1.1 MAKER RECEIVABLE MANAGEMENT Auto Debit

Transkripsi

1 1.1 MAKER RECEIVABLE MANAGEMENT Receivable Management berisi menu-menu untuk melakukan auto debit dari collection account, selain itu user juga dapat melihat saldo pada collection account secara real time. Pada Receivable Management terdapat 2 fitur yang dapat digunakan yaitu: Auto Debit dan Collection Account Balance Auto Debit Fitur ini berfungsi untuk mendebet secara otomatis rekening-rekening yang telah didaftarkan untuk digunakan pada fitur ini. User dapat mendaftarkan rekening mana saja yang akan didebet melalui fitur Auto Debit ini. User bahkan juga dapat menambahkan rekening lain yang bukan miliknya untuk dapat dikelola secara Auto Debit, namun hal ini hanya bisa dilakukan dengan cara membuat surat kuasa agar si pemilik MCM diberi kuasa untuk dapat meng-auto debet rekening yang bukan miliknya tersebut Tahap-Tahap Penggunaan Auto Debit pada Maker 1) Masuk dalam Screen Sistem Online Mandiri Cash Management melalui browser dengan alamat: Sehingga akan muncul tampilan berikut. 2) Masukkan Company ID, User ID Maker dan Password pada kolom yang sudah tersedia, kemudian klik, maka akan muncul tampilan berikut. 1

2 3) Pilih menu Receivable Management lalu Auto Debit Maka di sisi kanan menu utama akan terlihat tampilan seperti berikut. 2

3 Pada layar di atas terdapat 2 bagian menu, yang pertama (bagian atas) adalah Auto Debit yang berisi informasi mengenai rekening yang akan didebet dan dikredit, sedangkan yang kedua (bagian bawah) adalah Instruction Mode yang berisi tentang kapan transaksi auto debit akan dilakukan. Pada Menu Auto Debit terdapat beberapa field untuk memasukkan nomor rekening dan mengisi keterangan. Berikut tampilan menu Auto Debit. 4) Lalu isi field-field berikut: a) Credited Account Di bagian ini terdapat gambar loupe untuk mencari rekening mana yang akan dikredit. Di sampingnya juga terdapat tombol untuk melihat saldo rekening yang akan dikredit tersebut. Klik icon, kemudian pilih nomor rekening yang akan dikredit seperti gambar berikut. 3

4 Setelah nomor rekening terisi lalu user dapat klik di rekening tersebut. untuk melihat saldo yang tersedia b) File Format Kemudian isi drop list File Format. Ada 3 pilihan format yang tersedia yaitu: CSV, textfile dan semicolon. c) File Upload Disini user meng-upload file yang berisi keterangan mengenai transaksi yang akan dilakukan. Pada file ini berisi nomor rekening yang akan dikredit, rekening yang akan didebet (collection account), jumlah transaksi, nominal transaksi, nama pemilik collection account, tanggal kapan auto debet dilakukan serta informasi umum mengenai pemilik collection account. Untuk dapat meng-upload file, klik tombol d) File Description lalu pilih format file sesuai dengan yang diinginkan. Pada File Description user dapat memberi keterangan mengenai file yang di-upload. Keterangan ini nantinya akan terlihat pada kolom Remark bail di sisi Approval maupun di sisi Maker yang terdapat di menu Information Management di bagian Transaction Status. e) Total Record Field ini berisi banyaknya transaksi auto debit yang dilakukan dan jumlahnya harus sama dengan jumlah transaksi yang ada di dalam file yang telah di-upload. f) Total Amount 4

5 Pada Total Amount diisikan total nominal uang yang akan didebet, jumlahnya harus sama dengan jumlah nominal yang ada pada file yang akan di-upload. g) Charge To Pada Charge To, user dapat memilih biaya pendebetan akan dibebankan pada nomor rekening yang didebit atau kepada nomor rekening yang dikredit. 5) Kemudian isi field-field di bagian Instruction Mode Menu Instruction Mode harus diisi agar transaksi dapat dijalankan sesuai dengan waktu yang diinginkan oleh user. Disini user dapat menentukan kapan transaksi auto debit akan dilakukan. Ada 2 pilihan yang dapat dipilih yaitu: Immediate dan Standing Instruction Date. Berikut adalah tampilan Instruction Mode yang letaknya berada di bawah menu Auto Debit. Berikut adalah field-field yang terdapat di bagian Instruction Mode. a) Immediate Pilih kapan transaksi akan dijalankan, ada 2 pilihan yaitu, Immediate atau Standing Instruction Date. Caranya dengan klik radio button di sisi kiri halaman. Jika user memilih Immediate maka transaksi auto debit akan dilakukan saat itu juga dengan syarat proses approval dan release-nya juga dilakukan pada saat itu juga. b) Standing Instruction Date Sedangkan jika memilih Standing Instruction Date maka user dapat memilih tanggal kapan transaksi akan dilakukan. Berikut tampilan saat user memilih tanggal transaksi. Jika user memilih pilihan ini maka paling cepat transaksi dilakukan keesokan harinya (H+1). Tanggal transaksi harus sama dengan yang ada pada file yang akan di-upload. c) Session Time Kemudian di bagian Session Time user dapat memilih pada sesi berapa transaksi akan dijalankan. Ada 4 sesi yang dapat dipilih, yaitu pada jam: 07.00, 10.00, 13.00, dan wib 5

6 d) Workflow List Jika semua sudah lengkap maka transaksi sudah dapat dijalankan. Di bagian bawah halaman terdapat tombol tersebut. yang berguna untuk melihat alur approval (matrix approval) untuk transaksi e) Confirm Yang terakhir, jika semua field telah dilengkapi maka user dapat mengklik tombol. Berikut adalah tampilan ketika semua informasi telah diisikan dan siap untuk di-confirm. Jika semua field telah diisi lengkap kemudian klik tombol. Berikut adalah tampilan setelah tombol diklik. Pada gambar diatas terlihat jumlah record (Total Record), ketika user mengklik angka pada Total Record tersebut maka akan muncul pop-up yang menampilkan informasi mengenai isi file yang telah diupload seperti yang terlihat pada gambar di bawah. 6

7 Kemudian klik tombil maka akan muncul tampilan seperti berikut. Gambar di atas menunjukkan bahwa transaksi telah berhasil diinput oleh Maker dan tinggal menunggu approval dari level Approver. User juga dapat mencetak atau menyimpan copy dari informasi diatas dengan cara klik salah satu tombol di bagian kanan bawah. 7

8 1.1.2 Collection Account Balance Menu ini berfungsi untuk melihat jumlah saldo rekening yang akan didebet (collection account) secara real time sehingga user dapat melihat berapa jumlah saldo yang tersedia sebelum dilakukan pendebetan. Jika saldo kurang maka transaksi auto debet tidak akan dijalankan Tahap-Tahap Penggunaan Collection Account Balance pada Maker 1) Masuk dalam Screen Sistem Online Mandiri Cash Management melalui browser dengan alamat: Maka akan muncul tampilan berikut. 2) Masukkan Company ID, User ID Maker dan Password pada kolom yang sudah tersedia, kemudian klik, kemudian akan muncul tampilan berikut. 8

9 3) Pilih menu Receivable Management lalu Collection Account Balance Maka di sisi kanan menu utama akan terlihat tampilan seperti berikut. 9

10 Pada layar di atas terdapat menu Collection balance Account yang berisi 2 field untuk menampilkan saldo rekening collection. 4) Lalu isi field-field berikut: a) Collection Account Pada field Collection Account klik icon dan pilih rekening yang akan didebet. Berikut adalah tampilan pop-up yang muncul ketika user ingin memilih rekening collection. 10

11 b) Export Type Pada field Export Type user dapat memilih dalam format apa saldo tersebut akan ditampilkan. Ada 2 pilihan yang tersedia yaitu: excel dan pdf. Berikut tampilan ketika user memilih jenis format file untuk menampilkan saldo. 5) Kemudian klik tombol untuk melihat saldo yang akan tampil dalam bentuk pop-up. Berikut tampilan saldo berformat pdf dan excel. 11

12 Sedangkan jika mengklik tombol user dapat men-download file saldo dalam bentuk excel dan pdf. Berikut adalah tampilan hasil download dengan format pdf. 12

13 2.1 APPROVAL RECEIVABLE MANAGEMENT Auto Debit Di sisi Approval user akan memiliki pending task untuk proses approval dari transaksi auto debit yang telah diinput oleh Maker. Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan approval Tahap-tahap Penggunaan Auto Debit pada Approver 1) Masuk dalam Screen Sistem Online Mandiri Cash Management melalui browser dengan alamat: Maka akan muncul tampilan berikut. 2) Masukkan Company ID, User ID Approver dan Password pada kolom yang sudah tersedia, kemudian klik, Maka akan muncul tampilan berikut. 13

14 3) Pada menu utama approval, klik My Task lalu klik Pending Task untuk melihat pekerjaan yang sedang menunggu untuk approval. Berikut tampilan ketika user klik Pending Task. 14

15 4) Kemudian klik radio button Date Range dan pilih periode kapan transaksi auto debit dilakukan, lalu klik tombol untuk melihat semua transaksi yang terjadi pada periode yang diinginkan. Selain mencari berdasarkan periode waktu user juga dapat mencari berdasarkan Trx Reference, Customer Reference No, Service, Debited Account, Beneficiary Name dan Transfer Amount. Caranya dengan mengisi field-field yang tersedia seperti yang terlihat pada gambar di atas. Berikut adalah tampilan ketika memilih Date Range dan memilih periode tanggal transaksi. 5) Kemudian klik tombol. Maka setelah melakukan pencarian akan terlihat transaksi yang sedang pending untuk di-approve. Berikut gambar ketika tombol diklik. 15

16 User dapat melakukan sorting di setiap kolom Pending Task yaitu dengan mengklik judul pada setiap kolom yang ada di Pending Task misalnya, Trx Reference, Service atau Instruction Mode. Hasil sorting adalah pengurutan berdasarkan abjad ataupun angka. User juga dapat melihat detail dari transaksi dengan mengklik nomor pada Trx Reference dimana pada halaman tersebut user juga dapat langsung melakukan approval dengan cara mengisi Response No yang didapat dari token. Berikut adalah tampilan detail transaksi. 6) Selain itu user juga dapat melakukan approval ataupun reject secara bersamaan untuk beberapa transaksi auto debit yang sedang pending, yaitu dengan mencentang transaksi yang ingin di-approve atau ingin di-reject seperti yang terlihat pada gambar di bawah. 16

17 7) Untuk melakukan approval, klik tombol. Sedangkan untuk me-reject klik tombol. Berikut adalah tampilan jika user mengklik tombol. Untuk melakukan approval masukkan kode yang terdapat pada Challenge No ke token untuk menghasilkan Respone No. Lalu klik tombol. Berikut adalah hasil setelah dilakukan approval. Terlihat pada kolom status bahwa kedua transaksi tersebut telah berhasill di-approve dan sedang menunggu untuk di-release. 17

18 Hasil approval ini dapat dicetak maupun disimpan dengan cara klik tombol atau di bagian kanan bawah. 18

19 3.1 RELEASER RECEIVABLE MANAGEMENT Auto Debit Pada halaman releaser, untuk melakukan approval atau reject caranya sama dengan yang dilakukan pada approval. Berikut langkah-langkah untuk melakukan release Tahap-tahap Penggunaan Auto Debit pada Releaser 1) Masuk dalam Screen Sistem Online Mandiri Cash Management melalui browser dengan alamat: Maka akan muncul tampilan berikut: 2) Masukkan Company ID, User ID Releaser dan Password pada kolom yang sudah tersedia, kemudian klik, maka akan muncul tampilan berikut. 19

20 3) Pada menu utama approval, klik My Task lalu klik Pending Task untuk melihat pekerjaan yang sedang menunggu untuk release. Berikut tampilan ketika mengklik Pending Task. 20

21 4) Kemudian klik radio button Date Range dan pilih periode kapan transaksi auto debit dilakukan, lalu klik tombol untuk melihat semua transaksi yang terjadi pada periode yang diinginkan. Selain mencari berdasarkan periode waktu user juga dapat mencari berdasarkan Trx Reference, Customer Reference No, Service, Debited Account, Beneficiary Name dan Transfer Amount. Caranya dengan mengisi field-field yang tersedia seperti yang terlihat pada gambar di atas. Berikut adalah tampilan ketika memilih Date Range dan memilih periode tanggal transaksi. 5) Kemudian klik tombol. Maka setelah melakukan pencarian akan terlihat transaksi yang sedang pending untuk di-approve. Berikut gambar ketika tombol diklik. 21

22 6) Lalu klik pada radio button transaksi mana yang ingin di-release. Disini user dapat memilih transaksi mana saja yang ingin di-release. 7) Kemudian klik tombol untuk mengkonfirmasi bahwa transaksi itu yang akan di-release. Berikut adalah tampilan setelah tombol untuk memasukkan Response no dari token. diklik. Terlihat di bagian bawah terdepat field 22

23 8) Lalu isi Respone No dengan cara memasukkan Challenge No ke token. Lalu klik tombol untuk melakukan release. Maka sistem akan menjalankan transaksi sesuai dengan yang diinputkan user pada Instruction Date. 9) Berikut adalah tampilan setelah transaksi berhasil di-release. Untuk memastikannya lihat kolom Status di kolom paling kanan. Hasil release ini dapat dicetak maupun disimpan dengan cara mengklik tombol atau di bagian kanan bawah. 23