BUKU PANDUAN APLIKASI PENILAIAN PRESTASI KERJA PEGAWAI Kementerian Energi dan Sumberdaya Mineral User : Penilai
I. Pendahuluan Sistem informasi penilaian prestasi kerja pegawai merupakan suatu sistem informasi tentang kepegawaian yang terintegrasi dengan sistem informasi kepegawaian, untuk melakukan proses-proses pengajuan, pelaporan serta penilaian Sasaran Kerja Pegawai (SKP) berdasarkan dari PP 46 Tahun 2011 tentang Penilaian Prestasi Kerja. Sistem ini memiliki beberapa user antara lain, Administrator, Penilai, serta Pegawai. Dalam Bab ini, akan dijelaskan cara penggunaan sistem khusus login Penilai. Menurut PP 46 Tahun 2011 tentang Penilaian Prestasi Kerja, penilai adalah atasan langsung dari pegawai yang dinilai. Dengan adanya buku panduan sistem ini, diharapkan seluruh pegawai dapat menggunakan aplikasi secara mandiri. 1
Daftar Isi I. Pendahuluan... 1 II. Sekilas Aplikasi... 3 III. Manfaat Aplikasi... 4 IV. Langkah Awal Menggunakan Aplikasi... 4 V. Menu Menu Aplikasi... 7 VI. Menggunakan Aplikasi... 9 VI.1 Menindaklanjuti Usulan SKP Pegawai Yang Dinilai... 10 VI.2 Memantau Progress Pegawai... 14 VI.3 Menggunakan Buku Catatan... 15 VI.4 Menilai SKP Pegawai... 18 VI.5 Menilai Perilaku Kerja Pegawai... 21 VI.6 Hasil Penilaian Prestasi Kerja Pegawai... 24 VI.7 Menindaklanjuti Keberatan Penilaian... 26 V. Penutup... 29 2
II. Sekilas Aplikasi Secara garis besar, aplikasi ini memiliki bisnis proses seperti pada skema berikut: Gambar 1. Skema bisnis proses aplikasi kinerja Tiap-tiap pegawai membuat usulan SKP pada awal tahun dan harus ditindak lanjuti oleh penilai (atasan langsung). Ketika SKP telah disetujui oleh kedua belah pihak, maka SKP tersebut menjadi kontrak kerja selama 1 tahun. Selain mengajukan SKP, aplikasi ini menyediakan pelaporan progres pada tiap periode tertentu. Hal ini digunakan untuk memudahkan penilai (atasan langsung) untuk memantau progress capaian kinerja pegawai. Setelah akhir tahun, seluruh progress yang telah dilaporkan oleh pegawai akan diakumulasikan oleh sistem secara otomatis dan akan dihitung nilai capaian berdasarkan dengan rumusrumus dari perka BKN no 1 tahun 2013. Dalam aplikasi ini, selain 3
menilai capaian SKP atasan langsung dapat menilai perilaku kerja pegawai secara langsung dalam aplikasi. III. Manfaat Aplikasi 1. Memudahkan pegawai dalam menyusun SKP dan proses persetujuan dari atasan langsung 2. Memudahkan atasan langsung (penilai) untuk memantau progress SKP masing-masing pegawai yang dinilai 3. Terdapat fasilitas notifikasi yang digunakan untuk memberi peringatan jika ada perubahan atau pengajuan SKP serta dapat berkomunikasi melalui aplikasi 4. Memudahkan bagian kepegawaian untuk mendata pegawaipegawai yang sudah maupun belum mengajukan SKP. 5. Proses penilaian yang dilakukan dengan sistem sehingga hasilnya akurat 6. Fasilitas cetak dokumen telah disesuaikan dengan format baku dari peraturan kepala BKN No 1 Tahun 2013. 7. Memudahkan bagian kepegawaian untuk merekap data mengenai SKP IV. Langkah Awal Menggunakan Aplikasi Aplikasi ini memiliki sistem single sign on dengan aplikasi kepegawaian, sehingga Anda dapat mengakses aplikasi ini dengan cara login pada aplikasi SIPEG Kementerian ESDM dengan cara membuka browser kemudian masukan alamat URL aplikasi sipeg ESDM yaitu 4
sipeg.esdm.go.id maka sistem akan menampilkan halaman login seperti pada gambar berikut: Gambar 2. Form login SIPEG ESDM Masukan NIP dan sandi Anda kemudian tekan tombol Login maka sistem akan menampilkan halaman awal aplikasi SIPEG ESDM seperti pada gambar berikut: Gambar 3. Halaman awal SIPEG ESDM 5
kemudian pilih menu Kepegawaian dan pilih sub menu Penilaian Kinerja Pegawai(SKP) maka sistem akan menampilkan halaman seperti pada gambar berikut: Gambar 4. Halaman utama aplikasi Ketika masuk halaman awal aplikasi, maka sistem akan menampilkan halaman utama dengan hak akses pegawai. Untuk mengubahnya jadi penilai, maka Anda dapat memilih menu Peran kemudian pilih sub menu Penilai. Menu tersebut ada dibagian kanan atas disamping tombol logout. Setelah diklik, maka sistem akan menampilkan halaman seperti pada gambar berikut: 6
Gambar 5. Halaman Dashboard Penilai V. Menu Menu Aplikasi Seperti sistem informasi pada umumnya, aplikasi ini memiliki beberapa menu yang mewakili tiap prosesnya. fungsi dan fitur dalam masingmasing stakeholder tentunya berbeda, seperti hak akses pegawai, tidak sama dengan hak akses penilai begitupun administrator. Berikut adalah fungsi-fungsi dari tiap menu pada hak akses penilai: No Nama Keterangan Fitur 1. Home Digunakan untuk kembali ke aplikasi SIPEG 7
2. Dashboard Halaman awal aplikasi yang berisi notifikasi dan grafik capaian kinerja 3. SKP Pegawai 4. Progress Pegawai 5. Buku Catatan 9. Penilaian SKP 10. Penilaian Perilaku 11. Penilaian prestasi kerja Digunakan untuk melihat data SKP pegawai yang dinilai dan menindaklanjuti SKP yang diusulkan, seperti merevisi maupun menyetujui Digunakan untuk memantau progress realisasi yang telah dilaporkan oleh pegawai yang dinilai Digunakan untuk memberikan catatan prestasi kerja untuk pegawai yang dinilai Digunakan untuk memberikan nilai SKP kepada pegawai yang dinilai Digunakan untuk memberikan nilai perilaku kerja kepada pegawai yang dinilai Digunakan untuk melihat hasil nilai prestasi kerja kepada pegawai yang dinilai, serta menampilkan laporan keberatan jika pegawai mengajukan keberatan 8
penilaian prestasi kerja. VI. Menggunakan Aplikasi Setelah mengetahui menu-menu yang ada pada aplikasi, kami akan membahas cara penggunakan menu-menu tersebut secara rinci dalam bab ini. Pastikan terlebih dahulu Anda telah login pada sistem melalui aplikasi SIPEG, kemudian pilih aplikasi Kinerja sampai muncul halaman awal aplikasi kinerja seperti pada gambar berikut: Gambar 6. Halaman dashboard pegawai Untuk mengubahnya jadi penilai, maka Anda dapat memilih menu Peran kemudian pilih sub menu Penilai. Menu tersebut ada dibagian 9
kanan atas disamping tombol logout. Setelah diklik, maka sistem akan menampilkan halaman seperti pada gambar berikut: Gambar 7. Halaman Dashboard Penilai VI.1 Menindaklanjuti Usulan SKP Pegawai Yang Dinilai Jika ada pegawai yang mengajukan usulan SKP, maka ada 2 cara untuk menindaklanjuti usulan SKP tersebut. 1. Melalui Menu Dashboard Tiap pegawai yang mengusulkan SKP keatasan langsung/penilai maka penilai akan mendapatkan notifikasi. Seperti contoh, yang ada pada gambar berikut: 10
Gambar 8. Notifikasi usulan SKP pegawai Pegawai yang mengusulkan SKP dan belum Anda setujui, akan masuk ke kolom Daftar Pegawai dengan SKP Belum Anda Setujui. Anda dapat mengklik nama pegawai tersebut untuk menindaklanjuti usulan SKP yang diajukan oleh pegawai tersebut. Setelah diklik, sistem akan menampilkan halaman seperti pada gambar berikut: 11
Gambar 9. Halaman usulan SKP pegawai Pada tahap ini, Anda sebagai penilai dapat mengubah, maupun menambahkan (revisi) secara langsung dari SKP yang diusulkan. Namun merevisi ini tidak wajib dilakukan, Anda dapat langsung menyetujui usulan SKP tersebut jika memang sudah benar. Setelah melakukan revisi atau akan menyetujui usulan SKP, maka Anda dapat menekan tombol. Jika ada revisi dari usulan SKP maka Anda harus mengisi alasan revisi tersebut pada form alasan form ini akan muncul setelah menekan tombol setujui jika sebelumnya Anda merevisi usulan SKP tersebut. Berikut gambar form alasan: Gambar 10. Form alasan revisi usulan SKP 12
2. Melalui fitur SKP Pegawai Cara kedua yaitu melalui fitur SKP Pegawai. Anda dapat memilih menu maka sistem akan menampilkan halaman seperti gambar berikut: Gambar 11. Daftar pegawai yang dinilai Kemudian tekan tombol maka sistem akan menampilkan usulan SKP pegawai tersebut seperti pada gambar berikut: Gambar 12. SKP Pegawai 13
Untuk kembali pada daftar pegawai, Anda dapat menekan tombol. Untuk proses persetujuan selanjutnya sama dengan penjelasan dengan cara nomor 1. VI.2 Memantau Progress Pegawai Dalam aplikasi ini, penilai dapat memantau progress yang telah dilaporkan oleh pegawai dengan cara memilih fitur menampilkan halaman seperti pada gambar berikut: maka sistem akan Gambar 13. Daftar progres pegawai Anda dapat melihat detail progress pegawai dengan cara menekan tombol berikut: maka sistem akan menampilkan halaman seperti pada gambar 14
Gambar 14. Detail progress pegawai VI.3 Menggunakan Buku Catatan Fitur buku evaluasi/catatan digunakan untuk memberikan catatan evaluasi pegawai sebagai acuan penilaian perilaku pegawai. Hal ini sangat bermanfaat jika penilai mutasi jabatan dan digantikan oleh pejabat lain maka buku evaluasi ini dapat digunakan sebagai pertimbangan pejabat baru dalam memberikan penilaian perilaku pegawai. Untuk menggunakan fitur ini anda dapat memilih fitur seperti pada gambar berikut: maka sistem akan menampilkan halaman 15
Gambar 15. Halaman fitur buku catatan Anda dapat menambahkan catatan pegawai dengan cara memilih nama pegawai kemudian tekan tombol maka sistem akan menampilkan data pegawai dan data catatan jika sebelumnya telah terisi seperti pada gambar berikut: Gambar 16. Halaman catatan setelah dipilih pegawai Untuk menambahkan catatan, tekan tombol maka sistem akan menampilkan form tambah catatan seperti pada gambar berikut: 16
Gambar 17. Form tambah catatan Setelah diisi, maka tekan tombol maka data akan tersimpan dan tampil seperti pada gambar berikut: 17
Gambar 18. Halaman catatan setelah diisi data VI.4 Menilai SKP Pegawai Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, penilaian SKP ini diambil dari akumulasi realisasi SKP yang telah dilaporkan pegawai. Untuk melihat nilai SKP pegawai yang dinilai, anda dapat menekan tombol kemudian pilih sub fitur Penilaian SKP maka sistem akan menampilkan halaman seperti pada gambar berikut: 18
Gambar 19. Daftar nilai SKP pegawai yang dinilai Nilai yang ditampilkan pada fitur ini adalah hasil perhitungan dari progress SKP yang dilaporkan oleh pegawai diformulasikan dengan rumus baku pada Peraturan Kepala BKN No 1 Tahun 2013. Ketika saatnya penilaian, maka anda harus menyetujui atau mengoreksi nilai SKP dengan cara menekan tombol halaman seperti pada gambar berikut: maka sistem akan menampilkan 19
Gambar 20. Detail nilai SKP Pada saat ini, penilai dapat mengubah target maupun realisasi dari pegawai serta memberikan nilai tugas tambahan dan tugas kreativitas kemudian tekan tombol untuk menyetujui data. Jika ada perubahan data yang disetujui, maka penilai harus mengisi form alasan perubahan seperti pada gambar berikut: 20
Gambar 21. Form alasan perubahan target Setelah diisi, maka tekan tombol untuk mengirimkan alasan kepada pegawai. VI.5 Menilai Perilaku Kerja Pegawai Penilaian perilaku kerja pegawai dinilai oleh pejabat penilai. Untuk menggunakan fitur ini anda dapat memilih fitur kemudian pilih sub menu Penilaian Perilaku maka sistem akan menampilkan halaman seperti pada gambar berikut: 21
Gambar 22. Daftar nilai perilaku pegawai Untuk memberikan nilai, maka tekan tombol menampilkan halaman seperti pada gambar berikut: maka sistem akan 22
23
Gambar 23. Form penilaian perilaku kerja Anda dapat mengisi nilai pada kolom nilai, kemudian sebutan otomatis akan keluar ketika anda selesai memberikan nilai. Setelah selesai mengisi, maka tekan tombol maka sistem akan menyimpan data. VI.6 Hasil Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Fitur ini merupakan hasil akumulasi perhitungan dari hasil nilai SKP dan nilai perilaku kerja. Untuk menampilkan halaman hasil penilaian ini, anda dapat memilih fitur kemudian pilih sub fitur Penilaian Prestasi Kerja maka sistem akan menampilkan halaman seperti pada gambar berikut: 24
Gambar 24. Daftar nilai SKP dan perilaku pegawai Untuk melihat detail nilai, anda dapat menekan tombol akan menampilkan halaman seperti pada gambar berikut: maka sistem 25
Gambar 25. Detail hasil penilaian VI.7 Menindaklanjuti Keberatan Penilaian Jika ada pegawai mengajukan keberatan, maka Anda sebagai penilai dapat memberikan tanggapan dari keberatan tersebut. Setiap pegawai yang mengajukan keberatan, maka penilai dan atasan penilai akan diberikan notifikasi seperti pada gambar berikut: 26
Gambar 26. Notifikasi Keberatan Penilaian Setelah itu, Anda dapat menekan tombol Lihat yang ada pada kolom nitifikasi, maka sistem akan menampilkan keberatan yang disampaikan pegawai tersebut seperti pada gambar berikut: Gambar 27. Alasan Keberatan Penilaian Anda dapat menekan tombol Balas untuk menindaklanjuti keberatan tersebut sehingga sistem akan menampilkan form balasan seperti gambar berikut: 27
Gambar 28. Form Balas Keberatan Setelah diisi, tekan tombol kirim untuk mengirim balasan kepada pegawai yang bersangkutan. Jika Anda ingin melihat nilai dari pegawai tersebut sebelum mengirimkan balasan, Anda dapat menekan nama pegawai tersebut, sehinga sistem akan menampilkan hasil nilai pegawai tersebut serta keberatannya seperti pada gambar berikut: 28
Gambar 29. Hasil penilaian prestasi kerja pegawai Kemudian, Anda dapat menekan tombol balas sehingga akan muncul form untuk membalas atau menindaklanjuti. V. Penutup Demikian buku panduan ini dibuat dengan harapan user dapat memahami proses-proses pada aplikasi, dan dapat mempraktekan aplikasi ini secara mandiri. 29