PERANCANGAN PROGRAM PEMBELIAN OBAT SECARA TUNAI PADA APOTEK ANUGRAH FAJAR FARMA KARAWANG

Transkripsi

1 UGAS ARIKEL ILMIAH PENELIIAN SISEM INFORMASI SEMESER GANJIL, SEPEMBER 2015 FEBRUARI 2016 PERANCANGAN PROGRAM PEMBELIAN OBA SECARA UNAI PADA APOEK ANUGRAH FAJAR FARMA KARAWANG Kholfiyatun 1, Didih Adityawarman 2, Deni Mugni Wijaya 3 Abstract echnology has an important role in business development. echnology can provide the right information quickly and accurately. Fajar Anugrah Farma pharmacies need a program that can help facilitate the purchase of the drug to the supplier. herefore, the author tries to draw up the final project of the Drug Purchasing Program Design In Cash At Anugrah Fajar Farma Karawang, which until now has not been computerized. Purchases made on Fajar Anugrah pharmacy pharma still using the manual method, ranging from data entry drug, supplier data, and making drug purchases report. his allows data entry errors occur so that the resulting information is less accurate. herefore, it takes a computer-based application design program that will be able to present information more quickly and accurately so that errors that occur can be minimized. Intisari eknologi memiliki peran penting dalam perkembangan bisnis. eknologi dapat memberikan informasi secara cepat tepat dan akurat. Apotek Anugrah Fajar Farma membutuhkan program yang dapat membantu memudahkan dalam transaksi pembelian obat kepada supplier. Karena itu, penulis mencoba menyusun tugas akhir mengenai Perancangan Program Pembelian Obat Secara unai Pada Apotek Anugrah Fajar Farma Karawang yang hingga saat ini belum terkomputerisasi. ransaksi pembelian pada Apotek Anugrah Fajar farma Masih menggunakan cara manual, mulai dari pemasukan data obat, data supplier, transaksi pembelian obat maupun pembuatan laporannya. Hal ini memungkinkan terjadi kesalahan pemasukan data sehingga informasi yang dihasilkan kurang akurat. Oleh sebab itu, dibutuhkan rancangan aplikasi program berbasis komputer yang akan dapat menyajikan informasi lebih cepat, tepat dan akurat sehingga kesalahan yang terjadi dapat diminimalisir. Kata kunci : Pembelian, Program, Obat I. PENDAHULUAN Dapat kita lihat saat ini perkembangan dunia usaha mulai menunjukkan peningkatan. Hal ini sangat memiliki dampak positif bagi perekonomian global di Indonesia. Pemanfaatan teknologi seolah menjadi kebutuhan yang sangat mendukung dalam proses peningkatan kualitas produk. Peran teknologi komputer dalam bidang bisnis akan mempermudah untuk menyediakan informasi dengan cepat dan tepat. Apabila informasi terlambat atau terhenti maka sistem perusahaan akan menjadi hancur. Manajemen membutuhkan informasi sesuai dengan tingkatan di dalam perusahaan. 1, 2, 3 Program Studi Manajemen Informatika AMIK BSI Karawang, Jln. Banten No. 1Karangpawitan Karawang Barat Karawang(0267) kholfiya.kamil@gmail.com; didih.ddh@bsi.ac.id; deni.dmw@bsi.ac.id; Sistem informasi manajemen merupakan sistem informasi yang banyak diterapkan pada perusahaan-perusahaan untuk menyediakan informasi yang diperlukan oleh semua tingkat manajemen. Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem informasi berbasis komputer, dirancang untuk mendukung operasi, menyediakan informasi kepada manajemen untuk tujuan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Dengan adanya komputer, proses produksi didalam suatu bidang usaha akan lebih efisien dan lebih efektif. Pada Apotek Anugrah Fajar Farma dalam proses transaksi pembelian masih menggunakan proses manual. Baik dalam melakukan pemasukan data obat, data supplier, transaksi pembelian obat maupun pembuatan laporan setiap bulannya. Hal ini menyebabkan sering ditemukan kesalahan-kesalahan pemasukan sehingga informasi yang dihasilkan kurang akurat. Penulis melihat perlunya melakukan komputerisasi pada sistem berjalan Apotek Anugrah Fajar Farma yaitu pada sistem pembelian obat. Oleh sebab itu, dibutuhkan rancangan aplikasi program berbasis komputer. Dengan menggunakan komputer dalam pengolahan data diharapkan dapat menyajikan informasi yang lebih cepat, tepat dan akurat. Maksud dari penelitian ini adalah : 1. Menganalisa serta memahami sistem pembelian obat pada Apotek Anugrah Fajar Farma. 2. Merancang serta membuat program agar dapat membantu mengurangi kelemahan sistem pembelian obat pada Apotek Anugrah Fajar Farma yang masih menggunakan cara manual. II. KAJIAN LIERAUR a. Program Program komputer adalah perangkat lunak (software) yang sebenarnya merupakan runtutan instruksi yang ditulis dalam bentuk kode-kode menggunakan bahasa pemrograman tertentu, dan telah dikompilasi dengan menggunakan kompiler yang sesuai [4] b. Visual Basic 6.0 Visual Basic 6.0 adalah salah satu developement tools untuk membangun aplikasi dalam lingkungan Windows [1]. c. Basis Data Basis data (database) adalah kumpulan dari berkasberkas data yang memiliki kaitan satu dengan yang lainnya [3] d. Microsoft Access 2003 Microsoft Access 2003 adalah salah satu aplikasi yang tergabung dalam Microsoft Office 2003, yang digunakan untuk membangun sebuah basis data [5]. 1 PERANCANGAN PROGRAM PEMBELIAN... UJIAN AKHIR SEMESER

2 SEMESER GANJIL, SEPEMBER 2015 FEBRUARI 2016 UGAS ARIKEL ILMIAH MEODE PENELIIAN e. Normalisasi Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabel-tabel menunjukkan entity dan relasinya [3]. f. Normalisasi Normalisasi (normalize) merupakan salah satu cara pendekatan atau teknik yang digunakan dalam membangun desain logic basis data relation dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar.[6] g. Flowchart Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika [2]. h. HIPO HIPO sebernarnya adalah alat dokumentasi program.[2] i. Kode Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya [2]. III. MEODE PENELIIAN Metode pengumpulan data yang digunakan yaitu: metode observasi, metode wawancara dan metode studi pustaka. IV. HASIL DAN PEMBAHASAN Dalam pembuatan program aplikasi pembelian obat, penulis harus mampu mengembangkan program secara terstruktur. Selain dapat memudahkan programmer dalam membuat program juga dapat memudahkan pengguna dalam menggunakan program yang telah dibuat oleh programmer serta program ini akan mudah untuk dikembangkan baik itu oleh programmer sendiri maupun oleh programmer lain. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Rancangan bentuk masukan merupakan bentuk dokumen masukan yang berasal dari lingkungan, baik itu berasal dari dalam maupun luar organisasi berupa dokumen-dokumen yang diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan dokumen keluaran yang diinginkan. Adapun dokumendokumen masukan tersebut adalah: a. Nama dokumen: Fungsi : Untuk menambah dan menunjukkan daftar obat yang tersedia ujuan : Admin Media Frekuensi : Kertas : Setiap terjadi penambahan maupun perubahan data obat b. Nama dokumen: Data Fungsi : Untuk menambah dan mengetahui daftar yang tersedia Sumber : Calon ujuan : Admin Frekuensi : Setiap terjadi penambahan maupun perubahan data c. Nama dokumen: Data User Fungsi : Sebagai data masukan untuk data User Sumber : Calon User ujuan : Admin Frekuensi : Setiap terjadi penambahan User Spesifikasi Bentuk Dokumen an Rancangan bentuk keluaran merupakan bentuk dokumen keluaran yang berupa dokumen-dokumen yang akan mendukung kegiatan manajemen serta merupakan dokumendokumen hasil pencatatan laporan. Adapun dokumendokumen masukan tersebut adalah: a. Nama dokumen: Form Fungsi : Sebagai bukti pemesanan obat ujuan : Frekuensi : Setiap terjadinya pemesanan obat b. Nama dokumen: Form Fungsi : Sebagai bukti penerimaan obat ujuan : Frekuensi : Setiap terjadinya penerimaan obat c. Nama dokumen: Fungsi : Untuk mengetahui daftar obat yang tersedia ujuan : Direktur Frekuensi : Sesuai kebutuhan d. Nama dokumen: Data Fungsi : Untuk mengetahui daftar supplier yang tersedia ujuan : Direktur Frekuensi : Sesuai kebutuhan e. Nama dokumen: Pertanggal Fungsi : Untuk mengetahui pemesanan obat pada tanggal tertentu ujuan : Direktur Frekuensi : Sesuai tanggal yang diinginkan f. Nama dokumen: Perperiode Fungsi : Untuk mengetahui pemesanan obat UJIAN AKHIR SEMESER PERANCANGAN PROGRAM PEMBELIAN... 2

3 UGAS ARIKEL ILMIAH PENELIIAN SISEM INFORMASI SEMESER GANJIL, SEPEMBER 2015 FEBRUARI 2016 selama periode tertentu ujuan : Direktur Frekuensi : Sesuai periode yang diinginkan g. Nama dokumen: Keseluruhan Fungsi : Untuk mengetahui semua pemesanan obat ujuan : Direktur Frekuensi : Sesuai kebutuhan h. Nama dokumen: Pertanggal Fungsi : Untuk mengetahui penerimaan obat pada tanggal tertentu Sumber : Bagian Admintrasi ujuan : Direktur Frekuensi : Sesuai dengan tanggal yang diinginkan i. Nama dokumen: Perperiode Fungsi : Untuk mengetahui penerimaan obat pada periode tertentu ujuan : Direktur Frekuensi : Sesuai dengan periode yang diinginkan j. Nama dokumen: Keseluruhan Fungsi : Untuk mengetahui semua penerimaan obat ujuan : Direktur Frekuensi : Sesuai kebutuhan Spesifikasi File Spesifikasi file digunakan dalam perancangan program aplikasi pembelian apotek, penulis membuat satu file database yaitu pembelian_apotek.mdb yang terdiri dari: a. Spesifikasi File Nama file : Fungsi file : Untuk mengetahui data obat Akronim : fdataobat ipe file : File Master Panjang record : 64 karakter Kunci field : Kode_Obat b. Spesifikasi File Data Nama file : Data Fungsi file : Untuk mengetahui data supplier Akronim : fdatasupplier ipe file : File Master Panjang record : 100 karakter Kunci field : Kode_ c. Spesifikasi File Data User Nama file : Data User Fungsi file : Untuk mengetahui data user Akronim : fdatauser ipe file : File Master Panjang record : 46 karakter Kunci field : Kode_User d. Spesifikasi File Nama file : Fungsi file : Untuk menyimpan transaksi pemesanan Akronim : fpemesanan ipe file : File ransaksi Panjang record : 26 karakter Kunci field : No_PO e. Spesifikasi File Detail Nama file : Detail Fungsi file : Untuk mengetahui detail transaksi pemesanan Akronim : detailpemesanan ipe file : File ransaksi Panjang record : 23 karakter Kunci field : - f. Spesifikasi File Nama file : Fungsi file : Untuk menyimpan transaksi penerimaan Akronim : fpenerimaan ipe file : File ransaksi Panjang record : 36 karakter Kunci field : No_Faktur g. Spesifikasi File Detail 3 PERANCANGAN PROGRAM PEMBELIAN... UJIAN AKHIR SEMESER

4 SEMESER GANJIL, SEPEMBER 2015 FEBRUARI 2016 UGAS ARIKEL ILMIAH MEODE PENELIIAN Nama file : Detail Fungsi file : Untuk mengetahui detail transaksi penerimaan Akronim : detailpenerimaan ipe file : File ransaksi Panjang record : 31 karakter Kunci field :- 1. Normalisasi File Bentuk Normal Ketiga (hird Normal Form/ 3 NF) pada penelitian ini adalah : abel_detail_ No_PO ** Jumlah_Pesan Subtotal Kode_Obat ** abel_detail_ No_Faktur ** Jumlah_Beli Potongan Subtagihan Kode_Obat ** abel_ No_PO * anggal_po otal_harga Kode_ ** Kode_User ** abel_ No_Faktur * anggal_faktur otal_agihan No_PO ** Kode_User ** Kode_ ** abel_obat Kode_Obat * Nama_Obat Satuan Jenis Harga Kode ** abel_ Kode_ * Nama_ Alamat Kota elepon abel_user Kode_User * Nama_User Password Status Sumber: Hasil Penelitian (2013) Gambar 1. Bentuk Normal Ketiga (hird Normal Form/ 3 NF) UJIAN AKHIR SEMESER PERANCANGAN PROGRAM PEMBELIAN... 4

5 UGAS ARIKEL ILMIAH PENELIIAN SISEM INFORMASI SEMESER GANJIL, SEPEMBER 2015 FEBRUARI Spesifikasi Program (HIPO) Spesifikasi program pada penelitian ini adalah : Log In Log In Menu Utama User Menu Utama Admin ransaksi Master ransaksi Logout Logout Data Data / Data Data User Sumber: Hasil Penelitian (2013) Sumber: Hasil Penelitian (2013) Gambar 2. Diagram HIPO Admin Gambar 3. Diagram HIPO User 5 PERANCANGAN PROGRAM PEMBELIAN... UJIAN AKHIR SEMESER

6 SEMESER GANJIL, SEPEMBER 2015 FEBRUARI 2016 UGAS ARIKEL ILMIAH MEODE PENELIIAN 3. Bagan Alir Program (Program Flowchart) Bagan alir program (program flowchart) pada penelitian ini adalah : Masukan: Kode_User dan Password Ok Cek Kode_User dan Password Kode_User dan Password Benar Status Admin Menu Utama Admin Batal Menu Utama User Salah input >=3 Sumber: Hasil Penelitian (2013) Gambar 4. Flowchart Login UJIAN AKHIR SEMESER PERANCANGAN PROGRAM PEMBELIAN... 6

7 UGAS ARIKEL ILMIAH PENELIIAN SISEM INFORMASI SEMESER GANJIL, SEPEMBER 2015 FEBRUARI 2016 A B C Pilihan Menu: 1. Master 2. ransaksi Data Obat Master Data Data Data Data Data User Data User Data ransaksi User C Data User Logout Login Sumber : Hasil Penelitian (2013) A B Gambar 5. Flowchart Menu Utama Admin 7 PERANCANGAN PROGRAM PEMBELIAN... UJIAN AKHIR SEMESER

8 SEMESER GANJIL, SEPEMBER 2015 FEBRUARI 2016 UGAS ARIKEL ILMIAH MEODE PENELIIAN Pilihan: 1. ambah 2. Ubah 3. Hapus 4. Cari 5. ampil Kode User Nama User, dan anggal Pesan ampil Record Pertama Otomatis Pilihan: 1. Baru 2. ambah Input Nama_Obat ampil Inisial Kode_Obat otomatis Baru ampil No. PO Otomatis Pilih Kode ampil Nama, Alamat, Kota, elepon Input No.Urut Kode_Obat Cek Kode_Obat ampil yang disupply Oleh Input Satuan, Jenis, Harga, Kode_ Kode_Obat Ada Input Jumlah Pesan Muncul Nama Obat, Satuan, Jenis, Harga Pilih Kode Obat Ubah Ubah Nama_Obat, Satuan, Jenis, Harga, Kode_ Simpan Simpan Data Batal Kosongkan Form ampil Subtotal (Harga*Jumlah Pesan) ampil otal Harga otal Harga= otal+subtotal ambah Perbaiki Batal Kosongkan Form Simpan Batal Kosongkan Simpan Data G H Simpan Data G H M N O Hapus Ok Hapus Record M N O Cancel Cari Data Obat Pilih Kategori Input Kode_Obat/ Kode_/ Nama_Obat Cari Data Obat ampil Data Cetak Cetak Form Ada ampil Sumber : Hasil Penelitian (2013) Gambar 6. Flowchart Menu Sumber : Hasil Penelitian (2013) Gambar 7. Flowchart Menu ransaksi UJIAN AKHIR SEMESER PERANCANGAN PROGRAM PEMBELIAN... 8

9 UGAS ARIKEL ILMIAH PENELIIAN SISEM INFORMASI SEMESER GANJIL, SEPEMBER 2015 FEBRUARI 2016 V. KESIMPULAN A Pilih Kategori: Semua Pilih Cetak Cari Data Semua Cetak Cari Data A ampil Semua ampil Berdasarkan Kesimpulan yang diperoleh dalam pembuatan program pembelian obat pada Apotek Anugrah Fajar Farma Karawang, diantaranya sebagai berikut: 1. Program pembelian obat ini bertujuan untuk memudahkan user yaitu bagian Administrasi untuk melakukan transaksi pembelian obat kepada supplier 2. Proses pemasukan, penyimpanan dan perubahan data diharapkan menjadi lebih mudah dan tidak membutuhkan waktu yang lama, serta memudahkan dalam pencarian data karena tanpa harus mencari dokumen yang bertumpuk pada suatu media penyimpanan manual. 3. Dengan sistem yang telah terkomputerisasi proses pembukuan atau pembuatan laporan dapat dilakukan dengan cepat, hal ini dapat menghemat waktu serta hasil yang didapat lebih akurat. 4. Fungsi password digunakan untuk menghindari user yang belum mendapat izin untuk menggunakan program sehingga data yang ada pada program tetap aman. Sumber : Hasil Penelitian (2013) C D Pilih Kategori: 1. Pertanggal 2. Perperiode 3. Semua Gambar 8. Flowchart Menu Pertanggal Pilih anggal Cetak Cari Perperiode Semua Cetak Cari Pilih anggal Awal, dan anggal Akhir Sumber : Hasil Penelitian (2013) C Cetak D Cari ampil Semua ampil Berdasarkan anggal ampil Berdasarkan Periode Setelah mengetahui sistem baru yang dapat digunakan pada proses pembelian obat pada Apotek Anugrah Fajar Farma Karawang, penulis memberikan beberapa saran sebagai berikut: 1. Dibutuhkan suatu pengembangan sistem dalam jangka waktu atau periode tertentu sehingga mendukung dalam dunia bisnis yang kian modern. Pengembangan ini baik itu berupa perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), dan pengembangan kemampuan atau ketrampilan pengguna. 2. Dalam pengembangan sistem sebaiknya dibuat lebih terpadu serta menggunakan jaringan multiuser, sehingga pengolahan data dapat dilakukan dengan banyak komputer agar informasi yang dibutuhkan dapat dilakukan secara langsung, cepat, dan akurat. 3. Dibutuhkan pemeliharaan secara berkala agar program yang digunakan dapat berfungsi optimal. 4. Keakuratan data serta ketelitian pengguna dalam pemanfaatan program sangat penting karena mempengaruhi dalam pengambilan keputusan yang baik bagi perusahaan. 5. Pengamanan data tetap dibutuhkan agar terhindar dari pihak yang tidak bertanggungjawab. 6. Memberikan pelatihan kepada bagian yang menangani langsung dalam proses pembelian dalam hal ini bagian Administrasi agar dapat menggunakan program dengan benar dan bertanggungjawab. Gambar 9. Flowchart Menu 9 PERANCANGAN PROGRAM PEMBELIAN... UJIAN AKHIR SEMESER

10 SEMESER GANJIL, SEPEMBER 2015 FEBRUARI 2016 UGAS ARIKEL ILMIAH MEODE PENELIIAN REFERENSI [1] Daryanto. Belajar Komputer Visual Basic. Bandung: rama Widya [2] Jogiyanto, H.M. Analisis dan Desain Sistem Informasi eori dan Praktek. ogyakarta: Andi [3] Marlinda, Linda. Sistem Basis Data. ogyakarta: Andi [4] Raharjo, Budi. eknik Pemrograman Pascal. Bandung: Informatika [5] Sugiono, Arief. Dasar-dasar Microsoft Office 2007 & Microsoft Windows XP. Jakarta: Grasindo [6] akub. Sistem Basis Data utorial Konseptual. ogyakarta: Graha Ilmu ANG MEMBUA RESUME KARA ILMIAH Nama Mahasiswa: Kholfiyatun NIM : Kelas: 11.7C.11 Kampus: SMIK Nusa Mandiri Dosen: Herlawati, S.Si, MM, M.Kom Mata Kuliah: Penelitian Sistem Informasi UJIAN AKHIR SEMESER PERANCANGAN PROGRAM PEMBELIAN... 10