WWF Indonesia. Distinct Job Manual

Transkripsi

1 Job Name : Manager IT Job Code : Job Class : Job Family : Job Region : Superior : Finance & Administration Director Subordinate(s) : Master Doc. : [Enter Master Document Number] This document was prepared by

2 Job Description Job Mission Pernyataan singkat dan jelas yang bertujuan untuk menjawab mengapa jabatan tersebut ada/diciptakan di organisasi. Memastikan penerapan teknologi informasi melalui strategi yang tepat dan selaras dengan strategi bisnis guna mendukung kinerja organisasi. Job Illustration Terdiri dari beberapa paragraph terstruktur yang menceritakan aktivitas-aktivitas kunci yang dilakukan pemangku jabatan dalam menghasilkan output penting jabatannya bertanggung jawab atas penyusunan dan pembaharuan kebijakan, strategi dan pengelolaan TI yang meliputi Operasional Jaringan Komputer, Dukungan Teknis Komputer dan Helpdesk, Aplikasi Komputer, Pengelolaan, Pengamanan Data dan Informasi. Setiap tahun pemangku jabatan harus menyusun rencana kerja dan anggaran yang harus disampaikan kepada atasan langsungnya. Rencana kerja harus sudah disampaikan sebelum waktu yang ditentukan oleh atasannya. Apabila rencana kerja ini telah disahkan, maka harus memastikan bahwa implementasinya berjalan sesuai dengan rencana. Sebagai bagian dari manajemen, pemangku jabatan terlibat dalam kegiatan manajemen review atau melakukan tinjauan manajemen atas implementasi rencana kerja TI yang dilakukan secara periodik. Selain itu berdasarkan hasil tinjauan tersebut pemangku jabatan dapat pula melakukan penyesuaian-penyesuaian atau tindakan korektif lain jika ditemukan penyimpangan pada hal-hal yang bersifat operasional teknis TI. senantiasa melakukan evaluasi berjangka guna memastikan sumber daya yang terkait dengan sistem pengelolaan TI (Sumber daya manusia dan anggaran) terkelola dan berfungsi optimal. Oleh karena itu memiliki kewenangan untuk menetapkan dan mengevaluasi sasaran kerja subordinat-nya dan pengelolaan keuangan. Kebijakan dan prosedur serta informasi penting yang dikeluarkan oleh departemen TI harus dikomunikasikan oleh. Oleh karena itu pemangku jabatan bertanggung jawab terhadap tingkat pemahamannya. bertanggung jawab terhadap peningkatan kapasitas subordinatnya agar performa pengelolaan TI semakin meningkat. Tugas lain adalah a) melakukan evaluasi secara terus menerus terhadap perkembangan TI dalam meningkatkan kinerja organisasi, maupun ancaman bagi organisasi, b) memastikan bahwa proses bisnis minimum yang ditetapkan manajemen dan yang berhubungan dengan TI kembali pulih dari bencana dalam waktu yang telah ditetapkan, c) memimpin pengembangan aplikasi sistem informasi, d) memberikan saran teknis kepada pimpinan proyek dalam pemanfaatan TI dan implementasinya Consultant: Remarks: Page 2 of 7

3 dimasing-masing wilayah, e) serta mengelola seluruh sumberdaya pendukung di unit kerja TI termasuk SDM dan anggaran. Pemangku jabatan juga harus memastikan bahwa kebijakan TI dan informasi penting lain yang terkait dapat dipahami oleh bawahannya maupun pihak lain yang menjadi sasarannya. Oleh karena itu ia memiliki kewenangan untuk dapat mengadakan forum komunikasi internal fungsinya, jika diperlukan. Selain itu pemangku jabatan diharapkan mewadahi serta membina hubungan kekaryawanan yang baik khususnya hubungan atasan-bawahan di dalam lingkup organisasi TI. Dalam melakukan tugasnya, pemangku jabatan berkoordinasi secara intensif dengan bagian-bagian lain yang ada dalam organisasi. Bentuk koordinasi yang dilakukan adalah melalui rapat bulanan dengan Manager Finance, Manager HR dan Manager GS. Dalam hal implementasi program-program TI yang ada di organisasi, pemangku jabatan harus mampu berfungsi sebagai konsultan internal bagi organisasi. Untuk hal-hal yang bersifat kebijakan organisasi, pemangku jabatan juga melakukan fungsi informatif kepada seluruh jajaran organisasi sesuai dengan batasan kewenangannya. Selain koordinasi yang bersifat internal, pemangku jabatan seringkali juga harus ikut berhubungan dengan pihak luar dalam hal penyusunan strategi maupun pada saat implementasi program kerja. Dalam hal data dan informasi, memastikan bahwa protokol dan fasilitas tersebut tersedia. dan unit kerja di bawahnya tidak bertanggung jawab terhadap pemrosesan data dan informasi. Tantangan yang dihadapi oleh pemangku jabatan adalah bagaimana menghadapi resistansi karyawan terhadap pembatasan-pembatasan yang diterapkan seiring dengan perkembangan TI. Bentuk laporan yang harus disampaikan pemangku jabatan kepada atasan langsungnya adalah: - Laporan perkembangan rencana kerja Laporan yang diterima oleh pemangku jabatan dari bawahannya langsung: - Laporan Performa Sumberdaya Jaringan Komputer. - Laporan Panggilan untuk Perbaikan Komputer. - Laporan Pemakaian Sumberdaya TI - Laporan Perkembangan Pengembangan Sistem Job Dimension Besaran-besaran penting yang secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi bobot tanggung jawab utama pemangku jabatan SDM: a. Langsung: 1 orang Network Operation Coordinator 1 orang Application Support Staff 1 orang IT Helpdesk Staff b. Tidak langsung: 1 orang Network Operation Officer 1 orang Technical Support Staff Machine: PC, PABX, Aplikasi Phone Billing System Money: EURO10000 Material: Data/informasi Area: Kantor-kantor. Consultant: Remarks: Page 3 of 7

4 Main Responsibility Key Performance Indicator Ringkasan dari output penting yang menjadi kewajiban pokok dan melekat bagi pemangku jabatan untuk dipenuhi 1. Memastikan terbarukannya sistem pengelolaan TI sejalan dengan strategi organisasi. 2. Memastikan dihasilkannya rencana kerja dan anggaran yang terkait dengan sistem pengelolaan TI. 3. Memastikan pengelolaan TI selaras dengan rencana kerja yang telah ditetapkan. 4. Memastikan sumberdaya yang terkait dengan pengelolaan TI (SDM, perangkat, data/informasi) terkelola secara optimal. 5. Memastikan kebijakan dan informasi penting yang terkait dengan pengelolaan TI dapat dipahami oleh sasarannya. 6. Memastikan pengembangan kompetensi subordinate selaras dengan pengelolaan TI. Indikator-indikator yang penting dan relevan untuk diukur guna mengetahui tingkat pemenuhan setiap tanggung jawab utama oleh pemangku jabatan a. Kualitas sistem pengelolaan TI (tingkat kesesuaian dengan strategi bisnis organisasi). b. Ketepatan waktu penyampaian sistem pengelolan TI. a. Tingkat kualitas usulan rencana kerja yang ditetapkan. b. Ketepatan waktu penyampaian. c. Tingkat ketersediaan sasaran kinerja subordinate-nya. a. Tingkat deviasi antara aktual dan rencana. a.1. Realisasi (terhadap item rencana) a.2. Kualitas (terhadap item sasaran kinerja) b. Tingkat efisiensi pengelolaan biaya. a. Tingkat ketersediaannya b. Tingkat Utilitas Tingkat kepahaman. Tingkat peningkatan kompetensi subordinate. Consultant: Remarks: Page 4 of 7

5 Main Authority Hal-hal penting dan relevan yang dapat dilakukan oleh pemangku jabatan untuk pemenuhan tanggung jawab utamanya tanpa memerlukan persetujuan atasan terlebih dahulu 1. Merumuskan dan mengusulkan kebijakan dan prosedur sistem pengelolaan TI yang dikelolanya sejalan strategi organisasi. 2. Memiliki akses terhadap data dan informasi yang terkait dengan penyusunan rencana kerja dan anggaran yang terkait dengan pengelolaan TI. 3. a. Melakukan peninjauan terhadap sistem pengelolaan TI. b. Melakukan langkah-langkah perbaikan yang relevan dan dibutuhkan sesuai dengan hasil peninjauan. 4. a. Mengusulkan dan menetapkan sumberdaya yang dibutuhkan. b. Menetapkan alokasi sumberdaya yang terbaik. c. Mengendalikan tingkat penggunaan sumberdaya. 5. a. Meminta penjelasan atau klarifikasi terhadap strategi dan informasi. b. Menentukan informasi yang akan disampaikan. 6. Melakukan competency assessment Job Environment Uraian yang menggambarkan kondisi lingkungan kerja yang dihadapi pemangku jabatan Bekerja di ruangan berpendingin dengan tingkat kebisingan dan polusi minimum Bekerja dengan komputer rata-rata 20 jam/minggu Frekuensi perjalanan dinas minimum (rata-rata 1x per triwulan) Inborn Relationship Within Job Interaksi yang dilakukan oleh pemangku jabatan, selain dengan atasan dan bawahan langsungnya, dalam rangka mendukung kelancaran pemenuhan tanggung jawabnya Internal : Manager Finance: bersifat informatif, konsultatif, dan koordinatif Manager HR: bersifat informatif Manager General Support: bersifat informatif, konsultatif, dan koordinatif Project leader, bagian marketing dan komunikasi: Informatif dan koordinatif Eksternal : WWF GTS: bersifat informatif, konsultatif, dan koordinatif Vendor: konsultatif, koordinatif Consultant: Remarks: Page 5 of 7

6 Job Requirement Job Pre-requisite Hal-hal yang harus dipenuhi selain kompetensi yang harus dimiliki oleh pemangku jabatan Kesehatan fisik baik dengan bukti dari hasil Medical General Check-up Competency Requirement Kompetensi minimum yang harus dipenuhi oleh pemangku jabatan untuk dapat melakukan pekerjaannya sesuai dengan yang diharapkan. Threshold Competencies: - Business Continuance - Microsoft Certificates(Share Point Server 2010, Active Directory) - IT Strategy - Employee Relation Differentiating Competencies: - Communication - Teamwork - Analytical thinking - Decision Making Competence Propensity Gauge Hal-hal yang dijadikan ukuran bahwa sesorang memiliki kompetensi yang harus dipenuhi Latar Belakang Pendidikan: Minimal Sarjana (S-1) Jurusan Ilmu Komputer. Pengalaman Kerja : 5 Tahun dibidang TI: pengelolaan sumberdaya TI multi Network Operating System, Technical Support. Mempunyai sertifikat pelatihan yang berkaitan dengan: Pengelolaan Sumberdaya TI. Microsoft Certificates(Share Point Server 2010, Active Directory) Manajemen Proyek TI. Pengembangan aplikasi komputer. Consultant: Remarks: Page 6 of 7

7 Job Structure Diagram Posisi jabatan dalam organisasi. Diagram harus digambar sedetil mungkin. Finance & Administration Director Manager IT Network Operation Coordinator Network Operation Officer Technical Support Staff Application Support Staff IT Helpdesk Staff Consultant: Remarks: Page 7 of 7