ANALISA RISIKO TAHAP RISIKO BIL PROSES KERJA RISIKO KESAN RISIKO KAWALAN SEDIA ADA

Transkripsi

1 PENGURUSAN RISIKO BIL UNIT BIL PROSES KERJA RISIKO KESAN RISIKO KAWALAN SEDIA ADA Lawatan Rumah Kes Ibu Hamil Berisiko (Tagging Kuning) Kes berisiko tidak dapat dilawati sebanyak 3 kali sepanjang kehamilan Pengurusan Kes Ibu Hamil Berisiko (Tagging kuning).penjagaan ibu hamil tidak dapat dilaksanakan secara optima.kpi tidak dapat dicapai.buku Pengendalian antenatal berisiko.arahan Kerja 3. Prosedur Kerja 4.Reten Pencapaian KEKERAPAN ANALISA RISIKO IMPAK TAHAP RISIKO PELAN MITIGASI.Pembahagian kes mengikut zon.arahan Kerja 3. Penyeliaan berkala 4. Audit kad selepas sesi klinik KEKERAPAN.Sepanjang kehamilan. Setiap kali pengendalian kes 3. Seminggu sekali 4. Setiap hari DOKUMEN REKOD. Kad KIK/(b)96 Laporan Penyeliaan. Nota arahan kerja Reten bulanan KKIA LOKASI TANGGUNGJAW AB JK/ KJK/ PJK Pengurusan Ibu Hamil a) TDM/ GDM dengan rawatan insulin b) PIH Kes lewat dikenalpasti Kawalan penyakit tidak terkawal Gagal mengesan keterukan kes.. Kadar komplikasi kepada bayi dan ibu meningkat.buku Pengendalian antenatal berisiko.arahan Kerja 3. Prosedur Kerja 4.Reten Pencapaian c) Heart Disease Gagal mengesan kes Penjagaan kes diselia sepanjang kehamilan. Arahan Kerja 3. Penyeliaan berkala. Sepanjang kehamilan. Setiap kali merawat pesakit 3. minggu sekali. Kad KIK(b) Kad KIK(b)96. KUP/ KJK/ PJK. KUP/ KJK/ PJK/ MO YM 3. MO YM Pengurusan Perancang Keluarga Pengurusan perkhidmatan perancang keluarga Pengambilan Pap Smear Ibu yang berisiko tidak mengamalkan perancang keluarga sehingga 8 bulan Keputusan Pap Smear dengan Endoservical sel absent yang tinggi. Kehamilan yang tidak. Buku Garispanduan dirancang/ tidak dikehendaki Kelayakan Perancang. Peningkatan kadar Keluarga morbiditi dan mortaliti. Arahan Kerja 3. Risiko penyakit semasa 3. Prosedur Kerja hamil. Lewat mendapat rawatan.. Peningkatan kadar Morbiditi /Mortaliti. Arahan Kerja. Buku Teknik Pengambilan Pap Smear Pengendalian kes berdasarkan Personalised Care. Arahan Kerja 3. Penyeliaan dan audit kad secara berkala 4. CME. Arahan kerja.. Penyeliaan berkala 3. CME / Softskills. Selama klien aktif mengamalkan perancang keluarga.. Setiap prosedur 3. Sebulan sekali 4. 3 kali setahun. Setiap sesi klinik. Sebulan sekali 3. Setiap 3 bulan. Kad Perancang Keluarga PKW. Nota arahan kerja 3. Laporan penyeliaan 4. Senarai kehadiran. Kad Perancang Keluarga PKW. Laporan Penyeliaan 3. Nota Arahan Kerja 4. Senarai Kehadiran Pengurusan Kesihatan Kanak-kanak Penilaian dan pemeriksaan fizikal kanak-kanak Perkhidmatan imunisasi kanak-kanak Kegagalan mengesan masalah perkembangan kanak-kanak Kesilapan pemberian suntikan vaksin. Kelewatan pengesanan. Audit kejururawatan kanak-kanak keperluan. Garispanduan khas. Pemeriksaan Kanakkanak. Lambat menerima rawatan dan pemulihan.bayi tidak dapat imuniti daripada vaksin. Peningkatan Aduan & Imej Jabatan terjejas 3. Peningkatan kadar Mortaliti & morbiditi. Jadual vaksinasi kebangsaan. Senarai semak pemberian vaksin 3. Arahan kerja CME pada staff.. Arahan kerja 3. Penyeliaan secara berkala. CME pada staff.. Arahan kerja 3. Penyeliaan secara berkala. Setiap 3 bulan. Setiap sesi klinik 3. Sebulan sekali. Setiap 3 bulan. Setiap sesi klinik 3. Sebulan sekali. Kad kanak-kanak. KKK (reten kanak-ka

2 Penerimaan Sampel. Sampel di tolak. (lysed, clotted, insufficient, Imej jabatan terjejas leaking, wrong container). Pesakit lewat mendapatkan rawatan.. pembaziran berlaku kerana ujian perlu diulang semula 3. peningkatan aduan. prosedur kerja.. Audit 4.buku rekod penolakan spesimen 3 4. Arahan kerja teknik pengambilan darah yang betul.. Beri latihan amali secara berkala pada staff teknik pengambilan darah yang betul.. Setahun kali. reten smple rejection MO YM/ MA YM/JK/ KJK/ PJK Makmal Penghantaran Spesimen ke makmal utama Sampel tidak dapat dihantar ke makmal utama pada waktu yang ditetapkan. Sampel lambat diproses. Kualiti sampel terjejas 3. Pesakit dapat keputusan lambat. Jadual pengambilan darah. SOP Rancang perjalanan pemandu supaya ada pemandu. Seperti yang telah untuk menghantar sample tepat ditetapkan di dalam pada waktunya. jadual. Arahan kerja pengambilan sampel darah. Jadual penghantaran sampel. Jadual pengambilan sampel MO YM/ MA YM/JK/ KJK/ PJK 3 Pengeluaran keputusan ujian makmal Rawatan susulan pesakit luar (penyakit kronik) Pengurusan penyakit kronik Keputusan lambat diterima. Kes keciciran rawatan gagal diambil tindakan.. Waktu menunggu lama Komplikasi penyakit tidak dapat di kesan awal. Kelewatan diagnosa dan rawatan. Kelewatan pengesanan komplikasi. Pengurusan pesakit tidak dapat dijalankan secara optima. Peningkatan aduan Peningkatan kadar kematian dan kecacatan di kalangan pesakit. Piagam pelanggan. Buku despatch sampel 3. Objektif kualiti 4. Inovasi Easy Rekod. Buku temujanji. Penyeliaan berkala 3. Audit Dalaman 4. Piagam Pelanggan. Buku rekod pesakit. SOP 3. CPG yang berkaitan Inovasi Easy Rekod. Penyeliaan secara berkala. Audit buku temujanji secara berkala. Defaulter tracing. CME. Audit kad pesakit. Setiap hari. Sebulan sekali. 3 bulan sekali. Setiap hari. 3 bulan sekali. 3 bulan sekali. Easy Rekod. Buku despatch sampel. Buku panggilan telefon. Buku lawatan rumah 3. Laporan audit dan penyeliaan. Takwim kursus tahunan. Laporan audit yang mempunyai makmal kecuali KKIA & KM MLT U3/ MLT U9/ MO YM MO YM/ MA YM/JK/ KJK/ PJK Pesakit Luar 3 Pengurusan pesakit luar Medication error. Pesakit Tidak Mendapat Rawatan Sepatutnya. Peningkatan aduan dari pesakit 3. Peningkatan kadar mortaliti & morbiditi.. CPG. SOP 3. Arahan Kerja 4. Rekod intervensi. CME. Audit dalaman 3. Malaysia Patient Safety Goal. 3 bulan sekali. kali setahun 3. Setiap kejadian. Senarai kehadiran. Laporan audit 3. Laporan RCA PP/ PPP/ PF/ PPF/ 4 Perkhidmatan Kecemasan Troli kecemasan tidak. Peningkatan kadar Mortaliti & Morbiditi. Kegagalan/ kelewatan memberi rawatan kecemasan 3. Peningkatan aduan. Senarai semak Troli Kecemasan. Polisi Troli Kecemasan 3. Penyeliaan 4. Audit dalaman Pemantauan secara berkala. Sebulan sekali. Buku senarai semak troli kecemasan. Laporan penyeliaan PP/ PPP/ PF/ PPF/ JK

3 Ambulans. Permintaan ambulans yang bertindih.. Jadual Penyelenggaraan Kenderaan.. Pusat panggilan ambulans bersepadu. Mendapatkan jadual oncall. Sepanjang masa. Seminggu sekali. Buku Garispanduan dari Klinik Kesihatan yang. Menjejaskan imej Perkhidmatan berhampiran jabatan. Perkhidmatan Ambulans Kecemasan dan. Kelewatan mendapatkan Ambulans di Fasiliti rawatan. Kesihatan Primer.. Penyelenggaraan 3. Polisi Perkhidmatan ambulans tidak mengikut Ambulans Negeri Johor. Pemantauan secara berkala 3 bulan sekali jadual. 4. Buku Log Ambulans. Buku rekod perkhidmatan ambulans Laporan ambulans PP/ PPP/ Pemandu PP/ PPP/ Pemandu Pendispensan ubat Kesilapan semasa mendispens ubat. Kegagalan rawatan. Pesakit mendapat kesan adverse. Proses semak-silang atau semak semula. Borang QAP Melakukan kajian Root Cause Analysis. Setiap kejadian. Laporan RCA PP/ PF/ PPF Farmasi Pesanan ubat & bukan ubat Keputusan bekalan ubat & bukan ubat Pesakit tidak mendapat bekalan ubat mencukupi. ROA. KIK Smart System 3. Inovasi Sampul Kad Petak 4. Kajian Prestasi Pembekal Meningkatkan pembelian sebanyak 5% berbanding tahun sebelum bagi ubat yang kerap. Setahun sekali dipreskrib. Sepanjang masa. Meningkatkan kerjasama dengan fasiliti kesihatan yang lain. Surat permohonan peruntukan PP/ PF/ PPF 3 Pembungkusan semula ubatan Kesilapan melabel/ mengisi sewaktu prabungkus Kesilapan sewaktu mendispens ubat Kertas Kerja Prabungkus, 4 8. Proses semak silang semasa pendispensan. Menyusun atur semula tempat kerja 3. Melaksanakan hanya satu jenis prabungkus ubat dalam satu masa. Sepanjang masa. Preskripsi ubat. Kertas kerja prabungkus PP/ PF/ PPF X-ray Perkhidmatan pengimejan radiografi am Borang permohonan ujian radiologi yang tidak.. Ujian radiologi tidak dapat dijalankan. Kelewatan mendiagnos dan mendapatkan rawatan. 3. Pengulangan pemeriksaan/ pembaziran. Senarai semak ujian radiologi. Arahan kerja 3. Borang penolakan ujian radiologi Notis kepada pemohon setiap kejadian Borang penolakan ujian radiologi PP/ PPP/ Juru x-ray Kualiti filem yang dihasilkan kurang memuaskan. Pengulangan prosedur. Pembaziran. Reten Reject rate. Audit radiograf 3 4. CME untuk juru x-ray. Audit silang. kali setahun. kali setahun. Senarai kehadiran. Laporan audit KK yang mempunyai unit X-Ray Juru X-Ray U3/ U

4 Pengesanan kontak TB. Kontak gagal/ lewat datang untuk membuat saringan. Kontak gagal dikesan. Kelewatan diagnosa dan memulakan rawatan. Risiko penularan TB. Borang Notifikasi. Borang maklumat penyiasatan kes TB 3. Borang saringan pemeriksaan kontak 4. Akta Kawalan Penyakit Berjangkit Kolaborasi pengesanan kontak bersama Klinik Kesihatan. Sepanjang masa berhampiran. Setiap 3 bulan. Penyeliaan berkala 3. Setiap 3 bulan 3. Pembentangan pencapaian 4. Sepanjang masa 4. Penguatkuasaan akta. Kad pesakit. Borang TBIS 0C 3. Reten pengesanan kontak 4. Laporan audit 5. Minit mesyuarat pencapaian PP/ PPKP/ PPP/ / PKA CDC Pengurusan wabak keracunan makanan. Kelewatan penyiasatan kes. Risiko penularan penyakit keracunan makanan. Imej jabatan terjejas. Borang Notifikasi. Borang siasatan keracunan makanan 3. Borang analisa microbiologi 4. Borang analisa sampel makanan (Borang A) 5. Pemeriksaan premis makanan 5 0. CME. Kolaborasi dengan institusi luar 3. Jadual bertugas selepas waktu pejabat. kali setahun. Sepanjang masa 3. Setiap bulan. Senarai kehadiran. Minit mesyuarat dengan institusi luar 3. Jadual bertugas selepas waktu bekerja PP/ PTM/ PPKP/ PSP/ PPP/ PKA Vektor Semburan kabus (SRT & ULV) kawalan denggi Gagal/lewat menjalankan semburan kabus selepas menerima notifikasi dalam masa 4 jam. Penularan jangkitan di kawasan lokaliti kes. Peningkatan wabak denggi. Notifikasi/ borang notifikasi. borang siasatan 3. sistem e-dengue 4. jadual bertugas 5. laporan aktiviti 6. buku log 7. buku log mesin 8. Aktiviti Combi Memperkasakan aktiviti Combi. Pendidikan kesihatan 3. Kolaborasi dengan agensi luar Sepanjang masa. Laporan aktiviti Combi. Surat panggilan/ Senarai kehadiran 3. Minit mesyuarat PPKP/ PKA/ PA Pengurusan Kawalan penyakit bawaan vektor Kelewatan penerimaan notifikasi dari daerah/ negeri luar. Penularan jangkitan di kawasan lokaliti kes. e-notis. 3. Borang notifikasi Surat maklumbalas kelewatan memaklumkan notifikasi kes Sepanjang masa. Jadual bertugas bilik gerakan. Salinan surat maklumbalas. Jadual bertugas PPKP/ PKA/ PA Penutupan premis tidak dapat dijalankan. Penularan penyakit. Imej jabatan terjejas. Jadual pemeriksaan premis. Borang pemeriksaan premis. Permohonan surat penurunan kuasa untuk menutup premis Sepanjang masa. Surat lantikan penurunan kuasa PKP/ PPKP KMM Pemeriksaan premis Premis tidak dapat diperiksa sepenuhnya. KPI tidak tercapai. Penularan penyakit. SOP. KPI jabatan 3. Sasaran setiap anggota 4. Jadual pergerakan anggota. Operasi bersepadu bersama daerah lain. Penyeliaan berkala. kali sebulan. 3 bulan sekali. Surat panggilan dan jadual operasi. Laporan penyeliaan PKP/ PPKP KMAM Pensampelan air Pensampelan air tidak dapat dijalankan seperti yang dijadualkan. Pelanggaran mutu air minuman. Penularan penyakit bawaan air. Jadual pensampelan air. Jadual bertugas 4. Senarai semak 4 8. Permohonan jabatan yang bersesuaian. Permohonan penjawatan Setahun sekali. Surat permohonan PKP/ PPKP Pendakwaan Penyiasatan dan pendakwaan Proses pendakwaan tidak dapat dijalankan dalam tempoh yang ditetapkan. Peningkatan aduan. Imej jabatan terjejas. SOP. Reten bulanan penyiasatan dan pendakwaan 3. Buku bukti penghantaran Penyeliaan berkala. Audit dalaman 3 bulan sekali. Laporan penyeliaan. Laporan audit dalaman EPID/ PKP/ PPKP Kenderaan Penyelenggaraan jabatan Penyelenggaraan jabatan tidak dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan. Berlaku kerosakan. Risiko kemalangan. Jadual Kenderaan jabatan. Senarai semak 3. Pekeliling Pengurusan Kenderaan Jabatan 4. Buku Log Kenderaan 5 0. Audit. Laporan 3. Kontrak. 3 bulan sekali. Setiap hari 3. setahun sekali. Laporan audit. Laporan 3. Kontrak perjanjian PKD/ Ketua Unit/ YM unit

5 Aset alih Penyelenggaraan aset alih (Bukan perubatan) Penyelenggaraan aset alih (Bukan perubatan) tidak dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan. Berlaku kerosakan aset. Pembaziran kos operasi. Pekeliling Perbendaharaan (PP). Jadual aset Audit aset alih. Permohonan peruntukan aset alih 3. Kontrak pendingin hawa. 3 bulan sekali. Setahun sekali 3. Setahun sekali. Laporan audit. Surat permohonan peruntukan aset alih 3. Kontrak perjanjian PKD/ Ketua Unit/ YM aset Kalibrasi Proses Kalibrasi Aset Pengukuran Aset Pengukuran tidak dapat dilakukan kalibrasi Pengurusan / rawatan pesakit tidak tepat. Jadual kalibrasi.. Senarai Peralatan Kalibrasi. 4. Audit Dalaman ISO. 5. Audit Aset Permohonan peruntukan kewangan. Penyeliaan berkala 3. Permohonan penambahan perjanjian konsesi. Setahun Sekali. kali setahun 3. Sepanjang masa. Surat permohonan peruntukan. Laporan penyeliaan 3. KEWPA 4 PKD/ PP/ PPP/ PPKP/ JK Proses verifikasi aset pengukuran Verifikasi Peralatan tidak dilakukan mengikut jadual Pengurusan / rawatan pesakit tidak optima. Jadual verifikasi peralatan. Arahan kerja 3. Audit Dalaman ISO. 4. Audit Aset. 5. Sijil kalibrasi. CME. Audit dalaman 3. Penyeliaan berkala. kali setahun. kali setahun 3. 3 bulan sekali. Senarai kehadiran. Laporan audit 3. Laporan penyeliaan PKD/ PP/ PPP/ PPKP/ JK Perkhidmatan Pengurusan persaraan wajib Dokumen urusan persaraan lewat dihantar ke JPA mengikut tempoh yang ditetapkan. Anggota yang bersara lewat menerima pencen dan ganjaran. Peningkatan aduan 3. Imej unit dan jabatan terjejas. Pekeliling- pekeliling yang sedang berkuatkuasa. Fail meja 3. Senarai semak daripada JPA Memberikan senarai semak dokumen yang perlu dihantar ke Unit Sumber Manusia tahun kepada anggota yang akan Sepanjang masa bersara sebelum anggota bersara dan pemulangan semula dokumen dalam tempoh sebulan. Surat penyerahan dokumen Unit perkhidmatan EO/ CC/ PT/ Anggota yang akan berpencen

6 Aduan Pengurusan aduan Aduan tidak dapat disiasat. Penambahbaikan perkhidmatan tidak dapat dilakukan. Imej jabatan terjejas. Buku daftar aduan. Sistem ISPAAA 3. Borang siasatan aduan 4 8. Hari bertemu pelanggan. Memperkasakan sistem aduan di Klinik Kesihatan & Pejabat Kesihatan. Sebulan sekali. Sepanjang masa. Rekod kedatangan pelanggan. Buku daftar aduan PP/ PPP/ JK/ EO/ Ketua Unit Latihan Pengurusan latihan Keberkesanan latihan tidak tercapai. Anggota tidak kompeten dalam menjalankan tugas. Imej jabatan terjejas. Surat panggilan latihan. Senarai kehadiran 3. Borang penilaian keberkesanan latihan 4. MyCPD/ Logbook CPD Laporan keberkesanan latihan. bulan selepas latihan diberikan. Laporan keberkesanan latihan PKD/ Ketua Unit/ Penganjur kursus Gaji Perkhidmatan pembayaran gaji anggota. Dokumen proses pembayaran gaji tidak. Lewat menerima sijil gaji akhir daripada PTJ luar.gaji anggota lambat diterima. Aduan daripada anggota meningkat 4.Gaji anggota tidak dapat/lambat diproses - lantikan baru/bertukar masuk. Pekeliling Kewangan JANM. Senarai semak 3. Jadual penghantaran perubahan gaji 4. Fail meja. Hari bersama pelanggan Unit Gaji. Kolaborasi bersama Unit Sumber Manusia untuk senarai semak pembayaran gaji. Sebulan sekali. Sepanjang masa. Rekod kedatangan anggota. Senarai semak pembayaran gaji PKD/ EO/ PA/ PT Perolehan Penyediaan pesanan. Borang permohonan pesanan kerjaan tidak. Sistem e-perolehan dan e- SPKB tergendala. Kelewatan menyediakan pesanan mengikut tempoh yang ditetapkan. Kelewatan perkhidmatan dan bekalan. Pekeliling Perbendaharaan (PP). Senarai semak permohonan pesanan. Memperkasa penggunaan senarai semak permohonan pesanan. Audit dalaman. Sepanjang masa. kali setahun. Senarai semak permohonan pesanan. Laporan audit PKD/ EO/ PA/ PT Dokumen bayaran tidak Kelewatan pembayaran mengikut tempoh yang ditetapkan. Pekeliling Perbendaharaan (PP). Laporan bil lewat Senarai semak bayaran. Audit dalaman Sepanjang tahun. Laporan audit PKD/ EO/ PA/ PT Unit Rekod Pelupusan Rekod Pengurusan Rekod Pelupusan rekod tidak dijalankan mengikut jadual Setiap klinik kesihatan hendaklah menghantar dokumen untuk pelupusan rekod. Membuat jadual pemeriksaan penghantaran pelupusan untuk Klinik Kesihatan dan Klinik desa secara berkala. Setahun sekali. Melaksanakan audit ke setiap Klinik kesihatan dan Klinik Desa pada setiap awal tahun. jadual pelupusan rekod Unit Rekod PT/PA Failing surat Surat tidak dapat difailkan dalam fail yang betul / surat tidak dijumpai Surat direkod dan ditulis ditulis nombor index 4 3. Arahan kerja. Hari Failing pada setiap hari Khamis surat-surat yang diterima Unit Rekod PT/PA Hasil Hasil yang dihantar ke pemungut utama melebihi RM500 Pindaan di Resit KEW Pengurusan Hasil Kesilapan merekod, pindaan di buku tunai Kew.49 dan Kew.68 penyalahgunaan kupon dan resit Kew.38. Berlaku penyelewengan & kehilangan wang hasil. Pekeliling Perbendaharaan. surat peringatan akan dikeluarkan bagi kk yang menghantar hasil melebihi RM500. Pekeliling.Boleh berlaku Perbendaharaan. Surat penyelewengan wang awam peringatan akan. Kuiri Audit dikeluarkan bagi kuiri resit Kew.38. Pekeliling. Pengeluaran kupon dan resit tidak sama. Kuiri Audit. Penyalahgunaan kuasa. Penyelewengan wang awam Perbendaharaan. Surat peringatan akan dikeluarkan bagi kuiri Kew.49 dan Kew.68. Pekeliling Perbendaharaan. Kawalan Audit dalaman oleh Perubatan dan KJK. Audit Dalaman. Laporan Hasil. Audit Dalaman. Laporan Hasil. Audit Dalaman. Laporan Hasil. Audit Dalaman. Laporan Hasil.Buku Pemeriksaan. Laporan Hasil jawapan Kuiri Hasil.Buku Pemeriksaan. Laporan Hasil jawapan.buku Pemeriksaan Kuiri Hasil. Laporan Hasil jawapan.buku Pemeriksaan Kuiri Hasil. Laporan Hasil jawapan Kuiri Hasil Penolong Perubatan Penolong Perubatan Penolong Perubatan Penolong Perubatan