FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK UNDANA. Judul : Manual Prosedur Pengisian KRS dan KHS Tanggal dikeluarkan : 1 April Area : Gugus Jaminan Mutu Revisi :

Transkripsi

1 FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK UNDANA Dokumen Level : Manual Prosedur Kode : DPM.GJM.FST.UNDANA Judul : Manual Prosedur Pengisian KRS dan KHS Tanggal dikeluarkan : 1 April 2013 Area : Gugus Jaminan Mutu Revisi : 0 I. Tujuan dan Pengertian Tujuan manual prosedur pengisian KRS dan KHS ini adalah : 1. Memberikan pedoman kepada pihak terkait mengenai prosedur pengisian KRS dan KHS mahasiswa Fakultas Sains dan Teknik Undana. 2. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan serta proses pengisian KRS dan KHS mahasiswa Fakultas Sains dan Teknik Undana. Beberapa pengertian yang terdapat dalam manual prosedur pengisian KRS dan KHS mahasiswa ini antara lain : 1. Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar dan masih menempuh studi di perguruan tinggi. 2. Kartu Rencana Studi (KRS) adalah sebuah kartu atau form yang berisi tentang jumlah dan jenis mata kuliah yang harus diambil atau diprogram sesuai dengan hasil prestasi mahasiswa pada semester sebelumnya dan prasyarat tiap mata kuliah. Khusus semester 1 mata kuliah yang diprogram adalah paket wajib. 3. Kartu Hasil Studi (KHS) adalah sebuah kartu atau form yang berisi bobot nilai mata kuliah yang diperoleh dalam angka dan huruf dimana sesuai dengan jumlah mata kuliah dan jumlah SKS yang diprogram serta yang dinyatakan lulus. Dalam KHS juga dinyatakan Indeks Prestasi Semester (IP) dan Indeks Prestasi Komulatif (IPK). 4. Satuan Kredit Semester (SKS) adalah takaran penghargaan terhadap beban belajar peserta didik yang diperoleh selama satu semester melalui kegiatan yang terjadwal per minggu. Perbedaan takaran untuk tugas terstuktur dan tugas mandiri mempertimbangkan tingkat kedalaman kompetensi yang harus dicapai untuk masing-masing program. 5. Indeks Prestasi Semester (IP) adalah nilai yang diperoleh dari pembagian jumlah SKS yang lulus di semester berjalan dibanding jumlah SKS yang diprogram pada semester berjalan, dikali dengan, jumlah dari bobot SKS dikali dengan bobot nilai dalam angka yang diperoleh dikali 100 %. 6. Indeks Prestasi Komulatif (IPK) adalah nilai yang diperoleh dari pembagian jumlah SKS yang lulus dari semester I sampai semester berjalan dibanding jumlah SKS yang diprogram dari semester I sampai semester berjalan, dikali dengan, jumlah dari bobot SKS dikali dengan bobot nilai dalam angka dari semester I sampai dengan semester berjalan yang diperoleh dikali 100 %. 7. Dosen Penasehat Akademik adalah dosen yang diberikan tugas oleh jurusan untuk memberikan penasehatan / pembimbingan akademik kepada mahasiswa baik yang menyangkut strategi pemograman mata kuliah per semester maupun memberikan bimbingan konseling dan monitoring. 1

2 II. Pihak Pihak yang Terkait Pihak-pihak yang terkait dalam prosedur pengisian KRS dan KHS ini adalah : 1. Mahasiswa 2. Dosen Penasehat Akademik 3. Ketua Jurusan 4. Sub Bagian Akademik III. Referensi Referensi yang digunakan dalam penyusunan manual prosedur pengisian KRS dan KHS ini adalah : 1. Mekanisme dan prosedur teknis administrasi akademik Undana Buku I (BAAKPSI-Undana, 2000) 2. Peraturan Rektor Undana No. 520/PP/2012 tentang Norma dan Tolok Ukur Penyelenggaraan Pendidikan di Undana (Undana, 2012) IV. Ruang Lingkup Ruang lingkup prosedur pengisian KRS dan KHS ini meliputi : 1. Penukaran kwitansi registrasi administrasi dengan KRS dan KHS di BAAKPSI-Undana. 2. Penyusunan rencana studi untuk semester yang akan berlangsung dengan bimbingan dosen penasehat akademik (Instruksi Kerja : Pembimbingan Penyusunan Rencana Studi Mahasiswa / DPM.GJM.FST.UNDANA ) 3. Persetujuan dan pengesahan rencana studi oleh dosen penasehat akademik dan ketua jurusan. 4. Penyerahan rangkapan KRS dan KHS monitor ke BAAKPSI-Undana dan fotocopian KRS yang telah dilegalisir ke dosen penasehat akademik, jurusan dan fakultas. 5. Pengambilan Kartu Peserta Kuliah (KPK) di Sub bagian Akademik dan penyerahan satu rangkap KPK ke dosen pengasuh mata kuliah (Instruksi Kerja : Administrasi KPK / DPM.GJM.FST.UNDANA ). 6. Modifikasi atau pembatalan rencana studi dilakukan oleh mahasiswa jika ingin mengubah rencana studi mahasiswa (Instruksi Kerja : Modifikasi dan Pembatalan Rencana Studi / DPM.GJM.FST.UNDANA ). 7. Keikutsertaan mahasiswa dalam kegiatan perkuliahan di masa perkuliahan. 8. Keikutsertaan mahasiswa dalam kegiatan ujian di masa ujian. 9. Pemeriksaan dan penilaian ujian mata kuliah oleh dosen pengampu mata kuliah. 10. Permintaan nilai mata kuliah di dosen pengampu mata kuliah oleh mahasiswa. 11. Pengisian nilai mata kuliah dalam KPK mahasiswa oleh dosen pengampu mata kuliah dan pengesahan KPK oleh dosen pengampu dan Ketua Jurusan. 12. Pengisian nilai mata kuliah dalam KHS mahasiswa berdasarkan nilai yang tertera dalam KPK dan telah disahkan oleh dosen pengampu mata kuliah oleh dosen penasehat akademik. 13. Penandatanganan KHS mahasiswa oleh dosen penasehat akademik. 14. Pengesahan KHS mahasiswa oleh ketua jurusan. 2

3 15. Pendistribusian rangkapan KRS dan KHS warna kuning ke BAAKPSI, warna hijau ke dosen penasehat akademik, warna merah ke jurusan dan warna biru ke fakultas. V. Mekanisme dan Prosedur Mekanisme dan prosedur pengisian KRS dan KHS adalah sebagai berikut : 1. Mahasiswa menukarkan kwitansi registrasi administratif dengan KRS dan KHS di BAAKPSI- Undana. 2. Mahasiswa dengan bimbingan dosen penasehat akademik menyusun rencana studi dan dinyatakan dengan mengisinya dalam KRS (Instruksi Kerja : Pembimbingan Penyusunan Rencana Studi Mahasiswa / DPM.GJM.FST.UNDANA ). 3. Dosen penasehat akademik menandatangani KRS mahasiswa dan selanjutnya meminta mahasiswa untuk membawa KRS tersebut ke jurusan guna memperoleh pengesahan ketua jurusan. 4. Mahasiswa menyerahkan KRS monitor ke BAAKPSI-Undana, selanjutnya menggandakan KRS dan melegalisirnya di jurusan serta menyerahkan fotocopian tersebut ke dosen penasehat akademik, jurusan dan fakultas. 5. Mahasiswa mengambil Kartu Peserta Kuliah (KPK) di Sub Bagian Akademik, mengisi nama mata kuliah dalam KPK dan menyerahkan 1 (satu) rangkap KPK ke dosen pengampu mata kuliah (Instruksi Kerja : Administrasi KPK / DPM.GJM.FST.UNDANA ). 6. Jika dalam perjalanan studi mahasiswa ingin mengubah rencana studinya maka mahasiswa tersebut melakukan modifikasi atau pembatalan rencana studi. (Instruksi Kerja : Modifikasi dan Pembatalan Rencana Studi / DPM.GJM.FST.UNDANA ). 7. Mahasiswa mengikuti perkuliahan di masa perkuliahan. 8. Mahasiswa mengikuti ujian mata kuliah di masa ujian. 9. Setelah ujian selesai, dosen pengasuh mata kuliah melakukan pemeriksaan dan penilaian ujian mata kuliah mahasiswa. 10. Selanjutnya setelah masa penilaian ujian mata kuliah selesah mahasiswa meminta nilai mata kuliah di dosen pengampu mata kuliah. 11. Dosen pengampu mata kuliah kemudian memberi nilai mata kuliah mahasiswa bersangkutan dengan mengisinya di KPK dan menandatangani KPK tersebut sebagai bentuk pengesahan. Bentuk pengesahan juga diberikan oleh Ketua Jurusan dengan menandatanagni KPK. 12. Jika semua nilai mata kuliah sudah diperoleh, mahasiswa kemudian menemui dosen penasehat akademik dengan membawa semua KPK mata kuliah yang telah diisi nilainya. Dosen penasehat akademik kemudian mengisi nilai mata kuliah dalam KHS mahasiswa (dalam rangkap 4) sebagaimana nilai yang tetera dalam KPK. 13. Dosen penasehat akademik kemudian menandatangai KPK. 14. Mahasiswa kemudian membawa KHS yang telah diisi dan ditandatangani dosen penasehat akademik ke jurusan untuk mendapat pengesahan ketua jurusan. 15. Mahasiswa kemudian mendistribusikan rangkapan KRS dan KHS : a. warna kuning ke BAAKPSI b. warna hijau untuk dosen penasehat akademik c. warna merah untuk jurusan, dan d. warna biru untuk fakultas. 3

4 VI. Bagan Alir Bagan alir pengurusan cuti kuliah tingkat fakultas ini adalah sebagai berikut : Alur Kegiatan Penanggung Jawab Dokumen yang diperlukan Penjelasan Mulai 1 Pengajuan Kwitansi Registrasi dengan KRS & KHS di BAAKPSI Mahasiswa Kwitansi Registrasi 2 Penyusunan Rencana Studi 1. Dosen Penasehat Akademik 2. Mahasiswa KHS semester sebelumnya 3 Persetujuan dan Pengesahan KRS 1. Dosen Penasehat Akademik 2. Ketua Jurusan 4 Penyerahan KRS monitor ke BAAKPSI & fotocopian KRS yang dilegalisir ke Jurusan, Fakultas dan dosen Penasehat Mahasiswa 6 5 Pengambilan KPK dan Penyerahan 1 rangkap ke Dosen Pengampu Mata Kuliah Mahasiswa Modifikasi / Pembatalan Rencana Studi jika ada perubahan Mahasiswa 1. Kartu Modifikasi 2. FC kwitansi SPP terakhir 7 4

5 Alur Kegiatan Penanggung Jawab Dokumen yang diperlukan Penjelasan 7 Keikutsertaan dalam Perkuliahan Mahasiswa 8 Keikutsertaan dalam Ujian Mahasiswa 9 Pemeriksaan dan Pemberian Nilai Mata Kuliah Dosen Pengampu Mata Kuliah 10 Permintaan Nilai Mata Kuliah Mahasiswa 11 Pemberian, Pengisian dan Pengesahan Nilai Mata Kuliah dalam KPK 12 Dosen Pengampu Mata Kuliah Ketua Jurusan KPK Pengisian Nilai Mata Kuliah dalam KHS Dosen Penasehat Akademik 1. KPK 2. KHS 13 Pengesahan KHS Ketua Jurusan KHS 14 Pendisribusian Rangkapan KRS/KHS Mahasiswa Rangkapan KRS/KHS 5

6 VII. Lampiran Lampiran Lampiran-lampiran yang terdapat dalam manual prosedur pengisian KRS/KHS ini adalah : 1. Instruksi Kerja Penyusunan Rencana Studi (DPM.GJM.FST.UNDANA ) 2. Instruksi Kerja Administrasi KPK (DPM.GJM.FST.UNDANA ) 3. Instruksi Kerja Modifikasi atau Pembatalan Rencana Studi (DPM.GJM.FST.UNDANA ) 4. Lembar Kartu Rencana Studi (KRS) monitor 5. Lembar Kartu Rencana Studi (KRS) 6. Lembar Kartu Hasil Studi (KHS) 7. Kartu Peserta Kuliah (KPK) 8. Kartu Modifikasi 6

7 Lampiran 1. FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK UNDANA Dokumen Level : Instruksi Kerja Kode : DPM.GJM.FST.UNDANA Judul : Instruksi Kerja Pembimbingan Penyusunan Rencana Studi Mahasiswa Tanggal dikeluarkan : 1 April 2013 Area : Gugus Jaminan Mutu Revisi : 0 I. Tujuan Tujuan instruksi kerja pembimbingan penyusunan rencana studi ini adalah : 1. Sebagai pedoman bagi dosen penasehat akademik dalam melakukan pembimbingan penyusunan rencana studi mahasiswa. 2. Untuk memberikan kemudahan bagi dosen penasehat akademik dalam melakukan pembimbingan penyusunan rencana studi mahasiswa II. Pengertian Beberapa pengertian yang terdapat dalam instruksi kerja pembimbingan penyusunan rencana studi ini ini antara lain : 1. Pembimbingan penyusunan rencana studi mahasiswa adalah suatu kegiatan pembimbingan yang dilakukan oleh dosen penasehat akademik kepada mahasiswa dalam rangka membantu mahasiswa menentukan mata kuliah yang akan diambil sesuai dengan beban SKS yang diperoleh untuk semester yang akan berjalan sehingga dapat mempercepat penyelesaian studi mahasiswa bersangkutan. 2. Kartu Rencana Studi (KRS) adalah sebuah kartu atau form yang berisi tentang jumlah dan jenis mata kuliah yang harus diambil atau diprogram sesuai dengan hasil prestasi mahasiswa pada semester sebelumnya dan prasyarat tiap mata kuliah. Khusus semester 1 mata kuliah yang diprogram adalah paket wajib. III. Ruang Lingkup Ruang lingkup instruksi kerja pembimbingan penyusunan rencana studi mahasuswa ini dimulai dari pemeriksaan IPK mahasiswa semester sebelumnya, penetpan beban studi sesuai dengan IPK yang diperoleh, pengisian mata kuliah sesuai dengan beban studi yang diperoleh sampai dengan penandatangan KRS oleh dosen penasehat akademik. 7

8 IV. Instruksi Kerja Instruksi kerja bagi dosen penasehat akademik dalam melakukan pembimbingan penyusunan rencana studi adalah : 1. Memeriksa IPK mahasiswa semester sebelumnya di KHS mahasiswa semester sebelumnya. 2. Menetapkan beban studi semester yang akan berjalan berdasarkan IPK semester sebelumnya dimulai dari semester III dan seterusnya. Penetapan beban studi berdasarkan IPK dengan ketentuan sebagai berikut : IPK Beban Studi sks sks sks sks <= sks 3. Mengisi jumlah beban studi mahasiswa dalam KHS mahasiswa. 4. Memberi arahan dan berdiskusi dengan mahasiswa mengenai mata kuliah yang akan diambil, jika telah selesai kemudian mengisi daftar mata kuliah yang akan diambil mahasiswa pada semester yang akan berjalan. 5. Menandatangangi KRS sebagai bentuk persetujuan dosen penasehat akademik. 8

9 Lampiran 2. FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK UNDANA Dokumen Level : Instruksi Kerja Kode : DPM.GJM.FST.UNDANA Judul : Instruksi Kerja Adminstrasi Kartu Peserta Kuliah (KPK) Tanggal dikeluarkan : 1 April 2013 Area : Gugus Jaminan Mutu Revisi : 0 I. Tujuan Tujuan instruksi kerja administrasi kartu peserta kuliah (KPK) ini adalah : 1. Sebagai pedoman bagi mahasiswa dalam melakukan adminstrasi KPK. 2. Untuk memberikan kemudahan bagi mahasiswa dalam melakukan administrasi KPK. II. Pengertian Beberapa pengertian yang terdapat dalam instruksi kerja administrasi KPK ini antara lain : 1. Kartu Peserta Kuliah (KPK) adalah sebuah kartu (form) yang dapat dijadikan landasan legalitas bagi mahasiswa sebagai peserta pembelajaran dari suatu mata kuliah. Dalam KPK nantinya di akhir semester dan setelah evaluasi akan diiisi nilai hasil studi mahasiswa. 2. Mahasiswa adalah peserta didik untuk jenjang pendidikan tinggi atau perguruan tinggi III. Ruang Lingkup Ruang lingkup instruksi kerja adminstrasi KPK ini dimulai dari pengambilan KPK di Sub Bagian Akademik, pengisian mata kuliah di KPK, penandatanganan KPK, penyerahan rangkapan KPK ke dosen pengampu mata kuliah pengisian nilai mata kuliah di KPK sampai dengan penyerahan KPK yang telah diisi nilainya kepada dosen penasehat akademik. IV. Instruksi Kerja Instruksi kerja bagi mahasiswa dalam melakukan administrasi KPK adalah : 1. Setelah menyusun rencana studi dan mengisi KRS, mahasiswa mengambil KPK di Sub Bagian Akademik. Jumlah KPK yang diambil adalah sebanyak jumlah mata kuliah yang deprogram dalam KRS. 2. Mahasiswa kemudian mengisi mata kuliah yang akan diprogram dalam KPK dan kemudian meminta tanda tangan dosen pengampu mata kuliah serta Kepala BAAKPSI sebagai bukti bahwa KPK sah. 9

10 3. Menyerahkan 1 (satu) rangkap KPK ke dosen pengampu mata kuliah. 4. Setelah ujian mata kuliah selesai mahasiswa meminta dosen pengampu mata kuliah untuk mengisi nilai mata kuliah dalam KPK dan menandatangani KPK. 5. Mahasiswa menemui Ketua Jurusan untukmenandatangani KPK sebagai bentuk pengesahan. 6. Mahasiswa kemudian membawa KPK yang telah diisi oleh dosen pengampu mata kuliah ke dosen penasehat akademik sebagai dasar pengisian KHS. 10

11 Lampiran 3. FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK UNDANA Dokumen Level : Instruksi Kerja Kode : DPM.GJM.FST.UNDANA Judul : Instruksi Kerja Modifikasi atau Pembatalan Rencana Studi Tanggal dikeluarkan : 1 April 2013 Area : Gugus Jaminan Mutu Revisi : 0 I. Tujuan Tujuan instruksi kerja modifikasi atau pembatalan rencana studi ini adalah : 1. Sebagai pedoman bagi mahasiswa dalam melakukan modifikasi atau pembatalan rencana studi. 2. Untuk memberikan kemudahan bagi mahasiswa dalam melakukan modifikasi atau rencana studi. II. Pengertian Beberapa pengertian yang terdapat dalam instruksi kerja modifikasi atau pembatalan rencana studi ini antara lain : 1. Modifikasi / perubahan rencana studi adalah perubahan berupa penambahan dan/atau penggantian mata kuliah tertentu dari rencana studi yang telah disusun dan disetujui sebelumnya, paling lambat setelah dua minggu perkuliahan. 2. Pembatalan rencana studi adalah keputusanseorang mahasiswa dan/atau dosen mata kuliah untuk meniadakan satu atau lebih mata kuliah yang telah ditetapkan dalam kartu rencana studi. Pembatalan mata kuliah dilakukan paling lambat pada minggu keempat perkuliahan. V. Ruang Lingkup Ruang lingkup instruksi kerja modifikasi atau pembatalan rencana studi ini dimulai dari konsultasi modifikasi atau pembatalan rencana studi, pengambilan kartu modifikasi, pengisian kartu modifikasi, pengesahan kartu modifikasi, pengambilan KPK modifikasi dan pengambilan KPK yang dibatalkan, pengisian KPK modifikasi sampai dengan penyerahan KPK modifikasi ke dosen pengampu mata kuliah yang baru. VI. Instruksi Kerja Instruksi kerja bagi mahasiswa dalam melakukan modifikasi atau pembatalan rencana studi adalah : 11

12 1. Berkonsultasi mengenai modifikasi atau dengan dosen penasehat akademik dan ketua jurusan dengan persetujuan dosen pengampu mata kuliah terutama mata kuliah yang akan dibatalkan. 2. Mengambil kartu modifikasi di BAAKPSI. 3. Bertemu dengan dosen penasehat akademik untuk pengisian kartu modifikasi. 4. Mengesahkan kartu modifikasi ke dosen penasehat akademik dan ketua jurusan. 5. Mengambil KPK baru dan mengembailkan KPK yang dibatalkan di BAAKPSI 6. Mengisi mata kuliah yang akan diprogram dalam KPK baru 7. Meminta dosen pengampu mata kuliah untuk menandatangani KPK baru sebagai bentuk pengesahan kemudian menyerahkan 1 rangkap KPK baru ke dosen pengampu mata kuliah. 12

13 Lampiran 4. 13

14 Lampiran 5. 14

15 Lampiran 6. 15

16 Lampiran 7. 16

17 Lampiran 8. 17