BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Transkripsi

1 48 BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Kerangka Pemikiran Perubahan paradigma penyelenggaraan pemerintahan dalam wujud pelaksanaan otonomi daerah yang luas, nyata dan bertanggung jawab telah menjadikan Pemerintah Daerah sebagai ujung tombak dalam pelaksanaan tugastugas pemerintahan terutama dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Salah satunya adalah pelayanan dalam bidang administrasi kependudukan. Pada saat ini pemerintah menetapkan kebijakan mengenai administrasi kependudukan berdasarkan Undang-undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan yang berlaku sejak 29 Desember Dalam prakteknya kebijakan dan implementasi administrasi kependudukan tersebut dipengaruhi oleh aspek landasan hukum, aspek kelembagaan dan sumber daya manusia, aspek penerapan teknologi dan sistem pelayanan, aspek registrasi, aspek demografis (kesadaran masyarakat), aspek pengolahan data penduduk (Ditjen Adminduk, 2005) Di Kabupaten Bogor tugas pelayanan administrasi publik bidang administrasi kependudukan menjadi tugas sekaligus merupakan kewenangan dari pemerintah daerah, yang diwakili oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Bogor. Sebagaimana diatur dalam UU No 32 tahun 2004, tentang Pemerintahan daerah, Kewenangan daerah mencakup kewenangan dalam seluruh bidang pemerintahan, kecuali kewenangan dalam bidang politik luar negeri, pertahanan keamanan, peradilan, moneter, dan fiskal, agama serta kewenangan bidang lain. Terwujudnya administrasi kependudukan yang tertib pada tahun 2013 adalah merupakan visi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor dalam mendukung pelaksanaan pembangunan di Kabupaten Bogor, khususnya dalam bidang kependudukan. Dalam mewujudkan tertib administrasi kependudukan tersebut perlu didukung oleh sistem pelayanan yang prima dimana masyarakat mendapatkan pelayanan dengan mudah, murah dan cepat serta

2 49 terdaftarnya seluruh masyarakat Kabupaten Bogor dalam data base kependudukan yang dibangun oleh program SIAK. Kajian ini dilakukan untuk melihat bagaimana pelaksanaan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor sehubungan dengan diterbitkannya Undang-undang No. 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan dan Peraturan Pemerintah No. 37 Tahun 2007 tentang pelaksanaan Undang-undang No. 23 Tahun Dalam praktiknya di lapangan, penerapan Undang-undang No. 23 Tahun 2006 bervariasi implikasinya, mengingat kondisi geografis, sosial, politik dan budaya yang berbeda-beda pada tiap-tiap daerah. Dengan metode analisis deskriptif kuantitatif - kualitatif dilakukan analisis secara menyeluruh terhadap pelaksanaan pelayanan administrasi kependudukan, khususnya pelayanan KTP dan KK serta Akta Catatan Sipil pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor. Penyelenggaraan SIAK adalah salah satu amanat UU No. 23 Tahun 2006 yang harus dilaksanakan di daerah. Kabupaten Bogor untuk saat ini baru dapat melaksanakan sistem informasi administrasi kependudukan dengan SIAK off line. Dalam hal penerapan teknologi yang baru penyelenggaraan SIAK off line dapat membawa pengaruh atau dampak yang cukup besar terhadap sistem pelayanan yang sedang berlangsung, khususnya pelayanan KTP dan KK. Untuk mengetahuinya maka dilakukan analisis persepsi para pelaksana pelayanan KTP dan KK serta persepsi masyarakat sebagai konsumen terhadap sistem pelayanan KTP, KK serta Akta Catatan Sipil. Aspek yang diteliti dari sistem pelayanan meliputi aspek kecepatan, ketepatan, kemudahan, keadilan dan biaya yang dikeluarkan untuk pembuatan KTP dan KK sebagaimana diungkapkan oleh Ndraha (2003) dalam Karesepina (2004) bahwa pemerintah melalui aparat dalam memberikan layanan sipil kepada masyarakat harus memperhatikan aspek kecepatan, ketepatan, kemudahan, dan keadilan. Artinya Layanan sipil yang berkualitas yang diterima oleh masyarakat selama ini dari aparat pemerintahan dilihat dari dimensi - dimensi tersebut. Pengukuran terhadap kualitas layanan, sepenuhnya berada pada masyarakat yang

3 50 secara langsung berhadapan dengan aparat pemerintahan yang memberikan pelayanan, sebagaimana diuraikan pada Gambar 2. Tertib Administrasi Kependudukan di Kabupaten Bogor Tahun 2013 Strategi dan Program SWOT QSPM Persepsi masyarakat terhadap Sistem pelayanan pendaftaran penduduk (KTP/KK) dan pencatatan sipil (Akta Kelahiran) Kemudahan Ketepatan Kecepatan Keadilan - Biaya Optimal Belum Optimal Implementasi UU No 23 Th 2006 Analisis Deskriptif Pelayanan Administrasi Penduduk : 1. Pendaftaran Penduduk 2. Pencatatan Sipil 3. Penerapan SIAK Terbitnya UU No. 23 Tahun 2006 & PP No. 37 Tahun 2007 bagi Kab/Kota dengan Kondisi geografis, politik, sosial, ekonomi & budaya yang berbeda Gambar 2. Kerangka Pemikiran Kajian Analisis SWOT dilakukan dalam merumuskan strategi dan program untuk meningkatkan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten Bogor yang sebelumnya terlebih dahulu dilakukan identifikasi faktor internal sebagai kekuatan dan kelemahan serta faktor eksternal sebagai peluang dan ancaman. Untuk prioritas program digunakan analisis QSPM.

4 Lokasi dan Waktu Kajian Lokasi pelaksanaan kajian ini adalah di Kabupaten Bogor, khususnya pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor yang berlokasi di Jalan Bersih, Kelurahan Tengah, Kecamatan Cibinong, Kabupaten Bogor serta dua kecamatan yaitu Kecamatan Cibinong dan Kecamatan Pamijahan. Penentuan lokasi penelitian di tempat tersebut adalah sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya sebagai penyelenggara pelayanan administrasi kependudukan di wilayah Pemerintah Daerah Kabupaten Bogor serta dua kecamatan dengan jumlah penduduk yang besar yang kepemilikan KTP dan KK nya masih sangat kecil dibandingkan dengan kepemilikan KTP/KK di Kabupaten Bogor. Pemilihan Kecamatan Cibinong dan Kecamatan Pamijahan berkaitan juga dengan kondisi yang berlawanan diantara dua kecamatan tersebut, Kecamatan Cibinong terdiri dari 12 Kelurahan, yang jarak tempuhnya cukup dekat dengan pusat pemerintahan Kabupaten Bogor, sedangkan Kecamatan Pamijahan terdiri dari 15 Desa yang jaraknya berjauhan satu sama lain dengan jarak tempuh yang cukup jauh dengan pusat peemerintahan Kabupaten Bogor. Pelaksanaan kajian dilakukan bulan April sampai dengan Juni Responden dan Informan Data primer kajian ini diperoleh dari responden yang dianggap sebagai informan kunci yang dianggap memahami pokok permasalahan yang diteliti. Pemilihan responden dan informan tidak menggunakan patokan keterwakilan populasi, melainkan keterwakilan aspek permasalahan, sebagaimana dijelaskan oleh Nasdian (2009), bahwa dalam penelitian kualitatif responden dan informan dipilih sebagai sampel hanya jika ia memberikan sumbangan pemahaman atas aspek masalah yang sedang diteliti. Implikasinya, sampel dipilih secara sengaja (purposive) dan dalam jumlah kecil. Nasdian (2009) membedakan definisi antara responden dan informan, responden adalah orang yang hanya menceritakan dan menjelaskan tentang dirinya yang relevan dengan pokok permasalahan, sedangkan informan adalah orang yang selain mampu menceritakan dan menjelaskan tentang dirinya juga mampu menjelaskan lingkungannya yang

5 52 relevan dengan pokok permasalahan penelitian. Bertindak sebagai informan dan responden dalam kajian ini adalah Kepala Bidang Kependudukan, Kepala Bidang Pencatatan Sipil, Kepala Seksi Administrasi Penduduk, Kepala Seksi Sistem Informasi Kependudukan, Kepala Seksi Pencatatan Kelahiran dan Kematian, Kepala Seksi Pencatatan P2 dan P3 Anak, Kepala Sub Bagian Programpada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor, dua orang Kepala Seksi Pemerintahan di tingkat Kecamatan serta 40 orang konsumen pelayanan KTP dan KK serta 20 orang konsumen pencatatan sipil. Penyebaran responden ditunjukkan pada Tabel 4. Tabel 4. Penyebaran Jenis dan Jumlah Responden No Instansi Pejabat Struktural Masyarakat (Konsumen) Jumlah 1 Disduk dan Capil Kecamatan Cibinong Kecamatan Pamijahan Jumlah Metode Penelitian Jenis dan Sumber Data Data yang dikumpulkan dalam kajian ini meliputi : 1. Data Sekunder, untuk menggambarkan pelaksanaan pelayanan pendaftaran penduduk, pencatatan sipil dan penyelenggaraan SIAK. Aspek yang dikaji adalah landasan operasional, prosedur pelayanan, data distribusi blanko KK, KTP dan Akta Catatan Sipil Tahun , data kepemilikan dan wajib KTP dan KK Tahun 2009 serta hambatan atau permasalahan yang dijumpai dalam praktek pelayanan administrasi kependudukan yang didapatkan dari Peraturan Perundang-undangan, Renstra, LAKIP dan Laporan Kegiatan Rutin Tahun Data Primer, berupa persepsi atau pandangan dari aparat pelaksana dan masyarakat sebagai konsumen untuk mengetahui dampak implementasi Undang-undang No. 23 Tahun 2006 terhadap sistem pelayanan KTP, KK dan

6 53 Akta Catatan Sipil. Aspek yang dikaji meliputi kecepatan, ketepatan, kemudahan dan keadilan dalam pelayanan KTP, KK dan Akta Catatan Sipil. 3. Data primer hasil angket Eksternal Faktors Analysis (EFA) dan Internal Faktors Analysis (IFA) untuk menentukan prioritas program dengan responden terdiri dari Stakeholders Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil sebanyak tujuh orang dan dua orang Kepala Seksi Pemerintahan di tingkat Kecamatan Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan cara : 1. Studi dokumentasi untuk mendapatkan data sekunder berupa perundangundangan, Laporan Kegiatan Rutin Tahunan, Renstra dan LAKIP Disduk dan Capil Kabupaten Bogor, dan literatur lainnya yang berkaitan dengan penyelenggaraan administrasi kependudukan di Kabupaten Bogor. 2. Observasi, berupa pengamatan langsung di lokasi penelitian 3. Wawancara (interview), dengan cara mengajukan pertanyaan secara langsung kepada informan dan responden, dengan menggunakan kuesioner terbuka yaitu pertanyaan dimana responden diminta untuk menyediakan jawaban sendiri terhadap pertanyaan dan kuesioner tertutup yaitu pertanyaan yang dikembangkan dengan menyediakan alternatif jawaban (Bardosono, 2009) Metode Pengolahan dan Analisis Data Dalam kajian ini digunakan analisis deskriptif kualitatif dan kuantitatif Analisis deskriptif adalah proses pengumpulan data dan peringkasan data serta upaya untuk menggambarkan berbagai karakteristik yang penting pada data yang telah terorganisasikan tersebut (Amin, 2008). Analisis Deskriptif kualitatif dan kuantitatif dilakukan untuk menggambarkan bagaimana pelaksanaan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor sesudah berlakunya Undang-undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan berdasarkan observasi langsung di lapangan dengan melihat prosedur dan standar perlayanan yang berlaku serta permasalahan yang ditemui

7 54 dalam pelaksanaan pelayanan administrasi kependudukan. Hasil analisis dijelaskan dalam bentuk paparan dan tabulasi data. Untuk mengetahui persepsi masyarakat terhadap sistem pelayanan pencatatan sipil dan pendaftaran penduduk dengan diimplementasikannya Undang-undang No 23 Tahun 2006 dilakukan analisis persepsi. Karena untuk menjawab tujuan kajian tersebut diperlukan pandangan atau pendapat masyarakat sebagai konsumen pengguna sistem pelayanan secara langsung berdasarkan pengalamannya selama ini. Beberapa aspek yang akan dinilai melalui persepsi konsumen dalam sistem pelayanan adalah : 1. Kemudahan Kemudahan dalam mengurus pembuatan dokumen kependudukan, berupa : a. Prosedur pelayanan, yaitu kemudahan tahapan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat dilihat dari sisi kesederhanaan alur pelayanan, sebagai data yang diukur dengan pengukuran: Sangat tidak mudah, tidak mudah, mudah, sangat mudah. b. Persyaratan pelayanan, yaitu persyaratan teknis dan administratif yang diperlukan untuk pembuatan dokumen, sebagai data yang diukur dengan pengukuran: Sangat tidak sesuai, tidak sesuai, sesuai, sangat sesuai. c. Contact Person, yaitu kemudahan dalam menghubungi petugas pelayanan, sebagai data yang diukur dengan pengukuran : Sangat tidak mudah, tidak mudah, mudah, sangat mudah. 2. Ketepatan a. Kepastian hukum bahwa proses pelayanan dilakukan sesuai peraturan yang berlaku, sebagai data yang diukur dengan pengukuran: Sangat tidak sesuai, tidak sesuai, sesuai, sangat sesuai. b. Kepastian jadwal pelayanan, yaitu pelaksanaan waktu pelayanan sesui dengan ketentuan yang telah ditetapkan, sebagai data yang diukur dengan pengukuran: Sangat tidak tepat, tidak tepat, tepat, sangat tepat.

8 55 3. Kecepatan a. Kecepatan pelayanan, yaitu target waktu pelayanan dapat diselesaikan dalam waktu yang telah ditentukan oleh unit penyelenggaraan pelayanan sebagai data yang diukur dengan pengukuran : Sangat tidak cepat, tidak cepat, cepat, sangat cepat. b. Kemampuan Petugas pelayanan, yaitu tingkat keahlian dan ketrampilan yang dimiliki petugas dalam menyelesaikan pelayanan kepada masyarakat sebagai data yang diukur dengan pengukuran: Sangat tidak mampu, tidak mampu, mampu, sangat mampu. 4. Keadilan Keadilan mendapat pelayanan, yaitu pelaksanaan pelayanan dengan tidak membedakan golongan/status masyarakat yang dilayani sebagai data yang diukur dengan pengukuran: Sangat tidak adil, tidak adil, adil, sangat adil. 5. Biaya a. Kepastian biaya pelayanan, yaitu kesesuaian antara biaya yang dibayarkan dengan biaya lain yang ditetapkan, sebagai data yang diukur dengan pengukuran: Sangat tidak sesuai, tidak sesuai, sesuai, sangat sesuai. b. Pengetahuan tentang biaya gratis, yaitu pengetahuan masyarakat tentang aturan tidak adanya retribusi dalam pembuatan dokumen, sebagai data yang diukur dengan pengukuran : Sangat tidak tahu, tidak tahu, tahu, sangat tahu. c. Kewajaran biaya yang dikeluarkan, yaitu keterjangkauan masyarakat terhadap besarnya biaya lain-lain yang dikeluarkan yang diukur dengan pengukuran: Sangat tidak wajar, tidak wajar, wajar, sangat wajar. Metode pengumpulan dan analisis data kajian untuk menjawab tujuan penelitian dapat dilihat pada Tabel 5.

9 56 Tabel 5. Hubungan antara Tujuan, Data dan Metode Analisis Tujuan Kajian 1. Menganalisis pelaksanaan pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dengan berlakunya UU No. 23 Tahun Menganalisis persepsi masyarakat /konsumen terhadap sistem pelayanan KTP, KK dan Akta Catatan Sipil. 3. Merumuskan strategi dan program untuk meningkatkan pelaksanaan pelayanan Administrasi Kependudukan di Kabupaten Bogor. Jenis Data Sekunder dan Data Primer Aspek yang diteliti : 1. Prosedur Pelayanan 2. Data Distribusi Blangko KTP dan KK 3. Data Kepemilikan KTP, KK dan Akta Catatan Sipil. 4. Permasalahan dan hambatan yang ditemui Data Primer, Aspek yang dikaji dari sistem pelayanan : 1. Kecepatan 2. Ketepatan 3. Kemudahan 4. Keadilan 5. Biaya pelayanan Data Primer, Faktor Internal (Kekuatan dan Kelemahan) Faktor Eksternal (Peluang dan Ancaman) Data Sumber Informan : 1. Ka.Bid Kependudukan 2. Ka.Bid Pencatatan Sipil 3. Ka.Sie Pemerintahan Dokumentasi : 1. Peraturan perundangundang 2. Renstra 3. LAKIP 4. Laporan Kegiatan Rutin Bulanan, Tahunan Responden : 1. Konsumen KTP dan KK di 2 Kecamatan (40 orang) 2. Konsumen Pencatatan Sipil (20 orang) Responden : 1. Ka.Bid Kependudukan 2. Ka.Bid Capil 3. Ka.Sie Akta Lahir & Mati 4. Ka.Sie Perk & P2P3 Anak 5. Ka.Sub.Bag Program 6. 2 Kasie Pemerintahan di Kecamatan Metode Analisis Analisis Deskriptif Analisis Deskriptif Analisis EFE dan IFE Analisis SWOT QSPM Definisi Konseptual Dalam kajian ini terdapat berbagai konsep dalam administrasi kependudukan yang digunakan dalam analisis dan pembahasan. Untuk itu diperlukan kesamaan pengertian pada beberapa istilah administrasi kependudukan yaitu : 1) Penduduk Daerah adalah Warga Negara Indonesia dan Orang Asing yang bertempat tinggal di Daerah, yang terdiri dari Penduduk WNI dan Orang Asing yang memiliki Izin Tinggal Terbatas dan Orang Asing yang memiliki Izin Tinggal Tetap. 2) Penduduk Luar Daerah adalah WNI dan/atau Orang Asing terdiri dari Penduduk Tinggal Sementara,Tamu dan Penduduk singgah / melakukan kunjungan.

10 57 3) Pendaftaran Penduduk adalah pencatatan biodata penduduk, pencatatan atas pelaporan peristiwa kependudukan dan pendataan Penduduk Rentan Administrasi Kependudukan serta penerbitan dokumen kependudukan berupa kartu identitas atau Surat Keterangan Kependudukan. Pendaftaran penduduk pada kajian ini difokuskan pada penerbitan KTP dan KK. 4) Peristiwa kependudukan adalah kejadian yang dialami penduduk yang harus dilaporkan karena membawa akibat terhadap penerbitan atau perubahan Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk, Kartu Identitas Penduduk dan Surat Keterangan Kependudukan lainnya meliputi perubahan alamat, pindah datang, perubahan status tinggal terbatas menjadi tinggal tetap, serta tinggal sementara. 5) Kartu Keluarga (KK) adalah kartu identitas keluarga yang memuat data tentang nama, susunan dan hubungan keluarga, serta identitas anggota keluarga. 6) Kartu Tanda Peduduk (KTP) adalah identitas resmi Penduduk sebagai bukti diri yang diterbitkan oleh Dinas yang berlaku diseluruh wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. 7) Verifikasi adalah proses pengecekan persyaratan yang harus dibawa/dimiliki oleh penduduk untuk mengurus dokumen Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil. 8) Validasi adalah proses pencocokan kebenaran data yang diisi oleh penduduk di setiap formulir permohonan dokumen Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil. 9) Surat Keterangan Kependudukan adalah bukti yang dimiliki seseorang setelah melaporkan peristiwa penting atau peristiwa yang dialami, yang meliputi Surat Keterangan Kelahiran, Surat Keterangan Lahir Mati, Surat Keterangan Kematian, Surat Keterangan Pindah Datang WNI, Surat Keterangan Pindah Datang Orang Asing Tinggal Terbatas, Surat Keterangan Pindah Datang Orang Asing Tinggal Tetap, Surat Keterangan Tempat Tinggal, Surat Keterangan Tinggal Sementara, Surat Keterangan Pindah ke Luar Negeri untuk WNI, Surat Keterangan Pindah ke Luar Negeri untuk

11 58 Orang Asing, Surat Keterangan Datang dari Luar Negeri, Surat Keterangan Pengganti Tanda Identitas, Surat Keterangan Orang Tua, dan Surat Keterangan Kependudukan lainnya. 10) Pencatatan Sipil adalah pencatatan Peristiwa Penting yang dialami oleh seseorang dalam register Pencatatan Sipil pada Dinas atau UPT Dinas. Dalam kajian ini pencatatan sipil difokuskan pada pencatatan kelahiran. 11) Peristiwa Penting adalah kejadian yang dialami oleh seseorang meliputi kelahiran, kematian, lahir mati, perkawinan, perceraian, pengakuan anak, pengesahan anak, pengangkatan anak, perubahan nama dan perubahan status kewarganegaraan dan peristiwa penting lainnya 12) Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terisolasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi. 13) Persepsi adalah kesan, penafsiran atau penilaian berdasarkan pengalaman yang diperoleh dan suatu proses pengambilan keputusan tentang pemahaman seseorang kaitannya dengan suatu obyek, stimuli atau individu yang lain. Dalam kajian ini pengertian persepsi lebih ditekankan kepada penilaian atau pandangan seseorang terhadap suatu obyek, sehingga persepsi yang diberikan oleh seseorang dipengaruhi oleh faktor psikis dan lingkungannya. 3.5 Metode Perancangan Program Perancangan program merupakan tahap penyampaian hasil kajian kepada para stakeholder pembangunan daerah yang meliputi unsur pemerintahan, masyarakat dan pihak swasta. Respon dari para stakeholder dihimpun sedemikian rupa sehingga menjadi strategi penerapan hasil kajian. Respon para stakeholder juga diperlukan untuk menentukan prioritas program pembangunan daerah yang akan disusun dalam kajian. Perancangan program dalam kajian ini menggunakan Analisis SWOT. Untuk mempermudah teknik analisis lingkungan eksternal dalam SWOT digunakan External Factor Evaluation (EFE). Sedangkan analisis lingkungan internal akan memberikan gambaran tentang keunggulan dan kelemahan (SW)

12 59 dari perusahaan. Untuk mempermudah teknik analisis lingkungan internal dalam SWOT digunakan Internal Factor Evaluation (IFE). Oleh sebab itu, sebelum melakukan analisis SWOT seharusnya dilakukan analisis EFE dan IFE atau yang lebih dikenal dengan EFE matrix dan IFE matrix (Purwanto, 2008). Analisis SWOT didahului dengan identifikasi faktor lingkungan internal Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor serta Kecamatan dan Desa/Kelurahan sebagai kepanjangan tangan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor dalam pelayanan pendaftaran penduduk Selanjutnya dilakukan evaluasi nilai faktor internal dan evaluasi nilai faktor eksternal. Untuk memilih alternatif strategi menggunakan kombinasi matriks SWOT Analisis Evaluasi Faktor Eksternal (EFE External Factor Evaluation) Evaluasi Faktor Eksternal (EFE) digunakan untuk mengetahui faktor faktor eksternal yang berkaitan dengan peluang dan ancaman. Penentuan faktor eksternal dilakukan dengan cara wawancara dengan responden. Menurut David (2005) dalam bukunya Concept of Strategic Management setidaknya ada lima tahapan dalam pembuatan EFE matriks (Purwanto, 2008 ) : 1. Buat critical success factor seperti yang diidentifikasikan dalam faktor-faktor lingkungan eksternal yang menjadi peluang (opportunities) maupun ancaman (threats). Buatlah secara spesifik dengan menggunakan teknik statistik seperti persentase, rasio dan perbandingan jika memungkinkan. 2. Menentukan bobot atau timbangan critical success factor, dimulai dari 0,0 untuk faktor yang sangat tidak penting sampai 1,0 untuk faktor yang sangat penting. Ukuran bobot dapat ditetapkan dengan beberapa cara, misalnya dengan konsensus kelompok. Total seluruh bobot dari critical success factor harus sama dengan 1,0. Nilai bobot ini dihitung berdasarkan rata-rata industri. 3. Kemudian untuk setiap faktor yang telah diberi bobot, juga diberi peringkat mulai dari angka 1 sampai 4. Nilai 4 (respon sangat bagus) artinya jika respon perusahaan terhadap lingkungan eksternal sangat baik dan optimal dibanding dengan perusahaan lain dalam industri. Nilai 3 (respon di atas rat-rata) artinya jika respon perusahaan terhadap lingkungan eksternal lebih baik jika

13 60 dibandingkan dengan respon perusahaan lain dalam industri. Nilai 2 (respon rata-rata) artinya jika respon perusahaan sama saja dengan rata-rata perusahaan lain dalam industri, dan nilai 1 artinya respon di bawah rata-rata yaitu jika respon perusahaan sangat buruk. 4. Pada langkah ini, setiap bobot pada langkah ke dua dikalikan dengan peringkat yang telah ditentukan pada langkah tiga untuk mendapatkan nilai timbangannya. 5. Jumlah nilai tertimbang untuk setiap variabel yang digunakan merupakan total nilai tertimbang perusahaan tersebut. Matriks evaluasi faktor eksternal disajikan pada Tabel 6. Tabel 6. Matriks Evaluasi Faktor Eksternal (EFE) No Faktor Eksternal Bobot Rating Peluang (Opportunities) Ancaman (Threats) Total 1 Sumber : Purwanto, 2008 Nilai (Bobot x Rating) Analisis Evaluasi Faktor Internal (IFE Internal Factor Evaluation) Tahapan dalam pembuatan IFE matriks sama dengan tahapan EFE matriks, perbedaannya pada EFE matriks yang diidentifikasikan adalah faktorfaktor eksternal (peluang dan ancaman), sedangkan dalam IFE matriks adalah faktor-faktor internal (kekuatan dan kelemahan). Tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut : 1. Buat critical success factor seperti yang diidentifikasikan dalam faktor-faktor lingkungan internal yang menjadi kekuatan (Strenght) maupun Kelemahan (Weaknesses). Buatlah secara spesifik dengan menggunakan teknik statistik seperti persentase, rasio dan perbandingan jika memungkinkan. 2. Menentukan bobot atau timbangan critical success factor, dimulai dari 0,0 untuk faktor yang sangat tidak penting sampai 1,0 untuk faktor yang sangat penting. Ukuran bobot dapat ditetapkan dengan beberapa cara, misalnya

14 61 No Faktor Internal Bobot Rating Nilai (Bobot x Rating) Kekuatan (Strengths) dengan konsensus kelompok. Total seluruh bobot dari critical success factor harus sama dengan 1,0. 3. Kemudian untuk setiap faktor yang telah diberi bobot, juga diberi peringkat mulai dari angka 1 sampai 4. Nilai 4 artinya respon sangat bagus dan nilai 1 artinya respon di bawah rata-rata yaitu jika respon perusahaan sangat buruk. 4. Pada langkah ini, setiap bobot pada langkah ke dua dikalikan dengan peringkat yang telah ditentukan pada langkah tiga untuk mendapatkan nilai timbangannya. 5. Jumlah nilai tertimbang untuk setiap variabel yang digunakan merupakan total nilai tertimbang perusahaan tersebut. Matriks Evaluasi Faktor Internal disajikan pada Tabel 7. Kelemahan (Weaknesses) Total 1 Sumber :Purwanto, 2008 Tabel 7. Matriks Evaluasi Faktor Internal (IFE) Skor total IFE dan skor total EFE digunakan untuk menentukan di kuadran berapa posisi pelayanan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bogor. Untuk lebih jelasnya, penempatan posisi nilai IFE dan EFE ditunjukkan pada Tabel 8. Tabel 8. Internal dan external matrix Skor Total IFE Kuat Rata-rata Lemah 4,0 3,0 2,0 1,0 Skor Total EFE Tinggi Rata-rata Rendah 3,0 2,0 1,0 I II III IV V VI VII VIII IX Sumber : Purwanto,2008

15 Matriks SWOT Alat yang dipakai untuk menyususn faktor-faktor strategis perusahaan adalah matriks SWOT. Matrik ini dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Matriks ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan alternatif stretegis (Rangkuti, 2006) : 1. Strategi SO Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya. 2. Strategi ST Ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman. 3. Strategi WO Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada. 4. Strategi WT Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman. Matriks strategi SWOT dapat dilihat pada Tabel 9. Tabel 9. Matriks SWOT (Strengths-Weaknesses-Opportunities-Threats) Faktor Internal Faktor Eksternal OPPORTUNITIES (O) Tentukan 5-10 Faktor Peluang Eksternal THREATS (T) Tentukan 5-10 Faktor Ancaman Eksternal Sumber : Rangkuti,2006 STRENGTHS (S) Tentukan 5-10 Faktor Kekuatan Internal STRATEGI S O Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang STRATEGI S T Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman WEAKNESSES (W) Tentukan 5-10 Faktor Kelemahan Internal STRATEGI W O Ciptakan strategi yang memanfaatkan peluang untuk meminimalkan kelemahan STRATEGI W T Ciptakan strategi yang menghindari ancaman untuk minimalkan kelemahan

16 Analisis QSPM (Quantitative Strategic Planning Matrix) Teknik QSPM ini dirancang untuk menentukan kemenarikan relatif (relative attractiveness) dan mengevaluasi pilihan-pilihan strategi alternatif yang dapat dilaksanakan secara objektif, berdasarkan faktor-faktor sukses internal dan eksternal yang telah diidentfikasi pada Internal Factor Evaluation dan External Factor Evaluation Matrix sebelumnya (Purwanto, 2008). Dengan demikian The Quantitative Strategic Planning Matrix (QSPM) merupakan matriks tahap akhir dari kerangka kerja analisis formulasi strategi. Teknik ini secara jelas menunjukkan strategi alternatif yang paling baik untuk dipilih. Untuk membuat QSPM ini setidaknya ada enam tahap yang harus dilakukan, yaitu : a. Membuat daftar kekuatan-kelemahan perusahaan (internal factor) dan peluang-ancaman (external factor) yang langsung diambil dari matriks IFE dan EFE; b. Memberi nilai Rating (bobot kemenarikan yang diterima) masing-masing faktor internal dan eksternal di atas sesuai yang terdapat dalam matriks IFE dan EFE; c. Membuat daftar strategi-strategi alternatif yang dihasilkan oleh matriks SWOT; d. Tetapkan Attractiveness Score (AS), yaitu sebuah angka yang menunjukkan relative attractiveness untuk masing-masing strategi yang dipilih. AS ditetapkan dengan cara meneliti masing-masing internal dan external critical success factor. Nilai AS harus ada pada masing-masing strategi untuk menunjukkan relative aractiveness dari satu strategi ke strategi lain dengan batasan nilai : 1 = tidak menarik, 2 = agak menarik, 3 = secara logis menarik, dan 4 = sangat menarik. e. Hitung Total Attactiveness Score (TAS) dengan cara mengalikan nilai rating dengan AS, TAS menunjukkan relative attractiveness dari masing-masing alternatif strateginya. f. Jumlahkan semua total TAS pada masing-masing kolom QSPM. Nilai QSPM yang terbesar menunjukkan bahwa alternatif itu menjadi pilihan

17 64 strategi utama dan nilai TAS terkecil menunjukkan bahwa alternatif strategi yang menjadi pilihan terakhir. The Quantitative Strategic Planning Matrix (QSPM) ditunjukkan pada Tabel 10. Tabel 10. The Quantitative Strategic Planning Matrix (QSPM) Faktor Sukses Kritis Opportunities (Peluang) Threats (Ancaman) Strengths (Kekuatan) Weaknesses (Kelemahan) Jumlah TAS Rating Alternatif Strategi Strategi 1 Strategi 2 Strategi 3 AS TAS AS TAS AS TAS Sumber : Purwanto, 2008 Keterangan : AS = Attractiveness Score TAS = Total Attractiveness Score