SISTEM INFORMASI RENTAL MOBIL PADA WELLTRANS TRANSPORTATION SERVICE YOGYAKARTA. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI RENTAL MOBIL PADA WELLTRANS TRANSPORTATION SERVICE YOGYAKARTA Naskah Publikasi Diajukan oleh Yosha Zein Immawan kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012

2

3 RENT CAR INFORMATION SYSTEM AT WELLTRANS TRANSPORTATION SERVICE YOGYAKARTA SISTEM INFORMASI RENTAL MOBIL PADA WELLTRANS TRANSPORTATION SERVICE YOGYAKARTA Yosha Zein Immawan Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Demands of the fast events and activities, causing people to use means of transport that can accelerate the time to reach the goal. Means of transportation that is easy, convenient, and most widely used is a car, it encourages the growth of rent car business become more developed. Rent car service users at this time was quite a lot, so it requires a good information system to support the rent car business, which can provide simplicity, accuracy and speed in providing information to customers and all those in need. By doing the analysis and design of information systems at Welltrans Transportation Service, which is one of rentcar business who still use manual way in the management and presentation of information, is expected to generate a new information system which can improve convenience, accuracy, efficiency, reliability, and security in management and presentation of data of a rent car business. From the results of the identification problem, found many things that become obstacles in the management of data at Welltrans. Namely the process of data recording and presentation of information is inefficient because it takes a long time, the resulting information is often inaccurate because of human error and lower reliability data, data security is less secure then frequent occurrence of damage or loss of data. By considering the results of the analysis of weaknesses in the system, system requirements analysis, feasibility analysis and systems analysis of costs and benefits, a new information system was designed using Microsoft Visual Basic 6.0 and Microsoft Access 2003 as database management systems. And produce a rent car information systems that can assist in improving the performance of Welltrans and support its business, especially in terms of management and rent car data presentation, and also monitoring by the owner. Keywords: Information Systems, Management Information, Systems Analysis, Database Management Systems, System Design.

4 1. Pendahuluan Tuntutan kegiatan dan aktifitas yang cepat, menyebabkan orang harus menggunakan alat transportasi yang dapat mempercepat waktu untuk mencapai tujuan.alat transportasi yang mudah, nyaman, dan paling banyak digunakan salah satunya adalah mobil. Pengguna jasa penyewaan mobil pada saat ini sudah cukup banyak, sehingga diperlukan suatu sistem yang baik untuk menunjang usaha penyewaan mobil, yang dapat memberikan kemudahan, ketepatan dan kecepatan dalam memberikan informasi kepada pelanggan dan semua pihak yang membutuhkan. Welltrans Transportation Service atau yang biasa disebut Welltrans adalah sebuah usaha rental mobil yang berlokasi di Jalan Magelang km.16 Kemloko, Margorejo, Sleman, Yogyakarta yang masih menggunakan cara manual dalam melakukan pencatatan data rental mobil tersebut, seperti data mobil, data transaksi dan laporan-laporan. Yaitu data ditulis dalam lembaran kertas atau buku yang kemudian disimpan dalam sebuah lemari sehingga data tersebut dapat dicari dan digunakan kembali jika sewaktu-waktu data tersebut dibutuhkan.cara ini kurang efektif karena belum bisa memberikan kemudahan, ketepatan, efisiensi, reliabiliti dan keamanan yang lebih. Apalagi pada era globalisasi seperti sekarang ini setiap perusahaan dituntut agar lebih meningkatkan kualitas sistem informasinya untuk mendukung proses bisnis perusahaan sehingga dapat bersaing dengan perusahaan yang lain. Untuk itu diperlukan sebuah sistem informasi yang dapat meningkatkan kemudahan, ketepatan, efisiensi, reliabiliti, dan keamanan dalam pengelolaan dan penyajian data sebuah usaha rental mobil. Berdasarkan uraian diatas, penulis bermaksud untuk melakukan penelitian mengenai analisis dan perancangan sistem informasi dan pengolahan data rental mobil di Welltrans untuk pembuatan skripsi dengan judul Sistem Informasi Rental Mobil pada Welltrans Transportation Service Yogyakarta. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Pengertian sistem menurut Moscove (1982) suatu sistem adalah suatu entity (kesatuan) yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan (disebut subsistem) yang bertujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.sedangkan menurut Murdick (1978) suatu sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang dijadikan satu untuk umum.

5 Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya menurut Al Fatta: 1. Batasan (boundary) Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem. 2. Lingkungan (environment) Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem. 3. Masukan (input) Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, dan energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem. 4. Keluaran (output) Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layar computer, dan barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. 5. Komponen (component) Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentrasformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem. 6. Penghubung (interface) Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi. 7. Penyimpanan (storage) Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara. Penyimpanan merupakan media penyangga di antara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama. 2.2 Konsep Dasar Informasi Menurut Gordon B Davis (1974) informasi adalah data yang telah diolah ke dalam bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata atau berupa nilai yang dapat dipahami dalam keputusan sekarang maupun masa depan. Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timely base) dan relevan (relevance).

6 Adapun kualitas dari informasi menurut John Burch dan Gary Grudnitski (1986) tergantung dari tiga hal, yaitu: 1. Akurat Artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan.akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan atau noise yang dapat merusak informasi tersebut. 2. Tepat pada waktunya Artinya informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai informasi lagi. Karena informasi merupakan landasan dalam mengambil keputusan.bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. 3. Relevan Artinya informasi tersebut harus disesuaikan dengan kebutuhannya dan mempunyai manfaat untuk pemakainya. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi didefinisikan oleh Henry C. Lucas (1982) suatu sistem informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi. Stair (1992) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen sebagai berikut: 1. Perangkat lunak (software) Perangkat lunak yaitu program dan intruksi yang diberikan ke komputer. 2. Perangkat keras (hardware) Perangkat keras yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukan data, memproses data dan keluaran data. 3. Basis data (database) Basis data yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses penguna sistem informasi. 4. Telekomunikasi Yaitu komunikasi yamg menghubungkan antara penguna sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif.

7 5. Manusia Manusia merupakan personal dari sistem informasi, meliputi manajer, analis, programmer, dan operator serta teknisi yang bertanggung jawab terhadap perawatan sistem. 2.4 Pengembangan Sistem Informasi Menurut Sudarmawan (2010) pengembangan sistem berarti menyusun sistem baru untuk mengganti sistem lama secara keseluruhan atau memperbaiki bagian bagian tertentu dalam sistem lama. Sebuah organisasi dalam melakukan penggantian sistem lama disebabkan oleh beberapa hal, yaitu: 1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang muncul pada sistem yang lama. 2. Pertumbuhan organisasi. 3. Untuk meraih kesempatan-kesempatan. 4. Adanya instruksi dari atasan. Dalam pengembangan suatu sistem ada proses-proses yang harus dilakukan. Berikut merupakan proses-proses utama dalam pengembangan sistem, yaitu: 1. Analisis sistem 2. Desain sistem 3. Implementasi sistem 4. Pemeliharaan sistem 2.5 Konsep Dasar Sistem Penyewaan Pengertian sewa menurut kamus besar bahasa indonesia adalah pemakaian sesuatu dengan membayar uang sewa, uang yang dibayarkan karena memakai atau meminjamkan sesuatu, yang boleh pakai dengan membayar uang dengan uang. Pengertian penyewaan menurut R. Subekti dan Tjiro Soedibjo (1995) adalah suatu kesepakatan atau persetujuan dimana pihak yang satu menyanggupkan dirinya untuk menyerahkan suatu kebendaan kepada pihak lain, agar pihak ini dapat menikmatinya dalam jangka waktu tertentu, yang mana pihak yang belakang ini sanggup membayarnya. 3. Analisis 3.1 Tempat Penelitian (Welltrans Transportation Service Yogyakarta) Welltrans Transportation Service atau yang biasa disebut Welltrans adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang jasa penyewaan mobil.welltrans didirikan pada tanggal 26 Agustus 2007 yang dulunya bernama Dirgantara Rent Car. Namun seiring berkembangnya perusahaan ini, pada tahun 2009 nama Dirgantara Rent Car diganti menjadi Welltrans Transportation Service dengan harapan dapat

8 memberikan pelayanan yang terbaik di bidang penyedia jasa transportasi untuk masyarakat khususnya dibidang penyewaan mobil. Untuk itu Welltrans sangat mengutamakan kualitas dengan harga yang relatif terjangkau dalam memberikan pelayanan kepada pelanggannya. Welltrans yang berlokasi di Jalan Magelang Km.16 Kemloko, Margorejo, Sleman, Yogyakarta beroperasi setiap hari mulai dari pukul hingga pukul Dalam keseharian Welltrans melakukan berbagai macam transaksi dalam bidang penyewaan, salah satunya adalah transaksi penyewaan mobil oleh pelanggan.transaksi tersebut biasanya dilakukan secara tunai dan dibayar di muka, namun tidak menutup kemungkinan jika pembayaran dilakukan di belakang baik secara tunai maupun secara elektronik sesuai persetujuan yang ada. 3.2 Analisis Kelemahan Sistem Analisis kelemahan sistem ini merupakan salah satu bagian dari analisis sistem yang dilakukan untuk mengevaluasi permasalahan yang dihadapi suatu organisasi sehingga dapat diketahui apa penyebab dari permasalahan yang timbul tersebut. Menurut Joseph W. Wilkinson untuk memudahkan dalam menganalisis kelemahan sistem lama dapat dibantu dengan beberapa pertanyaan-petanyaan yang secara garis besar dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Mengapa suatu proses dikerjakan? 2. Perlukah proses tersebut dikerjakan? 3. Apakah proses tersebut telah dikerjakan dengan baik? Setelah itu masih diperlukan suatu kriteria yang tepat untuk menilai sistem yang lama.kriteria yang tepat ini dapat diperoleh dari sasaran yang diinginkan oleh sistem baru. Wilkinson juga memberikan kriteria penilaian sebagai berikut: 1. Relevance (sesuai kebutuhan) 2. Capacity (kapasitas dari sistem) 3. Efficiency (efisiensi dari sistem) 4. Timeliness (ketepatan waktu menghasilkan informasi) 5. Accessibility (kemudahan akses) 6. Flexibility (keluwesan sistem) 7. Accuracy (ketepatan nilai dari informasi) 8. Reliability (keandalan sistem) 9. Security (keamanan sistem) 10. Economy (nilai ekonomis dari sistem) 11. Simplicity (kemudahan sistem digunakan)

9 3.3 Analisis Kebutuhan Sistem Untuk mendukung pengembangan sistem informasi, analisis kebutuhan sistem sangat penting, dengan analisis tersebut dapat diketahui kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan oleh sistem agar dapat berjalan sesuai seperti yang diharapkan.dalam analisis kebutuhan sistem terdapat beberapa analisis yang dilakukan, yaitu: 1. Analisis kebutuhan perangkat keras 2. Analisis kebutuhan perangkat lunak 3. Analisis kebutuhan informasi 4. Analisis kebutuhan pengguna 3.4 Analisis Kelayakan Sistem Tujuan Utama dari analisis kelayakan sistem adalah untuk mengetahui apakah sistem yang baru yang akan diterapkan layak atau tidak. Perlu dilakukan pertimbangan yang matang untuk mengukur seberapa layak sistem yang baru untuk diterapkan dengan melihat beberapa faktor seperti: 1. Kelayakan hukum 2. Kelayakan teknologi 3. Kelayakan ekonomi 4. Kelayakan biaya dan manfaat 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Implementasi Implementasi sistem (system implementation) merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan agar nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Implementasi sistem merupakan tindak lanjut dalam pembuatan dan pemasangan sistem baru yang akan digunakan, sesuai dengan desain yang telah direncanakan sebelumnya. 4.2 Pengujian Sistem Pengetesan sistem dapat dilakukan dengan beberapa pendekatan.pada penelitian ini digunakan pendekatan testing sistem, yaitu White Box Testing dan Black Box Testing White Box Testing White box testingadalah metode pengujian desain test case yang menggunakan structure control desain secara prosedural untuk memperoleh test case. Didasarkan pada pengamatan yang teliti terhadap detail prosedur dan jalur logika yang melewati perangkat lunak diuji dengan memberikan test case untuk menguji serangkaian kondisi atau loop tertentu.

10 4.2.2 Black Box Testing Black box testing yaitu pengujian spesifikasi suatu fungsi atau modul yang berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak dengan tujuan untuk menunjukkan fungsi perangkat lunak tentang cara beroperasinya, apakah berjalan sesuai dengan yang diharapkan atau tidak. Dalam pengujian black boxmungkin ditemukan beberapa kesalahan-kesalahan program. Kesalahan program tersebut dapat diklasifikasikan dalam tiga bentuk kesalahan, yaitu: 1. Kesalahan bahasa (language errors) 2. Kesalahan sewaktu proses (run-time errors) 3. Kesalahan logika (logical errors) 4.3 Manual Program Manual program yaitu penjelasan mengenai tatacara dalam menggunakan program yang dibuat untuk memudahkan pengguna program agar tidak terjadi kesalahan dalam pengoperasiannya. Sistem informasi rental mobil ini telah dilengkapi dengan fasilitas helpyang didalamnya terdapat manual program sehingga dapat diakses sewaktu-waktu jika pengguna mengalami kesulitan dalam pengoperasiannya. Dengan adanya manual program diharapkan agar pengguna dapat mengerti bagaimana cara mengoperasikan program sesuai dengan fungsi dan kegunaan fitur yang disediakan oleh program untuk memudahkan pengguna dalam proses pengelolaan data rental mobil. 4.4 Pemeliharaan Sistem Pemeliharaan sistem adalah suatu kegiatan untuk menjaga atau mempertahankan sistem agar dapat terus berjalan normal seperti yang diharapkan.pemeliharaan sistem dilakukan untuk menghindari masalah-masalah yang menyebabkan sistem tidak berjalan secara normal, seperti serangan virus komputer, kerusakan pada database, dan kerusakan hardware. 5. Kesimpulan Berdasarkan pembahasan yang ada pada halaman sebelumnya dengan adanya penelitian pada Welltrans, dalam rangka penyusunan skripsi dengan judul Sistem Informasi Rental Mobil pada Welltrans Transportation Service Yogyakarta, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Dengan membuat sistem informasi rental mobil yang telah dirancang untuk pengelolaan dan penyajian data rental mobil dengan tampilan yang menarik sehingga menjadi user friendly. Meningkatkan kemudahan pada setiap proses karena pada beberapa proses telah diotomatisasi oleh sistem. Meningkatkan ketepatan karena proses perhitungan dilakukan oleh

11 komputer. Meningkatkan efisiensi karena dengan sistem informasi rental mobil ini biaya operasi menjadi lebih efisien, begitu juga dengan efisiensi tenaga dan waktu. Meningkatkan reliability karena dengan sistem informasi rental mobil ketersediaan data menjadi lebih terjamin sehingga sistem dapat lebih diandalkan. Meningkatkan keamanan data dengan adanya backup dan restore data, selain itu untuk menghindarkan sistem dari akses yang tidak dikehendaki ada fasilitas user account dan pengaturan hak akses. 2. Sistem informasi rental mobil ini memiliki beberapa menu dan fasilitas, yaitu menu master yang di dalamnya terdapat submenu karyawan yang digunakan untuk melakukan pengelolaan data karyawan, submenu mobil yang digunakan untuk melakukan pengelolaan data mobil, dan submenu paket yang digunakan untuk pengelolaan data paket penyewaan rental mobil. Menu transaksi yang digunakan untuk mengelola data transaksi penyewaan, yang didalamnya terdapat submenu pemesanan untuk melakukan pengelolaan data pemesanan, submenu pembatalan yang digunakan untuk melakukan pembatalan pemesanan, submenu mobil keluar yang digunakan untuk memproses mobil keluar, dan submenu pengembalian yang digunakan untuk mengelola data pengembalian mobil. Menu backup data dan restore data yang terdapat fasilitas untuk melakukan backup data dan restore data. Menu user account yang didalamnya terdapat submenu manage account yang digunakan untuk mengelola data account beserta hak aksesnya dan ubah password untuk melakukan penggantian password. Menu laporan yang didalamnya terdapat submenu laporan bulanan mobil yang digunakan untuk mencetak laporan bulanan mobil, submenu cetak data mobil yang digunakan untuk mencetak laporan data mobil, submenu cetak pemesanan yang digunakan untuk mencetak laporan pemesanan, submenu cetak mobil keluar yang digunakan untuk mencetak laporan mobil keluar. Dan menu help yang digunakan untuk membantu pengguna dalam mengoperasikan sistem informasi rental mobil ini. 3. Sistem informasi rental mobil ini sangat membantu pihak Welltrans dalam meningkatkan kinerja dan mendukung proses bisnisnya, terutama dalam hal pengelolaan dan penyajian data rental mobil, dan proses monitoring oleh pemilik.

12 Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta; ANDI Gordon B, Davis Management Information System: Conceptual Foundations, Structure, and Development. Tokyo; McGraw-Hill Kogakusha Hartono, Jogiyanto Analisis dan Desain Sistem Informasi; Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta; ANDI Offset Hanry C.lucas, Jr.1982.Informatin Systems Concept for Management,International Student Edition. Tokyo; McGrow-Hill Kogakusha Jogiyanto, HM Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta; ANDI Offset John Burch, Gary Grudnitski Information System Theory and Practice. New York; John Wiley Robet G murdick, et all Accounting Information System. Englewood cliffs; Prentice Hall Inc R. Subekti dan R. Tjiro Sudibyo KUH Perdata. Jakarta; PT. Pradnya Paramitra Sudarmawan Tinjauan Umum Pengembangan Sistem, amikom.ac.id/index.php/download/materi/ st09120/2011/10/ _Tnjauan%20Umum%20Pengembangan%20Sistem.pdf, diakses tanggal 4 April Stephen A. Moscove and Mark G. Simkin Accounting Information System.New York;John Wiley Tim Penyusun Kamus Pusat Pembinaan Dan Pengembangan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta; Balai Pustaka