WWF Indonesia. Distinct Job Manual

Transkripsi

1 Job Name : HR-System Development Officer Job Code : - Job Class : - Job Family : - Job Region : Jakarta, Indonesia Superior : HR - Organization Development Coordinator Subordinate(s) : - Master Doc. : [Enter Master Document Number] This document was prepared by

2 Job Description Job Mission Pernyataan singkat dan jelas yang bertujuan untuk menjawab mengapa jabatan tersebut ada/diciptakan di organisasi. Memastikan implementasi fungsi pengelolaan sumber daya manusia dapat berjalan secara efektif & efisien sejalan dengan kebutuhan organisasi, sesuai metode, alat, proses dan dokumen standar kepegawaian di guna mendukung operasional organisasi Job Illustration Terdiri dari beberapa paragraph terstruktur yang menceritakan aktivitas-aktivitas kunci yang dilakukan pemangku jabatan dalam menghasilkan output penting jabatannya HR-System Development Officer bertanggungjawab kepada HR Organization Development Coordinator dalam pengelolaan fungsi-fungsi HRD: Organization Development, Training & Development, Performance Management Sisytem dan Carier Management meliputi merencanakan & membangun sistem, implementasi proses pelaksanaan serta evaluasi dengan standar & prosedur yang telah ditetapkan organisasi serta melakukan peninjauan ulang dan memberikan usulan perbaikan system terkait dengan fungsi-fungsi tersebut yang lebih efektif dan efisien. Setiap tahun atau pada periode yang telah ditetapkan, pemangku jabatan harus menyusun rencana kerja yang disampaikan pada HR Organization Development Coordinator. Apabila rencana kerja ini sudah ditetapkan, maka pemangku jabatan harus memastikan pelaksanaan rencana tersebut serta memastikan pengimplementasiannya berjalan sesuai dengan rencana. Berdasarkan hasil tinjauan secara periodik terhadap implementasi rencana kerja ini, maka pemangku jabatan perlu melakukan tindakan korektif jika ditemukan deviasi Dalam menjalankan tugasnya, pemangku jabatan berkoordinasi secara intensif dengan bagian-bagian lain dalam organisasi. Bentuk koordinasi yang dapat dilakukan adalah melalui pertemuan langsung (rapat), melalui sarana komunikasi yang ada serta kunjungan ke project/daerah. Untuk hal yang berkaitan dengan tanggung jawab fungsi yang diemban, pemangku jabatan dapat memberikan informasi ke seluruh jajaran organisasi maupun ke pihak luar sesuai dengan batasan kewenangan yang diberikan. Tantangan yang dihadapi pemangku jabatan adalah dalam pembuatan system & prosedur yang adaptif sesuai dengan kondisi dan kebutuhan organisasi, serta memberikan penjelasan serta penerapan sistem, proses dan prosedur berkaitan dengan fungsi-fungsi HRD yang diemban kepada seluruh karyawan. HR-System Development Officer secara rutin memberikan laporan kerja bulanan kepada HR Organization Development Coordinator dan menghadiri meeting secara berkala dan sewaktu-waktu diperlukan. Laporan yang dihasilkan : A. Organization Development: - Accountibility Mapping Matrix - Competency Dictionary - Job Family - Database Organization Chart updated - Carrier Map B. Training & Development: - Laporan analisa kebutuhan pengembangan karyawan secara terencana dan ad-hoc selama 1 tahun fiscal dalam pemenuhan kompetensi organisasi - Laporan penyusunan matrik dan jadwal pelatihan tahunan baik untuk pengembangan terencana maupun adhoc - Laporan pelaksanaan dan evaluasi program pengembangan SDM terencana berkelanjutan dalam 1 (satu) tahun fiscal. - Laporan analisa penggunaan dana kegiatan pengembangan yang digunakan dalam pengembangan baik terencana maupun ad-hoc bagi seluruh dan setiap karyawan serta analisa penggunaan biaya pengembangan dala satu tahun. - Laporan analisa tingkat utilisasi karyawan sebagai fasilitator - Laporan analisa tingkat kepuasan terhadap kualitas pengembangan SDM Consultant: GP Remarks: Page 2 of 10

3 C. Performance Management System - Laporan tahunan perencanaan, review dan hasil kinerja seluruh karyawan - Laporan data analisa high potential/performance dan below potential/performance karyawan berdasarkan PMS - Laporan analisa dan rencana kinerja dan pengembangan individu karyawan berdasarkan target organisasi. Job Dimension Besaran-besaran penting yang secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi bobot tanggung jawab utama pemangku jabatan - 1 (satu) bawahan langsung - Total Karyawan per June 2012 : 500 orang (Karyawan Reguler, Tenaga Ahli Independent serta Tenaga Honorer, Tenaga Magang) - Pengelolaan dana sekitar IDR. 2 milyar per tahun (untuk keperluan Organization Development, Training & Development serta Performance Management System) - Masalah diidentifikasi berdasarkan proses dan prosedur yang berlaku dengan arahan dari atasan langsung - Pemecahan masalah diperoleh dari pemikiran analitis dan konstruktif serta interpretasi dalam memecahkan masalah - Area kerja yang dikelola meliputi seluruh kantor wilayah Main Responsibility Ringkasan dari output penting yang menjadi kewajiban pokok dan melekat bagi pemangku jabatan untuk dipenuhi Melaksanakan fungsi Organization Development sesuai kebutuhan organisasi sebagaimana yang telah ditetapkan secara efektif. Key Performance Indicator Indikator-indikator yang penting dan relevan untuk diukur guna mengetahui tingkat pemenuhan setiap tanggung jawab utama oleh pemangku jabatan - Ketersediaan informasi struktur organisasi secara keseluruhan. - Laporan hari review struktur organisasi yang ada beserta usulan perbaikan. - Ketersediaan Accountibility Mapping Matrix (AMM) untuk setiap posisi jabatan. - Maintain & updating Accountibility Mapping Matrix sesuai perkembangan dan perubahan organisasi. - Maintain & updating keselarasan struktur organisasi & Accountibility mapping Matrix. - Ketersediaan Nomenklatur posisi/jabatan yang konsisten. - Sosialisasi Struktur organisasi & AMM secara efektif. - Ketersediaan format (DJM) berdasarkan model kompetensi yang telah disepakati dan sesuai kebutuhan organisasi. - Sosialisasi format DJM kepada karyawan secara efektif. - Ketersediaan DJM untuk setiap posisi yang ada dalam organisasi. Consultant: GP Remarks: Page 3 of 10

4 - Melakukan analisa pekerjaan untuk setiap posisi lowong (vacant) dan review DJM (job enrichment & job enlargement) - Review terhadap format DJM secara berkala - Melakukan evaluasi pekerjaan untuk menentukan ukuran serta bobot pekerjaan baik untuk setiap posisi lowong (vacant) maupun review DJM (job enrichment & job enlargement) - Melakukan penentuan level pekerjaan melalui metode shortumb & kesetaraan pekerjaan/posisi untuk dijadikan dasar penentuan kompensasi. - Ketersediaan informasi job mapping - Ketersediaan design model Job Family - Ketersediaan Model kompetensi (Core Competency, Leadership Competency & Job Family Competency) sesuai kebutuhan organisasi. - Ketersediaan Competency profile untuk seluruh jabatan/posisi yang ada dalam organisasi. - Hasil analisa atas evaluasi penggunaan model kompetensi dalam sistem pengembangan Human Resources (spt untuk keperluan DJM, PMS, Talent Assessment, Training & Development) - Ketersediaan Assessment tools untuk melakukan Job Person Match - Ketersediaan Job Person Match Report - Melakukan job person match (jabatan & pemangku jabatan) berdasarkan model & tingkat kompetensi yang telah disepakati. - Laporan evaluasi terhadap implementasi sistem serta memberikan masukan berdasarkan evaluasi & hasil analisa. Mendesain dan mengimplementasikan Talent Management System yang tepat guna sesuai dengan kebutuhan organisasi sebagaimana yang telah ditetapkan secara efektif. - Membuat desain talent map berdasarkan strategi organisasi serta sesuai visi-misi organisasi - Melakukan Proses Mapping berdasarkan assessment profile & performance result untuk menjadikannya sebagai talent map. - Melakukan validasi talent map - Analysis data hasil talent map dengan berlandaskan job family & model competency - Pembuatan carrier path berdasarkan data yg sudah dianalisis tersebut serta job family & model competency. Consultant: GP Remarks: Page 4 of 10

5 - Melakukan validasi carrier path - Ketersediaan informasi jalur pengembangan karir (Carrier path) melalui carrier mapping berdasarkan job family competency yang dapat digunakan dasar dalam pengambilan keputusan untuk penempatan karyawan (placement) maupun untuk perencanaan suksesor (succesion plan) serta perencanaan pengembangan & training karyawan. - Melakukan analisa data dari talent map & carrier path dengan berlandaskan strategi organisasi & struktur organisasi. - Pembuatan desain succesion plan dengan menggunakan data hasil analisa tersebut dengan menggunakan parameter posisi kunci dalam organisasi - Identifikasi posisi kunci dalam organisasi (key position identification) Memastikan Sistem Pelatihan dan Pengembangan (Training & Development) bagi seluruh karyawan diimplemantasikan secara tepat guna. - Ketersediaan alat pengukuran potensi (assessment test) dan alat tes psikologi lainnya yang dikelola sebagai salah satu aspek penilaian dalam seleksi kandidat - Ketersediaan informasi Talent Pool yang diperoleh dari hasil job person match serta competency assessment yang dapat dijadikan acuan dalam mencari suksesor, nara sumber, mentor dan coach bagi karyawan lain. - Ketersediaan disain analisa kebutuhan training (TNA) berdasarkan visi dan misi organisasi, strategic planning, business process, competency serta target divisi/dept. - Ketersediaan laporan analisa kebutuhan training (TNA) berdasarkan analisa identifikasi gap, hasil performa, talent map, profil assessment maupun cuture & value organisasi. - Ketersediaan disain modul dan program training berdasarkan TNA Report,termasuk men-develop trainer s dan manual guide untuk setiap modul - Ketersediaan execution plan berdasarkan modules dan program yang telah disusun. - Ketersediaan kalender training berdasarkan execution plan yang telah disusun. - Ketersediaan Resource Development System & Criteria berdasarkan benchmarking internal dan eksternal resource - Penseleksian & penunjukan trainer & vendor berdasarkan resource development system & criteria. Consultant: GP Remarks: Page 5 of 10

6 - Ketersediaan Trainers development plan berdasarkan hasil competency assessment yang dilakukan. - Ketersediaan Training Delivery Reports berkaitan dengan administrasi dokumen training, bidding arrangement, participant materials, logistic & distribusi & payment reports - Ketersediaan Laporan pelaksanaan training berdasarkan kalender training yang sudah disusun dan ditentukan. - Ketersediaan sistem evaluasi dan dokumen standar (metode & alat) dalam mengetahui efektifitas proses pengembangan karyawan - Melakukan proses evaluasi training berdasarkan metode & alat evaluasi yang digunakan - Ketersediaan laporan evaluasi training Memastikan Sistem Manajemen Kinerja (PMS) yang digunakan dan ditetapkan bagi karyawan dapat dimplementasikan secara tepat guna. - Ketersediaan tools dan format standart Performance Management System (PMS) - Melakukan Sosialisasi PMS secara efektif - Memastikan target individu di dalam Rencana Kinerja (Performance Plan) sejalan dengan target organisasi, dan target dept/divisi (P3M2) - Report atas Evaluasi pelaksanaan PMS - Rekapitulasi PA result karyawan baik hasil penilaian (IPI) maupun area pengembangan individu - Ketepatan melakukan monitoring dan kesesuaian atas semua aspek pelaksanaan Manajemen Kinerja/ PMS (perencanaan vs evaluasi dengan tujuan organisasi) - Melakukan Performance Monitoring & Coaching - Ketersediaan alat ukur tingkat kepuasan terhadap kualitas pengelolaan management kinerja. - Tingkat ketersediaan dan akurasi analisa kinerja karyawan HIPO (high Potential)/performance dan below potential/performance karyawan berdasarkan PMS. - Tingkat ketersediaan laporan pengelolaan dan analisa secara menyeluruh hasil manajemen kinerja karyawan (perencanaan, review/monitoring dan evaluasi) selaras dengan tujuan organisasi. - Review dan penyempurnaan PMS (penyusunan target, coaching & counseling) Consultant: GP Remarks: Page 6 of 10

7 Memastikan kelengkapan perangkat & aturan kepegawaian dapat dipenuhi - Tingkat ketersediaan usulan peningkatan sistem dan prosedur serta kebijakan pada fungsi: organization development, Training & Development, Performance Management System, Talent Management (Personnel Policy, SOP, SK, Memo). - Membantu dalam Ketersediaan Peraturan Kepegawaian yang updated - Tingkat ketersediaan usulan pengembangan sistem dan prosedur serta kebijakan untuk fungsi organization development, Training & Development, Performance Management System, Talent Management pada Human Resource Management System. (HRIS). Main Authority Hal-hal penting dan relevan yang dapat dilakukan oleh pemangku jabatan untuk pemenuhan tanggung jawab utamanya tanpa memerlukan persetujuan atasan terlebih dahulu 1. Mengusulkan pembenahan SOP (proses & prosedur kerja terkait). 2. Memiliki akses terhadap seluruh CV pelamar & calon karyawan 3. Memiliki akses terhadap Personnel Database karyawan kecuali Gaji & Tunjangan 4. Memiliki akses terhadap data dan informasi yang berhubungan dengan kinerja unitnya. 5. Memberikan informasi kepada karyawan sesuai dengan fungsi, ruang lingkup kerja serta sesuai dengan tingkat kerahasiaan 6. Mengusulkan sasaran kerja unitnya. Job Environment Uraian yang menggambarkan kondisi lingkungan kerja yang dihadapi pemangku jabatan Bekerja di ruang pendingin dengan tingkat kebisingan dan polusi minimum. Bekerja dengan komputer minimum 40 jam per minggu. Frekuensi perjalanan dinas minimum 2 x setahun. Inborn Relationship Within Job Interaksi yang dilakukan oleh pemangku jabatan, selain dengan atasan dan bawahan langsungnya, dalam rangka mendukung kelancaran pemenuhan tanggung jawabnya Internal : Divisi Operasi meliputi: IT Dept, Legal Dept, Finance & Accounting, General Support - Jakarta, bersifat Informatif, konsultatif dan koordinatif HR Representative -Project, bersifat Informatif, konsultatif dan koordinatif Project Leader, Program Leader: bersifat Informatif, konsultatif dan koordinatif Para Direktur, bersifat Informatif & konsultatif Eksternal : Konsultan Psikologi : bersifat kemitraan HR Exchange Group : bersifat informative & konsultatif Institusi Pelatihan & pengembangan: bersifat kemitraan NGO lain: bersifat Informatif & koordinatif Depnaker Consultant: GP Remarks: Page 7 of 10

8 Consultant: GP Remarks: Page 8 of 10

9 Job Requirement Job Pre-requisite Hal-hal yang harus dipenuhi selain kompetensi yang harus dimiliki oleh pemangku jabatan Kesehatan fisik yang baik dengan bukti dari hasil medical general check up yang terakhir. Competency Requirement Kompetensi minimum yang harus dipenuhi oleh pemangku jabatan untuk dapat melakukan pekerjaannya sesuai dengan yang diharapkan. Threshold Competency: Conservation Management 3 Communication 3 Human Resources Management Administration Information Technology Change Management Analytical Thinking Conceptual Thinking Differentiating Competency: Achievement orientation Team Leadership Team work Organization awareness Interpersonal Relationship Competence Propensity Gauge Hal-hal yang dijadikan ukuran bahwa sesorang memiliki kompetensi yang harus dipenuhi Latar belakang pendidikan : Minimal Sarjana (Strata-1) Psikologi atau Manajemen Sumber Daya Manusia Pengalaman kerja : Minimum 3 tahun bekerja di Human Resources-Organization Development Area Pelatihan yang berkaitan dengan : Career management Competency management Human Resource Management Talent management Performance Management System Job Analysis & Job Evaluation Consultant: GP Remarks: Page 9 of 10

10 Job Structure Diagram Posisi jabatan dalam organisasi. Diagram harus digambar sedetil mungkin. HR Manager HR-Organization Development Coordinator HR Operation Coordinator HR-System Development Officer HR-Recruitment & Staff Development Officer HR-Compensation & Benefit Officer Personnel Administrator & Database Recruitment & Employee Relation Asst Compensation & Benefit Asst Consultant: GP Remarks: Page 10 of 10