Halaman: 1/10 1.0 TUJUAN Menerangkan penyediaan dan pengendalian kelas bagi Program Literasi Maklumat secara berjadual. 2.0 SKOP 2.1 Kelas ini ditawarkan kepada semua pelajar dan staf UPM serta dikendalikan oleh PPF dan fasilitator luar. 2.2 Meliputi kelas tunjuk ajar penggunaan sumber-sumber maklumat dan / atau taklimat koleksi, perkhidmatan dan kemudahan Perpustakaan. 2.3 Penilaian post test hanya untuk Modul Katalog Perpustakaan (OPAC) dan Strategi Pencarian Maklumat sahaja. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen OPR/PSAS/GP06/PLM www.lib.upm.edu.my Lotus Notes Tajuk Dokumen Garis Panduan Penyediaan dan Pengendalian Kelas Program Literasi Maklumat Jadual Program Literasi Maklumat (Berjadual) (Perpustakaan Utama sahaja) Tempahan Bilik (Perpustakaan Utama sahaja) 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN BPM : Bahagian Pengurusan Maklumat BSTM : Bahagian Sistem dan Teknologi Maklumat JKSKSPKOPSPSAS : Jawatankuasa Semakan Keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti Perpustakaan Sultan Abdul Samad : Ketua Bahagian Pengurusan Maklumat / Ketua Perpustakaan Cawangan KP : Ketua Pustakawan OPAC : Katalog Perpustakaan PAP : Pembantu Am Pejabat PBS : Pustakawan Bahagian Sirkulasi PBSTM : Pustakawan Bahagian Sistem dan Teknologi Maklumat Penyelaras : Penyelaras Program Literasi Maklumat PS PKSB : Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak : Perpustakaan Kejuruteraan dan Senibina
Halaman: 2/10 PP PPP PPF PPSK PPV PSAS UPM : Pembantu Perpustakaan : Penolong Pegawai Perpustakaan : Pustakawan Penghubung : Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan : Perpustakaan Perubatan Veterinar : Perpustakaan Sultan Abdul Samad (merangkumi Perpustakaan Utama dan Perpustakaan Cawangan) : Universiti Putra Malaysia 5.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab memastikan semua kakitangan terlibat mengikuti langkahlangkah dalam prosedur ini.
Halaman: 3/10
Halaman: 4/10 7.0 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Kenalpasti Topik dan Tentukan Tarikh serta Masa Kelas yang akan Dikendalikan dari Semasa ke Semasa Mengikut Keperluan Pelanggan. 7.3 Buat Tempahan Bilik dan Kemudahan Peralatan. PPF/PP 7.4 Ada Modul Kelas? 7.4.1 Jika modul ada, ikut langkah 7.6. 7.4.2 Jika modul tiada, ikut langkah 7.5. 7.4.3 Jika modul tiada (fasilitator luar), ikut langkah 7.5.1. 7.5 Bangunkan Modul (Rujuk Garis Panduan Penyediaan dan Pengendalian Kelas Program Literasi Maklumat (OPR/PSAS/GP06/PLM)). Ikut Langkah 7.6. 7.5.1 Hubungi fasilitator luar / vendor untuk penyediaan modul, ikut langkah 7.7. 7.6 Kemaskini Modul (Rujuk Garis Panduan Penyediaan dan Pengendalian Kelas Program Literasi Maklumat (OPR/PSAS/GP06/PLM)). 7.7 Sediakan Jadual Kelas (Garis Panduan Penyediaan dan Pengendalian Kelas Program Literasi Maklumat (OPR/PSAS/GP06/PLM)). 7.8 Lakukan Persediaan untuk Mengendalikan Kelas (Rujuk Garis Panduan Penyediaan dan Pengendalian Kelas Program Literasi Maklumat (OPR/PSAS/GP06/PLM)). PP/PAP
Halaman: 5/10 Tindakan 7.9 Buat Makluman Tentang Kelas-Kelas yang Dijadualkan: 7.9.1 Tampal notis makluman / jadual kelas di tempat-tempat yang strategik dan mudah dilihat di dalam Perpustakaan. PP/PAP 7.9.2 Hantar notis makluman / jadual kelas dan surat iringan ke fakulti / kolej untuk ditampal di tempat-tempat yang strategik dan mudah dilihat. 7.9.3 Maklumkan kepada Pustakawan dan PPP tentang jadual kelas dan pendaftaran kelas di Meja Penasihat Pengguna atau di BPM (di Perpustakaan Utama sahaja). 7.9.4 Maklumkan jadual kelas di Buletin UPM/ laman web PSAS / UPM Kampus Bintulu Sarawak / Fakulti (jika perlu). 7.10 Ada Masalah Pengendalian Kelas? 7.10.1 Jika tiada, ikut langkah 7.12. 7.10.2 Jika ada, ikut langkah 7.11. 7.11 Boleh Ambil Tindakan ke Atas Masalah yang Dihadapi? PP/PAP 7.11.1 Jika ya, ikut langkah 7.12. 7.11.2 Jika tidak, ikut langkah 7.13. 7.12 Kendali Kelas Pada Masa dan Hari yang Ditentukan, Sekurang-kurangnya 80% daripada yang Dijadualkan (Garis Panduan Penyediaan dan Pengendalian Kelas Program Literasi Maklumat (OPR/PSAS/GP06/PLM)). 7.13 Batalkan Kelas dan Minta Pelanggan Mengikuti Kelas-Kelas Lain yang Dijadualkan. Ikut Langkah 7.18. Failkan Borang di Log Senarai Kehadiran Program Literasi Maklumat : Berjadual (OPR/PSAS/BL06/JAD1). / Fasilitator Luar
Halaman: 6/10 Tindakan 7.14 Kumpulkan Borang Penilaian Program Literasi Maklumat (OPR/PSAS/BR06/PLM Berwarna Hijau) / Borang Penilaian Program Literasi Maklumat : Post Test 1 (OPR/PSAS/BR06/PT1) / Borang Penilaian Program Literasi Maklumat : Post Test 2 OPR/PSAS/BR06/PT2) (Selepas Tamat Kelas dan Serahkan kepada Penyelaras / PPF beserta Borang Senarai Kehadiran Program Literasi Maklumat (OPR/PSAS/BR06/SEN). / PPP 7.15 Input Data Borang Penilaian Program Literasi Maklumat. PP/PAP 7.16 Analisa Maklum Balas Penilaian Peserta Terhadap Keberkesanan Kelas Mengikut Jadual Dalam Tempoh 3 Bulan Selepas Jadual Dilaksanakan (mengikut keperluan). Analisa juga Semua Masalah yang Dihadapi Semasa Penyediaan dan Pengendalian Kelas. 7.17 Lapor Analisa di Mesyuarat Pengurusan PSAS / Mesyuarat JKSKSPKOPSPSAS. Simpan Satu Salinan Laporan di Dalam Fail Program Literasi Maklumat: Laporan Penilaian (UPM/PSAS/BPM/8.6.154.1) / (UPM/PSAS/PPSK/8.11.54) / (UPM/PSAS/PS/8.14.64) / (UPM/PSAS/PKSB/8.12.155) / (UPM/PSAS/PPV/8.10.51). 7.18 Tamat. /Penyelaras /Penyelaras
Halaman: 7/10 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. OPR/PSAS/BL06/JAD1 Log Senarai Kehadiran Program Literasi Maklumat : Berjadual Borang Senarai Kehadiran Program Literasi Maklumat OPR/PSAS/BR06/SEN) 2. OPR/PSAS/BL06/JAD2 Log Rekod Penilaian Program Literasi Maklumat : Berjadual Borang Penilaian Program Literasi Maklumat ((OPR/PSAS/BR06/PLM) berwarna hijau) 3. OPR/PSAS/BL06/PT Log Rekod Penilaian Program Literasi Maklumat : Post Test Borang Penilaian Program Literasi Maklumat ((OPR/PSAS/BR06/PT1) berwarna putih) Borang Penilaian Program Literasi Maklumat ((OPR/PSAS/BR06/PT2) berwarna merah jambu) Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan BPM PPSK PS PKSB PPV BPM PPSK PS PKSB PPV BPM PPSK PS PKSB PPV Kuasa Melupus 4. UPM/PSAS/BPM/8.6.154.1 Fail Program Literasi Maklumat : Laporan Penilaian Penilaian Program : Berjadual Penilaian Program : Permohonan Penilaian Program : SPP Penilaian Program : Post Test PPP PPP BPM
Halaman: 8/10 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 5. UPM/PSAS/PPSK/8.11.54 Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PP PP PPSK Kuasa Melupus Fail Program Literasi Maklumat : Laporan Penilaian Penilaian Program : Berjadual Penilaian Program : Permohonan Penilaian Program : SPP Penilaian Program : Post Test 6. UPM/PSAS/PS/8.14.64 Fail Program Literasi Maklumat : Laporan Penilaian Penilaian Program : Berjadual Penilaian Program : Permohonan Penilaian Program : SPP Penilaian Program : Post Test 7. UPM/PSAS/PKSB/8.12.155 PP PP PS PPP PPP PKSB Fail Program Literasi Maklumat : Laporan Penilaian Penilaian Program : Berjadual Penilaian Program : Permohonan Penilaian Program : SPP Penilaian Program : Post Test
Halaman: 9/10 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 8. UPM/PSAS/PPV/8.10.51 Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PP PP PPV Kuasa Melupus Fail Program Literasi Maklumat : Laporan Penilaian Penilaian Program : Berjadual Penilaian Program : Permohonan Penilaian Program : SPP Laporan Analisa Maklumbalas Penilaian Program : Post Test 9. UPM/PSAS/BPM/8.6.152 Fail Program Literasi Maklumat: Berjadual Brosur Jadual Modul Kursus Poster 10. UPM/PSAS/PPSK/8.11.52 Fail Program Literasi Maklumat: Berjadual Brosur Jadual Modul Kursus Poster 11. UPM/PSAS/PS/8.14.62 PPP PPP BPM 2 Tahun PP PP PPSK 2 Tahun PP PP PS Fail Program Literasi Maklumat: Berjadual Brosur Jadual Modul Kursus Poster 2 Tahun
Halaman: 10/10 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 12. UPM/PSAS/PKSB/8.12.152 Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PPP PPP PKSB Kuasa Melupus Fail Program Literasi Maklumat: Berjadual Brosur Jadual Modul Kursus Poster 13. UPM/PSAS/PPV/8.10.50 Fail Program Literasi Maklumat: Berjadual Brosur Jadual Modul Kursus Poster 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan 2 Tahun PP PP PPV Disedia dan Disemak Ketua Pustakawan 2 Tahun Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 02 01 OPR(PSAS)- 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Ketua Pustakawan WP 22/08/2011 02 02 OPR(PSAS)- 3/2011 Mesyuarat Pengurusan PSAS ke-31 Ketua Pustakawan WP 18/11/2011