BAB 3. Analisis Sistem Berjalan

Transkripsi

1 BAB 3 Analisis Sistem Berjalan 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah perusahaan PT Dos Ni Roha didirikan pada tanggal 16 September 1963 di Jakarta. PT Dos Ni Roha merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi obat-obatan. Pada awalnya obat-obatan tersebut didistribusikan melalui PT Indria. Pada saat itu direktris PT Indria adalah Ibu Subari. Namun, beliau memberikan kepercayaan kepada E. Trismitro untuk memimpin PT Indria. Pada saat kepemimpinan E. Trismitro, PT Indria mendapat kepercayaan oleh beberapa perusahaan asing seperti PT Ciba, PT Schering, dan PT Hoffman LA Roche untuk mengimpor obat-obatan ke Indonesia. Pada tanggal 16 Agustus 1966, PT Dos Ni Roha diakuisisi oleh E.Trismitro dan sejak tanggal 16 November 1967, semua kegiatan mengimport dan juga mendistribusikan obat-obatan ditangani oleh PT Dos Ni Roha, sedangkan PT Indria menjadi sub agen PT Dos Ni Roha mulai mengalami kemajuan dikarenakan adanya kebijakan pemerintah yang memberikan kesempatan untuk penanaman modal asing di Indonesia. Hal itu mengakibatkan beberapa perusahaan obat-obatan asing seperti PT Schering Indonesia, melakukan kerja sama dengan PT Dos Ni Roha sebagai mitra kerja. Kemajuan yang dialami oleh PT Dos Ni Roha semakin terlihat, dimana pada tahun 1968, perusahaan memiliki beberapa cabang yang berada di Bandung, Solo, Surabaya, Manado, Medan, dan Semarang dan ditahun yang sama perusahaan Parke Davis mengadakan kerja sama dengan PT Dos Ni Roha sebagai distributor bagi perusahaannya. 55

2 56 Pada awal bulan Desember 1969, Drs. Limandoko bergabung dengan PT Dos Ni Roha untuk membantu dalam memajukan PT Dos Ni Roha. Pada tahun 1970, PT Dos Ni Roha mendistribusikan produk dari perusahaan Ciba, Schering, Parke Davis dan Pfitzer Agric. Di tahun yang sama juga, PT Perdoni menngundurkan diri sebagai distributor PT Dos Ni Roha. Sehingga, menjadikan PT Dos Ni Roha sebagai satu-satunya perusahaan distributor yang mendistribusikan produk-produk dari perusahaan tersebut. Pada tahun 1974, PT Dos Ni Roha memperoleh izin Perusahaan Besar Farmasi (PBF) untuk daerah di Palembang, Ujung Pandang, Pontianak, dan juga Banjarmasin sehingga secara otomatis PT Dos Ni Roha memiliki cabang di kota tersebut. Pada tahun 1980, PT Dos Ni Roha memperluas unit usaha kerjanya dengan menyalurkan bahan baku obat dan menjadi agen bagi Medimpex Hongaria serta memiliki izin untuk menyalurkan kapsul kosong dari Parke Davis Jepang. Perkembangan yang pesat pada divisi tersebut sehingga dibuatlah sebuah keputusan untuk memisahkannya dan membentuk perusahaan sendiri dengan nama PT Ekacitra Dian Persada, dimana Drs. Setiawan Nugroho menjabat sebagai General Manager. Pada tanggal 1 April 1983, PT Dos Ni Roha mendapatkan izin PBF untuk membuka cabang di daerah Denpasar. Kemudian menyusul empat tahun setelah itu, tepat pada tanggal 1 April 1987, PT Dos Ni Roha mendapatkan izin PBF untuk membuka cabang di kota Banjarmasin. PT Dos Ni Roha terus meningkatkan kinerja perusahaan sebagai distributor obat-obatan dan hasil terbaik pun diperoleh pada tahun 1983, dimana PT Dos Ni Roha memperoleh penghargaan Piala Asia Award sebagai distributor obat-obatan terbaik dari seluruh Indonesia. Oleh karena itu, semakin banyak perusahaan-perusahaan yang menjalin kerja sama dengan PT Dos Ni Roha sebagai distributor bagi produk yang mereka miliki, seperti pada tanggal 1 Agustus 1984,

3 57 dimana PT Dupont X-Ray Film and Chemical yang telah berganti namanya menjadi PT Sterling Diagnostic Imaging. Kemudian berlanjut pada tahun 1992, beberapa perusahaan seperti Mediafarma Labratories, PT Daya Muda Agung, PT AFP Imaging, dan PT Tetra Werke telah menunjuk PT Dos Ni Roha sebagai distributor bagi produk mereka. Semakin banyaknya principal (perusahaan) yang ingin bekerja sama dengan PT Dos Ni Roha sehingga pada tahun 1994, PT Dos Ni Roha membentuk divisi marketing unit yang bertugas untuk menangani produk dari principal. Pada tahun 1995, PT Mugi Lab telah bergabung dan mempercayakan produknya untuk didistribusikan oleh PT Dos Ni Roha. PT Dos Ni Roha membuka cabang baru di Ciputat pada bulan September 1994, kemudian pada tahun 1995 di darerah Bekasi Perkembangan perusahaan PT Dos Ni Roha merupakan salah satu distributor profesional terbaik di Indonesia, hal tersebut dapat dicapai atas dasar sistem manajemen kuat yang dimiliki oleh perusahaan. PT Dos Ni Roha mencoba untuk meningkatkan kinerja perusahaan mereka sehingga perusahaan ingin mengimplementasikan sistem ERP ke dalam proses bisnis mereka agar informasi yang diperoleh bersifat real time. Oleh karena itu, perusahaan mulai mencari software solution yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan perusahaan telah memilih menggunakan ERP software solution yang dibuat oleh SAP, dimana yang digunakan oleh PT Dos Ni Roha adalah SAP R/3 dengan modul yang terdiri dari modul material management, sales and distribution dan financial and controlling. PT Dos Ni Roha memulai persiapan implementasi ERP, pada akhir bulan Desember 2003, dimana untuk melakukan persiapan tersebut, PT Dos Ni Roha menggunakan jasa konsultan dan jasa tersebut digunakan hanya selama dua bulan, kemudian lima bulan selanjutnya PT Dos Ni Roha melakukan persiapan dan juga

4 58 customizing sendiri. Jangka waktu yang diperlukan oleh PT Dos Ni Roha untuk melakukan implementasi sampai go live yaitu sekitar tujuh bulan, tepatnya pada bulan Juli PT Dos Ni Roha setiap tahunnya mengalami kemajuan yang signifikan, hal tersebut dapat dilihat dari penghargaan yang diberikan pada tahun 2006 oleh Procter & Gamble Indonesia sebagai Top Performer Distributor untuk bagian Sales, Logistics, IT, Finance, dan HRD. Gambar di bawah ini merupakan bukti penghargaan yang di berikan dari P&G. Gambar 3.1 Top Performer Distributor Award from P&G 2006 (Sumber : IT Manager PT Dos Ni Roha) Saat ini, PT Dos Ni Roha telah memiliki 32 cabang dan 16 sub cabang yang telah tersebar di seluruh wilayah Indonesia.Untuk di pulau Sumatera, PT Dos Ni Roha telah memiliki 7 cabang, yaitu di Banda Aceh, Medan, Pekan Baru, Batam, Padang, Jambi, Palembang, dan Bandar Lampung. Di pulau Jawa, PT Dos Ni Roha telah memiliki 15 cabang, yaitu di Ciputat, Tangerang, Jakarta, Cakung, Bogor,

5 59 Bandung, Cirebon, Semarang, Yogyakarta, Solo, Surabaya, Kediri, Malang, Jember, dan Denpasar. Di pulau Kalimantan dan juga wilayah Indonesia Bagian Timur, PT Dos Ni Roha telah memiliki 9 cabang, yaitu di Pontianak, Banjarmasin, Samarinda, Manado, Palu, Makassar, Kupang, Jayapura, dan Mataram. PT Dos Ni Roha juga memilki sub cabang yang tersebar di beberapa wilayah seperti, di P. Sidempuan, R. Prapat, P. Siantar, Sibolga, Karawang, Serang, Sukabumi, Tasikmalaya, Tegal, Kudus, Purwokerto, Madiun, Kendari, Palangkaraya, Balikpapan, dan Bangka. Selain itu, PT Dos Ni Roha telah bekerja sama dengan pharma outlets dan consumer outlets yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Saat ini, PT Dos Ni Roha merupakan salah satu perusahaan distributor terbaik di Indonesia dan kantor pusatnya berada di Gd. Wisma Indovision 2, JL. Panjang komplek Green Garden Blok A8 No 1, Kedoya Utara Jakarta Barat Visi, misi, moto dan nilai perusahaan Visi perusahaan Berkomitmen untuk menjadi distributor terbaik di bidang yang di pilih baik di bidang perawatan farmasi dan kesehatan, peralatan medis dan distribusi produk konsumen. Mengukur keberhasilan dengan cara melihat distribusi pangsa pasar atau volume penjualan dan pelayanan distribusi yang tepat dengan margin yang kompetitif Misi perusahaan Berkomitmen untuk menyediakan layanan distribusi kelas dunia bagi Indonesia. Menyadari tanggung jawab moral untuk memastikan bahwa produk farmasi, alat kesehatan, produk perawatan kesehatan dan barang konsumsi didistribusikan dengan baik di seluruh Indonesia pada

6 60 waktu yang tepat, tepat kuantitas dan kualitas yang tepat dan biaya yang tepat dengan distribusi yang efisien Moto perusahaan Service from the HEART (Pelayanan dari Hati) H : Harmony E : Emphatic A : Alliance R : Responsive T : Trustworthy Nilai perusahaan Strong and solid organization Dos Ni Roha memiliki organisasi yang kuat dan solid di dalam perusahaannya, yang bertujuan agar setiap anggota organisasi dapat merasa nyaman dalam bekerja di Dos Ni Roha. Superior sales and distribution Selain memiliki organisasi yang kuat dan solid, PT. Dos Ni Roha bertujuan untuk menjadi salah satu distributor yang dikenal oleh banyak perusahaan, dan yang memiliki kualitas, yaitu terbukti dengan adanya : Jaringan distribusi yang luas Cakupan channel yang luas Salmon Integrated Distribution Strategy o Clear call / frequency / strike o Coverage evaluation process o Sales Monitoring / Bistro o Standard training programs o OHD per principal Key account team Right information technology

7 61 Tidak hanya pada memberikan pelayanan yang terbaik bagi para pelanggan, Dos Ni Roha juga memiliki teknologi informasi handal yang bertujuan untuk mendukung dalam menjalankan setiap aktivitas pada proses bisnis. Hal ini diperkuat dengan tersedianya teknologi informasi yang digunakan oleh Dos Ni Roha, yaitu menggunakan software SAP terutama pada modul material management. Gambar 3.2 Right Information Technology (Sumber :Manager IT PT Dos Ni Roha) Gambar 3.2 merupakan bukti dimana PT Dos Ni Roha menggunakan teknologi informasi SAP dengan berbagai modul. Logistics vision : world class services Visi logistics Dos Ni Roha yaitu memberikan pelayanan yang terbaik bagi para pelanggan. Pelayanan yang sudah berkelas terbukti dengan : Right storage (ruang penyimpanan yang baik)

8 62 Gambar 3.3 Central Warehouse 15,800 sqm (Sumber : IT Manager PT Dos Ni Roha) Gambar 3.3 merupakan central warehouse yang ada pada PT Dos Ni Roha yang berpusat di Cakung. Optimum inventory (penyimpanan yang optimum)

9 63 Gambar 3.4 Automatic Replenishment for Optimum Inventory (Sumber : IT Manager PT Dos Ni Roha) Gambar 3.4 merupakan DRP / MRP yang ada di PT Dos Ni Roha. Right delivery services (pengiriman yang terbaik) Gambar 3.5 Right Delivery Service (Sumber : IT Manager PT Dos Ni Roha) Gambar 3.5 merupakan pelayanan yang terbaik yang dimiliki oleh PT Dos Ni Roha. Service quality : SOP & GDP (pelayanan yang berkualitas).

10 64 Gambar 3.6 GDP Audit Form (Sumber : IT Manager PT Dos Ni Roha) Gambar 3.6 merupakan GDP yang dimiliki oleh PT Dos Ni Roha. Right processes (proses pengiriman menggunakan teknologi PDA ) o Logistics o PDA technology Gambar 3.7 Right Logistics Process (Sumber : IT Manager PT Dos Ni Roha) Gambar 3.7 merupakan alur dari pengiriman barang menggunakan sistem PDA, dimana terdiri dari inbound dan outbond. Pada saat barang diterima, staff akan mengecek barang

11 65 sesuai dengan pemesanan terlebih dahulu, setelah itu barang akan ditempatkan sesuai dengan jenis barangnya, lalu pada saat pelanggan memesan barang, maka staff akan membuatkan order pemesanan, kemudian barang akan melalui proses picking dan packing, setalah itu invoice akan dicetak dan kemudian akan dikirim sesuai dengan alamat pelanggan. Balanced financial and discount management Perkembangan keuangan yang terus dikontrol serta manajemen diskon yang dikelola memiliki tujuan agar PT Dos Ni Roha tetap komitmen akan visi dan misi perusahaan, yaitu menjadi distributor terbaik dalam memberikan pelayanan bagi setiap pelanggan. New and innovatives services Pelayanan yang inovatif dikembangkan PT Dos Ni Roha dalam mempertahankan baik setiap pelanggan maupun vendor yang sudah memiliki brand ternama Produk Sebagai perusahaan distributor terbesar di Indonesia, PT Dos Ni Roha telah mendistribusikan banyak produk dari berbagai macam vendor (principals). Berikut ini adalah produk-produk yang didistribusikan oleh PT Dos Ni Roha. Ethical 21% Medical 14% OTC 18% Consume Health 15% Consumer Non Food / Personal Care 25% Consumer Food 7% Gambar 3.8 Breakdown by Business Division (Sumber : IT Manager PT Dos Ni Roha)

12 66 Gambar 3.8 merupakan pembagian produk-produk yang akan didistribusikan berdasarkan persentasi di Dos Ni Roha, terdiri dari Consumer Food, Medical, Consumer Health, OTC (Over The Counter), Ethical, dan Consumer Non Food/Personal Care Consumer food Pada bagian consumer food, PT Dos Ni Roha mendistribusikan sebanyak 7%. Berikut ini nama principals pada consumer food: San Miguel Corp PT Wyeth Ind PT Kraft Indonesia PT Medan Tropical Canning PT Pondan Pangan MI PT Pilato International Medical Pada bagian medical, PT Dos Ni Roha mendistribusikan sebanyak 14%, yang terdiri dari beberapa bagian yaitu medical supplies, medical equipmentand systems, dan services. Medical supplies : Horiba-ABX Diagnostics B. Braun Medical Indonesia Bio/Rad Laboratories Cawo Photochemische GmbH CEA Aktiebolag Medical equipment and systems : ABX Hematology B. Braun Medical Indonesia Drager Medical Biorad Laboratories Zoll

13 67 Services : Total Maintenance Indonesia Consumer health Pada consumer health, PT Dos Ni Roha mendistribusikan sebanyak 15%. Berikut ini nama principals pada consumer health : PT Deltomed PT Pasific Healthcare PT Nutriscience Pharos PT Totalcare Nutraceutical PT. Psific Republic International PT Jamu Puspo PT Radiant Sentral Nutrindo PT Natural Nutrindo PT. IKONG Pharma OTC (over the counter) Pada bagian OTC (over the counter), PT Dos Ni Roha mendistribusikan sebanyak 18%. Berikut ini nama principals pada OTC (over the counter) : PT Gratia Husada Farma. PT SSHL Healthcare Indonesia PT Actavis Indonesia PT Gratia Husada Farma PT Henson Farma PT Indofarma PT Medikon Prima Lab PT Mugi Laboratories PT Simex Pharmaceutical PT Vitabiotics Utama PT Afiat Industri

14 Ethical Pada bagian ethical, PT Dos Ni Roha mendistribusikan sebanyak 21%. Berikut ini nama principals yang ada pada ethical: PT Bayer Indonesia PT Novartis Indonesia PT Medikon Prima Labs PT Mugi Laboratories PT Pharos Indonesia PT Sandoz Indonesia PT Lapi Laboratories PT Vitabiotics Utama Ind PT Mersi PT Wyeth Pharma PT. IFARS Sri Buana PT. Gracia Pharmindo PT. Bernofarm PT. Tobbess Busindo Corsa Laboratories Consumer non food / personal care Pada bagian consumer non food/personal care, PT Dos Ni Roha mendistribusikan sebanyak 25%. Berikut ini nama principals pada consumer non food/personal care : PT J&J Indonesia PT Dynea Indria PT Miswak PT Hoyu Indonesia PT. Gondowangi PT Beiersdorf Indonesia PT L OREAL Indonesia PT Rembak

15 Struktur organisasi Gambar 3.9 Struktur Organisasi PT Dos Ni Roha (Sumber : IT Manager PT Dos Ni Roha)

16 70 Salah satu kunci utama bagi perusahaan untuk mencapai tujuannya adalah dengan memiliki susunan atau struktur organisasi yang sudah terorganisir dengan baik dan juga memiliki tugas dan wewenang yang jelas. Struktur organisasi dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai apa saja tugas dan juga wewenang yang dimiliki oleh masing-masing karyawan perusahaan serta dapat memberikan gambaran mengenai hubungan antara atasan dengan bawahan. Gambar 3.9 merupakan gambaran struktur oraganisasi yang ada di PT Dos Ni Roha Pembagian tugas dan wewenang a. Chief operating officer (COO) Memiliki tugas dan juga wewenang untuk memberikan arahan pada bagian supply chain, sales & operation, support, dan operasional yang terjadi perusahaan. Memiliki tugas dan wewenang untuk membuatkan keputusan yang bersifat operasional di perusahaan, khususnya pada bagian yang berhubungan dengan supply chain, sales & operation, dan support. b. Inventory control (IC) Merupakan bagian yang memiliki tugas dan wewenang untuk melakukan pembelian material ke principal Memiliki tugas dan wewenang untuk mengatur pengalokasian material ke setiap cabang cabang perusahaan. Membuat keputusan yang berkaitan dengan administrasi barang dan juga yang membuat perencanaan berapa jumlah kuantitas material yang akan dibeli ke principal. Memiliki tugas dan wewenang untuk mengawasi segala aktivitas pergerakan material (moving stock) yang disimpan di warehouse. Memiliki tugas dan wewenang untuk mengatur dan juga mengawasi kegiatan administrasi dari setiap aktivitas pergerakan material (moving stock). Mengawasi dan mengkontrol material stock yang disimpan di warehouse.

17 71 c. Inventory quality (IQ) Merupakan divisi yang memiliki tugas dan wewenang untuk melakukan claim terhadap barang yang memiliki keadaaan yang rusak atau expired ke principal. Bagian yang menangani dan juga mengontrol setiap pegembalian barang retur dari cabang supaya pada saat mengclaim barang ke principal, sudah sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat terlebih dahulu, yaitu berdasarkan kontrak yang sudah ditandatangani antar kedua belah pihak. Divisi yang memiliki tugas dan wewenang untuk meretur kembali material yang rusak ke principal. Mengawasi setiap kegiatan adminsitrasi terhadap material yang akan diretur. d. Distribution center / national warehouse (DC) Bagian yang menerima dan menyimpan material yang telah dikirimkan oleh principal ke warehouse. Bagian yang memeriksa kondisi material yang telah dikirim oleh principal. Melakukan aktivitas stock opname (yaitu pemeriksaan stock material yang disimpan di warehouse) secara berkala. Bagian yang mengirimkan material ke setiap cabang-cabang perusahaan. Bagian yang memonitori serta mengawasi setiap kegiatan pendistribusian antar pulau dan juga material yang diimport dari luar negeri. Bagian yang mengawasi dan memonitori kegiatan administrasi setiap aktivitas pendistribusian material.

18 72 e. Third party logistic/national logistic Bagian yang memonitor dan mengelola stock material dan setiap pergerakan material yang tersimpan di setiap gudang yang dimiliki oleh cabang. Bagian yang mengetahui jumlah stock yang tersedia di gudang cabang dan yang memberitahukan kekurangan material stock yang ada di cabang ke bagian inventory control (IC).

19 Struktur organisasi supply chain management pada PT Dos Ni Roha Gambar 3.10 Struktur Organisasi Supply Chain Management di PT Dos Ni Roha (Sumber: IC Manager PT Dos Ni Roha) 73

20 Pihak pihak di supply chain management PT Dos Ni Roha Gambar 3.10 merupakan struktur organisasi yang berada di departemen supply chain management. Pada departemen supply chain management, terdapat 4 divisi, yaitu inventory control (IC), national warehouse distribution (DC), national logistic, dan inventory quality (IQ). Berikut adalah posisi yang berada pada divisi IC, yaitu : a. Inventory control manager Mengawasi setiap kegiatan pembelian material baik dari principal dalam negeri dan luar negeri. Memiliki wewenang untuk memutuskan jumlah material yang akan dipesan ke principal. Mengawasi dan memutuskan setiap masalah pada bagian pembeliaan. Memonitori setiap pergerakan material (moving stock). b. Inventory analyst Menganalisis berapa jumlah material yang tersimpan di gudang. Menganalisis jumlah material yang akan dibeli ke principal. Melakukan analisis dalam melakukan pengalokasian material. Menganalisis setiap kebutuhan cabang akan material, dimana setiap permintaan dari cabang harus dianalisis terlebih dahulu berdasarkan informasi penjualan yang telah diberikan oleh data analyst. Melakukan perencanaan atau forecasting. c. Import admin Menangani setiap kegiatan pembelian material yang diimpor. d. Data analyst Mengolah dan menganalisis setiap data penjualan yang dimiliki setiap cabang.

21 75 Memberikan informasi mengenai penjualan yang dilakukan oleh setiap cabang sebagai bahan referensi dalam melakukan pembelian barang. e. Logistic admin Mengecek setiap dokumen, apakah dokumen tersebut sesuai dengan material yang diterima pada saat material akan masuk ke dalam warehouse. Membantu dalam menginformasikan hal-hal penting seperti pemindahan material dari satu branch ke branch lain kepada pihak-pihak tertentu. f. Secretary Menangani setiap kegiatan administrasi yang terjadi di divisi inventory control. Berikut adalah posisi yang berada pada divisi national warehouse distribution (DC), yaitu : a. Inbound Mengecek dokumen apakah sesuai dengan material yang di terima dan membuat penerimaan material (MIGO) dengan menggunakan sistem pada saat menerima material. Mengalokasikan material dan melakukan stock transfer ke berbagai branch serta melakukan putway ke warehouse. Melakukan pembayaran atau invoice verification setiap menerima pemesanan material. b. Logistic administrator Mengecek setiap dokumen, apakah dokumen tersebut sesuai dengan material yang diterima pada saat material akan masuk ke dalam national warehouse. Membantu dalam menginformasikan hal-hal penting seperti pemindahan material dari satu branch ke branch lain kepada pihak-pihak tertentu.

22 76 c. Receiving Menerima dan mengkoordinasikan setiap material yang akan masuk ke dalam warehouse. d. Stock control Mengontrol setiap stock yang ada di warehouse, dimana stock control admin yang bertugas dalam mengatur pengalokasian material seperti storage type, storage section, dan storage bin, serta melihat apakah stock yang ada di warehouse sudah mencapai stock maximal, stock minimal, atau safety stock. Sedangkan putwayer bertugas dalam melakukan pemindahan material ke dalam warehouse sesuai dengan storage type, storage section, dan storage bin yang sudah di kontrol oleh stock control admin. e. Expedition Bertanggung jawab dalam melakukan ekspedisi pengiriman material ke berbagai branch baik melalui jalur darat, jalur laut, maupun jalur udara. Memprediksi seberapa jauh perjalanan yang akan di lalui dalam pengirimin material ke berbagai branch. f. Checker Bertanggung jawab dalam pencatatan material yang keluar maupun yang masuk ke dalam gudang. Memastikan material yang masuk ataupun keluar gudang dalam kondisi yang layak, tidak ada cacat. g. Pickers Bertugas dalam melakukan pemindahan material secara fisik seperti pemindahan dari storage bin ke transportasi yang akan digunakan untuk pengiriman material dan sebaliknya, pemindahan dari satu storage bin ke storage bin yang lain.

23 77 h. Outbound Bertanggung jawab untuk memantau dan mengarahkan semua pengiriman dan mengontrol pergerakan material dari gudang keluar dan loading. i. Delivery Bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengontrolan warehouse team. Menganalisis pengiriman pemesanan ke branch atau customer dari forwarder. Mengontrol warehouse dan sistem delivery. j. Logistic supervisor Menganalisis total kebutuhan material dan mengatur penyediaan, pengadaan, dan pengiriman material sedemikian rupa agar alokasi material di setiap branch dapat memenuhi kebutuhan dengan efisien, efektif dan tepat waktu. Bertanggung jawab atas penerimaan dan pemrosesan permintaan material dari setiap branch, dan mengontrol pengiriman material dari vendor agar material dapat diterima oleh gudang, sesuai dengan waktu, kuantitas, kualitas dan biaya yang telah ditetapkan. Melakukan perencanaan dan mengkoordinasikan pengiriman material dari vendor dan atau gudang, termasuk menentukan ekspedisi dan rute, untuk memastikan pengiriman dilakukan dengan tepat waktu dan efisien, serta material yang diterima oleh setiap branch sesuai dengan apa yang telah ditetapkan. Mengelola anggaran biaya logistic dan menjaga agar kegiatan operasional dapat berjalan dengan efisien dan efektif sesuai anggaran yang telah dialokasikan.

24 78 k. Forklift operator Melaksanakan proses pemindahan dan penyimpanan material dengan forklift untuk menunjang kelancaran proses pemindahan dan penyimpanan material. l. Office helper Membantu setiap staff ketika mendapat kesulitan dalam menggunakan sistem SAP. Mencari solusi ketika staff sedang mengalami permasalahan pada sistem yang digunakan. Membantu abbaper dalam menciptakan T-code baru untuk mempermudah setiap proses bisnis yang ada Organizational level in SAP PT Dos Ni Roha Gambar 3.11 Organizational Levels in Procurement Process PT. Dos Ni Roha (Sumber: IT Manager PT Dos Ni Roha) Gambar 3.11 menggambarkan organizational level dalam proses procurement yang dijalankan di PT Dos Ni Roha, yaitu : 1. Client Client merupakan suatu unit resmi yang ada pada SAP R/3, dimana terdapat data dan beberapa master records serta kumpulan

25 79 tabel yang independen. Di lihat dari sudut pandang bisnis, client merupakan representatif dari suatu kelompok korporasi (corporate group). Dos Ni Roha merupakan client atau tingkatan hierarki tertinggi dalam sistem SAP/R3 yang diterapkan pada PT Dos Ni Roha, sehingga semua spesifikasi atau data dimasukkan pada tingkatan ini, berlaku di semua cabang dan unit organisasi lainnya. 2. Company code Company Code menggambarkan suatu unit yang independenyang memiliki laporan keuangan sendiri, contohnya : suatu perusahaan dalam corporate group (client). company code yang ada di Dos Ni Roha yaitu PT Dos Ni Roha, dimana setiap laporan keuangan di dalam perusahaan itu di kelola sendiri.untuk company code PT Dos Ni Roha yaitu 1000, sedangkan untuk cabang-cabang lainnya memiliki 4 digit yang berbeda. 3. Plant Plant adalah suatu unit organisasi dalam logistik yang memisahkan berdasarkan struktur perusahaan mulai dari produksi, pengadaan, plant maintenance, dan perencanaan master. Dos Ni Roha memiliki 33 plants, dimana 1 plant untuk HO/IC/DC, dan 32 plants untuk cabang. Untuk plant yang berlokasi di Cakung, memiliki 1 plant untuk DC dan branch, sedangkan untuk HO akan ditempatkan di plant yang berlokasi di Cakung. PT Dos Ni Roha juga memiliki 16 sub-branches yang tersebar di Indonesia.

26 80 Gambar 3.12 DNR Offers Complete Coverage of Indonesia (Sumber :Manager IT PT Dos Ni Roha) Berikut ini plant yang ada pada PT Dos Ni Roha dengan company code 1000 : : Lokasi Cakung untuk HO/DC/IC : Lokasi Jakarta (Kemanggisan) : Lokasi Bandung : Lokasi Semarang : Lokasi Solo : Lokasi Surabaya : Lokasi Denpasar : Lokasi Makasar : Lokasi Manado : Lokasi Samarinda : Lokasi Banjarmasin : Lokasi Pontianak : Lokasi Bandar Lampung : Lokasi Palembang : Lokasi Padang : Lokasi Medan : Lokasi Ciputat : Lokasi Cakung : Lokasi Jayapura : Lokasi Palu

27 : Lokasi Jambi : Lokasi Pekanbaru : Lokasi BandaAceh : Lokasi Kupang : Lokasi Malang : Lokasi Bogor : Lokasi Tangerang :Lokasi Cirebon : Lokasi Jember : Lokasi Yogyakarta : Lokasi Batam : Lokasi Kediri : Lokasi Mataram PT Dos Ni Roha juga memiliki 16 sub-branches yang tersebar di Indonesia, berikut ini sub-branches yang ada di PT Dos Ni Roha : 1. Lokasi P. Sidempuan menginduk ke Medan 2. Lokasi R.Prapat menginduk ke Medan 3. Lokasi P.Siantar menginduk ke Medan 4. Lokasi Sibolga menginduk ke Medan 5. Lokasi Karawang menginduk ke Cakung 6. Lokasi Serang menginduk ke Tangerang 7. Lokasi Sukabumi menginduk ke Bogor 8. Lokasi Tasikmalaya menginduk ke Bandung 9. Lokasi Tegal menginduk ke Semarang 10. Lokasi Kudus menginduk ke Surabaya 11. Lokasi Purwokerto menginduk ke Solo 12. Lokasi Madiun menginduk ke Surabaya 13. Lokasi Kendari menginduk ke Makasar 14. Lokasi Palangkaraya menginduk ke Pontianak 15. Lokasi Balikpapan menginduk ke Samarinda 16. Lokasi Bangka menginduk ke Pekanbaru

28 82 4. Storage location Storage location merupakan unit organisasi sebagai wadah untuk menampung segala material dalam suatu plant. Storage location yang ada di dalam Dos Ni Roha memiliki 3 jenis storage, yang pertama storage type, kedua storage section, dan yang terakhir storage bin. Berikut merupakan deskripsi dari 3 jenis storage : Storage type, merupakan tipe penyimpanan secara fisik yang berfungsi untuk mengetahui jenis barang apa yang disimpan di dalam gudang, sehingga karyawan atau staff dengan mudah mendapatkan material yang dibutuhkan hanya dengan mencari di dalam sistem warehouse management. misalnya seperti tipe 001, tipe tersebut merupakan tempat penyimpanan khusus untuk bagian farmasi atau alat-alat kesehatan. Storage section, merupakan subdivision dari storage type, misalnya seperti A01, jenis tersebut merupakan bagian dari tipe farmasi atau alat-alat kesehatan yang berlokasi di zone A, sedangkan zone B. Storage bin, dimana Storage Bin merupakan unit ruang terkecil yang ada digudang (sering disebut dengan Storage Slot ). Di dalam storage bin tersebut berisi alamat-alamat, dimana setiap alamat berasal dari koordinat sistem, sehingga karyawan atau staff sering menyebutnya sebagai koordinat. Gambar 3.13 merupakan elemen-elemen struktur warehouse yang ada pada PT Dos Ni Roha, mulai dari plant, storage location, warehose, dan storage type

29 83 Gambar 3.13 Elements of Warehouse Structure (Sumber :Manager IT PT Dos Ni Roha) 5. Purchasing organization Purchasing organization merupakan level organisasi pada SAP yang bernegosiasi dengan vendor untuk satu atau lebih plant atau company. Di PT Dos Ni Roha, bagian ini disebut dengan inventory control. Negosiasi harga dan pembelian material secara umum dilakukan secara terpusat.

30 84 Gambar 3.14 Purchasing Organization in SAP System pada PT Dos Ni Roha (Sumber :Manager IT PT Dos Ni Roha) Gambar 3.14 merupakan purchasing organization yang ada di Dos Ni Roha, dimana hanya terdiri dari 2 purchasing organization yaitu 1000 untuk barang trading dan 2000 untuk barang non trading. 6. Purchasing group Level organisasi pada SAP yang berperan sebagai kunci utama untuk pembelian. Purchasing group yang ada di Dos Ni Roha dikenal dengan buyer group, yang bertanggung jawab untuk kegiatan pembelian sehari-hari. Di dalam PT Dos Ni Roha, memiliki 2 kelompok pembeli utama, yaitu :

31 85 1. IC (inventory control) berlokasi di kantor pusat, dan bertugas dalam menangani barang trading, dan jumlah pembelian dalam kelompok IC akan sebanyak analisis produk. 2. HO (handle non trading stock) berlokasi di kantor pusat, dan bertugas dalam menangani barang non trading. Di dalam HO akan ada 3 kelompok pembelian, yaitu : 201 untuk asset, 202 untuk service, dan 203 untuk office supplies. Gambar 3.15 Purchasing Group in SAP System pada PT Dos Ni Roha (Sumber :Manager IT PT Dos Ni Roha) Gambar 3.15 adalah klasifikasi purchasing group yang ada di PT Dos Ni Roha. Hubungan antara purchasing group dengan IC dan juga HO, yaitu IC/HO merupakan buyer team, yang memiliki job desk untuk melakukan perencanaan terhadap stock barang, mengatur pengalokasian stock setiap cabang yang dimiliki oleh perusahaan, dan juga melakukan proses pembelian.

32 Proses procurement PT Dos Ni Roha A B

33 87 Business Marketing Principal IC DC Branch A B C D E F 87

34 88 88 Business Marketing Principal IC DC Branch C D E F Gambar 3.16 Proses Perencanaan dan Pembelian Material di PT Dos Ni Roha (Sumber :Manager IT PT Dos Ni Roha)

35 89 Gambar 3.16 menjelaskan mengenai proses procurement yang berjalan di PT Dos Ni Roha. Calon principal dan divisi business / marketing PT Dos Ni Roha, terlebih dahulu membuat kontrak yang berisi mengenai perjanjian masa kontrak, harga barang, dan lain-lain. Setelah ditandatangani kontrak antara kedua belah pihak, selanjutnya divisi business / marketing PT Dos Ni Roha akan menginformasikan ke inventory control (IC) bahwa sudah ada kerjasama antara perusahaan dengan perusahaan lain (principal), kemudian pihak IC akan membuat purchase order (PO) ke principal, tetapi terlebih dahulu IC membuat forecasting. Setelah pembuatan forecasting telah dilakukan, dilanjutkan dengan pembuatan MRP pada setiap produk, seperti menentukan safety stock, maximum stock, dan ROP. Tahapan selanjutnya yaitu dengan pembuatan purchase requisition (PR), setelah itu PR akan dikonversikan menjadi PO dan akan dikirimkan ke principal. Terdapat 3 tipe PO, yaitu stock (dimana material yang ada disimpan sebagai stock di DC, dimana material tersebut diperuntukkan sebagai stock dan belum dialokasikan ke cabang-cabang perusahaan), cross docking (dimana material yang dikirimkan dari principal ke DC kemudian material tersebut akan dialokasikan ke cabang), dan direct (dimana material dikirim dari principal ke cabang yang bersangkutan tanpa perlu melalui DC).Principal mengirimkan material yang telah perusahaan order, bersamaan dengan delivery note yang dibuat berdasarkan referensi dari PO yang telah dikirimkan ke principal. Apabila tipe PO yang telah dibuat cross docking atau stock maka delivery note dan material akan dikirim ke DC (Distribution Center). Delivery note akan diperiksa dengan material yang telah diterima, apabila material sesuai dengan delivery note maka delivery note akan ditandatangani kemudian material tersebut akan menjadi material stock bagi DC atau material tersebut dialokasikan ke cabang perusahaan. Namun, bila ditemukan ketidaksesuaian antara material dengan delivery note maka pihak DC akan menginformasikan hal tersebut ke pihak IC. Pihak IC yang telah menerima informasi tersebut kemudian akan mengecek kembali masalah tersebut dengan SOP

36 90 (Standard Operating Procedure) dan apabila ditemukan masalah maka dapat diajukan claim kepada principal. Namun, claim yang perusahaan ajukan tidak menjamin akan disetujui oleh pihak principal, apabila principal menerima claim yang telah perusahaan ajukan maka akan dilakukan goods return ke principal. Akan tetapi, bila principal menolak claim yang telah diajukan oleh perusahaan dan ternyata masalah tersebut disebabkan oleh pihak ketiga (forwader/expedition perusahaan jasa pengiriman) makaperusahaan akan mengajukan claim ke expedition. Claim yang diajukan oleh perusahaan ke expedition sudah diterima oleh expedition maka perusahaan akan membuat sales order to forwader kemudian membuat invoice verification. Namun, bila claim ke expedition tidak diterima maka material tersebut akan menjadi scrap dan tetap dibuatkan invoice verification. Akan tetapi, apabila pada saat membuat PO, memiliki tipe directmaka principal akan mengirimkan delivery note dan material ke cabang tanpa perlu melewati DC.

37 91 A B C 91

38 92 92 Principal IC DC Branch Other Branch A B C D E F

39 93 Principal IC DC Branch Other Branch D E F Gambar 3.17 Proses Penerimaan Material di PT Dos Ni Roha (Sumber :Manager IT PT Dos Ni Roha) 93

40 94 Gambar 3.17 menjelaskan bahwa cabang akan melakukan transaksi dengan customer, hal pertama yang harus dilakukan oleh cabang adalah memeriksa ketersediaan material yang dimiliki oleh cabang, apabila cabang memiliki material stock yang cukup untuk memenuhi kebutuhan maka cabang dapat membuat sales order. Namun, bila tidak memiliki stock yang cukup untuk memenuhi kebutuhan maka cabang akan membuat stock transfer order (STO) kepada IC. IC akan memeriksa stock yang ada di distribution center (DC), apabila stock di DC mencukupi maka akan dialokasikan ke cabang yang membutuhkan tersebut. Pengalokasian material dari DC ke cabang akan menghasilkan delivery note, shipping document, dan shipping document expedition. Pihak DC akan melakukan picking (mengambil material dari storage bin) kemudian dilanjutkan dengan melakukan packing (aktivitas dimana material akan dikemas dan siap untuk dimasukkan kedalam truck container untuk dibawa ke cabang yang membuat STO), setelah itu material dan dokumen akan dikirimkan ke cabang, akan tetapi apabila stock di DC tidak dapatmemenuhi kebutuhan cabang atau cabang yang membutuhkan tersebut memerlukan material dalam waktu cepat (kondisi urgent) maka IC akan mengecek ketersediaan material di cabang lainnya. Material yang ada di cabang lain, tenyata mampu untuk memenuhi kebutuhan material cabang yang membuat STO. Oleh karena itu, IC akan menginformasikan kepada cabang tersebut untuk membuat reservasi baru kemudian menghapus STO, lalu menginformasikan kepada cabang lain yang memiliki material stock untuk melakukan moving stock ke cabang yang membutuhkan. Apabila cabang lain ternyata juga tidak memiliki stock yang cukup untuk memenuhi kebutuhan cabang yang membuat STO maka IC akan memeriksa purchasing budget terlebih dahulu kemudian membuatkan material planning yang nantinya akan menjadi PO dan akan dikirimkan ke principal. Pada saat principal mengirimkan material ke cabang. Terlebih dahulu pihak cabang akan memeriksa kesesuaian antara material dan

41 95 delivery note yang diterima, apabila terdapat masalah maka akan diperiksa kembali berdasarkan SOP (Standard Operating Procedure). Apabila tedapat masalah maka akan dilakukan exchange material ke principal (bila kesalahan dilakukan oleh pihak principal), tetapi bila kesalahan dilakukan oleh pihak ketiga (jasa pengiriman) maka akan dibuat sales order to forwader. Namun, bila masalah yang terjadi disebabkan oleh pihak perusahaan maka tetap dibuatkan invoice verification. Apabila tidak terdapat masalah maka material yang telah diterima oleh DC akan disimpan di gudang kemudian dibuatkan invoice verification Proses perencanaan dan permintaan material Forecasting Gambar 3.18 Forecasting (Sumber :Manager IT PT Dos Ni Roha) Gambar 3.18 menjelaskan sebelum membuat purchase order, terlebih dahulu harus melakukan forecasting yang

42 96 dilakukan oleh product analystyang berada dalam divisi inventory control, yaitu membuat perkiraan akan stock barang yang dibutuhkan. Perkiraan stock dibuat berdasarkan data-data hasil penjualan sebelumnya, kemudian divisi inventory control melakukan perhitungan yang dilakukan secara manual dengan menggunakan microsoft excel, setelah itu di upload ke SAP, kemudian procduct analyst akan mengecek kembali hasil dari forecast yang telah di upload tersebut, lalu secara otomatis dibuat Automatic Material Planning. Setiap perkiraan stock yang dimiliki setiap cabang pasti berbeda-beda dan perhitungan tersebut dilakukan sepenuhnya di divisi Inventory Control yang berada di Distribution Center (DC) yang ada di wilayah Cakung. Forecasting yang dilakukan di PT Dos Ni Roha sejauh ini telah berjalan dengan baik, yaitu saat menentukan berapa jumlah material yang akan dibeli ke principal pada bulan berikutnya. Forecasting dilakukan setiap bulan oleh bagian IC, dimana forecasting dihitung berdasarkan datadata penjualan 2 bulan yang lalu. Dari perhitungan tersebut akan didapatkan hasilnya yaitu : 1. Berupa jumlah material yang akan dibeli, sehingga bagian IC dapat memberikan target penjualan material tersebut ke setiap cabang perusahaan serta dapat memberikan target berapa jumlah material yang akan menjadi stock di DC. 2. Target penjualan dibulan yang akan datang. Jika perhitungan forecasting tidak akurat maka dapat menyebabkan stock mengalami over atau deficit stock.

43 Material planning for branch Gambar 3.19 Material Planning for Branch (Sumber :Manager IT PT Dos Ni Roha) Gambar 3.19 menjelaskan bahwa material planning untuk cabang dilakukan oleh allocation planner yang berada di dalam divisi inventory control. Seorang allocation planner akan meninjau kembali atau memeriksa stock apa saja yang diperlukan dari setiap masing-masing cabang. Allocation planner akan meghitung apakah dengan stock tersebut dapat memenuhi kebutuhan cabang. Setelah itu akan dibuatkan purchase requisition (PR) secara otomatis untuk semua cabang yang dimiliki oleh perusahaan.

44 98 Purchase requisition yang sudah dibuat dapat dicek kembali apabila masih ada tambahan stock material yang akan dibeli atau ada kesalahan terhadap perencanaan pembelian. Kemudian PR yang sudah dibuat tersebut akan menjadi stock transfer requirements (STR). STR yang sudah ada kemudian dikonversikan menjadi stock transfer order (STO) untuk cabang. Setelah STO sudah dibentuk maka akan diperiksa kembali apakah adanya ketersediaan barang di DC dengan STO, apabila stock yang ada di DC tidak mencukupi maka IC akan membuat material planning dan kemudian membuat purchase order ke principal. Namun, apabila stock tersedia maka stock dapat di alokasikan ke cabang-cabang. IC sudah membuat material planning untuk setiap cabang dan kemudian secara otomatis akan terbentuk PR (Purchase Requisition) yang nantinya dokumen tersebut akan menjadi STR dan akan dikonversikan menjadi STO. Kekurangan yang dimiliki yaitu : 1. Adanya transaksi yang tak terduga sehingga stock yang ada di DC tidak dapat mencukupi kebutuhan cabang, sehingga hal tersebut memicu IC untuk membuat material planning, dimana IC akan membeli material tersebut ke principal. Akan tetapi, bila stock yang ada di DC dapat mencukupi setiap kebutuhan material pada setiap cabang maka material yang berada di DC akan dialokasikan ke cabang yang dituju. 2. Perlunya aktivitas material planning for branch, dikarenakan adanya transaksi yang terjadi di luar dari perkiraan awal.

45 99 Dengan adanya kekurangan tersebut diharapkan PT Dos Ni Roha dapat mengatasi masalah ketidaktersediaan stock yang ada diberbagai cabang, sehingga transaksi penjualan dapat berjalan dengan lancar Material planning for DC (Distribution Center) Gambar 3.20 Material Planning for DC (Sumber :Manager IT PT Dos Ni Roha) Gambar 3.20 menjelaskan bahwa material planning untuk DC dibuat oleh divisi inventory control. MRP akan dibuat apabila stock yang ada di DC sudah tidak lagi mencukupi kebutuhan stock yang ada di cabang. Sistem akan meninjau kembali hasil dari MRP yang sudah dibuat oleh inventory control. Setelah MRP dibentukakan menghasilkan purchase requisition (PR). PR yang sudah dibuat masih dapat dirubah. Namun, apabila tidak terjadi perubahan atau kesalahan pada PR yang sudah dibuat

46 100 maka PR akan dikonversikan menjadi purchase order (PO) yang akan diberikan kepada principal. IC sudah membuat MRP yang dimana material tersebut nantinya diperuntukkan sebagai material stock di DC. Sebelum mengeksekusi MRP yang nantinya akan menjadi PR (purchase requsition) lalu menjadi PO (purchase order), bagian IC diharapkan : Melakukan peninjauan kembali akan hasil dari MRP, hal tersebut dilakukan karena bila stock di DC tidak mencukupi kebutuhan cabang maka akan mengurangi kegiatan transaksi penjualan yang ada di cabang, hal tersebut menyebabkan keterlambatan pendistribusian material dari DC ke cabang karena pihak DC harus membeli material tersebut ke principal. Sejauh ini PT Dos Ni Roha sudah menjalankan dengan baik, karena memiliki perhitungan forecasting yang akurat pada setiap bulannya.

47 Non-regular branch requirement Gambar 3.21 Non-Regular Branch Requirement (Sumber :Manager IT PT Dos Ni Roha) Gambar 3.21 menjelaskan bahwa cabang membuat STO kemudian IC allocation planner mengecek ketersediaan barang. Apabila barang yang dibutuhkan oleh cabang A tersedia maka barang tersebut akan dialokasikan ke cabang A, tetapi apabila barang tersebut tidak tersedia maka akan dilakukan pengecekan di cabang lain. Ternyata barang tersebut tersedia di cabang B maka akan dibuat pemesanan baru dan menghapus STO yang telah dibuat oleh IC. Kemudian IC akan menginformasikan kepada cabang B untuk melakukan moving stock lalu cabang B tersebut akan melakukan stock transfer ke cabang A

48 102 yang membutuhkan. Namun, apabila stock tidak tersedia di cabang- cabang perusahaan maka IC akan mengecek budget pembelian perusahaan dan melakukan local &import purchasing. Proses yang berjalan pada PT Dos Ni Roha sejauh ini sudah berjalan dengan baik yaitu : 1. Pada saat jumlah material stock yang ada di gudang cabang sudah mencapai batas titik ROP sehingga cabang tidak dapat memenuhi permintaan stock oleh customer. Hal itu memicu pihak cabang untuk membuat STO (Stock Transfer Order) yang nantinya akan dikirimkan kepada pihak IC. akan tetapi karena material yang dibutuhkan oleh cabang tidak dapat dipenuhi oleh DC maka pihak IC akan mengecek stock tersebut di cabang lain. 2. Terdapat beberapa pertimbangan oleh pihak IC pada saat meminta cabang lain untuk melakukan moving stock ke cabang, yaitu jarak antara cabang yang meminta (receiver) dekat dengan cabang lain yang nantinya akan melakukan moving stock (sender), lalu stock yang ada pada cabang lain (sender) cukup untuk memenuhi kebutuhan stock cabang (receiver) dan memenuhi transaksi penjualan yang ada pada cabang lain (sender). Terdapat beberapa kekurangan pada aktivitas ini, yaitu : 1. Pihak cabang (receiver) tidak mengetahui siapa yang mengirimkan material tersebut (tidak terdapat history pada aktivitas tersebut) maka diperlukan adanya tambahan informasi yaitu informasi cabang mana yang mengirimkan material agar cabang yang menerima (receiver) mengetahui dan dapat

49 103 mengkonfirmasi ke cabang lain yang mengirimkannya (sender) tanpa harus melewati IC. 2. Tidak adanya dokumen resmi yang menyatakan bahwa cabang lain (sender) mengalokasikan mateial ke cabang (receiver), dapat memicu adanya masalah pada saat melakukan stock opname pada cabang lain (sender), yaitu terdapat perbedaan jumlah stock secara fisik dengan jumlah stock pada sistem, kekurangan tersebut dapat disalahgunakan oleh bagian gudang. Meskipun material tersebut digunakan oleh internal perusahaan, akan tetapi perlu adanya pencatatan yang baik sehingga kejadian seperti terdapat adanya selisih material tidak terjadi. Dengan adanya masalah tersebut, hal yang diharapkan yaitu : Adanya history pergerakan barang dari satu cabang ke cabang lain, sehingga pada saat melakukan stock opname dan terdapat selisih antara material secara fisik dengan material yang ada disistem, perusahaan dapat menemukan apa yang menyebabkan terdapatnya selisih tersebut.

50 Purchasing for local trading stock Gambar 3.22 Purchasing for Local Trading Stock (Sumber :Manager IT PT Dos Ni Roha) Gambar 3.22 menjelaskan bahwa pada saat membeli barang ke principal, terlebih dahulu harus dibuatkan material planning berdasarkan forecasting yang sudah dilakukan dan juga kebutuhan lain diluar dari perencanaan yang telah dibuat oleh product analyst. Setelah itu, PO dapat dibuat. Terdapat 3 tipe PO, yaitu Stock (material yang ada disimpan sebagai stock di DC, material tersebut diperuntukkan sebagai stock dan belum dialokasikan ke cabang-cabang perusahaan), Cross docking (material yang dikirimkan dari principal ke DC kemudian akan

51 105 dialokasikan ke cabang), dan direct (material dikirim dari principal ke cabang yang bersangkutan tanpa perlu melalui DC). PO yang sudah dibuat masih dapat diubah atau dihapus. Setelah PO yang dibuat sudah tepat maka PO tersebut diprint dan dibuat 4 rangkap, yaitu 2 untuk vendor (principal), 1 untuk IC sebagai arsip, dan 1 untuk financial. Kemudian product analyst akan mengupdate purchasing budget perusahaan dan PO tersebut sudah dapat dikirimkan ke principal. Seorang product analyst harus mampu menganalisis kebutuhan material yang ada di DC dan juga cabang agar tidak terjadi overstock maupun kekurangan stock. Pembuatan Purchase Order harus sesuai dengan kebutuhan material yang diperlukan DC maupun cabang. Hal yang diharapkan yaitu : Product analyst harus tepat dan akurat dalam membeli material, sesuai dengan forecasting yang sudah dibuat maupun permintaan yang sudah ditentukan.

52 Proses penerimaan material Goods receipt from principal (based on PO) Gambar 3.23 GR from Principal (Cross Docking dan Stock) (Sumber :Manager IT PT Dos Ni Roha) Seperti yang sudah diketahui bahwa perusahaan memiliki 3 tipe PO, yaitu cross docking, direct, dan stock. Oleh karena itu, pada gambar 3.23 menjelaskan goods receipt dari principal yang dibuat berdasarkan PO dengan tipe PO, yaitu cross docking dan stock. Material yang dibeli oleh perusahaan sudah dikirim dan tiba di DC kemudian akan dicheck terlebih dahulu berdasarkan delivery note yang dikirimkan oleh principal. Pengecekan terhadap material yang sudah tiba dilakukan oleh GR foreman, apabila tidak ada kesalahan terhadap material yang sudah tiba maka GR foreman dapat menandatangani delivery

53 107 note yang menyatakan bahwa material dari principal sudah sesuai dengan PO yang telah dibuat sebelumnya. Namun, apabila ada ketidaksesuaian material yang tiba dengan delivery note maka pihak GR foreman dapat menginformasikan masalah tersebut ke divisi inventory control.setelah dilakukan pemerikasaan ulang dan ditemukan masalah dengan material yang sudah tiba maka masalah tersebut dapat ditindaklanjuti berdasarkan SOP (Standard Operating Procedure) yang dimiliki oleh perusahaan. Namun, apabila setelah ditinjau oleh IC dan tidak terdapat masalah maka delivery note dapat ditandatangani.delivery note yang sudah ditandatangani kemudian diberikan kepada DC inbound admin, dimana akan dilakukan goods receipt (MIGO). Setelah MIGO dilakukan maka akan dibuat 3 rangkap GR slip, 1 untuk DC, 1 untuk stock control, dan 1 untuk KA (bagian keuangan dan administrasi). Apabila tipe PO nya adalah cross docking dan stock maka barang tersebut akan disimpan di warehouse dan akan dibuat invoice verification, tetapi apabila direct maka barang tersebut akan dialokasikan langsung ke cabang tanpa melewati DC. Proses yang berjalan sejauh ini sudah berjalan dengan baik, karena sudah sesuai dengan proedur yang ada, diantaranya 1. Pada aktivitas goods receipt akan berkaitan dengan proses putaway, yaitu proses menempatkan material ke lokasi storage bin. Pada saat pihak DC menerima material dari principal, bagian DC akan mengecek apakah material yang diterima tersebut merupakan cross docking atau stock. Apabila cross docking, maka pada saat pihak DC menerima material tersebut, kemudian material tersebut akan dialokasikan ke cabang. akan tetapi, apabila

54 108 material tersebut merupakan stock bagi DC, maka akan dilakukan putaway. 2. Pada saat melakukan putaway, bagian gudang harus mengatur tata letak material di gudang. Sistem akan menunjukkan di storage bin dimana material tersebut akan disimpan. Diharapkan peletakan material dilakukan dengan tepat sehingga pada saat meletakkan material baru, material yang terdahulu diletakkan di lokasi yang mudah diambil, hal itu dilakukan untuk mencegah dimana material lama tersebut terlalu lama tersimpan di gudang. Gambar 3.24 GR from Principal (Direct) (Sumber :Manager IT PT Dos Ni Roha)

55 109 Pada gambar 3.24 menjelaskan goods receipt dari principal yang dibuat berdasarkan PO dengan tipe PO nya adalah direct. Barang yang sudah tiba dari principal kemudian diperiksa berdasarkan delivery note yang sudah diterima oleh logistic cabang. Apabila tidak terdapat kesalahan terhadap barang yang sudah tiba maka delivery note tersebut dapat ditandatangani. Namun, apabila terdapat ketidakcocokan barang yang tiba dengan delivery note maka dapat diinformasikan kepada stock control dan dibuatkan 3 rangkap berita acara, 1 untuk IC, 1 untuk branch stock control, dan 1 untuk KA (Keuangan dan Administrasi). Delivery note yang sudah ditandatangani kemudian diberikan ke branch inbound adminuntuk dilakukangoods receipt (MIGO). Setelah itu dibuat 3 rangkap GR slip, yaitu 1 untuk branch, 1 untuk IC, dan 1 untuk KA HO. Apabila setelah dilakukannya MIGO, sudah tidak ada masalah atau kasus maka dapat dibuatkan invoice verification. Namun, apabila terdapat masalah setelah dilakukan MIGO, maka material tersebut dapat ditukar kembali dan kemudian dibuatkan invoice verification (masalah yang terjadi biasanya dikarenakan adanya material yang salah atau rusak dan material yang rusak tersebut merupakan kesalahan dari pihak principal), tetapi bila material tersebut tidak dapat ditukar maka pihak branch inbound admin akan melakukan claim expedition dan membuat sales order to forwader (masalah yang terjadi dikarenakan adanya kesalahan yang dilakukan oleh pihak forwader (pengirim barang). Contoh kasusnya, apabila pada saat pengiriman barang dari principal ke cabang, barang mengalami kerusakan karena forwader yang tidak hati-hati dalam mengemudikan kendaraan). setelah itu, dibuatkan invoice verification. Apabila masalah tersebut disebabkan bukan oleh principal dan forwader, melainkan disebabkan oleh perusahaan sendiri