STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) JABATAN DOKUMENTASI JUALAN

Transkripsi

1 STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) BIL SOP TAJUK PROSES NO ISU SEMAKAN TARIKH BERKUATKUASA SOP/JUAL/0 PENGENDALIAN PENYEDIAAN SPJB 3 5 MEI 207 SOP/JUAL/02 PINDAAN PERJANJIAN JUALBELI (PJB) 3 5 MEI 207 SOP/JUAL/03 PERSETUJUAN PEMBELIAN 4 5 MEI 207 SOP/JUAL/04 TUNTUTAN DAN PUNGUTAN 5 5 MEI 207 SOP/JUAL/05 PENAMATAN PERJANJIAN JUALBELI (PJB) 5 5 MEI 207 SOP/JUAL/06 PENYERAHAN PEMILIKAN KOSONG 4 5 MEI 207 SOP/JUAL/07 PEMBARAN CUKAI TANAH DAN CUKAI HARTA 2 5 MEI 207 SOP/JUAL/08 PENYEWAAN 3 5 MEI 207 SOP/JUAL/09 TINDAKAN UNDANG-UNDANG 2 5 MEI 207 SOP/JUAL/0 PENGAN BARAN AKIBAT PEMBATALAN PEMBELIAN 3 5 MEI 207 Disahkan oleh : Mohd Hizam Abdul Rauf Pengurus Besar Jabatan Pemasaran & Dokumentasi Jualan Tarikh :

2 SOP/JUAL/0 PENGENDALIAN DAN PENYEDIAAN PJB 3 5 MEI 207 MELANTIK PEGUAM BAGI PENYEDIAAN PJB DERAF SURAT PERJANJIAN JUALBELI. Surat Perlantikan Peguam dikeluarkan dan mengarahkan peguam menyediakan PJB mengikut jenis pembangunan: a. Rumah : Berdasarkan Akta Pemaju Perumahan b. Komersil : Berdasarkan syaratsyarat yang ditetapkan oleh syarikat 2. Pelan dan Spesifikasi bangunan yang telah disemak oleh Jawatankuasa Kecil Spesifikasi dikepilkan bersama deraf PJB MENDAPATKAN KELULUSAN JAWATANKUASA SURAT PERJANJIAN Deraf PJB serta pelan & spesifikasi bangunan akan dibawa untuk kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Surat Perjanjian. Deraf PJB lulus. LULUS MEMAKLUMKAN KEPADA PEGUAM Memajukan deraf PJB lulus kepada peguam. 2

3 SOP/JUAL/02 PINDAAN SURAT PERJANJIAN JUALBELI (SPJB) 3 MEI 207 MAKLUMAN PERUBAHAN DALAM SPJB Terima makluman perubahan dalam SPJB yang telah diluluskan oleh. Pihak Pengurusan. Jenisjenis perubahan antara lain :- a. Perubahan pada pelan susunatur b. Perubahan pada pelan bangunan c. Perubahan pada spesifikasi MENGELUARKAN SURAT PEMBERITAHUAN. Surat pemberitahuan pindaan bersama akuan persetujuan yang perlu ditandatangani oleh pembeli akan dikeluarkan kepada pembeli yang telah menandatangani PJB 2. Memastikan PJB yang digunapakai bagi penjualan baru adalah berdasarkan PJB pindaan Surat Pemberitahuan Pindaan SETUJU. Memastikan akuan penerimaan pembeli diterima dalam tempoh 4 hari 2. Sekiranya tiada akuan penerimaan diterima, surat peringatan dikeluarkan kepada pembeli dimana sekiranya tiada maklumbalas dalam tempoh 7 hari, maka dianggap pembeli bersetuju. Surat Akuan Penerimaan 2. Surat Peringatan MENGGUNA PAKAI SPJB ASAL Sekiranya pembeli tidak bersetuju, penjualan harta adalah berdasarkan PJB Asal MEMFAILKAN AKUAN PENERIMAAN Akuan penerimaan disimpan dan direkodkan dalam fail pembeli untuk rujukan jabatan MEMAKLUMKAN KEPADA BAHAGIAN PROJEK Memaklumkan kepada Bahagian Projek mengenai maklumbalas pembeli (sekiranya perlu) 3

4 SOP/JUAL/03 PERSETUJUAN PEMBELIAN 4 MEI 207 PROFORMA DARI PEMASARAN PJB DAN MOT DARI PEGUAM MENYEMAK PJB DAN MOT LENGKAP MENDAPATKAN TANDATANGAN Rumah: i. Membuka fail pembeli ii. Membuat susulan dengan pembeli dan peguam berkenaan status menandatangani PJB. Komersil: i. Membuka fail pembeli ii. Membuat susulan dengan pembeli & peguam berkenaan status menandatangani PJB. Mengeluarkan surat kepada pembeli mengenai status pembiayaan. Menerima 4 atau 5 salinan Perjanjian Jualbeli (SPJB) dan salinan Memorandum Pindahmilik (MOT) yang telah ditandatangani oleh pembeli daripada peguam.. Memastikan perkara berikut lengkap dan betul: a. Alamat harta b. Nama pembeli c. Nombor Kad Pengenalan / Nombor syarikat d. Harga Jualan e. Penyelarasan Harga Tanah f. Tandatangan peguam dan pembeli 2. Sekiranya tidak lengkap PJB atau MOT akan dipulangkan kepada peguam untuk dilengkapkan.. Mendapatkan tandatangan Pegawai Yang Diberikuasa (PDK) untuk tandatangan PJB dan MOT 2. PDK adalah berdasarkan Power of Attorney / Circular Resolution / Surat Kuasa yang telah diluluskan Surat kepada Pembeli Surat dari Peguam Surat kepada Peguam MEMAJUKAN PJB UNTUK DISETEMKAN Memajukan PJB kepada peguam untuk disetemkan Surat kepada Peguam A 4

5 SOP/JUAL/03 PERSETUJUAN PEMBELIAN 4 MEI 207 A SALINAN SPJB SETEM. Menerima salinan PJB yang telah disetemkan (PJB setem) daripada Peguam. 2. Mengemaskini tarikh PJB setem dalam sistem Wiz 3. Failkan PJB setem dalam fail pembeli. Surat dari Peguam 2. Salinan PJB Setem MENDAPATKAN STATUS PINJAMAN Mengeluarkan surat kepada pembeli mengenai status pembiayaan (sekiranya masih belum mendapat pembiayaan). Surat kepada Pembeli LULUS SALINAN KELULUSAN PINJAMAN. Menerima satu salinan kelulusan pembiayaan dari pembeli 2. Kemaskini maklumat pinjaman dalam sistem Wiz :- a. Jumlah Pembiayaan b. Rujukan dan alamat bank c. Tarikh kelulusan pembiayaan d. Rujukan peguam bank e. Kemaskini rebet (sekiranya ada) Salinan Surat Kelulusan Pembiayaan oleh Pembiaya MENUNTUT BARAN PERBEZAAN / MOHON AKUJANJI. Mengeluarkan surat mengenai kelulusan pembiayaan dan tuntutan bayaran perbezaan kepada pembeli (sekiranya ada). 2. Mengeluarkan surat mohon akujanji kepada pembiaya.. Surat mengenai Kelulusan Pembiayaan 2. Surat Permohonan Akujanji Pembiaya BARAN RUJUK SOP/JUAL/05 Sekiranya pembeli tidak membuat bayaran dalam tempoh yang ditetapkan, rujuk SOP/JUAL/05 B C 5

6 SOP/JUAL/03 PERSETUJUAN PEMBELIAN 4 MEI 207 B C BARAN PERBEZAAN. Menerima bayaran perbezaan dari pembeli 2. Mengeluarkan Surat Pengesahan Bayaran Perbezaan dan Akujanji. Resit Bayaran 2. Surat Pengesahan Bayaran Perbezaan dan Akujanji MEMAJUKAN DOKUMEN PINDAHMILIK KEPADA PEGUAM MELAKSANAKAN PROSES PINDAHMILIK SALINAN SURAT ARAHAN PELEPASAN PINJAMAN Dokumen pindahmilik dimajukan kepada peguam berdasarkan :-. Pembeli yang mengambil pinjaman a. Bagi hartanah yang telah memperolehi hakmilik :- i. Memorandum Pindahmilik (MOT) ii. Salinan Cukai Tanah iii. Surat Pengesahan Baki Perbezaan dan Akujanji iv. Dokumen Hakmilik (setelah surat Akujanji pembiaya diterima) b. Bagi hartanah yang belum memperolehi Dokumen Hakmilik Berasingan i. Surat Pengesahan Baki Perbezaan dan Akujanji ii. Suratikatan Penyerahakkan / Notice of Assignment 2. Pembeli Tunai Dokumen pindahmilik hartanah diserahkan kepada peguam setelah pembeli jelas keseluruhan harga beli. Urusan pindahmilik dilaksanakan oleh peguam bagi pembeli yang mengambil pinjaman 2. Urusan pindahmilik dilaksanakan setelah pembeli menjelaskan keseluruhan bayaran harga beli bagi pembeli tunai. Menerima salinan surat arahan pelepasan pinjaman dari peguam 2. Memastikan peguam menyerahkan salinan Dokumen Hakmilik yang telah didaftarkan. MOT 2. Salinan Resit Cukai Tanah 3. Surat Pengesahan Bayaran Perbezaan dan Akujanji 4. Dokumen Hakmilik Berasingan 5. Notis Penyerahakan/ (Notice of Assignment). Surat Arahan Pelepasan Pinjaman 2. Salinan Dokumen Hakmilik yang didaftarkan RUJUK SOP/JUAL/06 6

7 SOP/JUAL/04 TUNTUTAN DAN PUNGUTAN 5 MEI 207 MEWUJUDKAN TUNTUTAN BARAN 0% PERTAMA Rumah dan Komersil : Sebaik sahaja menerima PJB setem dan salinan surat kelulusan pembiayaan : i. Mewujudkan ( Generate ) tuntutan 0% pertama dalam sistem Wiz. Rumah : Invois 2. Komersil : Invois cukai 0% pertama MENGELUARKAN TUNTUTAN KEMAJUAN KERJA. Bangunan Dalam Pembinaan Rumah dan Komersil : Tuntutan akan dikeluarkan kepada Pembeli/Pembiaya mengikut Sijil Tahap Kemajuan (STK) terkini sebaik sahaja menerima PJB setem dan salinan surat kelulusan pembiayaan 2. Bangunan Siap Rumah dan Komersil : Tuntutan baki 90% harga beli akan dikeluarkan kepada Pembeli / Pembiaya selepas menerima PJB setem dan salinan surat kelulusan pembiayaan Surat Tuntutan Kemajuan Kerja :. Rumah Invois 2. Komersil Invois Cukai BARAN RUJUK SOP/JUAL/05. Terima bayaran dari pembeli / pembiaya dan mengeluarkan resit bayaran 2. Data pembayaran dikemaskini dalam sistem Wiz dan fail pembeli. 3. Sekiranya pembeli tidak membuat bayaran dalam tempoh yang ditetapkan, rujuk SOP/JUAL/05 Resit Bayaran 7

8 SOP/JUAL/05 PENAMATAN PERJANJIAN JUALBELI (PJB) 5 MEI 207 MENGELUARKAN NOTIS PEMBATALAN PEMBELIAN Mengeluarkan Notis Pembatalan pembelian kepada pembeli kerana gagal :- Rumah:. Menjelaskan baki 0% atau bayaran perbezaan setelah tamat tempoh 60 hari dari tarikh setem PJB 2. Menjelaskan bayaran penuh harga beli (bangunan siap) dan tuntutan mengikut STK (dalam pembinaan) setelah tamat tempoh 50 hari dari tarikh setem PJB Komersil:. Menjelaskan bayaran dalam tempoh sebagaimana ditetapkan dalam PJB 2. Mendapatkan pembiayaan atau mengemukakan notis bertulis pembelian secara tunai dalam tempoh sebagaimana ditetapkan dalam PJB Notis Pembatalan Pembelian PERMOHONAN LANJUTAN Menerima permohonan lanjutan pembelian daripada pembeli untuk meneruskan pembelian MENDAPATKAN KELULUSAN LANJUTAN MENDAPATKAN KELULUSAN PEMBATALAN Mendapatkan kelulusan Ketua Jabatan untuk melanjutkan pembelian / membatalkan pembelian LULUS MELANJUTKAN TEMPOH PEMBELIAN Ketua Jabatan akan menandatangani kelulusan lanjutan tempoh pembelian Kelulusan Lanjutan Tempoh Pembelian RUJUK SOP/JUAL/03 / SOP/JUAL/04 RUJUK SOP/JUAL/0 Sekiranya pembeli tidak membuat rayuan atau tidak mendapat kelulusan lanjutan pembelian, rujuk SOP/JUAL/0 8

9 SOP/JUAL/06 PENYERAHAN PEMILIKAN KOSONG 4 MEI 207 STK TERAKHIR DAN CCC MENGELUARKAN TUNTUTAN TERAKHIR DAN NOTIS PEMILIKAN KOSONG BARAN MENGELUARKAN NOTIS TUNTUTAN SURAT PERINGATAN PENYERAHAN PEMILIKAN KOSONG BAR BAR MENGELUARKAN SURAT PENYERAHAN KUNCI MENGELUARKAN NOTIS PEMILIKAN KOSONG & PENYERAHAN KUNCI Notis Pemilikan Kosong (NPK) akan diserahkan seperti berikut :-. Bangunan dalam Pembinaan: i. Menerima STK kenaikan terakhir, Perakuan Siap dan Pematuhan (CCC) dari Bahagian Projek. ii. Pembeli telah mendapat pembiayaan dan menjelaskan bayaran perbezaan 2. Bangunan Siap : Mengeluarkan NPK dan Penyerahan Kunci setelah keseluruhan harga beli dijelaskan serta menuntut :- a. Bayaran pasti ( Cukai Tanah, Cukai Harta dan Insuran) b. Denda lewat bayar (sekiranya ada) Mengeluarkan tuntutan terakhir kepada pembeli / pembiaya dan Notis Pemilikan Kosong kepada pembeli Memastikan bayaran kemajuan kerja diterima daripada pembeli/pembiaya dan pengesahan bayaran kepada stakeholder diterima daripada peguam Mengeluarkan Notis Tuntutan kepada pembeli menuntut bayaran pasti dan denda lewat bayar (sekiranya ada) Sekiranya bayaran masih belum diterima, surat peringatan dikeluarkan kepada pembeli. Terima bayaran dari pembeli dan mengeluarkan surat penyerahan kunci. Notis Pemilikan Kosong dan Penyerahan Kunci. Surat Tuntutan Bayaran Kemajuan Kerja. 2. Notis Pemilikan Kosong. Resit bayaran 2. Pengesahan Bayaran Stakeholder. Notis Tuntutan 2. Invois cukai bagi kos penyenggaran perkhidmatan dan kos insuran 3. Resit Bayaran. Surat Penyerahan Kunci 2. Surat Peringatan 3. Resit Bayaran 9

10 SOP/JUAL/07 PEMBARAN CUKAI TANAH DAN CUKAI HARTA 2 MEI 207 MENYEDIAKAN SENARAI PROJEK Senarai projek yang terlibat untuk pembayaran cukai tanah dan cukai harta dicetak dari sistem WIZ sebagaimana berikut :-. Cukai Tanah : Sebelum Mei setiap tahun 2. Cukai Harta : Sebelum Februari dan Ogos setiap tahun SEMAKAN OLEH PEGAWAI ZON Senarai projek diserahkan kepada Pegawai Zon untuk semakan bagi memastikan unit yang perlu dibuat pembayaran cukai Senarai All Lot Listing dari sistem WIZ MENYEDIAKAN SOKONGAN BARAN. Sokongan bayaran bagi unit-unit yang terlibat akan dikemaskini menggunakan sistem Land Administrative And Monitoring System (L.A.M.S) 2. Sokongan bayaran yang telah dikemaskini dalam sistem LAMS akan disemak dan disahkan untuk kelulusan Ketua Jabatan LULUS Ketua Jabatan akan meluluskan sokongan bayaran dalam sistem LAMS untuk tindakan penyediaan cek oleh Jabatan Kewangan Laporan Senarai Projek yang diluluskan MEMBUAT PEMBARAN Cek bayaran akan dimajukan kepada Jabatan Kerajaan yang berkenaan:. Cukai Tanah: Pejabat Tanah dan Daerah. 2. Cukai Harta: Majlis Bandaraya Johor Bahru/ Majlis Perbandaran Johor Bahru Tengah/ Majlis Perbandaran Pasir Gudang/ Majlis Daerah Kulai Akuan Penerimaan 0

11 SOP/JUAL/08 PENYEWAAN 3 MEI 207 DOKUMEN PENYEWAAN BARU Menerima dokumen penyewaan baru dari Jabatan Pembangunan Bisnes dan Perancang yang mengandungi :-. Salinan Surat Perjanjian Sewa 2. Salinan resit bayaran 3. Salinan Kad Pengenalan/Dokumen Syarikat 4. Salinan Surat Tawaran. Salinan Surat Perjanjian Sewa 2. Salinan resit bayaran 3. Salinan Kad Pengenalan/Dokumen Syarikat 4. Salinan Surat Tawaran MENGELUARKAN BIL TUNTUTAN Mengeluarkan bil tuntutan sewa bulanan kepada penyewa Bil Tuntutan :. Rumah Invois 2. Komersil Invois Cukai SURAT PERINGATAN BARAN Mengemaskini rekod pembayaran dalam fail penyewa. Sekiranya bayaran tidak diterima dalam tempoh yang ditetapkan, surat peringatan dikeluarkan kepada penyewa Resit pembayaran Surat Peringatan BARAN NOTIS PENAMATAN Sekiranya bayaran masih belum diterima Notis Penamatan kepada penyewa dikeluarkan Notis Penamatan BARAN RUJUK SOP/JUAL/09 Sekiranya penyewa masih gagal buat bayaran rujuk SOP/JUAL/09

12 SOP/JUAL/09 TINDAKAN UNDANG- UNDANG 2 MEI 207 MELANTIK PEGUAM Melantik peguam bagi tindakan undangundang Surat Pelantikan Peguam MEMASTIKAN NOTIS TUNTUTAN DIKELUARKAN Memastikan notis tuntutan dikeluarkan oleh peguam. Salinan Notis Tuntutan MENERUSKAN TINDAKAN UNDANG-UNDANG TERIMA BARAN Mengemaskini rekod pembayaran dalam fail penyewa. Sekiranya pembeli masih belum menjelaskan bayaran, tindakan undangundang yang boleh diambil adalah :-. Notice of Distress 2. Saman NOTICE OF DISTRESS SAMAN TERIMA BARAN MENDAPATKAN KELULUSAN TERAJU Mencadangkan kepada Mesyuarat Teraju pelaksanaan tindakan undang-undang sekiranya bayaran masih belum dijelaskan berdasarkan keadaan semasa :-. Garnishment 2. Writ seizure of sale 3. Judgement Debtor Summons 4. Bankruptcy MENGARAHKAN PEGUAM MELAKSANAKAN TINDAKAN Mengeluarkan surat kepada peguam bagi melaksanakan tindakan undang-undang kepada defendan. Surat kepada peguam A B C 2

13 SOP/JUAL/09 TINDAKAN UNDANG- UNDANG 2 MEI 207 A B C TERIMA BARAN Mengemaskini rekod pembayaran dalam fail penyewa Resit Bayaran PELAKSANAAN TINDAKAN Sekiranya bayaran masih belum dijelaskan, pelaksanaan Tindakan Undang-undang diteruskan 3

14 SOP/JUAL/0 PENGAN BARAN AKIBAT PEMBATALAN PEMBELIAN 3 MEI 207 PERMOHONAN PEMBATALAN PEMBELIAN / KELULUSAN PERMOHONAN PEMBATALAN PEMBELIAN Lanjutan dari JUAL/SOP/05 LULUS PINJAMAN Mengenalpasti status pinjaman pembeli. ADA RESIT ASAL Memastikan resit asal bayaran / surat akuan sumpah disertakan bagi membuat pemulangan sebahagian deposit. Resit Bayaran MENGELUARKAN SURAT PENGESAHAN PEMBATALAN DAN MEMBUAT PENGAN SEBAHAGIAN DEPOSIT. Mengeluarkan surat pengesahan pembatalan pembelian dan menyediakan sokongan bayaran pemulangan sebahagian deposit untuk tindakan penyediaan cek oleh Jabatan Kewangan. 2. Menyerahkan cek sebahagian deposit kepada pembeli dan baki deposit dilucuthakkan 3. Mengosongkan data pembelian dalam Sistem WIZ dan Ketua Jabatan perlu memastikan fail pembeli ditandakan BATAL. Surat Pengesahan Pembatalan Pembelian MENGELUARKAN SURAT PENGESAHAN PEMBATALAN DAN DEPOSIT DILUCUTHAK A. Mengeluarkan surat pengesahan pembatalan pembelian dan bayaran deposit dilucuthak. 2. Mengosongkan data pembelian dalam Sistem WIZ dan Ketua Jabatan perlu memastikan fail pembeli ditandakan BATAL. Surat Pengesahan Pembatalan Pembelian 4

15 SOP/JUAL/0 PENGAN BARAN AKIBAT PEMBATALAN PEMBELIAN 3 MEI 207 A MENGELUARKAN SURAT PENGESAHAN PEMBATALAN & MENDAPATKAN RESIT ASAL. Mengeluarkan surat pengesahan pembatalan dan meminta pembeli menyerahkan resit asal bayaran atau surat akuan sumpah sekiranya resit asal hilang dalam tempoh 4 hari. 2. Mengosongkan data pembelian dalam Sistem WIZ dan Ketua Jabatan perlu memastikan fail pembeli ditandakan BATAL. Surat Pengesahan Pembatalan Pembelian TERIMA RESIT ASAL Memastikan resit asal bayaran / surat akuan sumpah diterima daripada pembeli dalam tempoh 4 hari. Resit Surat Sumpah Bayaran/ Akuan MEMBUAT PENGAN SEBAHAGIAN DEPOSIT. Menyediakan sokongan bayaran pemulangan sebahagian deposit untuk tindakan penyediaan cek oleh Jabatan Kewangan. 2. Menyerahkan cek sebahagian deposit kepada pembeli dan baki deposit dilucuthakkan. DEPOSIT DILUCUTHAK Sekiranya resit asal / surat akuan sumpah tidak diterima dalam tempoh yang ditetapkan, bayaran deposit dilucuthak. 5