209 User Manual Sistem Informasi LPPM (SI LPPM) PERTEMUAN ILMIAH versi 2 Dokumen ini membahas petunjuk penggunaan Sistem Informasi LPPM. Universitas Katolik Parahyangan User Manual Sistem Informasi LPPM Maret 209 September 204
User Manual Aplikasi Sistem Informasi LPPM (SI LPPM) PERTEMUAN ILMIAH versi 2 Dokumen user manual ini merupakan panduan untuk memulai dan menggunakan fiturfitur pada menu Pertemuan Ilmiah (PI) versi 2 yang disediakan di Sistem Informasi LPPM. Untuk menggunakan aplikasi ini, anda harus login terlebih dahulu ke SI LPPM dengan alamat url : https://silppm.unpar.ac.id/. Masukkan username dan password anda. Username dan password yang dimasukkan merupakan user yang sudah terdaftar pada sistem. Kemudian klik tombol login seperti gambar di bawah ini. Gambar Halaman Login Setelah sukses melakukan login, maka user akan melihat tampilan sebagai berikut.. Menu awal SI LPPM Gambar 2 Tampilan Menu Home User Manual Sistem Informasi LPPM 2
Keterangan Gambar 2: Terdapat menu-menu yang sudah dapat digunakan yaitu: a. Penelitian b. Pengabdian Masyarakat c. Pengajuan Insentif d. Pertemuan Ilmiah User Manual ini akan membahas Menu Pertemuan Ilmiah versi 2 yaitu di mana semua kegiatan pelaporan Pertemuan Ilmiah akan dilakukan melalui sistem. 2. Menu Pertemuan Ilmiah Gambar 3 Tampilan Menu Pertemuan Ilmiah Keterangan Gambar 3: Berbeda dengan Menu Pertemuan Ilmiah sebelumnya, kali ini terdapat dua submenu baru yaitu Pertemuan Ilmiah Dana LPPM dan Pertemuan Ilmiah Dana Non LPPM. User Manual Sistem Informasi LPPM 3
3. Pertemuan Ilmiah Dana LPPM 3. Pengisian Identitas dan Persyaratan 3 2 4 Gambar 4 Tampilan Menu Pertemuan Ilmiah Dana LPPM Keterangan Gambar 4:. Data user yang bersangkutan. Pada bagian ini, data user sudah otomatis diambil dari database, sehingga user yang bersangkutan tidak dapat mengganti data tersebut. 2. Fitur Show digunakan untuk menampilkan jumlah data pengajuan pertemuan ilmiah pada layar. 3. Tombol Tambah digunakan jika user ingin melakukan pengajuan pertemuan ilmiah. Tampilan ketika user klik tombol Tambah dapat dilihat pada Gambar 5. 4. Field pencarian pertemuan ilmiah. User Manual Sistem Informasi LPPM 4
Gambar 5 Tampilan Tambah Pengajuan Pertemuan Ilmiah Dana LPPM Keterangan Gambar 5:. Jenis pertemuan ilmiah yang akan muncul ketika user menekan tombol Tambah adalah pertemuan ilmiah dalam negeri dan luar negeri. 2. Setelah menekan tombol Simpan, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 6. 2 Gambar 6 Tampilan identitas usulan pengajuan Pertemuan Ilmiah Dana LPPM User Manual Sistem Informasi LPPM 5
Keterangan Gambar 6:. Pada bagian ini, user diminta untuk melakukan beberapa input terkait dengan persyaratan yang diperlukan. 2. Simpan data-data yang sudah di-input dengan menekan tombol Simpan. Jika data sudah berhasil disimpan, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 7. 2 Gambar 7 Tampilan setelah simpan Pertemuan Ilmiah Dana LPPM Keterangan Gambar 7:. Bagian ini menandakan bahwa data pengajuan berhasil disimpan. 2. Setelah data pengajuan berhasil tersimpan, maka akan muncul 4 tab baru yaitu tab Rekening, Penulis Lain, Capaian dan Dokumen Sebelum Pertemuan. Penjelasan keempat tab tersebut adalah sebagai berikut: a. Tab Rekening Gambar 8 Tampilan tab Rekening User Manual Sistem Informasi LPPM 6
Keterangan Gambar 8: User akan diminta memilih rekening, yaitu rekening gaji dan rekening lain. b. Tab Penulis Lain 2 3 Gambar 9 Tampilan tab Penulis lain Keterangan Gambar 9:. User diminta untuk memilih jika user memiliki penulis lain atau tidak. 2. Jika terdapat penulis, maka user dapat memilih penulis lain pada field ini. Field ini bersifat autocomplete. 3. Setelah user menekan tombol tambah maka nama penulis lain akan muncul pada tabel ini. c. Tab Capaian 2 Gambar 0 Tampilan tab Capaian User Manual Sistem Informasi LPPM 7
Keterangan Gambar 0:. User dapat input data penelitian yang sudah ada. Jika penelitian/pengabdian yang dimaksud tidak terdapat dalam pilihan, maka silakan melakukan input pada menu Penelitian/Pengabdian. 2. Setelah user menekan tombol Simpan, maka data-data penelitian/pengabdian akan muncul pada tabel ini. d. Tab Dokumen Sebelum Pertemuan Tab ini digunakan untuk upload file-file yang dibutuhkan sebagai persyaratan pengajuan. Maksimum file yang di-upload adalah sebesar 3 Mb dengan format pdf, doc dan docx. 2 Gambar Tampilan tab Dokumen Sebelum Pertemuan Keterangan Gambar :. Setelah user berhasil memilih file dan memasukkan kode verifikasi, maka tekan tombol Upload untuk menyimpan file-file yang telah dipilih. 2. Setelah semua tab sudah diisi lengkap, maka tekan tombol Kirim untuk dikirimkan ke Kepala Jurusan dan Dekan agar dapat disetujui. User Manual Sistem Informasi LPPM 8
Gambar 2 Pop up konfirmasi tidak ada penulis Keterangan Gambar 2: Setelah menekan tombol Kirim, jika user tidak memiliki penulis lain, maka akan muncul pop up konfirmasi seperti ini. Namun jika user memiliki penulis lain, maka pop up ini tidak akan muncul. 2 Gambar 3 Pop up konfirmasi approval Kajur dan Dekan User Manual Sistem Informasi LPPM 9
Keterangan Gambar 3: Untuk pengajuan PI Dalam Negeri dan PI Luar Negeri pada dasarnya sama, hanya saja yang membedakan adalah pop up konfirmasi yang muncul seperti pada Gambar ini. Untuk PI Dalam Negeri akan muncul pop up seperti Gambar, sedangkan untuk PI Luar Negeri akan muncul pop up seperti Gambar 2. 3.2 Proses Persetujuan Ketua Jurusan Pengajuan dosen selanjutnya akan muncul di menu Ketua Jurusan untuk selanjutnya disetujui. Tampilan awal verifikasi persetujuan Ketua Jurusan diperlihatkan oleh Gambar 4. 2 Gambar 4 Tampilan awal verifikasi persetujuan Ketua Jurusan Keterangan Gambar 4:. Tombol download formulir F-2. 2. Tombol persetujuan Kajur. Ketika diklik akan muncul pop up seperti pada Gambar 5. Gambar 5 Menu persetujuan Kajur User Manual Sistem Informasi LPPM 0
Ketika persetujuan sudah dilakukan, maka pada kolom Status Pengajuan bagian Kajur akan tercentang. 3.3 Proses Persetujuan Dekan Pengajuan dosen yang sudah disetujui oleh Ketua Jurusan selanjutnya akan muncul di menu verifikasi Dekan untuk selanjutnya disetujui. Tampilan awal verifikasi persetujuan Dekan diperlihatkan oleh Gambar 6. 2 Gambar 6 Tampilan awal verifikasi persetujuan Dekan Keterangan Gambar 6:. Tombol download formulir F-2. 2. Tombol persetujuan Dekan. Ketika diklik akan muncul pop up seperti pada Gambar 5. Ketika persetujuan sudah dilakukan, maka pada kolom Status Pengajuan bagian Dekan akan tercentang. Setelah disetujui Kajur dan Dekan maka proses selanjutnya akan dilakukan di LPPM. User Manual Sistem Informasi LPPM
4. Pertemuan Ilmiah Dana Non LPPM Tampilan awal menu ini sama seperti tampilan awal pada menu PI Dana LPPM. Tombol Tambah digunakan jika user ingin melakukan pengajuan PI Dana Non LPPM. Tampilan ketika user klik tombol Tambah dapat dilihat pada Gambar 7. Gambar 7 Tampilan Tambah Pengajuan Pertemuan Ilmiah Dana Non LPPM Keterangan Gambar 7:. Jenis pertemuan ilmiah yang akan muncul ketika user menekan tombol Tambah adalah pertemuan ilmiah dalam negeri dan luar negeri. 2. Setelah menekan tombol Simpan, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 8. 2 Gambar 8 Tampilan identitas usulan pengajuan Pertemuan Ilmiah Dana Non LPPM User Manual Sistem Informasi LPPM 2
Keterangan Gambar 8:. Pada bagian ini, user diminta untuk melakukan beberapa input terkait dengan persyaratan yang diperlukan. 2. Di PI Dana Non LPPM, terdapat dua tombol Simpan yaitu Simpan untuk Pelaporan dan Simpan untuk Surat Tugas. Perbedaan kedua tombol ini yaitu: No. Simpan untuk Pelaporan Simpan untuk Surat Tugas Dokumen yang di upload adalah Dokumen Setelah Pertemuan Dokumen yang di upload adalah Dokumen Sebelum Pertemuan 2 Pengajuan langsung ditujukan ke LPPM Pengajuan melalui persetujuan Kajur dan Dekan Setelah data pengajuan berhasil tersimpan, maka akan muncul 4 tab baru yaitu tab Pertemuan Ilmiah, Sumber Pendanaan, Penulis Lain, Capaian dan Dokumen Setelah Pertemuan (Untuk Pelaporan) / Dokumen Sebelum Pertemuan (Untuk Surat Tugas). Penjelasan keempat tab tersebut adalah sebagai berikut: a. Tab Sumber Pendanaan Gambar 9 Tab Sumber Pendanaan User Manual Sistem Informasi LPPM 3
Keterangan Gambar 9: Pada tab ini, user diminta untuk memasukkan sumber dan nominal dana yang diperoleh. b. Tab Penulis lain Keterangan Gambar 20: Gambar 20 Tab Penulis Lain Seperti pada pengajuan PI Dana LPPM, user diminta untuk memilih jika user memiliki penulis lain atau tidak. c. Tab Capaian Keterangan Gambar 2: Gambar 2 Tab Capaian Seperti pada pengajuan PI Dana LPPM, user diminta untuk input data penelitian yang sudah ada. Jika penelitian/pengabdian yang dimaksud tidak terdapat dalam pilihan, maka silakan melakukan input pada menu Penelitian/Pengabdian. User Manual Sistem Informasi LPPM 4
d. Tab Dokumen Sebelum/Setelah Pertemuan 2 Gambar 22 Tab Dokumen Sebelum/Setelah Pertemuan Keterangan Gambar 22: Perbedaan field upload antara dokumen sebelum dan setelah pertemuan dapat dilihat pada Gambar ini. Gambar adalah tampilan untuk tab dokumen sebelum pertemuan, sedangkan Gambar 2 adalah tampilan untuk tab dokumen setelah pertemuan. Setelah seluruh tab diisi, maka klik tombol Kirim untuk selanjutnya diproses. Jika pada awal pengajuan, user memilih tombol Simpan untuk surat tugas, maka pengajuan User Manual Sistem Informasi LPPM 5
selanjutnya akan diproses di Kajur. Sedangkan jika user memilih tombol Simpan untuk pelaporan, maka pengajuan akan langsung diproses di LPPM. Untuk pengajuan Surat Tugas, akan ada tab baru yaitu tab Dokumen Setelah Pertemuan jika pengajuan sudah disetujui oleh LPPM. User Manual Sistem Informasi LPPM 6