Halaman: 1/6 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini menerangkan tatacara, bidang tugas dan tanggungjawab proses penjimatan penggunaan kertas di Pusat Tanggungjawab (PTJ). Skop prosedur ini merangkumi semua tatacara penggunaan kertas bagi tujuan penjimatan untuk memenuhi keperluan Sistem Pengurusan Alam Sekitar (EMS) MS ISO 14001. 3.0 TANGGUNGJAWAB Ketua Pusat Tanggungjawab, pegawai dan staf yang terlibat dengan penggunaan kertas di PTJ perlu mematuhi dan bertanggungjawab menentukan prosedur ini dipatuhi. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN 4.1 AP (166-206 dan 229-300) Arahan Perbendaharaan AP (166-206 dan 229-300) 4.2 Rujuk laman sesawang Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang 4.3 Rujuk laman sesawang Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang 4.4 Rujuk laman sesawang 4.5 Rujuk laman sesawang Surat Arahan Perbendaharaan berkaitan yang Pekeliling Kontrak Perbendaharaan berkaitan yang 4.6 - Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM 4.7 Bil. 3 Tahun 2009 Pekeliling Bendahari, Peraturan dan Tatacara Pengurusan Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja 4.8 UPM/SOK/KEW-BUY/P004 Prosedur Pembelian Terus 4.9 UPM/SOK/KEW-BUY/P005 Prosedur Sebut Harga Universiti 4.10 UPM/SOK/KEW-BUY/P006 Prosedur Tender
Halaman: 2/6 4.11 SOK/KEW/GP009/BUY Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja 4.12 UPM/SOK/KEW-BUY/P013 Prosedur Perolehan Pembelian Terus Secara Elektronik (eperolehan) 4.13 OPR/BEN/GP023 /BUY Garis Panduan Perolehan Pembelian Terus Secara Elektronik (eperolehan) 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN EMR / (WPAS) : Wakil Pengurusan Alam Sekitar DEMR / (TWPAS) : Timbalan Wakil Pengurusan Alam Sekitar KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab PT : Pegawai Tadbir yang bergred dari N41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM PTPTJ : Pembantu Tadbir Pusat Tanggungjawab PAPTJ : Pegawai Aset PTJ PO : Purchase Order (Pesanan Belian) PTJ : Pusat Tanggungjawab RO : Requisition Order (Permohonan Pembelian) Kertas : Untuk digunakan bagi tujuan menulis atau mencetak (tidak termasuk kepala surat /sampul surat)
Halaman: 3/6 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggung jawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula KPTJ/ Pegawai yang 6.1 Mula diberi kuasa 6.2 Rancang Keperluan Penggunaan Kertas 6.2 Rancang Keperluan 6.2.1 Sediakan perancangan dan tentukan keperluan mengikut spesifikasi, kuantiti dan tujuan penggunaan dengan merujuk Garis Panduan Penjimatan Penggunaan Kertas (UPM/ISO-EMS/BURSAR/GP01) 6.2.2 Lengkapkan Daftar Format Perancangan Penggunaan Kertas 6.2.3 Dalam menentukan perancangan dan keperluan, PTJ disyorkan untuk mengambil kira elemen dan tindakan penjimatan dengan merujuk Garis Panduan Penjimatan Penggunaan Kertas. PTPTJ 6.3 Sediakan 6.3 Sediakan Permohonan Belian Permohonan 6.3.1 Isi dan lengkapkan maklumat Pembelian permohonan perolehan menggunakan Borang Permohonan Pembelian (RO) (SOK/KEW/BR002/BUY). PTPTJ 6.4 Tentukan Kaedah Perolehan 6.4 Tentukan Kaedah Perolehan 6.4.1 (a) Perolehan bernilai kurang daripada RM50,000 melalui kaedah: i. Kaedah e-perolehan. Rujuk Garis Panduan EP OPR/BEN/GP023 /BUY A ii. Kaedah Pembelian Terus. Rujuk Prosedur Pembelian Terus (UPM/SOK/KEW- BUY/P004) (b) Perolehan bernilai lebih daripada RM50,000 sehingga RM500,000 (Sebutharga) rujuk Prosedur Sebut Harga Universiti (UPM/SOK/KEW-BUY/P005) (c) Perolehan bernilai melebihi RM500,000 (Tender) rujuk Prosedur Tender (UPM/SOK/KEW- BUY/P006)
Halaman: 4/6 Tanggung jawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan A PTPTJ 6.5 Laksana Proses Perolehan 6.5 Laksana Proses Perolehan 6.5.1 Rujuk proses 6.4.1 dan Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY) PTPTJ 6.6 Terimaan Barang 6.6 Terimaan Barang 6.6.1 Rujuk Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY) PAPTJ 6.7 Kemaskini Rekod Pembelian dan Penggunaan 6.7 Kemaskini Rekod Kertas 6.7.1 Lengkapkan maklumat di kad petak. Rujuk Pekeliling Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 6.8 Pelupusan Kertas 6.8 Cadangan Pelupusan Kertas PTJ 6.8.1 Kumpul kertas terpakai yang tidak digunakan di PTJ di dalam tong/bekas yang telah disediakan PTJ 6.8.2 Asing dan rincih kertas yang mengandungi maklumat sulit sebelum dikumpulkan PTJ 6.8.3 Hubungi syarikat khidmat pelupusan kertas yang telah dilantik PTJ 6.8.4 Lengkapkan Daftar Format Pelupusan Kertas PTJ 6.8.4 Lupus kertas terpakai dengan menggunakan syarikat yang telah di lantik mengikut jadual yang telah di tetapkan 6.9 Pantau dan Ukur 6.9 Pantau dan Ukur PAPTJ/PT 6.9.1 Lengkapkan Laporan Pemantauan Penggunaan Kertas B 6.9.2 Bentang laporan setiap suku tahun di PTJ PAPTJ 6.9.3 Hantar Laporan Pemantauan Penggunaan Kertas ke Pejabat Bursar pada setiap suku tahun. Laporan Pemantauan Laporan Pemantauan Pejabat Bursar 6.9.4 Bentang laporan pemantauan secara berkala di dalam mesyuarat JKISO.
Halaman: 5/6 Tanggung jawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan B 6.10 Buat Penambahbaikan 6.10 Buat Penambahbaikan 6.10.1 Buat penambahbaikan sekiranya tidak berlaku penjimatan. Rujuk Prosedur Kawalan Ketakakuran, Tindakan Pembetulan dan Tindakan Pencegahan Prosedur Kawalan Ketakakuran, Tindakan Pembetulan dan Tindakan Pencegahan 6.11 Tamat 6.11 Tamat
Halaman: 6/6 7.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. (UPM/PTJ/Penjimatan Penggunaan Kertas) Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus PAPTJ PTJ 5 Tahun Ketua PTJ i. Daftar Format Perancangan Penggunaan Kertas ii. Laporan Pemantauan Penggunaan Kertas di PTJ iii. Daftar Format Pelupusan Kertas 2. (UPM/BURSAR/Penjimatan Penggunaan Kertas UPM) Seksyen Perolehan Seksyen Perolehan 5 Tahun Ketua PTJ i. Laporan Keseluruhan Pemantauan Penggunaan Kertas di PTJ 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa 01 00 - Keluaran Pertama Bursar WP 15/7/2013 01 01 EMS- 02/2013 Mesyuarat JKISO UPM kali ke-15 Bursar WP 19/11/2013 01 02 EMS- 08/2014 Mesyuarat Pengurusan Pejabat Bursar 1/2014 Bursar WP 14/03/2014