Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini menerangkan tatacara pengurusan pengijazahan pelajar, semakan syarat bergraduat dan penyediaan skrol serta transkrip pelajar pengajian prasiswazah. Prosedur ini merangkumi semua tatacara pengurusan pengijazahan bermula dari penyediaan senarai nama pelajar yang akan bergraduat, semakan syarat bergraduat, pengedaran notis arahan bergraduat ke fakulti, pengesahan Senat dan penyediaan skrol dan transkrip pelajar program pengajian prasiswazah tidak termasuk program Doktor Perubatan dan Program Asasi Sains Pertanian. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod UPM/PGR/MK/001 Tajuk Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia Quality Management Systems requirements MS Iso 9001:2008 Manual SMP (Peperiksaan) Modul Semakan Pengijazahan Modul Masuk Markah 4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN : Bahagian Urus Tadbir Akademik KB : Ketua Bahagian Urus Tadbir Akademik Ketua PTJ : Dekan Fakulti, Pengarah Pusat Kokurikulum dan Pembangunan Pelajar dan Pengarah Pusat Pemajuan Kompetensi Bahasa KPAA : Ketua Pentadbiran Akademik dan Antarabangsa Peperiksaan : Peperiksaan Akhir Semester PPT : Penolong Pegawai Tadbir Program Pengajian : Program Bacelor dan Diploma Prasiswazah PT : Pegawai Tadbir Bahagian Urus Tadbir Akademik PT (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Bahagian Urus Tadbir Akademik PT (P/O) PTJ : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pusat
Halaman: 2/9 PT PTJ : Pegawai Tadbir Pusat PTM : Pegawai Teknologi Maklumat (IDEC) S/U Senat : Setiausaha Senat SMP : Sistem Maklumat Pelajar TDA : Timbalan Dekan (Akademik)/ Timbalan Pengarah yang menguruskan hal Akademik TNC(A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) UPM : Universiti Putra Malaysia 5.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua PTJ, KPAA dan KB bertanggungjawab memastikan prosedur Pengurusan Pengijazahan Pelajar ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini. 6.0 CARTA ALIR Carta alir Perincian Rekod/ Rujukan 6.1 Mula 6.2 Sedia Senarai Nama Pelajar Yang Akan 6.2 Sedia Senarai Nama Pelajar Yang Akan Cetak senarai nama pelajar klasifikasi sulung dari SMP. PT/ 6.3 Semak Keperluan Syarat A 6.3. Semak Keperluan Syarat a) Cetak struktur kurikulum program pengajian setiap pelajar. b) Semak struktur kurikulum program pengajian setiap pelajar. Pastikan pelajar memenuhi keperluan syarat bergraduat mengikut tahun kemasukan.
Halaman: 3/9 A ii. i. Senarai kursus yang telah diambil oleh pelajar memenuhi struktur kurikulum (contoh: Kursus Universiti, Kursus Teras dan Kursus Elektif) Keputusan peperiksaan (PNGK), pengecualian kursus, kursus ulangan, kursus ulang tingkat gred. iii. Jumlah kredit keseluruhan yang wajib diambil dan jumlah kredit pengecualian. PT/ c) Buat catatan sekiranya terdapat perbezaan di antara cetakan SMP dengan skema pengajian sebenar pelajar bagi mengelakkan sebarang kekeliruan. KPAA/KB/ PT 6.4 Edar Notis Arahan Beragraduat 6.5 Maklum Kepada Pelajar Pelajar 6.4 6.5 Edar Notis Arahan Beragraduat a) Edar dan mohon fakulti pamerkan notis arahan bergraduat kepada pelajar pada minggu ke-12. Maklum Kepada Pelajar Pelajar PT (P/O)/PTPTJ 6.6 Sedia Kertas Senat beserta Senarai Nama Pelajar 6.8 Pengesahan Semula 6.6 a) Maklumkan pada pelajar yang tidak layak bergraduat melalui telefon/laman sesawang/surat rasmi selepas proses pra pendaftaran untuk semester akhir pengajian. Sedia Kertas Senat beserta Senarai Nama Pelajar a) Kemaskini status keputusan peperiksaan pelajar yang telah melengkapkan kurikulum pengajian daripada Baik kepada Baik Dikurniakan Bacelor dalam SMP. Log Perhubungan Pelajar Tidak (PU/PS / LG01/IJZ) PT Tidak b) Sediakan Kertas Senat beserta senarai pelajar bergraduat mengikut fakulti, program, kelas kepujian, PNGK dan statistik pelajar bergraduat. S/U Senat 6.7 Pengesahan Senat 6.7 Pengesahan Senat a) Bentangkan Kertas Senat beserta senarai pelajar bergraduat mengikut fakulti, program, kelas kepujian, PNGK dan statistik pelajar bergraduat untuk pengesahan Senat. Ya b) Jika ya, ikut langkah 6.9 c) Jika tidak, ikut langkah 6.8 B 6.8 Pengesahan Semula a) Buat pindaan keputusan peperiksaan berdasarkan ulasan Senat dalam SMP. Manual SMP (Peperiksaan) Modul Masuk Gred (Bahagian Akademik)
Halaman: 4/9 b) Jika pindaan memerlukan pengesahan semula Senat, ikut langkah 6.6. B 6.9 Cetak Skrol dan Transkrip 6.9 Cetak Skrol dan Transkrip PT/PPT Tidak a) Cetak skrol dan transkrip berdasarkan senarai pelajar bergraduat yang disahkan Senat daripada SMP (dalam versi Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris). 6.10 Semak Cetakan Pada Skrol dan Transkrip 6.10 Semak Cetakan Pada Skrol dan Transkrip a) Pastikan skrol yang dicetak mengandungi : i. Nama graduan ii. Program Pengajian iii. Kelas Kepujian (bagi graduan Bacelor sahaja) iv. Pengesahan Senat v. Cop Mohor Log Semakan Kesilapan Cetakan Skrol dan Transkrip (PU/PS/LG02/IJZ) Ya b) Pastikan transkrip pelajar yang dicetak mengandungi maklumat berikut: i. Nama graduan ii. No. Matrik iii. No. Kad Pengenalan iv. Nama Penaja Pengajian v. Nama Program dan Major/Minor vi. Keputusan penuh peperiksaan setiap semester Juruteknik 6.11 Cap dan Simpan Skrol dan Transkrip 6.11 c) Jika ya, ikut langkah 6.11 d) Jika tidak, ikut langkah 6.9 Cap dan Simpan Skrol dan Transkrip a) Cap mohor UPM pada skrol dan cap tandatangan wakil Pendaftar pada transkrip akademik. b) Semak rekod pelajar berhutang dengan Bendahari. Buat catatan pada Log Penyerahan Skrol dan Transkrip Pelajar (PU/PS/LG05/IJZ). Notis Keterangan Majlis Konvokesyen 6.12 Tamat c) Susun skrol dan transkrip mengikut program, sesi dan nama mengikut abjad. Simpan dalam kotak dan dikunci di bilik fail untuk Majlis Konvokesyen. 6.12 Tamat
Halaman: 5/9 7.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/600-8/1/1 Pengijazahan Senarai Nama Pelajar Klasifikasi Sulung Notis Arahan ke Fakulti Salinan Kertas Senat beserta Senarai Pelajar Salinan Petikan Minit Senat Catatan Pindaan (jika ada) 2. UPM/600-8/1/2 Log Pengijazahan Log Perhubungan Pelajar Tidak Log Pembetulan dan Cetakan Semula Skrol/Transkrip Baharu Log Penyerahan Skrol dan Transkrip Pelajar Log Semakan Kesilapan Cetakan Skrol dan Transkrip 3. UPM/600-8/1/2 Senarai Semak Pengijazahan Senarai Semak Struktur Kurikulum Program Pengajian Pelajar Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT(P/O) PT Pusat PT(P/O) PT Pusat PT(P/O) PT Pusat Kuasa Melupus TWP PP TWP PP TWP PP 4. UPM/(kod PTJ)/600-8/1/1 Pengijazahan Notis Arahan daripada PT(P/O)PTJ PT PTJ Pusat Ketua PTJ
Halaman: 6/9 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Log Perhubungan Pelajar Tidak Surat-surat berkaitan Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk persijilan TNC (A&A) WP 03/01/2011 02 01 64/2012 Akademik 7/2012 (Khas) TNC (A&A) WP 14/08/2012 02 02 05/2013 Akademik 14/2013 (Khas) TNC (A&A) WP 30/04/2013 02 03 3/2014 02 04 2/2016 Akademik 19/2014 (Khas) Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik ke-26 (2/2016) TNC (A&A) WP 11/08/2014 TPKD PP TWP PP 18/08/2016