PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN

Transkripsi

1 No. Dokumen : PT-KITSBS-02 No. Revisi : 00 Halaman : i dari iv LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN DIBUAT OLEH No Nama Jabatan Tanda Tangan 1. RM. Yasin Effendi PLT DM ADM Umum & Fas 2. Abdan Syakuro PLT DM Akuntansi 3. Bambang SA PLT DM Pemeliharaan 4. Nursalim PLT DM Enjiniring DIPERIKSA OLEH No Nama Jabatan Tanda Tangan 1. Andi Aziz Wakil Manajemen 2. Hendra Noviar Manajer Enjiniring 3. Ikram Manajer Produksi 4. Tosni Karo Karo Manajer Keuangan 5. Muhammad Syafrudin Manajer SDM & UMUM DISETUJUI OLEH No Nama Jabatan Tanda Tangan 1. Ruly Firmansyah General Manager

2 No. Dokumen : PT-KITSBS-02 No. Revisi : 00 Halaman : ii dari iv DAFTAR ISI Uraian Halaman LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN... i DAFTAR ISI... ii DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI... iii DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN... iv 1. TUJUAN LINGKUP REFERENSI DEFINISI PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB LAMPIRAN... 2

3 No. Dokumen : PT-KITSBS-02 No. Revisi : 00 Halaman : iii dari iv DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI No Unit Kerja Salinan Dokumen 1. Wakil Manajemen/Sekretariat SMT MASTER 2. Seluruh Karyawan Softcopy

4 No. Dokumen : PT-KITSBS-02 No. Revisi : 00 Halaman : iv dari iv DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN No Tgl Hlm Uraian yang diubah Uraian Perubahan Disahkan oleh

5 No dokumen : PT-KITSBS-02 Halaman : 1 dari 2 1. TUJUAN Prosedur ini dibuat sebagai panduan untuk mengendalikan dan memelihara rekaman yang digunakan di Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel agar tetap mudah dibaca, diambil dan ditunjukkan bila diperlukan. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup identifikasi, penetapan masa simpan, penyimpanan dan pemusnahan rekaman. 3. REFERENSI 3.1. Persyaratan SMM ISO 9001: 2008, Klausul Pengendalian Rekaman Persyaratan SML PP 50/ 2012, Elemen 10 Pengumpulan dan Pengguna Data Persyaratan SML ISO 14001: 2004, Klausul Pengendalian Rekaman Persyaratan PAS 99: 2012, Klausul Pengendalian Informasi Terdokumentasi. 4. DEFINISI 4.1. Rekaman Bukti/ catatan yang berisi informasi tentang pelaksanaan suatu kegiatan system manajemen Pelaksana Kegiatan Personil yang bertanggung jawab melaksanakan suatu kegiatan Manajer Bidang (MB) Pejabat Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel yang bertanggung jawab untuk memimpin suatu bidang/ unit kerja Pemelihara Rekaman Personil yang bertanggung jawab untuk menyimpan dan memelihara rekaman. 5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB 5.1. Identifikasi Rekaman Rekaman yang dikendalikan mencakup : a. Rekaman yang diminta oleh Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004, SMK3 PP 50/2012 dan PAS 99: b. Rekaman lain yang diminta oleh Manajemen Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel atau pihak-pihak lain yang terkait Identifikasi rekaman dapat menggunakan nomor dan/atau tanggal terbit dari rekaman tersebut, nama rekaman atau nomor formulir.

6 No dokumen : PT-KITSBS-02 Halaman : 2 dari Jenis rekaman dapat berupa antara lain Laporan Pelaksanaan Kegiatan, Gambar hasil kerja, Nota Dinas dan Data Komputer Penyimpanan dan Pemeliharaan Rekaman Sekretaris SMT harus menetapkan jangka waktu penyimpanan rekaman yang akan disimpan dan bila telah melampaui masa simpan, maka rekaman dapat dimusnahkan atau diperpanjang masa simpannya sesuai dengan kebijakan dari Wakil Manajemen terkait Rekaman harus disimpan pada media yang aman dan sesuai dengan jenis rekaman yang disimpan Selama disimpan, rekaman harus dijaga agar tetap mudah dibaca dan diambil untuk ditunjukkan bila diperlukan Media penyimpanan harus diidentifikasi sesuai dengan jenis dan nama rekaman yang disimpan Rekaman yang disimpan harus dicatat pada Daftar Rekaman yang Disimpan (FR-PT- KITSBS-02-01) oleh pemelihara rekaman Untuk Rekaman yang bersifat rahasia (seperti : Hasil Medical Check Up, Data base pegawai, hasil investigasi kecelakaan kerja dll), akses penyimpanan terbatas dan diberi label RAHASIA Pemusnahan Rekaman Sebelum memusnahkan rekaman, pemelihara rekaman membuat Berita Acara Pemusnahan (FR-PT-KITSBS-02-03) dan harus disetujui oleh Wakil Manajemen Rekaman yang dimusnahkan harus dicatat dalam Daftar Rekaman yang Dimusnahkan (FR-PT-KITSBS-02-02). 6. LAMPIRAN 6.1. Proses Pengendalian Rekaman (PT-KITSBS-02) 6.2. Formulir Daftar Rekaman yang Disimpan (FR-PT-KITSBS-02-01) 6.3. Formulir Daftar Rekaman yang Dimusnahkan (FR-PT-KITSBS-02-02) 6.4. Formulir Berita Acara Pemusnahan Rekaman (FR-PT-KITSBS-02-03) 6.5. Daftar Induk Formulir SMT (FR-PT-KITSBS-02-04)

7 FORMULIR DAFTAR REKAMAN YANG DISIMPAN No. formulir : FR-PT-KITSBS Halaman : No. No. Rekaman Judul Rekaman Tgl. Simpan Masa Simpan Tempat Penyimpanan

8 FORMULIR DAFTAR REKAMAN YANG DIMUSNAHKAN No. formulir : FR-PT-KITSBS Halaman : No. No. Rekaman Judul Rekaman Tgl. Pemusnahan No. Berita Acara Pemusnahan

9 FORMULIR BERITA ACARA PEMUSNAHAN REKAMAN/DOKUMEN No. formulir : FR-PT-KITSBS Halaman : No. /BA.KITSBS/.../ Kami yang bertanda tangan di bawah ini : No. Nama Jabatan Tanda Tangan Menyetujui rekaman/dokumen*) tersebut di bawah ini untuk dimusnahkan : No. No. Rekaman/ Judul Rekaman Tgl. Simpan Masa Simpan Dengan alasan : Palembang, *) coret yang tidak perlu

10 DAFTAR INDUK FORMULIR SMT No. formulir : FR-PT-KITSBS Tanggal : April Halaman : No No. Formulir Nama Formulir Status Revisi Pengendali Formulir Keterangan