Halaman : 1 dari 12 Halaman 1. TUJUAN Standard Operation Procedure (SOP) ini bertujuan untuk memberikan pedoman dalam proses perencanaan kebutuhan tenaga kerja, pencarian dan mendapatkan calon karyawan yang memenuhi standar kompetensi suatu jabatan untuk mengisi posisi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam perencanaan sumber daya manusia yang telah disetujui. 2. RUANG LINGKUP a. SOP ini digunakan untuk melaksanakan proses perencanaan dan pemenuhan tenaga kerja, dimulai dari adanya pengajuan pemenuhan tenaga kerja sampai dengan mendokumentasikan proses rekrutmen dan penempatan karyawan. b. Mencakup permintaan dan pemenuhan tenaga kerja terencana di pusat maupun cabang perusahaan. 3. DEFINISI a. Perencanaan Sumber Daya Manusia (Man Power Planning) Adalah suatu proses perencanaan jumlah dan target pemenuhan Sumber Daya Manusia termasuk rencana pemenuhannya yang bertujuan untuk mendapatkan dan mempertahankan jumlah yang dibutuhkan dan dapat dipergunakan secara optimal untuk mengantisipasi akibat dari kekurangan dan kelebihan SDM. b. Rekrutmen (Recruitment) Merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mencari calon-calon karyawan yang memenuhi standar kompetensi yang dipersyaratkan untuk suatu jabatan atau posisi yang akan diisi. c. Penyaringan (Screening) Merupakan kegiatan yang dilakukan untuk memilih dokumen calon karyawan (pelamar) yang sesuai dengan persyaratan jabatan yang dibutuhkan. d. Seleksi (Selection) Merupakan kegiatan yang dilakukan untuk memilih calon-calon karyawan sesuai prosedur seleksi dan tes calon karyawan. e. Internal Recruitment Adalah kegiatan yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan karyawan dengan melakukan proses rekrutmen di dalam lingkup internal perusahaan dengan tetap
Halaman : 2 dari 12 Halaman memperhatikan persyaratan kebutuhan karyawan sesuai dengan standar kualifikasi yang ditetapkan. f. External Recruitment Adalah kegiatan yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan karyawan dengan melakukan proses rekrutmen di luar lingkup perusahaan dengan menggunakan database pelamar yang ada dan atau melalui media informasi (elektronik, cetak, bekerjasama dengan lembaga pendidikan, atau lembaga pemenuhan tenaga kerja lainnya) dan referensi dari karyawan sesuai dengan standar kualifikasi yang ditetapkan. g. Wawancara (Interview) Adalah bagian dari proses seleksi yang dilakukan melalui komunikasi lisan yang bertujuan untuk memperoleh dan memberikan informasi dari dan kepada pelamar sebagai acuan untuk kesesuaian persyaratan yang telah ditentukan. h. Kandidat (Candidate) Adalah calon tenaga kerja yang akan diterima/ditempatkan pada posisi/jabatan yang diperlukan dengan mengikuti prosedur yang berlaku di perusahaan. Pelamar dapat berasal dari dalam lingkungan perusahaan (internal) maupun dari luar lingkungan perusahaan. i. Pemohon (User) Adalah karyawan yang mempunyai wewenang untuk mengajukan permintaan tenaga kerja di mana karyawan yang bersangkutan adalah atasan langsung dari posisi tersebut. j. Surat Lamaran Adalah surat yang diterima dari Pelamar sebagai pengajuan permohonan menjadi karyawan. k. Surat Penawaran (Offering Letter) Adalah surat dari perusahaan kepada pelamar yang berisi tentang penawaran gaji, tunjangan, dan fasilitas lainnya pada jabatan tersebut setelah Pelamar mengikuti dan lolos proses seleksi. l. Background Check Adalah proses pencarian informasi berkaitan dengan background atau latar belakang kandidat ditempat kerja sebelumnya.
Halaman : 3 dari 12 Halaman m. Surat Perjanjian Kerja/ Kontrak Kerja Adalah surat ikatan atau perjanjian kerja antara perusahaan dengan karyawan sesuai dengan kesepakatan yang telah disetujui bersama pada saat final Surat Penawaran Kerja dibahas. n. Surat Penolakan. Adalah surat yang berisi penjelasan mengenai status calon karyawan yang belum memenuhi persyaratan jabatan yang dibutuhkan saat ini. 4. TANGGUNG JAWAB 4.1. Board Of Director (BOD) Bertanggungjawab atas penandatanganan Man Power Plan (MPP) yang diajukan oleh Dept. Head/ Manager dari masing-masing departemen sebagai bentuk persetujuan direksi terkait. 4.1. Compensation & Workforce Planning (CWP) Manager a. Mengembangkan strategi perencanaan tenaga kerja jangka panjang dan berkoordinasi dengan manager terkait dalam rangka memastikan keseimbangan jumlah karyawan di setiap departemen. b. Melakukan analisa, penyusunan, dan pengajuan anggaran kerja MPP tahunan. c. Bertanggungjawab atas ketersediaan MPP dan pelaksanaan dari perencanaan ketenaga kerjaan. d. Bertanggungjawab atas proses rekrutmen secara keseluruhan. 4.2. Talent Acquisition & Man Power Plan (TA & MPP) Specialist a. Mengidentifikasi kesempatan untuk melakukan proses improvisasi proses rekrutmen dalam rangka mendapatkan karyawan yang berkualitas secara tepat waktu dan biaya yang efisien. b. Melakukan pengawasan dan pengelolaan aktivitas perencanaan tenaga kerja, meninjau tenaga kerja bulanan, dan perencanaan tenaga kerja tahunan dalam rangka memastikan keseimbangan jumlah karyawan di setiap departemen. c. Melakukan pengawasan dan pengelolaan aktivitas pemenuhan tenaga kerja.
Halaman : 4 dari 12 Halaman 4.3. Talent Acquisition & Man Power Plan (TA & MPP) Staff a. Melakukan pencarian kandidat, mengidentifikasi kesempatan untuk melakukan proses improvisasi metode pencarian tenaga kerja dalam rangka mendapatkan karyawan yang berkualitas secara tepat waktu dan biaya. b. Mengelola komunikasi secara teratur dengan seluruh pihak terkait dalam proses pencarian kandidat dalam rangka mendapatkan pemahaman yang sama dan meminimalkan keluhan dari pihak terkait. 4.5. Personnel, Industrial Employee Relations (PIER) a. Membantu TA & MPP Section terkait proses perencanaan permintaan dan pemenuhan tenaga kerja di cabang terkait. b. Melakukan koordinasi dengan semua stakeholder terkait proses rekrutmen guna mendapatkan pemahaman yang sama dan meminimalkan keluhan.
Halaman : 5 dari 12 Halaman 5. DIAGRAM ALUR
Halaman : 6 dari 12 Halaman
Halaman : 7 dari 12 Halaman
Halaman : 8 dari 12 Halaman
Halaman : 9 dari 12 Halaman 5. URAIAN 5.1. Pelaksanaan rekrutmen dan seleksi harus berdasarkan informasi yang tertera di formulir Perencanaan Sumber Daya Manusia (MPP) dan Permintaan Tenaga Kerja (PTK) untuk Permintaan Tenaga Kerja Tidak yang disiapkan oleh seluruh Dept Head/Manager dan sesuai dengan MPP. 5.2. Penanggung jawab perencanaan tenaga kerja dan proses pemenuhan tenaga kerja kerja adalah Manager/Dept Head Terkait. 5.3. TA & MPP Staff meminta kandidat untuk melengkapi dokumen administratif sebagai berikut: a. Formulir pelamar yang ditulis tangan/diketik dan ditandatangani oleh kandidat. b. Daftar Riwayat Hidup (Curriculum Vitae). c. Salinan KTP yang masih berlaku. d. Salinan Kartu NPWP. e. Foto berwarna (3x4) sebanyak 2 lembar. f. Salinan Ijazah dan Transkrip Nilai. g. Salinan Surat Keterangan Kerja (bila ada) 5.4. Peranan pelaksana interview : a. User/M-O-R Bertanggung jawab terhadap penilaian aspek kompetensi teknis. b. HR Unit Bertanggungjawab atas penginformasian benefit kepada kandidat. 5.5. Tes Psikologi Tes psikologi digunakan untuk memperoleh gambaran potensi kandidat yang terdiri dari aspek intelegensi, sikap kerja, dan kepribadian. Hasil pemeriksaan psikologi dapat digunakan sebagai rekomendasi dalam penerimaan calon karyawan baru maupun untuk kepentingan lainnya yang bersifat jangka panjang. Tes Psikologi diwajibkan bagi level Staff dan Supervisor, sedangkan level Manager ke atas bergantung pada kebutuhan. Tes psikologi ini dilakukan oleh TA & MPP atau Lembaga Psikologi yang ditunjuk perusahaan.
Halaman : 10 dari 12 Halaman 5.6. TA & MPP Staff menginformasikan kepada : a. GA Dept, untuk menyiapkan fasilitas tempat dan peralatan kerja yang dibutuhkan. b. IT Dept, untuk menyiapkan fasilitas perangkat komputer dan perangkat lunak pendukung lainnya. c. PIER, untuk menyiapkan absensi, kartu tanda karyawan, dan akses masuk. d. User terkait, menginformasikan kapan karyawan baru tersebut efektif bekerja. 5.7. Rekrutmen untuk seluruh karyawan terpusat di TA & MPP Section di Jakarta. Adapun jenis rekrutmen terbagi dua, yaitu: a. Rekrutmen Internal b. Rekrutmen Eksternal 5.8. Proses pencarian Pelamar untuk posisi jabatan yang dibutuhkan pada tahap awal diupayakan untuk bisa diisi dari internal/karyawan, dengan melakukan internal job posting. Jika memang tidak tersedia calon dari internal, maka TA & MPP Section melakukan pencarian kandidat eksternal, pengiklanan melalui media elektronik maupun cetak, bekerjasama dengan lembaga pendidikan, referensi dari karyawan, data bank pelamar yang sudah tersedia, atau lembaga pemenuhan tenaga kerja lainnya (Head Hunter), sesuai dengan standar kualifikasi yang ditetapkan. 5.9. HR Regional Superintendent sebagai penyelenggara seleksi dan pengetesan calon karyawan di cabang, sampai dengan penempatan harus dalam koordinasi HRD Pusat. 5.10. Jangka waktu yang diperlukan untuk memenuhi permintaan tenaga kerja dari User dihitung sejak tanggal efektif proses pada MPP dan Permintaan Tenaga Kerja Tidak sampai penandatanganan Final Offering Letter oleh Pelamar. 5.11. Pembebanan biaya rekrutmen yang terdiri dari biaya jasa pemasangan iklan, biaya agen rekrutmen, dan biaya-biaya lain yang terkait dengan resourcing kandidat menjadi tanggungjawab TA & MPP Section. 5.12. Pembebanan biaya rekrutmen yang terdiri dari biaya pemanggilan, site visit, offering letter, kontrak kerja dan medical checkup menjadi tanggungjawab TA & MPP Section. 5.13. Semua Pelamar (internal/eksternal) yang masuk ke HR akan mendapat perlakuan yang sama.
Halaman : 11 dari 12 Halaman 5.14. Direktur HR bertanggung jawab untuk mengkoordinir pembahasan MPP secara menyeluruh dengan menghadirkan para Direksi serta seluruh Manager. 5.15. MPP adalah landasan kerja bagi TA & MPP Specialist untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja pada tahun depan. 5.16. CWP Manager bersama-sama dengan HR Regional Superintendent di cabang akan meninjau kembali pencapaian serta perubahan MPP yang telah dibuat dan disetujui oleh Direksi setiap tiga bulan. 6. DOKUMEN TERKAIT 6.1. Standar parameter Durasi Rekrutmen 6.2. Surat Panggilan Seleksi 6.3. Formulir Man Power Planning 6.4. Formulir Data Diri Pelamar 6.5. Formulir Wawancara User 6.6. Surat Penolakan Seleksi