EVALUASI DAN PENGEMBANGAN ERP BERBASIS SAP PADA MODUL MATERIAL MANAGEMENT PT. XYZ

Transkripsi

1 EVALUASI DAN PENGEMBANGAN ERP BERBASIS SAP PADA MODUL MATERIAL MANAGEMENT PT. XYZ Eggy Almoura Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Lukman Wisnudrajat Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Muhammad Fadhlil Hadi Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Dan Pembimbing Johan Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Abstrak Penulisan skripsi ini bertujuan untuk melakukan evaluasi terhadap hasil implementasi SAP yang telah dilakukan PT. XYZ. Penulisan ini memiliki tujuan untuk mengetahui apakah hasil implementasi SAP bagian material management khususnya inventory management pada perusahaan telah berjalan sesuai dengan rencana awal implementasi atau masih ada kekurangan yang dialami. Metode penelitian yang digunakan dalam penyususan skripsi ini adalah dengan melakukan pengumpulan data melalui observasi, wawancara dan studi pustaka. Selain itu dilakukan pula analisa fit/gap terhadap proses bisnis yang berjalan sesuai dengan ruang lingkup yang telah ditentukan, kemudian dilanjutkan dengan perancangan menggunakan unifield modeling language (UML). Dari hasil analisa yang telah dilakukan, penulis memberikan usulan pengembangan berupa rancangan add-on untuk meningkatkan kinerja perusahaan khususnya bagian operasional gudang agar kedepannya dapat menjadi jauh lebih lagi. Simpulan dari penelitian ini adalah, penulis melihat bahwa meski secara keseluruhan sistem SAP yang digunakan sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan, inovasi dan pengembangan yang disarankan oleh penulis diharapkan bisa digunakan untuk membantu perusahaan. Kata Kunci : Evaluasi, Implementasi, SAP, Inventory Management, Proses Bisnis, Pengembangan.

2 PENDAHULUAN Penggunaan Teknologi Informasi untuk mendukung proses bisnis pada sebuah perusahaan kini telah menjadi sebuah tuntutan. Penerapan Teknologi diharapkan menjadi sebuah nilai tambah (value added) untuk menopang semakin dinamisnya sebuah aktifitas bisnis pada perusahaan. Pada era globalisasi seperti saat ini, bidang teknologi informasi terutama sistem informasi telah mengalami banyak perkembangan. Kedua bidang ini sangat berhubungan dalam kemajuan bisnis dan operasional perusahaan. Perusahaan dituntut untuk terus dapat bersaing guna mendapat keuntungan yang maksimal, serta diharapkan mampu untuk dapat mencapai visi misi perusahaan. Untuk mencapai tujuan tersebut perusahaan melakukan berbagai cara, salah satunya dengan melakukan inovasi-inovasi dalam proses bisnis yang ada. Proses bisnis dibuat semakin efektif dan efisien, akan tetapi pada kenyataannya terdapat kompleksitas proses dan fungsi-fungsi bisnis dalam suatu perusahaan sehingga terkadang menimbulkan masalah. Berangkat dari kondisi tersebut, bisnis yang begitu kompleks dan dinamis memerlukan suatu tools untuk mengkomunikasikan data dan informasi secara real time, akurat, antarlini, dan spesifik guna pengambilan keputusan yang tepat, sehingga kedepannya dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja operasional perusahaan. Salah satu tools yang digunakan untuk mendukung proses bisnis adalah dengan mengadopsi sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Dimana ERP, membantu dalam mengintegrasikan seluruh area fungsional bisnis yang ada dalam perusahaan seperti keuangan, akuntansi, penjualan, pengadaan produk / jasa, maupun sumber daya manusia. Dengan adanya ERP, maka perusahaan dapat meminimalisir terjadinya kesalahan-kesalahan dalam mengelola, menyimpan, dan menyebarkan informasi. Banyak perusahaan dari berbagai bidang bisnis berhasil mengimplementasikan ERP pada perusahaan mereka. Oleh karena itu Vendor ERP dilirik semakin banyak perusahaan. Vendor ERP menawarkan banyak sekali produk berupa solusi untuk perusahaan dari level menengah hingga perusahaan perusahaan besar dengan skala internasional. Salah satu vendor ERP yang jasa dan produknya banyak digunakan di Indonesia adalah SAP, dengan pengalaman lebih dari 120 negara di dunia SAP kini memiliki lebih dari perusahaan

3 pengguna. Beberapa perusahaan Indonesia yang menggunakan SAP adalah Pertamina, BMW, Indofood, dan Nestle. PT. XYZ yang didirikan pada tanggal 3 Oktober 2000, berfokus pada penyediaan jaringan, jasa, dan content telekomunikasi, khusus untuk mendukung teknologi dan system informasi PT PLN (Persero) dan publik. Untuk itu Perseroan mengadakan berbagai layanan unggulan seperti Clear Channel, Multi Protocol Label Switching (MPLS), akses internet broadband, Voice over Internet Protocol (VoIP), dan aplikasi perbankan Sebagai anak perusahaan yang dimiliki sepenuhnya oleh PLN, pada awalnya PT. XYZ berfokus untuk melayani kebutuhan PLN akan jaringan telekomunikasi. Seiring dengan kebutuhan industry akan jaringan telekomunikasi dengan tingkat availability dan reliability yang konsisten, Perseroan melihat peluang baru untuk mengembangkan usahanya yaitu dengan mengkomersialkan kelebihan kapasitas jaringan telekomunikasi ketenagalistrikan serat optic milik PLN di Jawa dan Bali. Berdasarkan pemikiran tersebut, PT. XYZ mulai menjalin kerjasama dengan berbagai perusahaan, terutama yang kegiatan operasionalnya membutuhkan jaringan telekomunikasi yang ekstensif dan handal yang hingga saat ini Perseroan melayani lebih dari 296 perusahaan di Indonesia, di industriindustri utama yaitu telekomunikasi, perbankan, keuangan, dan manufaktur. Dalam upaya menyediakan layanan yang handal selalu tersedia, dan dengan down time minimal, sehingga memenuhi service level agreement, PT. XYZ sadar harus memiliki sistem yang mampu untuk mengelola keseluruhan proses bisnis yang bertujuan. Sesuai dengan visi PT. XYZ yaitu menjadi penyedia jaringan terkemuka di Indonesia, pada tahun 2008 Perseroan melakukan ekspansi konektifitas jaringan telekomunikasi ke Pulau Sumatra dan wilayah-wilayah terpencil di Indonesia, serta memaksimalkan pendayagunaan hak jaringan ketenagalistrikan milik PLN yang mencakup seluruh wilayah Nusantara, yaitu "Right of Ways" (RoW). Pada awal tahun 2010, PT. XYZ ingin mengembangkan kemampuan proses bisnis yang ada.di bulan November tahun 2010 PT. XYZ memantapkan langkah dan performa korporasinya melalui internalisasi dan implementasi ERP Sistem Aplikasi dan Produk (SAP). Dengan sistem aplikasi modern yang terintegrasi ini PT. XYZ dapat melaksanakan proses bisnis yang baku dan standar.

4 Sistem ERP yang diimplementasikan di PT. XYZ meliputi proses bisnis pada bidang keuangan dan logistik, salah satu fokus pada bidang logistik adalah bagian procurement/material management. Dalam upaya untuk mengidentifikasikan hasil yang didapat perusahaan setelah mengimplementasikan ERP serta penggunaan SAP R/3 ecc6 maka kami meyusun skripsi dengan judul EVALUASI DAN PENGEMBANGAN ERP BERBASIS SAP PADA MODUL MATERIAL MANAGEMENT PT. XYZ. METODE PENELITIAN Dalam penyusunan skripsi ini diperlukan data data yang akurat. Untuk memperoleh data yang diperlukan guna mendukung penyusunan penulisan ini, kami menggunakan metode berikut, yaitu : a. Objek Penelitian 1. PT. XYZ. 2. SAP Modul Inventory Management. 3. Proses bisnis pada Inventory Management. b. Metode Pengumpulan Data 1. Observasi secara langsung pada bagian Inventory Management yang ada pada PT. XYZ. 2. Wawancara dengan pihak- pihak yang terlibat dalam proses bisnis modul material management berbasis SAP pada PT. XYZ. 3. Metode studi kepustakaan, metode ini dilakukan dengan mengumpulkan data dan informasi dari literature literature yang telah ada sebelumnya. c. Metode Analis dan Evaluasi 1. Fit / Gap analysis, merupakan tools yang dapat membantu perusahaan dalam membandingkan performa perusahaan yang sekarang / aktual dengan potensi performa yang diharapkan. 2. Metode perancangan menggunakan Unified Modeling Language (UML) untuk mengembangkan applikasi add onyang akan digunakan untuk mengatasi masalah guna meningkatkan kinerja perusahaan.

5 Berikut adalah ruang lingkup yang akan dibahas : Gambar 1 Ruang Lingkup Proses bisnis utama yang terdapat dalam Inventory Management : Purchasing Mencakup pembelian barang perangkat dan kabel dari perusahaan kepada penyedia (vendor),permintaan barang dari user ke perusahaan, serta permintaan item dari cabang ke cabang maupun dari cabang ke pusat ataupun sebaliknya. Ada beberapa jenis Purchase Order (PO) yang dimaksudkan disini: PO kepada supplier dan PO STO (Stock Transfer Order) antar sesama gudang. Good Receipt Mencakup penerimaan barang dalam bentuk fisik yang dikirim oleh supplier / vendor, penerimaan barang dari user, dan penerimaan barang dari gudang cabang. Yang kemudian masuk ke gudang dan menjadi inventory bagi perusahaan. Good Issue / Reservation

6 Mencakup proses pengeluaran barang dari gudang, baik itu untuk dikirim antar gudang, dikirim langsung kepada useruntuk instalasi atau dikirim kembali kepada vendor untuk diperbaiki. Transfer Posting Mencakup proses pemindahan barang baik secara fisik maupun data. Mencatat setiap proses pergerakan barang dan penggantian setiap informasi yang ada di dalamnya. Physical Inventory Mencakup proses stock opname, berupa pengecekan barang fisik dengan barang yang ada pada database perusahaan. Berikut adalah kerangka pikir yang digunakan : Gambar 2 Kerangka Pikir

7 HASIL DAN BAHASAN Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan menggunakan analisa fit gap, didapat hasil sebagai berikut : Tabel 1 Degree of Fit Percentage Terdapat 1 partial fit dan 3 gap, dari keseluruhan proses yang terjadi pada inventory pusat PT. XYZ. Tabel 2 Degree of Fit Berikut adalah penjelasan dari 3 gap yang didapat : Tabel 3 Analisa Fit Gap No Requirement Priority Mencetak backup document M sebagai bukti Fit Fit/Gap Partial Fit Gap G Comments Saat ini warehouse admin harus mencatat backup data secara manual dikarenakan Recommendation Membuat sistem automated backup document

8 barang masuk print out SAP tidak dapat menampilkan storage bin dan checklist mutasi Membuat Internal serial number Membuat Sistem internal serial harus dibuat manual Automatic Internal number secara H G oleh warehouse serial number otomatis admin Saat ini warehouse Mencetak backup document sebagai bukti barang keluar M G admin harus mencatat backup data secara manual dikarenakan print out SAP tidak dapat menampilkan storage bin dan Membuat sistem automated backup document checklist mutasi Dari gap yang ada, penulis memberikan 3 usulan rekomendasi pengembangan Mengimplementasi Add on: Barcode Uploader Internal Serial Number Backup Marerial Document SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan penelitian dan analisa yang telah dilakukan, maka bisa ditarik kesimpulan sebagai berikut : Berdasarkan hasil analisa, proses bisnis inventory management yang sedang berjalan sekarang sudah baik, semua data dari setiap kegiatan sudah terdokumentasi dan terintegrasi kedalam sistem.

9 Implementasi SAP ECC 6.0 yang dilakukan oleh perusahaan telah sesuai dengan user requirement yang diperlukan oleh pengguna. Untuk saat ini penggunaan SAP khususnya pada bagian inventory management terkadang masih mengalami sedikit kendala dari user, user masih belum mengerti benar bagaimana sistem SAP bekerja sehingga mereka masih sering melakukan kesalahan. Masih adanya beberapa proses pembuatan dokumen yang dilakukan secara manual sehingga masih memungkinkan untuk terjadinya human error. Dalam proses operasional, masih terdapat proses pembuatan dokumen yang dilakukan secara terpisah diluar dari applikasi SAP. REFERENSI Brady, Monk, Wagner. (2001). Concepts in Enterprise Resource Planning. Course Technology, Thomson Learning, Canada. Fatta, Hanif Al. (2007). Analisa dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta. Jr, Raymond Mcleod (Pearson).,George P. Schell. (2008). Sistem Informasi Manajemen. 10th Edition. Jakarta : Salemba Empat. Mathiassen, Lars, dkk.(2000). Object Oriented Analysis and Design. Marko Publishing Aps,Aalbrog, Denmark. Monk, Ellen F.,Bret J.Wagner. (2009). Concepts in Enterprise Resource Planning. United State of America:Course Technology, Cengage Learning. Mulyadi. (2001). Sistem Akutansi, Edisi ke-3, Cetakan ke-3. Salemba Empat, Jakarta. Gaspersz, Vincent (2003). Balanced Scorecard dengan Six Sigma. Gramedia Pustaka Utama,Jakarta. O Brien, James A. dan Marakas, George M. (2005). Management Information System, NewYork : McGraw-Hill/ Irwin. Rainer, Turban, Potter. (2005). Introduction to information System.United State of America : John Wiley and Sons, New York.

10 SAP, 2012, Inventory Management ( ). Stair, Ralp., George Reynolds. (2010). Principles of Information Systems. United State of America:Course Technology, Cengage Learning. Umar, Husein. (2002). Evaluasi Kinerja Perusahaan. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. McLeod,Raymond,Jr.Schell,George P.(2007).Management Information System:10thedition.Pearson- Education Inc.USA. Whitten, Jeffrey L., Lonnie D. Bentley, Kevin C. Dittman. (2004). System Analysis and Design Methods, 6th Edition. McGraw Hill Companies Inc, New York. Williams, BK. dan Sawyer, SC. (2005). Using Information Technology : A Practical Introduction to Computers & Communications, edisi internasional. The Mc Graw-Hill Companies Inc, New York. RIWAYAT PENULIS Nama : Eggy Almoura Tempat / Tanggal Lahir : Bandung / 28 September Pendidikan : Universitas Bina Nusantara Sistem Informasi Nama : Lukman Wisnudrajat Tempat / Tanggal Lahir : Jakarta / 30 Juni Pendidikan : Universitas Bina Nusantara Sistem Informasi Nama : Muhammad Fadhlil Hadi Tempat / Tanggal Lahir : Lhokseumawe / 19 Juli Pendidikan : Universitas Bina Nusantara Sistem Informasi

11