Halaman: 1/6 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara permohonan tambahan peruntukan belanja mengurus. 2.0 SKOP Skop prosedur ini meliputi permohonan tambahan peruntukan belanja mengurus daripada berdasarkan keperluan perbelanjaan tahun semasa sehingga kelulusan. 3.0 TANGGUNGJAWAB dan Pejabat bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan dalam memproses permohonan tambahan peruntukan belanja mengurus. Sesiapa yang terlibat di dalam proses ini perlu mematuhi dan menjalankan prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen M001/BJT M003/BJT M05/AKN Seksyen II Minit 7/2 (2005) Tajuk Dokumen Manual Menyemak Baki Manual Mengemaskini Pindahan Manual Penyediaan Kombinasi Kod Projek/Pusat Tanggungjawab/Akaun/Bajet Peraturan Kewangan Dan Perakaunan, UPM Petikan Minit Mesyuarat JKTK, Penurunan Kuasa Untuk Meluluskan Perbelanjaan Luar Jangka Tahun Semasa
Halaman: 2/6 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN BPOB JKTK PA PK PTK SAGA SK VC : Bahagian Pengurusan Operasi Berpusat, Pejabat : Ketua Pusat Tanggungjawab Pejabat : Jawatankuasa Tetap Kewangan : Penolong Akauntan : Pegawai Kewangan : Pusat Tanggungjawab : Pembantu Tadbir Kewangan : Standard Accounting For Government Agencies : Seksyen Kewangan Pejabat : Naib Canselor
6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Halaman: 3/6 Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula PTK/PA 6.2 Sedia Permohonan 6.3 Terima Permohonan Daripada Tak Lengkap 6.2 6.3 Sediakan permohonan tambahan peruntukan berdasarkan justifikasi berikut: (a) Perkara yang tidak mendapat peruntukan. semasa belanjawan tahunan diluluskan; (b) Keperluan peruntukan untuk Program Baru; (c) yang telah diluluskan tetapi tidak mencukupi; dan/atau (d) Tanggungan yang tidak dapat dielakkan seperti perbelanjaan yang telah dikontrakkan untuk sesuatu tempoh. Terima permohonan tambahan peruntukan daripada melalui: (a) Surat permohonan Cap terima pada surat permohonan; atau (b) Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti Cap terima pada minit mesyuarat. PK/ Lengkap 6.4 Semak Permohonan 6.4 Pastikan maklumat dan dokumen yang menyokong permohonan tambahan peruntukan adalah lengkap. Sekiranya tidak lengkap, maklumkan kepada untuk tujuan pindaan dan ulang langkah 6.2. Sekiranya lengkap ikut langkah 6.5. 6.5 Rekod Permohonan 6.5 Rekodkan permohonan tambahan peruntukan ke dalam Buku Daftar. VC//PK/ 6.6 Dapatkan Kelulusan 6.6 Dapatkan kelulusan seperti berikut: (a) Bagi permohonan peruntukan yang berjumlah sehingga RM100,000.00 hendaklah mendapat kelulusan daripada dengan menggunakan Borang Kelulusan Tambahan (OPR/BUR/BR001/BJT); Borang Kelulusan Tambahan (OPR/BUR/BR001/ BJT) (b) Bagi permohonan peruntukan yang melebihi RM100,000.00 sehingga RM300,000.00 hendaklah mendapat kelulusan daripada VC dengan perakuan dengan menggunakan Borang Perakuan Dan Kelulusan Tambahan (OPR/BUR/BR002/BJT); atau Borang Perakuan dan Kelulusan Tambahan (OPR/BUR/BR002/ BJT) A (c) Bagi permohonan peruntukan yang melebihi RM300,000.00 hendaklah mendapat kelulusan daripada Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti dengan mengemukakan kertas cadangan dan maklumkan keputusan tersebut ke Mesyuarat JKTK.
Halaman: 4/6 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan A 6.7 Kemaskini Tambahan 6.7 Kemaskini tambahan peruntukan seperti berikut: (a) yang telah diluluskan, dikemaskini dalam modul bajet SAGA dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh kelulusan peruntukan kecuali justifikasi keperluan segera yang boleh menjejaskan operasi. Rujuk Manual Mengemaskini Pindahan (M003/BJT) dan Manual Penyediaan Kombinasi Kod Projek/Pusat Tanggungjawab/Akaun/Bajet (M05/AKN) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat (www.bursar.upm. edu.my/faildokumen. (b) Kemaskini maklumat dalam Buku Daftar. 6.8 Maklumkan Keputusan Permohonan Tambahan Kepada /BPOB/Seksyen Kewangan 6.8 Pastikan keputusan permohonan dimaklumkan kepada pihak /BPOB/Seksyen Kewangan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja daripada tarikh kemaskini peruntukan dalam sistem SAGA melalui telefon dan disusuli dengan email/surat/salinan minit mesyuarat. 6.9 Tamat
Halaman: 5/6 Bil 7.0 REKOD Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM. BUR.BJT.400-2/1/4 Fail Mengurus Borang Kelulusan (OPR/BUR/BR001/BJT) atau Borang Perakuan Dan Kelulusan (OPR/BUR/BR002/BJT) Minit-minit mesyuarat atau surat permohonan Transfer Journal Surat Makluman Kelulusan 2. - Buku Daftar Tambahan Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PK/ PTK Kabinet Fail Pejabat 4 Tahun PK/ PTK Kabinet Fail Pejabat 6 Tahun Kuasa Melupus ARKIB PK
Halaman: 6/6 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Disediakan dan Disemak Diluluskan/ Diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama Untuk Satu Persijilan Bendahari WP 03/01/2011 02 01 02 02 SOK.Kew 01/2016 QMS (SOK): KEW- 4/2019 Mesyuarat Pengurusan Kali ke-6/2016 Mesyuarat Pengurusan Kali ke-2/2019 TPKD TWP 18/8/2016 TPKD PP TWP PP 19/04/2019