IDENTIFIKASI KELENGKAPAN STANDARD OPERATIONAL PROCEDURES DI PERGUDANGAN BERDASARKAN PROSES BISNISNYA

Transkripsi

1 IDENTIFIKASI KELENGKAPAN STANDARD OPERATIONAL PROCEDURES DI PERGUDANGAN BERDASARKAN PROSES BISNISNYA IDENTIFICATION OF STANDARD OPERATIONAL PROCEDURES COMPLETENESS IN WAREHOUSE BASED ON BUSINESS PROCESS Iwan Vanany 12, *), Whendy Pamungkas P P 2) dan Chandra Achmad 2) 1) Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya 2) Industrial Engineering Department, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Kampus ITS Sukolilo, 60111, INDONESIA vanany@ie.its.ac.id ABSTRAK Fungsi pergudangan menjadi area penting dalam aliran rantai pasok dan dituntut untuk dikelola lebih efisien dan efektif. Adanya standard operational procedures (SOP) diyakini dapat membantu para karyawan untuk melakukan aktivitas di pergudangan sesuai dengan prosedur dan dapat menstimulasi keefisienan dan kefektifan untuk bekerja. Paper ini membahas bagaimana pemetaan proses bisnis pada pergudangan digunakan untuk membantu melengkapi SOP. Kerangka kerja dari proses bisnis di pergudangan dari Mandeville (2006) digunakan sebagai dasar mengidentifikasi kelengkapan SOP. Studi kasus di salah satu pergudangan dari perusahaan perminyakan digunakan untuk mengidentifikasi kelengkapan SOP berdasrkan proses bisnisnya. Hasil dan implikasi dari penelitian juga didiskusikan pada makalah ini. Kata kunci: Proses Bisnis, SOP, dan Pergudangan ABSTRACT Warehouse functions become the important area in supply chain and should be managed more efficient and effective. Standard Operational Procedures (SOP) is believed to support employees to work in warehouse relevant with procedure and stimulate work efficiency and effectiveness. This paper study how processes business mapping for warehouse process is used to support SOP completeness. Framework of business processes in warehouse from Mandeville (2006) is employed to identify SOP completeness. Case study in warehouse of Oil company is used to identify SOP completeness based on business processes. The results and implications of research also discussed in this paper Keywords: Business processes, SOP and Warehouse. PENDAHULUAN Hammer dan Champy (1994) meyakini proses bisnis dapat digunakan sebagai kerangka kerja untuk mengidentifikasi aktivitas dan interaksinya untuk menghasilkan produk atau jasa dan mencapai tujuan dari perusahaan. Banyak perusahaan melakukan analisa dari proses bisnisnya agar aliran proses bisnisnya berjalan secara efisien dan efektif guna meningkatkan kinerjanya (Alera dkk, 2002). Permodelan proses bisnis adalah salah satu A-40-1

2 langkah penting untuk memetakan aliran proses bisnisnya. Aliran dari proses bisnis dapat secara sistematis dipetakan dan analisa proses bisnis dapat dilakukan dengan baik dengan dasar yang kuat. Permodelan proses bisnis dalam lingkup departemen atau fungsional pada perusahaan dapat dilakukan dengan memperhatikan levelnya dan memahami aktivitas awal dan akhirnya. Cenderung level proses bisnis dalam lingkup departemen/fungsional tidak kompleks. Permodelan proses bisnis juga dapat digunakan sebagai dasar untuk mengetahui aktivitas mana yang telah memiliki kelengkapan dokumen dari sistem manajemen seperti dokumen standard operational procedure (SOP). mengetahui dokumen apa yang sebenarnya penting tetapi tidak ada pada sebuah departmen menjadi keinginan para manajer departemen untuk mengetahui dan melengkapinya. SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan terkait aktivitas/proses yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan sumberdaya yang berperan dalam aktivitas pada departmen dan perusahaan. SOP kerap digunakan sebagai aturan dan regulasi untuk menjamin aktivitasaktivitas di perusahaan yang bersifat rutin dan berulang dapat berjalan secara efisien dan efektif. Dengan adanya kelengkapan dokumen SOP, maka aktivitas yang ada memiliki pedoman yang menjadi rujukan para karyawan dalam menjalankan aktivitas tersebut. Peranan pergudangan semakin penting untuk memenuhi kebutuhan komponen yang dibutuhkan untuk pemeliharaan pada industri tambang seperti perminyakan. Upaya mengelola diperlukan usaha yang besar karena kompleksnya proses dan data pada pergudangan (Vassiliadis, dkk, 2001). Beberapa proses/aktivitas diperlukan untuk mengelola pergudangan yang menyimpan dan memenuhi komponen yang sangat beragam dan banyak. Oleh karena itu, beberapa dokumen SOP diperlukan untuk mengelola pergudangan. Tidak banyak penelitian yang membahas analisa keberadaan dokumen SOP dengan memperhatikan proses bisnisnya di departemen pergudangan khususnya pada industri perminyakan. Makalah ini membahas bagaimana permodelan proses bisnis digunakan untuk menganalisa keberadaan dokumen SOP pada departemen pergudangan pada industri perminyakan. Pada sub bahasan 1 dijelaskan latar belakang dari makalah ini. Sub bahasan 2 menggambarkan studi literatur yang digunakan untuk mendukung penelitian yang dilakukan. Sedangkan sub bahasan 3 menggambarkan permodelan proses bisnis dan analisa keberadaan dokumen SOP. Sub bahasan 4 membahas tentang hasil dan pembahasan dan sub bahasan 5 adalah kesimpulan dari makalah ini. METODE Metode penelitian yang digunakan metode aplikasi dengan studi kasus di sebuah perusahaan industri perminyakan yang berada di Kalimantan. Beberapa langkah penelitian dilakukan untuk menyelesaikan penelitian ini seperti: penentuan model proses bisnis dari pergudangan, identifikasi SOP yang dimiliki, pemetaan untuk setiap proses pada area dari proses bisnis di pergudangan berdasarkan model yang dipilih, menganalisa hasil dan mengimpulkannya. Interview dengan para karyawan yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan gudang dilakukan untuk menggambarkan proses bisnisnya Model proses bisnis dari pergudangan yang dipilih adalah model dari Mandeville (2006). Dia membagi tiga area dari proses bisnis yang ada di pergudangan yaitu (1) inbound logistics, (2) internal processing dan (3) outbound logistics. Aktivitas pada inbound logistics adalah seluruh aktivitas sebelum barang tercatat di dalam sistem dan terkait dengan pembelian sampai dengan proses penerimaan barang. Beberapa aktivitas yang ada pada proses inbound logistics seperti pembelian dan transfer. Internal processing adalah proses mulai dari barang A-40-2

3 masuk ke warehouse hingga barang tersebut disiapkan untuk dikirim. Aktivitas yang terkait dengan penanganan internal dari persediaan bertujuan agar akurat, dan cepat responnya terhadap permintaan dari komponen yang diperlukan oleh user. Pengambilan ( picking), pengepakan (pack), dan inspeksi adalah beberapa aktivitas yang dilakukan pada proses internal processing. Adapun outbound logistics adalah beberapa aktivitas yang terkait dengan pengiriman komponen/barang sesuai dengan permintaan konsumen/user seperti: customer shipments dan vendor returns. Detail dari hasil langkah pemetaan proses bisnis untuk masing-masing area dari proses bisnis di pergudangan dengan menggunakan metode flow chart, identifikasi SOP yang dimiliki, analisa dan hasil akan dibahas pada sub bab hasil dan pembahasannya HASIL DAN PEMBAHASAN Area dari proses bisnis berdasarkan Mandeville (2006) yaitu inbound logistic, internal processing, dan outbound logistic akan menjadi level 0 dari pemetaan proses bisnis yang akan dilakukan untuk mengidentifikasi kelengkapan SOP yang dimiliki perusahaan. Level 1 adalah proses detail yang melingkupi masing-masing ketiga area dari proses bisnis pada pergudangan. Sedangkan identifikasi adanya SOP dilakukan setelah level 1. Pada gambar 1 diperlihatkan hasil pemetaan proses bisnis dan keterkaitannya dengan SOP yang ada di sebuah kasus pada industri perminyakan di Kalimantan. Tabel 1: Peta proses pergudangan pada studi kasus Level 0 INBOUND LOGISTICS INTERNAL PROCESSING OUTBOUND LOGISTICS Level 1 - Receipt check in (IL1) - Material check in - Material check in - Quality inspection (IL2) - Put away - Delivery planning and - Receiving and updating - Order picking shipment stage (IL3) - Packing and compliance consolidation labeling - Loading - Return claim Identifikasi SOP - Receives Goods at - Issuing Counter Section - Shipping Section. Warehouse (Local Goods), - Receives Goods at Freight Forwarder, - Receives Goods at Port of Destinations (Imported Goods) Dari pemetaan proses bisnis yang kami lakukan tahap inbound logistic, ada tiga buah SOP yang melingkupi aktivitas yang ada di inboung logistic yaitu SOP Receives Goods at Warehouse (Local Goods), SOP Receives Goods at Freight Forwarder, dan SOP Receives Goods at Port of Destinations (Imported Goods). Pada area internal processing dan outbound logistic masing-masing juga sudah diatur dalam SOP yang terdapat pada Issuing Counter Section dan Shipping Section. Berikut ini dijabarkan proses pada level 1 dengan menggunakan flowchart berdasarkan SOP yang ada. A-40-3

4 Proses pada Inbound logistics Receipt Check in Vendor datang membawa barang beserta kelengkapan dokumennya seperti sertifikat, garansi, MSDS, PO, dan DO dari barang. Dokumen yang dibawa selanjutnya dicek kesesuaiannya dengan barang seperti delivery point, destination point, dan sah tidaknya PO oleh pihak procurement. Setelah kelengkapan dokumen tidak ada masalah selanjutnya petugas di receiving section login JDE dan mencetak worksheet untuk masing-masing PO. Tetapi bila ada ketidaksesuaian maka pihak receiving menolak vendor tersebut. Pada gambar 1 diperlihatkan aliran aktivitasnya pada proses receipt check in. Quality inspection Gambar 1. Flowchart dari Receipt Check in Barang masuk ke dalam receiving area yang sekaligus sebagai ruang inspeksi untuk dicocokan antara spesifikasi pada barang dengan yang tercantum pada PO dan Worksheet. Beberapa barang membutuhkan quality control dari pihak luar yaitu Third Party Inspector baik yang memerlukan testing maupun tanpa testing sedangkan beberapa yang lain quality control dapat dilakukan oleh petugas receiving section sendiri. Pada gambar 2 diperlihatkan aliran aktivitas dari proses quality inspection Receiving and Updating Gambar 2. Flowchart dari Quality Inspection Melalui proses quality control ada barang yang lolos inspeksi dan ada juga yang tidak lolos. Apabila barang lolos inspeksi selanjutnya receiving akan mengesahkan DO dan mengupdate status barang tersebut ke JDE. Setelah itu, barang tersebut diberikan label yang berisi item number, bin location, tujuan pengiriman, dan jumlah barang. Barang yang diterima ada yang termasuk barang stock yang kemudian disimpan ke warehouse dan barang nonstock yang langsung dikirimkan ke user. Apabila barang tidak lolos masih di periksa kembali apakah barang tersebut berkualitas atau tidak, jika tidak maka langsung dikembalikan ke vendor dengan menyertakan surat penolakan barang (rejection letter). Barang yang tidak lolos karena barang tersebut tidak sesuai dengan yang ada pada PO dan worksheet masih ada kemungkinan dapat diterima karena dikhawatirkan terjadi inovasi dari barang itu sendiri, oleh karena itu receiving mengkomunikasikan hal tersebut terlebih dahulu kepada user. Apabila user bersedia menerima maka barang dapat diterima dan jika tidak maka akan dikembalikan. Pada gambar 3 diperlihatkan aliran aktivitas pada proses receiving dan updating A-40-4

5 Proses pada Internal Processing Issuing Counter Material Check in Gambar 3. Flowchart dari Receiving dan Updating Barang stock kemudian diserahkan ke bagian issuing counter beserta dengan PO dan dicocokkan barang tersebut dengan PO. Apabila terjadi ketidaksesuaian pihak issuing counter dapat menanyakan hal tersebut ke bagian receiving. Apabila telash sesuai barang diletakkan di bin loc sesuai dengan tempatnya masing-masing. Put Away Gambar 4: Flowchart dari Issuing Counter Material Check in Pada proses put away ada kemungkinan bin loc sebagai rak tempat untuk menyimpan barang stock penuh atau bin loc untuk barang tersebut memang belum ada sehingga perlu dialokasikan bin loc yang baru. Apabila terjadi demikian pihak issuing counter harus mempersiapkan bin loc terlebih dahulu dengan mengecek suatu bin loc apakah ada barang yang bertempat di bin loc tersebut atau tidak, jika tidak ada maka bin loc tersebut dapat dijadikan sebagai alternatif alokasi bin loc yang baru. Setelah itu, bin loc tersebut didaftarkan ke sistem JDE bahwa bin loc dengan nomor sekian telah dipakai untuk barang dengan item number sekian. Setelah barang ditempatkan sesuai dengan bin loc-nya masing-masing dilakukan pencatatan manual sebagai back up data. Order Picking Gambar 5. Flowchart dari Put Away User dapat meminta barang ke warehouse melalui pick slip. Proses order picking diawali dengan conforming oleh bagian JDE via JDE. Conforming berfungsi untuk mengupdate bahwa barang yang diminta user statusnya sudah bukan on hand, artinya barang sudah dianggap keluar dari warehouse. Pick slip dari user diterima oleh issuing counter, kemudian barang dicek di bin loc dan langsung diambil. Ada metode tambahan yang dilakukan untuk memudahkan dalam melakukan pengecekan barang yang ada di warehouse yaitu pada saat pengambilan, apabila barang mudah untuk dihitung dan barangnya tidak terlalu banyak maka sisa barang akan dicatat di pick slip. Dengan demikian maka inventory checking dapat dilakukan sekaligus saat melakukan order picking. A-40-5

6 Packing and Compliance Labelling Gambar 6. Flowchart dari Order Picking Setelah diambil dilakukan pengepakan baik dalam satu kemasan terdiri dari satu jenis barang saja maupun dari beberapa jenis barang. Oleh karena itu diperlukan proses labelling untuk memberikan informasi mengenai barang yang ada dalam suatu kemasan. Selanjutnya barang yang sudah disiapkan diletakkan di shipping waiting area dan dicatat secara manual sebagai back up data kemudian pick slip ditandai menunjukkan bahwa barang sudah selesai disiapkan. Proses pada Outbound logistics Shipping Material Check in Gambar 7. Flowchart dari Packing and Compliance Labelling Apabila jadwal kapal sudah sesuai bagian shipping akan memeriksa pick slip yang telah ditandai oleh issuing counter dan mencocokkannya dengan barang yang telah disiapkan. Apabila telah selesai barang yang sudah berada dalam kemasan tersebut diletakkan di basket. Gambar 8. Flowchart dari Shipping Material Check in Shipment Stage Consolidation and Loading Kapal yang digunakan untuk mengirim barang ke user tidak hanya menuju satu lokasi saja, melainkan berbagai lokasi operasi yang masih dalam satu wilayah jangkauan. Disinilah peran dari adanya proses konsolidasi, barang yang sudah berada di basket dicatat dalam surat jalan pengiriman barang yang biasa disebut sebagai shipping manifest. Setelah dilakukan loading ke kapal dan petugas kapal menandatangani manifest tersebut, pihak shipping mengirim manifest via agar sebelum kapal berangkat user sudah mengetahui barang apa saja yang akan dikirim. Gambar 9. Flowchart dari Shipment Stage Consolidation and Loading A-40-6

7 User Claim Setelah barang sampai, user akan mengecek kembali barang-barang yang telah dikirim. Apabila terdapat ketidaksesuaian user akan mengkonfirmasi ke pihak shipping, namun apabila shipping kurang mengetahui mengenai konfirmasi dari user mereka akan menanyakan hal tersebut ke issuing counter dan receiving. KESIMPULAN DAN SARAN Gambar 10. Flowchart dari User Claim Berdasakan hasil dan pembahasan menunjukkan bahwa identifikasi kelengkapan standar operasi prosedur di pergudangan dapat dilakukan dengan memperhatikan proses bisnis yang seharusnya ada di dalam mengelola pergudangan. Dengan menggunakan kerangka proses bisnis pergudangan dari Mandenville (2006) menunjukkan bahwa SOP yang dimiliki oleh PT X yang bergerak dalam industri perminyakan telah mencakup proses-proses bisnis yang seharusnya ada didalam mengelola pergudangan. Beberapa perbaikan kecil dapat dilakukan untuk menyempurnakan standar operasi prosedur yang telah dimiliki oleh perusahaan seperti didalam proses put way dan user claim. Adanya identifikasi kebutuhan standar operasi prosedur berdasarkan proses bisnisnya akan memudahkan para manajer mengetahui proses apa saja yang belum dilingkupi dari SOP yang telah mereka miliki. Dalam konteks pergudangan, dengan berbasis proses bisnis, diharapkan SOP yang ada mampu mencakup proses bisnis yang ada pada pergudangan. Kedepannya, identifikasi kebutuhan standar operasi prosedur berbasis proses bisnis juga dapat diaplikasikan pada produksi, perawatan dan pengadaan. DAFTAR PUSTAKA Aguilar-Savén, R. S. (2004). Business process modelling: Review and framework. International Journal of Production Economics, 90(2), Alera, R., Borrajoa, D., Camachoa, D., & Sierra-Alonsob, A. (2002). A knowledge based approach for business process reengineering, SHAMASH. Knowledge-Based Systems, 15, Hammer, M., & Champy, J. (1994). Reengineering the Corporation A Manifesto for Business Revolution. London: Nicholas Brealey Publishing. Mandeville, M, (2006), Oracle Warehouse Management, presentations/oaugoraclewms MarkMandeville ppSr. Solution Consultant Vassiliadis, P., Quix, C., Vassiliou, Y., Jarke., M., (2001). Data warehouse process management, Information Systems, A-40-7