Sistem Informasi Akuntansi Tradisional. Analisa Proses Bisnis

Transkripsi

1 Sistem Informasi Akuntansi Tradisional Analisa Proses Bisnis 1

2 Pacioli: Bapak Akuntansi Tradisional Pacioli bukan seorang pencipta, tetapi sebagai seorang akuntan yang mengkombinasikan pengetahuannya dengan teknologi yang memungkinkan seorang pengarang buku untuk menggunakan suatu tipe yang dapat dipindahkan dan mencetak buku untuk intruksi dunia terhadap subjek yang tercetak. Pacioli mendokumentasikan double entry-perkiraan berpasangan, rencana klasifikasi daftar perkiraan digunakan untuk merekam dan menyimpan data akuntansi. Untuk menyimpan akuntansi secara seimbang, Pacioli mengusulkan suatu proses yang ketat untukmerekam, memelihara, dan melaporkan data akuntansi. Pacioli diusulkan pemakain tiga buku: Buku memorandum nota termasuk notasinotasi dari Buku memorandum, Jurnal itu adalah sumber tiap transaksi, untuk buku besar besar, dan di kecil, mana di Jurnal dan dalam apapun juga mata uang sedang Di dalam pembukuan buku besar double entry selesai. Buku besar. digunakan setiap dan pelaku sedetail bisnis mungkin dapat dalam belajar di hadapan siapapun berbagai selain waktu itu apakah dan keadaan ia adalah diinginkan. suatu sukses atau suatu kegagalan 2

3 Aturan Akuntansi Bagan akuntasi dapat dilihat gambar 3-1 Golongnan dan ringkas pengukuran keuangan Perkiraan nominal vs perkiraan riil Satu ringkasan dari contoh bagan akuntansi dan prosedur akuntansi untuk industri yang berbeda adalah Encyclopedia dari Sistem akuntansi Assets = Liabilities + Equities Debit Charles Credit Sprague Setiap Debit kejadian Credit [transaksi Debit akuntansi] Credit harus salah satu peningkatan atau suatu pengurangan (Left) (Right) (Left) (Right) (Left) (Right) suatu nilai, dan di sana terdapat tiga nilai kelas [assetasset, Increase Decrease kewajiban, Decrease dan hak kekayaan] Increase...di Decrease dalam setiap Increase + transaksi - sedikitnya dua - di antara + kejadian-kejadian - harus + muncul...di sisi berlawanan dari daftar tersebut. Assets = Liabilities + Owner s Equity 3

4 Gambar 2-1 Contoh Bagan Akuntansi Account Title Account Account Title Account Current Assets Cash 110 Accounts Receivable 130 Allowance for Doubtful Accounts140 Inventory 160 Prepaid Insurance 180 Notes Receivable 190 Property, Plant, and Equipment: 200 Land 210 Building 220 Accumulate Depreciation Building 230 Equipment 240 Accumulated Deprec. Equipment 250 Current Liabilities: Accounts Payable 310 Long-Term Debt: Bonds Payable 410 Stockholder s Equity: Common Stock 510 Capital in Excess 520 Retained Earnings 550 Revenue and Expense Summary 590 Revenue: Revenue 610 Interest Revenue 620 Rent Revenue 630 Expenses: Purchases 710 Freight on Purchases 720 Purchase Returns 730 Selling Expenses 740 General and Admin. Expenses 750 Interest Expense 760 Extraordinary Loss (pretax) 770 4

5 Gambar 3-2: Langkah-langkah di dalam Siklus Akuntansi dan Objektivitas Step Description Objective 1 Identifikasi transaksi dan kejadian yang disimpan Untuk mengumpulkan informasi, secara umum dalam bentuk sumber dokumen, tentang transaksi-transaksi atau kejadian 2 Jurnal transaksi dan kejadian 3 Posting dari jurnal untuk buku besar Untuk mengidentifikasi, menilai dan merekam hambatan ekonomi pada transaksi-transaksi di dalam catatan perusahaan menurut urutan waktu (suatu jurnal), dalam suatu bentuk bahwa fasilitas memindahkan ke akuntan Untuk memindahkan informasi dari jurnal ke buku besar, bahwa peranti menyimpan akuntan Selama periode akuntnsi 5

6 Gambar 3-2: Langkah-langkah di dalam Siklus Akuntansi dan Objektivitas Step Description Objective 4 Persiapkan Neraca Untuk menyediakan suatu daftar untuk memeriksa persamaan Percobaan Yang Belum kredit debet, dan suatu titik awal untuk menyesuaikan Disesuaikan masukan-masukan 5 Menjurnal dan Menyesuaikan Masukan-masukan 6 Jurnal Menyediakan penyesuaian neraca 7 saldo Menyediakan laporan keuangan 8 Menjurnal dan Pencatatan penutupan masukan 9 Menyesiakan pencatatan penutupan naraca saldo Untuk merekam perkembangan data, penangguhan yang habis masa berlakunya, penilaian-penilaian, dan kejadian lain sering kali tidak memberi isyarat oleh suatu sumber dokumen baru Untuk memeriksa persamaan kredit debet dan untuk menyederhanakan persiapan laporan keuangan Untuk komunikasikan informasi keuangan yang diringkas kepada pembuat keputusan eksternal Untuk menutup rekening sementara dan memindahkan sejumlah laba bersih ke laba ditahan Untuk memeriksa persamaan kredit debet setelah masukanmasukan penutupan Pada akhir periode akuntansi 6

7 Gambar 3-2: Langkah-langkah di dalam Siklus Akuntansi dan Objektivitas Step Description Objective 10 Menjurnal dan Menempatkan Jurnal Pembalik Untuk menyederhanakan masukan-masukan jurnal tertentu dan mengurangi biaya-biaya akuntansi Pada awal periode akuntansi yang berikutnya 7

8 Kejadian bisnis Sistem nonkeuangan Information konsumen Laporan Keuangan Dan catatan Proses Siklus Akuntansi Laporan audit dan catatan Analisa Data Peristiwa bisnis Merekam Data transaksi Pencatatan Jurnal data Ke ledgers Persiapan & Penyesuaian Neraca saldo Persiapan Laporan dan catatan Abaikan aata peristiwa Laporan Keuangan & catatan Jurnal Ledgers Pemeriksaan Dan penyesuaian Neraca saldo Laporan Keuangan dan catatan Irwin/McGraw-Hill The McGraw-Hill Companies, Inc., 2000

9 Langkah 1: Identifikasi Transaksi Akuntansi Untuk Direkam Tujuan-tujuan dari langkah pertama ini untuk mengidentifikasi kejadian bisnis bahwa dapat dipertimbangkan transaksi akuntansi dan untuk mengumpulkan data ekonomi relevan tentang transaksitransaksi. Transaksi akuntansi adalah kejadian bisnis yang menyebabkan suatu perubahan di dalam aktiva-aktiva organisasi, kewajiban, atau modal pemilik. Kejadian ini termasuk Pertukaran dari sumber daya dan kewajiban-kewajiban antara pelaporan perusahaan dan pihak luar (transfer-transfer timbal balik atau transfer-transfer tidak timbal balik) Kejadian Internal di dalam perusahaan yang mempengaruhi sumber daya atau kewajiban-kewajiban nya tetapi bahwa tidak melibatkan pihak luar Kejadian lingkungan dan ekonomi di luar kendali dari perusahaan (perubahan-perubahan di dalam nilai-nilai) ) Transaksi akuntansi pada umumnya disertai oleh suatu sumber dokumen yang disiapkan oleh seseorang selain dari akuntan 9

10 Langkah 2 -Mencatat Dalam Buku Harian (menjurnal) Data Transaksi Akuntansi Mengukur dan merekam dampak ekonomi pada transaksi-transaksi Transaksi-transaksi direkam di suatu jurnal - Debet, Kredit, tanggal, nomor rekening, sejumlah,dan uraian-uraian General Journal Page J-16 Date Accounts and Explanation Post Ref. Debit Credit 2-Jan Equipment Prinsip Biaya Histories ,000 Cash 101 5,000 Amount Buku jurnal umum dan Jurnal khusus Keterangan Notes Payable pencacatan 215 dan 10,000 nomor halaman 10

11 Langkah 3: Mencatat Data Jurnal kepada Buku besar Proses tentang General transfer Ledger data transaksi dari jurnal-jurnal ke rekening buku besar disebut pencatatan Cash Acct. 100 Buku 1998 Besar dan Buku besar 1998 pembantu Jan. 1 balance $18,700 Jan. 2 J-16 $5,000 Jumlah keseluruhan dari Kolom-kolom Jurnal Khusus ditempatkan/diposkan Satu jejak audit perlu menyediakan kemampuan untuk melacak Equipment Acct. 150 transaksi perorangan daripada perekaman awal pada semua jalan sampai proses akuntansi kepada figur-figur akhir di dalam laporan keuangan Jan. 1 balance $62,000 Jan. 2 J-16 $15,000 Rekonsiliasi adalah proses dari penjumlahan buku besar pembantu dan membandingkan Notes Payable jumlah keseluruhan Acct. 216 dengan sisanya di dalam rekening kontrol 1998 buku besar Jan. 2 J-16 $10,000 11

12 Langkah 4: Persiapkan Neraca Percobaan Yang Belum Disesuaikan Neraca percobaan yang belum disesuaikan adalah daftar buku besar catatan - rekening dan rekening saldo Metoda tentang penentuan atas jumlah dari Debit rekening saldo sama dengan jumlah dari kredit rekening saldo Jika neraca saldo tidak seimbangkan kesalahan dari sumber maka harus di investigasi 12

13 Gambar 3-5 Ilustrasi neraca saldo yang tidak berubah Sonora, Inc. Unadjusted Trial Balance 31-Dec-98 Account Debit Credit Assets: Cash $67,300 Accounts Receivable 45,000 Allowance for Doubful Accounts Notes Receivable 8,000 Inventory (Jan. 1 balance, periodic system) 75,000 Prepaid Insurance 600 Land 8,000 Building 160,000 Accumulated depreciation, building 90,000 Equipment 91,000 Accumulated depreciation, equipment 27,000 Liabilities Accounts Payable 29,000 Bonds Payable 50,000 Owner's Equity Common Stock 150,000 Contributed Capital in exces of par 20,000 Retained Earnings 31,500 Revenues Sales Revenue 325,200 Interest Revenue 500 Rent Revenue 1,800 Expenses Purchases 130,000 Freight on purchases 4,000 Purchase Returns 2,000 Selling expenses 104,000 General and Administration 23,600 Interest expense 2,500 Extraordinary loss (pretax) 9000 $ 728, $ 728, Click to Open 13

14 Langkah 5: Mencatat dalam Buku Harian dan Mencatat Penyesuaian Masukan-masukan Menyesuaikan masukan-masukan yang diperlukan ketika bukan sebagai sumber dokumen mereka untuk mencetuskan suatu transaksi Penerimaan dari waktu (bunga atau depresiasi) Koreksi kesalahan Rekam Berubah di dalam Perkiraan-perkiraan Merekam penangguhan Merekam perkembangan data Klasifikasi ulang keseimbangan Mengenali kerugian-kerugian persediaan Sumber dokumen dari transaksi-transaksi yang sebelumnya adalah sumber informasi utama untuk menyesuaikan masukanmasukan. 14

15 Langkah 6: Persiapkan Neraca Saldo Penyesuaian Neraca saldo penyesuaian mendaftar semua rekening saldo yang akan muncul di dalam laporan keuangan (terkecuali laba ditahan, yang tidak mencerminkan laba bersih dan dividen-dividen pada tahun berjalan ). Tujuan dari neraca saldo penyesuaian itu untuk mengkonfirmasikan persamaan kredit debet, mengambil semua penyesuaian masukan-masukan jurnal ke dalam pertimbangan. Konfirmasikan keseimbangan kredit Debet Sumber untuk persiapan Laporan Keuangan 15

16 Langkah 7 : Mempersiapkan Laporan Keuangan Sasaran pokok dari akuntansi keuangan adalah untuk menyediakan informasi yang berguna bagi pengambil-keputusan. Laporan keuangan dapat dihasilkan untuk periode setiap putaran -durasi. Bagaimanapun, bulanan, triwulanan, dan laporan keuangan tahunan bersifat yang paling umum. Laporan rugi-laba, laporan laba ditahan, dan neraca disiapkan secara langsung dari neraca saldo penyesuaian. Rekening saldo sementara ditransfer ke laporan rugi-laba, dan rekening saldo yang permanen ditransfer ke neraca Adjusted Trial Balance Adjusting Entries Income Statement Balance Sheet Account Debit Credit Debit Credit Debit Credit Debit Credit Debit Credit Cash $67,300 $67,300 $67,300 Accounts Receivable 45,000 45,000 45,000 Allowance for Doubful Accounts Notes Receivable 8,000 (1) 2,000 8,000 8,000 Inventory (Jan. 1 balance, periodic system) 75,000 75,000 75,000 Prepaid Insurance Land 8,000 8,000 8,000 Building 160, , ,000 Accumulated depreciation, building 90,000 90,000 90,000 Equipment 91,000 91,000 91,000 Accumulated depreciation, equipment 27,000 27,000 27,000 Accounts Payable 29,000 29,000 29,000 Bonds Payable 50,000 50,000 50,000 Common Stock 150, , ,000 Contributed Capital in exces of par 20,000 20,000 20,000 Retained Earnings 31,500 (1) 2,000 31,500 31,500 Sales Revenue 325, , ,200 Interest Revenue Rent Revenue 1,800 1,800 1,800 Purchases 130, , ,000 Freight on purchases 4,000 4,000 4,000 Purchase Returns 2,000 2,000 2,000 Selling expenses 104, , ,000 General and Administration 23,600 23,600 23,600 Interest expense 2,500 2,500 2,500 Extraordinary loss (pretax) , , $ 728, $ $ 728, $ Net Income FS $ 329, $ 329, $454,900 $ 453,

17 Langkah 8 Mencatat Dalam Buku Harian dan Penutupan Pembukuan Masukan Menutup masukan-masukan yang mengurangi rekening sementara (eg., pendapatan, biaya, dan dividen-dividen) ke suatu keseimbangan nihil (tertutup). Menutup masukan-masukan yang direkam di dalam buku jurnal umum pada akhir periode akuntansi dan ditempatkan kepada buku besar yang sesuai catatan - laporan. Laporan catatan permanen bukanlah tertutup karena mereka membawa keseimbangan aktiva, kewajiban hutang, dan modal pemilik ke periode akuntansi yang berikutnya. Rekening laba ditahan adalah satu-satunya rekening permanen yang melibatkan di dalam proses penutupan. 17

18 Langkah 9 Mempersiapkan Penutupan Pembukuan Neraca Saldo Suatu neraca saldo penutupan hanya mendaftar sisanya dari rekening permanen setelah proses penutupan sudah selesai. (Rekening sementara mempunyai saldo nihil.) Langkah ini diambil untuk memeriksa persamaan kredit debet setelah masukan-masukan penutupan ditempatkan /diposkan. Perusahaan dengan sejumlah besar laporan menemukan suatu prosedur yang berharga ini karena kesempatan dari meningkatnya kesalahan pada banyaknya nomor rekening dan menempatkan/mengeposkan. Rekening laba ditahan kini dinyatakan pada keseimbangan akhir dan adalah satu-satunya rekening yang permanen dengan suatu keseimbangan yang berbeda dari satu yang ditunjukkan di dalam neraca saldo penyesuaian. 18

19 Langkah 10 Mencatat dalam Buku Harian dan Menempatkan Ayat Jurnal Pembalik Pada awal periode yang berikutnya, akuntan itu boleh mempersiapkan dan menempatkan ayat jurnal pembalik untuk mengganti kerugian untuk perbedaan di dalam waktu antara kejadian dari suatu kenyataan ekonomi aktual, dan perekaman pada peristiwa ekonomi di dalam sistem akuntansi. Ayat jurnal pembalik menggunakan rekening yang sama dan sejumlah ketika menyesuaikan masukan-masukan tetapi dengan debet-debet dan kredit-kredit dibalikkan. Masukan-masukan ini membalikkan menyesuaikan masukan-masukan dilakukan di akhir dari periode nya dan mempersiapkan merekam laporan (akuntansi) karena pemrosesan normal pada peristiwa bisnis didalam periode baru. 19

20 Menerapkan Teknologi Informasi kepada Siklus Akuntansi Tantangan pemprosesan informasi manusia Kesalahan manusia Inefisiensi manusia Komunikasi berdasarkan kertas adalah pemborosan Pertimbangan mengapa IT tidak dipergunakan: Teknologi tidak ada Teknologi tidak efisiensi biaya Penggunaan IT untuk replikasi suatu sistem manual tidak efisiensi Suatu arsitektur akuntansi perlu untuk dirubah 20

21 Kritik-Kritik Dari Arsitektur Sistem Akuntansi Yang Tradisional Satu kritik dari arsitektur-arsitektur yang tradisional adalah kurangnya bidang-bidang pengintegrasian area fungsional yang bercabang dari organisasi. Contoh: suatu perakitan komputer internasional bahwa memelihara suatu bagan perkiraan dan buku besar yang terpisah untuk pabrikasi dan divisi pesaran karena mereka mempunyai perbeda kriteria untuk melaporkan informasi keuangan. Bagian produksi mengenali pendapatan ketika suatu produk dikirimkan kepada suatu pelanggan Bagian pemasaran mengenali pendapatan ketika pelanggan membayar tagihan produk. Seluruh proses akuntansi adalah diotomatisasikan. Example: Two business events Shipping to customer 8 Journal entries Billing customer 8 Journal Entries Adjusting for Revenue Recognition 8 Journal Entries 21

22 Kritik-kritik dari Arsitektur Sistem Akuntansi Yang Tradisional Aktivitas dilaksanakan untuk menyediakan pelayanan kepada pelanggan Banyak keluaran sistem untuk merekam dan melaporkan tentang aktivitas Para manajer yang berbeda menghendaki pandanganpandangan dari data untuk membuat keputusan-keputusan yang di pengaruhi dalam bidang mereka Terlalu banyak sistem 22

23 Pandangan Ganda dari Peristiwa Bisnis Yang Sama Bagian Pemasaran menginginkan Investor dan kreditur ingin Manajemen eksekutif untuk memahami tentang memahami pesanan tentang semua orderpesanan menginginkan untuk itu untuk mengevaluasi penetapan untuk SALE menilai daya laba memahami tentang orderpesanan itu untuk harga, rencana iklan investasi, dan usaha mereka dan menuju kemungkinan dari suatu mengevaluasi dampak nya Pandangan target penjualan. personil pengembalian, investasi mereka di organisasi Bagian personil ingin memahami tentang order-pesanan itu untuk membayar komisi penjualan. Pandangan Pemasaran Pandangan investor Dan kreditur Pandangan produksi Bagian produksi ingin memahami tentang order-pesanan itu untuk merencanakan proses produksi Pandangan eksekutif 23

24 Business Event Perkembangan Subsistem Akuntansi System A System B System C System D Edit Audit Calculate Summarize Edit Audit Calculate Summarize Edit Audit Calculate Summarize Edit Audit Calculate Summarize Stored Data Stored Data Stored Data Stored Data Functional Views Functional Views Functional Views Functional Views 24

25 Kritikan pada Sistem dan Proses Akuntansi Tradisional Ada suatu perkembangan sering kali berlawanan, sistem dan subsistem yang tidak mengintegrasikan di dalam satu organisasi Arsitektur menangkap data tentang suatu subset dari suatu kejadian bisnis organisasi (transaksi akuntansi). Data tidak direkam dan diproses secara real-time Arsitektur menyimpan dan memproses hanya pada nomor yang dibatasi dari karakteristikkarakteristik tentang transaksi akuntansi. Arsitektur menangkap dan menyimpan data duplikat di suatu from ringkasan Arsitektur menyimpan data keuangan untuk mencukupi satu pandangan utama (perspektif). 25

26 Arsitektur Akuntansi Tradisional Dasar utama pelaporan keuangan : Laporan pendapatan & neraca Membangun sistem alternatif/baru untuk pandangan-pandangan alternatif ataupun data bisnis alternatif Batasi informasi yang direkam untuk transaksi akuntansi. Menyimpan dan meringkas informasi di dalam buku besar. 26

27 Data Akuntansi : Suatu Subset dari Data Bisnis (Pandangan terbatas & data terbatas) Data yang menguraikan aktivitas bisnis Acct. Data Aktivitas Bisnis Akuntan menyaring data Buku Besar Format / pandangan Output terbatas 27

28 Inti Masalah Dengan sistem Tradisional Input: Set transaksitransaksi kecil Process: Golongkan dan ringkas data transaksi Output: Hasil-hasil membatasi pandangan fungsional Membatasi pandangan fungsional dalam memandu pemilihan transaksi-transaksi, penggolongan, dan ikhtisar 28

29 Inilah kritikan yang Benar? Kritik-kritik yang kita sudah diperkenalkan hanya menyoroti berbagai kesulitan tentang mengadaptasikan arsitektur sistem akuntansi yang tradisional untuk mempercepat perubahan dunia.. Dewasa ini dunia bisnis adalah dengan cepat dilangkahi, lebih banyak informasi yang bersifat intensif, dan melibatkan transaksi bisnis yang kompleks di luar mimpi-mimpi Pacioli Dewasa ini informasi pelanggan adalah sangat menuntut. Mereka menginginkan suatu variasi yang lebih besar, informasi konsumen membawakan produk-produk, yang disesuaikan dengan menbawa ke dalam bermacam model. Sebagai contoh, banyak orang sekarang menghendaki sistem informasi untuk menghasilkan suatu banyak lebih luas tentang informasi produk, seperti balaced scorecards. 29

30 Cara - Cara Bahwa Akuntansi Dapat Meningkatkan Nilai kepada Organization Membantu Manajemen Menggambarkan Menyediakan Membantu Informasi yang Lebih aturan Proses untuk Bisnis menyimpan -Untuk membantu proses Bermanfaat informasi - Akuntansi tradisional manajemen Real menggambarkan Time ke dalam aturan proses - dinyatakan pengukuran hampir eksklusif proses bisnis yang - Para mensyaratkan akuntan perlu di menyediakan dalam terminologi moneter: suatu keterlibatan dalam masukan satu yang proses-proses mempunyai praktek arti, langsung bahwa ke menghalangi dalam desain, informasi bisnis organisasi. Kita perlu tentang pengembangan, produktivitas, dan implementasi kinerja, keandalan mengembangkan satu arsitektur AIS prosesproses data informasi multidimensional real time lain, bahwa tidak dan bahwa memungkinkan para akuntan untuk bisa melaksanakan dengan mudah prosedur dinyatakan bisnis dan ke berlatih mempengaruhi atas dalam mengumpulkan terminologi data moneter. bisnis.. pengembangan dan implementasi aturan proses-proses bisnis sepanjang proses bisnis. 30

31 Peran dari Office dari CFO (Chief Financial Officer) Kontribusi pengetahuan ke dalam proses strategi dan perencanaan Berfokus pada pengukuran dan Kita berpikir objektif seperti ini memotivasi organisasi menyediakan pertimbangan dalam Informasi mengubah dan analisa arsitektur dapat tentang segala menyediakan macam sistem pengertian informasi yang yang mendalam membatasi ke dalam potensi bagaimana penyediaan nilai diciptakan informasi dan yang bagaimana dapat menambahkan kemajuan cocok dengan nilai kepada inisiatif satu organisasi. yang strategis. Kepemimpinan dari inisiatif keuangan yang utama 31

32 Rangkuman Aplikasi IT Event- Driven Peristiwa Bisnis Data Peristiwa Bisnis Proses Kejadian Bisnis (Prosedur Pengelolaan Bisnis Dan Informasi) Tempat Penyimpanan Data bisnis Fasilitas Pelaporan (Prosedur Pengolahan informasi) Enterprise Luas Konsumen informasi Informasi bermanfaat 32

33 Karakteristik dari Arsitektur di masa depan Berdasarkan pada kejadian bisnis (aktivitas bisnis) dibanding memandang informasi pelanggan Mendukung perubahan dan proses bisnis sederhana. Integrasikan ke semua data bisnis. Integrasikan pengendalian real-time dan proses-proses informasi. 33

34 Evolusi Desain Sistem Informasi 1. Lone Transactions 2. Transaction and Obligations 3. Bookeeping 4. Multidimensional Accounting 5. Modular Integration 6. ABC/MRP II 7. Enterprise Resource Planning 8. Business Objects 9. Semantic theory of the firm 10. Networked Entreprise 34

35 The End 35