Sistem Informasi Administrasi Keuangan Pemasangan Listrik Baru Pada AKLI DPC Madiun

Transkripsi

1 Sistem Informasi istrasi Keuangan Pemasangan Listrik Baru Pada AKLI DPC Madiun Oleh : Andiarwan Sarosa ( andy_a7x22@yahoo.com) Dosen Pembimbing : Rinci Kembang Hapsari, S.Si.,M.Kom. Program studi : Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Narotama, Surabaya Abstrak Pada era globalisasi saat ini, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi sangatlah cepat meningkat. Komputer merupakan suatu alat atau media yang dapat mengolah data dan menyalurkan informasi secara cepat dan tepat. Dengan adanya teknologi informasi yang semakin berkembang dengan pesat maka informasi yang dibutuhkan bisa didapatkan dengan cepat tanpa banyak membuang waktu, tenaga dan biaya. Dalam instansi-instansi, komputer merupakan salah satu alat yang dapat digunakan sebagai alat untuk menginformasikan kegiatan administrasi yang ada salah satunya yaitu informasi administrasi keuangan Kata kunci : komputer, informasi, administrasi BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada era globalisasi saat ini, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi yang sangat cepat, maka masyarakat di Indonesia harus menggunakan dan memanfaatkan kecanggihan komputer yang telah ada supaya tidak ketinggalan dengan negara-negara maju Salah satu contoh dari kemajuan teknologi yaitu adalah komputer. Komputer merupakan suatu alat atau media yang dapat mengolah data dan menyalurkan informasi secara cepat dan tepat. Semakin cepat kemajuan teknologi maka media ini semakin luas dan sangat dibutuhkan. Dengan adanya teknologi informasi yang semakin berkembang dengan pesat maka informasi yang dibutuhkan bisa didapatkan dengan cepat tanpa banyak membuang waktu, tenaga dan biaya. Sedangkan dalam instansi-instansi, komputer merupakan salah satu alat yang digunakan sebagai alat untuk menginformasikan kegiatan administrasi yang ada, salah satunya yaitu informasi administrasi keuangan, sehingga dengan begitu para pihak yang memerlukan dapat dengan mudah untuk mendapatkan dan memperoleh informasi administrasi yang diperlukan. Adapun pihak karyawan dari instansi tersebut tidak perlu lagi kesulitan untuk memberikan pelayanan informasi bagi pihak yang memerlukan. Untuk itu sangat diperlukan sekali suatu sistem komputerisasi pengolahan data admiinistrasi AKLI DPC Madiun yang bisa memberikan informasi tentang pengolahan data keuangan dalam proyek pemasangan listrik baru, dan sistem yang bisa menyimpan arsip laporan-laporan keuangan yang sewaktu-waktu diperlukan oleh pimpinan. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah sebelumnya maka perumusan masalah yang akan dibahas dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut yaitu Bagaimana Membuat Suatu Aplikasi Pengolahan Data istrasi Keuangan Proyek Pemasangan Listrik Baru Pada AKLI DPC Madiun. 1.3 Batasan Masalah Batasan masalah dari sistem yang dibahas adalah sebagai berikut : 1. Studi lapangan dilakukan pada AKLI DPC Madiun. 2. Data yang akan diolah sesuai dengan keadaan yang ada pada AKLI DPC Madiun. 3. Aplikasi yang akan digunakan penulis adalah aplikasi Visual Basic 6.0 dengan Microsoft Office Access 2003 sebagai format databasenya serta Crystal Report 8.5 sebagai pembuatan laporan. 4. Informasi yang dihasilkan berupa laporan administrasi keuangan dari pemasangan listrik baru pada AKLI DPC Madiun. 1.4 ujuan Penelitian Dari perancangan pembuatan aplikasi ini mempunyai tujuan sebagai berikut: Membuat Suatu Aplikasi Pengolahan Data istrasi Keuangan Proyek Pemasangan Listrik Baru Pada AKLI DPC Madiun.

2 BAB II LANDASAN EORI Berisi teori-teori yang terkait tentang penyelesaian masalah sesuai dengan judul tugas akhir yang dibuat. abel 2.1 (PowerDesigner) Simbol Data Flow Diagram 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Pengertian Sistem Sistem adalah kumpulan dari elemenelemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu (Jogiyanto, 1990:2). Dalam suatu sistem biasanya mempunyai suatu karakteristik (sifat) tertentu, yaitu: - Komponen Sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. - Batasan Sistem Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. - Lingkungan Luar Sistem Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat menguntungkan dan juga merugikan sistem tersebut Peranan Informasi Dalam Proses Pengambilan Keputusan Informasi adalah terdiri dari data yang telah diambil kembali dan diolah atau sebaliknya dan digunakan untuk tujuan informatif atau kesimpulan, argumentasi, atau sebagai dasar untuk peramalan atau pengambilan keputusan(robert at All 1986:6 ). Sehingga dari pengertian diatas dapat kita simpulkan bahwa sistem pengolahan data menjadi informasi, atau mengolah data dari bentuk yang tidak berguna menjadi informasi bagi orang yang menerimanya. Dan dari penjelasan diatas, boleh dikatakan bahwa informasi bagi seseorang dapat merupakan data mentah atau data yang belum diolah. Informasi yang diolah dari data mentah dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan. 2.2 Perangkat Analisa Sistem Data Flow Diagram (DFD) DFD merupakan diagram yang mengunakan notasi-notasi atau symbol-simbol untuk mengambarkan sistem jaringan kerja antar fungsifungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data Entity Relational Diagram (E-R Diagram) Entity Relational Diagram merupakan salah satu pemodelan data konseptual yang paling sering digunakan dalam proses pengembangan basis data bertipe relasional. Model E-R adalah rincian yang merupakan representasi logika dari data pada suatu organisasi atau area bisnis tertentu. abel 2.2 Simbol ER Diagram (PowerDesigner)

3 2.3 Software Aplikasi injauan Singkat Microsoft Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman yang berorientasi obyek yang bekerja pada sistem operasi minimal Windows 95 dan merupakan bahasa pemrogramana yang populer, tercepat dan termudah untuk membuat suatu aplikasi dalam Microsoft Windows. Pada saat pertama kali Microsoft Visual Basic 6.0 dijalankan akan muncul kotak dialog New Project (gambar 2.1) yang memberikan konfirmasi kepada programer untuk memilih jenis atau tipe Project (sekumpulan file yang digunakan untuk membangun sebuah aplikasi) yang akan dibuat atau disusun. tertentu. Informasi atau data yang telah diolah tersebut disimpan dalam sebuah file dengan ekstensi.mdb (Microsoft Access Database). Database sebagai kumpulan informasi disimpan dalam satu atau lebih tabel. Baris dalam tabel berisi satu unit data dan disebut record. Sedangkan kolom berisi atribut dari record dan disebut field. Berikut ini merupakan tampilan awal dari Microsoft Access 2003 untuk membangun sebuah database dan tabel-tabelnya yang selanjutnya digunakan untuk menampung data atau informasi yang telah diolah, seperti pada gambar 2.3. Gambar 2.1 Kotak Dialog New project injauan Singkat Crystal Report 8.5 Crystal Report adalah salah satu paket program yang digunakan untuk membuat, menganalisa dan menerjemahkan informasi yang terkandung dalam database ke dalam berbagai jenis laporan yang sangat flexible. Crystal Report dirancang untuk membuat laporan yang dapat digunakan dengan berbagai bahasa pemograman, seperti Visual Basic, Visual C/C++, Visual Interdev dan Borland Delphi. Adapun tampilan pertama pada Crystal Report 8.5 yaitu seperti pada gambar 2.2 di bawah ini. Gambar 2.2 ampilan Crystal Report Design injauan Singkat Microsoft Access 2003 Database merupakan kumpulan informasi. Untuk mengelola database diperlukan program manajer database atau lebih dikenal sebagai Database Management System (DBMS). Selain itu Database dapat diartikan sebagai sekumpulan informasi atau data yang saling berhubungan yang mempunyai topik atau tujuan Gambar 2.3 ampilan Window Microsoft Acces 2003 BAB III PERANCANGAN SISEM 3.1 Identifikasi Permasalahan Selama ini pengolahan data administrasi AKLI DPC Madiun masih dilakukan dengan menggunakan cara-cara manual yaitu pengolahan data dilakukan dengan menggunakan pencatatan kertas dan kadang-kadang menggunakan microsoft word untuk melakukan proses pengolahan data tersebut. Sehingga untuk melihat informasi maupun laporan data administrasi keuangan proyek pemasangan listrik baru, pimpinan masih harus bertanya terlebih dahulu kepada bagian pengolahan data. etapi untuk menjawab pertanyaan pimpinan, bagian pengolahan data masih harus mencari terlebih dahulu berkas dokumen yang berkaitan dengan informasi yang diinginkan oleh pimpinan sehingga waktu yang diperlukan menjadi lebih lama, belum lagi apabila berkas yang diinginkan tidak ditemukan bahkan hilang. Maka untuk menjawab permasalahan diatas, penulis mencoba untuk membuat suatu sistem komputerisasi pengolahan data administrasi AKLI DPC Madiun.

4 Maintenance 3.2 Diagram Alir Maintenance Data Mulai Login Status = admin?? ambah Ubah?? ambah Ubah ambah Ubah Maintenance Maintenance?? ambah Ubah Hapus Hapus Kontrakto Kontrakto ambah Ubah Hapus?? r? r???? Ubah Hapus ambah Hapus Kontrakto ambah Ubah Hapus r Ubah Hapus Hapus ambah Kontrakto Kontrakto ambah Ubah Hapus r r Apabila permohonan ditolak maka sistem akan berhenti, tetapi apabila permohonan disetujui oleh pimpinan maka pimpinan akan menyerahkan formulir order kepada admin sehingga admin akan melakukan proses pendataan kedalam komputer sehingga dapat dibuat laporan data order sebanyak 3 berkas yang masing-masing akan diserahkan kepada pimpinan, customer, dan disimpan sendiri oleh admin sebagai berkas. 3.4 Diagram Berjenjang Kontrakto r Flowchart Pemasangan Listrik Baru Gambar 3.1 Diagram Alir Maintenance Data Pada gambar 3.1 menunjukkan bahwa sistem ini terdiri dari tiga macam master data, yaitu master admin, master kontraktor, dan master customer. Sistem dimulai dengan admin melakukan login terlebih dahulu, apabila login berhasil maka admin dapat melakukan maintenance data terhadap tiga macam master data diatas. 3.3 Perancangan Sistem Flowchart Pemasangan Listrik Baru Selesai Gambar 3.3 Diagram Berjenjang 3.5 Diagram Context Maintenance Data Maintenance Pembayaran Maintenance Pimpinan Pimpinan 1 Formulir Verifikasi Di Setujui Formulir Start Formulir Maintenance Data Maintenance Data Maintenance Pembayaran SI istrasi Keuangan Pemasangan Listrik Baru + Laporan Pembayaran Laporan Pembayaran Data Cek Pendataan Pimpinan Laporan istrasi Keuangan Database Gambar 3.4 Diagram Berjenjang 3.6 DFD Level 0 [Maintenance Data ] [Maintenance ] 1 [Maintenance Data ] Di olak 1.1 Simpan Data [Maintenance Pembayaran ] Master Data + Simpan Data Simpan Data 3 2 End [Maintenance Pembayaran ] [Maintenance Data ] 1.2 Ambil Data ransaksi Ambil Data Simpan Data + Simpan Pembayaran 5 BayarCust 4 6 BayarKtr Simpan Pembayaran Ambil Pembayaran Gambar 3.2 Flowchart Pemasangan Listrik Baru Dari gambar 3.2 dapat diketahui bahwa sistem dimulai oleh customer yang menyerahkan formulir order pemasangan listrik baru kepada pimpinan, kemudian pimpinan melakukan proses verifikasi untuk menilai layak atau tidak pengajuan pemohon untuk melakukan proses pemasangan listrik baru. 1.3 Ambil Pembayaran Ambil Data Laporan [Laporan Pembayaran ] [Laporan istrasi Keuangan] + [Laporan Pembayaran ] Pimpinan Gambar 3.5 DFD Level 0

5 Relation_ DFD Level 1 Proses Master Data [Maintenance ] Master [Simpan Data ] 1 B. Physical Data Model (PDM) CUSOMER KODECUS ext(50) NAMACUS ext(50) KONRAKOR ALAMACUS ext(50) ELPCUS ext(50) KODEKR ext(50) NAMAKR ext(50) ALAMAKR ext(50) KODECUS = KODECUS ELPKR ext(50) ORDER [Maintenance Data ] Master [Simpan Data ] 3 KODEKR = KODEKR NOMORORD = NOMORORD NOMORORD KODECUS KODEKR ANGGALORD NILAIORD BIAAORD KODEADM LongInteger ext(50) ext(50) Dateime Currency Currency ext(50) NOMORORD = NOMORORD BAARCUS NOMORORD ANGGALBC JUMLAHBC LongInteger Dateime Currency [Maintenance Data ] Master [Simpan Data ] 2 Gambar 3.6 DFD Level 1 dari Proses Master Data 3.8 DFD Level 1 Proses ransaksi [Maintenance Data ] [Maintenance Pembayaran ] [Maintenance Pembayaran ] [Ambil Data ] Pembayaran [Ambil Data ] Pembayaran [Simpan Data ] 4 2 [Simpan Pembayaran ] 5 BayarCust 3 [Simpan Pembayaran ] 6 BayarKtr Gambar 3.7 DFD Level 1 dari Proses ransaksi 3.9 DFD Level 1 Proses Laporan Pimpinan [Laporan Pembayaran ] [Laporan istrasi Keuangan] [Laporan Pembayaran ] Laporan Pembayaran Laporan Laporan Pembayaran [Ambil Data ] 4 5 BayarCust [Ambil Pembayaran ] 6 BayarKtr [Ambil Pembayaran ] NOMORORD ANGGALBK JUMLAHBK BAARKR LongInteger Dateime Currency KODEADM = KODEADM KODEADM NAMAADM HAKADM ADMIN ext(50) ext(50) ext(50) PINADM ext(50) Gambar 3.10 Phisically Database Modelling (PDM) 3.11 Perancangan Antar Muka Untuk menjalankan Aplikasi pengolahan data administrasi keuangan proyek pemasangan listrik baru pada AKLI DPC Madiun ini dibutuhkan beberapa desain form input dan output yang digunakan sebagai sarana untuk melakukan proses yaitu: Desain Form Login Form Login digunakan untuk melakukan login masuk ke dalam aplikasi. Pada form ini tersedia dua buah inputan, yaitu User yang berupa text dan Password yang berupa password text. User diharuskan menginputkan User dan memasukan kata kunci disertai menekan tombol OK. Apabila proses verifikasi dan autentifikasi berhasil, akan muncul Main Form yang merupakan kumpulan dari semua menu yang ada. Bila gagal, user akan diberi peringatan kegagalan. Dan apabila tidak jadi melakukan login maka menekan tombol Cancel. Form Login Nama Pin OK Cancel Gambar 3.8 DFD Level 1 dari Proses Laporan 3.10 Entity Relational Database (ERD) A. Conceptual Data Model (CDM) Relation_41 KodeKtr NamaKtr AlamatKtr elpktr Relation_25 NomorOrd anggalord NilaiOrd BiayaOrd Relation_24 KodeCust NamaCust AlamatCust elpcust Relation_36 Gambar 3.3 Desain Form Login Desain Form Menu Utama Form menu utama dari sistem ini terbagi ke dalam empat sub menu utama, yaitu user, master data, transaksi dan laporan. Setiap sub menu utama memiliki sejumlah menu yang lebih spesifik. Untuk mengetahui hirarki menu yang terdapat pada sistem ini, dapat dilihat pada gambar 3.4 yang merupakan desain hirarki menu utama. BayarCust anggalbc JumlahBC BayarKtr anggalbk JumlahBK KodeAdm NamaAdm HakAdm PinAdm Gambar 3.9 Conceptual Data Model

6 FormUtama Form Master User Login Logout Exit Master Data ransaksi Pembayaran Pembayaran Laporan Laporan Laporan Pembayaran Laporan Pembayaran Kode Nama Alamat elepon Gambar 3.4 Desain Form Menu Pada gambar 3.4 menjelaskan rancang form menu utama untuk sistem ini. Menu master data memiliki beberapa sub menu lagi yang mencakup menu customer dan menu kontraktor. Menu ransaksi memiliki beberapa sub menu lagi yang mencakup menu, Menu Pembayaran, menu pembayaran kontraktor. Sedangkan pada menu laporan mencakup laporan order, laporan pembayaran customer, dan laporan pembayaran kontraktor Desain Form Maintenance Data Form maintenance data admin digunakan untuk mengolah dan menginputkan data admin. ampilan desain form maintenance data admin terlihat pada Gambar 3.5. Form Master Save Delete Clear Close Gambar 3.6 Desain Form Maintenance Data Desain Form Maintenance Data Form maintenance data kontraktor digunakan untuk mengolah dan menginputkan data kontraktor. ampilan desain form maintenance data kontraktor terlihat pada Gambar 3.7. Form Master Kode Nama Alamat elepon Kode Nama Pin Hak Save Delete Clear Close Save Delete Clear Close Gambar 3.5 Desain Form Maintenance Data Desain Form Maintenance Data Form maintenance data customer digunakan untuk mengolah dan menginputkan data customer. ampilan desain form maintenance data customer terlihat pada Gambar 3.6. Gambar 3.7 Desain Form Maintenance Data Desain Form Form data order digunakan untuk mengolah dan menginputkan data order. ampilan desain form data order terlihat pada Gambar 3.8.

7 Form Nomor anggal Pemohon Biaya Pemasangan Biaya Save Delete Clear Close Gambar 3.8 Desain Form Data BAB IV IMPLEMENASI DAN EVALUASI 4.1 Implementasi Dalam tahap ini dijelaskan mengenai implementasi perangkat lunak. Perangkat lunak yang dibangun dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman visual basic 6.0 dan untuk database menggunakan Microsoft Access. 4.2 Kebutuhan sistem Aplikasi pada sistem informasi administrasi AKLI DPC Madiun ini memerlukan perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware), agar dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Adapun perangkat lunak yang digunakan yaitu : 1. Sistem operasi Windows 98/XP 2. Aplikasi bahasa pemrograman adalah Visual Basic Database untuk mengolah data adalah Microsoft Access Perangkat keras yang digunakan yaitu : 1. Prosessor Pentium IV atau lebih 2. Memory 512 Mb 3. Harddisk 120 Gb 4. VGA 64 Mb 5. Monitor 6. Keyboard dan mouse 4.3 Instalasi Program dan Pengaturan Sistem Pengembangan aplikasi sistem informasi administrasi keuangan proyek pemasangan listrik baru pada AKLI DPC Madiun ini membutuhkan perangkat lunak yang sudah terinstalasi, adapun tahapan tahapan instalasi dan pengaturan (setting) sistem yaitu : 1. Install sistem operasi Windows 98/Me/2000/XP 2. Install aplikasi program Visual Basic Install aplikasi database Microsoft Access 4.4 Implementasi Program Pada sub bab ini akan dijelaskan mengenai alur dari Aplikasi Sistem Informasi administrasi AKLI DPC Madiun BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Secara umum sistem informasi administrasi AKLI DPC Madiun ini telah berfungsi sebagaimana yang diharapkan. Beberapa kesimpulan yang didapatkan dari sistem ini adalah sebagai berikut : 1. Sistem ini bisa mengelola data customer dan data kontraktor. 2. Sistem ini dapat melakukan proses pengelolaan data order, data pembayaran customer, dan data pembayaran kontraktor. 3. Sistem dapat menghasilkan laporan proyek pemasangan listrik baru. 5.2 Saran Adapun saran saran untuk pengembangan sistem ini antara lain : 1. Sistem ini dapat dikembangkan dengan menggunakan database yang dapat menampung data yang lebih besar dibandingkan dengan Microsoft Access, seperti SQL Server, Oracle, dan lain-lain. 2. Aplikasi ini akan lebih sempurna jika dibuat sistem yang bersifat multi pengguna dan multi komputer sehingga sistem ini dapat mengarah pada sistem yang bersifat jaringan. Sehingga pihak-pihak yang berkaitan seperti customer, kontraktor dapat menggunakan sistem sesuai dengan informasi yang diinginkannya. DAFAR PUSAKA 1. Jogiyanto HM. (2005). Analisa dan Desain System Informasi : Pendekatan erstruktur eori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Edisi 3, Andy Offset, ogyakarta. 2. Ario Suryo Kusumo. (2003). Buku Latihan Pemrograman database Dengan Visual Basic 6.0, Penerbit P. Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, Jakarta. 3. Razaq Abdul. (2004). Buku Belajar Cepat Visual Basic 6.0, Penerbit INDAH Anggota IKAPI, Surabaya 4. Abdul Halim. (2005). Analisis Laporan Keuangan. Cetakan ke-2, Penerbit AMP- KPN ogyakarta

8