Bab : I Petunjuk Awal Penggunaan Aplikasi SIMGaji 1. Pembentukan Folder ; Sebelum mengoperasikan Program ini pada komputer yang berfungsi sebagai Client (komputer pengguna) atau Server harus dibuat dulu folder dengan nama c:\dbgaji kemudian pada folder dbgaji tersebut copykan file-file berikut : 1. 2. 3. 4. 5. dbgaji.exe VFP9RENU.DLL msvcr71.dll vfp9r.dll Config.fpw Buat shortcut dbgaji.exe ke desktop caranya dengan meng-click satu kali icon program dbgaji.exe pada folder dbgaji kemudian click kanan lalu pilih Send to lalu pilih Desktop (Create Shortcut) Shortcut dbgaji.exe Click 2 (dua) kali Icon dbgaji.exe maka akan tampil layar : Bila Komputer berfungsi sebagai client, maka IP Server harus diisi untuk koneksi database, misal IP Server : 172.16.50.151 (isi sesuai IP Server masing-masing) port : 3306 (default), database : dbgajido (default) sebagaimana terlihat pada gambar berikut ini ; Hal : 1
Setting Komputer yang berfungsi sebagai Client Bila Komputer berfungsi sebagai Server, maka IP Server harus diisi dengan : localhost, port : 3306 (default), database : dbgajido (default) sebagaimana terlihat pada gambar berikut ini ; Setting Komputer yang berfungsi sebagai Server Hal : 2
Bila koneksi berjalan dengan baik, maka muncul message seperti gambar dibawah ini; Selanjutnya click tombol OK, maka system akan melakukan koneksi ke server database sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Tunggu beberapa saat sampai proses Initialize Completed hingga Connection successfully. berarti system dan database telah bisa digunakan untuk bekerja. Jika pada saat proses tersebut muncul pesan database tidak terhubung, Pertama-tama cek kabel jaringan, setting IP Server untuk koneksi,jika kedua hal tersebut sudah Ok dan pesan yang sama masih muncul hubungi Admin Gaji untuk melakukan restart database gaji. Setelah proses inisialisasi selesai..., maka akan tampil layar sebagai berikut : Hal : 3
Inilah layar utama dari program Aplikasi Data dan Gaji Pegawai Negeri Sipil Daerah. 2. Pengisian, perubahan user dan password ; Untuk masuk kedalam Sistim Aplikasi, User harus melakukan otentikasi dengan mengisilkan Nama User dan Password kedalam form berikut : Jika nama user dan pasword telah diisi click Login untuk melakukan login. Lakukan perubahan password secara berkala dengan mengclick tombol Ganti Password maka akan tampil Form seperti dibawah ini ; Hal : 4
User ID, masukkan dengan nama user anda. Password : Ketik password lama anda Password Baru : Ketik password baru anda (Kombinasikan huruf dan angka yang mudah diingat misal : 1nd0n3si4) Konfirmasi : Ketik sama dengan Password Baru (harus sama) Click Tombol Oke Jika Otentikasi User dan Password berhasil maka akan tampil screen sebagai berikut ; Perhatikan User Name yg aktif Hal : 5
3. Penjelasan fungsi tombol-tombol ; a. Tombol : Admin meliputi ; Digunakan oleh petugas Admin Gaji untuk melakukan Setting Parameter, - Setting Pemda, yaitu fitur untuk melakukan pengisian nama pemda, alamat, - Setting Parameter, fitur ini berfungsi untuk melakukan setting - Setup User, fitur ini hanya dikelola oleh petugas Admin yang berfungsi untuk - Reset Password, fitur ini digunakan oleh petugas Admin untuk melakukan reset - Perubahan NIP, fitur ini hanya diberikan pada petugas Admin untuk melakukan - Pembagian Tugas Kerja, fitur ini hanya diberikan pada petugas Admin untuk - Penomoran SP2D/SPM/SKPP, fitur ini berfungsi untuk setting penulisan nomor - Tabel SKPD, fitur ini berfungsi untuk melakukan insert, delete dan - Tabel SATKER, fitur ini berfungsi untuk melakukan insert, delete dan - Kirim Data Gaji ke DPPKAD, fitur ini hanya boleh dilakukan bila data gaji yang logo, nomor rekening, nama bank, nomor NPWP dan sebagainya. parameter seperti tarif pajak progresif, tunjangan beras, potongan IWP (Iuran Wajib Bukan Pajak), Askes ditanggung pemberi kerja (pemda), tunjangan keluarga, gaji pokok, tunjangan struktural, tunjangan fungsional, tunjangan umum, tunjangan kemahalan, tunjangan daerah terpencil dan tunjangan fungsional khusus. penambahan user dan pemberian hak akses. password user. perubahan/perbaikan NIP Pegawai yang keliru/salah insert yang dilakukan oleh operator gaji / user. melakukan setting pembagian tugas wilayah kerja bagi petugas operator gaji. dan kode klasifikasi. pemeliharaan tabel SKPD serta nama pejabat penanda tangan. pemeliharaan tabel SATKER serta nama pejabat penanda tangan. akan dikirim dipastikan telah dilakukan create dan dinyatakan benar. Hal : 6
- Gabung Data Gaji SKPD, fitur ini digunakan bila proses gaji dilakukan tidak - Kirim Data Gaji Ke Taspen, fitur ini berfungsi untuk pembentukan data rutin pada 1 (satu) server, tetapi secara terpisah pada SKPD/Satker sehingga untuk melakukan penggabungan pada server gaji perlu dilakukan download file dari folder/drive tertentu. setiap bulannya yang berbentuk file berekstensi Excell untuk dikirimkan ke PT Taspen (Persero) Cabang pengelola. b. Tombol : Operator Digunakan oleh petugas gaji/operator pekerjaan pengolahan data gaji meliputi ; - Pemeliharaan Data, - Proses Gaji, - Pencetakan Gaji dan, - Monitoring Data Pegawai. gaji untuk melakukan c. Tombol : Guest Digunakan oleh pengunjung atau pegawai untuk melakukan display/ tayangan data kepegawaian diri sendiri, yang meliputi ; - Bio Data Pegawai - Data Keluarga, - Komponen Gaji, - Riwayat Pendidikan, - Riwayat Penerimaan Gaji, - Riwayat Kepangkatan/Gaji Pokok - Riwayat Jabatan Struktural - Riwayat Jabatan Fungsionall dan - Riwayat Mutasi Unit Kerja d. Tombol : EIS (Executive Information System) - Fitur ini digunakan oleh pimpinan atau atasan guna melihat jumlah realisasi pembayaran gaji atau data pertumbuhan kepegawaian per Semester secara kuantitas dan Grafik, meliputi ; - Pertumbuhan Jumlah Pegawai Jumlah Pegawai Menurut Golongan Jumlah Pegawai Menurut Eselon Jumlah pegawai Menurut Jabatan Jumlah CPNS/PNS Jumlah Tenaga Guru Jumlah Tenaga Kesehatan Pembayaran Gaji Pegawai Total Gaji Per Golongan Hal : 7
Bab : II Petunjuk Teknis Penggunaan Fitur-Fitur 1. Ruang Administrator Gaji (Admin) Berikut ini akan dijelaskan secara terperinci tentang penggunaan fitur-fitur pada ruang administrator gaji, sebagai berikut ; a. Setting Pemda, yaitu fitur untuk melakukan pengisian nama pemda, alamat, logo, nomor rekening, nama bank, nomor NPWP dan sebagainya sesuai dengan data instansi pengelola gaji, sebagaimana isian pada menu-menu yang ada pada gambar dibawah ini ; Hal : 8
b. Setting Parameter, fitur ini berfungsi untuk melakukan setting parameter seperti tarif pajak progresif, tunjangan beras, potongan IWP 10% (Iuran Wajib Bukan Pajak, yaitu terdiri dari : Iuran Pensiun 4,75%, Iuran THT sebesar 3,25% dan Iuran Askes ditanggung pekerja sebesar 2%), Askes sebesar 2% ditanggung pemberi kerja (pemda), tunjangan keluarga, gaji pokok, tunjangan struktural, tunjangan fungsional, tunjangan umum, tunjangan kemahalan, tunjangan daerah terpencil dan tunjangan fungsional khusus dengan memilih TMT berlaku, atau dengan melakukan insert tarif baru bila TMT berlaku pada tabel belum tersedia. Hal : 9
Menu Setting Tarif TMT Berlaku Tarif Berikut contoh menu bila ingin melakukan update/insert tarif Gaji Pokok, pilih setting tarif Gaji Pokok, click kelompok PNS, kemudian isi Cari TMT berlaku (tabel lama), pangkat, kemudian isi TMT berlaku (baru), sesuaikan no.urut/masa kerja dan tarif Gaji Pokok yang berlaku (tarif baru) sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Hal : 10
c. Setup User, fitur ini hanya dikelola oleh petugas Admin yang berfungsi untuk penambahan User Id dan pemberian hak akses berupa status (aktif atau Non aktif), Level (Administrator, Operator,Guest dan EIS), sebagaimana terlihat pada gambar menu dibawah ini ; d. Reset Password, fitur ini digunakan oleh petugas Admin untuk melakukan reset password user, sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Hal : 11
e. Perubahan NIP, fitur ini hanya diberikan pada petugas Admin untuk melakukan perubahan/perbaikan NIP Pegawai yang keliru/salah insert yang dilakukan oleh operator gaji / user. f. Pembagian Tugas Kerja, fitur ini hanya diberikan pada petugas Admin untuk melakukan setting pembagian tugas/kewenangan wilayah kerja bagi petugas operator gaji sesuai dengan SKPD yang dikelola Hal : 12
Click Set Tugas Kerja Pilih SKPD yg diberi kewenangan pada petugas operator gaji. g. Penomoran SP2D/SPM/SKPP, fitur ini berfungsi untuk setting penulisan nomor dan kode klasifikasi SP2D/SPM/SKPP sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Hal : 13
h. Tabel SKPD, fitur ini berfungsi untuk melakukan insert, delete dan pemeliharaan tabel SKPD serta nama pejabat penanda tangan. Click pada tombol Rekam Clik tombol Rekam, selanjutnya clik tombol Cari untuk memilih SKPD yang akan dilakukan update (pemeliharaan) data nama skpd, kota, nomor telpon, nomor npwp, nama kepala, nama bendahara, nama pembuat daftar, NIP dan nama jabatan. Lalu click tombol Simpan bila data-data yang dilakukan update diyakini benar. i. Tabel SATKER, fitur ini berfungsi untuk melakukan insert, delete dan pemeliharaan tabel SATKER serta nama pejabat penanda tangan. Hal : 14
Click pada tombol Rekam Clik tombol Rekam, selanjutnya clik tombol Cari untuk memilih Satker yang akan dilakukan update (pemeliharaan) data nama satker, kota, nomor telpon, nomor npwp, nama kepala, nama bendahara, nama pembuat daftar, NIP dan nama jabatan. Lalu click tombol Simpan bila data-data yang dilakukan update diyakini benar. j. Kirim Data Gaji ke DPPKAD, fitur ini hanya boleh dilakukan bila data gaji berkenaan yang akan dikirim dipastikan telah dilakukan create dan dinyatakan benar. Isi Jenis Daftar : Pilih Jenis Daftar (Gaji Induk, Gaji Susulan, Gaji ke 13, Bulan/Tahun Gaji Tgl Rencana Bayar Nama File : isi bulan dan tahun gaji : isi tanggal rencana pembayaran : click tombol Bentuk File, maka akan muncul folder/ Kekurangan gaji, Rapel, Uang Duka dan Gaji terusan) Hal : 15
directory penyimpanan file/data yang akan dituju seperti terlihat pada gambar dibawah ini ; Bila Proses transfer/pembentukan data telah selesai, akan muncul message sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini k. Gabung Data Gaji SKPD, fitur ini digunakan bila proses gaji dilakukan tidak pada 1 (satu) server, tetapi secara terpisah pada SKPD/Satker sehingga untuk melakukan penggabungan pada server gaji perlu dilakukan download file dari folder/drive tertentu hasil kiriman dari SKPD/Satker pengelola data gaji. Proses ini akan melakukan penggabungan data gaji dari SKPD/Satker yang pengelolaan data gajinya secara terpisah. Hal : 16
Click tombol Proses. tunggu hingga muncul message seperti gambar dibawah ini ; l. Kirim Data Gaji Ke Taspen, fitur ini berfungsi untuk pembentukan data rutin setiap bulannya yang berbentuk file berekstensi Excell untuk dikirimkan ke PT Taspen (Persero) Cabang pengelola. Bulan/Tahun Gaji Jenis Gaji File Name Place to Folder Nama File : isi bulan dan tahun gaji : Pilih Jenis Daftar (Gaji Induk, Gaji Susulan, Gaji ke 13, Kekurangan gaji, Rapel, Uang Duka dan Gaji terusan) : terbentuk secara otomatis : pilihan folder/directory untuk penyimpanan file/data. : click tombol Bentuk File, makan akan muncul folder/ Hal : 17
Click tombol Proses seperti terlihat pada gambar dibawah ini ; Hal : 18
Hingga muncul message QUERY DATA SUKSES.. Untuk melihat data hasil Proses Pengiriman Softcopy ke Taspen pada folder c:\dbgaji\d200013201110.xls Hasil Pembentukan Data utk Taspen Jika clik 2 kali, maka akan muncul data yang berisi field kode satker, nip, nama, jenis kelamin, tanggal lahir, jumlah istri, jumlah anak, pangkat, gaji pokok, kode stapeg, dan nama satker seperti terlihat dibawah ini ; Hal : 19
2. Ruang Operator Gaji (User) Pada halaman ini disediakan menu bagi petugas pengelola data gaji (operator) untuk melakukan pekerjaan pengolahan data gaji yang meliputi Pemeliharaan Data, Proses Gaji, Pencetakan Gaji dan Monitoring Data Pegawai sebagaimana terlihat pada gambar menu dibawah ini ; Hal : 20
Berikut dijelaskan secara singkat tentang penggunaan menu-menu / fitur-fitur yang ada sebagai berikut ; A. Pemeliharaan Data, 1. Pemeliharaan Data Kepegawaian Pada menu ini akan dibahas beberapa kegiatan, diantaranya ; Data Pribadi Pegawai Komponen Data Gaji Data Keluarga Perubahan Tunjangan keluarga Perubahan Gaji Pokok/pangkat/golongan Perubahan Tunjangan Struktural Perubahan Tunjangan Fungsional Perubahan Fungsional Khusus Hutang Pegawai Data Pendidikan Pegawai Kartu Gaji Pegawai SKPP Surat Keterangan Penghasilan Laporan Pajak, dan Historis Gaji Pegawai a. Data Pribadi Pegawai Pada menu ini operator diberi kemudahan untuk melakukan display data dengan meng-click tombol pilihan Cari Dengan (pilihan : All, Nama,NIP,Satker,SKPD dan Golongan). Hal : 21
Tombol Cari Dengan Tombol Tambah Tombol Pilih Kegiatan Tombol Hapus Bila ingin melakukan insert/penambahan data pegawai, click tombol Tambah, akan muncul menu isian sebagaimana gambar dibawah ini ; Hal : 22
Bila NIP yang di input belum ada pada database, maka akan muncul message NIP TIDAK ADA DALAM DATABASE, clik OK kemudian muncul message pilihan APAKAH AKAN MENGISI DATA BARU?. Bila tombol Yes dilakukan click, maka operator dapat melanjutkan isian pada kolom-kolom tersedia sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Hal : 23
Untuk pengisian alamat, cukup dituliskan nama jalan, nomor, rt/rw-nya saja, sedangkan untuk nama desa,kecamatan,kabupaten dan propinsi disediakan oleh aplikasi dengan meng-click tombol Cari Data Lokasi Hal : 24
Tombol Cari Data Lokasi Selanjutnya click tombol Simpan. Bila message yang muncul DATA TELAH DISIMPAN sebagaimana gambar dibawah ini, maka data yang di input tersebut telah tersimpan oleh system. Untuk menampilkan apakah data yang telah di input benar-benar telah direkam secara system, ketik pada kolom ketik nama disini (misal : BADUT), kemudian click tombol Cari Dengan,. Pilihan : Nama, lalu click gambar disamping kanan. Bila sukses akan muncul data sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Hal : 25
b. Komponen Gaji Pegawai Bila data tersebut telah ada, selanjutnya operator akan melakukan perekaman pada kegiatan Komponen Gaji Pegawai, sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Setelah dilakukan click pada tombol gambar disamping pilih kegiatan, maka muncul menu isian data Pemeliharaan Komponen Gaji sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Hal : 26
Lakukan isian data dengan meng-click tanda gambar disamping kanan kolom isian, akan muncul pilihan-pilihan dan tarif-tarif sesuai ketentuan yang berlaku pada pegawai tersebut, sebagaimana menu-menu terlihat pada gambar dibawah ini ; Click Status Pegawai (pilih kode 3 = Calon Pegawai (CPNS), 4 = Pegawai Tetap (PNS), 5 = Pegawai Tugas Belajar, 6 = Pegawai Cuti Diluar Tanggungan Negara, 7 = Pegawai Diperbantukan, 8 = Pegawai Dipekerjakan, 9 =Pegawai Skorsing, 10 = Pegawai Penerima Uang Tunggu, 23 = Pegawai Pensiun, 24 = Pegawai Keluar, 27 = Pegawai Meninggal, 30 = Pegawai Pensiun Melanjutkan Iuran THT ) Selanjutnya click TMT Stop, bila pegawai yang bersangkutan mengalami pensiun, meninggal atau keluar. Selanjutnya click Status Kawin, isi status kawin, jumlah isteri/anak. Setelah status kawin dan jumlah jiwa diisi, Click tombol Simpan, sehingga muncul message DATA TELAH DISIMPAN!, selanjutnya clik tombol Ok Selanjutnya isi kolom-kolom isian sebagaimana terlihat di menu pada gambargambar berikut ini ; Hal : 27
Hal : 28
Hal : 29
Hal : 30
Bila datanya sudah diyakini benar, selanjutnya click tombol Simpan, akan muncul message DATA TELAH DISIMPAN Selanjutnya untuk melihat kebenaran data gaji yang telah diinput, dapat melihat simulasi gaji dengan meng-click tombol Preview Simulasi Gaji sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Hal : 31
Untuk keluar dari menu ini click tombol Tutup atau tanda (X). c. Data Keluarga Untuk display ataupun menambah data keluarga, lakukan click pada tombol Cari Dengan pilihan : Nama, lalu ketik (misal : BADUT) pada kolom ketik nama disini, selanjutnya -Pilih Kegiatan- Data Keluarga, lalu click tombol GO seperti terlihat pada gambar dibawah ini ; Hal : 32
Click 2 kali pada baris bar nama Lalu click 2 kali pada baris bar data nama, maka akan muncul data-data keluarga tersebut pada kolom-kolom diatas. Selanjutnya isi data-data yg sesuai dengan kondisi data yang sedang di input, apakah hubungan Hal : 33
keluarga sebagai diri sendiri, istri/suami,anak dan sebagainya seperti terlihat pada pilihan referensi hubungan keluarga pada gambar dibawah ini ; Bila telah selesai melakukan insert/penambahan data keluarga untuk 1 (satu) jiwa keluarga click tombol Simpan Data, akan muncul message DATA TELAH DISIMPAN sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Bila petugas operator ingin melakukan perekaman kembali atas penambahan keluarga seperti istri, anak dan sebagainya, maka click tombol Data Baru, selanjutnya lakukan pengisian field-field tersedia sesuai kondisi Hal : 34
data keluarga yang di input. Bila telah selesai maka lakukan click pada tombol SIMPAN DATA sebagaimana langkah-langkah sebelumnya. d. Perubahan Tunjangan Keluarga Menu ini berfungsi untuk melakukan perubahan/mutasi tunjangan pada kode jiwa keluarga dikarenakan penambahan maupun pengurangan jiwa dikarenakan kelahiran anak, anak telah dewasa, meninggal dunia, perkawinan, cerai dan sebagainya yang berfungsi juga sebagai historis perubahan jiwa sesuai TMT Gaji berlaku sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Hal : 35
Click tombol Simpan bila data perubahan jiwa diyakini benar sebagai data baru yang muncul pada daftar gaji bulan berikutnya. e. Perubahan Gaji Pokok/Pangkat/Golongan Menu ini berfungsi untuk melakukan perubahan/mutasi gaji pokok/pangkat/ golongan sebagai akibat dari perubahan gaji pokok, kenaikan pangkat maupun Kenaikan Gaji Berkala (KGB). Menu ini juga berfungsi sebagai historis atas perubahan gaji pokok/pangkat/golongan sesuai TMT Gaji pegawai yang bersangkutan. Hal : 36
f. Perubahan Tunjangan Struktural Menu ini berfungsi untuk melakukan update tunjangan struktural sesuai kode eselon (lihat kode eselon) dan sebagai data historis tunjangan struktural bagi pegawai bersangkutan sesuai TMT Gaji. Hal : 37
g. Perubahan Tunjangan Fungsional Menu ini berfungsi untuk melakukan update tunjangan fungsional sesuai dengan kelompok fungsi-nya (lihat kode fungsional) dan sekaligus sebagai data historis tunjangan fungsional bagi pegawai bersangkutan sesuai TMT Gaji. Hal : 38
h. Perubahan Fungsional Khusus Menu ini berfungsi untuk mengisi tunjangan pada jabatan fungsional khusus (misal : pranata nuklir madya, bahaya radiasi tk I, ahli sandi dan sebagainya) i. Hutang Pegawai Menu ini berfungsi untuk Pemeliharaan Data Potongan / Hutang Pegawai pada pihak ke III lainnya seperti koperasi, bank, hutang kelebihan bayar gaji, cicilan dan sebagainya seperti terlihat pada gambar dibawah ini ; Hal : 39
j. Kartu Pegawai Menu ini berfungsi sebagai catatan historis gaji dan perubahan-perubahan yang terjadi terhadap data individu pegawai (********* Aplikasi sedang dikerjakan ************) k. SKPP (Surat Keterangan Penghentian Pembayaran) Menu ini berfungsi untuk pengisian data keterangan pembayaran gaji terakhir dan pencetakan SKPP bagi pegawai yang disebabkan oleh mencapai batas usia pensiun, meninggal dunia, berhenti dengan hormat atau pindah/mutasi ke suatu daerah/instansi tertentu. Menu isian dapat dilihat sebagaimana pada gambar dibawah ini ; l. Surat Keterangan Penghasilan Menu ini berfungsi untuk pencetakan keterangan penghasilan bulan terakhir pegawai untuk sesuatu keperluan seperti lampiran penghasilan dan sebagainya. Menu isian dan hasil print out Surat Keterangan Penghasilan dapat dilihat sebagaimana pada gambar dibawah ini ; Hal : 40
Hasil print out Surat Keterangan Penghasilan Hal : 41
m. Laporan Pajak Pribadi Hal : 42
n. Historis Gaji Pegawai Menu ini berfungsi untuk melakukan display historis penerimaan bulanan data gaji pegawai, sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini; Hal : 43
Hal : 44
a. Penghitungan Kekurangan Gaji Menu ini berfungsi untuk perhitungan kekurangan berupa gaji pokok, tunjangan keluarga, tunjangan struktural, tunjangan fungsional, gaji terusan, gaji 13, susulan, tunjangan beras dan perbaikan rapel beras. Pada perhitungan kekurangan Gaji ini, Tanggal Rencana Bayar merupakan keyword (kunci) yang harus di isi untuk menentukan dan membedakan data antar pembayaran kekurangan yang telah ada pada database. Sebagai contoh, pada gambar dibawah ini diperlihatkan cara menghitung kekurangan gaji pokok akibat kenaikan gaji berkala ; Sdr.Hasanudin Lubis, S.Pd mengalami kenaikan gaji berkala tmt 01 September 2011, pangkat 4A dari gapok Rp. 3.114.800,- menjadi Rp.3.200.900,- yang akan direncanakan dibayar pada tanggal 10 Nopember 2011 ( 3 bulan). isi tanggal rencana bayar : 10-11-2011, selanjutnya untuk memudahkan pencarian nama click cari Nip by nama : ketik HASANUDDIN, maka akan muncul nama-nama pegawai yang mengandung ejaan HASANUDDINseperti terlihat pada gambar dibawah ini ; Hal : 45
Click 2 kali atau letakkan cursor pada baris data yang diinginkan, lalu click tombol Pilih, selanjutnya untuk mengisi detil perhitungan kekurangan click tombol, Selanjutnya memberi tanda pada radio button Yang telah diterima (untuk input data-data yang telah dibayarkan), kemudian click kembali pada radio button Yang seharusnya (untuk input datadata yang seharusnya dibayarkan) sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Setelah data-data yang diinput diyakini benar, selanjutnya click tombol Simpan untuk menyimpan data yang telah diinput, sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Hal : 46
Untuk melihat hasil rapel gaji dapat meng-click tombol Verifikasi,dengan hasil sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; b. Perhitungan Susulan Gaji Menu ini berfungsi untuk perekaman data gaji yang belum belum masuk ke gaji induk sebagai akibat pegawai mengalami mutasi unit kerja (pegawai pindahan), pegawai CPNS, gaji tidak muncul (tidak dibayar) pada daftar gaji induk dan sebagainya. Hal : 47
Sebagi contoh akan ditunjukkan pada ilustrasi perekaman data gaji susulan akibat gaji tidak dibayar (tidak terbit pada daftar gaji induk) sebagaimana terlihat dibawah ini ; Sdri. CHERIDA RAHMADANA LUBIS, pangkat 2C gapok Rp. 1,363,120,- (gapok 80%, pegawai CPNS) tidak masuk pada daftar gaji induk Januari 2011 s/d Februari 2011 (2 bulan). Selanjutnya isi tanggal rencana bayar : 01-11-2011 lalu click tombol Cari Nama. Setelah pegawai tersebut sorot/letakkan cursor pada bar nama pegawai yang diinginkan, lalu click 2 kali atau click tombol Pilih. Setelah muncul data pegawai yang diinginkan lalu click tombol Hitung! Maka akan muncul data gaji susulan pegawai tersebut sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Hal : 48
Bila data yang telah di input diyakini benar, pada message APAKAH DATA AKAN DISIMPAN click tombol Yes, maka muncul message DATA TELAH DISIMPAN, artinya data yang telah di input telah tersimpan pada database, sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Untuk melihat apakah data tersebut telah tersimpan, dapat dilakukan dengan meng-click tombol Browse Data, maka akan terlihat data gaji susulan pegawai tersebut sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Hal : 49
c. Perhitungan Uang Duka Menu ini berfungsi untuk menghitung Uang Duka bagi ahli waris pegawai bila pegawai yang bersangkutan meninggal dunia secara alami (meninggal biasa) ataupun meninggal dunia sedang dalam melaksanakan dinas (pegawai tewas). Adapun jumlah uang duka yang diterima oleh waris pegawai sebesar ; a. Sebanyak 3 (tiga) kali penghasilan pada saat kejadian, bagi pegawai yang meninggal alami (meninggal biasa), dan ; b. Sebanyak 6 (enam) kali penghasilan pada saat kejadian, bagi pegawai yang meninggal dikarenakan kecelakaan sedang dalam melaksanakan dinas. Sebelum melakukan perhitungan uang duka, terlebih dahulu petugas operator gaji mengisi data status pegawai dengan kode = 27 (pegawai meninggal) dan TMT Stop Gaji pada menu Pemeliharaan Data Kepegawaian pilihan kegiatan Pemeliharaan Komponen Gaji, sebagaimana message dibawah ini ; Hal : 50
Selanjutnya click tombol Rekam untuk mengisi data tanggal wafat, nomor surat kematian, tanggal surat, penerbit, lamanya gaji terusan, tanggal bulan tahun stop gaji dan nama penerima gaji terusan (nama ahli waris penerima gaji terusan yang ada pada data keluarga pegawai yang bersangkutan) sebagaimana terlihat pada menu gambar dibawah ini; Hal : 51
Selanjutnya arahkan cursor pada bar data keluarga yang menerima gaji terusan lalu click tombol Pilih, kemudian click tombol Simpan, akan muncul message DATA BERHASIL DISIMPAN sebagaimana terlihat dibawah ini ; Hal : 52
Bila data tersebut diatas telah lengkap di isi, selanjutnya kembali ke menu perekaman uang duka wafat untuk mengisi uang duka wafat dengan meng-click tombol Hitung! sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Uang duka wafat diterima sebanyak 3 (tiga) kali dari penghasilan bulanan (meninggal biasa) sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Hal : 53
B. Proses Gaji, 1. Pembentukan Daftar Gaji Bulanan Menu ini berfungsi untuk pembentukan daftar gaji bulanan berupa gaji induk, gaji susulan, gaji 13, kekurangan gaji, rapel, uang duka dan gaji terusan. Senagai ilustrasi pembentukan daftar gaji induk dapat dilihat pada gambar dibawah ini, dengan langkah-langkah sebagai berikut ; Pilih jenis gaji yang akan di bentuk : 1 Gaji Induk Isi bulan tahun gaji : Nopember 2011 SKPD : Seluruh SKPD Selanjutnya click Create, untuk proses create (pembentukan) gaji tungga hingga proses selesai Hal : 54
Bila proses pembentukan gaji selesai, akan muncul message PROSES SELESAI berikut informasi jumlah data yang diproses sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; 2. Pembentukan Rapel Kolektif Menu ini berfungsi untuk melakukan penghitungan rapel yang bersifat kolektif akibat regulasi pemerintah. Jenis rapel ini biasanya akibat adanya perubahan tarif (tabel) pada gaji pokok dan penyesuaian tarif tunjangan beras. Sebelum menjalankan proses ini pastikan telah dilakukan Setting Tabel Parameter terhadap tarif (tabel) yang mengalami perubahan/penyesuaian pada menu (ruang) Administrator oleh petugas Admin. Hal : 55
Create Rapel Gaji ; Dari Bulan : isi awal bulan tahun rapel s/d Bulan : isi akhir bulan tahun rapel selanjutnya isi tanggal rencana bayar Jenis Rapel : isi jenis rapel (Rapel Gaji Pokok, atau Rapel Tunjangan Beras) selanjutnya isi ; Tmt Tabel Lama : isi tmt tabel/tarif lama Tmt Tabel Baru : isi tmt tabel/tarif baru Lihat Menu Create Rapel Gaji 3. Pembentukan Nomor SPM Hal : 56
Menu ini berfungsi untuk pembentukan nomor SPM (surat perintah membayar) per SATKER guna disampaikan ke BUD (bendaharawan umum daerah). Untuk proses create dapat dilihat pada ilustrasi dibawah ini ; Isi jenis gaji : 1 Gaji Induk Isi bulan/tahun gaji : Oktober 2011 Selanjutnya click tombol Create, tunggu hingga message PROSES SELESAI, PEMBENTUKAN NOMOR SPM SELESAI, sebagaimana terlihat pada gambar berikut ini ; Untuk melihat hasil pembentukan nomor SPM (format Excel) dapat dilakukan dengan meng-click tombol Preview ke Excel, dengan hasil sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Hal : 57
4. Pembentukan Nomor SP2D Menu ini berfungsi untuk pembentukan nomor SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana), sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Hal : 58
Untuk proses create dapat dilihat pada ilustrasi dibawah ini ; Isi jenis gaji : 1 Gaji Induk Isi bulan/tahun gaji : Oktober 2011 Selanjutnya click tombol Create, tunggu hingga message PROSES SELESAI, PEMBENTUKAN NOMOR SP2D SELESAI, sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Untuk melihat hasil pembentukan nomor SPM (format Excel) dapat dilakukan dengan meng-click tombol Preview ke Excel, dengan hasil sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Hal : 59
Hal : 60
C. Pencetakan Gaji Menu ini berfungsi sebagai menu pencetakan dari hasil proses create gaji yang meliputi daftar gaji, cover gaji/rekap kulit, rekap per-golongan, rekap spm, rekap sp2d, realisasi pembayaran gaji, rekapitulasi gaji, rekapitulasi potongan IWP 10%, rekapitulasi potongan taperum, rekapitulasi potongan pajak, rekapitulasi bendaharawan, rekapitulasi penjabaran, ikhtisar daftar gaji, daftar unit, rekap gaji bersih, rekap gaji kotor dan rekap penguji. Untuk lebih jelasnya akan diuraikan penggunaan fitur-fitur secara berurutan sebagaimana dibawah ini ; 1. Daftar Gaji Pilihan menu ini berfungsi untuk pencetakan daftar gaji, sebagaimana terlihat pada gambar ilustrasi dibawah ini ; Jenis daftar : 1 Gaji induk (pilih sesuai daftar yang akan dicetak) Bulan tahun gaji : Oktober 2011 (isi sesuai bulan tahun yang akan dicetak) Tanggal rencana bayar : option (hanya beberapa pilihan jenis daftar yang akan diisi) Selanjutnya pilih radio button : º semua SKPD º pilihan SKPD jika user memilih pilihan SKPD, maka muncul pilihan SKPD yang diinginkan untuk dicetak. Selanjutnya pilih radio button : º seluruh Satker º pilihan Satker jika user memilih pilihan SKPD, maka muncul pilihan Satker yang berada dibawah SKPD yang diinginkan untuk dicetak, mulai dari Satker sampai dengan Satker.. Selanjutnya golongan : semua golongan (option golongan pegawai yang diinginkan) Jenis cetakan : º cetak dari awal º cetak sambungan º seluruh halaman º per halaman, dari halaman s/d. Pilihan pencetakan : º preview (hanya display), º to printer (cetak) Lalu click tombol Cetak, sebagaimana terlihat pada gambar menu dibawah ini ; Hal : 61
Contoh hasil pencetakan daftar gaji induk dapat dilihat seperti gambar dibawah ini ; 2. Cover Gaji / Rekap Kulit Menu ini berfungsi untuk pencetakan cover gaji / rekap kulit dari daftar gaji pilihan SKPD yang akan dicetak oleh user. Hal : 62
Berikut contoh menggunakan menu pencetakan rekap kulit gaji ; Jenis gaji : 1 Gaji Induk (option) Bulan tahun gaji : September 2011 (isi sesuai bulan tahun) Tanggal rencana bayar : 01-11-2011 (isi sesuai tanggal rencana bayar) Selanjutnya click pada radio button º per SKPD º per Satker bila di click per SKPD, maka akan muncul pilihan nama SKPD yang akan dicetak, dan bila di click per Satker, maka akan muncul pilihan nama Satker yang akan dicetak, sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini ; Hasil pencetakan kulit/cover gaji seperti terlihat pada gambar dibawah ini ; Hal : 63