TRANSAKSI. Anda mengisi transaksi sehari-hari di bagian Transaksi. Hal. 2

Transkripsi

1 Hal. 1

2 TRANSAKSI Anda mengisi transaksi sehari-hari di bagian Transaksi. Hal. 2

3 Purchase Order PO adalah nota pesanan ke Supplier. PO ini adalah optional, tidak semua perusahaan menggunakan PO Contoh PO: Bila pesanan tsb. telah diterima, maka pada Faktur Pembelian, tinggal panggil No.PO. Program otomatis akan isi itemnya sehingga tidak perlu input ulang. Ada kemungkinan barangnya tidak diterima sekaligus, mis Anda memesan 20 Harddisk namun Supplier tidak punya stock cukup dan hanya kirim 15 Harddisk saja, maka sisa 5 Harddisk adalah back order. Hal. 3

4 Contoh pada Faktur Pembelian Isikan No.PO dan klik Program otomatis akan import isi nota PO Anda juga dapat klik untuk tampilkan semua nota2 PO yang tersedia Pada Nota PO, akan tampil Qty yang telah diterima Hal. 4

5 Tombol [? ] akan menampilkan Faktur Pembelian yang terima barang tsb. Bila pada saat pesan barang, harus membayar uang muka (Down Payment), Anda bisa isikan DP ini. Ada pilihan Tunai / Bank Transfer / Credit Card / Debit Card / Voucher Untuk pesanan yang belum dikirim penuh, maka nota ini akan selalu tampil di laporan back order. Bila Anda ingin menganggap nota ini sudah selesai, Anda dapat tutup nota ini. Ada perusahaan yang mempunyai policy, untuk sisa barang terbitkan nota PO yang baru, dan nota PO lama ditutup. Hal. 5

6 Pada Nota PO, ada tombol Saran Order. Saran Order akan otomatis mengisi barang2 yang harus dipesan dari Supplier ini, sesuai dengan Minimum stock yang ditentukan. Contoh: CDROM (Supplier BEN) Min Stock = 100 Pcs Stock sekarang = 10 Pcs Back Order = 20 Pcs (sudah dipesan tapi belum diterima) maka Saran Order = 70 Pcs Daftar Saran Order bisa dilihat di Laporan -> Stock -> Min/Max Stock -> Saran Order Hal. 6

7 Pembelian Contoh Faktur Pembelian Untuk faktur Kontan, cukup centang Kontan Hal. 7

8 Bila ada nota PO, isikan No.PO kemudian klik Program akan otomatis import barang2 dari PO tsb. Anda bisa mengubah Qty sesuai dengan yang diterima. mis. Anda memesan 20 Harddisk, namun yang diterima hanya 15 Harddisk. Anda bisa mengeser nota untuk mengisi Batch No. dan Expire Date Fitur ini biasanya digunakan PBF (Perusahaan Besar Farmasi). Laporan Expire Date ada di Laporan -> Stock -> Daftar Stock Expire Hal. 8

9 Retur Pembelian Retur adalah pengembalian barang. Ada dua skenario: Retur barang dan minta uang kembali. Retur barang tapi tidak terima uang, melainkan potong ke faktur lain yang belum lunas. Bila retur ini memotong faktur lain, maka pilih Retur ke Program otomatis tampilkan faktur2 yang belum lunas. Untuk retur barang, Anda tidak harus selalu mencari faktur asli, karena kenyataan sangat tidak praktis. bisa karena notanya sudah lunas, atau ada banyak barang yang diretur, yang berasal dari nota yang berbeda-beda, sehingga tidak tahu harus pilih nota yang mana. Tujuan Retur Ke adalah untuk memotong nilai faktur yang belum lunas. Bila Anda ingin koreksi, klik tombol [ X ] untuk membatalkan Retur ke Hal. 9

10 Pelunasan Contoh Nota Pelunasan Untuk pembayaran, cukup isikan Kode Supplier, program otomatis tampilkan semua faktur2 yang masih terhutang Hal. 10

11 atau bisa isikan salah satu no.faktur, program juga akan tampilkan semua faktur2 dari Supplier yang masih terhutang. atau klik tombol Cari Faktur, untuk menampilkan faktur2 yang masih terhutang. Anda dapat memilih faktur yang akan dibayar, dan bisa bayar sebagian atau seluruhnya. Hal. 11

12 Jenis pembayaran bisa berupa Tunai, Bank Transfer, Credit Card, Debit Card, Voucher, Giro gantung. Anda bisa membayar dengan segala kombinasi, misalnya sebagian Tunai + Giro Gantung. Tombol Bayar Cepat akan mengisi sendiri nilainya sehingga Anda tidak perlu mengetik lagi. Pada Faktur Pembelian, klik tombol [? ] akan menampilkan informasi pembayaran ini. Hal. 12

13 Untuk valas, Anda dapat mengeser kolom untuk menampilkan nilai Kurs asli pada saat transaksi. Debit Nota Kredit Nota Cetak Kwitansi Sales Order mis. biaya kirim, yang dibebankan pada faktur mis. discount tambahan Mencetak kwitansi Surat pesanan dari Langganan Lihat Purchase Order Hal. 13

14 Penjualan Pada Faktur Penjualan, Anda bisa isikan Salesman, bila tidak ada, maka tidak perlu mengisi. Pada Master Langganan, Anda dapat isikan Disc, jangka waktu jatuh tempo, ongkos kirim, jenis harga, salesman, sehingga pada saat buka faktur, otomatis muncul, tidak perlu cari2 lagi informasinya. Program otomatis akan memilih jenis harga untuk langganan ini. Pada Faktur Penjualan, bila harga jual di bawah harga beli, program akan tandai dengan warna merah. Anda juga dapat membatasi: Tidak bisa jual bila stock tidak cukup, bila harga jual di bawah Harga Beli, bila lewat batas kredit, bila masih ada tunggakan. Ini semua bisa disetting di Setup Sistem. Hal. 14

15 Anda bisa mencetak faktur penjualan dalam bentuk nota maupun struk Cetak Struk (Alt+S) Cetak Faktur Pajak Pre-printed (Alt+P) Cetak Faktur Pajak (Alt+F) Cetak DO (Alt+D) Cetak Nota (Alt+N) Tampilan Struk bisa diatur di Setup Sistem -> Struk Hal. 15

16 Retur Penjualan Lihat Retur Pembelian Pembayaran Piutang Untuk pembayaran dengan Giro Gantung, program tidak akan langsung memotong piutang, tapi gironya akan ditampung. Setelah giro cair baru memotong piutang. Tujuannya untuk melindungi Anda agar tidak kebobolan. mis. Satu langganan mempunyai piutang, semuanya dibayar dengan giro gantung. Sekarang langganan mau memesan banyak barang. Bila giro gantung langsung memotong piutang, Anda akan menyangka pelanggan ini tidak mempunyai piutang lagi, sehingga barangnya dikirim. Ternyata gironya ditolak, Anda bisa menderita kerugian cukup besar. Pada contoh ini, langganan membayar dengan giro gantung. Fakturnya lunas namun belum memotong piutang. Progam akan menampilkan Giro Gantung, dan Saldo sebelum dan sesudah giro cair. Dengan demikian Anda mempunyai gambaran berapa piutang langganan tsb. Hal. 16

17 Pencairan Giro Untuk pencairan, Anda cukup centang masing2 giro, atau Check All untuk semua giro. Hal. 17

18 Koreksi Pencairan Bila ada kesalahan pencairan, bisa dikoreksi Tanda Terima Faktur Tanda Terima Faktur ini adalah daftar faktur2 yang diserahkan ke kolektor untuk ditagih. Sebagaimana perusahaan dagang, Anda harus menagih ke pelanggan. Untuk itu Anda mengutus penagih (kolektor) berkunjung ke pelanggan2 untuk menagih. Sering terjadi kolektor tidak sempat menagih semuanya, bisa karena jalanan macet, waktu tidak cukup. Sedangkan keesokan harinya sudah ada faktur2 yang baru lagi. Dengan Tanda Terima ini, Anda dengan mudah dapat mengontrol apakah ada pembayaran yang tidak dilaporkan kolektor. Bila pembayarannya sudah diterima, otomatis akan tampil pada Tanda Terima. Sehingga langsung ketahuan, faktur2 mana yang belum ditagih dan masih ada di kolektor. Anda bisa isikan faktur2 yang diserahkan ke kolektor untuk ditagih Untuk memudahkan pengisian, Anda bisa mencetak barcode pada faktur. Sehingga tinggal scan dengan barcode scanner, tidak perlu mengisi satu per satu. Hal. 18

19 Anda bisa mencetak tanda terima, program otomatis akan susun menurut pelanggan agar mudah ditagih Hal. 19

20 Bila sudah ditagih, maka pada Tanda Terima, akan tampil Sisa = 0 Sehingga Anda bisa mengetahui faktur2 mana yang masih belum ditagih. Hal. 20

21 Anda dapat mencetak laporan Tanda Terima Anda juga dapat memilih faktur yang belum ditagih saja. Hal. 21

22 Hal. 22

23 Debit Nota mis. biaya kirim, yang dibebankan pada faktur Kredit Nota mis. discount tambahan Cetak Kwitansi Mencetak kwitansi Titip ke Gudang Pada toko bangunan, langganan membeli barang, tapi biasanya barangnya tidak diambil sekaligus melainkan titip ke gudang Anda dulu, untuk kemudian diambil secara ber-angsur2. Anda bisa create satu gudang untuk toko tsb. misalnya: Gudang Toko Mulia. Kemudian Titip faktur ke gudang tsb. Ini akan menjadi Nota Penerimaan pada Gudang Toko Mulia. Untuk pengambilan, gunakan Nota Pemakaian. Dengan demikian Anda dapat mengetahui berapa barang yang tersisa untuk toko tsb. Hal. 23

24 Penerimaan Penerimaan barang, ini akan menambah stock Pemakaian Pemakaian barang, ini akan mengurangi stock Pemindahan Memindahkan barang dari satu lokasi ke lokasi lain Hal. 24

25 Formula & Produksi Bila Anda juga memproduksi barang, mis. pabrik roti, pabrik kue, minuman, dsb. Program bisa membantu Anda menghitung Harga Pokok Produksi (HPP) Ada beragam jenis produksi barang. mis. pada supermarket, Anda menyusun parcel untuk tahun baru. artinya beberapa bahan baku (makanan kaleng, candy, coklat, bunga, dll) menjadi satu barang jadi. Contoh lain: pada pabrik roti, menggunakan beberapa bahan baku (adonan #1, adonan #2, adonan #3) menjadi beberapa barang jadi (roti #1, roti #2) Program bisa membantu Anda menghitung Harga Pokok Produksi (HPP) Formula Untuk barang yang sering diproduksi, Anda bisa masukkan rumusnya ke Formula. Dengan demikian pada saat produksi, Anda cukup memanggil formula, program otomatis akan mengisi sendiri bahan baku dan barang jadi. Pada barang produksi, Anda cukup isikan Qty dan %HPP.barang jadi. Bila hanya satu barang jadi, maka isikan %HPP = 100% Hal. 25

26 Klik Hitung HPP, program otomatis menghitung HPP untuk masing2 Barang Jadi. Hal. 26

27 Produksi Pada Produksi, Anda tinggal panggil Formula, dan pilih berapa kelipatan. Progam otomatis isi Bahan Baku dan Barang Jadi. Anda juga dapat produksi dalam pecahan, mis. 2.5x Hal. 27

28 Fasilitas lain yang tersedia: Update Harga Terakhir = Update ke Harga Beli terakhir Update ke Harga Pokok = Update ke Harga Pokok (harga default adalah Harga Beli) Hitung HPP = sesudah Anda ubah harga, Anda ingin hitung ulang HPP. Kadang terjadi, bahan baku tidak tersedia, sehingga Anda menyesuaikan dengan bahan baku pengganti. Sesudah itu harap klik Hitung HPP untuk menghitung ulang HPP. Untuk produksi yang hanya terjadi sekali-kali saja, Anda mungkin tidak ingin repot2 masukkan formulanya ke Master Formula. Anda tetap bisa gunakan Produksi ini seperti biasa. Anda tetap bisa menghitung HPP, asalkan hanya satu macam Barang Jadi. Bila banyak Barang Jadi, maka Anda harus mengisi Master Formula. Karena program memerlukan %HPP untuk menghitung HPP. Hal. 28

29 Opname Stock Hal. 29

30 Opname Stock ISX menyediakan banyak fitur untuk opname stock, karena merupakan bagian penting dari kontrol stock. Opname Sementara Bila Anda menggunakan multi-satuan, atau barang Anda ter-pencar2. maka Anda bisa tampung semua hasil opname di sini. mis. Barang A ada di rak depan = 100 Pcs, rak belakang = 25 Pcs. atau Barang B = 50 Box + 6 Pcs Opname Stock Anda dapat menarik Opname Sementara, program akan gabungkan barang2 yang sama. mis. Barang A ada di rak depan = 100 Pcs, rak belakang = 25 Pcs menjadi total Barang A = 125 Pcs Barang B = 50 Box + 6 Pcs menjadi total Barang B = 506 Pcs Anda juga dapat mengisi langsung hasil opname, tidak melalui Opname Sementara. Bila isi langsung, satu barang hanya boleh diisi satu kali. Opname Selektif Anda dapat memilih sebagian barang untuk di opname, mis golongan elektronik, atau rak tertentu Program akan menyusun daftar barang yang harus diopname. Petugas akan membawa daftar ini untuk opname ke lapangan Isi Hasil Opname Mengisi hasil Opname Selektif Selain fasilitas opname di atas, Anda juga bisa gunakan PDT / BHT, yaitu mesin kecil untuk melakukan opname di lapangan, sesudah selesai langsung ditransfer ke ISX, sehingga tidak perlu mengetik ulang. Hal. 30

31 Opname Sementara Anda dapat mengisi hasil opname dalam segala macam satuan, misalnya CDROM 10 Pcs, CDROM 30 Box, Harddisk ada di rak atas 20 Pcs, di rak belakang 30 Pcs. Hasil opname ini akan ditampung dulu dan belum diproses. Hal. 31

32 Opname Stock Anda bisa klik tombol untuk menarik Opname Sementara. Bila itemnya cukup banyak, maka program otomatis akan membagi menjadi beberapa nota dengan 90 item/nota. Sesudah selesai isi, Anda harus klik untuk posting. Bila hasil opname ada beberapa nota, maka Anda harus posting setiap nota Anda juga dapat mengisi opname secara langsung, tanpa melalui Opname Sementara. Sesudah selesai isi, Anda harus klik untuk posting. Hal. 32

33 Opname Selektif Pada Opname Selektif, Anda bisa opname sebagian barang mis.golongan tertentu, atau Rak tertentu. Hasilnya: Hal. 33

34 Anda mencetak worksheet ini ke staff, untuk melakukan opname di lapangan. Isi Hasil Opname Sesudah opname, Anda mengisi hasil opname ke program. klik untuk posting Hal. 34

35 Catatan untuk opname: Opname Stock (opname langsung) Anda bisa mengisi hasil opname menyusul. Contoh kasus: Tgl. 20 Feb, tutup toko untuk opname. Tgl. 21 Feb, buka toko dan memulai berjualan (hasil opname belum diisi). Tgl. 25 Feb, isi hasil opname Anda bisa lakukan hal di atas. Pada saat mengisi hasil opname, pastikan Anda isi dengan tanggal opname (tgl. 20 Feb, bukan 25 Feb) klik untuk posting Anda tidak boleh melakukan hal seperti ini: Tgl. 20 Feb, tutup toko untuk opname. Tgl. 20 Feb, buka toko dan memulai berjualan (hasil opname belum diisi). Tgl. 25 Feb, isi hasil opname Karena sama2 tgl. 20 Feb, maka program akan menganggap stock opname adalah stock pada akhir hari. Bila Anda ingin opname dan berjualan pada tanggal yang sama. Maka Anda harus isi hasil opname dan posting terlebih dahulu. Contoh urutan: Tgl. 20 Feb, tutup toko untuk opname. Tgl. 20 Feb, isi hasil opname Tgl. 20 Feb, buka toko dan memulai berjualan Opname Selektif Untuk opname selektif, Anda bisa mengisi hasil opname menyusul. Anda tidak perlu mengubah tanggal, karena program telah mencatat posisi stock pada saat opname sehingga program bisa menghitung mundur sesuai hasil opname Bila hasil opname ada beberapa nota, maka Anda harus posting setiap nota Hal. 35

36 Batal Memorized Pada semua transaksi, ada fasilitas Memorized. mis. Anda sering menjual item2 yang sama, maka item2 ini bisa dihafal sehingga untuk transaksi yad cukup panggil kodenya saja. Bila ada hafalan yang tidak ingin dipakai lagi, bisa dibatalkan di Transaksi -> Batal Memorized Hal. 36