MANUAL PROSEDUR PENYIMPANAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN

Transkripsi

1 MANUAL PROSEDUR PENYIMPANAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota Fakultas Teknik Universitas Brawijaya Malang 2015

2 Manual Prosedur Penyimpanan dan Pemusnahan Dokumen Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota Fakultas Teknik Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : 1 Tanggal : 1 agustus 2015 Diajukan oleh : Ketua Unit Jaminan Mutu ttd Dikendalikan oleh Eddi Basuki Kurniawan ST., MT. NIP Manager Representative ttd Ismu Rini Dwi Ari ST., MT. PhD NIP Disetujui oleh : Ketua Jurusan ttd Dr. A. Wahid Hasyim MSP NIP

3 PENYIMPANAN DOKUMEN Tujuan Tujuan prosedur pengendalian dokumen adalah untuk mengatur tata cara pengendalian dokumen agar sesuai dengan persyaratan sistem manajemen mutu. Ruang Lingkup Prosedur pengendalian dokumen umumnya hanya berlaku secara internal di unit kerja dengan cakupan: (1) pengendalian dokumen internal yang meliputi kegiatan penyusunan, pengesahan, pengidentifikasian, penerbitan, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, penarikan, perubahan atau revisi, dan pemusnahan dokumen; dan (2) pengendalian dokumen eksternal yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan dan pendistribusian dokumen. Referensi Referensi-referensi yang digunakan dapat dicantumkan di bagian ini. Definisi Bagian ini menguraikan keterangan penggunaan singkatan, istilah dan definisi yang digunakan dalam prosedur untuk menghindari kerancuan pengertian demi memperjelas uraian prosedur. Misalnya definisi mengenai dokumen internal, dokumen eksternal, tingkatan perubahan (amandemen/revisi), dan lain-lain. Prosedur & Tanggung jawab Tanggung jawab dan wewenang personel yang terkait dengan pengendalian dokumen, misalnya sebagai berikut: Pimpinan unit kerja bertanggungjawab atas pengesahan dokumen internal dan pemusnahan dokumen; Kepala Bagian Tata Usaha bertanggung jawab atas pelaksanaan pemusnahan dokumen; Tim Unit Jaminan Mutu bertanggung jawab atas pemeriksaan dan penilaian dokumen, pengidentifikasian, pemeriksaan dan penyimpanan dokumen; Uraian prosedur pengendalian dokumen biasanya berisi rincian tugas yang harus dilaksanakan dan personel terkait yang harus bertanggung jawab terhadap penerapan pengendalian dokumen, yaitu sebagai berikut: Daftar dokumen yang dikendalikan, berisi daftar dokumen yang dikendalikan melalui prosedur ini.

4 Penyusunan dokumen, berisi pedoman dan metode penyusunan dokumen-dokumen dalam daftar yang dikendalikan. Umumnya berisi hal-hal menyangkut identitas dokumen, pengesahan dokumen, rekaman perubahan dokumen dan daftar isi. Penomoran dokumen, berisi uraian mengenai bagaimana dokumen tersebut diidentifikasikan. Pengesahan dokumen, berisi pengesahan oleh personil dan/atau fungsinya dalam unit kerja terhadap dokumen-dokumen dalam daftar dokumen yang dikendalikan. Distribusi dokumen, berisi uraian mengenai cara menerbitkan dan mendistribusikannya ke fungsi dan/atau personil terkait. Perubahan dokumen, berisi uraian mengenai cara melakukan perubahan dokumen berikut persetujuan dan pendistribusiannya. Pemusnahan dokumen, berisi uraian mengenai cara bagaimana dokumen tersebut dimusnahkan. Rekaman Rekaman yang dihasilkan dari pelaksanaan pengendalian dokumen misalnya: daftar induk dokumen, bukti penerimaan salinan dokumen, bukti penarikan dokumen, amandemen, berita acara pemusnahan dokumen, dan lain-lain. Prosedur & Tanggung jawab Masing-masing bagian/divisi mengendalikan rekaman yang terkait dengan kegiatannya sesuai dengan tanggung jawab dan wewenangnya. Pengendalian yang dilakukan oleh masing-masing departemen/bagian/divisi mencakup pengidentifikasian, penyimpanan, perlindungan, dan pengambilan kembali. Sedangkan pembuatan Daftar Induk Rekaman (Master List Records), penetapan masa simpan rekaman dan pelaksanaan pemusnahan rekaman biasanya dilakukan oleh divisi/bagian/departemen yang terkait dengan administrasi atau ketatausahaan atau boleh juga dilakukan langsung oleh Wakil Manajemen Mutu (WMM). Sesuai dengan lingkupnya, uraian prosedur pengendalian rekaman biasanya berisi rincian tugas yang harus dilaksanakan dan personel terkait yang harus bertanggung jawab terhadap penerapan pengendalian rekaman, yaitu sebagai berikut: Pengidentifikasian rekaman. Kadang-kadang jenis-jenis rekaman diidentifikasikan pada masing-masing SOP. Penggunaan Daftar Induk Rekaman yang menguraikan dimana saja rekaman disimpan, divisi/bagian/departemen yang bertanggung jawab, dan masa simpan rekaman. Bentuk rekaman dan media penyimpanan, termasuk tatacara mem-backup rekaman dalam bentuk elektronik, bila dibutuhkan.

5 Pengambilan, pendisposisian, dan penggandaan rekaman secara internal dan terbatas. Hal ini perlu diatur dalam prosedur karena pada umumnya seluruh rekaman bersifat rahasia. Pemusnahan rekaman yang berisi uraian mengenai tatacara penarikan rekaman yang telah habis masa simpannya dan bagaimana cara memusnahkannya. Masa Simpan Dokumen No. Nama Rekaman Uraian Lokasi Penyimpanan 1. Dokumen-dokumen yang terkait Proses Belajar Mengajar Skripsi, Tesis, Disertasi, Tugas-tugas, Jurnal, Penelitian, Pengabdian Masyarakat 2. Dokumen arsip-arsip (Data Mahasiswa, Nilai, Arsip Jurusan) Ruang Baca / Perpusatakaan Recording/ Tata Usaha Masa Penyimpanan selambatlambatnya 20 tahun, dan sesudahnya dapat disimpan dalam bentuk digital. 10 tahun atau setelah memiliki database dalam bentuk digital. 3. Dokumen Penjaminan Mutu Visi Misi Renstra UJM 10 tahun Program Kerja Pedoman Pendidikan Manual Mutu Sandart Mutu Borang Kinerja Manual Prosedur Instruksi Kerja Dokumen Pendukung

6 BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN Pada hari ini tanggal bulan Tahun yang bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan penilaian kembali dokumen telah melaksanakan pemusnahan dokumen sesuai tercantum dalam Daftar Dokumen yang Dimusnahkan/Diserahkan terlampir lembar, penghancuran secara total dengan cara Saksi saksi : Kepala Subbagian Tata Usaha, Ka. SubBidang terkait (...) Ka. Bidang terkait/wakil Manajemen

7 DAFTAR DOKUMEN YANG DIMUSNAHKAN NAMA BIDANG :... U N I T :... NO. DESKRIPSI DOKUMEN TAHUN JUMLAH KETERANGAN Tanggal : Management Representative NIP. (Nama)

8