BAHAGIAN HAL UiTM No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/A Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 16 Mac 2018 BAHAGIAN A: KAWALAN DOKUMEN Manual Prosedur Kerja ini disediakan untuk panduan Jabatan bagi memastikan pelaksanaan aktiviti dan proses-proses Jabatan adalah menepati perundangan, dasar dan peraturan yang berkuatkuasa di Universiti Teknologi MARA selaras dengan sistem pengurusan kualiti supaya penyampaian perkhidmatannya memenuhi keperluan dan memuaskan hati pelanggan serta mematuhi piawaian MS ISO 9001:2015. Dokumen ini adalah dokumen kualiti dan senggaraan dokumen adalah tertakluk kepada Klausa 7.5.3 ISO 9001:2015. Manual Prosedur Kerja ini adalah hak terpelihara Jabatan. Sebarang bahagian dokumen ini tidak boleh dicetak atau disimpan dalam cara yang boleh dipergunakan lagi, ataupun dipindahkan, dalam sebarang bentuk, tanpa izin daripada Ketua Jabatan. Pengarah Institut Kepimpinan Pelajar No. Tel: 03 5544 3477/3474 (Pej. Am IKP) 03 5544 3214 (Faks. IKP) Institut Kepimpinan Pelajar HEP 1 daripada 01
BAHAGIAN HAL UiTM No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/B Keluaran : 03 Pindaan : 00 Tarikh : 16 Mac 2018 BAHAGIAN B: REKOD PINDAAN Bil Bahagian/ Mukasurat Ringkasan Tarikh Kelulusan Tandatangan Institut Kepimpinan Pelajar HEP 1 daripada 01
BAHAGIAN HAL UiTM No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/C Keluaran : 03 Pindaan : 00 Tarikh : 16 Mac 2018 BAHAGIAN C: LATAR BELAKANG JABATAN/BAHAGIAN C.1 Pengenalan 1. Merangka dan melaksanakan program pembangunan pelajar yang bersepadu dan berterusan serta mempunyai nilai tambah (value added) bagi mewujudkan lulusan bersifat holistik. 2. Memberi latihan kepada pelajar dan kakitangan untuk membantu pembangunan mahasiswa UiTM. C.2 Objektif jabatan/pejabat Institut kepimpinan Pelajar. a. Merancang dan melaksanaan Program Kepimpinan Pewaris Bangsa pelajar di UiTM mengikut dasar yang telah ditetapkan. b. Merancang dan melaksanakan Program-Program Profesional bagi pelajar mengikut dasar yang telah ditetapkan. c. Menyelaras pengurusan Program Pembangunan Kerjaya difakulti agar dapat memberi nilai tambah kepada pelajar selepas bergraduat. d. Merancang dan melaksanakan program-program berbentuk pembangunan yang pelajar mengikut dasar pembangunan HEP dan Kementerian Pengajian Tinggi. C.3 Piagam Pelanggan Institut Kepimpinan Pelajar 1. 85% Pelajar yang menghadiri Program Kepimpinan Pewaris Bangsa bersetuju program yang diikuti menyumbang kepada pembangunan Kemahiran Insaniah. 2. 90% Pelajar yang menghadiri Program Profesional (Jangka pendek) bersetuju program yang diikuti memberi nilai tambah kepada pelajar. Institut Kepimpinan Pelajar HEP 1 daripada 01
UiTM SHAH ALAM No. Dokumen : MPK/UiTM/BHEP/IKP/D4 Keluaran : 03 Pindaan : 00 Tarikh : 16 Mac 2018 D 1. CARTA ORGANISASI FUNGSI 1 daripada 03
UiTM SHAH ALAM No. Dokumen : MPK/UiTM/BHEP/IKP/D4 Keluaran : 03 Pindaan : 00 Tarikh : 16 Mac 2018 D2. Carta Organisasi Fungsi Institut Kepimpinan Pelajar HEP TIMBALAN NAIB CANSEOR (HAL ) UNIT KEWANGAN ZON 3 Membantu Bahagian HEP menguruskan hal ehwal kewangan bahagian dari sumber peruntukan pengurusan dan akaun amanah. Institut Kepimpinan Pelajar Pentadbiran Am Pengurusan pejabat Pengurusan rekod dan fail Pengurusan Kewangan dan Perolehan Pengurusan sumber manusia Pengurusan peruntukan pentadbiran Pengurusan pengendalian mesyuarat Pengurusan Risiko Pengurusan kualiti Unit Latihan Pengurusan Latihan Kepimpinan pelajar Pengurusan Program Profesional (Jangka Pendek) Pengurusan Training of Trainers (TOT) Pengurusan PKPB (Modul Finishing School) Unit PKPB Pengurusan Dokumentasi PKPB Pengurusan Peruntukan PKPB (Selangor) Pelaporan Pelaksanaan PKPB Penilaian PKPB Pengurusan Program KPT Pembangunan Kerjaya 2 daripada 03
UiTM SHAH ALAM No. Dokumen : MPK/UiTM/BHEP/IKP/D4 Keluaran : 03 Pindaan : 00 Tarikh : 16 Mac 2018 D3. Carta Organisasi Menunjukkan Kedudukan Pegawai Carta Organisasi Institut Kepimpinan Pelajar KOORDINATOR KEPIMPINAN LAJAR a. Merancang dan menentukan perancangan strategik dan sasaran tahunan Institut Kepimpinan Pelajar b. Merancang dan melaksanakan tugasan mengikut arahan pegawai atasan jabatan, universiti, kementerian dan pihak luar yang berkenaan c. Merancang dan memantau pelaksanaan Program Kepimpinan Pewaris Bangsa d. Merancang dan memantau pelaksanaan TOT e. Merancang dan memantau pelaksanaan program-program kepimpinan pelajar f. Merancang dan memantau pengurusan sumber manusia FELO (Penilaian dan Pemantauan) NGARAH INSTITUT KEPIMPINAN LAJAR FELO (Kepimpinan dan sahsiah) a.menyelaras program kepimpinan pelajar Perancangan Program Pelaksanaan program Pelaporan/Kajian KOORDINATOR KEPIMPINAN LAJAR a.program Kemahiran Insaniah Penyediaan Modul/Pengisisn Program Perancangan pelaksanaan Pelaporan KOORDINATOR KEMAHIRAN INSANIAH NOLONG NDAFTAR KOORDINATOR KENEGARAAN a.program Kenegaraan/JatiDiri Penyediaan Modul/Pengisisn Program Perancangan pelaksanaan Pelaporan KERANI KANAN-01 a. Menyelaras Pentadbiran Am Pejabat b. Kawalan Fail Dan Rekod Pentadbiran IKP c. Menyelaras Kewangan Pentadbiran IKP d. Membantu Pengurusan Sumber Manusia e. Mengurus Inventori a. Mengurus hal-ehwal pentadbiran b. Mengurus pelaksanaan latihan dan perhubungan luar c. Mengurus pelaksanaan PKPB dan Finishing School d. Mengurus Sistem KI(v1 dan 2) e. Mengurus Transkrip KI f. Pengurusan Kualiti GAWAI EKSEKUTIF 01 Pengurusan Latihan (Umum) Pengurusan Program PKPB - Pengurusan Program Kepimpinan Pelajar Pengurusan Training of Trainers (TOT) - Pengurusan Dokumentasi PKPB Pengurusan Peruntukan PKPB (Selangor) - Pelaporan Pelaksanaan PKPB Penilaian PKPB - Pengurusan Modul Finishing School Pengurusan Sistem e-ki - Pengurusan Program KPT Pengurusan Program Kepimpinan KERANI 01 KERANI 02 KERANI 03 a. Membantu Pentadbiran Am Pejabat b. Menyelaras dan Merancang Pengurusan Pengankutan IKP. c. Menyediakan Dokumen Mesyuarat Pentadbiran d. Laporan Kerosakan dan Baik Pulih Pejabat a. Membantu pengurusan Latihan (Umum) b. Membantu pengurusan TOT c. membantu pengurusan Finishing School c. Menyedia / menerima / menyemak / merekod / menyelaras dan memfailkan setiap dokumen yang berkaitan d. Membantu pengurusan Sistem e-ki MBANTU ORASI a. Mengambil / menghantar / merekod penghantaran dokumen berkaitan b. Penyelengaraan peralatan pejabat dan stor c. Membuat salinan dokumen yang diperlukan d. Penyediaan peralatan dan keperluanprogram/aktiviti/mesyuarat e. Penyelenggaraan website/media sosial a. Membantu pengurusan Modul PKPB b. Membantu penyediaan laporan PKPB c. Menyedia / menerima / menyemak / merekod / proses bayaran/menyelaras dan memfailkan setiap dokumen yang berkaitan Modul PKPB d. Membantu penyediaan pengkalan data PKPB 3 daripada 03
TIMBALAN NAIB CANSELOR (HEP) Memikul tanggungjawab melaksana aktiviti teras dan terpilih dengan 2 fungsi utama HEP iaitu menjalankan aktiviti pembangunan dan Kepimpinan pelajar serta menyediakan kemudahan dan memberi perkhidmatan kepada pelajar MBANGUNAN DAN KEPIMPINAN LAJAR RKHIDMATAN DAN KEBAJIKAN LAJAR NG. MB. LAJAR JABAT NGARAH MBANGUNAN LAJAR - Pentadbiran kepada Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar - Mengurus dan menyelaras aktiviti dan program Pembangunan pelajar bagi seluruh sistem UiTM - Merancang dan mengawalselia aktiviti dan program kepimpinan pelajar seluruh sistem UiTM PUSAT KEGIATAN LAJAR - Merancang Keperluan Aktiviti dan Program Pembangunan Pelajar - Menyelaras dan memantau aktiviti pelajar di peringkat Pusat/Unit/Kolej/Fakulti/UiTM - Menyelaras Aktiviti dan pertandingan di dalam negara dan antarabangsa - Menyedia dan menyelenggara pangkalan data persatuan pelajar / kelab pelajar - Sekretariat tabung amanah PUSAT KEBUDAYAAN - Merancang dan menyelaras aktiviti kebudayaan dan kesenian pelajar - Menyediakan prasarana bagi mengembangkan bakat pelajar dalam bidang kesenian dan kebudayaan - Memberi latihan melalui penganjuran aktiviti kebudayaan UNIT DEBAT - Merancang dan menyelaras aktiviti kebudayaan dan kesenian pelajar - Menyediakan kemudahan dan latihan bagi mengembangkan bakat pelajar dalam bidang pengucapan awam dan debat - Menyertai pertandingan debat di peringkat UiTM, Kebangsaan dan Antarabangsa Kemudahan Teknikal - Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan kemudahan dan peralatan teknikal HEP - Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatan dan kemudahan teknikal di HEP PUSAT KOKURIKULUM - Merancang dan melaksana Dasar Kokurikulum UiTM. - Melantik, melatih, memantau dan menilai jurulatih kokurikulum. - Merancang dan melaksana program pengukuhan Kemahiran Insaniah kepada kepada pelajar kokurikulum. - Merancang dan melaksana program Kesukarelawanan dalam kalangan pelajar dan staf UiTM. - Merancang dan melaksanakan program University Community Engagement (UCE) kepada pelajar kokurikulum. - Membuat kajian impak terhadap pelaksanaan kursus kokurikulum UiTM. PUSAT SUKAN - Merancang dan melaksana Dasar Pembangunan Sukan UiTM - Menyediakan prasarana dan kemudahan sukan yang kondusif dan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelajar, staf dan pelanggan - Meningkatkan kemudahan sukan bertaraf antarabangsa dan mengurus, mengawal serta menyelenggara kemudahan sukan - Menganjurkan aktiviti dan program pembangunan sukan kepada pelajar dan staf UiTM - Menyertai pertandingan sukan di peringkat Komuniti, IPT, KPT, Kebangsaan dan Antarabangsa - Menyelaras dan melaksanakan kokurikulum Sukan - Meningkatkan imej UiTM melalui pencapaian sukan dalam dan luar negara Program Kepimpinan Pewaris Bangsa - Menyedia, melaksana dan memantau modul Program Kepimpinan Pewaris Bangsa - Membuat penilaian dan laporan pelaksanaan modul - Melaksanakan TOT PKPB untuk pensyarah dan kakitangan - Menggubal, menyemak semula kandungan modul mengikut keperluan semasa. - Menyelaras program Kepimpinan Profesional (jangka pendek) - Melaksanakan latihan- latihan (jangka pendek) Pembangunan Kerjaya -Menyelaras peruntukan pelaksanaan program Pembangunan Kerjaya di fakulti -Menyelaras pelaporan Modul Finishing School AKADEMI KEPOLISAN UiTM-PDRM Bekerjasama dengan fakulti berkaitan untuk mengendalikan penawaran program akademik di peringkat Sarjanamuda dan Diploma secara mod pengajian luar kampus kepada pegawai dan anggota PDRM. Menggubal dan melaksanakan kursus-kursus jangka pendek menggunakan kepakaran UiTM kepada pegawai dan anggota polis. Menguruskan pelaksanaan latihan kepolisan Kor Sukarelawan Simpanan Polis Siswa di seluruh kampus Universiti Teknologi MARA. Merancang dan menyelaras pelaksanaan Program Gap Year Khidmat Negara yang melibatkan seluruh pelajar Universiti. Awam bersama Angkatan Tentera Malaysia dan Angkatan Pertahanan Awam Malysia PUSAT KESIHATAN - Menyediakan perkhidmatan pesakit luar dan farmasi kepada warga UiTM - Menyediakan perkhidmatan kesihatan awam yang meliputi perkhidmatan kawalan penyakit berjangkit, kawalan mutu makanan dan promosi kesihatan - Menyediakan perkhidmatan pergigian - Merancang dan melaksanakan dasar perkhidmatan perubatan dan kesihatan UiTM di kampus induk dan kampus cawangan PUSAT KERJAYA DAN KAUNSELING Kerjaya - Merancang dan melaksana program dan pembangunan kerjaya - Bimbingan dan informasi kerjaya - Menjalin hubungan dengan industri dan majikan - Pendaftaran, temuduga dan penempatan pekerjaan - Merancang dan melaksana program finishing school - Menyediakan pengkalan data dan maklumat kerjaya Kaunseling - Mengendali perkhidmatasn psikologi dan kaunseling termasuk perkhidmatan kaunseling individu dan berkelompok serta kaunseling kerjaya dan akademik - Menjalankan aktiviti dan program peningkatan kemahiran pelajar - Mengurus dan mengumpul maklumat berkaitan dengan kaunseling, psikologi dan penyelidikan perundingan UNIT NGURUSAN KEBAJIKAN LAJAR - Menyelaras dan memberi perkhidmatan berkaitan dengan kebajikan pelajar UiTM - Menyelaras serta menguruskan bantuan kewangan pelajar/biasiswa, PTPTN, Tabung Dermasiswa dan Tabung Kecemasan Pelajar Perkhidmatan Kaunter Setempat - Menyediakan maklumat berkaitan UiTM - Memberi perkhidmatan di kaunter - Membantu pusat/unit/kolej menyebarkan maklumat berkaitan dengan kemudahan dan perkhidmatan UNIT KENDERAAN - Mengendalikan / Merancang kemudahan dan keperluan kenderaan serta permohonan kenderaan UiTM - Merancang keperluan dan menyediakan penjadualan kenderaan UiTM - Menyelaras perolehan, pembaikan penyelenggaraan kenderaan UiTM Shah Alam - Jadual kenderaan UiTM Shah Alam KOLEJ KEDIAMAN - Menyediakan kemudahan penginapan kepada pelajar yang layak - Merancang dan menyediakan kemudahan dan perkhidmatan di kolej - Mengurus dan memantau perkhidmatan perkhidmatan pemberian elaun makan - Mengendalikan aktiviti pelajar di Kolej - Melaksanakan program pembangunan pelajar di Kolej UNIT KEMUDAHAN KOLEJ - Menyelaras dan menyemak dasar kemudahan kolej dan dasar pemberian elaun makan - Merancang keperluan kemudahan kolej seluruh sistem UiTM (pembelian peralatan/sewa dan naik taraf kolej) - Menyelaras permohonan dan rayuan kolej - Melaksanakan sistem e-kolej, e-rayuan kolej dan e-insentif UNIT NGURUSAN NR - Menyelaras permohonan pelajar NR mendapatkan tempat tinggal dan insentif makanan - Menyediakan NR Direktori untuk memudahkan pelajar mendapatkan rumah sewa - Membantu persatuan NR menjalankan aktiviti dengan pihak yang berkaitan - Memantau dan menjaga keselamtan pelajar NR TIMB. NDAFTAR KANAN NTADBIRAN HEP - Pentadbiran Am, Dasar dan Perluasan Skop HEP - Menguruskan perkhidmatan, perjawatan dan kebajikan staf HEP - Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia - Penyediaan bajet mengurus, agihan bajet dan pengurusan kewangan - Penyediaan bajet perjawatan dan pengurusan penempatan staf - Merancang, menyemak dan memantau perancangan strategik HEP - Skim Khidmat Pelajar - Perolehan Peralatan dan Keperluan Pejabat - Inventori dan verifikasi harta - Pencapaian dan penilaian sasaran tahunan HEP - Menguruskan Hal Ehwal Khidmat Pelanggan HEP Urusetia Kualiti HEP - Sekretariat kepada Jawatankuasa Kualiti HEP - Menyelenggara Sistem Pengurusan Kualiti di Peringkat HEP - Menjalankan aktiviti kualiti dan pengauditan - Perluasan skop pengurusan Kualiti / ISO HEP Unit Korporat dan Tugas-Tugas Khas - Menguruskan Hal Ehwal Korporat HEP - Menyelaras hubungan antara HEP dengan komuniti, IPT, KPT, fakulti dan kampus negeri - Menjaga kebajikan dan kemudahan MPP - Menyelaraskan program yang diadakan oleh / untuk MPP - Urusetia Pendaftaran Pelajar Baru & Minggu Mesra Siswa - Sekretariat Pilihanraya MPP Kemudahan ICT - Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan kemudahan ICT di HEP. - Menyelaras, menyelenggara dan menaiktaraf 17 sistem elektronik (sistem e) dan portal web HEP - Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatan dan kemudahan ICT di HEP Unit Pengurusan Ruang Niaga - Menyelaras aktiviti penggunaan ruang oleh pihak dalaman dan luar - Menjalankan kerja-kerja pembaikan dan naik taraf yang perlu bagi memastikan fasiliti yang disediakan adalah sesuai dan berada dalam keadaan baik serta selamat - Menjalankan pemantauan terhadap semua aktiviti penggunaan ruang dan aktiviti perniagaan yang melibatkan penyediaan kemudahan dan perkhidmatan kepada pelajar dan pelanggan UiTM mengikut prosedur dan peraturan UiTM - Menguruskan ruang niaga melalui sebutharga rasmi UiTM bagi ruang yang melibatkan syarikat luar yang diuruskan dibawah Jawatankuasa Ruang Niaga UiTM manakal bagi tawaran perniagaan kepada usahawanan UiTM, ianya diuruskan melalui Mesyuarat Pengurusan Perniagaan UiTM (Keusahawanan) - Jawatankuasa Keusahawanan UiTM. - Platform bagi melatih lebih ramai Persatuan / Kelab Usahawan dan peserta Tunas Mekar secara praktikal dalam bidang keusahawanan. - Menyediakan kemudahan penting kepada warga UiTM melalui perkhidmatan bank, perkhidmatan pos, perkhidmatan telekomunikasi (prepaid card) dan sebagainya.
UiTM SHAH ALAM No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/E Keluaran : 03 Pindaan : 00 Tarikh : 16 Mac 2018 1. Program Kepimpinan Pewaris Bangsa - Modul Kepimpinan Survival Bangsa - Modul Kepimpinan Profesional - Modul Kepimpinan Ikon Fungsi Utama Aktiviti Fungsi Utama Pengurusan Pelaksanaan PKPB Laporan pelaksanaan PKPB Penilaian PKPB Database fasilitator dan pelajar PKPB Penilaian Fasilitator PKPB 2. Program Pembangunan Kerjaya (Finishing School) Menyelaras pelaksanaan Modul Pembangunan Kerjaya Pelaporan Pelaksanaan Modul Pembangunan Kerjaya Penilaian Modul Pembangunan Kerjaya Pengkalan Data 3. Latihan. Pengurusan Latihan (Umum) Pengurusan Program Kepimpinan Pelajar Pengurusan Training of Trainers (TOT) 4. Training of Trainers Pelaksanaan TOT untuk pensyarah dan kakitangan Pelantikan fasilitator Pelantikan penceramah 5. Program Profesional (Jangka Pendek) Melaksanakan Program KPT Pelaksanaan program kepimpinan Institut Kepimpinan Pelajar HEP 1 daripada 01
UiTM SHAH ALAM BAHAGIAN F : SENARAI PROSES KERJA AKTIVITI UTAMA No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F Keluaran : 03 Pindaan : 00 Tarikh : 16 Mac 2018 No Proses Kerja Tajuk Proses Kerja 1 Sebelum Pengurusan Program Kepimpinan Pewaris Bangsa 2 Semasa Pengurusan Program Kepimpinan Pewaris Bangsa 3 Selepas Pengurusan Program Kepimpinan Pewaris Bangsa PKPB 4 Pelarasan Pengurusan Program Pembangunan Kerjaya Pelajar yang dicalonkan Input Output Petunjuk Prestasi Kajian lapangan, ceramah,persembahan kumpulan Bayaran, senarai kehadiran Latihan dan perbincangan dalam kumpulan Bilangan kehadiran pelajar Bilangan kehadiran pelajar Bilangan kehadiran pelajar Jumlah peserta % kepuasan hati peserta % kepuasan hati peserta % kepuasan hati peserta % kepuasan hati peserta Kawalan Sumber Risiko Pelajar yang berdaftar dengan UiTM, Pelajar semester 2-6, Berpotensi sebagai calon JPK, MPP, Modul, kehadiran fasilitator dan penceramah. Fasilitator yang terlatih, penceramah yang berpengalaman Bayaran honorarium, kehadiran pelajar Pelajar yang berdaftar dengan uitm, fasilitator dan penceramah jemputan Senarai pelajar, Borang Akujanji pelajar Surat pelantikan/surat jemputan Borang honorarium, borang penilaian program, Sijil kehadiran Laporan pelaksanaan program Kebergantungan dengan pelajar fakulti, kolej, persatuan dan badan beruniform untuk hadir modul Pelajar cedera, penyakit berjangkit Kelewatan bayaran Fakulti tidak menghantar laporan Institut Kepimpinan Pelajar HEP 1 daripada 02
UiTM SHAH ALAM BAHAGIAN F : SENARAI PROSES KERJA AKTIVITI UTAMA No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F Keluaran : 03 Pindaan : 00 Tarikh : 16 Mac 2018 5 Training of Trainers 6 Pelantikan Fasilitator 7 Pelantikan Penceramah Latihan dan perbincangan dalam kumpulan Pelaksanaan modul Slot ceramah Jumlah peserta Bil pelajar yang hadir Bil pelajar yang hadir % kepuasan hati peserta % kepuasan hati peserta % kepuasan hati peserta Kakitangan/Pensyarah yang dipilih oleh fakulti, Master trainer yang berpengalaman, Pengesahan kehadiran 7 hari sebelum program Pengesahan kehadiran 7 hari sebelum program Surat jemputan program Surat jemputan fasilitator Surat jemputan penceramah Peserta tidak hadir Tidak dapat hadir disaat-saat akhir Tidak dapat hadir disaat-saat akhir Institut Kepimpinan Pelajar HEP 2 daripada 02
Tajuk : PROSES KERJA SEBELUM NGURUSAN MODUL KEPIMPINAN SURVIVAL BANGSA/ PROFESSIONAL/IKON No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-01 Petunjuk Nombor Mukasurat Nombor Keluaran Nombor Pindaan Tarikh Kuatkuasa 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 03 00 03 0 03 00 03 00 01 00 16/3/18 16/3/18 16/3/18 16/3/18 16/3/18 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP 3.0 DEFINISI Arahan kerja ini bertujuan untuk menjelaskann proses sebelum pelaksanaan Modul Kepimpinan Survival Bangsa, Profesional dan Ikon. Proses kerja ini merangkumi proses merancang, mengurus dan melaksanakan modul. 3.1 Program Kepimpinan Pewaris Bangsa Merupakan program khas universiti dan diikuti oleh pelajar peringkat diploma dan Ijazah Sarjana Muda sepenuh masa yang terpilih. Program ini merupakan program sokongan berfokuskan bukan akademik yang memberi nilai tambah dalam membentuk sahsiah dan professional pelajar dengan tujuan melahirkan graduan yang memiliki ciri-ciri 7 Kemahiran Insaniah yang ditetapkan oleh KPT. Program ini terdiri daripada 3 modul iaitu Modul Kepimpinan Survival Bangsa, Modul Kepimpinan Profesional dan Modul Kepimpinan Ikon. 3.2 Modul Kepimpinan Survival Bangsa Modul Kepimpinan Survival Bangsa ialah program khusus kepada pelajar yang berpotensi menjadi bakal pemimpin dalam Majlis Perwakilan Pelajar (MPP), Jawatankuasa Perwakilan Kolej (JPK) atau Sekretariat Mahasiswa Fakulti (SMF). Pelajar akan dipilih oleh Timbalan Dekan HEP. 3.3 Modul Kepimpinan Profesional Modul Kepimpinan Profesional adalah program khusus untuk pemimpin-pemimpin mahasiswa daripada persatuan atau kelab pelajar yang berdaftar di UiTM. 3.4 Modul Kepimpinan Ikon Modul Kepimpinan Ikon adalah bertujuan untuk membentuk ikon dalam kalangan mahasiswa UiTM. Menerusi pelaksanaannya, mahasiswa akan diberi pendedahan yang jelas tentang pengetahuan meliputi pemikiran kritis, Muka surat 1 daripada 06
Tajuk : PROSES KERJA SEBELUM NGURUSAN MODUL KEPIMPINAN SURVIVAL BANGSA/ PROFESSIONAL/IKON No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-01 grooming for media, kriteria tokoh siswa dan perancangan program berimpak tinggi. 3.5 Fasilitator Merupakan staf UiTM yang memiliki kelayakan akademik sekurang-kurangnya Diploma dan telah mengikuti Kursus Training of Trainers (TOT) Program Kepimpinan Pewaris Bangsa. 3.6 Penceramah Merupakan staf pengurusan profesional atau individu yang mempunyai kepakaran dalam bidang berkaitan. Singkatan: 4.0 RUJUKAN PKPB : Program Kepimpinan Pewaris Bangsa MKSB : Modul Kepimpinan Survival Bangsa TOT : Training of Trainers IKP : Institut Kepimpinan Pelajar HEP : Hal Ehwal Pelajar TNC HEP : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PIKP : Pengarah Institut Kepimpinan Pelajar KOOR : Koordinator Kepimpinan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan : Pegawai Eksekutif PTK : Pembantu Tadbir Kanan PT : Pembantu Tadbir PO : Pembantu Operasi FASI : Fasilitator URUS : Urusetia 4.1 Silibus Modul Kepimpinan Survival Bangsa. 4.2 Silibus Modul Kepimpinan Profesional 4.3 Silibus Modul Kepimpinan Ikon 5.0 PROSES KERJA 5.1 SEBELUM PROGRAM Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk 1. Mula PIKP Seksyen Undang- Undang/Peraturan 2. 3. Membuat dan menyediakan surat pemakluman program beserta borang pencalonan, surat akujanji, senarai semak dan jadual modul kepada fakulti Membuat surat pengesahan tempahan tempat, dewan, makan dan minum Muka surat 2 daripada 06
Tajuk : PROSES KERJA SEBELUM NGURUSAN MODUL KEPIMPINAN SURVIVAL BANGSA/ PROFESSIONAL/IKON No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-01 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Membuat tempahan kenderaan Menyediakan surat pelantikan urusetia/ fasilitator/penceramah Menyediakan surat pengecualian kuliah Terima borang pengesahan kehadiran program dari fakulti/kolej/persatuan Follow up kehadiran peserta Membuat senarai kehadiran peserta Menghantar senarai kehadiran peserta/fasilitator/penceramah dan urusetia untuk tujuan penginapan kepada pembekal Menyelaras permohonan pendahuluan pelbagai Membeli peralatan keperluan program Membuat permohonan LO PT /PT/PO /PT /PT /PT /PT/PO PT Muka surat 3 daripada 06
Tajuk : PROSES KERJA SEBELUM NGURUSAN MODUL KEPIMPINAN SURVIVAL BANGSA/ PROFESSIONAL/IKON No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-01 6.0 CARTA ALIR 6.1 SEBELUM PROGRAM Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti PIKP PT /PT/PO Mula Membuat dan menyediakan surat pemakluman program beserta borang pencalonan, surat akujanji, senarai semak dan jadual modul kepada fakulti Membuat surat pengesahan tempahan Membuat tempahan kenderaan Menyediakan surat pelantikan Menyediakan surat pengecualian kuliah Terima borang pengesahan kehadiran program Pekeliling Perbendaharaan bil 2 Tahun 2005 Kadar yang diluluskan oleh Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan UiTM (JKP) ke- 176(Agenda D3708) bertarikh 8 Mac 2012. /PT Tidak Follow up kehadiran peserta /PT /PT /PT/PO PT Ya Membuat senarai kehadiran peserta Menghantar senarai penginapan kepada pembekal Menyelaras permohonan pendahuluan pelbagai Membeli peralatan keperluan program Membuat permohonan LO Tamat Muka surat 4 daripada 06
Tajuk : PROSES KERJA SEBELUM NGURUSAN MODUL KEPIMPINAN SURVIVAL BANGSA/ PROFESSIONAL/IKON No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-01 7.0 RATURAN-RATURAN NTADBIRAN BIL TAJUK REKOD TEMPOH SIMPANAN LOKASI 7.1 Laporan PKPB 1 Tahun Bilik Fail, IKP 7.2 Buku Panduan Pelajar BHEP. UiTM 1 tahun Pejabat Pentadbiran, IKP 7.3 Surat rujukan100-bb1(pw B9/4/1)(JKP159/2008) 1 Tahun Bilik Fail 7.4 Fail pelantikan 500 1 tahun Bilik Fail 7.5 Fail kewangan 400 1 tahun Bilik Fail 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA BORANG TINDAKAN KERJA (BTK) AKTIVITI PROSES KERJA SEBELUM NGURUSAN MODUL KEPIMPINAN SURVIVAL BANGSA/ PROFESSIONAL/IKON Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk : Penyimpan BTK: Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima Tarikh Tugas Disiapkan dan T/T Catatan Arahan kepada PYB seterusnya Tarikh Tindakan Lanjut Perlu Siap Catatan 1. Perancangan dasar 2. Perbincangan 3. Perlaksanaan 4. Kajian keberkesanan Muka surat 5 daripada 06
Tajuk : PROSES KERJA SEBELUM NGURUSAN MODUL KEPIMPINAN SURVIVAL BANGSA/ PROFESSIONAL/IKON No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-01 5. Langkah Penambahbaikan 9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN BIL BUTIRAN STATUS Muka surat 6 daripada 06
Tajuk : PROSES KERJA SEMASA NGURUSAN MODUL KEPIMPINAN SURVIVAL BANGSA/ PROFESSIONAL/IKON No. Dokumen : MPK/UiTM/HEPA/IKP/F-02 Petunjuk Nombor Mukasurat Nombor Keluaran Nombor Pindaan Tarikh Kuatkuasa 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 03 00 03 0 03 00 03 00 01 00 16/3/18 16/3/18 16/3/18 16/3/18 16/3/18 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP 3.0 DEFINISI Arahan kerja ini bertujuan untuk menjelaskann proses semasa pelaksanaan Modul Kepimpinan Survival Bangsa/Profesional/Ikon Proses kerja ini merangkumi proses merancang, mengurus dan melaksanakan modul. 3.1 Program Kepimpinan Pewaris Bangsa Merupakan program khas universiti dan diikuti oleh pelajar peringkat diploma dan Ijazah Sarjana Muda sepenuh masa yang terpilih. Program ini merupakan program sokongan berfokuskan bukan akademik yang memberi nilai tambah dalam membentuk sahsiah dan professional pelajar dengan tujuan melahirkan graduan yang memiliki ciri-ciri 7 Kemahiran Insaniah yang ditetapkan oleh KPT. Program ini terdiri daripada 3 modul iaitu Modul Kepimpinan Survival Bangsa, Modul Kepimpinan Profesional dan Modul Kepimpinan Ikon. 3.2 Modul Kepimpinan Survival Bangsa Modul Kepimpinan Survival Bangsa ialah program khusus kepada pelajar yang berpotensi menjadi bakal pemimpin dalam Majlis Perwakilan Pelajar (MPP), Jawatankuasa Perwakilan Kolej (JPK) atau Sekretariat Mahasiswa Fakulti (SMF). Pelajar akan dipilih oleh Timbalan Dekan HEP. 3.3 Modul Kepimpinan Profesional Modul Kepimpinan Profesional adalah program khusus untuk pemimpin-pemimpin mahasiswa daripada persatuan atau kelab pelajar yang berdaftar di UiTM. 3.4 Modul Kepimpinan Ikon Modul Kepimpinan Ikon adalah bertujuan untuk membentuk ikon dalam kalangan mahasiswa UiTM. Menerusi pelaksanaannya, mahasiswa akan diberi pendedahan yang jelas tentang pengetahuan meliputi pemikiran kritis, Muka surat 1 daripada 05
Tajuk : PROSES KERJA SEMASA NGURUSAN MODUL KEPIMPINAN SURVIVAL BANGSA/ PROFESSIONAL/IKON No. Dokumen : MPK/UiTM/HEPA/IKP/F-02 grooming for media, kriteria tokoh siswa dan perancangan program berimpak tinggi. 3.5 Fasilitator Merupakan staf UiTM yang memiliki kelayakan akademik sekurang-kurangnya Diploma dan telah mengikuti Kursus Training of Trainers (TOT) Program Kepimpinan Pewaris Bangsa. 3.6 Penceramah Merupakan staf pengurusan profesional atau individu yang mempunyai kepakaran dalam bidang berkaitan. Singkatan: 4.0 RUJUKAN PKPB : Program Kepimpinan Pewaris Bangsa MKSB : Modul Kepimpinan Survival Bangsa MKP : Modul Kepimpinan Profesional MKI : Modul Kepimpinan Ikon TOT : Training of Trainers IKP : Institut Kepimpinan Pelajar HEP : Hal Ehwal Pelajar TNC HEP : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PIKP : Pengarah Institut Kepimpinan Pelajar KOOR : Koordinator Kepimpinan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan : Pegawai Eksekutif PTK : Pembantu Tadbir Kanan PT : Pembantu Tadbir PO : Pembantu Operasi FASI : Fasilitator URUS : Urusetia 4.1 Silibus Modul Kepimpinan Survival Bangsa, Profesional dan Ikon. 5.0 PROSES KERJA 5.3 SEMASA PROGRAM Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk 1. Mula Seksyen Undang- Undang/Peraturan 2. 3. 4. Melaksanan program Key-in data kehadiran pelajar di dalam microsoft excel -pelajar yang tidak hadir boleh dikenakan tindakan diperingkat fakulti. Cetak sijil kehadiran FASI/KOOR URUS URUS Muka surat 2 daripada 05
Tajuk : PROSES KERJA SEMASA NGURUSAN MODUL KEPIMPINAN SURVIVAL BANGSA/ PROFESSIONAL/IKON No. Dokumen : MPK/UiTM/HEPA/IKP/F-02 5. 6. Edar borang kaji selidik kepada pelajar Edar borang honorarium kepada fasilitator Tamat URUS URUS 6.0 CARTA ALIR 6.1 SEMASA PROGRAM Pegawai Yang Melulus/Dirujuk Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti Mula FASI/KOOR URUS URUS Key-in data kehadiran pelajar di dalam microsoft excel -pelajar yang tidak hadir boleh dikenakan tindakan diperingkat fakulti. Cetak sijil kehadiran URUS URUS URUS Edar borang kaji selidik kepada pelajar Edar borang honorarium kepada fasilitator Tamat Muka surat 3 daripada 05
Tajuk : PROSES KERJA SEMASA NGURUSAN MODUL KEPIMPINAN SURVIVAL BANGSA/ PROFESSIONAL/IKON No. Dokumen : MPK/UiTM/HEPA/IKP/F-02 7.0 RATURAN-RATURAN NTADBIRAN BIL TAJUK REKOD TEMPOH SIMPANAN LOKASI 7.1 Laporan PKPB 1 Tahun Bilik Fail, IKP 7.2 Buku Panduan Pelajar BHEP. UiTM 1 tahun Pejabat Pentadbiran, IKP 7.3 Surat rujukan100-bb1(pwb9/4/1) (JKP159/2008) 1 Tahun Bilik Fail 7.4 Fail pelantikan 500 1 tahun Bilik Fail 7.5 Fail kewangan 400 1 tahun Bilik Fail 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA BORANG TINDAKAN KERJA (BTK) AKTIVITI PROSES KERJA SEMASA NGURUSAN MODUL KEPIMPINAN SURVIVAL BANGSA/ PROFESSIONAL/IKON Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk : Penyimpan BTK: Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima Tarikh Tugas Disiapkan dan T/T Catatan Arahan kepada PYB seterusnya Tarikh Tindakan Lanjut Perlu Siap Catatan 1. Perancangan dasar 2. Perbincangan 3. Pelaksanaan 4. Kajian keberkesanan 5. Langkah Penambahbaikan Muka surat 4 daripada 05
Tajuk : PROSES KERJA SEMASA NGURUSAN MODUL KEPIMPINAN SURVIVAL BANGSA/ PROFESSIONAL/IKON No. Dokumen : MPK/UiTM/HEPA/IKP/F-02 9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN BIL BUTIRAN STATUS Muka surat 5 daripada 05
Tajuk : PROSES KERJA SELEPAS NGURUSAN MODUL KEPIMPINAN SURVIVAL BANGSA/ PROFESSIONAL/IKON No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-03 Petunjuk Nombor Mukasurat Nombor Keluaran Nombor Pindaan Tarikh Kuatkuasa 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 03 00 03 00 03 00 03 00 16/3/18 16/3/18 16/3/18 16/3/18 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP 3.0 DEFINISI Arahan kerja ini bertujuan untuk menjelaskann proses selepas pelaksanaan Modul Kepimpinan Survival Bangsa, Profesional dan Ikon. Proses kerja ini merangkumi proses merancang, mengurus dan melaksanakan modul. 3.1 Program Kepimpinan Pewaris Bangsa Merupakan program khas universiti dan diikuti oleh pelajar peringkat diploma dan Ijazah Sarjana Muda sepenuh masa yang terpilih. Program ini merupakan program sokongan berfokuskan bukan akademik yang memberi nilai tambah dalam membentuk sahsiah dan professional pelajar dengan tujuan melahirkan graduan yang memiliki ciri-ciri 7 Kemahiran Insaniah yang ditetapkan oleh KPT. Program ini terdiri daripada 3 modul iaitu Modul Kepimpinan Survival Bangsa, Modul Kepimpinan Profesional dan Modul Kepimpinan Ikon. 3.2 Modul Kepimpinan Survival Bangsa Modul Kepimpinan Survival Bangsa ialah program khusus kepada pelajar yang berpotensi menjadi bakal pemimpin dalam Majlis Perwakilan Pelajar (MPP), Jawatankuasa Perwakilan Kolej (JPK) atau Sekretariat Mahasiswa Fakulti (SMF). Pelajar akan dipilih oleh Timbalan Dekan HEP. 3.3 Modul Kepimpinan Profesional Modul Kepimpinan Profesional adalah program khusus untuk pemimpin-pemimpin mahasiswa daripada persatuan atau kelab pelajar yang berdaftar di UiTM. 3.4 Modul Kepimpinan Ikon Modul Kepimpinan Ikon adalah bertujuan untuk membentuk ikon dalam kalangan mahasiswa UiTM. Menerusi pelaksanaannya, mahasiswa akan Muka surat 1 daripada 4
Tajuk : PROSES KERJA SELEPAS NGURUSAN MODUL KEPIMPINAN SURVIVAL BANGSA/ PROFESSIONAL/IKON No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-03 diberi pendedahan yang jelas tentang pengetahuan meliputi pemikiran kritis, grooming for media, kriteria tokoh siswa dan perancangan program berimpak tinggi. 3.5 Fasilitator Merupakan staf UiTM yang memiliki kelayakan akademik sekurang-kurangnya Diploma dan telah mengikuti Kursus Training of Trainers (TOT) Program Kepimpinan Pewaris Bangsa. 3.6 Penceramah Merupakan staf pengurusan profesional atau individu yang mempunyai kepakaran dalam bidang berkaitan. Singkatan: 4.0 RUJUKAN PKPB : Program Kepimpinan Pewaris Bangsa MKSB : Modul Kepimpinan Survival Bangsa TOT : Training of Trainers IKP : Institut Kepimpinan Pelajar HEP : Hal Ehwal Pelajar TNC HEP : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PIKP : Pengarah Institut Kepimpinan Pelajar KOOR : Koordinator Kepimpinan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan : Pegawai Eksekutif PTK : Pembantu Tadbir Kanan PT : Pembantu Tadbir PO : Pembantu Operasi FASI : Fasilitator URUS : Urusetia 4.1 Silibus Modul Kepimpinan Survival Bangsa, Profesional dan Ikon. 5.0 PROSES KERJA 5.4 SELEPAS PROGRAM Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk 1. Membuat bayaran penginapan program PT Seksyen Undang- Undang/Peraturan 2. 3. 4. 5. 6. Membuat Bayaran Honorarium Key-in data borang soal selidik Menyediakan pelaporan kursus Semak Laporan Fail PT PT PIKP Muka surat 2 daripada 4
Tajuk : PROSES KERJA SELEPAS NGURUSAN MODUL KEPIMPINAN SURVIVAL BANGSA/ PROFESSIONAL/IKON No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-03 6.0 CARTA ALIR 6.1 SELEPAS PROGRAM Aliran Kerja Proses Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti Mula PT PT PT Membuat bayaran penginapan program Membuat Bayaran Honorarium Key-in data borang soal selidik Surat rujukan 100- BB1(PWB9/4/1) (JKP159/2008) Buku Panduan Pelajar BHEP. UiTM PIKP Menyediakan pelaporan kursus Semak laporan Fail 7.0 RATURAN-RATURAN NTADBIRAN BIL TAJUK REKOD TEMPOH SIMPANAN LOKASI 7.1 Laporan PKPB 1 Tahun Bilik Fail, IKP 7.2 Buku Panduan Pelajar BHEP. UiTM 1 tahun Pejabat Pentadbiran, IKP 7.3 Surat rujukan100 - BB1 (PWB9/4/1) (JKP159/2008) 1 Tahun Bilik Fail 7.4 Fail pelantikan 500 1 tahun Bilik Fail 7.5 Fail kewangan 400 1 tahun Bilik Fail Muka surat 3 daripada 4
Tajuk : PROSES KERJA SELEPAS NGURUSAN MODUL KEPIMPINAN SURVIVAL BANGSA/ PROFESSIONAL/IKON No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-03 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA BORANG TINDAKAN KERJA (BTK) AKTIVITI PROSES KERJA SELEPAS NGURUSAN MODUL KEPIMPINAN SURVIVAL BANGSA/ PROFESSIONAL/IKON Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk : Penyimpan BTK: Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima Tarikh Tugas Disiapkan dan T/T Catatan Arahan kepada PYB seterusnya Tarikh Tindakan Lanjut Perlu Siap Catatan 1. Perancangan dasar 2. Perbincangan 3. Perlaksanaan 4. Kajian keberkesanan 5. Langkah Penambahbaikan 9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN BIL BUTIRAN STATUS Muka surat 4 daripada 4
Tajuk : LARASAN NGURUSAN PROGRAM MBANGUNAN KERJAYA No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-04 Petunjuk Nombor Mukasurat Nombor Keluaran Nombor Pindaan Tarikh Kuatkuasa 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 03 00 03 00 03 00 01 00 16/3/18 16/3/18 16/3/18 16/3/18 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP 3.0 DEFINISI 4.0 RUJUKAN Arahan kerja ini bertujuan untuk menjelaskann proses pengurusan Program Pembangunan Kerjaya. Proses kerja ini merangkumi proses mengumpul, menganalisa dan membuat laporan. 3.1 Singkatan: PPKerjaya : Program Pembangunan Kerjaya IKP : Institut Kepimpinan Pelajar HEP : Hal Ehwal Pelajar TNC HEP : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PIKP : Pengarah Institut Kepimpinan Pelajar KOOR : Koordinator Kepimpinan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan : Pegawai Eksekutif PTK : Pembantu Tadbir Kanan PT : Pembantu Tadbir PO : Pembantu Operasi FASI : Fasilitator URUS : Urusetia 4.1 Silibus Program Pembangunan Kerjaya Muka surat 1 daripada 04
Tajuk : LARASAN NGURUSAN PROGRAM MBANGUNAN KERJAYA No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-04 5.0 PROSES KERJA Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk 1. Mula Seksyen Undang- Undang/Peraturan 2. 3. 4. 5. 6. 7. Fakulti mohon peruntukan Semak Pelaksanaan program di fakulti Hantar surat mohon laporan ke fakulti Terima laporan Semak Tamat TD HEP ARK/PIKP TD HEP PIKP PT ARK/PIKP Muka surat 2 daripada 04
Tajuk : LARASAN NGURUSAN PROGRAM MBANGUNAN KERJAYA No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-04 6.0 CARTA ALIR Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti Mula TD HEP Fakulti mohon peruntukan ARK/PIKP Tidak Semak Ya TD HEP Pelaksanaan program di fakulti PIKP PT Hantar surat mohon laporan ke fakulti Terima laporan PPK/PIKP Semak Tamat 7.0 RATURAN-RATURAN NTADBIRAN BIL TAJUK REKOD TEMPOH SIMPANAN LOKASI 7.1 Laporan Program Pembangunan Kerjaya 4 Tahun Bilik Fail, IKP Muka surat 3 daripada 04
Tajuk : LARASAN NGURUSAN PROGRAM MBANGUNAN KERJAYA No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-04 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA BORANG TINDAKAN KERJA (BTK) AKTIVITI LARASAN NGURUSAN PROGRAM MBANGUNAN KERJAYA Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk : Penyimpan BTK: Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima Tarikh Tugas Disiapkan dan T/T Catatan Arahan kepada PYB seterusnya Tarikh Tindakan Lanjut Perlu Siap Catatan 1. Perancangan dasar 2. Perbincangan 3. Pelaksanaan 4. Kajian keberkesanan 5. Langkah Penambahbaikan 9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN BIL BUTIRAN STATUS Muka surat 4 daripada 04
EHWAL LAJAR UiTM SELANGOR Tajuk : PROSES KERJA TRAINING OF TRAINERS (TOT) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-05 Petunjuk Nombor Mukasurat Nombor Keluaran Nombor Pindaan Tarikh Kuatkuasa 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 03 00 03 01 03 00 03 01 03 00 03 00 16/3/18 16/3/18 16/3/18 16/3/18 16/3/18 16/3/18 1.0 TUJUAN Proses kerja ini diwujudkan sebagai garis panduan bagi melaksanakan Training of Trainer di Institut Kepimpinan Pelajar. 2.0 SKOP Proses kerja ini meliputi proses mengurus, melaksana dan menilai Latihan Training of Trainer. 3.0 DEFINISI 3.1 Training of Trainer (TOT) Merupakan kursus yang wajib diikuti oleh staf UiTM sebelum dilantik sebagai fasilitator/penceramah bagi program-program anjuran Institut Kepimpinan Pelajar. 3.2 Fasilitator Merupakan pensyarah / kakitangan kumpulan A, B dan C / pegawai pembangunan pelajar / pelajar yang telah mengikuti Kursus Training of Trainers (TOT) anjuran pihak IKP. 3.3 Surat Perlantikan Merupakan sijil yang dikeluarkan oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar yang ditandatangani oleh Timbalan Naib Canselor HEP kepada peserta yang telah menghadiri kursus TOT anjuran pihak IKP. Muka surat 1 daripada 06
EHWAL LAJAR UiTM SELANGOR Tajuk : PROSES KERJA TRAINING OF TRAINERS (TOT) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-05 3.2 SINGKATAN TOT HEP TNC IKP PIKP KOOR K PPK PT PO - Training of Trainer - Hal Ehwal Pelajar - Timbalan Naib Canselor - Institut Kepimpinan Pelajar - Pengarah Institut Kepimpinan Pelajar - Koordinator Kepimpinan IKP - Penolong Pendaftar Kanan - Pegawai Eksekutif - Pembantu Tadbir - Pembantu Operasi 4.0 RUJUKAN Tiada Muka surat 2 daripada 06
EHWAL LAJAR UiTM SELANGOR Tajuk : PROSES KERJA TRAINING OF TRAINERS (TOT) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-05 5.0 PROSES KERJA Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk 1. Membuat pilihan tarikh dan tempat program. PIKP, KOOR Seksyen Undang- Undang/Peraturan 2. 3. Menyediakan kertas kerja permohonan peruntukan kewangan Kursus TOT. Menyemak kertas kerja permohonan. PIKP 4. Menghantar kertas kerja permohonan. PTO 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15 16 17 Terima surat kelulusan mengadakan Kursus TOT. Membuat tempahan tempat, peralatan, kenderaan dan makanan. Menyediakan surat jemputan kursus. Edar surat jemputan program kepada fakulti Terima borang pengesahan kehadiran kursus Pelaksanaan kursus Edar borang pendaftaran kehadiran Terima borang pendaftaran kehadiran Cetak surat pelantikan Edar borang kaji selidik Terima borang kaji selidik yang telah diisi Key-in borang kaji selidik Menyediakan pelaporan kursus Tamat, PT PT PTO KOOR/FASI URUS URUS URUS URUS URUS PT Muka surat 3 daripada 06
EHWAL LAJAR UiTM SELANGOR Tajuk : PROSES KERJA TRAINING OF TRAINERS (TOT) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-05 6.0 CARTA ALIR Pegawai Yang Melulus/ Dirujuk Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti Mula PIKP, KOOR Membuat pilihan tarikh dan tempat program PIKP Tidak Menyediakan kertas kerja permohonan peruntukan kewangan Kursus TOT Menyemak kertas kerja permohonan PTO, PT Ya Menghantar kertas kerja permohonan Terima surat kelulusan mengadakan Kursus TOT PT PTO Membuat tempahan tempat, peralatan, kenderaan dan makanan Menyediakan surat jemputan kursus Edar surat jemputan program kepada fakulti Terima borang pengesahan kehadiran kursus A Muka surat 4 daripada 06
EHWAL LAJAR UiTM SELANGOR Tajuk : PROSES KERJA TRAINING OF TRAINERS (TOT) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-05 PIKP/FASI URUS Pelaksanaan kursus Edar borang pendaftaran kehadiran URUS Terima borang pendaftaran kehadiran URUS Cetak surat pelantikan URUS URUS PT Edar borang kaji selidik Terima borang kaji selidik yang telah diisi Key -in borang kaji selidik Menyediakan pelaporan kursus Tamat Muka surat 5 daripada 06
EHWAL LAJAR UiTM SELANGOR Tajuk : PROSES KERJA TRAINING OF TRAINERS (TOT) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-05 7.0 RATURAN-RATURAN NTADBIRAN Muka surat 6 daripada 06
EHWAL LAJAR UiTM SELANGOR Tajuk : PROSES KERJA TRAINING OF TRAINERS (TOT) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-05 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA BORANG TINDAKAN KERJA (BTK) AKTIVITI PROSES KERJA TRAINING OF TRAINERS (TOT) Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk : Penyimpan BTK: Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima Tarikh Tugas Disiapkan dan T/T Catatan Arahan kepada PYB seterusnya Tarikh Tindakan Lanjut Perlu Siap Catatan 1. Perancangan dasar 2. Perbincangan 3. Perlaksanaan 4. Kajian keberkesanan 5. Langkah Penambahbaikan 9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN BIL BUTIRAN STATUS 1. Senarai nama peserta Kursus TOT Ada 2. Surat Kelulusan Kursus TOT Ada 3. Watikah Pelantikan Fasilitator Ada Muka surat 7 daripada 06
Tajuk : PROSES KERJA LANTIKAN FASILITATOR No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-06 Petunjuk Nombor Mukasurat Nombor Keluaran Nombor Pindaan Tarikh Kuatkuasa 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 03 00 03 00 03 00 01 00 16/3/18 16/3/18 16/3/18 16/3/18 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP 3.0 DEFINISI Arahan kerja ini bertujuan untuk menjelaskann pelantikan fasilitator untuk mengendalikan modul Program Kepimpinan Pewaris Bangsa. Proses kerja ini merangkumi proses mencalon, melantik dan mengendalikan. 3.1 Program Kepimpinan Pewaris Bangsa Merupakan program khas universiti dan diikuti oleh pelajar peringkat diploma dan Ijazah Sarjana Muda sepenuh masa yang terpilih. Program ini merupakan program sokongan berfokuskan bukan akademik yang memberi nilai tambah dalam membentuk sahsiah dan professional pelajar dengan tujuan melahirkan graduan yang memiliki ciri-ciri 7 Kemahiran Insaniah yang ditetapkan oleh KPT. Program ini terdiri daripada 3 modul iaitu Modul Kepimpinan Survival Bangsa, Modul Kepimpinan Profesional dan Modul Kepimpinan Ikon. 3.2 Fasilitator Merupakan staf UiTM yang telah mengikuti Kursus Training of Trainers (TOT) Program Kepimpinan Pewaris Bangsa yang dianjurkan oleh pihak Institut Kepimpinan Pelajar, Bahagian Hal Ehwal Pelajar. Singkatan: PKPB : Program Kepimpinan Pewaris Bangsa MKI : Modul Kepimpinan Ikon TOT : Training of Trainers IKP : Institut Kepimpinan Pelajar HEP : Hal Ehwal Pelajar TNC HEP : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PIKP : Pengarah Institut Kepimpinan Pelajar Muka surat 1 daripada 04
Tajuk : PROSES KERJA LANTIKAN FASILITATOR No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-06 4.0 RUJUKAN KOOR : Koordinator Kepimpinan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan : Pegawai Eksekutif PTK : Pembantu Tadbir Kanan PT : Pembantu Tadbir PO : Pembantu Operasi FASI : Fasilitator URUS : Urusetia Tiada 5.0 PROSES KERJA Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk 1. Mencalonkan fasilitator dikalangan pensyarah/kakitangan yang telah mengikuti TOT dengan jayanya PIKP/KOOR Seksyen Undang- Undang/Peraturan 2. 3. Mengesahkan kehadiran fasilitator Membuat surat pelantikan Tamat Muka surat 2 daripada 04
Tajuk : PROSES KERJA LANTIKAN FASILITATOR No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-06 6.0 CARTA ALIR Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti Mula PIKP/KOOR Tidak Ya Mencalonkan fasilitator Mengesahkan kehadiran fasilitator Membuat surat pelantikan Pekeliling Perbendaharaan bil 2 Tahun 2005 Kadar yang diluluskan oleh Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan UiTM (JKP) ke-176(agenda D3708) bertarikh 8 Mac 2012. Tamat 7.0 RATURAN-RATURAN NTADBIRAN BIL TAJUK REKOD TEMPOH SIMPANAN LOKASI 7.1 Laporan PKPB 1Tahun Bilik Fail, IKP 7.2 Buku Panduan Pelajar BHEP. UiTM 1 tahun Bilik Fail, IKP 7.3 Surat rujukan100-bb1 (PW B9/4/1) (JKP159/2008) 1 Tahun Bilik Pentadbiran, IKP 7.4 Fail pelantikan 500 1 tahun Bilik Fail 7.5 Fail Kewangan 400 1 tahun Bilik Fail Muka surat 3 daripada 04
Tajuk : PROSES KERJA LANTIKAN FASILITATOR No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-06 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA BORANG TINDAKAN KERJA (BTK) AKTIVITI PROSES KERJA LANTIKAN FASILITATOR Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk : Penyimpan BTK: Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima Tarikh Tugas Disiapkan dan T/T Catatan Arahan kepada PYB seterusnya Tarikh Tindakan Lanjut Perlu Siap Catatan 1. Perancangan dasar 2. Perbincangan 3. Pelaksanaan 4. Kajian keberkesanan 5. Langkah Penambahbaikan 9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN BIL BUTIRAN STATUS Muka surat 4 daripada 04
Tajuk : PROSES KERJA LANTIKAN NCERAMAH No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-07 Petunjuk Nombor Mukasurat Nombor Keluaran Nombor Pindaan Tarikh Kuatkuasa 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 03 00 03 00 03 00 01 00 16/3/18 16/3/18 16/3/18 16/3/18 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP 3.0 DEFINISI Arahan kerja ini bertujuan untuk menjelaskann pelantikan penceramah untuk menyampaikan ceramah di dalam modul Program Kepimpinan Pewaris Bangsa. Proses kerja ini merangkumi proses memilih dan melantik. 3.1 Program Kepimpinan Pewaris Bangsa Merupakan program khas universiti dan diikuti oleh pelajar peringkat diploma dan Ijazah Sarjana Muda sepenuh masa yang terpilih. Program ini merupakan program sokongan berfokuskan bukan akademik yang memberi nilai tambah dalam membentuk sahsiah dan professional pelajar dengan tujuan melahirkan graduan yang memiliki ciri-ciri 7 Kemahiran Insaniah yang ditetapkan oleh KPT. Program ini terdiri daripada 3 modul iaitu Modul Kepimpinan Survival Bangsa, Modul Kepimpinan Profesional dan Modul Kepimpinan Ikon. 3.2 Penceramah Merupakan staf pengurusan profesional yang mempunyai kepakaran dan pengalaman dalam bidang berkaitan. Singkatan: PKPB : Program Kepimpinan Pewaris Bangsa MKI : Modul Kepimpinan Ikon TOT : Training of Trainers IKP : Institut Kepimpinan Pelajar HEP : Hal Ehwal Pelajar TNC HEP : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PIKP : Pengarah Institut Kepimpinan Pelajar KOOR : Koordinator Kepimpinan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan : Pegawai Eksekutif Muka surat 1 daripada 4
Tajuk : PROSES KERJA LANTIKAN NCERAMAH No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-07 4.0 RUJUKAN PTK : Pembantu Tadbir Kanan PT : Pembantu Tadbir PO : Pembantu Operasi FASI : Fasilitator URUS : Urusetia Tiada 5.0 PROSES KERJA Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk 1. Memilih penceramah yang sesuai PIKP/KOOR Seksyen Undang- Undang/Peraturan 2. 3. 4. Membuat pengesahkan kehadiran penceramah Mengeluarkan surat pelantikan Tamat /PT Muka surat 2 daripada 4
Tajuk : PROSES KERJA LANTIKAN NCERAMAH No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-07 6.0 CARTA ALIR 6.1 RSEDIAAN KERTAS KERJA Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti Mula PIKP/KOOR Memilih penceramah Tidak Membuat pengesahkan kehadiran penceramah Pekeliling Perbendaharaan bil 2 Tahun 2005 /PT Ya Membuat surat pelantikan Tamat 7.0 RATURAN-RATURAN NTADBIRAN BIL TAJUK REKOD TEMPOH SIMPANAN LOKASI 7.1 Laporan PKPB 1Tahun Bilik Fail, IKP 7.2 Buku Panduan Pelajar BHEP. UiTM 1 tahun Bilik Fail, IKP 7.3 Surat rujukan100-bb1 (PW B9/4/1) (JKP159/2008) 1 Tahun Bilik Pentadbiran, IKP 7.4 Fail pelantikan 500 1 tahun Bilik Fail 7.5 Fail Kewangan 400 1 tahun Bilik Fail Muka surat 3 daripada 4
Tajuk : PROSES KERJA LANTIKAN NCERAMAH No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/IKP/F-07 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA BORANG TINDAKAN KERJA (BTK) AKTIVITI PROSES KERJA LANTIKAN NCERAMAH Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk : Penyimpan BTK: Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima Tarikh Tugas Disiapkan dan T/T Catatan Arahan kepada PYB seterusnya Tarikh Tindakan Lanjut Perlu Siap Catatan 1. Perancangan dasar 2. Perbincangan 3. Pelaksanaan 4. Kajian keberkesanan 5. Langkah Penambahbaikan 9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN BIL BUTIRAN STATUS Muka surat 4 daripada 4
EHWAL LAJAR UiTM SELANGOR No. Dokumen : MPK/UiTM/HEPA/IKP/G Tajuk : Senarai Borang-Borang Yang Diguna Nombor Mukasurat Nombor Keluaran Nombor Pindaan Tarikh Kuatkuasa 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 03 00 03 0 03 00 03 00 03 00 03 00 01 00 16/3/18 16/3/18 16/3/18 16/3/18 16/3/18 16/3/18 16/3/18 Bil Nombor Borang Tajuk Borang 1. Borang PB 3/80 Borang Pejabat Bendahari (Pindaan 1/2002) 2. IKP HEP/PKPB/MKP-02 Borang penilaian program Modul Kepimpinan Profesional 3. IKP HEP/PKPB/MKI-02 Borang penilaian program Modul Kepimpinan Ikon 4. IKP HEP/PKPB/MSB-02 Borang penilaian program Modul Kepimpinan Survival Bangsa 5. IKPHEP/PKPB-03 Borang penilaian penceramah/fasilitator 6. IKPHEP/PKPB/MKI-01 Borang pencalonan Modul Kepimpinan Ikon 7. IKPHEP/PKPB/MKP-01 Borang pencalonan Modul Kepimpinan Profesional Manual Prosedur Kerja Institut Kepimpinan Pelajar HEP 1 daripada 01
EHWAL LAJAR UiTM SELANGOR No. Dokumen : MPK/UiTM/HEPA/IKP/G Tajuk : Senarai Borang-Borang Yang Diguna Nombor Mukasurat Nombor Keluaran Nombor Pindaan Tarikh Kuatkuasa 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 03 00 03 0 03 00 03 00 03 00 03 00 01 00 16/3/18 16/3/18 16/3/18 16/3/18 16/3/18 16/3/18 16/3/18 8. IKPHEP/PKPB/MKSB-01 Borang pencalonan Modul Kepimpinan Survival Bangsa 9. IKPHEP/PKPB-01 Senarai semak 10 IKPHEP/PKPB-02 Akujanji kehadiran pelajar Manual Prosedur Kerja Institut Kepimpinan Pelajar HEP 2 daripada 01