PEKELILING BENDAHARI BIL 2/2010 PEJABAT BENDAHARI No Rujukan Fail : 100-BBI(PTA.6/6) Tarikh : 21 Januari 2010 Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Shah Alam Pengarah Kampus Cawangan Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam Ketua Pejabat Bendahari UiTM Kampus Cawangan Y.Bhg Prof.Dato / Datin / Prof. /Tuan / Puan, TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA (PENERIMAAN) 1.0 PENDAHULUAN Tatacara Pengurusan Aset Alih UiTM Penerimaan adalah garis panduan bagi pengurusan dokumentasi dan pelaporan penerimaan di Pusat Tanggungjawab. Ia disediakan mengikut dasar pengurusan aset UiTM yang dilulus oleh Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan Bil. 157 pada 2 April 2008. 2.0 OBJEKTIF Tatacara Pengurusan Aset Alih UiTM Penerimaan adalah bagi:- ( a ) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan; ( b ) Memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan; dan ( c ) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan. 3.0 DEFINISI 3.1 Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milik atau di bawah kawalan UiTM yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan atau yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan. 3.2 Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari suatu tempat ke suatu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan. 1
3.3 Aset alih terbahagi kepada tiga (3) kumpulan iaitu:- 3.3.1 Harta Modal adalah aset alih yang harga perolehan asalnya bernilai RM3,000.00 (Ringgit Malaysia Tiga Ribu) dan ke atas setiap satu; 3.3.2 Inventori (a) Aset alih yang harga perolehan asalnya antara RM500.00 (Ringgit Malaysia Lima Ratus) hingga RM2,999.99 (Ringgit Malaysia Dua Ribu Sembilan Ratus Sembilan Puluh Sembilan dan Sen Sembilan Puluh Sembilan sahaja) setiap satu dan memerlukan penyelenggaraan secara berjadual atau tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual; Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan di dalam manual/buku panduan pengguna. (b) Perabot, karpet, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal masih perlu didaftarkan di dalam Daftar Inventori PTJ. Rekod Daftar Inventori PTJ digunakan sebagai rujukan semasa PTJ merancang bajet tahunan dan mencadangkan pelupusan inventori yang lusuh atau rosak. 3.3.3 Barang Aset alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM500.00 (Ringgit Malaysia Lima Ratus) dan tidak ekonomikal untuk diselenggara dalam daftar secara berasingan (satu kad untuk satu barang). Walau bagaimanapun barang guna-buang seperti kertas fotostat, kertas simili berwarna dan alatulis pejabat masih tertakluk di bawah tatacara stor dan perlu didaftar dalam Daftar Stor Bahagian. 3.4 Pegawai Pengawal ialah Naib Canselor Universiti Teknologi MARA. 3.5 Ketua Pusat Tanggungjawab ialah Pengarah Kampus Cawangan, Dekan Fakulti, Ketua Bahagian, Pusat, Unit, Pengarah Akademi Pengajian di Kampus Induk (meliputi Kampus-Kampus Jalan Othman, INTEC Seksyen 17, Puncak Perdana dan Puncak Alam). 3.6 Pegawai Aset ialah pegawai yang bertanggungjawab terhadap pengurusan rekod pengagihan, penempatan, pemindahan/pertukaran pemilik, penggunaan, penyelenggaraan, pelupusan dan pelaporan kehilangan aset alih Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang di bawah seliaannya. 3.7 Pegawai Penerima ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi oleh PTJ. 3.8 Pegawai bertauliah ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu seperti geoteknik, struktur, nuklear, mekanikal dan elektrikal. 2
3.9 Pemilik Aset ialah Pusat Tanggungjawab yang mempunyai hak milikan atau kawalan ke atas sesuatu aset. 3.10 Custodian ialah pegawai yang diberi tanggungjawab ke atas kawalan sesuatu aset. 3.11 Pengendali Aset ialah pegawai yang diberi tanggungjawab menggendalikan operasi dan penyelenggaraan sesuatu aset 3.12 Pengurus Aset ialah pegawai yang diberi tanggungjawab sebagai wakil pemilik aset untuk menjaga, mengurus dan mentadbir sesuatu aset. 4.0 PERATURAN PENERIMAAN (a) Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan; (b) Pemeriksaan teknikal oleh pegawai-pegawai UiTM yang bertauliah hendaklah dilakukan apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian; (c) Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset :- (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betul; Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji sertamerta sebelum disahkan penerimaannya; Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta-merta maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan Diterima dengan syarat ia akan disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji ; Jika terdapat kerosakan atau perselisihan, pegawai aset/penerima adalah bertanggungjawab untuk menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih UiTM KEW.PA.UiTM-1. Borang KEW.PA.UiTM-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah dihantar dengan sertamerta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal dan salinan dipanjangkan kepada Unit Kewangan Zon/ Pejabat Bendahari Kampus; Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset diterima berserta Perakuan Jaminan Pembekal. Pengesahan mutu bekalan hendaklah ditandatangani dan dicap nama pembekal pada muka surat kedua Salinan Asal Pesanan Tempatan; Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada. 3
5.0 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB 5.1 Ketua Pusat Tanggungjawab dikehendaki supaya mengemukakan nama pegawai-pegawai bagi lantikan sebagai Pegawai Aset, Pegawai Penerima, Pegawai Bertauliah, Pengendali Aset dan Pengurus Aset PTJ oleh Naib Canselor. 5.2 Setiap Pusat Tanggungjawab (PTJ) diwajibkan untuk mengemukakan sekurang-kurang seorang pegawai daripada kalangan Timbalan Dekan/ Timbalan Pengarah kampus cawangan/ Timbalan Ketua PTJ/ pegawai pentadbiran Gred 27 dan ke atas. 5.3 Tempoh lantikan adalah mengikut tempoh lantikan sebagai pentadbir akademik atau mengikut tempoh penempatan selaku pegawai pentadbiran di PTJ tersebut. 5.4 Penamaan dan pelantikan pengganti serta penyerahan tugas pegawai yang berpindah atau bersara perlu dilaksana secara teratur dan sempurna. 5.5 Tanggungjawab sebagai Pegawai Aset, Pegawai Penerima, Pegawai Bertauliah, Pengendali Aset dan Pengurus Aset PTJ hendaklah dinyatakan di dalam Senarai Tugas pegawai-pegawai yang dilantik. 5.6 Contoh Senarai Tugas Pegawai Aset, Pegawai Penerima, Pegawai Bertauliah, Pengendali Aset dan Pengurus Aset adalah seperti di Lampiran A. 5.7 Memastikan pegawai yang dilantik sebagai Pegawai Aset, Pegawai Penerima, Pegawai Bertauliah PTJ menjalankan tugas pengurusan perancangan pembelian/gantian, penempatan/pemindahan/penyerahan, penggunaan, penyelenggaraan dan pelupusan aset PTJ secara berjadual dan tersusun. 5.8 Memastikan aset PTJ sentiasa berada dalam keadaan selamat dan terkawal dengan adanya Manual Prosedur Kerja (MPK), Manual Penggunaan Peralatan dan Dasar Pengurusan Aset PTJ yang jelas dan terkini (sentiasa dikaji dan dikemaskini). 5.9 Memastikan semua aset PTJ diuruskan mengikut tatacara yang telah ditetapkan. 6.0 PEMAKAIAN DAN TARIKH KUAT KUASA 6.1 Pekeliling Bendahari ini hendaklah dibaca bersama-sama Pekeliling Bendahari Tahun 2020 Manual Pengurusan Aset Menyeluruh Kerajaan dan Pekeliling Bendahari Bil. 6/2008 Peraturan Pengesahan Penerimaan Barang dan Pengesahan Kerja/Perkhidmatan Universiti Teknologi MARA yang sedang berkuatkuasa. 4
6.2 Pekeliling Bendahari ini hendaklah diguna pakai oleh Universiti Teknologi MARA, Shah Alam dan Kampus-Kampus Cawangan bagi semua Kumpulan Wang mulai 1 Januari 2010. Saya yang menurut perintah, SANIP BIN WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA 5
KEW.PA.UiTM-1 Kampus :... BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH UiTM (Hendaklah disi dalam 2 salinan jika terdapat kerosakan/perselisihan) Nama Pembekal : PusatTanggungjawab : Alamat : No. Pesanan Jabatan : No. Faks Pembekal : logotelefon : e-mel Pembekal : Bil Nota Hantaran Nama Kuantiti No. Tarikh Aset Dipesan Diterima Perselisihan Perihal Kerosakan Catatan Pegawai Penerima Ketua Pusat Tanggungjawab Tandarangan : Tandarangan : Nama : Nama : Jawatan : Jawatan : Tarikh : Tarikh : 6
LAMPIRAN A1 Pegawai Aset Pegawai Aset ialah pegawai yang bertanggungjawab terhadap pengurusan rekod pengagihan, penempatan, pemindahan/pertukaran pemilik, penggunaan, penyelenggaraan, pelupusan dan pelaporan kehilangan aset alih Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang di bawah seliaannya. Tugas dan Tanggungjawab 1. Setiausaha kepada Lembaga Pemeriksaan Aset di peringkat PTJ. 2. Menyelaras pelantikan Pegawai Pemeriksa Aset Alih PTJ. 3. Menyelaras penjadualan pemeriksaan berkala aset alih PTJ. 4, Memastikan pemindahan penempatan aset alih atau pertukaran penjaga (custodian) aset alih dimaklumkan kepada Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari kampus cawangan bagi tindakan kemaskini Daftar Harta. 5. Memastikan laporan pemeriksaan aset alih PTJ dibentang pada mesyuarat pentadbiran PTJ. 6. Mengemukakan laporan bulanan pemeriksaan aset alih PTJ kepada Bahagian Pengurusan Harta Benda, Pejabat Bendahari UiTM/ Pejabat Bendahari kampus cawangan. 7. Menggunakan laporan pemeriksaan aset PTJ dalam perancangan pembelian, penyediaan keperluan penggantian, penambahan dan penyelenggaraan aset alih PTJ. 7
LAMPIRAN A2 Pegawai Penerima Pegawai Penerima ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi. Tugas dan Tanggungjawab 1. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betul; 2. Memastikan aset diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya; 3. Memastikan kenyataan Diterima dengan syarat ia akan disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji dicatatkan pada Nota Hantaran atau Delivery Order (DO), sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta-merta. 4, Jika terdapat kerosakan atau perselisihan, pegawai aset/penerima hendaklah menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih UiTM KEW.PA.UiTM-1. 5. Memastikan Borang KEW.PA.UiTM-1 disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Pusat Tanggungjawab serta dihantar dengan serta-merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal. Salinan Borang KEW.PA.UiTM-1 hendaklah dipanjangkan kepada Unit Kewangan Zon/ Pejabat Bendahari Kampus; 6. Memastikan aset diterima berserta Perakuan Jaminan Pembekal. 7. Memastikan pengesahan mutu bekalan ditandatangani dan dicap nama pembekal pada muka surat kedua Salinan Asal Pesanan Tempatan; dan 8. Memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada. 8
LAMPIRAN A3 Pegawai Bertauliah Pegawai bertauliah ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu seperti geoteknik, struktur, nuklear, mekanikal dan elektrikal. Tugas dan Tanggungjawab 1. Memeriksa dan mengujilari peralatan untuk memastikan aset yang diterima adalah betul dan menepati spesifikasi yang ditetapkan; 2. Memastikan latihan pengendalian dan pengurusan aset dilaksanakan oleh pembekal. 3. Memastikan manual penggunaan dan penyelenggaraan diterima dan disimpan sebagai rujukan. 4, Memastikan Standard Operating Procedure (SOP) pengurusan peralatan makmal sentiasa dikemaskini. 5. Menganjurkan program latihan berkala bagi memantapkan kemahiran pengurusan aset dalam kalangan pengendali aset. 6. Memastikan penyelenggaraan berjadual dilaksanakan secara teratur. 7. Mengamalkan perancangan belanjawan secara berhemat dan berkesan dalam pengurusan aset PTJ. 9
LAMPIRAN A4 Pengendali Aset Pengendali Aset ialah pegawai yang diberi tanggungjawab mengendalikan operasi dan penyelenggaraan sesuatu aset Tugas dan Tanggungjawab 1. Mengikuti latihan pengendalian dan pengurusan aset dilaksanakan oleh pembekal. 2. Menyimpan manual penggunaan dan penyelenggaraan dengan teratur untuk dijadikan sumber rujukan. 3. Mematuhi Standard Operating Procedure (SOP) pengurusan peralatan makmal. 4, Memastikan panduan penggunaan peralatan dipaparkan dengan jelas untuk panduan pengguna. 5. Mengikuti program latihan berkala bagi memantapkan kemahiran pengurusan aset. 5. Memastikan penyelenggaraan berjadual dilaksanakan secara teratur. 6. Mematuhi dan menguat kuasakan peraturan keselamatan semasa berada dibengkel atau makmal. 10