/Leg//H10.7/AK/20. S.Farm (Transkrip):.../09b/Leg//H10.7/AK/20. Apt. (Ijazah) : /10a/Leg//H10.7/AK/20. Apt. (Transkrip) : /10b/Leg//H10.7/AK/20. S.Keb (Ijazah) : /11a/Leg/H10.7/AK/20. S.Keb (Transkrip) : /11b/Leg/H10.7/AK/20. Bd. (Ijazah) : /12a/Leg/H10.7/AK/20. Bd. (Transkrip) : /12b/Leg/H10.7/AK/20. PPDS (Ijazah) : /13a/Leg/H10.7/AK/20. PPDS (Transkrip) : /13b/Leg/H10.7/AK/20. S2 (Ijazah) : /14a/Leg/H10.7/AK/20. S2 (Transkrip) : /14b/Leg/H10.7/AK/20. S3 (Ijazah) : /15a/Leg/H10.7/AK/20. S3 (Transkrip) : /15b/Leg/H10.7/AK/20. 6