Manual Penggunaan Aplikasi Opname Faktur Versi 1.1 PT.Mensa Bina Sukses Jl. Pulo Kambing II No.26 Kawasan Industri Pulogadung Jakarta Timur Indonesia 13930 1 P age
Opname Faktur merupakan aplikasi yang dibuat untuk melakukan opname faktur per tanggal cut off tertentu, aplikasi ini dibangun dengan berbasis jaringan (web), maka user tidak perlu melakukan installasi aplikasi penunjang apapun kecuali web browser (Internet Explorer,Mozilla Firefox,Google Chrome,dll), Sebelum mulai menggunakan aplikasi ini pastikan web browser anda sudah memenuhi persyaratan minimum berikut: 1. Web browser : a. Mozilla Firefox : Versi 3.6 atau lebih b. Google Chrome : versi 10.0.648.204 atau lebih Tidak direkomendasikan menggunakan browser selain browser diatas. 2. Resolusi Layar : direkomendasikan 1024 x 768 atau lebih untuk tampilan yang proporsional. Penggunaan aplikasi Opname Faktur ini diawali dengan menjalankan web browser, lalu ketikan http://simfoni.mbs.co.id/ pada address bar, kemudian enter atau klik go. Selanjutnya akan muncul tampilan login form sebagai berikut : Isikan username dan password, kemudian klik login. Bila proses ototentifikasi berjalan sukses, maka akan muncul tampilan sebagai berikut 2 P age
Tampilan diatas merupakan tampilan utama dari aplikasi ini, yang terdiri dari beberapa bagian: a. Header (kotak merah pada gambar) Yang berisi judul dari aplikasi. b. Menu (kotak kuning pada gambar) Berisikan menu yang terdapat dalam aplikasi sesuai dari hak akses user yang menggunakannya, frame menu dapat di minimize dengan mengklik tombol ( ) c. Content (kotak hijau pada gambar) Merupakan isi dari aplikasi, yang akan menampilkan setiap item yang dipilih pada bagian menu d. Footer (kotak biru pada gambar) Berisikan informasi user, antara lain : username, ip address dan berapa banyak user yang sedang online Untuk melanjutkan klik Opname Faktur pada menu, kemudian pada sebelah kanan akan muncul tampilan berikut Sebelum melakukan opname faktur, harus dipastikan bahwa sudah dilakukan cut off data, untuk melakukan cut off sementara hanya bias dilakukan oleh IT Pusat. Selanjutnya isikan tanggal cut off, Kode Inkaso dan row perpagenya, kemudian klik Execute. Keterangan dari masing masing isian adalah sebagai berikut : - Date : Tanggal cut off - Description : Deskripsi singkat dari proses cut off,diisi otomatis oleh sistem - Kode Inkaso : Kode rayon inkaso. - Row per page : Merupakan pilihan banyaknya baris yang akan dimuat pada tiap halamannya disesuaikan dengan kecepatan koneksi jaringan dari masing-masing cabang, default dari isian ini adalah 10 record. Setelah data cut off diisi, maka akan ditampilkan data sesuai dengan tanggal cut off, cabang dan kode inkasonya, berikut tampilannya: 3 P age
b c a f e g d a. Paging Bar Karena data yang ditampilkan tidak secara keseluruhan melainkan x record per halamannya, maka untuk melihat x record selanjutnya dapat mengklik angka pada paging bar ini b. Search Digunakan untuk melakukan pencarian dari no invoice tertentu, biasanya digunakan untuk koreksi,apabila terjadi kesalahan input. c. Info jumlah faktur Berisikan informasi banyaknya faktur yang telah diinput. d. Result status Merupakan tanda yang menunjukan suatu inputan berhasil disimpan atau tidak, tanda ( ) berarti sukses, sedangkan ( ) berarti gagal, jika tanda ini tidak muncul, harap periksa lagi kompatibilitas browser yang digunakan. e. Next button Digunakan untuk membuka halaman selanjutnya. f. Invoice Info Merupakan informasi detail dari invoice yang akan dientry. g. Proses Status Berisikan tanda yang menunjukan status proses. Prosedur Entry 1. Ketikan no invoice yang akan diinput, jika peng-entry-an menggunakan barcode scanner, cukup arahkan kursor kedalam form invoice no selanjutnya aplikasi akan melakukan proses untuk menampilkan invoice info (poin f diatas), dalam prosesnya aplikasi akan menampilkan status pada proses status (poin g). 2. Sebelum proses menampilkan data invoice info selesai dan tanda proses status hilang, maka tidak dapat dilakukan penginputan status invoice, jadi pastikan bahwa keterangan invoice info 4 P age
sudah sesuai dengan no invoice yang dientry. Jika muncul notifikasi yang menerangkan bahwa invoice tidak dikenal, pastikan kembali bahwa kode inkasonya sudah sesuai. Fyi, kecepatan menampilkan data tergantung dari koneksi jaringan masing- masing cabang. 3. Apabila invoice info sudah tampil dan sesuai dengan no invoice yang dientry, selanjutnya tekan key tab pada keyboard untuk memindahkan kursor ke isian status invoice. 4. Tekan key tab kembali untuk memindahkan kursor ke isian saldo, kemudian isikan saldo dari invoice tersebut. Fyi, aplikasi akan melakukan proses penyimpanan secara otomatis ketika key tab ditekan dan kursor berpindah dari isian status ke isian saldo. 5. Jika proses penyimpanan berlangsung dengan sukses, maka result status (poin d) akan menampilkan tanda ( ), dan tanda ( ) untuk proses yang gagal,jika tidak muncul salah satu dari tanda tersebut, harap cek versi browser yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan yang disyaratkan. 6. Selain kedua tanda diatas, aplikasi juga memberikan informasi tentang jumlah invoice yang sudah tersimpan (poin c). 7. Apabila seluruh isian (by default hanya 10 isian) sudah terisi semua, untuk melanjutkannya dapat langsung menekan tombol panah bawah ( ) pada keyboard saat kursor berada pada baris paling akhir (by default di baris ke 10), atau dengan mengklik next button (poin e). 8. Untuk melakukan koreksi data, dapat dilakukan dengan mengetik no invoice pada isian search (poin b) dan klik search, setelah muncul invoice yang dimaksud, data sudah dapat langsung diubah. Apabila seluru proses pengisian sudah selesai, silahkan tutup aplikasi dengan mengklik Logout pada menu sebelah kiri. 5 P age