Modul Persediaan Kali ini kita akan membahas tentang cara menggunakan modul persediaan di FINA. INVENTORY [PERSEDIAAN] Ada 5 form yang berkaitan dengan inventory yaitu : 1. Selling price adjustment [Set Harga Penjualan] 2. Inventory adjustment [Penyesuaian Persediaan] 3. Job costing [Pembiayaan Pesanan] 4. Item transfer [Pindah Barang] 5. Grouping [Grup] Menu persediaan dapat dibuka dari: 1. Menu Navigator Inventory [Persediaan] 2. Menu Data entry [Aktifitas] Inventory [Persediaan] 3. Menu Transaction List [Daftar Transaksi] Inventory [Persediaan] New [Baru] Price Adjustment [Penyesuain Harga Penjualan] Form ini berguna untuk mengubah harga jual barang. Form ini dapat dibuka dengan tiga cara yaitu dari menu: Navigator Inventory [Persediaan] Price adjusment Data Entry [Aktifitas] Inventory [Persediaan] Selling Price Adjustment [Set Harga Penjualan], atau Transaction List [Daftar Transaksi] Inventory [Persediaan] Selling Price Adjustment [Penyesuaian Harga Jual] New [Baru] Sebelum melakukan penyesuaian harga jual, Anda terlebih dahulu harus menetapkan default unit price masing-masing item di Essential Data [Persiapan] Items [Barang dan Jasa].
Cara mengisi form Price Adjustment: 1. Isikan nomor adjustment pada Adjustment No. 2. Isikan tanggal melakukan Adjustment pada Adjustment Date 3. Isikan tanggal efektif berlakunya adjustment pada kotak Effective Date 4. Anda dapat memberikan keterangan yang anda inginkan pada kotak Description 5. Tentukan pengaturan: 1. Adjust New price untuk menentukan harga jual yang mana yang akan disesuaikan [semua, harga jual 1 s/ 5], berapa persentase atau nilai rupiahnya serta dihitung dari harga jual yang mana. Per Item : mengubah harga jual [level 1 / default] satu per satu dengan cara mengetikkan harga baru di kolom New Price pada baris item tersebut. Percentage : mengubah harga jual secara keseluruhan dengan tingkat kenaikan/penurunan sekian persen dari harga lama. Per Amount : mengubah harga jual secara keseluruhan dengan tingkat kenaikan/penurunan dengan jumlah tetap [amount] dari harga lama. 2. Klik icon Set New Price agar harga jual pada kolom detail untuk mengupdate dengan harga jual yang baru ini. 3. Filters Anda dapat melakukan penyaringan hendak menampilkan barang yang mana saja. Filters akan memilah daftar berdasarkan harga lama [Old Price] sesuai dengan kondisi yang ditentukan [ <,=, atau >] 4. Form ini juga menyediakan fasilitas pencaritan item bila anda ingin mencari dan mengubah salah satu barang dalam daftar item dengan mengetikkan no. item atau description item tersebut 5. Centang Show last price agar harga jual terakhir dimunculkan pada detail 6. Anda dapat melihat perubahan harga jual akibat pengaturan yang telah dilakukan, selain itu Anda dapat pula mengisi secara manual pada setiap kolom dan baris harga jual yang baru. PANEL 7. Klik icon di panel untuk menyimpan perubahan yang baru saja dilakukan 8. Anda dapat pula mengosongkan kembali perubahan yang baru saja dilakukan dan mengambil harga jual default dengan mengklik icon load from default price 9. Harga jual yang baru ini dapat langsung menjadi default setelah Anda mengklik icon save to default price
5 8 9 INVENTORY ADJUSTMENT Form ini digunakan untuk melakukan penyesuaian atas kuantitas dan harga pokok barang dagang. Yang dapat disesuaikan hanya barang dengan tipe inventory part saja. Form Inventory adjustment selain dapat diisi sendiri juga ada yang diisi secara otomatis setelah Anda melakukan pengisian saldo awal persediaan. Selain itu form ini juga diisi otomatis setelah Anda melakukan pencatatan penyelesaian pembiayaan pesanan [Job costing]. Ada 2 variasi transaksi yang dapat dicatat di form Inventory Adjusment: 1. Penyesuaian Barang untuk mencatat berkurangnya Quantity Misalnya akibat barang rusak, hilang, pemberian barang sample ke customer atau penggunaan untuk kepentingan internal 2. Penyesuaian Barang untuk mencatat bertambahnya Quantity dan Harga Pokok akibat transaksi selain pembelian. Misalnya akibat pencatatan saldo awal persediaan, finishing job costing serta koreksi jumlah barang setelah stock opname. Jurnal yang terjadi akibat pencatatan transaksi inventory adjustment: Quantity & Nilai bertambah Inventory Adjustment Account Quantity berkurang: Adjustment Account Inventory Form inventory adjustment dapat dibuat dengan salah satu cara: 1. Menu Navigator Inventory [Persediaan] Inventory Adjustment 2. Menu Data Entry [Aktifitas] Inventory [Persediaan] Inventory Adjustment [Penyesuaian Persediaan] 3. Menu Transaction List [Daftar Transaksi] Inventory [Persediaan] Adjustment [Penyesuaian] New [Baru] Cara mengisi form inventory adjustment: 1. Isi Adj. No [No. Peny] dengan Nomor voucher penyesuaian [maksimal 20 karakter]. 2. Isi Adj. Date [Tgl Peny] dengan tanggal melakukan Penyesuaian barang. 3. Adjustmet Account [Akun peny] disi dengan akun tipe HPP/COGS. Jika penyesuaian atas bertambahnya kuantitas dan nilai barang maka account ini akan diletakkan di Kredit, tetapi jika penyesuaian atas berkurangnya kuantitas barang maka account ini akan di-debit. 4. Aktifkan Value Adjustment [Penyesuaian Nilai] jika jumlah barang dan nilai barang yang disesuaikan
bertambah. Jika jumlah barang berkurang, check box ini tidak perlu diaktifkan karena Anda hanya melakukan penyesuaian pada kuantitasnya saja, sedangkan valuenya tidak. 5. Item No [Barang] pilih nomor item yang akan disesuaikan kuantitasnya/costnya. 6. Item Description [Deskripsi Item] otomatis muncul nama item dari nomor yang dipilih. 7. Unit otomatis muncul unit default dari item tersebut. 8. Current Qty [Kuantitas sekarang] otomatis muncul jumlah kuantitas atas barang tersebut sampai dengan tanggal penyesuaian [Adj Date]. Kolom ini hanya muncul jika membuat Adjustment baru [New]. 9. New Qty [Kuantitas Baru] isikan Qty baru. Kuantitas baru ini termasuk dari Current Qty di atas. Jadi missal Current Qty ada 50, lalu ada pengurangan 2 barang maka isikan New Qty = 48. Demikian juga penyesuaian untuk penambahan. 4 8 & 9 14 Jika adjusment ini untuk mencatat penambahan kuantitas persediaan, Anda harus mengaktifkan check box Value Adjustment [Penyesuaian Nilai], pada detail akan muncul pula kolom Current Value [Nilai sekarang] dan New Value [Nilai Baru]. Jika Anda tidak mengaktifkan check box Value Adjustment, maka adjustment tidak dapat disimpan dan akan muncul error: 10. Current Value [Nilai sekarang] otomatis muncul jumlah nilai harga pokok [cost] barang tersebut sampai dengan tanggal penyesuaian. Kolom hanya muncul sekali saat form entry penyesuaian baru dibuat, setelah di-save, tidak muncul lagi. 11. New Value [Nilai sekarang] isikan nilai harga pokok [cost] baru. Nilai baru ini termasuk dari Current Value yang ditampilkan di atas. Jadi misal Current Value atas 10 barang : 10.000,- lalu ada tambahan barang sebanyak 5 barang dengan nilai 6.000,- maka New Qty = 15 dan New Value = 16.000. 12. Pilih Department dan Project [hanya tampil jika Anda menggunakan Fina Cost Center]. FOOTER 13. Isikan keterangan atas penyesuaian barang di description [keterangan]. Keterangan ini yang nantinya akan masuk ke dalam buku besar sebagai kolom keterangan juga. 14. Total otomatis telah terisi dengan perhitungan penyesuaian value yang telah dilakukan. PANEL 15. Lakukan penyimpanan atau pencetakan dengan mengklik icon di panel button [penjelasan icon lihat di halaman 34].
Setelah Anda save form ini, Anda dapat melihat kembali, mengedit atau mendelete form ini dari menu Transaction List [Daftar Transaksi] Inventory [Persediaan] Adjusment [Penyesuaian], lakukan filter terhadap warehouse, tanggal serta tipe adjustment kemudian double klik form yang ingin dilihat. Perhatikan bahwa sekarang kolom Current Qty dan New Qty tidak muncul lagi dan digantikan dengan Qty Diff [selisih kuantitas] yang berisi informasi berapa kuantitas barang yang telah Anda sesuaikan. Job Costing [Pembiayaan Pesanan] Jurnal yang dihasilkan dari aktifitas ini: Job Costing Akun job costing Beban-beban Persediaan Job costing digunakan untuk membuat suatu barang baru menggunakan barang-barang yang ada ditambah dengan beban-beban yang timbul dalam proses mengolah barang baru tersebut Job costing terdiri dari 2 proses berurutan yaitu: 1. Tahapan pemakaian item [Job costing] 2.Tahapan penyelesaian [finishing] yang dapat dialokasikan ke suatu item baru atau akun yang telah dipilih. Finishing Persediaan [ item baru ] Akun job costing Form Job costing dapat dibuka dengan salah satu cara: Data Entry [Aktifitas] Inventory [Barang & Jasa]] Job Costing [Pembiayaan Pesanan] Transaction List [Daftar Transaksi] Inventory [Persediaan] Job Costing [Pembiayaan Pesanan] New [Baru] Navigator Inventory [Persediaan] Job Costing [Pembiayaan Pesanan] Langkah-langkah mengisi job costing: 1. Isikan no form pembuatan job costing pada Batch No [Batch No] 2. Tanggal dimulainya job costing isi pada Date [Tanggal] 3. Isikan akun perantara yang berfungsi sebagai akun penampung sebelum job costing diselesaikan pada Job cost account [Akun Pembiayaan] 4. Kemudian isikan keterangan yang ingin anda masukkan dalam Description [Keterangan] 5. Isikan item-item yang dipakai dalam job costing, tentukan kuantitasnya. Cost[ Biaya] akan terisi otomatis dengan cost terakhir 6. Anda juga bisa mengisi beban-beban yang terjadi pada saat proses job costing pada tab expense FOOTER 7. Total Job costing [Total Biaya Pesanan] akan menampilkan total cost + expense 8. Klik icon di panel untuk menyimpan
6 10 Semua Job costing yang telah disimpan dapat dibuka kembali untuk diedit ataupun delete di menu Transaction List [Daftar Transaksi] Inventory [Persediaan] Job Costing [Pembiayaan Pesanan] Langkah-langkah penyelesaian job costing: 9. Buka form job costing yang telah disimpan di Transaction List [Daftar Transaksi] Inventory [Persediaan] Job Costing [Pembiayaan Pesanan] 10. klik icon Finishing a job costing, akan muncul kotak dialog Job cost roll over 11. Isikan tanggal penyelesaian job costing di Roll Over Date 12. Isikan gudang tempat penyimpanan item baru di warehouse, bila ingin mengalokasikan job costing ke item 13. Kemudian pada pilihan Roll over type : a. To account bila job costing ini akan dialokasikan ke suatu akun, biasanya karena barang hasil proses rusak dan langsung menjadi biaya b. To item bila ingin mengalokasikan job costing ke suatu barang baru, pilih barang yang dihasilkan dari proses job costing beserta kuantitasnya. Anda dapat memilih lebih dari satu barang yang dihasilkan dan mengalokasikan persentase penyerapan biaya dari job costing. Hasil Finishing [Roll Over dapat dilihat pada menu Transaction List [Daftar Transaksi Inventory [Persediaan] Adjustment [Penyesuaian], dengan description Cost Roll Over for Job Order No. XXX Dari Transaction List [Daftar Transaksi] Inventory [Persediaan] Job Costing [Pembiayaan Pesanan] klik kanan Finishing to Anda dapat pula mengetahui nomor form roll over sebagai penyelesaian job costing yang telah dilakukan proses finishing. ITEM TRANSFER [Pemindahan Barang] Form ini berguna untuk mencatat pemindahan barang dari satu gudang ke gudang lainnya. Transaksi ini tidak mempengaruhi posisi keuangan perusahaan. Yang berubah hanya kuantitas barang di gudang tertentu sementara harga pokok atas barang tersebut tidak berubah. Item transfer ini gudang. Secara Centre. Terlebih dahulu Anda menu Essential Data [Persiapan] Warehouse[Multi Gudang] dapat dilakukan kalau kita memiliki lebih dari satu default, FINA telah menyediakan satu gudang yaitu harus mengaktifkan feature Multi Warehouse/Gudang di Option [Preferensi] Setting [Pengaturan] Multi
Setelah itu, buat gudang baru dengan salah satu cara ini: 1. Menu Data entry [Aktifitas] Inventory [Barang & Jasa] Create warehouses [Membuat Gudang] 2. Menu Essential Data [Persiapan] Warehouses [Daftar Gudang] New [Baru] Form Item Transfer dapat dibuka dari: 1. Menu Navigator Inventory [Persediaan] Item Transfer 2. Menu Data Entry [Persiapan] Inventory [Barang & Jasa] Item transfer [Pindah Barang] 3. Menu Transaction List [Daftar Transaksi] Inventory [Persediaan] Item transfer [Pemindahan Barang] New [Baru] Cara mencatat Item Transfer: 1. Transfer From [Dari Alamat] pilih dengan nama gudang/counter tempat barang diambil. 2. From Address [Dari alamat] otomatis muncul alamat gudang tempat barang diambil. 3. Transfer To [Pindah ke] pilih gudang/counter tempat gudang tujuan akan dipindahkan. 4. To Address [Ke alamat] otomatis muncul alamat gudang tempat barang akandipindahkan. 5. Transfer No [No Transfer] isi dengan nomor voucher/bukti pemindahan barang [20 karakter]. 6. Date [Tanggal] isi dengan tanggal pemindahan barang. 7. Item [Barang] pilih nomor item/barang yang dipindahkan. 8. Item Description [deskripsi item] otomatis muncul nama barang yang dipilih. 9. Quantity [kuantitas] isikan dengan kuantitas barang yang dipindahkan. 10. Unit [satuan] pilih satuan kuantitas barang yang dipindahkan. FOOTER 11. Description [Keterangan] isi dengan keterangan atas pemindahan barang tersebut. PANEL 12. Template tentukan type template item transfer. 13. Klik icon di panel untuk menyimpan atau mencetak [lihat penjelasan icon di halaman 34].
Setiap form item transfer yang telah disimpan dapat dilihat kembali, diedit atau didelete dari menu Transaction List [Daftar Transaksi] Inventory [Persediaan] Item transfer [Pemindahan Barang]. Sedangkan jumlah barang per gudangnya dapat dilihat pada Transaction List [Daftar Transaksi] Inventory [Persediaan] Item by warehouse[barang Per Gudang]. Daftar ini menunjukkan kuantitas item pada setiap gudang yang ada sampai tanggal hari ini sesuai tangal sistem komputer. Grouping [Barang Paket] Grouping merupakan proses penggabungan beberapa item tipe inventory parts. Item ini tidak mempunyai stock serta history nilai barang. Fungsi utama dibuatnya item grouping adalah agar user tidak perlu memilih satu per satu item jika terjadi penjualan terhadap item grouping ini. Secara otomatis item inventory parts yang ada di dalamnya akan ditampilkan secara sesuai dengan quantity yang telah ditetapkan dalam item grouping tersebut. Untuk membuat item grouping, form dapat dibuka dari: 1. Menu Navigator Inventory [Persediaan] Grouping 2. menu Data Entry [Aktifitas] Inventory [Barang & Jasa] Grouping [Grup] Sedangkan setiap item grouping yang telah dibuat dapat dilihat pada Essential Data [Persiapan] Item [Barang & Jasa], kemudian filter Item typenya Grouping Cara membuat item grouping: 1. Group No [Nomor Grup] isi dengan nomor kode grouping [maksimal 20 karakter]. 2. Aktifkan Suspended jika item tersebut tidak ingin digunakan lagi untuk transaksi berikutnya. 3. Aktifkan Print Item On Invoice jika item pembentuk grouping akan ditampilkan pada print out faktur penjualan. Jika tidak diaktifkan, maka yang dicetak di faktur penjualan hanya nama grouping saja, sedangkan item-itemnya tidak ditampilkan dalam cetakan walaupun tetapi tetap ditampilkan dalam tampilan form entry. 4. Description diisi dengan nama paket barang [maksimal 40 karakter]. 5. Sales Price isi dengan harga jual standart [default] serta 5 level harga jual lainnya 6. Tax Code isi kode pajak [maksimal 3 karakter]. 7. Tentukan Sales Account yaitu account no untuk menampung transaksi penjualan. 8. Tentukan Sales Return Account untuk menampung transaksi jika item ini di retur. 9. Tentukan Item Sales Discount untuk menampung transaksi penjualan/retur penjualan untuk discount item. 10. Isi Item No dengan item bertipe Inventory Parts dan atau grouping sebagai isi dari kelompok dari grouping
tersebut 11. Lengkapi pula Kuantitas dan unit 12. Commission diisi dengan kode komisi bagi salesman yang menjual item groping ini. PANEL 13. Simpan atau cetak item grouping yang baru dibuat ini dengan mengklik icon pada panel. 3 Demikian penjelasan tentang modul persediaan/inventory. Apabila Anda mengalami kesulitan di saat mempelajari modul penjualan ini, Anda dipersilahkan untuk menghubungi tim Support@imamatek.com di waktu yang menyenangkan Anda.