LAMPIRAN III PERATURAN DIREKTUR JENDERAL PERBENDAHARAAN NOMOR PER-37/PB/2009 TENTANG PETUNJUK TEKNIS PENGALIHAN PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA

Transkripsi

1 LAMPIRAN III PERATURAN DIREKTUR JENDERAL PERBENDAHARAAN NOMOR PER-37/PB/2009 TENTANG PETUNJUK TEKNIS PENGALIHAN PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI NEGERI SIPIL PUSAT KEPADA SATUAN KERJA KEMENTERIAN NEGARA/LEMBAGA

2 KATA PENGANTAR Buku KPPN versi 1.1 ini disusun untuk membantu para petugas KPPN sebagai pemakai aplikasi untuk memahami berbagai fitur dan prosedur kerja aplikasi sebagai alat bantu pelaksanaan verifikasi atas tagihan pembayaran belanja pegawai yang diajukan oleh Satuan Kerja. Dengan adanya pengalihan administrasi pengelolaan belanja pegawai kepada satuan kerja yang diikuti dengan elektronisasi terhadap pengelolaan administrasi belanja pegawai, maka pada KPPN sebagai institusi yang melakukan verifikasi atas tagihan pembayaran belanja pegawai juga harus dilengkapi dengan program aplikasi yang mampu menerima output aplikasi belanja pegawai yang digunakan oleh Satuan Kerja. Melalui aplikasi ini, verifikasi atas tagihan pembayaran belanja pegawai mulai dari front office sampai dengan midle office diharapkan akan berjalan lebih cepat dengan tetap mengedepankan unsur pengamanan terhadap kemungkinan kebocoran keuangan negara. Namun demikian kesungguhan dan pemahaman terhadap berbagai aturan pembayaran belanja pegawai di lingkungan petugas KPPN tetap memegang peranan dalam mewujudkan keberhasilan maksud pembuatan program aplikasi GPP 2009 ini. Menyadari dinamika dalam pembayaran belanja pegawai dihadapkan dengan segala keterbatasan yang ada, maka penyempurnaan terus menerus terhadap Aplikasi GPP 2009 ini merupakan tuntutan yang tidak bisa dihindari. Untuk itu dibutuhkan kajian terus menerus untuk memberikan masukan dalam penyempurnaan aplikasi tersebut. Segala perubahan terhadap aplikasi GPP 2009 KPPN versi 1.1 ini akan segera didistribusikan kepada seluruh KPPN melalui sarana internet. Jakarta, 2009 Direktorat Jenderal Perbendaharaan

3 Daftar Isi BAB I PENDAHULUAN GPP2009 Halaman A. Latar Belakang 1 B. Tujuan 1 C. Ruang Lingkup 2 BAB II DATA MASUKAN, HASIL KELUARAN, PERALATAN DAN TATACARA PENGOPERASIAN A. Data Masukan 4 B. Hasil Keluaran 4 C. Peralatan yang dibutuhkan 4 D. Instalasi Paket Aplikasi SP2D 4 E. Instalasi Image to PDF 5 F. Pengoperasian Paket Program 6 G. Konfigurasi Aplikasi 7 BAB III PETUNJUK TEKNIS PENGOPERASIAN A. MENU SETTING 8 1. Konfigurasi 8 2. Setting Referensi Anak Satker 9 3. Setting Anak Satker 4. Setting Petugas Rekon Setting Password 12 B. MENU PEGAWAI Data Pegawai No Urut Pegawai Status Kawin Awal Tahun Pengisian Jenis SK Daftar Pegawai Non Aktif Terima Data Pegawai Penyamaan Satker Ubah Kedudukan Pegawai Pindah Terima Data Pegawai Pindah/Baru Pencarian Pegawai 10. Terima Data Konversi NIP dari Satker 11. Terima Data Kelengkapan SK C. MENU GAJI Rekon Gaji Monitoring Rekon Gaji 33 D. MENU LAPORAN Kartu Pegawai Daftar Pengawasan Gaji 35 E. MENU MONITORING Monitoring Anak Tertanggung 3 Anak Monitoring Hutang Pegawai Cetak Monitoring Data Pegawai Monitoring Pegawai Pensiun Monitoring Anak Dewasa i

4 F. MENU REFERENSI Menu Tarif Tunjangan PNS Taperum Uang Lembur Daftar Gaji Daftar Gaji Hakim Tunjangan Umum Tunjungan Khusus Papua Tunjangan Khusus Papua Hakim Tunjangan Wilayah Terpencil Satker Departemen KPPN Lokasi Golongan Status Pegawai Agama Jenis Gaji Status Keluarga Status Kawin 54 G. MENU UTILITAS Backup Restore Manajemen Data Base Cek NIP Ganda Hapus Data Per Anak Satker Perbaiki Data Ganda 59 H. MENU KIRIM Kirim Data Ke Taspen Kirim Rekon Pegawai ke Satker Kirim Formasi Pegawai Kirim DB Troubleshooting di DSP Kirim DB ke Satker 63 I. MENU KELUAR Tentang Aplikasi Keluar 64 ii

5 BAB I PENDAHULUAN GPP2009 A. Latar Belakang Kebijakan pengalihan administrasi pengelolaan belanja pegawai kepada Satuan Kerja yang diikuti dengan elektronisasi terhadap administrasi pengelolaan belanja pegawai di tingkat Satker, menuntut KPPN sebagai institusi yang melakukan verifikasi atas tagihan belanja pegawai dari Satuan Kerja harus mampu memproses arsip data komputer (ADK) sebagai output program aplikasi yang digunakan oleh Satker. Untuk maksud tersebut, Direktorat Jenderal Perbendaharaan menyiapkan program aplikasi GPP 2009 KPPN agar para Petugas KPPN mulai dari unit front office sampai dengan midle office dapat memproses ADK belanja pegawai dari Satuan Kerja dalam rangka verifikasi terhadap tagihan Belanja Pegawai dengan cepat dan akurat. Berbeda dengan program aplikasi yang digunakan oleh Satuan Kerja, pada program aplikasi KPPN sama sekali tidak diperlukan perekaman data pegawai. KPPN hanya menerima data yang direkam oleh Satuan Kerja. Oleh karena itu pada tahap awal pengalihan administrasi pengelolaan belanja pegawai terdapat satu tahapan yang sangat menentukan, yaitu rekonsiliasi data melalui menu penyamaan data. Sedemikian pentingnya proses pada tahapan ini, sehingga perlu dituangkan dalam Berita Acara Rekonsiliasi karena berpengaruh terhadap kebenaran pembayaran belanja pegawai selanjutnya. Pada tahap ini KPPN sangat berperan menentukan apakah akan menyetujui hasil perekaman database kepegawaian yang dilakukan oleh Satuan Kerja atau menolak penyamaan data karena belum lengkap dan/atau terdapat data yang tidak sesuai dengan dosir yang dimiliki oleh KPPN. Oleh karena itu hasil penyamaan data ini dituangkan dalam sebuah berita acara yang mengikat secara hukum kedua belah pihak. Selanjutnya terhadap setiap tagihan belanja pegawai, melalui program aplikasi ini KPPN dapat dengan mudah mendeteksi adanya setiap perubahan data pegawai dan selanjutnya mengupdate data base berdasarkan perubahan tersebut apabila telah didukung dengan dokumen kepegawaian yang dibutuhkan untuk setiap jenis perubahan data kepegawaian. Betapapun aplikasi ini telah didesain dengan maksud memberikan pengamanan dan pencegahan terjadinya kebocoran keuangan negara, namun kesungguhan dan pemahaman petugas KPPN sangat menentukan keberhasilan maksud dibangunnya program aplikasi ini. B. Tujuan Tujuan Umum Tujuan Umum yang ingin dicapai dengan komputerisasi penggajian adalah meningkatkan kecepatan dan ketepatan dalam penyelesaian pembayaran gaji. 1

6 Tujuan Khusus a. Memberikan kemudahan dan kecepatan pelayanan yang dilakukan KPPN dalam menguji daftar gaji dan penerbitan SP2D Gaji. b. Menciptakan adanya standardisasi sistem. c. Pemanfaatan data untuk keperluan informasi kepegawaian PNS Pusat beserta data gajinya. C. Ruang Lingkup Adapun ruang lingkup Aplikasi Program ini meliputi : BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Tujuan C. Ruang Lingkup BAB II DATA MASUKAN, HASIL KELUARAN, PERALATAN DAN TATACARA PENGOPERASIAN A. Data Masukan B. Hasil Keluaran C. Peralatan yang dibutuhkan D. Instalasi Paket Aplikasi SP2D E. Instalasi Image to PDF F. Pengoperasian Paket Program G. Konfigurasi Aplikasi BAB III PETUNJUK TEKNIS PENGOPERASIAN A. MENU SETTING 1. Konfigurasi 2. Setting Referensi Anak Satker 3. Setting Anak Satker 4. Setting Petugas Rekon 5. Setting Password B. MENU PEGAWAI 1. Data Pegawai 2. No Urut Pegawai 3. Status Kawin Awal Tahun 4. Pengisian Jenis SK 5. Daftar Pegawai Non Aktif 6. Terima Data Pegawai Penyamaan Satker 7. Ubah Kedudukan Pegawai Pindah 8. Terima Data Pegawai Pindah/Baru 9. Pencarian Pegawai 10. Terima Data Konversi NIP dari Satker 11. Terima Data Kelengkapan SK C. MENU GAJI 1. Rekon Gaji 2. Monitoring Rekon Gaji 2

7 D. MENU LAPORAN 1. Kartu Pegawai 2. Daftar Pengawasan Gaji E. MENU MONITORING 1. Monitoring Anak Tertanggung 3 Anak 2. Monitoring Hutang Pegawai 3. Cetak Monitoring Data Pegawai 4. Monitoring Pegawai Pensiun 5. Monitoring Anak Dewasa F. MENU REFERENSI 1. Menu Tarif 2. Tunjangan PNS 3. Taperum 4. Uang Lembur 5. Daftar Gaji 6. Daftar Gaji Hakim 7. Tunjangan Umum 8. Tunjungan Khusus Papua 9. Tunjangan Khusus Papua Hakim 10. Tunjangan Wilayah Terpencil 11. Satker 12. Departemen 13. KPPN 14. Lokasi 15. Golongan 16. Status Pegawai 17. Agama 18. Jenis Gaji 19. Status Keluarga 20. Status Kawin G. MENU UTILITAS 1. Backup 2. Restore 3. Manajemen Data Base 4. Cek NIP Ganda 5. Hapus Data Per Anak Satker 6. Perbaiki Data Ganda H. MENU KIRIM 1. Kirim Data Ke Taspen 2. Kirim Rekon Pegawai ke Satker 3. Kirim Formasi Pegawai 4. Kirim DB Troubleshooting di DSP 5. Kirim DB ke Satker I. MENU KELUAR 1. Tentang Aplikasi 2. Keluar 3

8 BAB II DATA MASUKAN, HASIL KELUARAN, PERALATAN dan TATA CARA PENGOPERASIAN GPP2009 A. Data Masukan Data masukan yang diperlukan dalam Aplikasi Gaji PNS Pusat (GPP 2009) KPPN versi 1.1 adalah Data Pegawai yang direkam oleh satuan kerja, yang diterima melalui menu Terima Data Pegawai Penyamaan Satker B. Hasil Keluaran Hasil utama yang dihasilkan dari Aplikasi GPP 2009 adalah : a. Semua kartu pegawai b. Laporan Realisasi Gaji c. File Formasi Data Pegawai d. Dll.. C. Peralatan yang dibutuhkan Untuk melaksanakan sistem komputerisasi GPP 2009 ini pada prinsipnya memerlukan beberapa peralatan, yaitu : 1. Sebuah Komputer minimum Pentium II, atau beberapa buah komputer yang terhubung dengan jaringan (LAN). 2. Printer yang bisa mencetak kertas ukuran besar (US Strandard Fanfold) atau Printer biasa yang bisa mencetak kertas ukuran folio. D. Instalasi Paket Aplikasi GPP 2009 Paket Aplikasi GPP ini terdiri dari file - InstallGPPKPPN.exe - InstallMyGaji.exe - MySQL ODBC Driver Design sistem jaringan yang diterapkan pada aplikasi ini adalah : - satu komputer server sebagai tempat database (dan program aplikasi sekaligusbeberapa komputer client yang masing-masing tertanam program aplikasi yang mengakses data ke server. Sehingga, ketentuan instalasi Paket Aplikasi GPP adalah sebagai berikut - Pada komputer server, diinstall InstallMyGaji.exe Cara Install Aplikasi GPP - Doble klik file InstallMyGaji.exe maka akan muncul menu instalasi dengan direktori/folder tujuan di C:\MyGaji (yang akan terbentuk secara otomatis); - Klik tombol Install, sehingga file akan terekstrak pada folder C:\MyGaji - Pada komputer-komputer client diinstall InstalGPP.exe Cara Install Program GPP sama seperti pada komputer server - Doble klik file InstallGPPKPPN.exe maka akan muncul menu instalasi dengan direktori/folder tujuan di C:\ApliGajiKPPN (yang akan terbentuk secara otomatis); 4

9 - Klik tombol Install, sehingga file akan terekstrak pada folder C:\ApliGajiKPPN - Selanjutnya adalah menginstall MySQL ODBC Driver yang akan digunakan untuk mengkomunikasikan antara Aplikasi GPP dengan database MySQL E. Instalisasi Image to PDF Proses Instalisasi ini diperlukan untuk menunjang aplikasi GPP08 dalam penyetakan dalam format lain.langkah-langkah yang dilakukan : Pilih jenis bahasa yang digunakan Pilih tombol next untuk meneruskan proses install Pilih i accept... disini user ditanyakan apakah user menerima isi perjanjian 5

10 Pilih folder tempat menempatkan data Pilih menaruh icon.exe Pilih tombol install untuk memulai instalasi Pilih tombol finish untuk menyelesaikan proses install Selamat anda siap menggunakan penyetakan pada format selain format yang ada F. Pengoperasian Paket Program Untuk memudahkan pengoperasian, pada masing-masing komputer agar dibuatkan shortcut GPP2009KPPN (copy shortcut file GPP2009KPPN.exe) Langkah-langkah untuk mengoperasikan : 1. Klik 2 kali pada shortcut GPP2009KPPN. 2. Beberapa saat kemudian pada layar monitor akan tampil menu seperti dibawah ini : 3. Isikan User-Id dan Password anda. Untuk User Id dan pasword akan diberikan sesuai kebutuhan dan dimasukkan didalam menu Setting Password, pembagiannya akan dibedakan antara Administrator dengan operator dan akan disesuaikan dengan kewenangannya. 4. Untuk pengoperasian pertama gunakan User Id dan Password : super (baik untuk komputer server atau client), jika User Id dan Passwordnya benar maka di layar akan tampil MENU UTAMA, dan komputer siap melakukan kegiatan sesuai dengan pilihan. 6

11 G. Konfigurasi Aplikasi Setelah semua komputer client diinstal program aplikasi ini, langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah melakukan konfigurasi lewat menu Setting > Konfigurasi, tujuan dari konfigurasi ini adalah : 1. Menentukan Kode KPPN pengguna dari aplikasi GPP ini. 2. Menyetting database pada komputer server yang akan digunakan untuk menyimpan data. Untuk pengoperasian konfigurasi bisa dilihat pada Bab III pembahasan menu Setting > Konfigurasi 7

12 BAB III PETUNJUK TEKNIS PENGOPERASIAN GPP2009 A. MENU SETTING Menu Setting adalah menu yang harus dilakukan pada saat pertama kali setelah menginstal aplikasi ini. Didalamnya terdapat Konfigurasi, Setting Referensi Anak Satuan Kerja, Setting Anak Satker, Setting Pejabat, dan Setting Password. 1. Konfigurasi Pada menu ini pemakai melakukan Konfigurasi dengan mengatur KPPN Pengguna Aplikasi ini, setting letak database dan setting pencetakan. Pemakai akan diminta untuk mengisi Keterangan KPPN yang menggunakan aplikasi ini Isikan Kode KPPN pengguna Pilih Menu Setting Pencetakan, pada menu ini pemakai di berikan pilihan untuk menggunakan format pencetakan : Pilih tombol BIASA, jika pemakai memillih mengunakan format default : 8

13 Pilih tombol CETAK KE FILE, jika pemakai memilih pengkonversian laporan ke beberapa format, format yang tersedia adalah : Excel PDF HTML XML JPG RTF Klik tombol SIMPAN untuk memilih settingan sebagai default Klik tombol KELUAR jika sudah selesai melakukan proses setting 2. Setting Referensi Anak Satker Setelah pemakai melakukan konfigurasi di atas, selanjutnya pemakai bisa melakukan perekaman pada menu Referensi Anak Satker. Yang dimaksud dengan Anak Satker dan Sub Anak Satker adalah Satuan Kerja yang memiliki beberapa bagian (anak) dan sub anak dibawahnya yang pembuatan daftar gajinya dibuatkan secara terpisah. Contoh Kantor Departemen Agama adalah sebagai Satuan Kerja, Anak Satkernya adalah Seksi Mapenda, sedangkan bagian Sub Anak Satkernya adalah setiap Pilihan kegiatan ini adalah untuk melaksanakan perekaman kode dan uraian dari Anak Satker dan Sub Anak Satker. 9

14 Rekam : - Jika anda hendak merekam anak satker maka isilah kode Satker dan Anak Satker, kemudian isikan nama Anak Satker. - Jika anda hendak merekam sub Anak Satker maka isilah kode Satker, Anak Satker dan sub Anak Satker, kemudian isikan nama sub Anak Satker. - Pemberian kode Anak Satker dan Sub Anak Satker bebas. - Pilih Simpan apabila data yang direkam tersebut akan di simpan; - Pilih Batal apabila perekaman data akan dibatalkan. Ubah : Menu ini adalah untuk melaksanakan perubahan data yang telah ada, perubahan ini hanya sebatas perubahan uraian dari Anak Satker dan Sub Anak Satker, sorot terlebih dahulu data yang akan dirubah kemudian tekan tombol ubah, pola operasional selanjutnya sama dengan Setting di atas. Hapus : Menu ini adalah untuk melaksanakan penghapusan data yang telah ada, sebelum memilih hapus sorot dahulu kode Anak Satker atau Sub Anak Satker yang akan dihapus kemudian tekan pilihan Hapus, pola operasional selanjutnya sama dengan Setting di atas. Cetak : Menu ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel Anak Satker atau Sub Anak Satker. Klik tombol Cetak atau tekan enter saat berada pada pilihan cetak, maka pada layar akan tampil pilihan printer yang akan digunakan untuk mencetak isi tabel Anak Satker atau Sub Anak Satker. Keluar : Menu ini untuk keluar dari form ini 3. Setting Anak Satker Pada menu ini pemakai diminta melakukan setting Satuan Kerja yang telah dikonfigurasi sebelumnya, atau yang telah direkam pada menu Anak Satker. 10

15 Setting Satker ini mempengaruhi data pegawai yang akan ditampilkan dalam Data Pegawai, Pencetakan Kartu, Monitoring Hutang dll. Berilah tanda centang pada kotak cek kolom default disamping Anak Satker yang dipilih Klik tombol Set Default Pilih Keluar jika sudah selesai menggunakan menu ini Jadi jika Satuan Kerja memiliki banyak anak satker, dan ingin beralih ke anak satker lain maka lakukan proses Setting Anak Satker ini. 4. Setting Petugas Rekon Menu ini digunakan oleh KPPN untuk merekam para petugas rekon yang akan melakukan proses rekon gaji, sehingga dapat tercatat siapa saja yang melakukan rekon gaji untuk satker tertentu. Tombol-tombol yang digunakan adalah sbb : 11

16 Rekam : - Isikan NIP, nama dan Jabatan pada kotak isian - Pilih Simpan apabila data yang direkam tersebut akan di simpan; - Pilih Batal apabila perekaman data akan dibatalkan. Ubah : Menu ini adalah untuk melaksanakan perubahan data yang telah ada, pilih data yang akan dirubah lalu tekan tombol ini, lalu pilih tombol Simpan Hapus : Menu ini adalah untuk melaksanakan penghapusan data yang telah ada, sebelum memilih hapus sorot dahulu data yang akan dihapus kemudian tekan pilihan Hapus, pola operasional selanjutnya sama dengan Setting di atas. 5. Setting Password Pada menu ini pemakai di minta melakukan setting Password yang ada. Terdapat dua level password: Level 1 adalah Administator (bisa membuka semua menu) Level 2 adalah Operator (terbatas akses menunya) Sebaiknya hanya satu orang dari para pemakai yang menggunakan level Administrator, sedang pemakai yang lain menggunakan level operator agar tidak terjadi kekacauan yang disebabkan para pemakai bebas untuk melakukan pengubahan Terdapat 4 menu pilihan pada layar yaitu : Rekam, Ubah, Hapus, dan Keluar. Rekam : Menu ini adalah untuk melaksanakan perekaman user ID dan Password, Klik tombol rekam atau tekan enter pada saat kursor berada pada pilihan rekam, maka layar menu akan masuk pada menu isian sebagai berikut : 12

17 - Isikan Nama User ID ; - Isikan Nama Pemakai; - Isikan Password ; - Pilih kode hak pada Aplikasi ini; - Pilih OK apabila data yang direkam tersebut akan di simpan; - Pilih Batal apabila perekaman data akan dibatalkan. Ubah : Menu ini adalah untuk melaksanakan perubahan data yang telah ada, perubahan ini hanya sebatas perubahan uraian dari Password, sorot terlebih dahulu data yang akan dirubah kemudian tekan tombol ubah, pola operasional selanjutnya sama dengan Setting di atas. Hapus : Menu ini adalah untuk melaksanakan penghapusan data password yang ada. Sebelum memilih tombol hapus, sorot dahulu kode Password yang akan dihapus kemudian tekan pilihan Hapus, pola operasional selanjutnya sama dengan Setting di atas. Keluar : Menu ini adalah untuk keluar dari kegiatan seting password B. MENU PEGAWAI Setelah melakukan setting aplikasi, pada menu ini tersedia fasilitas untuk melakukan perekaman data pegawai dan melakukan administrasi lain yang berkaitan dengan data pegawai. 1. Data Pegawai Data pegawai pada menu ini akan terisi secara otomatis apabila telah dilakukan penyamaan data dari Satker (lihat pembahasan menu Terima Data Penyamaan). 13

18 Sebelum melakukan perekaman, pengubahan dan penghapusan data pegawai, pastikan bahwa data pegawai tersebut sesuai dengan kode anak satker yang dikehendaki. Pastikan sekali lagi dengan melakukan Setting > Setting Anak Satker. Jika telah berada pada anak satker yang tepat maka tekan OK. Sebab hanya pegawai dengan anak satker inilah yang akan diproses. Menu ini untuk melaksanakan kegiatan Rekam, Ubah atau Hapus data pegawai. Apabila diklik pada pilihan Data Pegawai maka akan tampil menu isian sebagai berikut : Data pegawai yang akan tampil pada form Data Pegawai ini adalah datadata pegawai yang ada di dalam anak satker yang telah pemakai tentukan 14

19 pada menu Setting > Setting Anak Satker. Sedang data pegawai yang ada di anak satker lain tidak akan muncul. Dalam form ini terdapat tombol-tombol yang fungsinya sbb : Rekam Ubah Hapus Keluarga Utang Tunggakan Potongan Lain Perubahan SetAnak Satker Cetak Pegawai Keluar : Melakukan perekaman data pegawai : Melakukan pengubahan data pegawai : Melakukan penghapusan data pegawai : Melakukan perekaman data Keluarga : Melakukan perekaman Keterangan Hutang : Melakukan Perekaman Tunggakan : Melakukan Perekaman Potongan Lain : Melakukan Perubahan pada data pegawai yang ada : Melakukan Perpindahan antar anak satker : Untuk Mencetak pegawai yang dipilih : Keluar dari form Tombol Rekam Setelah menekan tombol ini maka akan muncul form isian sebagai berikut - Isikan Kode Anak Satker dan Sub Anak Satker - Isikan NIP pegawai yang hendak direkam - Isikan Nama Pegawai - Isikan Tempat dan Tanggal Lahir pegawai - Isikan Jenis Kelamin pegawai tersebut, (1 : Pria, 2 : Wanita) - Isikan Status Pegawai (1 : PNS, 2 : CPNS) - Isikan Kedudukan Pegawai (01: Aktif, 02: Belajar DN (Bujang- Keluarga), 03: Pensiun/Berhenti, 04: Meninggal, 05: Pindah, 06:Hukuman Disiplin, 07:Belajar LN (Bujang),08:Dipekerjakan (Satker Baru), 09:Uang Tunggu, 10 Dipekerjakan (Satker Asal), 11 Masa Persiapan Pensiun / Cuti Besar,12 Belajar LN (Keluarga), 13 Fungsional Non Aktif). Jika pemakai merekam pegawai dengan kedudukan Pensiun, Meninggal, atau Pindah maka akan masuk ke dalam menu Pegawai > Daftar Pegawai Non Aktif. Jika pegawai 15

20 sedang menjalani hukuman disiplin/uang Tunggu diminta mengisikan persentase potongan Gaji Pokok. Jika diisi tugas belajar maka harus mengisi bulan dan tahun berangkat kuliah, tujuannya untuk validasi tunjangan umum bulan ke tujuh. - Isikan Kode apakah pegawai dimaksud hakim atau non hakim - Isikan pada baris Perubahan yang di dalamnya terdapat isian : No Agenda Perubahan Tanggal Update - diadakan perubahan Isikan Kode Jenis SK Tanggal SK/SPMT Isikan Nomor Surat Perubahan Isikan Uraian Surat Perubahan Isikan Asal SK Isikan Kode Golongan Isikan Gaji Pokok sesuai dengan referensi gaji pokok Isikan Masa Kerja Golongan Tahun dan Bulan Isikan Kode Jabatan Isikan Kode Tunjangan Fungsional Lain jika pegawai tersebut memiliki dua tunjangan fungsional. Jika tidak diisi dengan Isikan Jumlah rupiah yang diterima. Isikan Grade (bagi Departemen/Lembaga yang menerapkan Grade remunerasi) Isikan Tanggal perubahan efektif digunakan (Terhitung Mulai Tanggal) Pilih kode default (1) sebagai tanda penggunaan perubahan tersebut mulai digunakan. Baris isian perubahan ini digunakan hanya perekaman awal data pegawai, tetapi untuk perubahan dan penambahan dilakukan melalui tombol Perubahan. - Isikan tunjangan umum, isi dengan kode 1 jika mendapatkan tunjangan umum dan isi dengan kode 2 jika tidak mendapatkan tunjangan umum 16

21 - Isikan tunjangan Papua dengan kode 1 jika mendapatkan tunjangan papua dan kode 2 jika tidak mendapatkan tunjangan Papua - Isikan tunjangan wilayah terpencil dengan kode 1 jika mendapatkan tunjangan wilayah terpencil, kode 2 jika mendapatkan tunjangan wilayah terpencil - Isikan Status Kawin (1000 : Bujang, 1001: Janda/duda dengan 1 anak, 1002: Janda / duda dengan 2 anak, 1003:Janda/ duda dengan 3 anak, 1100 : Kawin tanpa anak, 1101 : Kawin dengan 1 anak, 1102 Kawin dengan 2 anak; 1103 : Kawin dengan 3 anak) - Isikan sewa rumah, besarnya sewa yang harus dibayarkan - Isikan tunjangan Beras, isi dengan kode 1 jika diberikan dengan uang dan isi dengan kode 2 jika diberikan dalam bentuk natura. Sesuaikan tarif tunjangan beras dengan menu Referensi > Tarif. - Isikan nomor rekening yang dimilliki - Isikan NPWP pegawai. Pengisian ini nantinya akan muncul pada saat mencetak SPT Tahunan Pegawai. Isikan angka NPWP tanpa tanda pemisah titik. Misal Isikan Alamat domisili pegawai - Isikan foto jika ada. Untuk memasukkan foto tekan tombol ( ) lalu akan muncul kotak dialog Ambil Foto sbb : Cari gambar foto dengan format JPG,BMP, atau GIF. Setelah ditemukan tekan tombol Pasang. - Isikan Agama. Pilihan kode agama yang ada sesuai referensi (1: Islam, 2:Katolik, 3:Kristen, 4:Hindu, 5:Budha ) - Isikan Kode Pendidikan pegawai sesuai referensi pendidikan (1:SD, 2:SMP, 3:SMA, 4:Diploma I, 5:Diploma II, 6:Diploma III, 7:Sarjana(S1), 8:Master (S2), 9:Doktor(S3), 10:Guru Besar) - Isikan Masa Kerja Tambahan, tahun dan bulan - Isikan Masa Kerja Seluruhnya, tahun dan bulan. - Isikan Bulan dan tahun Kerja sesuai golongan/pangkat terakhir - Isikan Uraian Pekerjaan lain (jika ada) - Isikan Penghasilan lain (jika ada) - Isikan Penghasilan Pensiun (jika ada) jika keterangan yang diisi telah sesuai tekan tombol OK, jika hendak membatalkan tekan tombol Batal. Tombol Ubah Untuk merubah data pegawai maka tempatkan kursor pada baris data yang akan dirubah kemudian tekan tombol Ubah 17

22 Pada pilihan ubah ini elemen-elemen yang dapat dirubah akan ditayangkan dengan warna terang, maka lakukan perubahan-perubahan sesuai dengan yang diinginkan. Pilih OK apabila perubahan tersebut akan dilaksanakan dan pilih Batal apabila perubahan tersebut dibatalkan. Tombol Hapus Bila akan menghapus data pegawai maka tempatkan kursor pada baris data yang akan dihapus kemudian tombol Hapus, jika ingin benar-benar menghapus tekan tombol OK, jika hendak membatalkan tekan tombol Batal. Tombol Keluarga Tombol ini digunakan untuk merekam data keluarga pegawai bersangkutan, pengisian ini sangat berguna untuk mencetak KP4 pada aplikasi ini dan monitoring anak dewasa pada menu Monitoring > Monitoring Anak Dewasa. Setelah menekan tombol ini akan muncul form sbb : Tombol Rekam Setelah menekan tombol ini maka akan muncul form isian sebagai berikut 18

23 - Isikan Nama anggota keluarga yang hendak diisi - Isikan Kode dengan kode keluarga, tekan tombol Enter maka akan muncul list daftar kode keluarga, lalu tekan tombol Enter sekali lagi untuk memilihnya. - Isikan Tanggal Lahir anggota keluarga tersebut - Isikan Pendidikan Keluarga - Isikan Alamat tempat anggota keluarga tersebut bekerja/sekolah - Isikan Tanggal Kawin jika anggota keluarga berstatus sebagai istri. - Isikan Apakah Anggota Keluarga yang dimaksud termasuk yang tertanggung atau tidak - Isikan Keterangan surat kuliah digunakan sebagai dasar hukum jika tanggungan diberikan kepada anak berumur tahun - Isikan nama Ayah (Pegawai) dan Ibu (Istri Pegawai) jika pemakai menginput anak. - Isikan Pekerjaan/Sekolah, untuk menampilkan bantuan, tekan tombol Enter maka akan muncul list daftar kode pekerjaan/sekolah, selanjutnya klik pada kode pekerjaan/sekolah yang dipilih. - Isikan Keterangan jika diperlukan keterangan tambahan. Pilih OK apabila data yang direkam tersebut akan di simpan DALAM database atau pilih Batal apabila membatalkan perekaman data tersebut. Tombol Ubah Untuk merubah data keluarga maka tempatkan kursor pada baris data yang akan dirubah kemudian tekan tombol Ubah Pada pilihan ubah ini elemen-elemen yang dapat dirubah akan ditayangkan dengan warna terang, selanjutnya lakukan perubahanperubahan sesuai dengan yang diinginkan. Pilih OK apabila perubahan tersebut akan dilaksanakan dan pilih Batal apabila perubahan tersebut dibatalkan. Tombol Hapus Bila akan menghapus data pegawai maka tempatkan kursor pada baris data yang akan dihapus kemudian tombol Hapus, jika ingin benar-benar menghapus tekan tombol OK, jika hendak membatalkan tekan tombol Batal. Tombol Tunggakan Tombol ini digunakan untuk merekam tunggakan yang harus dibayar oleh pegawai karena telah terjadi kealpaan pengurangan pada pembayaran gaji. Contoh dari tunggakan adalah ada pegawai yang telah menempati rumah dinas sejak lama, namun pembayaran sewa rumah dinas baru dimulai bulan ini, maka tunggakan sewa rumah dinas bulan-bulan sebelumnya bisa direkam. Pemakai bisa merekam berbagai jenis tunggakan yang terjadi pada seorang pegawai selain contoh diatas. Setelah menekan tombol ini akan muncul form sbb : 19

24 Tombol Rekam Setelah menekan tombol ini maka akan muncul form isian sebagai berikut - Isikan TMT (Terhitung Mulai Tanggal) dimulainya pembayaran tunggakan ini - Isikan Jumlah total tunggakan yang harus dibayar pegawai - Isikan Kali dengan jumlah cicilan angsuran pembayaran tunggakan - Isian Cicilan Ke dikosongi saja. Sebab akan diisi secara otomatis oleh aplikasi jika pembayaran tunggakan ini telah dilakukan. - Isikan Keterangan dengan penjelasan untuk apa pembayaran tunggakan ini dilakukan. Isilah keterangan ini secara singkat dan jelas. - Isikan default dengan angka 1. Artinya adalah bahwa tunggakan inilah yang akan benar-benar mengurangi gaji pegawai pada perhitungan gaji nantinya. Jika cicilan benar-benar telah lunas secara otomatis aplikasi akan merubah default ini menjadi 0. Pilih OK apabila data yang direkam tersebut akan di simpan dalam database atau pilih Batal apabila membatalkan perekaman data tersebut. Tombol Ubah 20

25 Untuk merubah data Tunggakan maka tempatkan kursor pada baris data yang akan dirubah kemudian tekan tombol Ubah Pada pilihan ubah ini elemen-elemen yang dapat dirubah akan ditayangkan dengan warna terang, maka lakukan perubahan-perubahan sesuai dengan yang diinginkan. Pilih OK apabila perubahan tersebut akan dilaksanakan dan pilih Batal apabila perubahan tersebut dibatalkan. Tombol Hapus Bila akan menghapus data tunggakan maka tempatkan kursor pada baris data yang akan dihapus kemudian tombol Hapus, jika ingin benar-benar menghapus tekan tombol OK, jika hendak membatalkan tekan tombol Batal. Tombol Utang Tombol ini digunakan untuk merekam Utang Lebih yang harus dibayar oleh pegawai karena telah terjadi kelebihan pada pembayaran gaji. Contoh dari utang lebih adalah pegawai yang telah terbayar tunjangan anaknya selama beberapa bulan, padahal anak tersebut telah dewasa, maka pegawai tersebut harus membayar utang kelebihan tunjangan anak. Pemakai bisa merekam berbagai jenis utang lebih yang terjadi pada seorang pegawai selain contoh di atas. Tata cara perekaman, pengubahan dan penghapusan sama dengan perekaman Tunggakan diatas Tombol Potongan Lain Tombol ini digunakan untuk merekam Potongan Lain yang harus dibayar oleh pegawai karena suatu kejadian tertentu. Pemakai bisa merekam berbagai jenis potongan yang terjadi pada seorang pegawai. Tata cara perekaman, pengubahan dan penghapusan sama dengan perekaman Tunggakan diatas Catatan : Untuk Tunggakan, Utang Lebih dan Potongan Lain hanya dapat dibebankan pada pembayaran Gaji Induk/Susulan. Tombol Perubahan Tombol ini digunakan untuk merekam perubahan-perubahan data kepegawaian seperti Kenaikan Pangkat, Kenaikan Gaji Berkala, Surat Pernyataan Menduduki Jabatan pegawai tersebut. Dengan merekam data perubahan melalui tombol ini secara otomatis akan terekam riwayat kepegawaian pada kartu pegawai halaman depan. Setelah menekan tombol ini akan muncul form sbb: 21

26 Tombol Rekam Setelah menekan tombol ini maka akan muncul form isian sebagai berikut - Isikan No. Agenda dengan 4 digit angka, misal dimulai dengan 0001 dst. - Isikan Tanggal Update ( tanggal sekarang ) - Isikan Kode Jenis SK. Untuk menampilkan bantuan kode-kode jenis SK, tekan Enter pada baris isian ini, kemudian pilih kode jenis SK sesuai dengan SK yang akan direkam - Isikan Tanggal dengan Tanggal Surat Keputusan/ Surat lainnya. - Isikan No SK/SPMT/Lainnya - Isikan Uraian dengan penjelasan isi surat tersebut. Misal kenaikan pangkat, KGB, Menduduki Jabatan dsb. - Isikan yang mengeluarkan Surat tersebut - Isikan Kode golongan - Isikan Gaji Pokok 22

27 - Ketik Golongan dan masa kerja golongan, atau - Tekan Enter, pilih Golongan serta masa kerja golongan yang sesuai. Tekan Enter kembali atau tekan tombol Pilih - Isikan Masa Kerja Golongan, Tahun dan Bulan - Isikan Kode Tunjangan Fungsional Lain jika pegawai tersebut memiliki dua tunjangan fungsional. Jika tidak diisi dengan Isikan Jumlah rupiah yang diterima. - Isikan Tanggal perubahan efektif digunakan (Terhitung Mulai Tanggal) - Pilih kode default (1) sebagai tanda penggunaan perubahan tersebut mulai digunakan. Pilih OK apabila data yang direkam tersebut akan di simpan dalam database atau pilih Batal apabila membatalkan perekaman data tersebut. Tombol Ubah Untuk merubah data Perubahan maka tempatkan kursor pada baris data yang akan dirubah kemudian tekan tombol Ubah Pada pilihan ubah ini elemen-elemen yang dapat dirubah akan ditayangkan dengan warna terang, maka lakukan perubahan-perubahan sesuai dengan yang diinginkan. Pilih OK apabila perubahan tersebut akan dilaksanakan dan pilih Batal apabila perubahan tersebut dibatalkan. Tombol Hapus Bila akan menghapus data Perubahan maka tempatkan kursor pada baris data yang akan dihapus kemudian tombol Hapus, jika ingin benar-benar menghapus tekan tombol OK, jika hendak membatalkan tekan tombol Batal. Tombol Set Anak Satker Fungsinya sama dengan menu Setting > Setting Anak Satker, yaitu memastikan anak satker yang akan dipilih untuk dilakukan proses pengolahan data. 2. No Urut Pegawai Pada Form ini dilakukan pengurutan nomor pegawai. Hal ini digunakan sebagai acuan nomor pegawai baik pegawai yang aktif maupun yang non aktif. 23

28 Jika perekaman pegawai sampai sub anak satker maka kotak combo sub anak satker harus diisi. Selanjutnya tekan cek, maka secara otomatis akan ditampilkan urutan nama pegawai. Apabila menghendaki perubahan nomor urut pegawai tertentu, pilih pegawai dimaksud selanjutnya gunakan tanda panah untuk menaikkan maupun menurunkan no urut sesuai nomor urut yang diinginkan. Untuk menyimpan urutan nomor pegawai tersebut, pilih tombol simpan. Tombol Hapus Bila akan menghapus data urutan pegawai maka tempatkan kursor pada baris data yang akan dihapus kemudian tekan tombol Hapus, jika ingin benar-benar menghapus tekan tombol OK, jika hendak membatalkan tekan tombol Batal. 3. Status Kawin Awal Tahun Menu status kawin awal tahun ini digunakan untuk update data kode kawin pegawai pada saat awal tahun takwim. Update status pegawai awal tahun ini digunakan untuk menghitung PPh Pasal 21 pada perhitungan gaji dan juga perhitungan SPT Tahunan. Jadi untuk menghitung PPh Pasal 21 menggunakan PTKP sesuai dengan status kawin pada awal tahun walaupun pada tahun berjalan pegawai tersebut kawin atau menambah anak misalnya. Peraturan mengenai hal ini adalah sbb: UU No 17 Tahun 2000 tentang Pajak Penghasilan Pasal 7 ayat 2 menyebutkan bahwa Penerapan ayat 1 (PTKP) ditentukan oleh keadaan awal tahun pajak atau awal bagian tahun pajak. Penjelasan UU diatas adalah sebagai berikut : Misalnya pada tanggal 1 Januari 2001 WP B berstatus kawin dengan tanggungan 1 orang anak. Apabila anak kedua lahir setelah tanggal 1 Januari 2001, maka besarnya PTKP yang diberikan pada WP B untuk tahun 2001 tetap dihitung berdasarkan status kawin dengan 1 anak. 24

29 Peraturan Dirjen Pajak No.15/PJ/2006 Pasal 8 ayat 6 disebutkan bahwa Besarnya PTKP ditentukan berdasarkan keadaan awal tahun takwim Proses update status kawin awal tahun ini dilakukan setelah perekaman data pegawai. Jadi jika pemakai telah merekam data pegawai kemudian melakukan proses update, dan menambah data pegawai lagi, maka harus dilakukan proses update kembali. Proses untuk melakukan Update Status Kawin Awal Tahun adalah - Pilih isian Tahun dengan menekan tombol panah kebawah dan pilih tahun yang sesuai. Secara default terpilih tahun sekarang. - Tekan tombol Update. Jika hendak mencetak tekan tombol Cetak. Kemudian jika hendak keluar dari form ini tekan tombol Keluar. 4. Pengisian Jenis SK Menu ini digunakan untuk membantu mempermudah melengkapi Grade pegawai (khusus bagi Departemen/Lembaga yang menerapkan grade dalam remunerasi) dan jenis SK yang pada saat melakukan perekaman data pegawai belum mengisi kode tersebut Setelah memilih menu ini maka akan tampil form yang berisi jenis-jenis SK yang telah direkam oleh Satker melalui menu perubahan. 25

30 Baris yang berwarna biru adalah SK yang di-default. Tatacara pengisian jenis SK adalah dengan memberikan tanda centang pada kolom : 1. CPNS : SK CPNS 2. PNS : SK PNS 3. KGB : SK KGB 4. NP : SK Kenaikan Pangkat 5. Jab : SK menduduki Jabatan 6. SPMT CPNS 7. Lain : SK-SK yang lain Pemberian kode jenis SK tersebut dimaksudkan agar data pegawai dari aplikasi GPP 2008 ini dapat dieksport ke dalam aplikasi belanja pegawai dari Direktorat Jenderal Anggaran (DJA) untuk keperluan prediksi anggaran belanja pegawai tahun berikutnya. Dengan demikian apabila Satker belum melengkapi pengisian data SK kepegawaian pada aplikasi GPP2008 sesuai ketentuan SE-95/PB/2007, wajib melengkapi pengisian SK kepegawaian agar data tersebut dapat diekspor ke dalam aplikasi belanja pegawai dari DJA. Pengisian kolom Grade (2 digit) hanya dilakukan pada Departemen yang menerapkan grade remunerasi dan hanya diisikan pada baris SK yang didefault (berwarna biru). Bagi Departemen yang tidak menerapkan grade remunerasi, kolom grade dikosongkan. Tekan tombol Simpan untuk melakukan penyimpanan. Setelah melakukan perubahan dengan menambahkan jenis SK dan Grade di atas, tidak perlu dilakukan penyamaan data ulang ke KPPN. Untuk keperluan update data (jenis SK dan grade) di KPPN, satker hanya perlu mencentang semua pegawai pada saat mengirimkan data gaji melalui menu Kirim Gaji ke KPPN. 26

31 5. Daftar Pegawai Non Aktif Pegawai non aktif adalah pegawai yang diberi kode kedudukan (03 : Pensiun/Berhenti, 04 : Meninggal, dan 05 : Pindah) pada saat mengisi teks isian Kedudukan pada menu Pegawai > Data Pegawai. Daftar pegawai ini tidak akan muncul pada tabel form Data Pegawai, namun akan muncul pada form pegawai non aktif. Para pegawai yang Pensiun atau Pindah tidak akan ikut diproses pada saat proses pembuatan gaji, kecuali untuk pegawai yang meninggal, pegawai tersebut hanya bisa untuk proses gaji Terusan, Uang Duka Wafat dan Uang Duka Tewas. Terdapa tiga tombol yaitu Pensiun, Meninggal, dan Pindah. Ketika pemakai hendak melihat siapa saja pegawai yang meninggal misalnya klik tombol Meninggal demikian halnya untuk pegawai Pensiun dan Pindah. Jika ada pegawai yang salah kedudukannya, pemakai bisa mengubah dengan cara memilih pegawai pada daftar tabel, lalu tekan tombol Ubah Kedudukan. Selanjutnya isi kedudukan baru pegawai tersebut dan tekan tombol OK. Untuk Mencetak ke layar tekan tombol Preview, kemudian untuk mencetak langsung ke printer tekan tombol Printer. 6. Terima Data Pegawai Penyamaan Satker Menu ini digunakan untuk menerima data pegawai agar sama dengan data pegawai satker. Menu ini dilakukan pertama kali dalam rangka penyamaan data antara KPPN dan satuan kerja. File yang diambil terbagi menurut anak satker 27

32 Pilih File data yang telah disesuaikan dengan menekan tombol (...) dan cari file dengan ekstension (*.PGW) Pilih Tombol Proses. Maka semua data pegawai yang ada di dalam file tersebut akan tampil dan masuk ke dalam database. Pilih menu Keluar, jika telah selesai menggunakan menu ini. 7. Ubah Kedudukan Pegawai Pindah Menu ini digunakan untuk mengubah kedudukan pegawai menjadi kode 05 (Pindah). Melalui fasilitas ini dapat diubah kedudukan beberapa pegawai dari pegawai aktif (01) menjadi pindah (05) secara serentak. 28

33 Langkah untuk melakukan pengubahan kedudukan adalah sebagai berikut : - Pilih para pegawai yang akan dipindahkan dengan mencentang pada kolom proses maka tulisan akan berubah menjadi warna biru. - Tekan tombol proses Catatan : Bagi pegawai yang dipindahkan, datanya tidak hilang dari database, namun kode kedudukannya berubah menjadi 05 : Pindah). Hal ini bisa dilihat pada menu Pegawai > Daftar Pegawai Non Aktif tombol Pindah. 8. Terima Data Pegawai Pindah/Baru Menu ini digunakan untuk menerima data pegawai pindahan/pegawai baru dari satuan kerja. Prinsipnya sama dengan penyamaan data satker, bedanya penyamaan data satker yang dikirim adalah seluruh pegawai dari satuan kerja tersebut sedangkan pada menu ini khusus pegawai baru atau pegawai pindahan. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : - Pilih folder sumber dengan menekan tombol ( ) kemudian cari folder yang terdapat file hasil pindahan yang berisi file *.krm. setelah ditemukan tekan OK, maka akan muncul file pegawai yang akan diproses - Berikan tanda centang pada kolom proses - Tekan tombol Proses. Secara otomatis pegawai akan tersebar masuk ke dalam database KPPN. 9. Pencarian Pegawai Menu ini digunakan untuk mencari pegawai. Tuliskan NIP/Nama/Golongan atau Anak Satker pada teks Mencari, maka akan tersaring pegawai yang memenuhi kriteria pencarian. 29

34 Untuk mencetak ke layar tekan tombol Preview, sedangkan untuk mencetak langsung ke printer tekan tombol Printer. Jika hendak keluar tekan tombol Keluar. 10. Terima Data Konversi NIP dari Satker Menu ini digunakan untuk melakukan perubahan NIP 18 digit database di KPPN berdasarkan file kiriman dari satuan kerja. Langkah untuk melakukan perubahan NIP adalah sbb : - Cari file *.kon dari satuan kerja dengan menekan tombol (...) - Tekan tombol Proses 11. Terima Data Kelengkapan SK Menu ini digunakan untuk me-restore data SK-SK yang telah dilengkapi oleh satuan kerja untuk masuk ke dalam database KPPN 30

35 Langkah untuk melakukan penerimaan data SK ini adalah sbb : - Cari file *.sk dari satuan kerja dengan menekan tombol (...) - Tekan tombol Proses C. MENU GAJI Menu ini hanya terdiri dari satu sub menu, yaitu Rekon Gaji. 1. Rekon Gaji Menu ini digunakan untuk proses rekonsiliasi data gaji satuan kerja dan data KPPN. Melalui menu ini secara otomatis dapat dibandingkan data pegawai antara Satker dengan KPPN sehubungan dengan perubahan/mutasi kepegawaian. Selanjutnya apabila perubahan tersebut telah sesuai dengan data pendukung yang dilampirkan, KPPN melakukan update data tanpa harus melakukan perekaman manual. 31

36 Pada menu ini KPPN melakukan rekonsiliasi dengan satker. Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sbb: Pilih file gaji satuan kerja melalui tombol ( ) cari file dengan ekstension *.gpp Klik tombol Proses Cek Pada layar akan muncul pegawai yang datanya tidak sama dengan KPPN karena telah dilakukan perubahan. Apabila perubahan tersebut telah sesuai dengan bukti-bukti dokumen pendukung, berikan tanda centang pada kolom OK sebagai konfirmasi persetujuan. Selanjutnya klik Update Pegawai dan Gaji. Kotak Cek Sewa Rumah, Tunggakan, Utang Lebih dan Potongan Lain adalah untuk menampilkan kolom Sewa Rumah, Tunggakan, Utang Lebih dan Potongan lain pada layar. Kotak Cek Induk Bulan Lalu digunakan untuk mengubah data satker dengan gaji induk bulan lalu disebabkan data satker salah. Hal ini digunakan jika dalam keadaan terpaksa dan apabila waktu perbaikan oleh satker tidak dimungkinkan lagi. (Khusus digunakan pada gaji induk) Kotak Cek Gaji Lama digunakan khusus pada saat rekon kekurangan gaji untuk melihat perbedaan gaji lama yang dirujuk oleh satker dalam pembuatan kekurangan gaji. Tombol Preview Rekap untuk menampilkan daftar rekapitulasi dari gaji ini. Tombol Preview Gaji digunakan untuk menampilkan detail gaji pergolongan. Tombol Browse Data Gaji digunakan untuk menampilkanl gaji yang telah masuk sebelumnya untuk dibandingkan dengan gaji sekarang. Tombol Cetak Perbedaan untuk mencetak perbedaan yang muncul pada layar. Tombol Hapus Data Gaji digunakan untuk menghapus data gaji yang telah masuk ke dalam database KPPN. Perlu diingat bahwa penghapusan data gaji ini tidak akan mengembalikan kondisi data pegawai seperti semula. 32

37 Langkah-langkah untuk menghapus data gaji adalah : Masukkan kode satker, bulan dan tahun gaji yang dimaksud Tekan tombol Tayang untuk menampilkan gaji pada bulan dimaksud Pilih gaji dengan menyorotnya pada grid. Tekan tombol Hapus. Tentang validasi per jenis gaji akan diuraikan dalam lampiran buku ini. 2. Monitoring Rekon Gaji Menu ini digunakan untuk memonitor, satker mana saja yang telah melakukan rekon gaji dan yang belum melakukan rekon gaji. Selain itu juga dapat memonitor petugas rekon mana saja yang telah melakukan rekon gaji untuk satuan kerja tertentu Jika anda hendak merekam no SP2D untuk no gaji tertentu, anda dapat mengisinya langsung ke dalam kolom NoSP2D, lalu klik tombol Simpan NO SP2D 33

38 D. MENU LAPORAN Setelah dilakukan proses rekonsiliasi gaji, maka langkah berikutnya adalah mencetak laporan. Pada menu ini pemakai bisa mencetak Kartu Pegawai dan Daftar Pengawasan Gaji. 1. Kartu Pegawai Menu Cetak Kartu digunakan untuk mencetak berbagai macam jenis kartu. Pengkartuan adalah proses pencatatan pada kartu gaji dari masing-masing pegawai yang telah dibuat daftar gajinya. Kartu-kartu yang bisa dicetak melalui menu ini adalah : 1. Kartu Gaji Pegawai 2. Kartu Perubahan Pegawai 3. Kartu Keluarga 4. KP4 5. Rekap SPT Tahunan 6. SPT Tahunan 7. Kartu Hutang Pegawai 8. Surat Keterangan Penghasilan Setelah memilih menu ini akan tampil form sbb : 34

39 Semua jenis kartu di atas cara menayangkannya sebagai berikut : - Pilih Tahun dengan jalan menekan tombol panah ke bawah kotak tahun lalu pilih tahun yang dikehendaki. Secara default ditampilkan tahun sekarang. - Isi Jenis Kartu dengan angka 1 (Kartu Pegawai), atau pilih jenis kartu dengan menekan tombol panah ke bawah lalu pilih jenis kartu yang dimaksud. - Pilih pegawai yang hendak dicetak dengan mencentang kotak cek pada kolom proses. - Pilih Kertas yaitu Standard Fanfold, atau Folio. - Tekan tombol Proses maka akan tampil preview hasil secara bergantian. Catatan : Kartu pegawai ini dibatasi oleh data gaji untuk tahun tertentu, oleh karena itu digunakan parameter tahun. Untuk mencetak tahun yang lalu maka ubah isian tahun kemudian cetak kembali kartu gaji pegawai yang dipilih. 2. Daftar Pengawasan Gaji Pada menu ini pemakai bisa mencetak daftar pengawasan gaji untuk mengetahui pembayaran belanja pegawai yang telah dilaksanakan KPPN pada periode tertentu. Langkah-langkahnya adalah sbb : - Pilih Gaji/PTT/Uang Makan/Uang Lembur yang ingin dilihat datanya. 35

40 - Isikan tanggal periode Gaji/PTT/Uang Makan/Uang Lembur yang hendak dilihat data gajinya, lalu tekan tombol Enter. - Untuk melihat data per bulan, arahkan kursor pada bulan yang dikehendaki. - Tekan tombol Cetak, untuk mencetak ke layar. - Tekan tombol Keluar untuk keluar dari form E. MENU MONITORING Menu ini pada prakteknya akan dilaksanakan oleh para PAPBP. Fasilitas yang disediakan adalah Monitoring Tunggakan, Monitoring Utang Lebih, Monitoring Potongan Lain, Monitoring Pegawai Pensiun, dan Monitoring Anak Dewasa. Tampilan dari menu tersebut adalah sebagai berikut 36

41 1. Monitoring Anak Tertanggung 3 Anak Menu ini digunakan untuk mengecek siapa saja pegawai dan dari satker mana saja yang tunjangan anaknya masih terbayar untuk tiga anak dimana anak tersebut lahir setelah tanggal 1 Mret Langkah-langkahnya adalah sbb : - Pilih satuan kerja dengan jalan memberikan tanda centang pada kolom Cek. - Klik tombol Proses 2. Monitoring Hutang Pegawai a. Monitoring Tunggakan Menu ini adalah untuk melaksanakan kegiatan monitoring atau untuk mengetahui tunggakan gaji para pegawai. 37

42 Data pada menu ini berasal dari perekaman tunggakan lewat menu Pegawai > Data Pegawai tombol Tunggakan. Dan data yang ditampilkan adalah yang memiliki kode default = 1. Pada menu disediakan fasilitas Mencari untuk memilih pegawai. Pilih jenis hutang Tunggakan pada isian Jenis Hutang Pilih tombol Preview untuk melihat hasilnya dalam bentuk preview; Pilih tombol Printer untuk mencetak langsung ke printer ; Pilih tombol Keluar jika ingin keluar b. Monitoring Utang Lebih Menu ini adalah untuk melaksanakan kegiatan monitoring atau untuk mengetahui posisi Utang dan Angsurannya karena kelebihan pembayaran gaji pegawai. Data pada menu ini berasal dari perekaman tunggakan lewat menu Pegawai > Data Pegawai tombol Utang Lebih. Dan data yang ditampilkan adalah yang memiliki kode default = 1. Pilih jenis hutang Utang Lebih pada isian Jenis Hutang Pilih tombol Preview untuk melihat hasilnya dalam bentuk preview; Pilih tombol Printer untuk mencetak langsung ke printer ; Pilih tombol Keluar jika ingin keluar c. Monitoring Potongan Lain Menu ini adalah untuk melaksanakan kegiatan monitoring atau untuk mengetahui posisi Potongan Lain gaji pegawai dan angsurannya. Data pada menu ini berasal dari perekaman tunggakan lewat menu Pegawai > Data Pegawai tombol Potongan. Dan data yang ditampilkan adalah yang memiliki kode default = 1. Pada menu disediakan fasilitas mencari untuk memilih pegawai langsung. Pilih jenis hutang Potongan Lain pada isian Jenis Hutang Pilih tombol Preview untuk melihat hasilnya dalam bentuk preview; Pilih tombol Printer untuk mencetak langsung ke printer ; Pilih tombol Keluar jika ingin keluar 3. Cetak Monitoring Data Pegawai Menu ini digunakan untuk memonitor data kelengkapan SK yang telah direkam oleh satuan kerja. Langkah-langkah untuk melihat data SK tersebut adalah sbb : - Pilih satuan kerja dengan jalan memberikan tanda centang pada kolom Proses - Klik tombol Cetak Monitoring Satker Jika anda hendak melihat detail data SK yang direkam/ petikan kartu pengawasan pegawai perorangan, langkah-langkahnya adalah sbb : 38

43 - Klik tombol pegawai di dalam kolom pegawai, maka akan muncul daftar pegawai di tabel di sebelah kanan - Klik tombol Cetak Petikan Kartu Pengawasan Pegawai 4. Monitoring Pegawai Pensiun Menu ini digunakan untuk mengetahui pegawai yang akan pensiun pada tahun yang dipilih. Monitoring ini sebagai warning system bagi PAPBP untuk mengetahui pegawai yang akan pensiun sehingga tidak terjadi keterlanjuran pembayaran gaji. Apabila menu ini dipilih maka akan muncul tampilan sbb Tekan tombol Tahun, maka akan tampil kotak pilihan tahun. 39

44 Isikan tahun dengan angka atau tekan tombol panah atas atau bawah untuk mencari tahun yang hendak dipilih. Tekan tombol OK untuk menampilkan datanya, atau tekan tombol Tutup untuk membatalkan pilihan. Maka pada tabel form akan muncul daftar pegawai yang akan pensiun dan pada bulan berapa pegawai tersebut pensiun. Pilih tombol Preview untuk melihat hasilnya dalam bentuk preview; Pilih tombol Printer untuk mencetak langsung ke printer ; Pilih tombol Keluar jika ingin keluar Catatan : Jika pegawai tersebut telah benar-benar pensiun sesuai bulan yang dimaksudkan, maka ubahlah kedudukan pegawai pada perekaman Data Pegawai menjadi 03 (Pensiun). 5. Monitoring Anak Dewasa: Menu ini digunakan untuk melaksanakan kegiatan monitoring atau untuk mengetahui Jumlah Anak yang sudah Dewasa. Seperti diketahui bahwa bagi anak yang kuliah umur 21 s.d. 25 tahun harus dimintakan surat keterangan kuliah. Jika berumur lebih dari 25 tahun atau sudah bekerja maka harus dikeluarkan dari daftar gaji. Menu ini digunakan pula sebagai warning system bagi PAPBP untuk memantau siapa saja anak pegawai yang harus dimintakan surat keterangan kuliah dan anak siapa saja yang telah dewasa sehingga harus dikeluarkan dari daftar gaji. Untuk melakukan monitoring lakukan langkah-langkah sebagai berikut Pilih untuk pilihan Kuliah atau Dewasa Tekan tombol Tahun, lalu pilih tahun yang akan dimonitor. 40

45 Tekan tombol OK untuk menampilkan datanya, atau tekan tombol Tutup untuk membatalkan pilihan. Maka pada tabel form akan muncul daftar pegawai beserta nama anak yang dimintakan surat keterangan kuliah atau telah dewasa. Pilih tombol Preview untuk melihat hasilnya dalam bentuk preview; Pilih tombol Printer untuk mencetak langsung ke printer ; Pilih tombol Keluar jika ingin keluar F. MENU REFERENSI Menu Referensi berisi tabel referensi yang sifatnya tetap atau tidak banyak mengalami perubahan. Untuk menjamin kesamaan data referensi di semua Satuan Kerja pemakai aplikasi ini, maka segala perubahan pada tabel referensi dilaksanakan secara terpusat oleh Direktorat Jenderal Perbendaharaan c.q. Direktorat Sistem Perbendaharaan. Dengan demikian teks pada menu referensi sengaja dimatikan (disable). Tampilan dari menu tersebut adalah sebagai berikut : 1. Menu Tarif Pada menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman dan perubahan. Apabila dipilih menu ini akan tampil form sbb : 41

46 2. Tunjangan PNS Pada menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Tunjangan PNS. Apabila melakukan klik pada pilihan Tunjangan PNS, maka layar akan masuk pada menu sbb : Cetak : Digunakan untuk mencetak ke layar. Keluar : Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar form. 42

47 3. Taperum Pada menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Taperum. Apabila melakukan klik pada pilihan Taperum, maka layar akan masuk pada menu sbb : Cetak : Digunakan untuk mencetak ke layar. Keluar : Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari form. 4. Uang Lembur Menu ini digunakan untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel tarif Uang Lembur. Apabila melakukan klik pada pilihan Uang Lembur, maka layar akan masuk pada menu sbb : Cetak : Digunakan untuk mencetak ke layar. Keluar : Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari form referensi Uang Lembur. 5. Daftar Gaji Menu pilihan ini digunakan untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan Gaji Pokok. Apabila melakukan klik pada pilihan Daftar Gaji, maka layar akan masuk pada menu sbb : 43

48 Cetak : Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel daftar Gaji. Klik tombol Cetak maka pada layar akan tampil pilihan printer yang akan digunakan untuk mencetak isi tabel daftar Gaji. Keluar : Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi daftar Gaji 6. Daftar Gaji Hakim Menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan Gaji Pokok Hakim. Apabila melakukan klik pada pilihan Daftar Gaji, maka layar akan masuk pada menu sbb : 44

49 Cetak : Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel daftar Gaji Hakim. Klik tombol Cetak maka pada layar akan tampil pilihan printer yang akan digunakan untuk mencetak isi tabel daftar Gaji. Keluar : Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi daftar Gaji Hakim 7. Tunjangan Umum Pada menu pilihan ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Tunjangan Umum. Apabila melakukan klik pada pilihan Tunjangan Umum, maka layar akan masuk pada menu sebagai berikut : Cetak : Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel Tunjangan Umum. Klik tombol Cetak atau tekan enter saat berada pada pilihan cetak, maka pada muncul tampilan Preview Keluar : Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi daftar Tunjangan Umum 8. Tunjangan Khusus Papua : Menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Tunjangan Papua. Apabila melakukan klik pada pilihan Tunjangan Papua, maka layar akan masuk pada menu sebagai berikut : 45

50 Cetak : Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel Tunjangan Papua. Klik tombol Cetak atau tekan enter saat berada pada pilihan cetak, maka pada muncul tampilan Preview Keluar : Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi daftar Tunjangan Papua 9. Tunjangan Khusus Papua Hakim : Menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Tunjangan Papua Hakim. Apabila melakukan klik pada pilihan Tunjangan Papua Hakim, maka layar akan masuk pada menu sebagai berikut : Cetak : Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel Tunjangan Papua Hakim. Klik tombol Cetak atau tekan enter saat berada pada pilihan cetak, maka pada muncul tampilan Preview Keluar : Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi daftar Tunjangan Papua Hakim 46

51 10. Tunjangan Wilayah Terpencil : Menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Tunjangan Wilayah terpencil. Apabila melakukan klik pada pilihan Tunjangan Wilayah Terpencil, maka layar akan masuk pada menu sebagai berikut : Cetak : Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel Tunjangan Wilayah Terpencil. Klik tombol Cetak atau tekan enter saat berada pada pilihan cetak, maka pada muncul tampilan Preview Keluar : Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi daftar Tunjangan Wilayah Terpencil 11. Satker Pada menu pilihan ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Referensi Satuan Kerja. Apabila melakukan klik pada pilihan menu ini, maka layar akan masuk pada menu sebagai berikut : 47

52 Ada 5 menu pilihan pada layar bagian bawah yaitu : Rekam, Ubah, Hapus, Cetak dan Keluar. Rekam : Pilihan kegiatan ini adalah untuk melaksanakan perekaman kode dan uraian dari Satker, apabila tombol enter ditekan pada saat berada pada pilihan rekam maka layar menu akan masuk pada menu isian sebagai berikut : - Isikan enam digit kode ; - Isikan Nama Satker; - Isikan kode departemen; - Isikan kode lokasi dan dati dua; - Isikan kode KPPN pembayar ; - Pilih OK apabila data yang direkam tersebut akan di simpan; - Pilih Batal apabila perekaman data akan dibatalkan. Ubah : Pilihan kegiatan ini adalah untuk melaksanakan perubahan data yang telah ada, sorot terlebih dahulu data yang akan diubah kemudian tekan tombol ubah, pola operasional selanjutnya sama dengan Referensi di atas. Hapus : Pilihan kegiatan ini adalah untuk melaksanakan penghapusan data yang telah ada, sebelum memilih hapus sorot dahulu kode Satker yang akan dihapus kemudian tekan pilihan Hapus, pola operasional selanjutnya sama dengan Referensi di atas. Cetak : Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel Satker. Tekan tombol ini maka akan tampil dalam bentuk preview Keluar : Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi Satker. 12. Departemen Menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel. Apabila melakukan klik pada pilihan Departemen, maka layar akan masuk pada menu sbb : 48

53 Ada 5 menu pilihan pada layar bagian bawah yaitu : Rekam, Ubah, Hapus, Cetak dan Keluar. Rekam : Pilihan kegiatan ini adalah untuk melaksanakan perekaman kode dan uraian dari Departemen, apabila tombol enter ditekan pada saat berada pada pilihan rekam maka layar menu akan masuk pada menu isian sebagai berikut : - Isikan dua huruf kode Departemen; - Isikan Uraian dari Departemen tersebut; - Pilih Simpan apabila data yang direkam tersebut akan di simpan; - Pilih Batal apabila perekaman data akan dibatalkan - Pilih Departemen ; - Isikan dua huruf kode Unit; - Isikan Uraian dari Unit tersebut; - Pilih Simpan apabila data yang direkam tersebut akan di simpan; - Pilih Batal apabila perekaman data akan dibatalkan. Ubah : Pilihan kegiatan ini adalah untuk melaksanakan perubahan data yang telah ada, perubahan ini hanya sebatas perubahan uraian dari Departemen, sorot terlebih dahulu data yang akan diubah kemudian tekan tombol ubah, pola operasional selanjutnya sama dengan Referensi di atas. 49

54 Hapus : Pilihan kegiatan ini adalah untuk melaksanakan penghapusan data yang telah ada, sebelum memilih hapus sorot dahulu kode Departemen yang akan dihapus kemudian tekan pilihan Hapus, pola operasional selanjutnya sama dengan Referensi di atas. Cetak : Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel Departemen. Klik tombol Cetak atau tekan enter saat berada pada pilihan cetak, maka pada layar akan tampil pilihan printer yang akan digunakan untuk mencetak isi tabel Departemen. Keluar Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi Departemen. 13. KPPN Pada menu pilihan ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel KPPN. Apabila melakukan klik pada pilihan menu KPPN, maka layar akan masuk pada menu sebagai berikut : Cetak : Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel KPPN. Klik tombol Cetak maka akan tampil cetakan preview Keluar : Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi KPPN. 14. Lokasi Menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Jenis Bantuan. Apabila melakukan klik pada pilihan Lokasi, maka layar akan masuk pada menu sebagai berikut : 50

55 Ada 5 menu pilihan pada layar bagian bawah yaitu : Rekam, Ubah, Hapus, Cetak dan Keluar. Rekam : Pilihan kegiatan ini adalah untuk melaksanakan perekaman kode dan uraian dari Lokasi, apabila tombol enter ditekan pada saat berada pada pilihan rekam maka layar menu akan masuk pada menu isian sebagai berikut : - Isikan dua digit kode Propinsi; - Uraian Propinsi; - Isikan dua digit kode dati dua ; - Uraian Dati dua ; - Pilih Simpan apabila data yang direkam tersebut akan di simpan; - Pilih Batal apabila perekaman data akan dibatalkan. Ubah : Pilihan kegiatan ini adalah untuk melaksanakan perubahan data yang telah ada, sorot terlebih dahulu data yang akan diubah kemudian tekan tombol ubah, pola operasional selanjutnya sama dengan Referensi di atas., Hapus : Pilihan kegiatan ini adalah untuk melaksanakan penghapusan data yang telah ada, sebelum memilih hapus sorot dahulu kode Lokasi yang akan 51

56 dihapus kemudian tekan pilihan Hapus, pola operasional selanjutnya sama dengan Referensi di atas. Cetak : Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel Lokasi. Klik tombol Cetak atau tekan enter saat berada pada pilihan cetak, maka pada layar akan tampil pilihan printer yang akan digunakan untuk mencetak isi tabel Lokasi. Keluar : Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi Lokasi. 15. Golongan Menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Golongan. Apabila melakukan klik pada pilihan Golongan, maka layar akan masuk pada menu sebagai berikut : Cetak : Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel Golongan. Klik tombol Cetak maka akan tampil cetakan preview. Keluar : Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi Golongan. 16. Status Pegawai Menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Status Pegawai. Apabila melakukan klik pada pilihan Status Pegawai, maka layar akan masuk pada menu sebagai berikut : 52

57 Cetak : Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel Status. Klik tombol Cetak maka akan tampil cetakan preview. Keluar : Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi Status. 17. Agama Menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Agama. Apabila melakukan klik pada pilihan agama, maka layar akan masuk pada menu sebagai berikut : Cetak : Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel Agama. Klik tombol Cetak maka akan muncul tampilan preview. Keluar : Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi Agama. 18. Jenis Gaji Menu referensi Jenis Gaji ini berisi tentang jenis-jenis gaji yang bisa diproses/dibuat oleh aplikasi GPP 2009 ini. Setelah memilih menu ini akan tampil form sebagai berikut : 53

58 Cetak : Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel Gaji. Klik tombol Cetak maka akan tampil cetakan preview. Keluar : Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi Gaji. 19. Status Keluarga Menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Status Keluarga. Apabila melakukan klik pada pilihan Seksi, maka layar akan masuk pada menu sebagai berikut : Keluar : Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi Status. 20. Status Kawin Menu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel status kawin dan PTKP. Apabila melakukan klik pada pilihan menu ini, maka layar akan masuk pada menu sebagai berikut : 54

59 Cetak : Pilihan kegiatan ini adalah untuk melakukan proses pencetakan dari tabel Status Kawin.Klik tombol Cetak maka akan tampil cetakan preview Keluar : Pilihan kegiatan ini adalah untuk keluar dari kegiatan referensi Status Kawin. G. MENU UTILITAS Menu Utilitas ini digunakan untuk melakukan administrasi terhadap database. Penjelasan lebih lanjut diuraikan secara detail sbb: 1. Backup Backup data digunakan untuk melakukan penyalinan data yang disimpan ke dalam hardisk komputer/komputer lain pada periode gaji tertentu. Data yang bisa dibackup oleh aplikasi ini adalah data pegawai dan data gaji. Langkah-langkah untuk melakukan backup adalah sbb : 55

60 2. Restore - Isikan Periode dengan tanggal gaji yang akan dibackup - Isikan Tujuan dengan folder tempat file backup akan ditempatkan, atau cari folder tujuan dengan menekan tombol ( ). - Tekan tombol Proses File yang terbentuk akan file dengan ekstension (*.BCK) Contoh ZKPPN_085_ BCK ( ZKPPN +kode KPPN+tgl backup dan ekstensinya). menu ini digunakan untuk melakukan restore (memasukkan kembali) data dari file yang telah dibackup sebelumnya untuk dimasukkan ke dalam database. Langkah-langkah untuk merestore data adalah sbb : - Ambil file backup dengan jalan menekan tombol ( ) untuk mencari file backup. Maka akan muncul kotak dialog 56

61 - Pilih file backup yang dimaksud, kemudian tekan tombol Buka. - Tekan tombol Ekstrak, lalu akan muncul form sbb : - Pilih satuan kerja yang akan direstore dengan memberikan tanda centang pada kolom Restore. - Lalu tekan tombol Restore, untuk melakukan restore data, atau tekan Keluar untuk melakukan pembatalan. 3. Manajemen Data Base Menu ini untuk memonitor kelengkapan tabel yang ada di suatu satker, jika memang ada yang kurang lengkap klik tombol Create, jika ingin menghapus seluruh tabel untuk satuan kerja tertentu, klik tombol Drop. 57

62 4. Cek NIP Ganda Menu ini digunakan untuk mengecek perekaman data pegawai ganda dalam aplikasi. Aplikasi tidak mengijinkan perekaman pegawai dengan NIP yang sama, jika hal ini terjadi maka data pegawai tersebut akan menjadi dobel. Akibatnya proses perhitungan gaji juga akan dobel dan tidak konsisten. Oleh karena itu untuk mengantisipasi hal tersebut aplikasi menyediakan proses cek untuk mendeteksi perekaman NIP pegawai yang sama. Proses melakukan cek NIP ganda adalah dengan menekan tombol Proses. Jika ditemukan data pegawai dengan NIP yang sama maka data pegawai tersebut akan tampil dalam tabel grid. Jika tidak maka akan keluar pesan. Jika ditemukan data pegawai dengan NIP ganda maka yang harus dilakukan adalah menghapus data pegawai tersebut dengan memberikan tanda centang pada kolom hapus, lalu tekan tombol Hapus. Data pegawai dengan NIP tersebut akan hilang, sehingga pemakai harus merekam ulang pada perekaman data pegawai. 5. Hapus Data Per Anak Satker Hapus data ini akan menghapus data-data pegawai dan juga data gaji/data kekurangan gaji/gaji PTT/uang makan/uang lembur periode tertentu untuk 58

63 anak satker tertentu. Data yang dihapus adalah data yang sudah masuk database master. Langkah-langkah untuk menghapus adalah 1. Pilih anak satker yang hendak dihapus, tombol ( ) digunakan untuk memilih anak satker 2. Pilih jenis data yang akan dihapus : gaji atau data pegawai 3. Masukkan periode pembuatan data gaji, maka data akan tampil 4. Berikan tanda centang untuk data yang akan dihapus pada kolom hapus 5. Tekan tombol Hapus 6. Tekan tombol Keluar untuk keluar form. 6. Perbaiki Data Ganda Menu ini digunakan untuk memperbaiki data yang ganda pada suatu satker, pastikan dalam melakukan proses ini tidak ada user lain yang sedang aktif pada satuan kerja tersebut. Langkah-langkah untuk melakukan proses ini adalah sbb : - Pilih satuan kerja yang akan diperbaiki datanya dengan memberikan tanda centang - Klik tombol Proses 59

64 H. MENU KIRIM Menu ini gunakan untuk proses pengiriman data. 1. Kirim Data Ke Taspen Menu ini gunakan untuk membuat file untuk dikirimkan data ke PT Taspen. Pengiriman data dilakukan tiap bulan. Langkah-langkahnya adalah sbb : - Masukkan kode KPPN - Masukkan bulan dan tahun data gaji yang akan dikirim - Pilih folder tujuan 60

65 - Klik tombol Proses 2. Kirim Rekon Pegawai ke Satker Menu ini digunakan untuk mengirimkan hasil Rekon/verifikasi data pegawai yang sebelumnya dikirimkan oleh satuan kerja dalam rangka penyamaan data antara KPPN dan satuan kerja. Hal ini dilakukan terutama apabila KPPN melakukan perbaikan data pada saat rekonsiliasi penyamaan data. File yang terbentuk akan bernama kode satker, kode anak dan berekstensi *.pgw 61

66 3. Kirim Formasi Pegawai Menu ini digunakan untuk membuat file formasi data pegawai seluruh satuan kerja yang berada dalam wilayah kerja KPPN bersangkutan. Data ini akan dikirim ke kantor pusat Direktorat Jenderal Perbendaharaan untuk digunakan menyusun proyeksi perencanaan anggaran belanja pegawai seluruh Departemen dalam DIPA tahun berikutnya. Langkah-langkah untuk membuat file tersebut adalah sbb : Tentukan tanggal pengiriman Tekan tombol Kirim. Akan terbentuk file dengan nama KPPN dan tanggal pengiriman dengan ekstensi *.dja 4. Kirim DB Troubleshooting di DSP Menu ini digunakan oleh petugas KPPN jika menemui suatu kendala pada saat proses rekon gaji / atau terjadi masalah lain. Dimana petugas KPPN tidak mampu untuk memperbaiki data tersebut dan meminta bantuan DSP untuk memperbaiki data. Langkah-langkah untuk pengiriman adalah : Pilih anak satker yang datanya bermasalah dengan memberikan tanda centang Tekan tombol Proses File yang terbentuk akan memiliki format MAS_ dsp ( MAS +kode satker+kode anak+ekstension) 62

67 5. Kirim DB ke Satker Menu ini digunakan oleh KPPN jika ada satuan kerja yang databasenya mengalami kerusakan, sehingga data di KPPN baik itu data pegawai dan gaji yang pernah masuk di KPPN dapat dimanfaatkan untuk di-restore pada database satker Langkah-langkah melakukan pengiriman adalah : - Pilih anak satker yang datanya akan dibuat dengan memberikan tanda centang - Klik tombol Proses File yang terbentuk akan memiliki format Z Skr ( Z +kode satker+kode anak+ekstension) 63