BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Umum Usaha perdagangan baik dalam skala kecil ataupun besar merupakan usaha yang selalu didasarkan pada kebutuhan konsumen dilingkungan dimana tempat usaha tersebut berada. Sebagai bahan penulisan Tugas Akhir ini penulis melakukan riset pada PT. Dwipa Megah Lestari, Jakarta. Dimana focus penulisannya pada Pembayaran piutang customer secara kredit. PT. Dwipa Megah Lestari dalam pengelolaannya masih menggunakan sistem manual. Tetapi dalam perkembangannya yang semakin hari semakin bertambah, sehingga perlu diperhatikan kembali pengelolaannya. Dalam suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan produk, hal yang paling penting adalah bagaimana suatu produk yang dihasilkan dapat terjual dengan baik dan maksimal, karna semakin banyak penjualan yang dihasilkan maka semakin banyak pendapatan yang diperoleh oleh perusahaan tersebut.untuk itu penjualan merupakan salah satu faktor penentu dalam berkembangnyaa perusahaan. 3.2. Tinjauan Perusahaan PT. Dwipa Megah Lestari adalah perusahaan yang bergerak dibidang Untuk memudahkan pemahaman sistem yang berjalan pada PT. Dwipa Megah Lestari Jakarta, maka penulis akan menjelaskan secara garis besar 29

30 sejarah dan struktur organisasinya serta sistem yang ada pada perusahaan tersebut. 3.2.1. Sejarah Perusahaan PT. Dwipa Megah Lestari berdiri sejak tahun 1996 akhir, dengan nomor NPWP 02.305.875.3-085.000. Merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang kemasan plastik. Gudang (warehouse) berlokasi di Jl. Siantan No. 88 Cengkareng Jakarta Barat dan berkantor di Komplek Ruko Daan Mogot Baru Jl. Jimbaran 3A/5 Cengkareng Jakarta Barat. Pada awal berdirinya PT. Dwipa Megah Lestari merupakan distributor untuk kemasan plastik modern, namun seiring dengan berjalannya waktu perusahaan mengalami perkembangan yang cukup signifikan maka perusahaan mulai terjun ke pabrik-pabrik. Pasar utama perusahaan adalah kemasan plastik untuk makanan dan minuman yang banyak dipakai oleh fastfood dan sekarang mulai melayani kemasan untuk produk-produk lainnya. Produk yang terdapat di PT. Dwipa Megah Lestari Jakarta ini dibuat dengan mesin injection Contohnya: Sendok, Garpu, Gelas dan lainlainnya, sedangkan ada juga yang menggunakan Vaccum Forming Contohnya: Tutup Gelas, Tempat sambel, Box Styrofoam dan lain-lainnya dan juga ada Thermo Forming Contohnya: Gelas PP/PS, Stoples. Semua produk tersebut dapat didaur ulang dan ramah lingkungan, dan disposable hanya sekali pakai.

31 PT. Dwipa Megah Lestari mempunyai misi Mengutamakan kepuasan pelanggan, memberikan pelayanan terbaik bagi semua customer dan menjadi distributor modern packaging terbesar di seluruh Indonesia. Dengan misi tersebut diharapkan perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan-perusahaan lainnya. 3.2.2 Struktur Organisasi dan Dalam rangka menjalankan segala aktivitasnya PT. Dwipa Megah Lestari Jakarta memiliki struktur Organisasi sebagai berikut: KOMISARI S DIREKTUR MAREKTING MANAGER PURCHASING MANAGER FINANCE & ACCOUNTING Staff Marketing Staff Purchasing KASIR PIUTANG Gudang Stock dan Delivery HUTANG PAJAK Gambar III.1. Struktur Organisasi PT. Dwipa Megah Lestari : PT. Dwipa Megah Lestari

32 Berikut ini adalah uraian tugas dan fungsi masing masing badan yang terkait yang terdapat di PT. Dwipa Megah Lestari. Kekuasaan tertinngi dipegang oleh komisaris dan yang memimpin tiap divisi dimana ada (tiga) divisi dibawahnya yaitu: Marketing Manager, Purchasing Manager, dan Finance & Accounting Manager. Adapun tugas dan fungsi dari masing masing personil berdasarkan struktur organisasi di PT. Dwipa Megah Lestari adalah sebagai berikut: 1. Direktur : a. Selaku pemilik perusahaan yang memiliki kekuasaan tertinggi dalam mengambil setiap keputusan untuk kelangsungan perusahaan. b. Mengawasi kinerja dari para karyawan. c. Mempunyai hak untuk mendapat dan meminta laporan laporan dari staf dan karyawan 2. Marketing Manager a. Bertanggung jawab atas pesanan customer sampai dengan dikirim b. Bertanggung jawab atas DO,SJ dan invoice yang dikeluarkan c. Bertanggung jawab atas Harga, Retur dan Revisi Penjualan. d. Bertanggug jawab kredibilitas customer. e. Bertanggung jawab atas distribusi dokumen penjualan f. Membuat laporan komisi penjualan 3. Purchasing Manager a. Bertanggung jawab atas harga dan kualitas barang yang dibeli b. Beranggung jawab atas penyediaan barang yang dipesan customer c. Membandingkan harga barang dengan para supplier-supplier yang lain. 4. Finance & Accounting Manager

33 a. Bertanggung jawab atas pembuatan laporan keuangan b. Bertanggung jawan atas pelaporan pajak bulanan dan tahunan c. Memeriksa laporan-laporan yang diberikan dari masing dept. d. Bertanggung jawab untuk membantu perencanaan bisnis dan pengambilan keputusan. e. Mencari sumber sumber dana dari berbagai pihak untuk di investasikan dalam berbagai kegiatan produktif 5. Gudang (Warehouse) a. Bertanggung jawab atas keluar dan masuknya barang b. Bertanggung jawab atas kerapihan dan kebersihan gudang c. Menyiapkan barang yang akan dikirim d. Merapikan setiap ada barang masuk ke dalam gudang e. Menerima dan menandatangani DO ( Delivery Order). f. Memeriksa atas barang-barang yang diretur dari customer untuk segera diretur kembali kepada supplier g. Bertanggung jawab atas kualitas barang yang terdapat didalam digudang. 6. Staff Marketing a. Menerima Purchase Order (PO) dari customer b. Membuka Sales Order c. Memfollow up customer d. Membuat laporan penjualan e. Melaporkan barang yang kosong 7. Staff Purchasing a. Membuat Purchase Order kepada Supplier.

34 b. Memasukan harga ke buku pembelian c. Mengerjakan kartu hutang dan membuat laporan hutang setiap bulannya. d. Menginput jumlah barang dan harga barang yang datang kedalam komputer 8. Staff piutang a. Melakukan proses penagihan ke customer b. Membuat faktur penjualan. c. Membuat faktur berdasarkan surat jalan yang sudah dikirim d. Memfollow up customer untuk mengingatkan masalah pembayaran e. Mengisi kartu piutang setiap customer f. Membuat rekap tagihan g. Membuat laporan piutang setiap bulannya h. Melakukan laporan piutang setiap 2 minggu sekali dengan manager i. Mengurus kolektor setiap harinya 9. Staff Kasir a. Membuat laporan petty cash setiap minggu b. Memeriksa daftar absensi karyawan c. Memeriksa daftar lemburan karyawan d. Mengelola arus kas pada perusahaan e. Menerima pembayaran uang tunai dan membuat rekap pembayaran 10. Staff Pajak a. Membuat invoice dan faktur pajak standart b. Membuat laporan pajak setiap bulannya 11. Staff Hutang

35 a. Membuat laporan hutang setiap bulan b. Membuat jadwal pembayaran Hutang suppliar c. Menerima tagihan dari suppliar 3.3 Proses Bisnis Sistem Berjalan Sesuai dengan ruang lingkup atau batasan masalah, maka dalam penulisan laporan riset ini penulis akan menggambarkan prosedur pada sistem pembayaran piutang customer. Adapun dalam prosesnya adalah sebagai berikut: Pada proses pembayaran piutang pada customer terdapat transaksi pembuatan invoice dimulai dari bagian piutang mendapat surat jalan yang sudah dikirim dari bagian gudang dan sudah di tandatangani oleh pihak penerima atau customer. Dan dilanjutkannya dengan membuat faktur penjualan yang nantinya untuk proses penagihan. Setelah faktur penjualan sudah tercetak, bagian piutang memasukkan saldo piutang kedalam kartu piutang, ketika sudah jatuh tempo maka bagian piutang memfollow up customer untuk mengingatkan tagihan sudah jatuh tempo dan segera menyiapkan uang untuk di tagih oleh kolektor atau yang sudah biasa transfer untuk segera mentransfer dana tersebut sesuai nominal di faktur yang sudah jatuh tempo. Setelah kolektor selesai menagih customer kolektor melaporkan hasil tagihan kepada bagian piutang. Dan bagian piutang mencatatnya didata tagihan tertagih yang akan dilaporkan setiap harinya. Kolektor memberikan bukti pembayaran kepada bagian piutang untuk nantinya diarsip ke bukti pembayaran customer. Jika customer membayar

36 dengan bilyet Giro maka dicatat dibuku Giro. Setelah selesai mengurus laporan kolektor bagian piutang mencatat semua laporan pembayaran customer kedalam kartu piutang. Laporan piutang dibuat setiap satu bulan sekali yang akan diserahkan ke bagian Accounting. Laporan piutang tersebut berisikan saldo laporan piutang bulan lalu ditambah penjualan bulan sekarang dikurang retur jika ada retur dan dikurangi pembayaran bulan sekarang dan menghasilkan saldo piutang bulan ini. 3.4. Unified Modelling Language (UML) Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa standar yang digunakan untuk menuliskan blueprint perangkat lunak. Unified Modeling Language (UML) dapat digunakan untuk memvisualisasikan, menentukan, membangun, dan mendokumentasikan artifak dari sistem perangkat lunak. 3.4.1. Activity Diagram Activity diagram atau diagram aktivitas yaitu salah satu jenis diagram pada UML yang dapat memodelkan proses-proses apa saja yang terjadi pada sistem. Berikut Activity Diagram proses bisnis sistem berjalan :

37 Gambar III. 2 Activity Diagram Sistem Berjalan

38 3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan Spesifikasi sistem berjalan merupakan serangkaian dari proses-proses yang akan digunakan dalam sistem berjalan yang memerlukan document input untuk mendukung terhadap jalanya proses yang akan menghasilkan output. Spesifikasi sistem penjualan air mineral adalah. 3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Spesifikasi bentuk masukan ini merupakan langkah awal dari pengolahan data untuk proses selanjutnya guna menghasilkan output yang diinginkan. Adapun spesifikasinya adalah sebagai berikut : 1. Bukti Penerimaan Bank : Bukti Penerimaan Bank : Sebagai bukti penerimaan pembayaran dari customer : Kasir : Satu lembar : Setiap hari Format : Lampiran A.1 2. Bukti Setoran : Bukti Setoran : Sebagai Bukti setoran

39 Jumlan : Accounting : Satu lembar : Setiap hari senin s/d jum at Format : Lampiran A.2 3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Bentuk keluaran adalah bentuk yang diperoleh dari hasil bentuk masukan dengan tujuan menghasilkan informasi yang diinginkan. Adapun spesifikasi dokumen keluaran adalah sebagai berikut : 1. Invoice : Invoice : Sebagai bukti penjualan barang : Piutang : Lima lembar : Setiap ada transaksi Format : Lampiran B.1 2. Tanda Terima : Tanda Terima : Sebagai bukti penerimaan dokumen

40 : Customer : Satu Lembar : Setiap ada transaksi Format : Lampiran B.2 3. Kartu Piutang : Kartu Piutang : Digunakan untuk melihat piutang customer : Satu Lembar : Setiap ada transaksi penjualan & pembayaran Format : Lampiran B.3 4. Bilyet Cek : Cek : Sebagai hasil pembayaran : Customer : Satu Lembar : Setiap ada pembayaran Format : Lampiran B.4 5. Laporan Harian Tagihan

41 : Laporan Harian Tagihan : Sebagai bukti laporan tagihan harian : 1 Lembar : Setiap hari Format : Lampiran B.5 6. Laporan Kolektor : Laporan Koleksion : Rekap angsuran masuk : Kolektor : Satu Lembar : Setiap Hari Format : Lampiran B.6 7. Surat Jalan : Surat Jalan : Sebagai bukti pengiriman barang : Bagian Gudang : Piutang : Lima lembar

42 : Setiap ada transaksi Format : Lampiran B.7 8. Laporan Piutang Customer : Laporan Piutang : Sebagai Laporan arus piutang : Accounting : Satu Lembar : Setiap Bulan Format : Lampiran B.8 3.6 Permasalahann Pokok Berdasarkan kenyataannya masih ada sebagian perusahaan bersaing dalam dunia usaha masih menggunakan cara yang masih manual terutama dalam pengolahan data, tentu cara ini sangat tidak efektif karena zaman sekarang ini semuanya sudah serba terkomputerisasi. Seperti halnya perusahaan lain, PT. Dwipa Megah Lestari juga masih menggunakan manual dalam pengolahan data dari mulai pembuatan invoice sampai dengan penagihan piutang. Hal ini banyak menimbulkan permasalahan dan pengolahan datanya. Dalam hal ini penulis terlebih dahulu akan fokus membahas dan memecahkan masalah proses penjualan yang terjadi pada PT. Dwipa Megah Lestari. Karena proses dan pencatatan manual inilah maka muncul beberapa masalah diantaranya :

43 a. Harus merekap satu persatu invoice yang pernah diterbitkan, rekapan yang dihasilkan tidak akurat jika invoice hilang. b. Harus hitung manual piutang yang sudah jatuh tempo dan Mencari satu persatu data customer pada piutang yang sudah jatuh tempo. c. Lamanya waktu yang diperlukan dalam proses pengolahan data, harus membuat invoice dan menginput juga ke dalam rekapan program excel serta masih banyak lagi permasalahan yang lainnya sehingga sering terjadi kesalahan dalam proses pembayaran 3.7 Pemecahan Masalah Untuk mengatasi permasalahan-permasalahan yang terjadi di PT. Dwipa Megah Lestari tersebut, maka penulis mencoba mengusulkan komputerisasi sistem pembayaran piutang yang dapat mempercepat, mempermudahkan dan juga menjamin keamanan data yang ada. Dengan computer, data-data dapat diolah dengan lebih cepat dan aman dengan menggunakan aplikasi yang terdapat dalam computer. Setelah komputerisai dengan baik, maka di harapkan ada hasil yang lebih baik dari sistem saat ini sedang berjalan antara lain sebagai berikut: a. Menyimpan data yang tidak hanya di arsipkan dalam bentuk kertas, melainkan dapat juga bentuk hard disk.

44 b. Dibutuhkan waktu yang lebih cepat bila diperlukan dalam pembuatan laporan tagihan harian, agar lebih cepat untuk konfirmasi kepada customer. c. Pimpinan akan mendapatkan informasi yang lebih cepat tentang keuangan yang ada. Dengan komputerisasi sistem yang penulis ajukan ini, diharapkan akan memberikan kontribusi positif untuk kepentingan perusahaan, guna meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari kelangsungan PT. Dwipa Megah Lestari dimasa yang akan datang.