FAKTOR - FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEGAGALAN DAN KESUKSESAN DALAM PEMBANGUNAN DAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI SUATU PERUSAHAAN TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOSEN : Dr. Ir. ARIF IMAM SUROSO, MSc DISUSUN OLEH : COSMAS WARDOJO [P056132002.46E] PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR NOVEMBER 2013
DAFTAR ISI DAFTAR ISI DAFTAR GAMBAR I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1.2 Tujuan II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi Manajemen 2.2 Peranan Sistem Informasi dalam Bisnis III. PEMBAHASAN 3.1 Kesuksesan Sistem Informasi 3.2 Kegagalan Sistem Informasi IV. PENUTUP 4.1. Kesimpulan V. DAFTAR PUSTAKA 2
I. PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang Dalam era globalisasi yang sudah sedemikian pesatnya suatu perusahaan atau organisasi dihadapkan pada suatu persaingan yang ketat dan keras. Kondisi demikian membuat perusahaan harus memiliki strategi untuk mampu menghasilkan produksi yang baik dan berkualitas, dan sekaligus perusahaan menjawab tuntutan untuk mampu bersaing secara lebih efektif dan efisien dalam menjalankan bisnisnya. Bukanlah merupakan pilihan lagi saat ini bahwa suatu perusahaan atau organisasi kini harus melihat bagaimana penggunaan sistem dan teknologi informasi, perusahaan harus memiliki kemampuan dan daya saing yang lebih baik. Untuk menunjang hal tersebut teknologi dan system informasi menjadi salah satu sumberdaya yang harus dikelola secara baik sehingga dapat menciptakan nilai tambah bagi organisasi. Informasi yang cepat dan akurat menjadi faktor penentu pengambilan keputusan bisnis yang tepat yang pada akhirnya mampu meningkatkan penjualan dan keuntungan bisnis perusahaan. Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan salah satu bagian dari komponen sistem manajemen informasi. ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi, dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Penerapan sistem informasi dalam dunia bisnis banyak dimanfaatkan untuk mendukung kecepatan dan ketepatan proses bisnis tersebut. Namun dalam penerapan sistem informasi di dalam suatu perusahaan pasti terdapat faktor-faktor yang dapat menghambat atau melancarkan penerapan sistem informasi tersebut. Dalam makalah ini akan dibahas mengenai faktor-faktor yang dapat memperlancar atau menghambat pengintegrasian SI ke dalam perusahaan. 3
1.2.Tujuan Tujuan dari pembuatan makalah ini yaitu untuk mengetahui faktor faktor yang berperan dalam menentukan keberhasilan dan kegagalan penerapan sistem Informasi di sebuah perusahaan atau organisasi. 4
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Sistem Informasi Manajemen 2.1.1. Sistem Meurut O brien (2007) sistem merupakan sebuah kumpulan dari beberapa komponen yang saling terkait untuk bekerja sama mencapai tujuan dengan menerima masukan (input) dan menghasilkan keluaran (output) dalam sebuah proses transformasi yang teratur. Sebuah sistem mempunyai 3 komponen dasar atau fungsi yaitu : Input, yaitu kegiatan yang meliputi penangkapan dan menyusunan elemen elemen untuk dimasukkan dalam sistem dan diproses Proses, yaitu kegiatan yang meliputi proses transformasi yang mengubah input menjadi output Output, yaitu kegiatan yang meliputi penyampaian elemen yang diproduksi oleh sebuah proses transformasi menuju tujuan akhir Gambar 1. Skema Sistem Setiap sistem memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari lingkungannya. Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang sama, namun secara umum bisa digambarkan terdiri dari sumber daya input (masukan), proses transformasi, dan sumber daya output (keluaran). Berdasarkan Hubungan elemen, sistem dibagi atas : 5
Open sistem yaitu : sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya. Closed sistem yaitu : sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya. Berdasarkan besar kecilnya sistem, sistem terbagi atas : Subsistem Supersistem atau suprasistem Sistem mempunyai karakteristik atau sifat sifat tertentu, yaitu : Komponen Sistem Batasan Sistem Lingkungan Luar Sistem Penghubung Sistem Masukan Sistem Keluaran Sistem Pengolahan Sistem Sasaran Sistem 2.1.2 Data dan Informasi Menurut berbagai kamus bahasa Inggris-Indonesia, data diterjemahkan sebagai istilah yang berasal dari kata datum yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan menyangkut entitas manusia, obyek, kejadian dan sebagainya yang bisa bersifat kualitatif atau kuantitatif serta bersifat internal maupun eksternal. Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Data diperoleh dari sumber data primer atau sekunder dalam bentuk berita tertulis atau sinyal elektronis. Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna dan menjadi berarti bagi penerimanya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses 6
pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh beberapa hal yaitu : a. Relevan (Relevancy) b. Akurat (Accurancy) c. Tepat waktu (Time liness) d. Ekonomis (Economy) e. Efisien (Efficiency) f. Ketersediaan (Availability) g. Dapat dipercaya (Reliability) h. Konsisten 2.1.3 Sistem Informasi Information System (IS) atau yang dalam Bahasa Indonesia disebut juga Sistem Informasi merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah computer-based atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer. Sistem Informasi berbasis komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen seperti orang, aktivitas, data, perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. 7
Komponen dari sistem informasi yaitu : Orang (brainware) Semua pihak yang bertanggung jawab dalam hal penyokong atau sponsor sistem informasi (system owner), pengguna sistem (system users), perancang sistem (system designer) dan pengembang sistem informasi (sistem development). Data (dataware) Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna dan tidak berpengaruh langsung secara langsung kepada pemakainya atau disebut juga sebagai sekumpulan fakta mentah dalam isolasi. Perangkat Keras (hardware) Perangkat keras yang meliputi piranti-piranti yang digunakan oleh sistem komputer untuk masukan dan keluaran yang terdiri dari komputer, printer, jaringan (network) Perangkat Lunak (software) Sekumpulan instruksi-instruksi atau perintah-perintah yang memungkinkan perangkat keras bisa digunakan untuk memproses data, atau sering disebut sebagai program. Jaringan (netware) Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai secara bersama-sama, baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun berbeda. 8
Gambar 2. Komponen-komponen dalam SI (Sumber: O Brien, 2007) Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, komponen kontrol, dan komponen jaringan. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran. a. Komponen input Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar. 9
b. Komponen model Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. c. Komponen output Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem. d. Komponen teknologi Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. e. Komponen hardware Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi. f. Komponen software Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi. g. Komponen basis data Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk 10
efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System). h. Komponen kontrol Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, te,peratur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal yang dapat merusak sistem dapat di cegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapa langsung cepat diatasi. i. Komponen Jaringan Untuk menghubungkan komputer-komputer perangkat keras dalam sebuah kesatuan diperlukan media untuk menghubungi antara hardware dan software sistem informasi yang digunakan di suatu perusahaan. Komponen jaringan terdiri dari hardware dan software jaringan. Hardware komponen jaringan berupa kartu penghubung jaringan (Network Interface Card), media penghubung jaringan, HUB (konsentrator), repeater, bridge, dan router. Komponen software jaringan berupa sistem operasi jaringan, network adapter drive, dan protokol jaringan. 2.2. Peranan Sistem Informasi dalam Bisnis Sistem informasi adalah suatu sistem yang saling berinteraksi dengan lingkungan dan melalui suatu siklus yang disebut siklus sistem informasi. Siklus tersebut terdiri dari input, process, dan output (IPO). Siklus IPO menggambarkan bagaimana sistem memperoleh input dari luar dan kemudian diproses sehingga menghasilkan suatu output. Output yang dihasilkan akan dikembalikan sebagai information service. Ada tiga bagian utama dari sistem informasi: Data yang mendukung informasi Prosedur bagaimana mengoperasikan sistem informasi Orang yang membuat produk, memecahkan masalah, membuat keputusan dan menggunakan sistem informasi 11
Gambar 3. Kerangka yang menggambarkan secara sederhana wilayah Pengetahuan Sistem Informasi yang diperlukan oleh Pelaku Bisnis Profesional Sistem informasi, baik mulai pada tahap operasional (pemrosesan transaksi) hingga penggunaan internet (e-commerce/e-business) mempunyai tiga peran utama: 1. Mendukung proses bisnis dan operasional 2. Mendukung pengambilan keputusan oleh karyawan dan manajemen 3. Mendukung strategi untuk memperoleh keunggulan kompetitif Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen dan pihak nonmanajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh karena itu, sistem informasi yang dibangun atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu mengakomodasi kebutuhan pemakai berdasarkan level manajemen. Di dalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 kelompok, yaitu manajemen tingkat atas, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat bawah, dan pegawai non-manajemen. Manajemen tingkat atas (atau sering disebut manajemen strategis) adalah manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis. Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah ditentukan. Manajemen tingkat menengah (atau disebut manajemen taktis) adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap keputusan-keputusan taktis, yaitu keputusan-keputusan yang 12
mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi. Manajemen tingkat bawah adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan operasional dalam suatu organisasi. Fokus utama kejadian-kejadian sehari-hari, dan melakukan tindakan-tindakan koreksi jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Para pegawai non-manajemen adalah semua pegawai yang tidak termasuk dalam manajemen. Di dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi vertikal ke atas dan vertikal ke bawah. Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus informasi vertikal ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi. Gambar 4. Tiga Peran Dasar dari Aplikasi Bisnis pada Sistem Informasi. Sistem Informasi mendukung proses bisnis dan operasi, pengambilan keputusan, dan daya saing. 13
III. PEMBAHASAN Dengan adanya komputer untuk membantu teknologi informasi, berbagai organisasi telah mangalokasikan dana yang cukup besar untuk sistem informasi. Keberhasilan sistem informasi tidak seharusnya diukur hanya melalui efisiensi dalam hal meminimalkan biaya, waktu, dan penggunaan sumber daya informasi. Keberhasilan juga diukur dari efektivitas teknologi informasi dalam mendukung strategi bisnis organisasi, memungkinkan proses bisnisnya, meningkatkan struktur organisasi dan budaya, serta, meningkatkan nilai pelanggan dalam bisnis perusahaan. Untuk itu diperlukan analisa mengenai faktor-faktor apa saja yang menunjang sistem informasi yang bagus. Meskipun suatu organisasi telah menerapkan sistem informasi untuk menunjang aktivitasnya, penerapan tersebut bisa berhasil ataupun tidak. Seringkali penerapan sistem informasi, terutama yang berbasis IT menjadi gagal. Kegagalan tersebut bisa berarti proyeknya tidak selesai ataupun telah diimplementasikan namun penggunaannya tidak efektif. 3.1. Kesuksesan Sistem Informasi Peluang kegagalan penerapan sistem informasi terutama yang berbasis komputer sangat besar, maka sebaiknya dalam pembuatan sistem informasi harus melalui proses yang tepat. Salah satu tantangan yang dihadapi sistem informasi adalah teknologi dan keadaan perusahaan yang terus mengalami perkembangan sehingga menimbulkan masalah-masalah yang lebih kompleks. Oleh karena itu perusahaan perlu mengetahui langkah-langkah yang tepat agar sistem informasi bisa terus diterapkan dengan sukses mengikuti perkembangan perusahaan. Fuadi (1995) menyebutkan empat langkah-langkah yang perlu diketahui perusahaan untuk penyempurnaan suatu sistem informasi, yaitu : 14
Gambar 5. Perkembangan Solusi Sistem Informasi pada Persoalan Bisinis dapat dilakukan dengan cara Proses Implementasi Berjenjang 1. Analisa Sistem Pada langkah ini dilakukan survei intensif atas sistem yang ada dan kebutuhan pengolahan data informasi di masa depan. Suatu analisa dilakukan atas informasi yang diperoleh dalam survei. Selanjutnya, analisa tersebut mencoba untuk mengetahui apa masalah-masalah utama yang terdapat dalam sistem yang telah ada. Selanjutnya, dilakukan sintese system, yaitu pengumpulan hasil survei dan analisa untuk merancang rekomendasi bagi revisi sistem yang telah ada atau mengembangkan suatu sistem baru. Analisa tersebut harus mencakup evaluasi mengenai kebutuhan informasi bagi para manajer dan para pemakai sistem lainnya. Dengan begitu, akan diketahui kelemahan-kelemahan yang ada dalam sistem tersebut. 2. Desain sistem. Desain sistem merupakan proses penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk pengembangan suatu sistem baru. Untuk itu, harus dibuat rencana pengembangan yang disiapkan pada langkah analisa sistem. Desain sistem harus dimulai dengan spesifikasi output sistem yang diperlukan yang mencakup isi, format, volume, serta frekuensi laporan dan dokumen. Selanjutnya menentukan isi dan format input sistem dan file. Setelah itu dilakukan desain 15
mengenai langkah-langkah pengolahan, prosedur-prosedur, dan pengendalian. Serta kegiatan untuk menyiapkan suatu sistem implementasi sistem yang baru. 3. Implementasi sistem. Pertama-tama dilakukan perencanaan dan penjadwalan aktivitas implementasi agar dapat dikordinasi dengan baik. Selain itu, bila perlu, dilakukan penerimaan pegawai baru dan pelatihan kepada pegawai baru baru serta realokasi pegawai-pegawai yang ada. Setelah itu dilakukan pengujian terhadap prosedur baru dan bila perlu dilakukan modifikasi. Standar dan pengendalian atas sistem yang baru harus diciptakan. Dokumentasi sistem yang lengkap perlu dibuat. Penggunaan sistem baru dan sistem lama dapat dilakukan secara simultan untuk periode yang singkat dan hasilnya kemudian dibandingkan untuk meyakinkan bahwa sistem baru tidak mempunayi kelemahan seperti sistem lama. Tahap akhir dari implementasi adalah mengganti sistem lama dengan sistem baru. 4. Review sistem. Review tersebut dilakukan tidak lama setelah sistem baru dioperasikan untuk mengetahui kekurangan-kekurangan yang ada dan mengoreksinya. Hal ini dilakukan supaya hal-hal kecil yang mungkin tidak tampak atau tidak jelas saat penggantian sistem dapat diketahui. Review tersebut harus dilakukan secara periodik. Terkadang review akan menunjukkan modifikasi besar atau penggantian yang perlu dilakukan dan prosesnya akan dimulai lagi seperti pada langkah pertama. 3.2. Kegagalan Sistem Informasi Menurut O Brien dan Marakas (2009) beberapa faktor yang dapat dapat menyebabkan sukses atau tidaknya suatu organisasi atau perusahaan dalam menerapkan sistem informasi. Faktorfaktor yang mempengaruhi kesukesan penerapan sistem informasi, antara lain adanya dukungan dari manajemen eksekutif, keterlibatan end user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang, dan harapan perusahaan yang nyata. Sementara alasan kegagalan penerapan sistem informasi antara lain karena kurangnya dukungan 16
manajemen eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah, serta inkompetensi secara teknologi. Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen Persetujuan dari semua level manajemen terhadap suatu proyek sistem informasi membuat proyek tersebut akan dipersepsikan positif oleh pengguna dan staf pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada proyek tersebut. Jika sebuah proyek sistem informasi mendapat dukungan serta persetujuan dari manajemen di semua level, sepertinya akan dipersepsikan positif baik oleh pengguna maupun staf pelayanan teknis informasi. Dukungan manajemen juga akan meyakinkan bahwa proyek sistem akan menerima cukup dana serta sumber daya lain untuk meraih kesuksesan. dukungan bahwa proyek akan menerima cukup dana, serta berbagai perubahan organisasi sangat diperlukan. Dengan demikian, kurangnya komitmen eksekutif puncak untuk terlibat lebih jauh dalam proyek mengakibatkan penerapan sistem informasi perusahaan menjadi sia-sia. Keterlibatan eksekutif dalam pengembangan sistem informasi di perusahaan juga menentukan kesuksesan proses sosialisasi sistem informasi. Proses sosialisasi sistem informasi yang baru merupakan proses perubahan organisasional. Kebanyakan orang dalam organisasi akan bertahan, karena perubahan mengandung ketidakpastian dan ancaman bagi posisi dan peran mereka. Akan tetapi, proses perubahan organisasional ini diperlukan untuk manajemen perubahan selama proses sosialisasi sistem informasi baru. Beberapa resiko dan konsekuensi manajemen yang tidak tepat dalam pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut. Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran. Melampaui waktu yang telah diperkirakan. Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan. Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan. Kurangnya keterlibatan atau input dari end user (pemakai akhir) 17
Keterlibatan dalam desain dan operasi sistem informasi mempunyai beberapa hasil yang positif. Pertama, jika pengguna terlibat secara mendalam dalam desain sistem, ia akan memiliki kesempatan untuk mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan bisnis, dan lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasil. Kedua, pengguna berkecenderungan untuk lebih bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan aktif dalam proses perubahan itu sendiri. Sikap positif dari pengguna terhadap sistem informasi akan sangat mendukung berhasil atau tidaknya penerapan sistem informasi. Sikap positif dalam bentuk dukungan dan kompetensi dari user, serta hubungan yang baik antara user dengan teknisi merupakan faktor sikap yang menguntungkan (favorable attitudes) dan sangat penting bagi berhasilnya penerapan sistem informasi. Sikap positif menentukan tindakan, dan akan berkaitan dengan tingkat penggunaan yang tinggi (high levels of use) serta kepuasan (satisfaction) terhadap sistem tersebut. Disamping itu, keterlibatan pengguna dalam desain dan operasi sistem informasi memiliki beberapa hasil yang positif. Pertama, jika pengguna terlibat secara mendalam dalam desain sistem, ia akan memiliki kesempatan untuk mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan bisnis, dan lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasil. Kedua, pengguna cenderung untuk lebih bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan aktif dalam proses perubahan itu sendiri. Kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer (user-designer communication gap). Tidak Memiliki Perencanaan Memadai Sistem informasi sebaiknya harus ditentukan maksud dan tujuannya. Setelah itu, menambahkan komponen-komponen yang sesuai dengan tujuan utama dari sistem informasi tersebut. Perencanaan sistem informasi sebaiknya sejalan dengan tujuan dan komponenkomponen yang telah ditentukan sehingga tidak keluar dari jalur utama yang telah ditetapkan. Sistem informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan akan menghambat tujuan dari perusahaan tersebut. 18
Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung dengan perencanaan yang matang tidak akan mampu menjembatani keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Hal ini dikarenakan sistem yang dijalankan tidak sesuai dengan arah dan tujuan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan yang tidak memiliki kompetensi inti dalam bidang teknologi informasi sebaiknya menjadi tidak memaksakan untuk menjadi leader dalam investasi teknologi informasi. Sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif terhadap manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan. Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi secara jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang akan diterapkan berikut manfaatnya terhadap perusahaan. Kemauan perusahaan dalam merancang penerapan sistem informasi berdasarkan sumberdaya yang dimiliki diyakini dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. Inkompetensi secara Teknologi Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang dan penggunanya. Sistem informasi yang tidak disosialisasikan akan menyebabkan karyawan tidak dapat menggunakan sistem informasi tersebut. Hal ini akan berdampak pada menurunnya kinerja perusahaan dan kegagalan sistem informasi sehingga sistem informasi yang telah dirancang akan sia-sia serta menyebabkan kerugian materi yang cukup besar. Selain itu, waktu sosialisasi yang singkat dapat menjadi kendala dalam hal penerapan sistem informasi. Karyawan hanya mempelajari sedikit mengenai sistem informasi yang mereka gunakan sehingga kemampuan mereka terbatas. Menurut Pambudi (2003), harus ada penyesuaian tertentu dalam menerapkan sistem informasi. Penyesuaian terhadap strategi penerapan sistem yang baru harus disosialisasikan dengan jelas kepada karyawan. Perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak hanya menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan perilaku dan organisasional. Sekitar 30 persen kegagalan pengembangan sistem informasi baru diakibatkan kurangnya perhatian pada aspek organisasional. Oleh karena itu, pengembangan sistem informasi memerlukan suatu 19
perencanaan dan implementasi yang hati-hati, untuk menghindari adanya penolakan terhadap sistem yang dikembangkan (resistance to change). Sistem informasi harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna. Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja, bahkan menjadi kontraproduktif jika tidak didukung oleh kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan teknologi informasinya rendah. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada orangorang yang kurang berkompeten dibidangnya maka akan berakibat fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan.pengembangan sistem informasi sebagai salah satu sarana pencapaian tujuan perusahaan, sehingga keduanya harus relevan, serta perlu disiapkan dengan baik dan matang. Selain itu, perusahaan harus memiliki harapan yang nyata, yaitu yang ingin dicapai dan berusaha dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan atau penerapan sistem informasi dapat terjadi. Selain beberapa hal yang disebutkan diatas, riset tentang implementasi sistem informasi juga memberikan beberapa faktor lain yang dapat mempengaruhi kegagalan dan keberhasilan penerapan sistem informasi pada perusahaan seperti : Kesenjangan Komunikasi Antara Pengguna dengan Perancang Sistem Informasi Hubungan antara konsultan dengan klien secara tradisional merupakan bidang masalah dalam upaya sistem informasi. Pengguna dan specialist sistem informasi cenderung mempunyai perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer. Perbedaan ini akan menyebabkan adanya perbedaan loyalitas organisasi, pendekatan dalam pemecahan masalah, dan referensi. Tingkat Kompleksitas dan Resiko Beberapa proyek pengembangan sistem terdapat kecenderungan gagal karena sistem-sistem tersebut mengandung tingkat resiko yang tinggi dibandingkan yang lain. Para peneliti telah mengidentifikasikan empat faktor kunci yang memengaruuhi tingkat resiko proyek,, yaitu : Ukuran proyek: Semakin besar proyek semakin besar pula resikonya. 20
Struktur proyek: Beberapa proyek strukturnya lebih tinggi di banding yang lain. Persyaratan-persyaratannya jelas dan lugas, sehingga output dan proses dapat secara mudah ditentukan. Pengalaman dengan Teknologi : resiko proyek akan meningkat jika tim proyek dan staf sistem informasi kurang memiliki keahlian teknis. Semakin tinggi tingkat resiko semakin tinggi pula usaha implementasi akan gagal. Manajemen dan Proses Implementasi : Konflik dan ketidakpastian dalam implementasi proyek dikelola dan diorganisasi dengan cara yang tidak sempurna (jelek). Sistem pengembangan proyek tanpa manajemen yang tepat besar kemungkinan akan membawa konsekuensi kerugian sebagai berikut : o Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran o Melampaui waktu yang telah diperkirakan o Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan. o Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan. Secara umum, penilaian kinerja sistem informasi berfokus pada pertimbangan dari keberhasilan dan kegagalan sistem informasi. Masalah kegagalan sistem informasi dapat dianalisis dengan mengasumsikan bahwa belajar dari kegagalan sistem informasi akan memberikan pelajaran penting untuk merumuskan strategi sukses bagi perencanaan, pengembangan, pelaksanaan, dan pengelolaan sistem informasi. Enam jenis kegagalan sistem informasi dapat diidentifikasi sebagai berikut : 1. Kegagalan Teknis 2. Kegagalan Proyek 3. Kegagalan Organisasi 4. Kegagalan Lingkungan 5. Kegagalan Pembangunan 6. Kegagalan Penggunaan 21
IV PENUTUP 4.1. Kesimpulan Sistem informasi sangat penting bagi keberlangsungan hidup sebuah perusahaan saat ini. Penerapan sistem informasi dalam suatu perusahaan tidak selalu berhasil dengan baik. Banyak faktor yang menentukan keberhasilan pelaksanaan proyek sistem informasi. Beberapa diantaranya adalah faktor lingkungan, struktur organisasi internal, struktur tim proyek, teknologi yang sesuai dan metodologi proyek, serta dukungan pasca proyek. Untuk mencapai keberhasilan tersebut, maka perusahaan harus melakukan langkah-langkah yang tepat ketika akan mengimplementasikan sistem informasi. Langkah-langkah ini harus dilakukan dalam sebuah cara yang sistematis dan mengikuti kaidah-kaidah yang ada. Walaupun hal ini tidak menjamin kesuksesan pengimplementasian sebuah sistem informasi ke dalam perusahaan, namun pengerjaan yang telah mengikuti kaidah akan mendekatkan kepada hasil yang lebih baik. Selain kesuksesan, dalam penerapan sistem informasi juga terdapat kegagalan. Kegagalan ini disebabkan oleh beberapa faktor diantaranya yang penting adalah rasa memiliki perusahaan yang kurang bersama, ketidakmampuan teknisi TI yang dipekerjakan oleh perusahaan, dan ketidakcocokan TI yang dikembangkan oleh teknisi dengan tujuan perusahaan akibat ketidaktahuan manajer perusahaan mengenai TI yang ingin dikembangkan. Maka, untuk memastikan bahwa pengimplementasian TI dan SI dapat berhasil dengan baik dibutuhkan partisipasi oleh pihak perusahaan dan mempekerjakan tenaga TI yang handal, profesional, dan beretika. 22
DAFTAR PUSTAKA O Brien, James A. 1999. Management Information Systems: Managing Information Tecnology in The Networked Enterprice, forth Edition, IRWIN, USA. O Brien, James A. 2002. Pengantar Sistem Informasi. Salemba Empat, Jakarta. O Brien, JA and George Marakas 2009. Management Information System. Ninth Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston. O Brian dan Marakas. 2008. Management Information System. McGraw Hill. O.Brien, 2007 23