1. Tujuan. 2. Ruang Lingkup. 3. Istilah/Singkatan/Definisi. UPT-PM DIR Instruksi Kerja Penjaminan Mutu: HAL. 1/10. No.IN V0

Transkripsi

1 1/10 1. Tujuan a. Memastikan agar setiap dokumen, data dan catatan yang berkaitan dengan Sistem Pengendalian Mutu terkendali dengan baik. b. Memastikan agar setiap dokumen, data dan cacatan diarsip dengan baik. 2. Ruang Lingkup Seluruh dokumen hardcopy dan/atau elektronik dari implementasi Sistem Pengendalian Mutu Politeknik Negeri Batam dengan pengendalian yang dilaksanakan secara desentralisasi. 3. Istilah/Singkatan/Definisi DOK : Dokumen dalam bentuk hardcopy maupun elektronik yang meliputi: a. dokumen internal seperti Manual Mutu, Bisnis Proses, Target Mutu (deployment), Prosedur, Borang, Cheklist, Format, Instruksi, Peraturan, SK, Dokumen Pengguna Jasa Primer, yang disusun oleh personal yang terlibat dalam Sistem Pengendalian Mutu Politeknik Negeri Batam. b. dokumen eksternal dari pengguna jasa sekunder atau pihak ketiga seperti Undang-Undang atau Peraturan Pemerintah, dokumen dari Dikti/Kopertis, industri, MoU dan lain-lain. Desentralisasi : Proses pendelegasian tugas pengendalian dokumen, data dan catatan kepada personal yang terlibat dalam proses Sistem Pengendalian Mutu Politeknik Negeri Batam. Dengan pendelegasian tersebut, tugas BPM dalam mengelola pengendalian dokumen, data dan catatan dibantu oleh TPS dan Sekretaris DIR/PD. Dengan demikian, setiap TPS dan Sekretaris DIR/PD mengelola dan mengendalikan dokumen, data dan catatan sesuai dengan lingkup pekerjaan masing-masing. Contoh, Sekretaris PD 1 mengelola dan mengendalikan dokumen, data dan catatan yang berasal dari pelaksanaan tugas dari setiap Kabag yang berada di bawah PD1. Distribusi : Proses mendistribusikan dokumen, data atau catatan tertentu ke PIC atau Kepala Unit yang terkait dimana sebelumnya dokumen, data atau catatan yang didistribusikan tersebut telah dicap Controlled. Data : Data adalah kumpulan catatan pada periode tertentu (mingguan, bulanan, triwulan, semester atau tahunan). Catatan : Catatan adalah dokumen yang telah diisi dengan informasi tertentu sesuai dengan tujuan dan manfaat dari dokumen tersebut. Contoh, Borang Usulan Perubahan Dokumen yang masih kosong diisi oleh PIC tertentu untuk merubah misalnya prosedur tertentu. Borang Usulan Perubahan Dokumen yang telah diisi tersebut disebut dengan catatan. Cap Controlled : Digunakan untuk mencap dokumen, data atau catatan yang akan didistribusikan ke bagian tertentu dengan menggunakan Borang Distribusi/Sosialisasi Dokumen, Data atau Catatan Terkendali. Dengan cap tersebut, dokumen, data atau catatan wajib dikendalikan. Cap Uncontrolled : Digunakan untuk dokumen, data dan catatan yang dipublikasikan dan tidak dicatat pada Borang Distribusi/Sosialisasi Dokumen, Data atau Catatan Terkendali sehingga dokumen, data atau catatan tersebut

2 2/10 Cap Original Copy tidak dikendalikan. : Digunakan untuk dokumen, data dan catatan asliyang dijadikan sebagai rujukanjika dokumen, data atau catatan tersebut akan diperbanyak untuk didistribusikan ataudipinjamkan atau disosialisasikan. Cap Obsolete : Digunakan untuk mencap dokumen, data dan catatan kadaluarsa. DIR : Direktur Politeknik Negeri Batam PD : Pembantu Direktur Politeknik Negeri Batam, dibagi dalam tiga bagian tugas: a. PD1: membantu Direktur Politeknik Negeri Batam dalam mengelola bidang akademik dan sebagai team leader untuk beberapa bisnis proses yang berada dalam kelompok PD1 (administrasi akademik, evaluasi kurikulum, matrikulasi, penelitian dan pengabdian masyarakat, penerimaan mahasiswa baru, pengendalian mutu, perencanaan kurikulum, perpustakaan, perwalian, dan sistem informasi). b. PD2: membantu Direktur Politeknik Negeri Batam dalam mengelola bidang administrasi umum dan kepegawaian serta sebagai team leader untuk beberapa bisnis proses yang berada dalam kelompok PD2 (daftar ulang, promosi dan kerjasama, kesekretariatan dan protokoler, keuangan, pengadaan, sarana dan utilitas dan sumber daya manusia). c. PD3: membantu Direktur Politeknik Negeri Batam dalam mengelola bidang kemahasiswaan dan sebagai team leader untuk beberapa bisnis proses yang berada dalam kelompok PD3 (internal audit, layanan mahasiswa dan layanan alumni). d. PD4: membantu Direktur Politeknik Negeri Batam dalam mengelola bidang kerjasama. Kabag : Kepala bagian yang memimpin, mengelola dan melaksanakan bisnis proses dan mempertanggung jawabkan tugasnya kepada PD1 atau PD2 atau PD3. Kaprodi : Ketua Program Studi TPS : Tata Usaha Program Studi 4. Referensi a. No.PR.34.1 Prosedur PM Perencanaan Pengendalian Mutu 5. Lampiran Instruksi : - Borang : - Checklist : -

3 3/10 6. Uraian Instruksi Kerja Pengendalian Dokumen dan Rekaman 1. Untuk setiap dokumen seperti manual mutu, bisnis proses, target mutu atau deployment, prosedur, borang, checklist, format, instruksi kerja, template, kecuali: - format surat keluar - Ijazah/Sertifikat - Transkrip - dan dokumen kerjasama, wajib menggunakan header seperti berikut ini. a) b) No.IN V0 c) 3/10 d) UPT-PM e) DIR g) Instruksi Kerja BPM: f) 16 Februari 2011 Pengendalian dan Pengarsipan Dokumen Keterangan: a. Logo Politeknik Negeri Batam tanpa alamat. b. Nomor atau kode dokumen sesuai dengan di manual mutu. c. Halaman: (3/5) ii. angka pertama menunjukkan halaman dokumen. iii. angka kedua menunjukkan total halaman dokumen. e. Kepala Bagian/Unit/Prodi yang menyusun dokumen. f. Atasan kepala bagian/unit (contoh: DIR,) yang memeriksa dokumen g. Tanggal dimulai berlakunya dokumen. h. Nama dokumen, diawali dengan judul utama dokumen lalu jika ada diikuti dengan sub judul dokumen dan sebelum sub judul dibubuhi tanda titik dua, contoh: iv. Bisnis Proses Pengendalian Mutu v. Prosedur PM: Pengendalian Dokumen dan Rekaman vi. Borang PM: Registrasi Ketidaksesuaian dan Permintaan Tindakan Koreksi/Pencegahan vii. Checklist UPT-Pus: Status Perpustakaan viii. Instruksi Kerja PUS: Pengolahan Bahan Pustaka ix. Format : Surat Keluar 2. Tidak terdapat isian footer dalam bentuk apapun pada dokumen yang dimaksud pada poin Untuk dokumen berupa prosedur dan instruksi kerja, wajib memiliki sub judul sebagai berikut: a. Tujuan Berisikan tujuan yang ingin dicapai oleh suatu prosedur atau instruksi kerja dengan berpedoman pada Kebijakan, Sasaran dan Target Mutu. Ditulis dengan format seperti contoh (a, b, c dan seterusnya). Contoh: Prosedur Peminjaman dan Pengembalian Bahan Perpustakaan memiliki tujuan: 1) Memastikan agar setiap dokumen, data dan catatan yang berkaitan dengan mutu diperiksa dan disahkan oleh pihak berwenang.

4 4/10 2) Memastikan agar setiap dokumen, data dan cacatan yang berkaitan dengan mutu serta perubahannya tersedia pada pihak yang membutuhkannya. 3) Menjamin bahwa dokumen, data dan catatan yang kadaluwarsa tidak digunakan lagi. b. Ruang Lingkup Memuat luasnya cakupan dari pelaksanaan prosedur tertentu. Contoh: Prosedur Perawatan Bahan dan Sarana Perpustakaan ruang lingkupnya adalah seluruh bahan dan sarana perpustakaan. Prosedur Pengendalian Dokumen, Data dan Catatan, ruang lingkupnya adalah seluruh dokumen, data dan catatan yang berhubungan dengan Sistem Pengendalian Mutu Politeknik Negeri Batam ISO c. Istilah/Singkatan/Singkatan Mencakup istilah, singkatan atau definisi yang digunakan dalam suatu prosedur dengan tujuan untuk memudahkan pemahaman proses atau tahap yang akan dilaksanakan dalam prosedur tersebut. Ditulis dengan ketentuan seperti contoh berikut ini: 1) DIR : Direktur Politeknik Negeri Batam 2) PD : Pembantu Direktur Politeknik Negeri Batam a. PD1 : membantu Direktur Politeknik Negeri Batam dalam mengelola bidang akademik dan sebagai teamleader untuk beberapa bisnis proses yang berada dalam kelompok PD1 (administrasi akademik, evaluasi kurikulum, matrikulasi, penelitian dan pengabdian masyarakat, penerimaan mahasiswa baru, pengendalian mutu, perencanaan kurikulum, perpustakaan, perwalian, dan sistem informasi). b. PD2 : membantu Direktur Politeknik Negeri Batam dalam mengelola bidang administrasi umum dan kepegawaian serta sebagai team leader untuk beberapa bisnis proses yang berada dalam kelompok PD2 (daftar ulang, promosi dan kerjasama, kesekretariatan dan protokoler, keuangan, pengadaan, sarana dan utilitas dan sumber daya manusia). c. PD3 : membantu Direktur Politeknik Negeri Batam dalam mengelola bidang kemahasiswaan dan sebagai team leader untuk beberapa bisnis proses yang berada dalam kelompok PD3 (internal audit, layanan mahasiswa dan layanan alumni). d. PD4 : membantu Direktur Politeknik Negeri Batam dalam mengelola bidang kerjasama. d. Referensi Merupakan dokumen atau catatan yang digunakan sebagai rujukan dalam membantu Pelaksanaan suatu prosedur, disusun seperti contoh berikut ini: 1) Hasil Audit Internal 2) Ketidaksesuaian e. Lampiran Memuat dokumen yang dihasilkan oleh suatu prosedur yang berguna untuk memudahkan pelaksanaan tahap-tahap yang terdapat dalam prosedur tersebut.

5 5/10 Perhatikan contoh lampiran pada halaman berikut. Instruksi : a. No.IN Instruksi Kerja Pengendalian dan Pengarsipan Dokumen, Data dan Catatan b. No.IN Instruksi Kerja Surat Politeknik Negeri Batam Borang : a. No.BO Borang Registrasi Dokumen Terkendali b. No.BO Borang Daftar Induk Data dan Catatan c. No.BO Borang Distribusi/ Sosialisasi Dokumen, Data dan Catatan Terkendali d. No.BO Borang Peminjaman Dokumen, Data dan Catatan e. No.BO Borang Berita Acara Pemusnahan Dokumen, Data dan Catatan f. No.BO Borang Usulan Perubahan Dokumen g. No.BO Borang Sejarah Revisi Dokumen Checklist : a. No.CH Checklist Status Perpustakaan f. Sub Prosedur jika ada (untuk prosedur) Merupakan turunan dari suatu prosedur yang masih berada dalam satu prosedur tertentu dengan tujuan untuk memudahkan pelaksanaan dari prosedur tersebut. Jumlah turunan tersebut disebut bisnis proses level 2 dengan ketentuan tergantung kepada kebutuhan, minimal dua sub prosedur. Contoh: Prosedur Pengendalian Dokumen, Data dan Catat diturunkan lagi menjadi 5 sub prosedur: No Pengendalian Umum Dokumen, Data atau Catatan No Usulan Perubahan Dokumen No Pengendalian Dokumen Softcopy No Pengendalian Dokumen Pengguna Jasa No Tabel: Jenis Dokumen dan Pengendaliannya g. Sub Instruksi Kerja jika ada (untuk instruksi kerja) Merupakan turunan dari suatu prosedur yang masih berada dalam satu prosedur tertentu dengan tujuan untuk memudahkan pelaksanaan dari prosedur tersebut. Jumlah turunan tersebut disebut bisnis proses level 2 dengan ketentuan tergantung kepada kebutuhan, minimal dua sub instruksi kerja. Contoh: Instruksi Kerja Pengendalian dan Pengarsipan Dokumen, Data dan Catatan diturunkan lagi menjadi 3 sub instruksi kerja (dalam instruksi kerja yang sama): A. Instruksi Kerja Pengendalian Dokumen, Data dan Catatan B. Instruksi Kerja Penomoran Dokumen C. Instruksi Kerja Pengarsipan h. Uraian Prosedur atau Uraian Instruksi Kerja Dibuat dalam lima kolom dengan ketentuan sebagai berikut: 1. Kolom pertama berjudul Flow Proses, memuat flow chart yang akan menjelaskan secara ringkas proses atautahap-tahap yang diperlukan untuk menjalan suatu prosedur, dengan syarat: Disusun dengan menggunakan Microsoft Office Visio 2003 dengan memilih menu flow chart dan kemudian memilih Basic Flowchart Shapes (US units).

6 6/10 2. Bentuk flowchart yang digunakan adalah seperti berikut ini (sebagai contoh): U n t u k m u la i U n t u k d o k u m e n m a s u k a n T a n d a p a n a h U n t u k p r o s e s U n t u k d a t a m a s u k a n U n t u k p r o s e s U n t u k d o k u m e n m a s u k a n U n t u k p r o s e s U n t u k p r o s e s U n t u k d o k u m e n k e l u a r a n U n t u k m u la i a. Untuk input proses dapat berupa dokumen masukan atau data masukan atau keduanya. b. Untuk output proses dapat berupa dokumen keluaran atau data keluaran atau keduanya. c. Output dari proses tertentu bisa menjadi input bagi proses berikutnya, atau sebaliknya. d. Warna background dari setiap bentuk flowchart pada poin 1b adalah biru muda. e. Uraian pada proses harus ringkas. 3. Kolom kedua dengan judul Uraian, merupakan kolom uraian yang akan menjelaskan dengan rinci isi dari setiap proses yang terdapat di flowchart (pada kolom pertama). 4. Kolom ketiga berjudul PIC, merupakan personal yang bertanggung jawab atas terlaksananya proses-proses yang ada. Jumlah PIC untuk setiap proses boleh lebih dari satu PIC. 5. Kolom keempat dengan judul Input, merupakan masukan yang diperlukan untuk suatu proses, boleh lebih dari satu, dapat berupa dokumen eksternal atau dokumen internal ISO Politeknik Negeri Batam seperti borang, checklist, instruksi kerja, format, template atau dapat berupa data. 6. Kolom keempat dengan judul Output, merupakan keluaran dari suatu proses, boleh lebih dari satu, berupa dokumen internal ISO Politeknik Negeri Batam seperti borang, checklist, instruksi kerja, format atau template. i. Penyimpanan Rekaman Nama rekaman, lama penyimpanan dan tempat penyimpanan rekaman ditulis. Contoh: No Nama Dokumen/Rekaman Tempat Lama 1 No.BO V0 Borang Registrasi Dokumen dan Rekaman Terkendali Sek-PD, TPS 5 Tahun

7 7/10 1. Sedangkan untuk jangka waktu atau lama penyimpanan data diatur sebagai berikut: b. Dokumen Akademik disimpan minimal selama lima tahun karena maksimal jumlah semester yang diperbolehkan ditempuh oleh mahasiswa Politeknik Negeri Batam adalah selama sepuluh semester atau lima tahun. c. Dokumen Non-Akademik disimpan minimal selama satu tahun dan maksimal selama lima tahun. Jangka waktu penyimpanan untuk dokumen non-akademik yang berkisar antara satu sampai lima tahun diserahkan kepada masing-masing Kabag/Unit. d. Dari poin 8ª dan 8b di atas, jika ditemukan keterangan pada dokumen ISO Politeknik Negeri Batam pada bagian ketujuh yaitu bagian Penyimpanan Data tepatnya pada kolom masa penyimpanan, yang diisi oleh PIC terkait dengan angka 1 tahun, atau 2 tahun, atau 3 tahun, atau 4 tahun, atau 5 tahun, berarti masa penyimpanan dokumen terkait adalah minimal 1 tahun, atau 2 tahun, atau 3 tahun, atau 4 tahun, atau 5 tahun atau lebih sesuai dengan isi keterangan pada kolom peyimpanan masing-masing dokumen. 2. Cap yang digunakan dalam pengendalian dokumen dibagi menjadi 4 cap. j. Cap Controlled Document, digunakan untuk mencap dokumen atau rekaman yang akan didistribusikan ke bagian tertentu dengan menggunakan Borang Distribusi/Penarikan Dokumen dan Rekaman. Dengan cap tersebut, dokumen dan rekaman tidak boleh digandakan. k. Cap Uncontrolled Document, digunakan untuk dokumen dan rekaman yang dipublikasikan dan tidak dicatat pada Borang Distribusi/PenarikanDokumen dan Rekaman. Jika ada perubahan, dokumen tersebut tidak akan ditarik. l. Cap External Document,digunakan untukdokumen yang berasal dari luar Politeknik& dipakai sebagai dokumen proses, ex: Peraturan DIKTI, Peraturan Tenaga Kerja, gambar, Buku Training, dsb. m. Cap Obsolete Document, digunakan untuk mencap dokumen dan rekaman kadaluarsa. 3. Cap tersebut pada poin 4, dikendalikan oleh BPM melalui Tata Usaha Program Studi, Sekretaris Direktur dan Sekretaris Wakil Direktur I dan II sesuai dengan lingkup kerja. 4. Standar cap (stempel) yang digunakan adalah: CONTROLLED DOCUMENT Copy No. Politeknik Batam UNCONTROLLED DOCUMENT Politeknik Batam OBSOLETE DOCUMENT Politeknik Batam EXTERNAL DOCUMENT Bagian : Tgl/Tahun : / No. DE : Politeknik Batam 5. Dokumen dan rekaman yang boleh dipinjamkan dan diperbanyak adalah dokumen dengan cap UNCONTROLLED DOCUMENT Pengendalian Dokumen Eksternal dan Softcopy 1. Memberikan identitas dokumen eksternal berupa cap External Document & memperbaharui Daftar Induk Dokumen dan Rekaman yang telah teridentifikasi oleh masing masing bagian terkait. 2. Jika ada revisi / perubahan terhadap dokumen eksternal, maka wajib menarik yang lama jika tidak diperlukan lagi dan memberi cap Obsolete Document / langsung disingkirkan / dimusnahkan dari tempat pemakaian.

8 8/10 3. Dokumen mutu Softcopyyang terkendali disimpan di komputer BPM, dan yang memiliki hak akses adalah BPM. Yang termasuk dokumen softcopy adalah: softcopy dokumen yang terdapat dalam Sistem Pengendalian Mutu Politeknik Negeri Batam meliputi Manual Mutu, Bisnis Proses, Target Mutu (deployment), Prosedur, Borang, Chekclist, Format, Instruksi, Dokumen Pengguna Jasa, , sms, website, intranet, dan file (yang disimpan di server, harddisk, cd rom) dengan pengaturan sebagai berikut: File A. Softcopy dari dokumen ISO Politeknik Negeri Batam seperti Bisnis Proses, Deployment (Target Mutu), Prosedur, Borang, Chekclist, Format, Instruksi, Template, dan turunan lainnya disimpan di intranet Politeknik Negeri Batam dengan alamat Soft-copy tersebut telah dieliminasi dari serverpoly Politeknik Negeri Batam dengan tujuan untuk memudahkan peengendalian dokumen. B. Softcopydari dokumen ISO Politeknik Negeri Batam disusun dalam folder atau sub-folder atau sub-sub folder yang sesuai. C. Hardcopy yang berlaku adalah hardcopy yang berasal atau dicetak dari softcopy dokumen ISO yang terdapat di D. Softcopy dari dokumen ISO Politeknik Negeri Batam dapat diakses oleh setiap PIC dengan ketentuan: - Dokumen public-unprinted, adalah dokumen ISO Politeknik Negeri Batam yang hanya dapat diakses untuk dibaca, bukan untuk dicetak. Contoh, Manual Mutu atau Dokumen Eksekutif lainnya, Bisnis Proses, Target Mutu (deployment), dan Prosedur. - Dokumen public-printed, adalah dokumen ISO Politeknik Negeri Batam yang dapat dibaca dan dicetak oleh PIC atau pihak yang membutuhkan untuk penyem-purnaan ISO Politeknik Negeri Batam yang berkelanjutan seperti borang, instruksi kerja, format, templete. Contoh, Borang Usulan Perubahan Dokumen, Borang Registrasi Ketidaksesuaian dan Permintaan Tindakan Koreksi/Pencegahan, Borang Registrasi Dokumen Terkendali, Borang Daftar Induk Data dan Catatan, Format Surat Keluar, Format SK, Instruksi Kerja Pengendalian dan Pengarsipan Dokumen, Data dan Catatan dan borang, format, instruksi lainnya sesuai dengan makna dari poin 4b. E. Perubahan softcopy dari dokumen ISO Politeknik Negeri Batam yang terdapat di hanya dapat diubah melalui BPM setelah mengikuti Prosedur Usulan Perubahan Dokumen. F. Setiap akhir tahun, softcopy dari dokumen ISO Politeknik Negeri Batam diback-up ke dalam media Digital Data Storage dan sejarah back-up dicetak secara periodik oleh BSI. atau SMS Jika ada, informasi dalam bentuk atau SMS dari dan/atau ke PD, Kabag, Kaprodi, dan Pengguna Jasa Politeknik Negeri Batam diatur sebagai berikut: - dicetak dan disimpan di file tertentu atau di folder /sms - dimusnahkan sesuai dengan aturan

9 9/10 Website/Intranet Jika terjadi perubahan, Website di-update secara periodik dan bukti update dicatat serta website di-review setiap tiga bulan sekali. Pengarsipan 1. Dokumen dan Rekaman yang layak diarsip adalah dokumen dan rekaman yang memenuhi uraian yang terdapat pada pengendalian dokumen dan rekaman, seperti dijelaskan di atas. 2. Pengarsipan dilakukan oleh setiap Tata Usaha Program Studi dan Sekretaris Direktur serta Sekretaris Wakil Direktur. 3. Media pengarsipan dokumen dan rekaman adalah odner berwarna dan tempat penyimpanan odner adalah lemari untuk sementara di bagian tertentu sudah memiliki lemari penyimpanan, dengan kondisi ini lemari penyimpanan belum di beri kode penyimpanan lemari. 4. Pengarsipan dokumen, data dan catatan diarsip sesuai dengan kode odner penyimpanan. 5. Kode odner penyimpanan disusun dengan mengikuti contoh sebagai berikut: a) Baris pertama berisi logo Politeknik Negeri Batam. b) Baris kedua berisi urutan odner, diisi dengan angka 01, 02, 03 dan seterusnya, dengan jenis font Arial Balck, warna biru muda dan ukuran font 18 serta berada dalam kotak putih yang bergaris hitam. c) Baris ketiga berisi nama dokumen dengan jenis font Arial Black, warna biru muda dan ukuran font 18. Contoh nama dokumen antara lain prosedur, surat keluar, notulen rapat atau nama dokumen lainnya sesuai dengan yang terdapat di ISO Politeknik Negeri Batam. d) Baris keempat berisi nama jabatan seperti DIR untuk Direktur, PD1, II atau III untuk Pembantu Direktur dan PRODI AK, APL atau ELIND untuk program studi yang ada di Politeknik Negeri Batam, dengan jenis font Arial Black, warna biru muda dan ukuran 18. e) Baris kelima berisi segitiga berwarna kuning yang akan semakin besar mengikuti nomor urut odner.epala Bagian/Unit dari pemilik yang dimaksud pada poin c. sesuai dengan urutan folder. f) Warna dasar yang melatar belakangi poin 5a sampai 5d adalah putih. g) Poin 5a sampai 5d berada dalam satu kotak yang bergaris hitam dan terdapat arsiran warna abu-abu. h) Perhatikan contoh pada halaman berikut ini. 6. Klasifikasi penyimpanan Arsip: Penyimpanan Arsip dikaslifikasi sesuai dengan Status/Sifat Arsip sesuai dengan yang tercatat di Borang Daftar Induk Dokumen dan Rekaman (No.BO ) di bagiannya masing-masing. Arsip yang memiliki Status/Sifat rahasia/konfidental/terbatas, disimpan di lemari atau sejenisnya yang terkunci atau aksesnya terkendali.

10 10/10