PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN, PERSEDIAAN DAN PENJUALAN TUNAI PADA PT. RAZER BROTHERS

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN, PERSEDIAAN DAN PENJUALAN TUNAI PADA PT. RAZER BROTHERS Ririn Fibrina Program Ganda, Sistem Informasi dan Akuntansi, Universitas Bina Nusantara Jln. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat Telp. (62-21) Student : phoeby_kirei@yahoo.com Lecture Adviser Name: D3530 Vina Georgiana, S.Kom., MM D2029 Kriswanto, S.Kom, MM

2 ABSTRAK Tujuan dari penelitian ini adalah untuk Menganalisis dan mengevaluasi sistem untuk siklus pembelian, persediaan dan penjualan tunai pada PT. RAZER BROTHERS dan merancang sistem untuk siklus pembelian, persediaan dan penjualan tunai untuk PT. RAZER BRTOHERS yang dapat menyediakan laporan yang dibutuhkan oleh manajemen secara tepat waktu, akurat, relevan dan up to date dan juga sesuai dengan kebutuhan perusahaan sehingga dapat memberikan solusi yang tepat atas masalah yang dihadapi perusahaan. Metode yang digunakan Analisis dan perancangan berorientasi objek atau OOAD (Object Oriented Analysis and Design) menurut Lars Mathiassen. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah C#.NET dan database engine menggunakan MySQL Untuk pembuatan laporan dalam sistem yang dirancang menggunakan SAP Crystal Report For Visual Studio 2010 dan perancangan menggunakan UML (Unified Model Language) dengan Microsoft Visio Hasil yang didapat manajemen yaitu memperoleh informasi-informasi dan laporan-laporan yang diperlukan manajemen terkait dengan pembelian, persediaan dan penjualan tunai dengan tepat waktu, akurat, relevan dan up-to-date sehingga dapat mendukung proses pengambilan keputusan. Simpulan dari perancangan ini, akan memudahkan pekerjaan bagian pembelian, bagian gudang, bagian keuangan dan akuntansi dan bagian penjualan dalam kegiatan operasional perusahaan terkait dengan pembelian, persediaan dan penjualan tunai pada PT. RAZER BROTHERS. Kata Kunci: Sistem Informasi Akuntansi, Pembelian, Persediaan, Penjualan Tunai The purpose of this study was to analyze and evaluate the system for the purchasing cycle, inventory and cash sales at PT. RAZER BROTHERS and designing systems for the purchasing cycle, inventory and cash sales to PT. RAZER BRTOHERS to provide reports required by management in a timely, accurate, relevant and up to date, and also according to the needs of companies that can provide the right solution to the problem faced by the company. The method used object-oriented analysis and design or OOAD (Object Oriented Analysis and Design) by Lars Mathiassen. The programming language used is C #. NET and database engine using MySQL To report generation in a system designed using SAP Crystal Report For Visual Studio 2010 and design using UML (Unified Model Language) with Microsoft Visio The results are obtain management information and reports required associated with purchasing management, inventory and cash sales with timely, accurate, relevant and up-to-date so that it can support the decision making process. The conclusions of this design, it will facilitate the work of the purchasing department, the warehouse, finance and accounting, and sales in its operational activities associated with purchasing, inventory and cash sales at PT. RAZER BROTHERS. Keywords: Accounting Information Systems, Purchasing, Inventory, Cash Sales

3 PENDAHULUAN Latar Belakang Teknologi informasi merupakan bagian yang penting dalam perusahaan. Dengan adanya penerapan teknologi informasi pada perusahaan maka sistem informasi pada perusahaan akan terintegrasi dengan baik sehingga akan membantu proses bisnis dalam perusahaan, juga diharapkan dapat membantu manajemen dalam mengkontrol prosedur-prosedur yang dilakukan oleh para staff. Selain itu, manajemen dapat memperoleh informasi dengan tepat, cepat dan akurat sehingga akan dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. PT. RAZER BROTHERS adalah perusahaan sepatu dan sandal wanita yang bergerak dalam bidang perdagangan dan distribusi, dengan produk berupa heels, wedges, flat dan sandal wanita yang didapatkan dari supplier. Perusahaan yang berlokasi di Jl. H. Muhyin No 94, Kel.Jaticempaka, Kec. Pondok Gede, Bekasi dan didirikan pada tahun 2007, memiliki 24 cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. PT. RAZER BROTHERS memiliki tiga siklus utama, yaitu siklus pembelian, persediaan dan penjualan. Semua siklus tersebut memiliki proses bisnisnya sendiri yang saling berhubungan. Sebagai perusahaan yang sedang berkembang PT. RAZER BROTHERS memerlukan penerapan penerapan teknologi informasi untuk mendukung ketiga siklus utamanya tersebut. PT. RAZER BROTHERS masih menggunakan sistem yang manual yang bergantung pada ketelitian pemilik dan para staffnya. Pada siklus pembelian, sistem yang masih manual menyebabkan bagian gudang sulit mengetahui dasar dari permintaan pembelian produk yang dilakukan oleh bagian pembelian karena bagian pembelian tidak melakukan pencatatan atas pemesanan produk yang dilakukan kepada supplier dan pemesanan produk hanya dilakukan melalui telepon saja, sehingga pada saat penerimaan produk di gudang, bagian gudang tidak memegang dokumen atas pencatatan pemesanan produk tersebut. Untuk siklus persediaan telah menggunakan sistem yang terkomputerisasi dengan mengguakan Visual Basic dan didukung oleh Portable Data Terminal (PDT). Walaupun sudah menggunakan sistem terkomputerisasi dengan Visual Basic dan didukung oleh Portable Data Terminal (PDT) masih terjadi kesalahan yang di lakukan oleh staff (human error). Yaitu kesalahan pada saat menyiapkan produk yang akan dipindai (scan) dengan PDT, produk yang dipindai (scan) tidak sesuai dengan permintaan produk yang diminta oleh gerai. Hal ini disebabkan karena pada sistem Visual Basic belum terdapat daftar produk yang di request oleh tiap gerai, sehingga data yang telah dipindai (scan) dengan PDT dan data tersebut telah disambungkan ke Visual Basic tidak dapat dicocokan dengan data daftar produk yang di request oleh gerai. Pada siklus penjualan, masih menggunakan sistem manual yang akan menghambat proses penjualan perusahaan. Sistem yang masih manual, salah satunya seperti membuat permintaan produk ke gudang dengan cara yang masih tulis tangan sehingga dapat terjadi kesalahan dalam penulisan dan juga pada saat bagian gudang membaca permintaan tersebut. Dengan adanya hal tersebut maka akan menghambat proses penjualan pada gerai. Sistem informasi akuntansi pembelian, persediaan dan penjualan yang baik mencakup prosedur yang diperlukan untuk mengumpulkan data dan mengolahnya menjadi suatu laporan yang akurat. Dengan sistem informasi akuntansi yang baik pada pembelian, persediaan dan penjualan maka secara tidak langsung telah memperoleh pengawasan mutu dalam prosedur pembelian, persediaan dan penjualan. Dengan demikian manajemen dapat dengan mudah mengetahui apa yang terjadi dalam perusahaan. Analisis Masalah 1. Tidak adanya pencatatan pemesanan produk ke supplier, kepala pembelian melakukan pemesanan hanya melalui telepon saja ke supplier, dan kepala pembelian tidak melakukan pencatatan (mendata) pemesanan tersebut. Hanya supplier saja yang mencatat pesanan tersebut. Sehingga pada saat produk diterima oleh bagian gudang, bagian gudang hanya mengecek produk berdasarkan dari nota pembelian yang supplier berikan saja, karena kepala pembelian tidak memberikan catatan pemesanannya (purchase order) ke bagian gudang sehingga bagian gudang tidak mengetahui produk apa yang sebenarnya dipesan oleh bagian pembelian. Dan bagian keuangan dan akuntansi juga tidak dapat mengetahui biaya produk yang telah masuk ke gudang apakah telah sesuai dengan biaya produk yang kepala pembelian telah order.

4 2. Pada persediaan, walaupun telah memiliki sistem namun sistem yang sedang berjalan saat ini tidak menghasilkan data yang akurat. Seperti halnya, persediaan fisik produk dan catatan persediaan pada sistem tidak memberikan hasil yang sama. Sehingga mengakibatkan bagian gudang dan bagian pembelian untuk terjun langsung mengecek fisik persediaan produk, hal ini menyebabkan terbuang-buangnya waktu karena seharusnya dapat dilihat melalui sistem saja. 3. Ketika bagian gudang melakukan pengeluaran produk yang diminta oleh bagian penjualan, bagian gudang kerap melakukan kesalahan pada saat menyiapkan produk yang akan dipindai sebelum dikeluarkan dari gudang. Hal ini disebabkan karena permintaan dari bagian penjualan tidak tertulis dengan jelas karena masih berupa permintaan manual. 4. Penjualan tunai pada perusahaan yang dilakukan tiap gerai belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi sehingga masih menggunakan tulisan tangan untuk pembuatan faktur penjualan dan tidak otomatisnya pada saat perhitungan total pembayaran yang menyebabkan proses tersebut lama dilakukan sehingga membuat pelanggan antri untuk melakukan pembayaran. Dan karena belum terkomputerisasi tersebut menyebabkan pada saat gerai tutup maka staff penjualan harus menghitung berapa banyak penjualan yang terjadi pada hari tersebut. 5. Cara permintaan produk dari gerai ke gudang yang hanya melalui catatan manual saja yang dititipkan ke staff pengiriman kemudian diberikan kepada staff gudang. Oleh karena itu, permintaan produk dari tiap gerai belum terorganisir dengan baik dan belum adanya kesamaan (keseragaman) melalui apa permintaan produk ke gudang seharusnya dilakukan. Rekomendasi yang diusulkan adalah dengan merancang form permintaan produk yang dapat digunakan oleh bagian penjualan untuk melakukan permintaan produk ke bagian gudang secara online (real-time) sehingga akan meminimalisir hilangnya catatan manual yang dititipkan melalui bagian pengiriman atau terjadinya ketidak keterbacaan atas tulisan manual tersebut oleh bagian gudang pada saat menyiapkan produk. 6. Kebijakan perusahaan mengenai persediaan pada tiap gerai yang dibatasi untuk tiap jenis dan ukurannya sehingga sering terjadinya tidak adanya produk yang diinginkan oleh pelanggan karena produk tersebut kosong (habis). Tujuan Penelitian a. Menganalisis dan mengevaluasi sistem untuk siklus pembelian, persediaan dan penjualan tunai pada PT. RAZER BROTHERS. b. Merancang sistem untuk siklus pembelian, persediaan dan penjualan tunai untuk PT. RAZER BRTOHERS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan c. Merancang sistem yang dapat menyediakan laporan yang dibutuhkan oleh manajemen secara tepat waktu, akurat, relevan dan up to date. METODE PENELITIAN Metode yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah: 1. Metode Pengumpulan Data Studi Literatur Studi literature dilakukan dengan melakukan pengumpulan dan pembelajaran data dari berbagai sumber seperti, buku dan bacaan lainnya sehingga mendapatkan teori yang mendukung pembahasan topic skripsi. Penelitian Lapangan Dilaksanakan secara langsung pada objek pembahasan dengan cara: a. Observasi Dilakukan dengan cara terjun langsung ke lapangan untuk menemukan dan mencatat masalah-masalah yang terjadi di PT. RAZER BROTHERS. b. Wawancara Dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaan kepada pimpinan dan staff dari bagian IT dan Akuntansi untuk mengetahui masalah atau kelemahan dari sistem yang sedang berjalan. c. Dokumentasi Dilakukan dengan menelusuri bukti-bukti beserta dokumen yang dimiliki perusahaan terkait dengan pembelian dan persediaan.

5 d. Prosedur Analitis Meneliti data mengenai prosedur yang dijalankan oleh perusahaan, khususnya prosedur yang berhubungan dengan kegiatan pembelian dan persediaan. 2. Metode Analisis Penulis menggunakan metode analisis dengan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) yang terdiri dari Problem Domain Analysis dan Application Domain Analysis. Problem Domain Analysis diantaranya terdiri dari rich picture, class diagram, statechart diagram, sedangkan Application Domain Analysis terdiri dari use case diagram, sequence diagram, dan navigation diagram. 3. Metode Perancangan Metode perancangan meliputi tahapan sebagai berikut: a. Architecture Design, terdiri dari component diagram dan deployment diagram. b. Component Design, yaitu pembuatan model, function, connecting design dan user interface component. HASIL DAN BAHASAN Rekomendasi yang Diusulkan 1. Merancang form purchase order yang dapat membantu kepala pembelian untuk membuat pemesanan pembelian produk (purchase order) kepada supplier yang dapat dijadikan acuan oleh bagian gudang pada saat melakukan pengecekan kesesuaian pembelian produk oleh kepala pembelian dan penerimaan produk masuk dari supplier. Dan juga bagian keuangan dan akuntansi dapat memperoleh informasi yang tepat dan jelas mengenai biaya produk yang dibeli dengan biaya produk yang diterima agar dapat melakukan pembayaran hutang dagang kepada supplier. 2. Merancang sistem infomasi yang dapat meminimalisir terjadinya perbedaan fisik persediaan produk dengan catatan persediaan pada sistem, dengan membuat fitur daftar hasil stock opname sehingga terciptanya kesesuaian antara fisik persediaan produk dengan catatan persediaan pada sistem. 3. Rekomendasi yang diusulkan adalah merancang fituryang dapat menampilkan list permintaan produk tiap gerai pada sistem. Sehingga ketika bagian gudang telah selesai memindai produk yang telah disiapkan dan kemudian mengsinkronisasikan data tersebut ke sistem maka tidak akan terjadinya kesalahan pengiriman (meminimalisir kesalahan pengiriman), karena sebelum proses pengiriman sistem telah mencegah terjadinya kesalahan tersebut. 4. Merancang faktur penjualan tunai yang telah terkomputerisasi yang dapat digunakan oleh bagian penjualan untuk memproses transaksi penjualan produk dengan tepat dan cepat. Dan tersedianya fitur yang dapat melihat laporan penjualan yang telah dilakukan. 5. Merancang form permintaan produk yang dapat digunakan oleh bagian penjualan untuk melakukan permintaan produk ke bagian gudang secara online (real-time) sehingga akan meminimalisir hilangnya catatan manual yang dititipkan melalui bagian pengiriman atau terjadinya ketidak keterbacaan atas tulisan manual tersebut oleh bagian gudang pada saat menyiapkan produk. 6. Membuat fitur stock view gerai pada sistem penjualan tunai tiap gerai sehingga bagian penjualan dapat mengecek produk tersebut ada di gerai mana dan dapat menginformasikan kepada pelanggan atas ketersediaan produk tersebut. Rich Picture

6 Use Cases Diagram Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Persediaan dan Penjualan Tunai yang Diusulkan.

7 Use Cases Diagram Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Persediaan dan Penjualan Tunai pada PT.RAZER BROTHERS.

8 Use Cases Detail Membuat Dokumen

9 Revised Class Diagram Use Cases Detail Mencetak Laporan

10 Revised Class Diagram

11 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Setelah dilakukan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian, persediaan dan penjualan tunai pada PT. RAZER BROTHERS dan melakukan wawancara dengan pihak PT. RAZER BROTHERS, maka dapat ditarik simpulan sebagai berikut: 1. Sistem terkomputerisasi yang menggunakan database akan membantu dalam penyimpanan datadata pembelian, persediaan dan penjualan yang dilakukan. Dengan demikian, kebutuhan akan data dan laporan dalam siklus pembelian, persediaan dan penjualan dapat terpenuhi dengan cepat, tepat dan akurat. 2. Fitur notifications dapat mempermudah bagian gudang dan bagian keuangan dan akuntansi untuk melakukan pekerjaannya dengan cepat dan tepat. Fitur notifications yang mempermudah bagian gudang yaitu, notifications permintaan produk dari gerai dan notifications retur gerai. Sedangkan notifications yang dapat mempermudah bagian keuangan dan akuntansi adalah notifications produk masuk yang akan digunakan sebagai acuan untuk menghitung hutang dagang kepada supplier. 3. Form purchase order (PO) untuk bagian pembelian yang telah dibuat dapat membantu kepala pembelian untuk membuat permintaan produk ke supplier dan juga membantu bagian gudang pada saat melakukan pengecekan produk yang diterima dengan produk yang telah di pesan kepala pembelian sebelumnya. 4. Sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang telah dibuat memudahkan bagian penjualan saat transaksi dengan pelanggan (form transaksi penjualan) dan saat melakukan permintaan produk kepada bagian gudang (form permintaan produk) dan juga membantu mengecek ketersediaan fisik produk pada gerai lainnya hanya dengan melalui sistem (stock view). Saran Adapun saran-saran yang dapat diberikan kepada PT. RAZER BROTHERS terkait dengan sistem informasi akuntansi adalah: 1. Membuat perancangan sistem informasi akuntansi pendapatan kas dan pengeluaran kas pada sistem di gerai agar dapat mendukung sistem informasi penjualan tunai yang telah ada. 2. Membuat perancangan sistem informasi akuntansi penggajian pada sistem agar dapat dengan tepat dan cepat mengetahui besar gaji yang harus dikeluarkan untuk satu staff, ataupun satu bagian pada tiap periode. 3. Mengganti portable data terminal dengan alat scan barcode yang lebih real time tanpa harus mengsinkronisasi terlebih dahulu ke sistem. 4. Menambah bagian budgeting pada perusahaan sehingga perusahaan dapat mengkontrol arus kas dengan baik. REFERENSI Gelinas, U., & Dull, R. B. (2008). Accounting Information System (7 ed.). Canada: Thompson South- Western. Hall, J. A. (2008). Introducing to Accounting Information Systems (7 ed.). New York: McGraw-Hill. Herjanto, E. (2007). Manajemen Operasi (3 ed.). Jakarta: Grasindo. Ikatan Akuntansi Indonesia. (2007). Standar Akuntansi Keuangan per 1 September Jakarta: Salemba Empat. Jones, F. L., & Rama, D. V. (2006). Accounting Information System : A Process Approach (1 ed.). Canada: Thompson South-Western. Krismiaji. (2010). Sistem Informasi Akuntansi (3 ed.). Yogyakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN. Mathiassen, L., Madsen, A. M., Nielsen, P. A., & Stage, J. (2000). Object Oriented Analysis & Design. Denmark: Marko Publishing Aps.

12 Mulyadi. (2008). Sistem Informasi Akuntansi (4 ed.). Jakarta: Salemba Empat. O'Brien, J. A. (2008). Pengantar Sistem Informasi (4 ed.). Jakarta: Salemba Empat. Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2006). Accounting Information Systems (10 ed.). New Jersey: Pearson Prentice Hall. RIWAYAT PENULIS Ririn Fibrina, lahir di Bukit Tinggi, 3 Februari Penulis menematkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi dan Akuntansi pada tahun 2012.