KONFIGURASI APLIKASI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) BERBASIS WEB DI PT. X

Transkripsi

1 KONFIGURASI APLIKASI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) BERBASIS WEB DI PT. X Wajudi dan Fajar Baskoro Manajemen Teknologi Informasi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya wajudi@gmail.com ABSTRAK Perusahaan yang memiliki banyak cabang tersebar di beberapa kota membutuhkan suatu sistem informasi yang terintegrasi agar dapat menghubungkan informasi di kantor pusat dengan seluruh kantor cabang yang ada. PT. X merupakan perusahaan yang memiliki cabang tersebar pada beberapa kota. Ekspansi bisnis yang dilakukan oleh perusahaan dengan membuka cabang-cabang baru menyebabkan frekuensi transaksi meningkat sehingga menyulitkan untuk melakukan koordinasi penjualan, persediaan dan keuangan seluruh kantor cabang yang ada. Untuk mengatasi permasalahan tersebut perusahaan membutuhkan sistem pemrosesan transaksi secara online yang dapat menghubungkan kantor pusat dan cabang. Penelitian akan dilakukan dengan metoda waterfall yang terdiri dari lima tahap yaitu tahap perencanaan, analisa, desain, implementasi dan uji coba. Pada tahap analisa dan desain dilakukan dengan pendekatan berorientasi objek yaitu menggunakan Unified Modelling Language (UML). Implementasi terhadap aplikasi enterprise resource planning (ERP) berbasis web akan diuji dengan skenario bisnis yang meliputi kantor pusat dan cabang. Tujuan dari penelitian yang akan dilakukan adalah melakukan konfigurasi aplikasi enterprise resource planning (ERP) berbasis web sehingga menghasi lkan aplikasi yang diharapkan dapat memperlancar kegiatan operasional antara kantor pusat dan cabang. Hasil penelitian diharapkan dapat menunjukkan bahwa aplikasi enterprise resource planning (ERP) berbasis web dapat menjadi solusi untuk perusahaan yang memiliki beberapa kantor cabang yang tersebar sehingga proses perencanaan sumber daya perusahaan yang meliputi distribusi penjualan, logistik terintegrasi, keuangan dapat berjalan dengan lancar. Kata kunci: Enterprise Resource Planning (ERP), web, waterfall, Unified Modelling Language (UML). PENDAHULUAN PT. X merupakan perusahaan yang bergerak di bidang otomotif yaitu distributor sepeda motor yang memiliki cabang tersebar pada beberapa kota. Sistem Informasi yang dijalankan oleh perusahaan berjalan secara manual dan terpisah antara kantor pusat, wilayah dan seluruh cabang. Seluruh dokumen transaksi dikerjakan secara manual dan pengiriman dokumen antara pusat dan cabang melalui , faximile, dan pos. Pada saat ini, sistem pengelolaan transaksi yang dilakukan secara manual dan terpisah antara kantor pusat dan cabang sudah tidak dapat memenuhi kegiatan

2 operasional perusahaan. Hal ini disebabkan perusahaan melakukan ekspansi bisnis dengan membuka cabang-cabang baru yang mengakibatkan frekuensi transaksi meningkat, sehingga kantor wilayah sering telat mengirimkan laporan harian ke kantor pusat. Proses pengiriman informasi laporan dari kantor cabang ke kantor pusat dapat menhabiskan waktu sekitar 2 hingga 7 hari. Akibatnya kantor pusat sulit untuk melakukan pengendalian persediaan dan pemrosesan keuangan perusahaan. Oleh karena kantor pusat sulit melakukan pengendalian persediaan, maka kantor pusat tidak dapat melakukan monitoring persediaan seluruh cabang dan pengalokasian persediaan ke seluruh cabang dengan tepat, terutama ke cabang yang sulit dijangkau karena informasi yang terlambat. Proses monitoring persediaan menjadi sangat penting bagi perusahaan karena nilai persediaan untuk 1 unit sekitar 10 juta. Data penjualan untuk tahun 2005 mencapai unit. Hilangnya persediaan menjadi kerugian besar bagi perusahaan. Selain itu pengalokasian persediaan juga penting karena perusahaan akan kehilangan pendapatan apabila ada persediaan yang kosong untuk jenis item tertentu di salah satu cabang, terutama lokasi cabang yang sangat jauh yang proses pengiriman bisa mencapai lebih dari 1 hari. Selain pengendalian persediaan, keterlambatan laporan penjualan yang diterima oleh kantor pusat juga menyebabkan kantor pusat sulit untuk mengambil keputusan finansial untuk pengelolaan arus kas perusahaan. METODA PENELITIAN Metoda penelitian yang digunakan yaitu metoda waterfall (lihat gambar 1), yang terdiri dari 5 langkah yang terdiri dari : Perencanaan Gambar 1. Metoda Penelitian Waterfall Pada tahap perencanaan dilakukan penyusunan dan persiapan segala sesuatu yang diperlukan selama pelaksanaan proyek penelitian. Perencanaan yang akan dilakukan meliputi penentuan latar belakang penelitian, perumusan masalah, batasan penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, pengumpulan dan analisa kajian pustaka yang relevan dengan penelitian, pemilihan metoda penelitian serta rencana kegiatan. Analisis Tujuan tahap analisis adalah mengumpulkan dan menganalisa kebutuhan sistem. Metode pengumpulan informasi dapat dilakukan dengan observasi di lapangan, wawancara dengan stakeholder, dan analisis dokumen yang terkait. Tahap analisis C-10-2

3 meliputi kegiatan sebagai berikut : Menganalisa proses bisnis perusahaan di kantor pusat, wilayah dan cabang. Mengumpulkan dan menganalisa informasi kebutuhan pengguna akhir yang menghasilkan kebutuhan fungsional. Para stakeholder yang diwawancara meliputi para karyawan di kantor cabang, wilayah dan kantor pusat. Analisa dokumen yang terkait.. Menganalisa sumber daya IT perusahaan yang terdiri atas sumber daya manusia dan infrastruktur yang ada. Mempelajari dan menganalisa teknologi yang akan digunakan untuk membangun aplikasi enterprise resource planning. Desain Tujuan tahap desain adalah membuat rancangan konfigurasi aplikasi enterprise resource planning berbasis web yang menghubungkan transaksi operasional kantor cabang, wilayah dan pusat. Tahap Desain meliputi kegiatan sebagai berikut : Permodelan UML Hasil tahap analisis digambarkan dengan permodelan UML yang meliputi usecase diagram, activity diagram, class diagram, sequence diagram, collaboration diagram dan component diagram. Desain Basis Data Pembuatan basis data meliputi perancangan skema basis data serta pembuatan tabel. Desain Antar-Muka Pengguna Desain antar-muka pengguna disesuaikan dengan kebutuhan pengguna akhir yang didapat dari tahap analisis. Desain antar-muka meliputi pembuatan form dan laporan. Implementasi Pada tahap implementasi dilakukan konfigurasi aplikasi enterprise resource planning berbasis web sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap sebelumnya. Tahap implementasi meliputi kegiatan sebagai berikut : Melakukan konfigurasi aplikasi enterprise resource planning berbasis web, sehingga menghasilkan sistem informasi yang dapat menghubungkan kantor cabang, wilayah dan kantor pusat. Menyiapkan data transaksi di kantor cabang dan pusat untuk persiapan tahap uji coba. Uji Coba Pada tahap uji coba dilakukan beberapa pengujian berdasarkan beberapa skenario yang merepresentasikan tujuan dan manfaat dari sistem yang dibangun. Tahap uji coba meliputi : Membuat skenario pengujian berdasarkan proses bisnis di kantor cabang, wilayah dan kantor pusat. Melakukan uji coba dengan data transaksi di kantor cabang, wilayah dan pusat. Melakukan evaluasi kinerja aplikasi yang telah dibangun. Membuat Kesimpulan. C-10-3

4 HASIL DAN DISKUSI Mekanisme proses bisnis PT. X (lihat gambar 2) melibatkan 5 pihak, yaitu customer, kantor cabang, kantor wilayah, kantor pusat, dan vendor. Proses transaksi yang berlangsung adalah sebagai berikut : 1. Transaksi penjualan berlangsung di kantor cabang. Customer melakukan pembayaran untuk penjualan. Setelah proses pembayaran selesai diteruskan ke proses pengeluaran barang dari gudang untuk proses pengiriman barang ke customer. Bukti pembayaran dilaporkan ke kantor pusat dalam bentuk laporan kas/bank. Bukti penjualan dilaporkan ke kantor pusat dalam bentuk laporan penjualan harian. 2. Apabila stok persediaan di kantor cabang habis, dilakukan proses permintaan unit ke kantor wilayah. Bila kantor wilayah memiliki stok presediaan dilakukan proses pengiriman unit ke cabang, bila tidak maka dilakukan proses permohonan pembelian unit baru yang harus disetujui oleh kantor pusat. Bila kantor pusat menyetujui, maka dibuat order pembelian dan dikirim ke vendor. 3. Vendor akan mengirim persediaan ke kantor wilayah, kemudian kantor wilayah akan meneruskan distribusi unit ke kantor cabang yang membutuhkan. Vendor akan mengirim tagihan ke kantor pusat kemudian dilakukan proses pembayaran hutang oleh kantor pusat. Gambar 2. Mekanisme Proses Bisnis Berdasarkan analisa kebutuhan pengguna dan proses bisnis perusahaan, dapat digambarkan UseCase Diagram sebagai berikut : C-10-4

5 Sales Supervisor Permintaan Unit Sales Counter Penjualan Unit, Parts & Accessories After Sales Manager Permintaan Parts & Accessories Cashier Penerimaan Pembayaran Permintaan Unit antar Cabang Supplier Invoice Branch Manager Pembelian Unit, Parts & Accessores Purchasing Fin & Acct Officer Pembayaran ke Supplier Permintaan Parts & Accessories antar Cabang Penerimaan Unit, Parts & Accessories dari Cabang Pembayaran ke Expedisi Pengiriman Unit, Parts & Accessories antar Cabang Warehouse Penerimaan Unit, Parts & Accessories dari Pembelian Gambar 3. UseCase Diagram Sedangkan Activity Diagram dapat digambarkan sebagai berikut : Gambar 4. Activity Diagram Class Diagram dapat digambarkan sebagai berikut : C-10-5

6 Gambar 5. Class Diagram Sequence Diagram dapat digambarkan sebagai berikut : C-10-6

7 Gambar 6. Sequence Diagram Collaboration Diagram dapat digambarkan sebagai berikut : C-10-7

8 Gambar 7. Collaboration Diagram Pada tahap implementasi dilakukan konfigurasi terhadap WebERP, yaitu aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP) berbasis web. onfigurasi aplikasi WebERP meliputi 6 modul transaksi dan 3 modul master. Modul transaksi meliputi : penjualan (sales), piutang (receivables), utang (payables), pembelian (purchases), inventory, buku besar (general ledger). Modul master meliputi : pelanggan (customers), items, vendor (suppliers). C-10-8

9 Gambar 8. Aplikasi WebERP Pada tahap uji coba dilakukan pengujian terhadap aplikasi WebERP yang telah dikonfigurasi sesuai dengan proses bisnis perusahaan untuk mengetahui apakah sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Skenario pengujian akan dilakukan di kantor pusat, wilayah dan cabang. Skenario uji coba di kantor pusat meliputi : 1. Melakukan proses pembuatan purchase order. 2. Melakukan proses input suplier invoice. 3. Melakukan proses pembayaran ke supplier. 4. Melihat dan mencetak purchase order. 5. Melihat dan mencetak laporan pembelian. 6. Melihat dan mencetak laporan penjualan. 7. Melihat dan mencetak laporan penerimaan kas/bank. 8. Melihat dan mencetak laporan pengeluaran kas/bank. 9. Melihat dan mencetak laporan piutang. 10. Melihat dan mencetak laporan utang. 11. Melihat dan mencetak laporan pembayaran ke supplier. 12. Melihat dan mencetak laporan pembayaran dari customer. 13. Melihat dan mencetak laporan laba/rugi. 14. Melihat dan mencetak laporan neraca. 15. Melihat dan mencetak laporan buku besar. 16. Melihat dan mencetak laporan stock. Skenario uji coba di kantor wilayah dan cabang meliputi : 1. Melakukan proses permintaan unit. 2. Melakukan proses permintaan unit antar cabang. 3. Melakukan proses permintaan parts & accessories. 4. Melakukan proses permintaan parts & accessories antar cabang. 5. Melakukan proses pengiriman unit, parts & accessories antar cabang. 6. Melakukan proses penerimaan unit, parts & accessories dari cabang. 7. Melakukan proses pembuatan purchase requisition. 8. Melakukan proses penerimaan unit, parts & accessories dari pembelian. 9. Melakukan proses penjualan unit, parts & accessories. 10. Melakukan proses penerimaan pembayaran dari customer. C-10-9

10 11. Melihat dan mencetak stock order. 12. Melihat dan mencetak vehicle requisition. 13. Melihat dan mencetak parts & accessories requisition. 14. Melihat dan mencetak purchase requisition. 15. Melihat dan mencetak sales order. 16. Melihat dan mencetak laporan stock. KESIMPULAN Dari hasil penelitian yang telah dilakukan dapat diambil kesimpulan bahwa aplikasi enterprise resource planning (ERP) berbasis web seperti WebERP dapat menjadi solusi untuk perusahaan yang memiliki banyak kantor cabang yang tersebar di beberapa kota. Seluruh informasi dalam bentuk laporan dapat disajikan secara tepat waktu (ontime) karena adanya integrasi data antara kantor pusat dan cabang. DAFTAR PUSTAKA Adam, Frederic., dan Sammon, David (2004), The Enterprise Resource Planning Decade: Lessons Learned and Issues for the Future, Idea Group Publishing. Dennis, Alan., Wixom, Barbara Haley., dan Tegarden, David (2002), System Analysis and Design : An Object-Oriented Approach with UML, John Wiley & Sons. MFG/PRO User Guide Distribution (2000), QAD. MFG/PRO User Guide Financials (2000), QAD. MFG/PRO User Guide Manufacturing (2000), QAD. Ptak, Carol A., dan Schragenheim, Eli (2000), ERP : Tools, Techniques, and Applications for Integrating the Supply Chain, The St. Lucie Press/APICS Series on Resource Management. Wallace, Thomas F., dan Kremzar, Michael H (2001), ERP Making It Happen : The Implementer s Guide to Success with Enterprise Resource Planning, John Wiley & Sons, Inc. C-10-10