PROGRAM INVENTORY CONTROL

Transkripsi

1 Inventory Control PROGRAM INVENTORY CONTROL... 2 Buat Kode Cost Center... 2 Buat Kode Kategory... 2 Buat Kode Gudang... 3 Buat Kode Inventory... 4 Pemasukan Transaksi... 5

2 PROGRAM INVENTORY CONTROL Program Inventory Control atau Buku Persediaan Barang sangat berguna dalam memonitor stock secara cepat, tepat dan akurat. Anda dapat mengurangi investasi stock yang berlebihan, mengoptimalisasi keuntungan dan memberi pelayanan yang lebih cepat pada langganan. Anda dapat segera mengetahui status dan keuntungan setiap stock Anda setiap saat. Buat Kode Cost Center Program ini menyediakan tempat untuk membuat kode pusat biaya yang berhubungan dengan inventory, seperti pengeluaran ataupun pemakaian barang dipusatkan pada biaya per bagian, seperti bagian pemasaran, accounting atau lainnya. Sehingga Anda dapat melihat pemakaian biaya per masingmasing bagian. Untuk membuat kode cost center pada modul IN dapat Anda lakukan dengan cara mengklik: Data Entry Pemasukkan Transaksi Inventory Control - Buat Kode Cost Center, maka Anda akan melihat menu seperti yang Anda lihat pada gambar berikut Ketik Kode dan Nama Cost Center yang akan anda pakai misalnya: ACC Acounting Isi Keterangan sesuai dengan kebutuhan Setelah selesai klik Simpan untuk menyimpan Kode Cost Center yang telah Anda buat Kode Cost center dipakai pada pemasukan transaksi type pemakaian, sehingga dapat menghasilkan laporan pemakaian berdasarkan Cost Center. Buat Kode Kategory Fasilitas ini berguna untuk mengelompokan item barang berdasarkan kode kategory. Kode kategory ini akan dipakai pada hampir semua laporan inventory yang akan menyortir laporan berdasarkan kode gudang, kemudian kode kategory (kelompok barang). Untuk membuat kode Kategory dapat Anda lakukan dengan cara mengklik: Data Entry Pemasukkan Transaksi Inventory Control - Klik Buat Kode Kategory, Anda akan melihat menu pembuatan kode kategori

3 - Isi Kode Kategori yang akan dipakai, misalnya: GLS - Ketik Nama Kategori yang dipakai, yaitu Gelas - Setelah selesai klik Simpan (gbr. Disket) atau tekan (Alt+S) untuk menyimpan Kategori yang Anda buat Buat Kode Gudang Fasilitas ini digunakan untuk membuat kode masing-masing gudang yang berhubungan dengan Inventory. Kode gudang ini sangat bermanfaat salah satunya untuk mengontrol penjualan konsinyasi di dept store atau supermarket. Misalnya Anda menjual barang melalui salesman dengan system konsinyasi, Anda perlu membuat kode gudang seperti GDA, setiap mutasi transaksi untuk salesman tersebut harus memasukan item barang dengan kode gudang GDA. Anda dapat memonitor setiap mutasi pengambilan barang, penjualan dan sisa stock untuk salesman tersebut setiap saat. Pembuat kode Gudang Inventory Control dapat dilakukan dengan cara: Klik Data Entry Pemasukan Transaksi Inventory Control Klik Buat Kode Gudang Inventory, maka Akan terlihat menu pembuatan kode Gudang Inventory seperti pada gambar berikut ini Klik Isi Baru (+) Isi Kode Gudang, misalnya: GDC Ketik Nama Gudang, misalnya: Gudang Cikarang Setelah selesai klik Simpan Record

4 : Simpan Record Buat Kode Inventory Dalam program ini Anda dapat mengisi kode item baru, merubah dan menghapus kode item barang yang ada. Setiap item barang ditandai dengan kode item, setelah itu Anda dapat isi informasi yang berhubungan dengan item tsb, seperti nama barang, kode kategory, cost system, harga jual. Untuk membuat kode inventory, data yang harus dibuat terlebih dulu yaitu, - Kode Kategory (Inventory Control) - Kode Gudang (Inventory Control) - Kode Supplier (Accounts Payable) Pembuatan kode Inventory dapat Anda lakukan dengan cara: Klik Data Entry Pemasukan Transaksi Inventory Control Buat Kode Inventory Klik Isi Baru (+) Lengkapi data-data untuk membuat kode Inventory, yaitu: - Isi Kode Gdg, tekan F4 untuk melookup kode gudang yang sudah Anda buat. Contoh GDA Jika kode gudang belum tersedia Anda dapat langsung membuat kode gudang tanpa harus keluar dari menu pembuatan kode Inventory dengan mengklik kotak tambah Gdg Baru - Ketik Kode Item yang dipakai, misalnya: G-001, kode gudang dan item menjadi max 17 character - Ketik Nama Barang yang dipakai, misalnya GLS = Gelas - Isi Kode Kategory - Cost System, otomatis tampil AV (Average) sesuai cost system yang di pilih di Isi Data profil Anda dapat ganti cost system AV menjadi FIFO atau STANDARD - Ketik Kode Satuan terkecil yang dipakai, misalnya untuk gelas adalah PCS - Kode Supplier dapat isi hanya sebagai informasi, lookup kode supplier yang telah Anda buat dalam Accounts Payable lalu klik kode supplier yang dipakai - Ketik Harga Beli (harga Standar) misalnya

5 - Ketik Harga Jual A harga jual untuk eceran, contoh Ketik Qty Stock Maximum dalam gudang misalnya 500 pcs - Ketik Qty Slow Moving penjualan, misalnya 5 pcs (penjualan terendah) - Ketik Quantity Fast Moving penjualan, misalnya 100 pcs (penjualan tertinggi) - Ketik Qty Awal Bulan, misalnya 100 pcs - Ketik Harga Pokok Awal misalnya , untuk cost system AV dan STD - Klik check box Ada Satuan Lain jika ada, Anda dapat mengisi tiga satuan lain. Misalnya untuk item gelas ini, selain PCS, Anda juga dapat membeli/menjual dalam satuan LSN, BOX dan GRS. Contoh isi satuan lain: SATUAN KONVERSI HARGA BELI HARGA JUAL LSN BOX GRS , , , , , ,00 Setelah selesai, klik Simpan Input Saldo Awal: Jika pakai cost system FIFO, masukan saldo awal melalui pemasukkan transaksi Jika cost system Average atau Standard, bisa melalui pembuatan kode Inventory Pemasukan Transaksi Pada menu pemasukan transaksi Inventory dipakai untuk transaksi tertentu saja seperti pemasukan saldo awal FIFO, penyesuaian dan pemakaian. Untuk Type transaksi Inventory Control setiap Type Transaksi akan dibuat paling sedikit 2 jurnal yang berlawanan seperti debit pada persediaan dan kredit pada hutang untuk setiap transaksi penerimaan dan untuk transaksi penjualan akan dibuat jurnal debet piutang dan harga pokok sedangkan kredit penjualan dan persediaan (jika Anda menggunakan Cost System Perpectual). Untuk melakukan Pemasukan Transaksi dapat Anda lakukan dengan cara sebagai berikut: Klik Data Entry Pemasukkan Transaksi Inventory Control Klik Masuk Transaksi, Anda akan melihat menu pemasukan transaksi seperti yang Anda lihat pada gambar dibawah ini

6 - Klik Type Transaksi, pilih type transaksi Penyesuaian Positif atau yang lain - Isi Nomor Bukti, Tanggal Transaksi, kemudian ceklis pada Pakai Satu Gdg dan isi kode gudang atau dikosongkan jika transaksi pakai multi gdg - Klik dan pilih kode Item - Isi Quantity untuk jumlah item barang - Pada field Jumlah akan terisi secara otomatis sesuai dengan jumlah quantity dan harga per unit - Pada form type seleksi jurnal Anda klik type jurnal yang akan Anda pakai dalam transaksi yang bersangkutan - Klik Tidak pakai jurnal, jika Anda memilih Double line Jurnal, jurnal yang dipakai dalam transaksi ini harus Anda buat terlebih dulu dalam Pembuatan Kode jurnal Inventory - Setelah selesai menginput jurnal, klik Simpan atau tekan (Alt + S) pada menu diatas maka Anda akan kembali ke sub menu Inventory Control.