Standard Operating Procedure Registrasi Mahasiswa Lama

Transkripsi

1 Standard Operating Procedure Registrasi Mahasiswa Lama Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang 2017

2 LEMBAR IDENTIFIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10/F /HK a/ November 2017 Registrasi Mahasiswa Lama 01 Registrasi Mahasiswa Lama Proses Penanggungjawab Nama Jabatan Tandatangan Tanggal 1. Perumusan Dewi Susanti, SE., M.SA 2. Pemeriksaan Lulut Endi Sutrisno, SE., M.AB 3. Persetujuan Dr. dr. Wisnu Barlianto, M.Si, Med, Sp.A(K) Ka. Sub. Bagian Ka. Tata Usaha Wakil Dekan Bidang 4. Penetapan Dr. dr. Sri Andarini, M. Kes Dekan 5. Pengendalian dr. Siwipeni Irmawanti Rahayu, M.Biomed Ketua GJM Hal. i

3 DAFTAR ISI LEMBAR IDENTIFIKASI i DAFTAR ISI ii A. Tujuan B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait C. Standar Mutu yang Terkait D. Istilah dan Definisi E. Urutan Prosedur F. Bagan Alir G. Referensi Hal. ii

4 A. Tujuan 1. Mengatur proses administrasi mahasiswa yang mencakup administrasi keuangan, akademik dan kemahasiswaan bagi mahasiswa yang akan masuk ke semester berikutnya. 2. Mendata jumlah mahasiswa yang akan mengikuti semester berikutnya. B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Registrasi mahasiswa lama diterapkan pada mahasiswa di semua program studi di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya. C. Standar Mutu yang Terkait Standar mutu yang terkait dengan Standard Operating Procedure Registrasi Mahasiswa Lama adalah Permenristek Dikti No 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi D. Istilah dan Definisi 1. Registrasi adalah proses pendaftaran secara administrasi semua mahasiswa di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijjaya yang akan menghadapi awal semester baru. 2. Mahasiswa lama adalah mahasiswa yang masih menempuh proses pendidikan di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijjaya. 3. Keuangan adalah bagian yang bertugas mengadministrasikan pelayanan keuangan. 4. adalah bagian yang bertugas mengadminstrasikan pelayanan yang menyangkut proses akademik. 5. Dosen PA (Penasehat ) adalah Dosen yang membimbing mahasiswa. 6. Buku kendali mahasiswa adalah bukti yang menunjukan bahwa mahasiswa telah melakukan bimbingan akademik di dosen PA. 7. KHS (Kartu Hasil Studi) adalah bukti hasil prestasi mahasiswa per semester. 8. KRS (Kartu Rencana Studi) adalah bukti pengambilan mata kuliah pada semester berikutnya. 9. KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) adalah bukti terdaftar sebagai mahasiswa. E. Urutan Prosedur 1. Mahasiswa membayar SPP di Bank yang telah ditunjuk oleh Universitas Brawijaya. 2. Mahasiswa teregistrasi (status sudah teregristrasi). Hal. 1

5 3. Mahasiswa menuju ke petugas registrasi bagian akademik untuk mendapatkan cetak KHS. 4. Mahasiswa mengisi KRS secara on-line. 5. Mahasiswa menuju ke Dosen Pembimbing untuk mendapatkan pengesahan atau persetujuan KRS serta mengisi buku kendali mahasiswa. 6. Mahasiswa menuju ke petugas registrasi bagian kemahasiswaan untuk menyerahkan berkas biodata mahasiswa yang diisi secara online 7. Mahasiswa menyerahkan KRS yang telah di validasi oleh dosen Pembimbing ke Bagian masing-masing Program Studi. 8. Bagian Program Studi melaporkan data Mahasiswa yang telah registrasi ke Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya. 9. Keuangan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya mendata mahasiswa yang telah melakukan pembayaran. 10. Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya mendata jumlah mahasiswa yang telah registrasi dan mengikuti semester berikutnya. Hal. 2

6 F. Bagan Alir <pelaku prosedur> <kegiatan/tahap prosedur> <input/output kegiatan> Mulai Mahasiswa Lama Membayar SPP ke Bank, mengisi buku kendali/kartu konsultasi mahasiswa, dan mengisi biodata online Menunjukkan bukti pembayaran ke Keuangan Kwitansi bukti pembayaran, print out biodata, Buku kendali/kartu konsultasi Keuangan Melakukan validasi bukti pembayaran (5 menit) Validasi Siakad (Status Terdaftar) Kemahasis waan Menerima berkas biodata mahasiswa Print out biodata Mencetak dan menyerahkan KHS kepada mahasiwa (1 menit) KHS Mahasiwsa Lama Mengisi dan mencetak KRS on-line Mengajukan pengesahan KRS ke dosen PA Print out KRS (Status Aktif) Dosen PA Mengesahkan KRS (10 menit) KRS yang telah disahkan A Hal. 3

7 A Mahasiswa Lama Menyerahkan KRS ke subag KRS yang telah disahkan Mendata dan mengarsip KRS dan Kartu Kendali (30 menit) File/Arsip Selesai G. Referensi Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 70 Tahun 2017 tentang Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya Tahun 2017/2018 Hal. 4