TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMENN FAKTOR-FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN BARUNANET SEBAGAI SISTEM INFORMASI MANAJEMENN PT. BARUNA RAYA LOGISTICS Disusun oleh : BIMO ANDONOO P056131992.46E MB IPB E.46 PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIANN BOGOR 2013
DAFTAR ISI DATAR ISI... 2 I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang.... 3 1.2 Rumusan Masalah..... 4 1.3 Tujuan... 4 1.4 Manfaat Penulisan...... 4 II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi.... 5 2.2 Sistem Informasi Manajemen... 6 III. PEMBAHASAN 3.1 Peranan BarunaNet Sebagai SIM... 8 3.2 Faktor-faktor Pendukung Keberhasilan BarunaNet... 8 IV. PENUTUP 4.1. Kesimpulan... 10 4.1. Saran.. 10 V. DAFTAR PUSTAKA... 11 2
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan. Meningkatnya penggunaan teknologi informasi telah membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Setiap organisasi dapat memanfaatkan teknologi informasi untuk menjalankan berbagai aktivitasnya secara elektronis. Penggunaan teknologi informasi yang semakin kompleks menuntut dikembangannya suatu program untuk mengintegrasikan setiap fungsi bisnis dalam sebuah sistem yang dikenal sebagai Sistem Informasi Manajemen (SIM). PT. Baruna Raya Logistics sebagai penyedia jasa pelayaran lepas pantai yang melayani beberapa perusahaan minyak terkemuka di Indonesia dituntut untuk selalu meningkatkan pelayanan dan dapat berkompetisi dalam persaingan bisnis yang semakin ketat. Dalam perjalanannya tentu saja banyak keputusan dan kebijakan yang harus diambil baik dalam waktu singkat maupun yang mengenai strategi jangka panjang perusahaan. Hal ini tentu saja membutuhkan dasar pengambilan keputusan yang valid dan selalu up to date. Untuk itu PT. Baruna Raya Logistics menggunakan sebuah sistem informasi manajemen bernama BarunaNet. 3
B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang sudah dipaparkan di atas, maka penulis membuat perumusan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana peranan BarunaNet sebagai SIM pada PT. Baruna Raya Logistics? 2. Apakah saja faktor-faktor keberhasilan BarunaNet sebagai SIM di PT. Baruna Raya Logistics? C. Tujuan Penulisan makalah ini bertujuan untuk : 1. Mengidentifikasi peranan BarunaNet sebagai SIM di PT. Baruna Raya Logistics. 2. Mengidentifikasi faktor-faktor keberhasilan BarunaNet sebagai SIM di PT. Baruna Raya Logistics. D. Manfaat Penulisan Manfaat dari penulisan makalah ini adalah dapat diketahuinya peranan BarunaNet sebagai SIM serta mengetahui faktor-faktor keberhasilan penerapannya pada PT. Baruna Raya Logistics. 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem Informasi Sistem adalah satu kesatuan komponen yang saling terhubung dengan batasan yang jelas bekerja bersama-sama untuk mencapai seperangkat tujuan (O Brien dan Marakas 2009). Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakaninformasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa (Sutono, 2007). Sistem informasi adalah kombinasi dari people, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber-sumber data, prosedur dan kebijakan yang terorganisasi dengan baik yang dapat menyimpan, mengadakan lagi, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi dalam suatu organisasi (O Brien dan Marakas 2009). Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitarorganisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telahdiolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapatdigunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-faktayang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadiatau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapatlangsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu: aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran(output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkanorganisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisispermasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukanberperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yangdiperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi.pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransferinformasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitas aktivitas yang 5
akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkanumpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan ditahap input berikutnya (Sutono, 2007). Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen. Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah database. B. Sistem Informasi Manajemen Menurut O Brien dan Marakas (2009) tujuan dari sistem informasi manajemen adalah menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen; menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan; menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan). 6
Menurut O Brien (2005), terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu: 1. Mendukung berbagai strategi untuk meningkatkan keunggulan kompetitif 2. Mendukung proses bisnis dan operasional 3. Mendukung pengambilan keputusan Rockart dan Delong mengidentifikasi 8 faktor penentu keberhasilan SIM sebagai berikut: 1. Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen, Eksekutif tingkat puncak, lebih baik CEO karena harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif dengan mendorong penerapannya 2. Sponsor operasi, kalau sponsor eksekutif sibuk dapat diberikan kepada eksekutif lebih rendah, misal wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerjasama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan pekerjaan itu terlaksana. 3. Staff jasa informasi yang sesuai, tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem itu. 4. Teknologi informasi yang sesuai. 5. Manajemen data, data harus selalu mutakhir dengan mengidentifikasi tanggal dan jam dimasukkan dalam sistem. Juga perlu analisis melalui drill-down dengan bertanya kepada manajer data atau keduanya. 6. Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis, SIM harus mampu memecahkan masalahmasalah spesifik untuk memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani teknologi informasi. 7. Manajemen atas: Penolakan organisasi. Jika seorang eksekutif menolak sistem informasi, perlu upaya untuk mendapatkan dukungan. Untuk itu perlu identifikasi masalah tersebut. 8. Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem: Jika manajer tingkat atas mulai menerima informasi dari sistem, maka manajer tingkat bawah menginginkan informasi yang sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas mengangap masalah tersebut tidak terkendali. 7
BAB III PEMBAHASAN A. Peranan BarunaNet Sebagai SIM Berikut ini merupakan peranan BarunaNet sebagai SIM pada PT. Baruna Raya Logistics : 1. Memberikan informasi terkait kondisi terkini perusahaan baik dari fungsi operasional maupun keadaan keuangan perusahaan, sehingga manajemen dapat membuat keputusankeputusan strategis dalam proses bisnis. 2. Menyajikan data transaksi keuangan yang valid sehingga dapat dilakukan pengawasan terhadap jumlah penerimaan dan juga dapat ditentukan rencana penagihan kepada client. 3. Memberikan perbandingan pengeluaran dibandingkan dengan penerimaan sehingga manajemen dapat merumuskan rencana jangka panjang terkait pengembangan bisnis. 4. Mengukur kinerja perusahaan sebagai bahan pembanding dengan perusahaan kompetitor sehingga dapat diketahui kemampuan perusahaan dalam menghadapi persaingan bisnis. B. Faktor-faktor Pendukung Keberhasilan BarunaNet Keberhasilan aplikasi BarunaNet sebagai SIM di perusahaan tersebut tentu saja tidak lepas dari beberapa faktor pendukung baik dari sisi pengembangan sistem maupun penyesuaian dengan pengguna. Berikut ini merupakan faktor-faktor pendukung keberhasilan BarunaNet sebagai SIM di PT. Baruna Raya Logistics. 1. Kesadaran Top Management Akan Pentingnya SIM Keputusan untuk mengembangkan SIM sebagai pendukung manajemen dalam menentukan setiap keputusan tidak terlepas dari kesadaran dan dukungan pimpinan perusahaan. Pengembangan sistem ini memerlukan waktu yang panjang dan biaya yang tidak sedikit sehingga dibutuhkan komitmen dari manajemen dari atas hingga bawah. 2. Pengembang yang Memahami Kebutuhan Informasi Manajemen dengan Baik Dalam pembangunan sistem ini perusahaan melibatkan pihak ketiga sebagai developer yang berkompeten memberikan usulan dan konsultasi terkait kebutuhan perusahaan akan 8
sistem informasi manajemen. Perusahaan menyampaikan setiap kebutuhan secara detail dan developer menerjemahkannya dalam sebuah konsep yang baik sehingga kebutuhan perusahaan dapa terpenuhi. 3. Sarana Teknologi Informasi yang Menunjang Selain sistem yang diciptakan, perusahaan juga menyediakan sarana pendukung yang menunjang berupa hardware yang compatible dan jaringan internet yang memadai untuk dirangkai menjadi sebuah jaringan yang terkonsep dengan baik. 4. Kemampuan Karyawan Dalam Penggunaan SIM Ketersediaan SIM tentu saja tidak akan berarti tanpa adanya sumber daya manusia yang memadai. Kemampuan mengoperasikan komputer dari karyawan baik kemampuan dasar maupun yang sudah ahli di bidang teknologi informasi sangan mendukung berjalannya BarunaNet. 5. Data yang Akurat dan Up to Date Setiap data yang diposting ke dalam BarunaNet merupakan data yang telah divalidasi sehingga setiap keputusan dan langkah strategis yang diambil oleh manajemen sesuai dengan keadaan perusahaan yang sebenarnya. 6. Peran Aktif Pengguna Dalam Pengembangan BarunaNet Pengembangan BarunaNet ditempuh dalam beberapa tahap yang tidak instan. Diperlukan perbaikan demi perbaikan untuk terus meningkatkan kesesuaian fungsi dan kemudahan dalam akses oleh pengguna. Dalam hal ini karyawan sebagai pengguna sangat berperan dalam memberikan kritik dan saran dalam pengembangan sistem ini. Setiap masukan dipertimbangkan untuk kemudian diaplikasikan menjadi BarunaNet yang mudah diakses dan sesuai dengan kebutuhan manajemen. 9
A. Kesimpulan BAB IV PENUTUP Setelah dilakukan analisa pada faktor-faktor pendukung keberhasilan BarunaNet sebagai SIM pada PT. Baruna Raya Logistics, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan berikut : 1. BarunaNet sebagai SIM di PT. Baruna Raya Logistics sangat berperan dalam setiap pengambilan keputusan manajemen terkait rencana-rencana strategis perusahaan dan juga sebagai fungsi pengawasan terhadap kinerja perusahaan. 2. Keberhasilan BarunaNet sebagai SIM di PT. Baruna Raya Logistics tidak terlepas dari beberapa faktor yang saling mendukung dalam proses pengembangan. Faktor-faktor tersebut terdiri dari berbagai pihak yang terlibat baik dari sisi manajemen, pihak pengembang, karyawan dan sarana teknologi informasi yang mendukung. B. Saran Penerapan SIM sebaiknya diawali dengan penetapan tujuan perusahaan yang jelas dan diserahkan kepada tenaga yang ahli dan mampu menginterpretasikan tujuan perusahaan tersebut ke dalam sebuah sistem. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada orang-orang yang kurang berkompeten di bidangnya maka akan berakibat fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan. Pengembangan sistem informasi sebagai salah satu sarana pencapaian tujuan perusahaan, harus relevan, serta perlu disiapkan dengan baik dan matang, sehingga efektivitas dari pengembangan atau penerapan sistem informasi dapat terjadi. 10
DAFTAR PUSTAKA Cahyadi, I. (2012). Faktor-Faktor Penentu Keberhasilan Sistem Informasi Manajemen. O Brien J. A dan George M. M. 2009. Management Information Systems. Ninth Edition. MgGraw-Hill Inc, New-York. Sutono. 2007. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan 11