STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) JABATAN PEMBANGUNAN BISNES & PERANCANG

Transkripsi

1 STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) BIL SOP TAJUK PROSES NO ISU SEMAKAN TARIKH BERKUATKUASA SOP/PRAN/0 MENCADANGKAN KAWASAN 5 MEI 07 SOP/PRAN/0 KELULUSAN 5 MEI 07 SOP/PRAN/03 SOP/PRAN/04 EDARAN KELULUSAN DAN KAWALAN PELAN PERLANTIKAN DAN PENILAIAN PRESTASI PERUNDING 5 MEI 07 5 MEI 07 SOP/PRAN/05 PERMOHONAN KEBENARAN MERANCANG 5 MEI 07 SOP/PRAN/06 SOP/PRAN/07 SOP/PRAN/08 KELULUSAN ENVIRONMENTAL IMPACT ASSESSMENT (EIA) KELULUSAN ENVIRONMENTAL MANAGEMENT PLAN (EMP) PERLAKSANAAN ENVIRONMENTAL MONITORING REPORT (EMR) 5 MEI 07 5 MEI 07 5 MEI 07 SOP/PRAN/09 PERMOHONAN KURNIAAN TANAH 5 MEI 07 SOP/PRAN/0 PERMOHONAN PENSWASTAAN 5 MEI 07 SOP/PRAN/ KAJIAN TAWARAN PENJUALAN 5 MEI 07 SOP/PRAN/ KAJIAN PELUANG BISNES 5 MEI 07 SOP/PRAN/3 PEMBARAN CUKAI TANAH / HARTA 5 MEI 07 SOP/PRAN/4 TEMPAHAN DEWAN 5 MEI 07 SOP/PRAN/5 SEWA LOT NIAGA 5 MEI 07 SOP/PRAN/6 SEWA GELANGGANG DEWAN 5 MEI 07 SOP/PRAN/7 BIL TUNTUTAN BEKALAN AIR & ELEKTRIK 5 MEI 07 SOP/PRAN/8 TUNTUTAN & PUNGUTAN BADAN PENGURUSAN 5 MEI 07 SOP/PRAN/9 SOP/PRAN/0 PENGAWASAN KEATAS TUNTUTAN DAN PUNGUTAN PENUBUHAN BADAN PENGURUSAN BAGI PROJEK PERUMAHAN BERSTRATA 5 MEI 07 5 MEI 07 Disahkan oleh : Tarikh : Faizal Bin Hussin Timbalan Pengurus Besar Jabatan Pembangunan Bisnes & Perancang

2 SOP/PRAN/0 MENCADANGKAN KAWASAN 5 MEI 07 MENGENALPASTI TAPAK CADANGAN. Ketua Jabatan mengenalpasti tanah-tanah yang berpotensi untuk cadangan pembangunan. PP (Pegawai Perancang/Penilai) membuat semakan ke atas maklumat tanah dari aspek teknikal, zon pembangunan, syarat gunatanah, limitasi tapak dan lain-lain 3. Mendapatkan arahan dari pengurusan syarikat untuk mulakan perancangan pembangunan. Suratan Hakmilik. Butiran tanah 3. Surat tawaran pembelian 4. Pelan tapak MELAWAT TAPAK. PP membuat lawatan tapak pembangunan yang telah dikenalpasti. Meninjau keadaan tapak projek dengan lebih teliti seperti kontur tanah, guna tanah dan lain-lain 3. Mengambil gambar tapak projek dan pembangunan sekeliling tapak pembangunan 4. Mengenal pasti aksesibiliti sedia ada di sekeliling tapak Pran-Tapak MENYEDIAKAN KAJIAN KEMUNGKINAN SEMAK MENCADANGKAN KEPADA PENGURUSAN. Ketua Jabatan mencadangkan pembangunan projek yang sesuai selaras dengan potensi tapak dan zon guna mengikut Rancangan Tempatan. PP mengkaji potensi tapak kajian dengan melihat permintaan /penawaran pasaran di sekitar tapak 3. PP membuat pengiraan analisa kewangan projek bagi pembangunan yang dicadangkan 4. Ketua Jabatan akan mencadangkan kepada pengurusan jika tapak mempunyai potensi untuk dimajukan oleh syarikat. Pelan Cadangan. Analisa Tapak

3 SOP/PRAN/0 KELULUSAN 5 MEI 07 MELANTIKAN PERUNDING Ketua Jabatan akan mencadangkan pelantikan perunding yang sesuai bagi menyediakan pelan pembangunan (merujuk kepada SOP/PRAN/04) :-. Perancang Bandar. Jurukur 3. TIA 4. EIA 5. C&S (susunatur) 6. M&E (susunatur) Senarai Perunding (PRAN-SP) MENYEDIAKAN DERAF PELAN SEMAK. Ketua Jabatan akan memastikan perunding yang dilantik menyediakan beberapa alternatif pelan pembangunan dan mematuhi perkaraperkara berikut :- a. Zoning b. Guna tanah c. Plot ratio d. Kesesuaian pembangunan dan pasaran e. Berdaya maju. PP akan menyemak deraf pelan pembangunan dari aspek teknikal dan potensi pembangunan. Draf Pelan. Komen PP 3. Pran-Semak Pelan MENYEDIAKAN ANALISA DA MAJU SEMAK ARAHAN PENGURUSAN Ketua Jabatan akan menyediakan analisa daya maju pembangunan yang merangkumi perkaraperkara berikut :- a. Cadangan pembangunan b. Jadual pembangunan d. Analisa kewangan e. Kadar Pulangan Dalaman (IRR) hendaklah melebihi 5% Ketua Jabatan akan mendapatkan arahan dari Mesyuarat Pengurusan JLand (JMM) atau Pengurusan Syarikat atau Pengurus Projek untuk memulakan perancangan sesebuah projek Analisa Untung Rugi. Minit JMM. Pelan Susunatur KELULUSAN A

4 SOP/PRAN/0 KELULUSAN 5 MEI 07 KEBENARAN MERANCANG SOP/PRAN/05 A MAJUKAN PERMOHONAN KURNIAAN TANAH SOP/PRAN/06 PENSWASTAAN SOP/PRAN/07. Ketua Jabatan akan memastikan perunding memajukan permohonan kepada pihak Kerajaan mengikut proses permohonan yang sesuai. Permohonan pembangunan terbahagi kepada 3 (rujuk kepada SOP/PRAN/05 : Permohonan Kebenaran Merancang, SOP/PRAN/06 : Permohonan Kurniaan Tanah & SOP/PRAN/07 : Permohonan Penswastaan) 3. PP akan menyediakan dokumen-dokumen yang berkaitan dan memastikan pelan pembangunan ditandatangan oleh pengurusan syarikat. Salinan Cukai Tanah/harta. M&A, Borang 4 & Resolusi Syarikat 4. Permohonan 5. Yuran Permohonan 6. Enakmen JCorp KELULUSAN KELULUSAN MENYEMAK PELAN PRA-HITUNGAN / TABURAN BUMI MENYEMAK PERJANJIAN MEMASTIKAN PENDAFTARAN HAKMILIK MENYOKONG PEMBARAN PREMIUM TANAH. Ketua Jabatan akan menendapatkan Kelulusan Pembangunan menerusi :- a. PTG b. UPENJ c. Jawatankuasa Hasil Bumi d. Majlis Mesyuarat Kerajaan. PP akan mengambil tindakan susulan dengan perunding, pihak PBT, PTG dan Jabatan Teknikal yang berkenaan bagi menyokong permohonan dan mendapatkan kelulusan. Ketua Jabatan memastikan Pre-Comp disemak dan dimajukan ke PTG untuk kelulusan. Memajukan permohonan taburan 40% Bumiputera ke SUKJ Perumahan 3. Pastikan pelan susunatur dan pra hitungan selaras dan anjakan bangunan. Ketua Jabatan memastikan perjanjian dengan Kerajaan Negeri disemak dan ditandatangani. Bagi perjanjian penswastaan, peguam perlu dilantik bagi menjaga kepentingan syarikat. Ketua Jabatan memastikan premium tanah dibayar dalam tempoh 3 bulan dari Notis 5A dikeluarkan. Semakan jumlah pembayaran premium perlu dibuat bagi memastikan jumlah bayaran adalah tepat. Ketua Jabatan memastikan permohonan hakmilik dimajukan oleh jurukur kepada PTG dan memastikan hakmilik didaftarkan sebagaimana kelulusan Kerajaan. Hakmilik yang telah didaftarkan akan diserahkan kepada Jabatan Kewangan untuk simpanan Jadual Tindakan Berkala (PRAN JTB). Pelan Pra- Hitungan. Pelan Taburan Kuota Bumiputera Perjanjian Notis 5A Suratan Hakmilik

5 SOP/PRAN/03 EDARAN KELULUSAN DAN KAWALAN PELAN 5 MEI 07 MENGEDAR SALINAN SURAT / PELAN KELULUSAN MENDAFTAR / MENYIMPAN PELAN-PELAN NG DILULUSKAN DI DALAM KABINET PELAN Sekiranya diminta, Ketua Jabatan akan pastikan surat kelulusan dan pelan lulus diedar kepada ketua-ketua jabatan berikut bagi tujuan rujukan :- a. Bahagian Projek b. Jabatan Pemasaran & Dokumentasi Jualan. PP akan memastikan surat kelulusan dan pelan lulus pembangunan akan disimpan dengan sempurna di :- a. Kabinet pelan b. Planning kit (salinan soft copy pelan) c. Kabinet Fail. PP akan memastikan pelan mempunyai indeks rujukan bagi memudahkan kawalan. Pelan Kelulusan. Surat Kelulusan. Buku Daftar Pelan. Pelan Leaut 3. Pelan Pre-Comp 4. Pelan Lot Bumiputra 5. Pelan Butiran Ukur Aras 6. Pelan Pesaing MENGAWAL PELAN NG TELAH MENDAPAT KELULUSAN. PP akan memastikan pelan kelulusan dikawal penggunaanya. Merekodkan pelan yang dipinjam, nama peminjam, tarikh pinjman dan pemulangan di dalam buku rekod pinjaman pelan 3. Mengemaskini indeks rujukan pelan pada kabinet pelan dan buku pinjaman Buku Pinjaman Pelan

6 SOP/PRAN/04 PERLANTIKAN DAN PENILAIAN PRESTASI PERUNDING 5 MEI 07 SEBUTHARGA PERUNDING SENARAI PERUNDING BERDAFTAR PERUNDING BARU. Ketua Jabatan akan mendapatkan sebutharga daripada perunding :- a. Senarai Perunding Berdaftar b. Perunding Baru Pastikan Perunding didaftarkan dalam senarai perunding. Sebutharga terbahagi kepada berikut :- a. Work Order i. Butiran & Aras Selerak (Jurukur) ii.kontraktor b. KONT-AC :- i. Perunding (sekurang-kurangnya sebutharga Perancang Bandar, Jurukur, EIA, TIA) ii.specialist (tidak memerlukan sebut harga) 3. Pindaan Pelan Leaut berdasarkan Prestasi Perunding sediada tanpa perlu mendapatkan sebutharga dari perunding lain. Borang Daftar Perunding. Senarai Daftar Perunding 3. Sebutharga KELULUSAN PERLANTIKAN PERUNDING Ketua Jabatan akan mendapatkan kelulusan perlantikan perunding daripada Pengarah Urusan / Naib Presiden. KONT-AC. Work Oder MELANTIK PERUNDING. Ketua Jabatan menyediakan surat perlantikan dan menetapkan terma-terma tempoh kerja, kaedah pembayaran dan sebagainya. Mendapatkan tandatangan surat perlantikan perunding daripada Pengarah Urusan / Naib Presiden (Pembangunan Projek) Surat Perlantikan MEMBUAT SOKONGAN BARAN. Ketua Jabatan memastikan perunding menyiapkan kerja-kerja dalam tempoh yang ditetapkan dalam surat perlantikan. Membuat sokongan pembayaran yuran perunding sebagaimana terma perlantikan. Invois. Sokongan Bayaran 3. Resit Bayaran MEMBUAT PENILAIAN PRESTASI. Ketua Jabatan akan membuat penilaian prestasi perunding setelah kerja-kerja disiapkan. Prestasi perunding akan dipantau menerusi Borang Prestasi Perunding melalui sistem permarkahan berskala Prestasi Perunding

7 SOP/PRAN/05 PERMOHONAN KEBENARAN MERANCANG 5 MEI 07 SAMBUNGAN SOP/PRAN/0 PERUNDING MEMAJUKAN PELAN KE PBT (OSC) MEMASTIKAN OSC MEMBUAT EDARAN KEPADA JBT TEKNIKAL Sila Rujuk SOP/PRAN/0 : Mendapatkan Kelulusan Pembangunan. Ketua Jabatan akan menyemak pelan dan mendapatkan tandatangan pengarah/ pengarah urusan. Memastikan semua dokumen permohanan adalah sempurna 3. Memastikan perunding memajukan permohonan kepada Pihak Berkuasa Tempatan yang berkenaan. Ketua Jabatan memastikan pihak PBT membuat edaran dokumen permohonan kepada jabatan-jabatan teknikal yang berkenaan (A) (B). Senarai semak permohonan KM. Yuran Pendaftaran 3. Pelan Susunatur. Surat Sokongan Jabatan. Kelulusan EIA 3. Kelulusan TIA DIDALAM PBT (A) TEKNIKAL NG LAIN (B). Perancang. Landskap 3. Kesihatan (A) 4. Saliran. PTD. JPS 3. JPBD 4. IWK 5. SAJ 6. TNB 7. SKMM 8. JKR 9. UPENJ 0. PPSPPA SURAT SOKONGAN TEKNIKAL. PP memastikan perunding yang berkenaan akan membuat tindakan susulan ke jabatan teknikal dan mendapatkan surat sokongan jabatan 3. PP perlu mengambil tindakan-tindakan yang perlu bagi memastikan sokongan jabatan diterima KELULUSAN KM KELULUSAN SAMBUNGAN KE SOP/PRAN/09. Ketua Jabatan akan memastikan Pihak Berkuasa Tempatan memberikan kelulusan permohonan KM. Jika lulus bersyarat, Ketua Jabatan akan memastikan syarat-syarat yang dikenakan dipatuhi bagi membolehkan pelan KM di endorse 3. Sekiranya pengurusan syarikat tidak bersetuju dengan syarat yang dikenakan, Ketua Jabatan akan membuat rayuan 4. Permohonan yang ditolak akan dimajukan semula untuk kelulusan setelah mengambilkira komen-komen jabatan teknikal (Rujuk SOP/PRAN/09 : Kajian Peluang Bisnes). Surat Kelulusan. Pelan Leaut 3. Pelan Pra- Perhitungan 7

8 SOP/PRAN/06 KELULUSAN ENVIRONMENTAL IMPACT ASSESSMENT (EIA) 5 MEI 07 MELANTIK PERUNDING MEMANTAU PENYEDIAAN LAPORAN EIA Perlaksanaan Laporan Environmental Impact Assessment (EIA) adalah bagi projek-projek yang mempunyai keluasan melebihi 50 hektar Ketua Jabatan mencadangkan perlantikan Perunding EIA yang sesuai bagi menyediakan Laporan EIA (merujuk kepada SOP/PRAN/04) Pegawai EIA memastikan dokumen-dokumen yang diperlukan oleh Perunding EIA bagi menyediakan Laporan EIA diperolehi dari :-. Perunding Perancang Bandar. Perunding Civil & Structure 3. Perunding Traffic Impact Assessment (TIA) Senarai Perunding (PRAN- SP). Perunding Perancang Bandar - Pelan Leaut. Perunding Civil & Structure i. Pelan Kerja Tanah ii. Pelan Kawalan Hakisan dan Sedimen/Erosion Sediment Control Plan(ESCP) 3. Perunding Traffic Impact Assessment (TIA) - Penilaian Impak Traffik 4. Surat Kelulusan EIA SEMAK Membuat semakan Laporan EIA untuk memastikan maklumat, dokumen-dokumen dan input perunding adalah betul dan selaras dengan syarat-syarat kelulusan Environmental Impact Assessment (EIA) sebelum dihantar ke Jabatan Alam Sekitar (JAS) MEMASTIKAN PERMOHONAN DIMAJUKAN KE JAS LULUS Pegawai EIA perlu melaksanakan perkara berikut :-. Memastikan Perunding EIA memajukan Laporan EIA ke JAS untuk mendapatkan kelulusan. Memastikan Perunding EIA memajukan makluman tambahan yang diperlukan JAS (mengikut keperluan) 3. Menyemak syarat-syarat kelulusan EIA setelah Laporan EIA diluluskan JAS untuk dilaksanakan di tapak projek Surat Kelulusan EIA MENYERAHKAN KELULUSAN EIA Pegawai EIA menyerahkan salinan laporan dan surat kelulusan EIA kepada Bahagian Projek untuk rujukan dan panduan yang perlu dipatuhi apabila melaksanakan projek di tapak Memogeraf Penyerahan Laporan EIA yang telah lulus 8

9 SOP/PRAN/07 KELULUSAN ENVIRONMENTAL MANAGEMENT PLAN (EMP) 5 MEI 07 Perlaksanaan Laporan Environmental Management Plan (EMP) adalah seperti yang ditetapkan dalam syarat-syarat kelulusan Environmental Impact Assessment (EIA) MELANTIK PERUNDING Ketua Jabatan mencadangkan perlantikan Perunding Environmental Management Plan (EMP) yang sesuai bagi menyediakan EMP (merujuk kepada SOP/PRAN/04) Senarai Perunding (PRAN-SP) MEMANTAU PENYEDIAAN LAPORAN EMP Pegawai EIA memastikan dokumen-dokumen yang diperlukan oleh Perunding EMP bagi menyediakan Laporan EMP diperolehi dari :-. Perunding Perancang Bandar. Perunding Civil & Structure. Perunding Perancang Bandar - Pelan Leaut. Perunding Civil & Structure i. Pelan Kerja Tanah ii. Pelan Kawalan Hakisan dan Sedimen/Erosion Sediment Control Plan(ESCP) 3. Surat Kelulusan EIA SEMAK Membuat semakan Laporan EMP untuk memastikan maklumat, dokumen-dokumen dan input perunding adalah betul dan selaras dengan syarat-syarat kelulusan Environmental Impact Assessment (EIA) sebelum dihantar ke Jabatan Alam Sekitar (JAS) Laporan EMP MEMASTIKAN PERMOHONAN DIMAJUKAN KE JAS LULUS Pegawai EIA perlu melaksanakan perkara-perkara berikut :-. Memastikan Perunding EMP memajukan Laporan EMP ke JAS untuk mendapatkan kelulusan. Memastikan Perunding EMP memajukan makluman tambahan yang diperlukan JAS (mengikut keperluan) 3. Menyemak syarat-syarat kelulusan EMP setelah Laporan EMP diluluskan JAS untuk dilaksanakan di tapak projek MENYERAHKAN KELULUSAN EMP Pegawai EIA menyerahkan salinan laporan dan surat kelulusan EMP kepada Bahagian Projek untuk rujukan dan panduan yang perlu dipatuhi apabila melaksanakan projek di tapak Memogeraf Penyerahan Laporan EMR yang telah lulus 9

10 SOP/PRAN/08 PERLAKSANAAN ENVIRONMENTAL MONITORING REPORT (EMR) 5 MEI 07 MELANTIK PERUNDING MEMANTAU KERJA-KERJA PENGAWASAN MENYEDIAKAN LAPORAN EMR SEMAK MEMASTIKAN PENGHANTARAN EMR Ketua Jabatan mencadangkan perlantikan perunding Environmental Monitoring Report (EMR) yang sesuai bagi menyediakan EMR (merujuk kepada SOP/PRAN/04) Pegawai EIA memantau kerja-kerja pengawasan alam sekitar yang dijalankan perunding di tapak projek meliputi aspek:-. Air. Bunyi 3. Udara Memastikan EMR disediakan Perunding EMR dengan memenuhi kehendak syarat-syarat kelulusan EIA dan EMP. Menyemak EMR untuk memastikan maklumat yang disediakan adalah betul dan dipersetujui dihantar ke Jabatan Alam Sekitar (JAS). Pegawai EIA memastikan Perunding melengkapkan EMR dan memajukannya ke JAS mengikut tempoh masa dan kekerapan yang ditetapkan. Senarai Perunding (PRAN-SP). EIA 3. EMP PATUH MENGANALISIS EMR MENYEDIAKAN LAPORAN ANALISIS EMR Sekiranya terdapat syarat-syarat yang tidak dipatuhi berdasarkan notis dari JAS, perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan, :-. Menganalisis EMR dan mencari penyelesaian bagi segala isu ketidakpatuhan syarat-syarat kelulusan EIA dan EMP yang timbul di tapak projek. Menyediakan Laporan Analisis EMR yang disertakan dengan maklumat ketidakpatuhan untuk rujukan dan tindakan Bahagian Projek 3. Langkah penyelenggaraan akan dimaklumkan kepada JAS melalui EMR yang akan datang. EMR. Laporan Analisis EMR MENYERAHKAN LAPORAN KEPADA BAHAGIAN PROJEK. Pegawai EIA akan menyerahkan Laporan Analisis EMR kepada Bahagian Projek untuk dilaksanakan di tapak projek. Pemantauan perlaksanaan Laporan Analisis EMR di tapak projek akan dilaksanakan bagi menyelesaikan segala isu ketidakpatuhan syaratsyarat kelulusan EIA dan EMP Laporan Analisis EMR 0

11 SOP/PRAN/09 PERMOHONAN KURNIAAN TANAH 5 MEI 07 SAMBUNGAN SOP/PRAN/0 MENENTUKAN KAEDAH PERMOHONAN PEKELILING 486 MEMBUAT PERMOHONAN TANAH BARU. Ketua Jabatan akan memastikan permohonan kurniaan tanah diproses mengikut kaedah yang betul. Terdapat kaedah permohonan iaitu :- a. Pekeliling Bil 4/986 b. Permohonan Tanah Baru. Bagi tanah-tanah Kerajaan yang terletak dibawah pekeliling PTG Bil 4/86 PP akan menyediakan perakuan permohonan tanah 3. Bagi tanah-tanah Kerajaan yang baru dikenalpasti permohonan PP akan mendapatkan Borang Permohonan Tanah dan dipenuhisi untuk dimajukan ke Pejabat Tanah yang berkenaan. Borang Permohonan Tanah. Perakuan Tanah 3. Pelan Proses SOP/PRAN/05 MAJUKAN PERMOHONAN TANAH SOKONGAN TEKNIKAL. Bagi tanah kurniaan yang melalui Pekeliling 486, perlu melalui proses Permohonan Kebenaran Merancang (rujuk pada SOP/PRAN/05 : Permohonan Kebenaran Merancang). Ketua Jabatan memastikan permohonan tanah dimajukan berserta dokumen yang berkaitan dan kertas kerja ke Pejabat Tanah 3. Mendapatkan sokongan jabatan-jabatan teknikal yang berkaitan. Surat Sokongan. Kelulusan KM 3. Pelan Susunatur SOKONG PERAKUAN KELULUSAN SAMBUNGAN SOP/PRAN/0. Ketua Jabatan menyediakan perakuan tanah mengikut pekeliling 4/86 dan dimajukan ke PTG untuk kelulusan. Permohonan yang ditolak, tidak akan diteruskan atau dirayu semula bergantung kepada arahan pihak pengurusan syarikat Proses disambung ke SOP/PRAN/0 : Mendapatkan Kelulusan Pembangunan. Perakuan Tanah. Pelan Susunatur 3. Pelan Pra hitungan

12 SOP/PRAN/0 PERMOHONAN PENSWASTAAN 5 MEI 07 SAMBUNGAN SOP/PRAN/0 MEMAJUKAN PERMOHONAN PENSWASTAAN Sila Rujuk SOP/PRAN/0 : Mendapatkan Kelulusan Pembangunan. Ketua Jabatan memastikan permohonan dan kertas kerja penswastaan dimajukan kepada UPEN/PBT. Membuat pembayaran yuran buka fail penswastaan (jika perlu). Kertas Cadangan Penswastaan. Pelan permohonan ULASAN TEKNIKAL PERAKUAN KELULUSAN PINDAAN PINDAAN KELULUSAN KERAJAAN. PP memastikan kertas cadangan penswastaan diedarkan ke Jabatan Teknikal. Mendapatkan sokongan jabatan-jabatan teknikal 3. Perunding melaksanakan perubahan pelan dan cadangan penswastaan (jika perlu) 4. Ketua Jabatan memastikan pulangan kepada Syarikat dan Kerajaan Negeri mendapat persetujuan Pengarah Urusan / JMM. Ketua Jabatan PBP memastikan perakuan kelulusan dibawa ke peringkat Kelulusan Kerajaan (Kelulusan Dasar) oleh UPENJ. Bagi tanah milik PBT proses ini merupakan Kelulusan Muktamad. Surat Sokongan. Analisa Pulangan Kepada Kerajaan. Surat Sokongan. Analisa Pulangan Kepada Kerajaan PROSES SOP/PRAN/0 Proses disambung ke SOP/PRAN/0 : Mendapatkan Kelulusan Pembangunan

13 SOP/PRAN/ KAJIAN TAWARAN PENJUALAN 5 MEI 07 MENERIMA TAWARAN PENJUALAN. Ketua Jabatan menerima tawaran daripada penjual / ejen hartanah. PP akan berhubung dengan penjual / ajen hartanah untuk mendapatkan maklumat terperinci hartanah yang ditawarkan. Surat Tawaran. Suratan Hakmilik 3. Pelan Tanah 4. Kertas Cadangan MEMBUAT LAWATAN TAPAK MEMBUAT SEMAKAN TEKNIKAL MENYEDIAKAN KERTAS KERJA DA MAJU PROJEK LENGKAP MEMBUAT PENGIRAAN ANALISA DAMAJU. PP akan mendapatkan persetujuan Ketua Jabatan untuk mengadakan lawatan tapak projek hartanah yang ditawarkan. Meninjau keadaan tapak projek dengan lebih teliti seperti kontur tanah, guna tanah dan lain-lain 3. Mengambil gambar tapak dan pembangunan sekeliling 4. Mengenal pasti aksesibiliti sedia ada di sekeliling tapak. PP akan menyemak zon guna tanah projek dan potensi tanah pada masa hadapan. PP mendapatkan maklumat harga pasaran di sekitar tapak 3. Mengenalpasti halangan-halangan yang boleh menyebabkan projek tidak berdaya maju. PP akan menentukan cadangan projek yang sesuai dibangunkan selaras dengan zon guna tanah yang terkandung di dalam Rancangan Tempatan. Membuat perbandingan harga pasaran hartanah pembangunan di sekeliling tapak 3. Menyediakan deraf pelan susun atur bagi cadangan projek yang dibangunkan Membuat pengiraan analisa dayamaju bagi cadangan projek pembangunan yang dicadangkan. Pran-Tapak. Pelan Gunatanah. Rancangan Tempatan. Warta Kerajaan. Kertas Cadangan Projek. Laporan Pasaran Harta BERDA MAJU A B 3

14 SOP/PRAN/ KAJIAN TAWARAN PENJUALAN 5 MEI 07 A B KELULUSAN TERAJU LULUS KELULUSAN AHLI LEMBAGA PENGARAH LULUS. Ketua Jabatan akan membentangkan kertas kerja bagi cadangan projek di Mesyuarat JMM. Mendapatkan kelulusan dan sokongan JMM 3. Membuat penambahbaikan cadangan jika diperlukan. Ketua Jabatan menyediakan kertas cadangan untuk dibentangkan kepada Ahli Lembaga Pengarah syarikat. Memastikan cadangan dibentangkan kepada Lembaga Pengarah 3. Mengambil tindakan perlu jika diminta membuat penambahbaikan cadangan Kertas Kerja Cadangan Projek Kertas Kerja Cadangan Projek MELAKSANAKAN PEMBELIAN HARTANAH. Ketua Jabatan mendapatkan kelulusan perlantikan peguam bagi proses pembelian tanah / projek. Membuat semakan terma-terma perjanjian dan menjaga kepentingan syarikat Perjanjian Jualbeli 4

15 SOP/PRAN/ KAJIAN PELUANG BISNES 5 MEI 07 MENGENALPASTI PELUANG BISNES Ketua Jabatan akan berhubung / berbincang dengan pihak yang terlibat (kontraktor / pemaju / ahli akademik / kerajaan) untuk peluang-peluang bisnes baru yang ditawarkan. Kertas Cadangan. Analisis Kewangan MENDAPAT MAKLUMAT MENYEDIAKAN KERTAS KERJA PELUANG PELABURAN BISNES LENGKAP. PP akan mendapatkan persetujuan Ketua Jabatan untuk mengenalpasti kesesuaian peluang bisnes bagi dilaksanakan oleh syarikat. Melakukan lawatan kerja ke tapak projek / syarikat berkenaan 3. Mendapatkan maklumat terperinci dan proses bisnes yang dilaksanakan syarikat berkenaan 4. Mengambil gambar tapak projek dan sekeliling tapak. PP akan mengenal pasti cadangan projek yang sesuai dibangunkan selaras dengan polisi syarikat. PP mendapatkan data-data lengkap yang berkaitan pelaburan, harga pasaran, pengurusan, teknologi dan risiko pelaburan Kertaskerja Cadangan Projek MEMBUAT PENGIRAAN ANALISA DAMAJU BERDA MAJU. Membuat pengiraan analisa dayamaju bagi cadangan projek pembangunan yang dicadangkan. Membuat kertas kerja untuk dimajukan kepada pengurusan syarikat untuk kelulusan A B 5

16 SOP/PRAN/ KAJIAN PELUANG BISNES 5 MEI 07 A B KELULUSAN TERAJU. Ketua Jabatan membentangkan kertas kerja bagi cadangan projek di Mesyuarat JMM. Mendapatkan kelulusan dan sokongan JMM 3. Membuat penambahbaikan cadangan jika diperlukan Kertas Kerja Cadangan Pelaburan LULUS KELULUSAN AHLI LEMBAGA PENGARAH LULUS. Ketua Jabatan menyediakan kertas cadangan untuk dibentangkan kepada Ahli Lembaga Pengarah syarikat. Memastikan cadangan dibentangkan kepada Lembaga Pengarah untuk kelulusan 3. Mengambil tindakan perlu jika diminta membuat penambahbaikan cadangan Kertas Kerja Cadangan Pelaburan MEMBUAT PEMBELIAN SRIKAT / ASET-ASET BISNES. Ketua Jabatan mendapatkan kelulusan perlantikan peguam bagi proses pembelian syarikat / asset. Membuat semakan terma-terma perjanjian dan menjaga kepentingan syarikat Perjanjian Jualbeli 6

17 SOP/PRAN/3 PEMBARAN CUKAI TANAH / HARTA 5 MEI 07 MENYEMAK PEMBARAN CUKAI HARTA / CUKAI TANAH. PP akan menyemak lot-lot tanah yang perlu dibayar cukai tanah dan cukai harta setiap tahun semasa. Membuat semakan hakmilik tanah di Pejabat Tanah (bagi cukai tanah) dan Pihak Berkuasa Tempatan (bagi cukai harta)(jika perlu) 3. Mendapatkan bil cukai harta setiap penggal pembayaran daripada PBT berkenaan 4. Memastikan hanya lot-lot tanah milik syarikat dibuat pembayaran setiap tahun sebelum atau pada tarikh sebagaimana berikut :- a. Cukai tanah - 3 Mei b. Cukai harta - 8 Mac dan 3 Ogos. Hakmilik Tanah. Bil Cukai Harta 3. Warta Kerajaan Johor MEMBUAT SOKONGAN PEMBARAN MELALUI SISTEM L.A.M.S. PP akan memasukkan data lot-lot tanah yang perlu dibayar cukai di dalam sistem Land Administrative And Monitoring System (L.A.M.S). Ketua Jabatan meluluskan batch list pembayaran senarai hakmilik cukai harta / cukai tanah 3. Memaklumkan kepada Jabatan Kewangan melalui emel selepas mendapat kelulusan dari Ketua Jabatan menggunakan sistem L.A.M.S Batch List Cukai MENYEDIAKAN CEK PEMBARAN PP akan membuat tindakan susulan dengan Jabatan Kewangan berkenaan penyediaan cek pembayaran Cek Pembayaran MEMBUAT PEMBARAN CUKAI. PP membuat pembayaran cukai / cukai harta dan memastikan menerima resit pembayaran. PP memastikan resit bayaran disimpan di dalam fail / box fail mengikut projek masing-masing 3. Resit cukai akan di scan untuk simpanan jabatan (jika perlu) Resit Cukai 7

18 SOP/PRAN/4 TEMPAHAN DEWAN 5 MEI 07 MENERIMA PERMOHONAN Pegawai menerima permohonan penyewaan dan memastikan tujuan penyewaan adalah bersesuaian Borang Permohonan MENYEMAK KEKOSONGAN KOSONG MENGELUARKAN SURAT TAWARAN. Pegawai / Kerani akan menyemak kekosongan dewan pada tarikh yang dipohon untuk sewaan. Pegawai / Kerani memastikan lokasi permohonan samada di KMJL atau Pusat Komuniti Pegawai memastikan surat tawaran / sebutharga dikeluarkan. Surat Tawaran / Sebutharga MEMBUAT TUNTUTAN BARAN DEPOSIT Pegawai memastikan tuntutan bayaran deposit sebanyak 50% dari jumlah besar tawaran / sebutharga dibuat Resit Deposit 50% BAR MEMBUAT TUNTUTAN BAKI SEWA BAR Pegawai memastikan perkara-perkara berikut dilaksanakan :-. Membuat tuntutan baki bayaran penyewaan sebelum 7 hari penggunaan. Membuat tuntutan deposit kerosakan sebanyak RM00. Resit Bayaran Baki Sewa. Resit Deposit Kerosakan MEMBUAT SEMAKAN STATUS TAWARAN SEWA Sekiranya bayaran masih tidak diterima, Pegawai membuat semakan samada pemohon ada membuat permohonan membatalkan permohonan sewa A B 8

19 SOP/PRAN/4 TEMPAHAN DEWAN 5 MEI 07 A B MEMBUAT TUNTUTAN BARAN 0% ATAS PEMBATALAN SEWA Sekiranya ada, Pegawai akan membuat tuntutan bayaran 0% dari jumlah sewa jika penyewa membatalkan sewaan 7 hari sebelum majlis / acara MELAKSANAKAN PENGURUSAN DEWAN SEBELUM MAJLIS Kerani / TMR melaksanakan perkara-perkara berikut sebelum majlis bermula :-. Buka dewan ikut masa dan tarikh tempahan. Buka lampu, penghawa dingin dan kipas mengikut masa tempahan bermula Buku Log MELAKSANAKAN PENGURUSAN DEWAN SELEPAS MAJLIS MEMBUAT PEMERIKSAAN KEROSAKAN ROSAK MEMBUAT PENOLAKAN DEPOSIT BAGI KOS KEROSAKAN Kerani / TMR melaksanakan perkara-perkara berikut selepas majlis berakhir :-. Tutup lampu, penghawa dingin dan kipas selepas tamat masa mengikut tempahan penyewaan. Mengarahkan Kontraktor kebersihan melaksanakan kerja-kerja pembersihan dan membuang sampah 3. Tutup dewan ikut masa dan tarikh tamat tempahan Pegawai membuat pemeriksaan dewan bagi memastikan keadaan dewan. Sekiranya ada berlaku kerosakan perkara-perkara berikut dibuat :-. Menuntut kos kerosakan / kehilangan lekapan / peralatan dewan. Membuat penolakan deposit jika ada kerosakan dan pulang lebihan deposit. 3. Sekiranya deposit tidak dapat menampung kos kerosakan, Pegawai membuat tuntutan kos kerosakan kepada penyewa. Borang Pemeriksaan Kerosakan. Resit 9

20 SOP/PRAN/5 SEWA LOT NIAGA 5 MEI 07 MENERIMA PERMOHONAN MENGATURKAN SESI TEMUDUGA Menerima permohonan untuk membuat sewaan lot niaga dan memastikan perkara-perkara berikut dilaksanakan :-. Pegawai menyemak kekosongan unit. Pegawai mengaturkan tarikh dan masa pemanggilan temuduga untuk bakal penyewa. Borang Permohonan Sewa. Surat Permohonan Sewa LULUS MENGELUARKAN SURAT TAWARAN Setelah panel penemuduga memberi sokongan / kelulusan, Surat Tawaran Sewa dikeluarkan kepada bakal penyewa MEMASTIKAN PENYEWA MENANDATANGANI SURAT TERIMA TAWARAN MENANDATANGAN SURAT PERJANJIAN SEWA MEMBUAT PEMERIKSAAN BERSAMA MENYERAHKAN DOKUMEN PENYEWAAN KEPADA DOKUMENTASI JUALAN. Memastikan perkara-perkara berikut dilaksanakan :- a. Penyewa menandatangani Surat Terima Tawaran Sewa b. Penyewa menandatangani Perjanjian Sewa c. Penyewa menjelaskan bayaran deposit bulan sewa, bayaran sewa bulan pertama + Utiliti + Setem Hasil (secara tunai). Kerani akan mematikan setem Perjanjian Sewa dan mengepos salinan Perjanjian Sewa kepada Penyewa (AT Berdaftar) 3. Memajukan salinan penerimaan tawaran kepada Jabatan Dokumentasi Jualan melalui . Kerani dan penyewa membuat pemeriksaan bersama ke atas unit yang hendak disewa. Kerani akan menyerahkan kunci lot yang setuju disewa, peti surat dan lain-lain kepada penyewa Menyerahkan fail beserta dokumen penyewa kepada Jabatan Dokumentasi Jualan untuk urusan selanjutnya. Surat Tawaran Sewa. Surat Setuju Terima Tawaran Sewa 3. Resit Bayaran 4. Surat Perjanjian Sewa. Borang Pemeriksaan Bersama. Borang Penerimaan Kunci. Fail Penyewa. Surat Perjanjian Sewa 3. Borang Stamping 4. Resit Bayaran 5. Memogeraf Penyerahan Dokumen 0

21 SOP/PRAN/6 SEWA GELANGGANG DEWAN 5 MEI 07 MENERIMA TEMPAHAN PELANGGAN MENYEMAK KEKOSONGAN. Menerima tempahan satu () hari sebelum penggunaan gelanggang. Kerani akan menyemak kekosongan dan mengenalpasti lokasi gelanggang di Kompleks Mutiara JLand atau Pusat Komuniti, BDO. Borang Permohonan. Buku Tempahan KOSONG MENERIMA BARAN & MENGELUARKAN KUPON Kerani menerima bayaran sewaan dari penyewa dan menyerahkan kupon Kupon MEMBUKA DEWAN & MEMASANG KELENGKAPAN Kerani melaksanakan perkara-perkara berikut sebelum acara bermula :-. Buka dewan ikut masa dan tarikh tempahan. Memasang kelengkapan mengikut masa tempahan bermula MENUTUP DEWAN SELEPAS ACARA Kerani melaksanakan perkara-perkara berikut selepas acara berakhir :-. Tutup lampu, penghawa dingin dan kipas selepas tamat masa mengikut tempahan penyewaan. Tutup dewan ikut masa dan tarikh tamat tempahan MENGHANTAR KUTIPAN KE KEWANGAN. Kutipan sewa dilakukan sebagaimana berikut :- a. Kutipan oleh TMR - Simpan duit dalam peti besi b. Kutipan JLB - Simpan duit dan bawa balik. Kerani / TMR menghantar kutipan ke Jabatan Kewangan dalam tempoh hari bekerja Resit bayaran

22 SOP/PRAN/7 BIL TUNTUTAN BEKALAN AIR & ELEKTRIK 5 MEI 07 MENGAMBIL BACAAN METER Kerani mengambil bacaan meter bekalan air dan elektrik (setiap 7-9 hb) Rekod Bacaan Meter MEMBUAT PELARASAN BIL TUNTUTAN. Pegawai memastikan pelarasan bil tuntutan bekalan air dan elektrik dibuat. Pelarasan bil tuntutan mengambilkira akaun penyewa dan bayaran yang telah dibuat MENGEDAR BIL TUNTUTAN Kerani mengedarkan bil tuntutan sebelum atau pada 5hb. setiap bulan kepada penyewa BAR MENGHANTAR NOTIS TUNTUTAN TUNGGAKAN 7 HARI BAR. Pegawai memastikan bayaran bekalan air dan elektrik dari penyewa dibuat di Kaunter Pembayaran JLand. Sekiranya penyewa tidak menjelaskan bil tuntutan, Pegawai akan memastikan Notis Tuntutan Tunggakan 7 hari dikeluarkan 3. Sekiranya penyewa gagal menjelaskan tuntutan tunggakan, Pegawai akan memastikan tunggakan diperolehi melalui menolak deposit utiliti 4. Sekiranya tunggakan melebihi deposit, bekalan air atau elektrik akan dipotong. Notis Tuntutan Tunggakan. Resit Bayaran MENGELUARKAN RESIT RASMI MENOLAK DEPOSIT MEMOTONG BEKALAN AIR / ELEKTRIK

23 SOP/PRAN/8 TUNTUTAN DAN PUNGUTAN BADAN PENGURUSAN 5 MEI 07 MENGELUARKAN BIL TUNTUTAN. Pangsapuri / Rumahpangsa : Pegawai memastikan Kerani memproses bil tuntutan bulanan kepada pemilik 3 hari sebelum akhir bulan iaitu :- a. Wang penjelas ( sinking fund ) b. Yuran badan pengurusan ( maintenance fees ). Komersil (Lot Kedai) : Mengeluarkan bil tuntutan sewa kepada penyewa lot kedai 3. Bil tuntutan dimajukan kepada pemilik dan penyewa lot kedai pada setiap haribulan setiap bulan melalui hantaran pos / hantaran tangan / Bil Tuntutan Bulanan MENERIMA BARAN MENGELUARKAN RESIT RASMI. Terima bayaran dari pemilik / penyewa lot kedai dan mengeluarkan resit rasmi bayaran. Sekiranya tiada Pegawai untuk mengesahkan resit bayaran pada ketika bayaran dibuat, Kerani membuat salinan fotostat resit bayaran untuk pemilik / penyewa sebagai bukti pembayaran 3. Kerani memastikan resit asal yang telah disahkan oleh Pegawai diserahkan kepada pemilik / penyewa 4. Data pembayaran dikemaskini dalam sistem SQL dan fail pemilik / penyewa 5. Sekiranya pemilik / penyewa tidak membuat bayaran dalam tempoh yang ditetapkan, sila rujuk SOP/MC/0 Resit Rasmi MENYERAHKAN RESIT RASMI RUJUK SOP/MC/0. Pegawai memastikan perkara-perkara berikut dilaksanakan dan diserahkan kepada Wakil Jabatan Kewangan yang hadir ke Pejabat Badan Pengurusan :- a. Wang kutipan b. Salinan resit rasmi c. Slip bank-in yang disediakan oleh Kerani Badan Pengurusan. Urusan mendepositkan wang pungutan ke dalam bank dilaksanakan oleh Wakil Jabatan Kewangan. Pegawai memastikan Wakil Jabatan Kewangan menandatangani Buku Rekod Kutipan Harian Buku Rekod Kutipan Harian 3

24 SOP/PRAN/9 PENGAWASAN KEATAS TUNTUTAN DAN PUNGUTAN 5 MEI 07 MEMBUAT PENGAWASAN AGING PEMILIK / PENYEWA. Pegawai memastikan Kerani membuat pengawasan terhadap aging pemilik / penyewa. Pegawai memastikan Kerani membuat susulan melalui panggilan telefon / mengingatkan pemilik / penyewa untuk menjelaskan bayaran dalam tempoh yang ditetapkan. Aging Tuntutan Badan Pengurusan. Aging Tuntutan Sewa MENERIMA BARAN MENGELUARKAN SURAT PERINGATAN PERTAMA. Terima bayaran dari pemilik / penyewa lot kedai dan mengeluarkan resit rasmi bayaran. Sekiranya pemilik / penyewa gagal menjelaskan bayaran, Pegawai memastikan Surat Peringatan Pertama (selepas 4 hari) dikeluarkan. Resit Rasmi. Surat Peringatan Pertama (selepas 4 hari) MENERIMA BARAN MENGELUARKAN SURAT PERINGATAN KEDUA. Terima bayaran dari pemilik / penyewa lot kedai dan mengeluarkan resit rasmi bayaran. Sekiranya pemilik / penyewa masih gagal menjelaskan bayaran, Pegawai memastikan Surat Peringatan Kedua (selepas 7 hari) dikeluarkan. Resit Rasmi. Surat Peringatan Kedua (selepas 7 hari) MENERIMA BARAN MELAKSANAKAN UNDANG-UNDANG KECIL MENERIMA BARAN TINDAKAN UNDANG- UNDANG MENGELUARKAN RESIT RASMI. Terima bayaran dari pemilik / penyewa lot kedai dan mengeluarkan resit rasmi bayaran. Sekiranya pemilik / penyewa masih gagal menjelaskan bayaran, Pegawai memastikan agar Syarat-syarat di dalam Undang-undang Kecil dilaksanakan. Terima bayaran dari pemilik / penyewa lot kedai dan mengeluarkan resit rasmi bayaran. Sekiranya pemilik / penyewa masih gagal menjelaskan bayaran dan mematuhi Syarat-syarat yang termaktub di dalam Undang-undang Kecil dilaksanakan, Pegawai memastikan Tindakan Undang-undang dilaksanakan (sila rujuk SOP/JUAL/09). Resit Rasmi. Tindakan Undangundang Kecil. Resit Rasmi. Tindakan Undangundang 4

25 SOP/PRAN/0 PENUBUHAN BADAN PENGURUSAN BAGI PROJEK PERUMAHAN BERSTRATA 5 MEI 07 MENGADAKAN MESYUARAT AGUNG TAHUNAN BADAN PENGURUSAN BERSAMA MENUBUHKAN JAWATANKUASA BADAN PENGURUSAN BERSAMA Badan Pengurusan Bersama perlu ditubuhkan sebelum geran strata dikeluarkan oleh Penguasa Negeri. Ketua jabatan memastikan notis dikeluarkan bagi mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan Pertama Badan Pengurusan Bersama kali pertama kepada :- a. Semua penduduk b. COB ( Commisioner of Building ) c. Wakil penjual/pemaju. Mesyuarat Agung Tahunan Badan Pengurusan Bersama perlu dilaksanakan dalam tempoh tidak kurang dua belas () bulan dari tarikh penyerahan pemilikan kosong kepada pemilik. Tujuan utama Mesyuarat Agung Tahunan Badan Pengurusan Bersama adalah untuk menubuhkan Jawatankuasa Badan Pengurusan Bersama yang dipilih terdiri dari : a. Tidak kurang dari 3 orang pemilik dan tidak lebih dari 4 orang pemilik; b. orang wakil dari pihak penjual/pemaju Notis Mesyuarat Agung Tahunan Pertama Badan Pengurusan Bersama Salinan Minit Mesyuarat Agung Tahunan Badan Pengurusan Bersama yang disahkan MENDAFTARKAN JAWATANKUASA BADAN PENGURUSAN BERSAMA Ketua Jabatan menasihatkan dan memastikan perkara-perkara berikut dilaksanakan :-. Nama dan senarai ahli Jawatankuasa Badan Pengurusan Bersama didaftarkan kepada Pesuruhjaya Bangunan tidak kurang tiga puluh (30) hari dari tarikh mesyuarat agung pertama. Membuka akaun yuran penyelenggaraan dan akaun yuran kumpulan wang penjelas atas nama Badan Pengurusan Bersama Salinan Pendaftaran Sijil MEMANTAU PENTADBIRAN JAWATANKUASA BADAN PENGURUSAN BERSAMA. Bagi memastikan pentadbiran berjalan lancar, wakil penjual masih kekal menjadi ahli jawatankuasa Badan Pengurusan Bersama. Ketua Jabatan memastikan penyerahan aset, wang kutipan yuran dan akaun beraudit dilaksanakan kepada Badan Pengurusan Bersama MENUBUHKAN PERBADANAN PENGURUSAN. Perbadanan Pengurusan ditubuhkan selepas geran strata dikeluarkan dan dipindahmilik kepada pemilik. Penjual tidak lagi menjadi anggota jawatankuasa tetapi boleh memberi khidmat nasihat sekiranya diperlukan 5