Universitas Gunadarma MODUL 1 PELATIHAN SERTIFIKASI KOMPETENSI. S1 Sistem Informasi. Skema Sertifikasi :

Transkripsi

1 Universitas Gunadarma MODUL 1 PELATIHAN SERTIFIKASI KOMPETENSI S1 Sistem Informasi Skema Sertifikasi : RT-004 SKKNI Pengelolaan Layanan Teknologi Informasi Unit Kompetensi : TIK.SM Melaksanakan Pekerjaan Secara Tim TIK.SM Menerapkan Prosedur Kesehatan, Keselamatan dan Keamanan Kerja (K3) TIK.SM Melaksanakan Pekerjaan Secara Mandiri Dalam Lingkungan Organisasi TI TIK.SM Melakukan Komunikasi di Tempat Kerja TIK.SM Mengelola Pekerjaan dalam Proyek TI 2017

2

3 Universitas Gunadarma MODUL 1 PELATIHAN SERTIFIKASI KOMPETENSI S1 Sistem Informasi Skema Sertifikasi : RT-004 SKKNI Pengelolaan Layanan Teknologi Informasi Unit Kompetensi : TIK.SM Melaksanakan Pekerjaan Secara Tim TIK.SM Menerapkan Prosedur Kesehatan, Keselamatan dan Keamanan Kerja (K3) TIK.SM Melaksanakan Pekerjaan Secara Mandiri Dalam Lingkungan Organisasi TI TIK.SM Melakukan Komunikasi di Tempat Kerja TIK.SM Mengelola Pekerjaan dalam Proyek TI 2017

4 UNIVERSITAS GUNADARMA MODUL 1 PELATIHAN SERTIFIKASI KOMPETENSI S1 SISTEM INFORMASI Skema Sertifikasi : RT-004 SKKNI Pengelolaan Layanan Teknologi Informasi Unit Kompetensi : TIK.SM Melaksanakan Pekerjaan Secara Tim TIK.SM Menerapkan Prosedur Kesehatan, Keselamatan dan Keamanan Kerja (K3) TIK.SM Melaksanakan Pekerjaan Secara Mandiri Dalam Lingkungan Organisasi TI TIK.SM Melakukan Komunikasi di Tempat Kerja TIK.SM Mengelola Pekerjaan dalam Proyek TI Penyusun : Aviarini Indrati Cut Maisyarah Kemal Ade S. Lily Wulandari Lulu C. Munggaran Miftahul Jannah Riza Adrianti S. Widiastuti Widya Silfianti Editor : Ana Kurniawati Dewi Agushinta R. ii Depok, 2017

5 KATA PENGANTAR Puji syukur ke hadirat Allah SWT kami panjatkan, atas berkat dan karunianya, Modul Pelatihan Sertifikasi Kompetensi Semester Satu dapat kami selesaikan. Modul ini merupakan bagian dari seri modul pendukung untuk pelatihan sertifikasi kompetensi pada skema Pengelolaan Layanan Teknologi Informasi (RT-004 SKKNI ) yang bertujuan memberikan bekal keterampilan bagi mahasiswa khususnya di program studi Sistem Informasi jenjang S1. Modul ini terbagi menjadi 5 (lima) bab. Bab pertama tentang Melaksanakan Pekerjaan Secara Tim (TIK.SM ), bab kedua tentang Menerapkan Prosedur Kesehatan, Keselamatan dan Keamanan Kerja (K3) (TIK.SM ), bab ketiga tentang Melaksanakan Pekerjaan Secara Mandiri Dalam Lingkungan Organisasi TI (TIK.SM ), bab keempat tentang Melakukan Komunikasi di Tempat Kerja (TIK.SM ), dan bab kelima tentang Mengelola Pekerjaan dalam Proyek TI (TIK.SM ). Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada: 1. Dr. Setia Wirawan, SKom, MMSI., Ketua Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi atas arahannya terkait agar modul ini sejalan dengan kurikulum yang diberikan di perkuliahan. 2. Dr. Karmilasari, SKom, MM., Kepala Lembaga Pengembangan Komputerisasi Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi atas koordinasinya terkait sarana prasarana dan teknis pelaksanaan kursus sertifikasi kompetensi agar sesuai dengan kebutuhan yang ada pada modul pelatihan ini. 3. Dr. R. Supriyanto, SSi, SKom, MSc., Kepala LSP Universitas Gunadarma beserta staff Lembaga atas arahan dan koordinasinya agar modul ini sesuai dengan kebutuhan ujian sertifikasi kompetensi. 4. Bapak dan Ibu staff serta asisten laboratorium yang membantu penyusunan modul ini. iii

6 Semoga buku modul ini dapat bermanfaat sebagai bagian dari seri pelatihan sertifikasi kompetensi yang dilakukan di program studi Sistem Informasi Universitas Gunadarma. Saran dan kritik dari pembaca kami harapkan untuk perbaikan modul ini di masa mendatang. Depok, Desember 2017 Tim Penyusun iv

7 DAFTAR ISI COVER ii KATA PENGANTAR iii DAFTAR ISI iv DAFTAR GAMBAR vii DAFTAR TABEL viii BAB 1. MELAKSANAKAN PEKERJAAN SECARA TIM Mengembangkan Potensi Individu Mengembangkan Kinerja Tim Melakukan Koordinasi Anggota Tim Mendelegasikan Tanggung Jawab Soal Latihan Studi Kasus Praktikum 83 Daftar Pustaka 87 BAB 2. MENERAPKAN PROSEDUR KESEHATAN, KESELAMATAN DAN KEAMANAN KERJA (K3) Menetapkan Standar, Prosedur dan Kebijakan K3 di Lingkungan Kerja Melakukan Sosialisasi K Menyediakan Saran-Saran Ergonomis Dasar Soal Latihan Studi Kasus Praktikum 152 Daftar Pustaka 154 v

8 BAB 3. MELAKSANAKAN PEKERJAAN SECARA MANDIRI DALAM LINGKUNGAN ORGANISASI TI Merencanakan dan Mempersiapkan Pekerjaan Membuat Jadwal Kerja Mandiri Melaksanakan Pekerjaan Sesuai Perencanaan Berpartisipasi dalam Tim Soal Latihan Studi Kasus Praktikum 184 Daftar Pustaka 186 BAB 4. MELAKUKAN KOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA Melakukan Komunikasi dengan Pelanggan Melakukan Komunikasi Dengan Organisasi Soal Latihan Studi Kasus Praktikum 215 Daftar Pustaka 216 BAB 5. MENGELOLA PEKERJAAN DALAM PROYEK TI Berkontribusi Pada Manajemen Proyek Mengelola Lingkungan Internal Dan Eksternal Mendukung Aktifitas Proyek Soal Latihan Studi Kasus Praktikum 255 Daftar Pustaka 257 vi

9 DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Metode Cornell 29 Gambar 2.1 Lambang K3 111 Gambar 2.2 Metode Matriks Risiko 122 Gambar 2.3 Kategori Risiko 122 Gambar 2.4 Hirarki Pengendalian Risiko 124 Gambar 3.1 Model Pendekatan Karakteristik Pekerjaan 166 Gambar 3.2 Skala Prioritas Pekerjaan 168 Gambar 4.1 Model Proses Komunikasi 209 Gambar 5.1 Work Breakdown Structure (WBS) 227 Gambar 5.2 Diagram PERT 228 Gambar 5.3 Diagram Jaringan dengan Aktivitas Node 229 Gambar 5.4 Metode Forward 230 Gambar 5.5 Metode Backward 231 Gambar 5.6 Jalur Kritis 231 Gambar 5.7 Gantt Chart 232 vii

10 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Tingkat Penilaian Penerapan SMK3 102 Tabel 2.2 Metode Memadamkan Api 130 viii

11 1 MELAKSANAKAN SECARA TIM PEKERJAAN Obyektif : 1. Mengembangkan potensi individu 2. Mengembangkan kinerja tim 3. Melakukan koordinasi anggota tim 4. Mendelegasikan tanggung jawab 1.1 Mengembangkan Potensi Individu Kata potensi berasal dari serapan dari bahasa Inggris, yaitu potencial. Artinya ada dua kata, yaitu, (1) kesanggupan; tenaga (2) dan kekuatan; kemungkinan. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, definisi potensi adalah kemampuan yang mempunyai kemungkinan untuk dikembangkan, kekuatan, kesanggupan, daya. Intinya, secara sederhana, potensi adalah sesuatu yang bisa dikembangkan. Potensi dapat diartikan sebagai kemampuan dasar dari sesuatu yang masih terpendam di dalamnya yang menunggu untuk diwujudkan menjadi sesuatu kekuatan nyata dalam diri sesuatu tersebut. Dengan demikian potensi diri setiap individu adalah kemampuan dasar yang dimiliki setiap individu yang masih terpendam di dalam dirinya yang menunggu untuk diwujudkan menjadi suatu manfaat nyata dalam kehidupan diri individu. Terdapat minimal empat kategori potensi yang terdapat dalam diri individu sejak lahir yaitu, potensi otak, emosi, fisik 1

12 dan spiritual dan semua potensi ini dapat dikembangkan pada tingkat yang tidak terbatas. Ahli lain berpendapat bahwa setiap individu itu diciptakan dengan potensi diri terbaik dibandingkan dengan makhluk Tuhan yang lain. Ada empat macam potensi yang dimiliki oleh setiap individu, yaitu potensi intelektual, emosional, spiritual dan fisik. Pengembangan potensi individu dapat dilakukan dengan memberikan pelatihan, motivasi dan target unjuk kerja Pelatihan Diberikan Pelatihan merupakan bagian dari pendidikan yang menggambarkan suatu proses dalam mengembangkan potensi individu untuk mencapai tujuan organisasi. Pelatihan menunjukkan suatu proses peningkatan sikap, kemampuan dan kecakapan dari para pekerja untuk menyelenggarakan pekerjaan secara khusus. Pelatihan kerja adalah keseluruhan kegiatan untuk memberi, memperoleh, meningkatkan, serta mengembangkan kompetensi kerja, produktivitas, disiplin, sikap, dan etos kerja pada tingkat ketrampilan dan keahlian tertentu sesuai dengan jenjang dan kualifikasi jabatan dan pekerjaan. Tujuan utama pelatihan dapat dibagi menjadi 5 area : 1. Untuk meningkatkan ketrampilan karyawan sesuai dengan perubahan teknologi. 2. Untuk mengurangi waktu belajar bagi karyawan baru agar menjadi kompeten. 3. Untuk membantu masalah operasional. 4. Untuk menyiapkan karyawan dalam promosi. 5. Untuk memberi orientasi karyawan untuk lebih mengenal organisasinya. 2

13 Beberapa manfaat nyata dari program pelatihan adalah : 1. Meningkatkan kuantitas dan kualitas produktivitas. 2. Mengurangi waktu pembelajaran yang diperlukan karyawan untuk mencapai standar kerja yang dapat diterima. 3. Membentuk sikap, loyalitas, dan kerja sama yang lebih menguntungkan. 4. Memenuhi kebutuhan perencanaan sumber daya manusia. 5. Mengurangi frekuensi dan biaya kecelakaan kerja. 6. Membantu karyawan dalam peningkatan dan pengembangan pribadi. Terdapat lima jenis-jenis pelatihan yang dapat diselenggarakan : 1. Pelatihan Keahlian Pelatihan keahlian (skills training) merupakan pelatihan yang sering di jumpai dalam organisasi. Program pelatihannya relatif sederhana: kebutuhan atau kekurangan diidentifikasi melalui penilaian yang jeli. Kriteria penilaian efektifitas pelatihan juga berdasarkan pada sasaran yang diidentifikasi dalam tahap penilaian. 2. Pelatihan Ulang Pelatihan ulang (re-training) adalah subset pelatihan keahilan. Pelatihan ulang berupaya memberikan kepada para karyawan keahlian-keahlian yang mereka butuhkan untuk menghadapi tuntutan kerja yang berubah-ubah, seperti tenaga kerja instansi pendidikan yang biasanya bekerja menggunakan mesin ketik manual mungkin harus dilatih dengan mesin komputer atau akses internet. 3

14 3. Pelatihan Lintas Fungsional Pelatihan lintas fungsional (cross functional training) melibatkan pelatihan karyawan untuk melakukan aktivitas kerja dalam bidang lainnya selain dan pekerjan yang ditugaskan. 4. Pelatihan Tim Pelatihan tim merupakan bekerjasama terdiri dari sekelompok individu untuk menyelesaikan pekerjaan demi tujuan bersama dalam sebuah tim kerja. 5. Pelatihan Kreativitas. Pelatihan kreativitas (creativity training) berlandaskan pada asumsi hahwa kreativitas dapat dipelajari. Maksudnya tenaga kerja diberikan peluang untuk mengeluarkan gagasan sebebas mungkin yang berdasar pada penilaian rasional, biaya dan kelaikan. Langkah-langkah dalam menyusun pelatihan adalah : 1. Langkah analisis kebutuhan, yaitu mengetahui keterampilan kerja spesifik yang dibutuhkan, menganalisis keterampilan dan kebutuhan calon yang akan dilatih, dan mengembangkan pengetahuan khusus yang terukur serta tujuan prestasi. 2. Merancang instruksi, bertujuan untuk memutuskan, menyusun, dan menghasilkan isi program pelatihan, termasuk buku kerja, latihan dan aktivitas. 3. Langkah validasi, yaitu program pelatihan dengan menyajikan kepada beberapa orang yang bisa mewakili. 4. Menerapkan program, yaitu melatih karyawan yang ditargetkan. 5. Langkah evaluasi dan tindak lanjut, langkah di mana manejemen menilai keberhasilan atau kegagalan program ini. 4

15 Terdapat dua kategori pokok program pelatihan dan pengembangan manajemen yaitu : 1. Metode praktis (on the job training) 2. Teknik-teknik presentasi informasi dan metode-metode simulasi (off the job training). Masing-masing kategori mempunyai sasaran pengajaran sikap konsep atau pengetahuan dan atau keterampilan utama yang berbeda. Dalam pemilihan teknik tertentu untuk dugunakan pada program pelatihan dan pengembangan, ada beberapa trade off. Ini berarti tidak ada satu teknik yang selalu baik, metode tergantung pada sejauh mana suatu teknik memenuhi faktor-faktor berikut : 1. Efektivitas biaya 2. Isi program yang dikehendaki 3. Kelayakan fasilitas-fasilitas 4. Preferensi dan kemampuan peserta 5. Preferensi dan kemampuan instruktur atau pelatih 6. Prinsip-prinsip belajar. Teknik-teknik on the job merupakan metode latihan yang paling banyak digunakan. Karyawan dilatih tentang pekerjaan baru dengan supervisi langsung seorang pelatih yang berpengalaman (biasanya karyawan lain). Berbagai macam teknik ini yang bisa digunakan dalam praktek adalah sebagai berikut : 1. Rotasi jabatan 2. Latihan instruksi pekerjaan 3. Magang (apprenticeships) 4. Coaching 5. Penugasan sementara. 5

16 Teknik-teknik off the job, dengan pendekatan ini karyawan peserta latihan menerima representasi tiruan (articial) suatu aspek organisasi dan diminta untuk menanggapinya seperti dalam keadaan sebenarnya. Tujuan utama teknik presentasi (penyajian) informasi adalah untuk mengajarkan berbagai sikap, konsep atau keterampilan kepada para peserta. Metode yang bisa digunakan adalah : 1. Metode studi kasus 2. Kuliah 3. Studi sendiri 4. Program komputer 5. Komperensi 6. Presentasi. Implementasi program pelatihan dan pengembangan berfungsi sebagai proses transformasi. Para tenaga kerja (karyawan) yang tidak terlatih diubah menjadi karyawan-karyawan yang berkemampuan dan berkualitas dalam bekerja, sehingga dapat diberikan tanggungjawab lebih besar Anggota Tim Dimotivasi Motivasi tim merupakan salah satu bagian penting dari aspek sumber daya manusia sebuah perusahaan yang akan membantu perkembangan dari perusahaan yang bersangkutan. Motivasi tim yang baik akan membantu sebuah perusahaan mampu dengan cepat mengembangkan bisnis usaha. Motivasi tim tentunya menyangkut mental dan sikap seorang anggota tim dalam kaitan loyalitas dan dedikasinya terhadap perusahaan. 6

17 Semakin baik motivasi yang dimiliki oleh seorang anggota tim maka akan tercermin dari kinerja mereka tersebut. Hasil kerja yang baik tentunya didasarkan pada motivasi yang baik pula. Sebaliknya apabila motivasi tim tidak terbangun dengan baik, maka akan berujung pada hasil kerja yang asal-asalan serta bisa menjadi mengancam keberlangsungan bisnis usaha yang dikelola. Membangun motivasi tim adalah tanggung jawab dari diri seorang anggota tim dan pimpinan. Pimpinan mempunyai kewajiban untuk membangun dan mengarahkan motivasi seorang anggota tim agar lebih baik lagi. Bagaimana motivasi yang dibangun bukan semata-mata untuk kepentingan pribadi, namun juga bisa mensinergikan antara motivasi kepentingan pribadi dan perusahaan secara keseluruhan. Sebagai seorang pemimpin, harus mempunyai cara yang tepat untuk membangun motivasi anggota tim. Menumbuhkan motivasi anggota tim dengan benar merupakan modal penting agar sumber daya manusia perusahaan mampu bekerja dengan baik dan optimal, merasa memiliki perusahaan dan mendorong terciptanya hubungan yang baik antara anggota tim dengan pimpinan. Strategi yang bisa dilakukan oleh seorang pimpinan dalam membangun motivasi anggota tim dengan baik adalah sebagai berikut: 1. Melakukan pendekatan emosional terhadap para anggota tim Kedekatan emosional antara seorang pimpinan dan anggota tim yang proporsional akan membuat seorang anggota tim merasa lebih nyaman saat berinteraksi. Kenyamanan akan menumbuhkan hubungan yang baik, dan hubungan baik tersebut bisa menumbuhkan rasa cinta terhadap perusahaan. Kecintaan dan 7

18 rasa memiliki akan membuat seseorang memiliki motivasi kerja yang baik terhadap perusahaan. 2. Motivasi anggota tim dibangun didasarkan pada contoh suri tauladan Motivasi anggota tim yang baik akan muncul saat ia melihat adanya contoh keteladanan yang baik dari seorang atasan. Keteladanan meliputi keteladanan sikap, moral, kinerja, kecerdasan dan sebagainya. Motivasi akan terbangun kuat apabila seorang pimpinan memiliki hal yang memang pantas untuk ditularkan kepada para anggota tim. 3. Melibatkan anggota tim untuk memberikan usul, ide dan saran bagi pengembangan sebuah perusahaan Motivasi anggota tim akan terbangun apabila ia diberi kesempatan untuk menyampaikan ide, gagasan atau saran yang membangun bagi perkembangan perusahaan. Memberikan kesempatan menyampaikan ide, saran dan gagasan tersebut juga akan membuat kualitas sumber daya manusia perusahaan semakin berkembang. Bisa jadi usul atau ide mereka lebih cemerlang dan baru dibanding apa yang pimpinan pikirkan. 4. Menjelaskan mengenai visi misi, tujuan serta misi mulia apa sebenarnya yang ada di perusahaan untuk masyarakat Melakukan bisnis usaha tidak semata-mata ditujukan untuk kepentingan profit pribadi pemilik perusahaan, namun juga memiliki misi kebermanfaatan terhadap masyarakat. Pelayanan bisnis usaha yang baik terhadap konsumen perlu dibangun pada anggota tim agar motivasi anggota tim dalam bekerja tidak hanya untuk kepentingan pribadi, namun juga untuk manfaat kehidupan masyarakat. 8

19 1.1.3 Target Unjuk Kerja Diberikan Terdapat hasil studi menarik yang pernah diungkap oleh para periset bidang perilaku dan kinerja yaitu orang-orang yang menuliskan sasaran kinerjanya dengan jelas dan terukur ternyata memiliki level produktivitas empat kali lebih tinggi dibanding mereka yang sasarannya ditulis dengan sumir dan normatif. Itulah kenapa perumusan sasaran kinerja atau performance goals harus selalu ditulis secara jelas, spesifik dan terukur sebab level produktivitas tim boleh jadi akan amat bergantung pada proses ini. Peter Drucker, salah satu guru manajemen dunia, juga pernah bertutur : You can not manage what you can not measure. Anda tidak dapat mengelola apa yang tidak bisa Anda ukur. Dengan kata lain, kesulitan terjadi saat mengelola kinerja tim kalau tim ini tidak pernah dibekali dengan indikator atau target kerja yang terukur sebab bagaimana mungkin dapat mengukur progres kemajuan tim itu, kalau tidak mempunyai ukuran baku untuk melakukan penilaian. Salah satu metode penilaian adalah metode SMART. Sejatinya, SMART ini merupakan singkatan dari kata Specific, Measurable, Achieveable, Relevant, dan Time-bound. Penjelasannya adalah sebagai berikut: 1. Specific : Sasaran kinerja harus bersifat spesifik. Artinya harus secara rinci dan detil menggambarkan apa yang ingin diraih. Sebagai misal, ketika hendak meningkatkan penjualan, kita mencantumkan secara spesifik jenis produk apa saja yang akan ditingkatkan penjualannya, pada wilayah apa saja, dan dalam satuan apa kenaikan terjadi (dalam volume atau persentase). Demikian juga, jika hendak merumuskan sasaran untuk menyelesaikan sebuah proyek/ kegiatan maka perlu menyebutkan 9

20 jenis projeknya secara detil dan cakupan tugas yang akan dikerjakan. 2. Measurable : terukur. Sasaran kinerja yang disusun dapat diukur. Ukuran yang dicantumkan bisa berupa volume, rupiah, persentase, atau angka nominal. Misalnya menurunkan angka kecelakaan kerja menjadi nol (angka) atau meningkatkan pendapatan sebesar 10% (persentase) atau proyek implementasi sistem TI diselesaikan 100% pada minggu terakhir semester II. Konsep measurable ini juga sejalan dengan metode penentuan Key Performance Indicators (KPI). Artinya setiap jenis tugas seharusnya memiliki indikator kinerja yang terukur (atau paramater yang terukur). Beberapa contoh performance indicators yang lazim digunakan antara lain persentase jumlah tugas yang dapat diselesaikan sesuai deadline; jumlah kesalahan dalam pelaksanaan tugas; jumlah kecelakaan kerja; jumlah produksi; jumlah pendapatan perusahaan; skor kompetensi pegawai, dan lain-lain. 3. Achieveable artinya target yang ditetapkan masih bisa dicapai dengan dukungan sumber daya yang tersedia. Aspek yang ketiga ini amat berkaitan dengan proses penetapan target. Selain melihat kesiapan sumber daya yang dimiliki. Penetapan target ini lazimnya dilakukan dengan melihat pada tiga jenis data. Data yang pertama adalah data kinerja tiga tahun terakhir (atau disebut juga sebagai historical performance). Data yang kedua adalah membandingkan dengan kinerja perusahan/ industri yang sama di negara lain (atau disebut juga benchmark data). Data yang ketiga biasanya merujuk pada kondisi ekonomi makro dan prospek pertumbuhan bisnis yang terjadi di tanah air. 10

21 Data ini akan memberikan pengaruh signifikan bagi proses penetapan target kinerja perusahaan dan juga pada gilirannya target kinerja pegawai. Pada sisi lain, penetapan target yang achieveable juga mesti memperhatikan prinsip stretching goals (atau menggantungkan target setinggi dan sejauh mungkin). Berbagai pengalaman di beragam perusahaan dunia menunjukkan, penetapan target yang sangat menantang (very challenging goals) memberikan dampak positif bagi peningkatan kinerja pegawai secara dramatis. 4. Relevant : sasaran kinerja yang ditetapkan bersifat relevan dengan tugas pokok dan tanggungjawab yang diemban oleh pegawai. Prinsip ini mengharuskan untuk menyusun sasaran-sasaran kinerja yang fokus dan relevan dengan tugas utama pekerjaan, atau tujuan utama unit kerja di mana kita berada. Dengan demikian, sasaran yang ditetapkan juga menjadi lebih tajam dan bersifat kritikal bagi peningkatan kinerja bisnis secara keseluruhan. 5. Time-bound artinya sasaran kinerja yang disusun memiliki target waktu yang jelas. Kapan proyek atau kegiatan ini harus selesai. Apakah minggu pertama atau kedua bulan ini, ataukah minggu terakhir bulan depan. Target waktu ini juga bisa diterapkan pada pekerjaanpekerjaan yang bersifat rutin. Misal kapan laporan bulanan harus selesai tiap bulannya atau kapan saja proses pemeliharaan rutin harus dilakukan. 1.2 Mengembangkan Kinerja Tim Banyak perusahaan yang mengalami kesulitan dalam beroperasi dan berkembang secara strategis dikarenakan adanya masalah dengan 11

22 kinerja tim. Dalam beberapa kesempatan, seringkali ditemui perusahaan memiliki kemampuan untuk melakukan proses rekrutmen karyawan dengan kapasitas manajemen yang tinggi, tapi akhirnya menjadi melempem hanya disebabkan budaya kinerja tim tidak muncul dalam perusahaan yang dimaksud. Bagaimanakah langkah yang tepat untuk dapat mengoptimalkan kinerja tim dalam organisasi. 1. Mengembangkan sistem manajemen pelatihan Pengembangan program pelatihan yang berbasiskan kinerja tim merupakan suatu langkah strategis yang dapat diaplikasikan dalam suatu program dan mekanisme kinerja internal dalam organisasi. Program pelatihan yang dikelola dengan mengkombinasikan suatu bentuk konsep pemahaman yang kuat bahwa performa perusahaan juga sangat tergantung ke dalam performa kinerja kelompok yang ada dalam organisasi. 2. Pengembangan program penilaian karyawan berbasiskan pada kinerja tim Akan menjadi suatu langkah yang tepat bagi organisasi apabila dilakukan proses pengembangan kombinasi antara performa individu dan performa kelompok dalam proses evaluasi kinerja. Nilai proporsional keberhasilan kinerja tim juga terukur untuk dapat mengoptimalkan kinerja tim yang optimal. 3. Program seleksi dan evaluasi karyawan Kekuatan tim sangat terpengaruh kepada konsep leadership yang muncul pada posisi atas, namun bukan berarti bahwa karyawan level bawah tidak dipupuk aspek kepemimpinannya. Program seleksi dan evaluasi karyawan yang tepat dan profesional, dapat membantu untuk mendapatkan kelompok karyawan yang bekerja berbasiskan atas profesionalitas dan kepatuhan terhadap peraturan 12

23 maupun disiplin kerja yang dijalankan bersama-sama dalam organisasi. 4. Penyusunan Sistem Ada baiknya untuk memulai membentuk sistem kerja berbasiskan pada aspek profesionalisme, mendudukkan fungsi berdasarkan suatu penjelasan tertulis dan sistematis yang dapat mengalokasikan beban kerja dalam organisasi ke dalam fungsi yang tepat, sehingga konsep P (Planning), D (Do), C (Check) dan A (Action) dapat dijalankan secara tepat dan profesional Tujuan Organisasi Unjuk Kerja Dirancang Sebelum suatu organisasi menetapkan suatu tujuan, terlebih dahulu harus menentukan misi atau maksud organisasi. Tujuan umum atau sering juga disebut sebagai rencana strategik tidak dapat berfungsi atau berjalan sebelum dijabarkan terlebih dahulu ke dalam tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen sehingga membentuk hirarki tujuan. Penetapan tujuan-tujuan strategik akan menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan serta mengikat sumber daya organisasi untuk jangka waktu yang panjang. Visi merupakan cara pandang yang jauh ke depan ke mana organisasi harus dibawa agar tetap eksis atau mampu bersaing, inovati dan antisipatif. Visi adalah suatu gambaran yang menantang keadaan masa depan sesuai dengan keinginan organisasi. Berdasarkan hal tersebut maka visi merupakan bagian dari rencana strategik. Perjalanan organisasi sangat dipengaruhi oleh lingkungan eksternal dan internal, sehingga pembuatan visi organisasi harus disesuaikan dengan lingkungan tersebut. Misi merupakan suatu pernyataan di mana di dalamnya telah tertera tujuan organisasi yang telah ditetapkan serta sasaran yang ingin 13

24 dicapai. Pernyataan misi membawa organisasi ke suatu fokus kegiatan. Misi menjelaskan apa yang mendasari organisasi tersebut berdiri, apa yang dilakukan dan bagaimana melakukannya. Tujuan adalah suatu cita-cita yang disertai dengan usaha dan pernyataan yang jelas kemana organisasi akan dibawa, tidak akan ada langkah maju tanpa adanya tujuan yang tegas. Dalam dunia manajemen, tujuan organisasi dipandang secara luas memiliki beberapa fungsi yang penting serta bervariasi menurut waktu dan keadaan. Beberapa fungsi dalam penetapan tujuan ialah sebagai berikut: 1. Menjadi pedoman bagi kegiatan. 2. Sebagai sumber legitimasi. 3. Adanya standar pelaksanaan. 4. Munculnya motivasi untuk mencapai tujuan tersebut. 5. Dasar rasional pengorganisasian. Terdapat lima tipe tujuan menurut sudut pandang bagi mereka yang berkepentingan seperti masyarakat, langganan, investor, eksekutif puncak atau yang lainnya. Berikut lima tipe tujuan tersebut: A. Tujuan kemasyarakatan (social goals). B. Tujuan Keluaran atau hasil (output goals). C. Tujuan system (system goals). D. Tujuan produk (product goals). E. Tujuan turunan (derived goals). Proses penetapan tujuan merupakan suatu usaha untuk menciptakan nilai-nilai tertentu melalui kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut. Berikut beberapa unsur-unsur dasar yang melatarbelakangi penetapan tujuan suatu organisasi : 14

25 1. Barang dan jasa. 2. Kebutuhan konsumen atau pelanggan. 3. Teknologi. 4. Kelangsungan hidup (survive). 5. Pelayanan Manajemen. 6. Konsep diri (self concept). Proses perumusan tujuan dipertimbangkan terlebih dahulu sesuai dengan kekuatan atau kemampuan yang terlibat di dalamnya. Perumusan tujuan merupakan usaha perpaduan kepentingan dan masukan dari semua pihak sehingga pihak-pihak yang terlibat di dalamnya dapat bersinergi dalam mencapai tujuan tersebut. Agar perumusan berjalan efektif, seorang pimpinan perlu memperhatikan beberapa ketentuan sebagai berikut: 1. Proses perumusan tujuan. 2. Manajer puncak sebagai perumus tujuan umum. 3. Tujuan harus realistik. 4. Tujuan harus jelas, memiliki alasan dan bersifat menantang. 5. Tujuan umum. 6. Tujuan bidang fungsional organisasi harus konsisten dengan tujuan umum. 7. Manajemen harus meninjau kembali tujuan yang telah ditetapkan. Penetapan Tujuan memenuhi persyaratan berikut: 1. Realistik (realistic): tujuan harus mempunyai kemungkinan untuk dicapai, jangan terlalu sukar 2. Menantang (chalenging): tujuan sebaiknya jangan terlalu mudah, sehingga menimbulkan tantangan kepada anggota organisasi untuk mencapainya 15

26 3. Khusus (spesific): tujuan harus didefinisikan secara jelas, tidak ngambang dan khusus 4. Berbatas waktu (time horizon): tujuan harus dibatasi oleh jangka waktu yang jelas, berlaku untuk kapan 5. Terukur: diketahui secara pasti terhadap tingkat pencapaian tujuan yang diraih. Hampir setiap organisasi memiliki serangkaian tujuan yang berganda untuk memenuhi permintaan dari berbagai pihak berkepentingan yang ikut terlibat dalam operasi organisasi tersebut. Adanya tujuan organisasi sering menimbulkan konflik antara pihak-pihak tersebut sehingga dalam proses penetapan tujuan, manajemen harus mampu menentukan keseimbangan yang terdiri dari berbagai campuran tujuan-tujuan serta memadukan berbagai kepentingan pihak-pihak yang ikut terlibat dalam organisasi Standar Prosedur Unjuk Kerja Tim Ditetapkan Prosedur operasional standar/ Standard Operating Procedure (SOP) digunakan oleh suatu organisasi untuk memberi jejak arsip dan keseragaman tindakan operasionalnya. Penyusuan SOP berbeda setiap organisasi. Dalam praktiknya tidak semua SOP yang dibuat dapat diterapkan dalam kegiatan operasional, bahkan parahnya SOP hanya sekadar dokumen yang diletakkan di rak atau lemari karena ia tidak dapat difungsikan sebagaimana mestinya. Oleh karena itulah, perlu cara tepat menyusun standar operasional prosedur (SOP). Dua fungsi dasar SOP yang menjadi fungsi esensial bisa digambarkan sebagai berikut: 1. Sebagai rujukan knowledge base bagi kegiatan operasional yang senantiasa diperbarui 16

27 Tindakan-tindakan pekerjaan semisal alur pemasaran dan penjualan, pengiriman barang dari logistik, hingga pelayanan pelanggan semua akan tertata dengan rapi (terstruktur) dengan merujuk pada knowledge base (baca: SOP) ini. SOP disarankan bahkan diharuskan untuk diperbarui apabila adanya alur kerja yang berubah sehingga harus adanya pembaruan berdasarkan keputusan auditor jaminan mutu. 2. Sebagai arsip pelacakan kegiatan operasional, penilaian, dan perbaikan SOP akan menjadi bukti otentik bagi alur pekerjaan yang memerlukan arsip karena SOP biasanya memiliki formulir kerja semisal berita acara presentasi produk oleh staf marketing, berita acara kunjungan on site layanan pelanggan, bukti pengiriman barang, dan lain-lain. Dengan adanya audit jaminan mutu berkala secara internal dan eksternal sebagai penilaian, perbaikanperbaikan untuk penyempurnaan harus dilakukan. SOP tidak dapat dirumuskan dengan segelintir orang apalagi yang tidak memahami sistem kerja perusahaan. Setidaknya diperlukan tim khusus yang berkompeten agar SOP yang dibuat sesuai dengan keadaan sebenar perusahaan. Idealnya, SOP disusun oleh sebuah tim yg terdiri atas: 1. Penulis SOP (author) 2. Pelaksana di lapangan (employee) 3. Pengawas lapangan (supervisor) 4. Atasan pengawas (manager). 17

28 Adapun berikut ini beberapa cara yang bisa dijadikan acuan : 1. Pembentukan tim khusus Standar Operasional Prosedur (SOP) Tim terdiri dari tenaga kompeten dari setiap bagian/ divisi perusahaan misalnya manajer pemasaran, manajer support, dan lain-lain. Jika diperlukan, libatkan konsultan jaminan mutu untuk mendapat informasi/ masukan yang tepat. 2. Pembagian tugas tim Tenaga yang telah dibentuk diharuskan memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing untuk memetakan deskripsi kerjanya. 3. Penentuan sasaran penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) Sasaran SOP yaitu divisi-divisi di perusahaan yang memang patut atau perlu menggunakan SOP 4. Penentuan waktu dan tempat penerapan SOP Perkirakan waktu pelaksanaannya setelah verifikasi atau persetujuan atas SOP yang dibuat termasuk tempat yang sesuai yaitu divisi masing-masing. 5. Mendokumentasikan jenis kegiatan operasional setiap divisi Setelah tim memetakan alur kerja setiap divisi yang dipegangnya, catat apa saja jenis kegiatan operasional yang selalu dilakukan. Pencatatan ini dalam bentuk perinci beserta penjelasannya. 6. Menyusun alur kerja, instruksi kerja, dan formulir pendukung Alur kerja berupa bagan alur (flow chart) beserta penjelasannya. Instruksi kerja adalah penjelasan perinci dari alur kerja. Formulir pendukung digunakan sebagai arsip yang akan menjadi bukti otentik kegiatan operasional. 7. Tukar pendapat/ masukan antar sesama tim Saling memberi masukan atau tambahan antar sesama tim. 18

29 8. Libatkan pelaku pelaksana SOP Tindakan ini diperlukan agar pelaksana SOP dapat memberikan masukan atas temuan yang kurang. 9. Evaluasi dan perbaikan jika ada Rekonstruksi atau uji coba Lakukan pengujian SOP setiap divisi untuk mengetahui keefektifannya. 10. Verifikasi dari pihak Quality Management Representative Setelah uji coba dinyatakan tidak ada masalah dalam pelaksanaan, manajer QMR perusahaan berhak memverifikasi dan memberi persetujuan. 11. Umumkan/ sosialisasikan kepada setiap pelaksana SOP Sosialisasi SOP dapat dilakukan dengan adanya rapat yang melibatkan semua divisi untuk memastikan bahwa ketika implementasi memang sudah siap. 12. Pemantauan dan analisis Dalam beberapa bulan ke depan hingga setahun, pemantauan berkala harus selalu dilakukan untuk menilai apakah ada kendala, kriteria yang salah, tidak efektif, dan lain-lain. Standar prosedur disusun ketika: 1. SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan. 2. SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak. 3. Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan trial. 4. Melakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yg bisa diakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan 19

30 pekerja, lokasi berbeda, dan semua yg mempengaruhi lingkungan kerja 5. Meminta masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP secara teratur. Tahap-tahap penyusunan SOP (Standard Operating Procedure) adalah sebagai berikut: 1. Tahap Persiapan Tahap ini ditujukan untuk memahami kebutuhan penyusunan atau pengembangan SOP dan menentukan tindakan yang diperlukan oleh Unit Kerja. Tahap ini terdiri dari 4 (empat) langkah: 1. Mengidentifikasi kebutuhan 2. Mengevaluasi dan menilai kebutuhan 3. Menetapkan kebutuhan 4. Menentukan tindakan Output dari tahap ini adalah keputusan akan tindakan yang dilakukan. 2. Tahap Pembentukan Organisasi Tim Tahap ini ditujukan untuk menetapkan orang atau tim dari unit kerja yang bertanggung jawab dalam melaksanakan tindakan yang telah ditentukan dalam Tahap Persiapan. Tahap ini terdiri dari 5 (lima) langkah yaitu: 1. Menetapkan orang atau tim dari unit kerja yang bertanggung jawab sebagai pelaksana 2. Menyusun pembagian tugas pelaksanaan 3. Memilih orang yang menjadi penanggung jawab atas pelaksanaan pada umumnya 4. Menetapkan mekanisme pengendalian pelaksanaan 20

31 5. Membuat pedoman pembagian tugas pekerjaan dan kontrol pekerjaan Output dari tahap ini adalah pembagian tugas pekerjaan dan kontrol pekerjaan. 3. Tahap Perencanaan Tahap ini ditujukan untuk menyusun dan menetapkan strategi, rencana, metodologi dan program kerja yang akan digunakan oleh tim pelaksana. Tahap ini terdiri dari 3 (tiga) langkah yaitu: 1. Menyusun strategi dan metodologi kerja 2. Menyusun perencanan kerja 3. Menyusun pedoman perencanaan dan program kerja secara terperinci Output dari tahap ini adalah pedoman perencanaan dan program kerja secara terperinci. 4. Tahap Penyusunan Tahap ini ditujukan untuk menyusun SOP sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan. Tahap ini terdiri dari 5 (lima) langkah yaitu: 1. Mengumpulkan informasi terkait yaitu metode pendekatan sistem atau risiko kegiatan 2. Mengumpulkan informasi terkait lainnya yaitu alur otorisasi, kebijakan, pihak yang terlibat, formulir, keterkaitan dengan prosedur lain 3. Menetapakan metode dan teknik penulisan SOP 4. Menulis SOP 5. Membuat draft pedoman SOP Output dari tahapan ini adalah draft pedoman SOP. 21

32 5. Tahap Uji Coba Tahap ini ditujukan untuk menguji coba draft pedoman SOP. Tahap ini terdiri dari 4 (empat) langkah yaitu: 1. Merancang metodologi uji coba 2. Mempersiapkan tim pelaksana uji coba 3. Melaksanakan uji coba 4. Menyusun laporan hasil uji coba Output dari tahap ini adalah laporan hasil uji coba yang digunakan untuk menyempurnakan draft pedoman SOP. 6. Tahap Penyempurnaaan Tahap ini ditujukan untuk menyempurnakan pedoman SOP berdasarkan laporan hasil uji coba. Tahap ini terdiri dari 5 (lima) langkah yaitu: 1. Membahas laporan hasil uji coba 2. Merancang langkah penyempurnaan pedoman SOP 3. Menyusun pembagian tugas penyempurnaan 4. Melaksanakan penyempurnaan 5. Menyusun final pedoman SOP. Output dari tahap ini adalah final pedoman SOP yang dapat digunakan sebagai pedoman standar dalam unit kerja. 7. Tahap Implementasi Tahap ini merupakan tahap implementasi pedoman SOP secara standar dalam organisasi. Tahap ini terdiri dari 4 (empat) langkah yaitu: 1. Menetapkan metodologi dan materi implementasi 2. Menetapkan tim pelaksana implementasi 3. Melaksanakan implementasi 22

33 4. Menyusun laporan implementasi Output dari tahapan ini adalah laporan implementasi yang digunakan sebagai dasar dalam tahap pemeliharaan dan audit. 8. Tahap Pemeliharaan dan Audit Tahap ini adalah tahap akhir dari seluruh tahap teknis penyusunan SOP dan ditujukan untuk pemeliharaan dan audit setelah implementasi SOP selama periode tertentu. Tahap ini terdiri dari 7 (tujuh) langkah yaitu: 1. Merencanakan kegiatan pemeliharaan dan audit atas pedoman SOP yang diterapkan 2. Membentuk tim pemeliharaan dan audit 3. Melaksanakan pemeliharaan dan audit 4. Membuat laporan pemeliharaan dan audit 5. Menyimpulkan temuan-temuan dan menyusun perencanaan perbaikan 6. Melakukan perbaikan sesegera mungkin jika perbaikan dilakukan kecil dan sifatnya rutin 7. Melaksanakan tahap-tahap penyusunan SOP dari awal jika perbaikan yang diperlukan besar dan bersifat tidak rutin. Output dari tahap ini adalah laporan perbaikan rutin dan laporan perbaikan besar untuk SOP Masukan Dari Anggota Tim Dicatat Mencatat dapat diartikan sebagai praktek merekam informasi yg didapat dari sumber luar seperti diskusi atau kuliah. Mencatat dengan efektif mencakup tiga hal, (1) mampu mengidentifikasi gagasan utama dan hubungan antar gagasan tersebut dalam suatu paparan, (2) mampu 23

34 memahami makna dibalik gagasan-gagasan tersebut, (3) mampu menyajikan gagasan-gagasan tersebut dengan bahasa anda sendiri. Mencatat mempunyai tujuan, yaitu: 1. Mencatat untuk menghapal Pada umumnya jika kita memerlukan mencatat untuk menghapalnya, maka catatan yang dibuat berbentuk outline. Formatnya tersusun secara berurutan ke bawah serta penomorannya, ini adalah bentuk yang lazim. Kelebihannya: Bahan tersusun secara berurutan dan tampak sistematik Kalimat atau penjelasan dapat di tulis panjang lebar. Kelemahannya: Kesulitan memasukkan materi-materi sejenis pada nomornya karena tidak ada lagi ruang Tidak dapat dilihat keseluruhan sekaligus Sulit melihat kaitan-kaitan antar bahasan atau sub bahasan Membosankan dan sering kali ada hal-hal yang terlewatkan. 2. Mencatat untuk mengingat Keperluan mencatat yang sesungguhnya adalah untuk mengingat kembali dengan baik materi yang disampaikan oleh pembicara dalam diskusi atau materi bacaan yang telah dibaca. Mencatat untuk keperluan semacam ini merupakan proses belajar dengan tingkat perhatian lebih tinggi dari pada untuk keperluan menghapal. Kita dapat mengingat sesuatu dengan baik apabila kita punya kesan terhadapnya. Peristiwa yang mengharuskan dapat kita ingat 24

35 dengan baik karena meninggalkan kesan yang mendalam. Begitu juga sesuatu yang membuat kita senang, ataupun sangat marah. Selama kita memperhatikan pembicara dalam diskusi menerangkan materi dan pembicaraan membahas materi diskusi sewaktu itu pula dalam otak kita terjalin pemikiran, kesan, reaksi dan kepedulian terhadap hal-hal yang kita perhatian. Hal ini umumnya tidak kita sadari, sehingga kita abaikan dan lupakan. Untuk menghasilkan catatan yang berdaya guna, maka perlu menguasai kiat dan teknik mencatat. Kiat-kiat mencatat adalah sebagai berikut: 1. Menjajaki informasi awal Alangkah baiknya jika sebelum mendengarkan penjelasan tentang suatu pokok pembahasan, kita telah mengetahui banyak sedikitnya tentang materi tersebut. Caranya dengan membaca sepintas lalu buku-buku atau dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pokok-pokok bahasan yang akan didiskusikan. Dengan cara ini akan dengan mudah memahami materi pembahasan secara menyeluruh, karena telah mempunyai gambaran sebelumnya. kita dapat meletakkan dengan tepat gagasan-gagasan penting dalam materi yang lebih luas. 2. Mendengarkan Secara Aktif Agar dapat mendengar aktif selama mencatat dalam diskusi, munculkan pertanyaan pada diri sendiri ketika mendengarkan penjelaskan materi diskusi. Hal ini tidak saja menjadikan kita aktif, tetapi juga memudahkan kita mencatat uraian-uraian materi. Pertanyaan-pertanyaan kritis seperti berikut ini: 25

36 a) Masalah apa yang diuraikan? b) Apa hubungan topik yang itu dengan masalah yang ini? 3. Memperhatikan secara aktif Aktifkan perhatian kepada pembicara. Hal yang dapat diperhatikan: Expresi wajah, gerak gerik, gerakan tubuh lainnya; Tinggi-rendah nada suara; Hal-hal yang ditulis di papan tulis. 4. Menambahkan gambar dan kode Gambar, kode dan spidol dengan cepat mengingatkan kita pada penting tidaknya gagasan tentang dan materi yang diterangkan, buat saja gambar-gambar yang mempunyai arti tertentu bagi kita masing-masing, karena catatan kita untuk kepentingan kita sendiri, maka arti gambar yang kita buat, tidak apa-apa hanya kita sendiri yang tahu. Teknik mencatat diperlukan agar mendapatkan catatan yang berdaya guna. Teknik mencatat yang efektif terbagi dua yaitu: 1. Catatan TS Catatan TS adalah singkatan dari catatan Tulis dan Susun, catatan ini membuat siswa berkonsentrasi dengan memanfaatkan tulisantulisan tentang pikiran-pikiran dan menyadarinya sebagai bagian dari proses belajar serta menyertakan asosiasi yang terkait dengan emosi yang bermanfaat dalam proses mengingat. 2. Mind Map Peta pikiran merupakan salah satu dari bentuk pencatatan dalam bentuk organizer grafik. Teknik ini lahir dari ide tentang sifat kerja otak yang memiliki karakteristik dan pola tertentu dalam 26

37 memproses setiap informasi. Peta pikiran merekam informasi ke dalam bentuk kata kunci, gambar, simbol, dan sebagainya membentuk pola informasi yang memetakan. Beberapa gaya pencatatan standar di antaranya : 1. Gaya kalimat atau naratif yang terdiri dari tulisan apapun yang akan dikomunikasikan dalam bentuk naratif 2. Gaya daftar yang menyertakan menuliskan ide ketika ide itu muncul 3. Gaya garis besar atau alfabet yang terdiri dari membuat catatan dalam urutan yang terdiri dari kategori utama dan sub kategori. Teknik mencatat standar merupakan pencatatan yang lazim dan telah lama digunakan. Teknik mencatat ini adalah bentuk catatan dengan pola memanjang ke bawah mengikuti alur garis pada kertas. Dalam Quantum Learning, model mencatat seperti ini disebut catatan, tulis-susun. Caranya adalah sebagai berikut: 1. Buatlah garis vertikal, kira-kira sepertiga bagian dari tepi kanan lembaran buku catatan. Sisi kiri adalah untuk menuliskan materi yang kita catat; sisi kanan adalah untuk menyusun hal-hal yang berkembang di bawah sadar kita selama kegiatan mencatat. 2. Pada sisi kiri, tulis poin-poin penting yang akan disampaikan oleh pembicara, atau pengarang buku yang dibaca, Istilah, bagan, diagram. Inilah materi yang kita catat. Pada sisi ini kita harus membatasi diri hanya mencatat hal-hal yang disampaikan. 3. Pada sisi kanan, perasaan, reaksi, pertanyaan, kepedulian kita tentang materi yang kita catat di sisi kiri. Di sisi ini kita bisa menulis apa saja yang muncul di pikiran dan perasaan kita. 27

38 Catatan pada sisi kanan akan membantu kita memusatkan konsentrasi atau mengalihkan kembali perhatian pada apa yang sedang dikatakan pembicara. Nantinya akan bermanfaat untuk: Memahami dan mengingatkan kita pada maksud catatan; Mengingat hal-hal yang ingin kita periksa ulang; Mendesak kita untuk mencari sumber atau referensi; Memilih hal-hal yang sangat penting bagi kita ketika mendengarnya. Metode mencatat yang lain adalah metode Cornell. Tata cara mencatat menggunakan metode Cornell adalah dengan membagi lembar catatan menjadi 3 bagian yaitu satu bagian yang agak kecil di sisi kiri kertas untuk mencatat kata kunci atau pertanyaan, satu bagian lagi yang paling besar di sisi kanan untuk mencatat informasi, dan terakhir di bagian bawah untuk ringkasan, seperti di gambar 1.1. Isilah setiap bagian sesuai petunjuk berikut: Bagian catatan (yang paling besar) digunakan untuk mencatat gagasan utama dari materi kuliah atau bacaan. Siapkan beberapa baris kosong untuk diisi dengan catatan tambahan atau pertanyaan. Catatlah semua materi di bagian ini. Bagian kata kunci (yang kecil) digunakan setelah selesai mencatat. Isilah bagian ini dengan kata kunci atau pertanyaan untuk menjelaskan definisi, menunjukkan keterkaitan, dan menggambarkan kontinuitas. Bagian ringkasan digunakan setelah menulis kata kunci. Isilah bagian ini dengan 2-4 kalimat untuk meringkas materi yang sudah dicatat. 28

39 Gambar 1.1 Metode Cornell Hasil Kinerja Tim Dievaluasi Penilaian kinerja adalah sistem formal untuk meninjau dan mengevaluasi kinerja para individu atau tim dalam menjalankan tugasnya. Penilaian kinerja melibatkan evaluasi kinerja yang didasarkan pada penilaian dan pendapat dari para bawahan, rekan kerja, atasan, manajer lainnya, dan bahkan karyawan itu sendiri. Fungsi evaluasi kinerja adalah sebagai berikut: 1. Memberikan balikan kepada pegawai ternilai mengenai kinerjanya; 2. Alat promosi dan demosi; 3. Alat memotivasi ternilai; 4. Sebagai alat pemutusan hubungan kerja dan merampingkan organisasi; 5. Menyediakan alasan hukum untuk pengambilan keputusan personalia; 29

40 6. Penentuan dan pengukuran tujuan kinerja; 7. Konseling kinerja buruk; 8. Mendukung perencanaan sumber daya manusia; 9. Menentukan kebutuhan pengembangan SDM; 10. Merencanakan dan memvalidasi perekrutan tenaga baru; 11. Alat manajemen kinerja organisasi; 12. Pemberdayaan pegawai; 13. Menghukum anggota; 14. Penelitian. Evaluasi kinerja sangat diperlukan dan merupakan bagian yang esensial dari manajemen, khususnya manajemen Sumber Daya Manusia (SDM). Penilaian kinerja pada awalnya merupakan bagian dari kegiatan pengorganisasian dan pengontrolan. Evaluasi kinerja kemudian merupakan bagian dari manajemen kinerja (performance management). Untuk mengambil keputusan mengenai SDM seperti kenaikan gaji, pengangkatan dalam jabatan dan pengembangan karier. Belum ada alat lain untuk pengambilan keputusan dalam manajemen SDM, kecuali evaluasi kinerja. Kinerja (performance) pada dasarnya adalah apa yang dilakukan atau tidak dilakukan oleh karyawan. Kinerja karyawan yang umum untuk kebanyakan pekerjaan meliputi elemen sebagai berikut: 1. Kuantitas dari hasil 2. Kualitas dari hasil 3. Ketepatan waktu dari hasil 4. Kehadiran 5. Kemampuan bekerja sama. 30

41 Dimensi lain dari kinerja di luar beberapa yang umum ini dapat diterapkan pada berbagai pekerjaan. Kriteria pekerjaan (job criteria) atau dimensi yang spesifik dari kinerja pekerjaan akan mengidentifikasi elemen yang paling penting dalam pekerjaan tersebut. Sebagai contoh, pekerjaan seorang dosen perguruan tinggi mungkin meliputi kriteria pekerjaan mengajar, riset, dan pelayanan. Kriteria pekerjaan adalah faktor paling penting yang dilakukan orang dalam pekerjaan mereka karena mendefinisikan apa yang dibayar organisasi untuk dilakukan oleh karyawan. Oleh karena itu, kinerja dari individu pada kriteria pekerjaan harus diukur dan dibandingkan terhadap standar, dan kemudian hasilnya dikomunikasikan kepada karyawan. Sebagian besar pekerjaan mempunyai lebih dari satu kriteria pekerjaan atau dimensi, seringkali individu tertentu menunjukkan kinerja yang lebih baik pada beberapa kriteria pekerjaan tertentu dibandingkan yang lainnya. Di samping itu, beberapa kriteria mungkin lebih penting dari pada yang lainnya bagi organisasi. Bobot dapat digunakan untuk menunjukkan kepentingan relatif dari beberapa kriteria pekerjaan dalam satu pekerjaan Hasil Kinerja Tim Yang Tidak Sesuai Diperbaiki Tim Kerja yang efektif akan memperbaiki proses kerja dan produktivitas. Pentingnya tim kerja yang efektif menjadi dasar pengembangan organisasi dan manajemen strategi yang baik. Kategori yang berhubungan dengan efektivitas tim adalah variabel proses. Variabel-variabel proses terdiri atas komitmen setiap anggota tim terhadap tujuan, pembentukan sasaran tim secara khusus, efikasi tim, manajemen konflik yang terorganisasi baik, serta pengurangan social loafing. 31

42 1. Tujuan Bersama. Tim yang efektif harus punya tujuan bersama sekaligus bermakna, berfungsi sebagai arahan, momentum, dan komitmen di antara anggotanya. Tujuan ini dapat diibaratkan sebuah visi. Ia lebih luas ketimbang sasaran tertentu saja. 2. Sasaran Spesifik. Tim yang sukses adalah yang mampu menerjemahkan tujuan bersama mereka ke dalam sasaran kinerja yang realistik, spesifik, dan bermakna. 3. Efikasi Tim. Tim yang efektif punya kepercayaan diri. Mereka yakin mereka akan berhasil. Hanya sukses yang mampu melahirkan sukses. Tim yang telah sukses meningkat keyakinan mereka untuk meraih sukses di masa datang. Kesuksesan akan memotivasi mereka lebih keras lagi untuk mencapai kesuksesan yang lebih besar. 4. Tingkat Konflik. Konflik dalam tim tidak selamanya buruk. Tim yang sama sekali tidak pernah terlibat konflik akan berhenti dan apatis. Jadi, konflik sebenarnya meningkatkan efektivitas tim, kendati tidak semua konflik punya pengaruh positif. Konflik hubungan yang berdasarkan ketidaknyamanan antar individu, ketegangan, dan permusuhan terhadap orang lain selalu bersifat disfungsi, merugikan. Kendati begitu, pada tim yang menunjukkan kegiatan non rutin, ketidaksetujuan antar anggota seputar pekerjaan tidak terlampau punya daya rusak tinggi. 5. Social Loafing. Individu dapat bersembunyi di dalam kelompok. Mereka dapat terlibat dalam social loafing dalam upaya kelompok karena kontribusi individu tidak bisa diidentifikasi secara mudah. Tim yang efektif menggarisbawahi kecenderungan ini dengan menahan mereka yang akuntabel baik di tingkat individu ataupun tim. 32

43 Ciri-ciri tim yang memiliki kinerja tinggi, yaitu : 1. Seluruh anggota mempunyai tekad menyelesaikan tujuan atau misi yang dikembangkannya. 2. Tim bekerja dalam lingkungan yang anggotanya saling terbuka dan percaya satu sama lainnya. 3. Seluruh anggota merasa memiliki tim, dan secara sukarela mereka berpartisipasi di dalamnya. 4. Anggota terdiri atas orang dengan pengalaman, gagasan, pandangan, yang berbeda, dan perbedaan ini dihargai. 5. Semua anggota tim secara terus menerus belajar dan memperbaiki dirinya. Hal ini membantu meningkatkan kemampuan tim dalam memecahkan persoalan. 6. Semua anggota tim mengerti peranan dan tanggung-jawabnya, saling menghargai satu sama lainnya. 7. Keputusan diambil berdasarkan konsensus. 8. Setiap anggota tim berkomunikasi secara terbuka, langsung, dan saling mendengarkan satu sama lainnya secara obyektif dan penuh kesabaran. 9. Tim dapat menangani konflik tanpa harus memunculkan permusuhan. 10. Pimpinan tim, apakah temporer atau tetap, mempraktekan gaya kepemimpinan partisipatif. Dalam membangun kepercayaan dalam tim, manajer memiliki 3 cara untuk meningkatkan kekompakan, yaitu: 1. Memperkenalkan persaingan, konflik dengan individu luar atau kelompok lain seringkali meningkatkan kekompakan tim. 33

44 2. Meningkatkan ketertarikan antar pribadi, orang cenderung bergabung dengan tim yang anggotanya mereka kenal atau mereka kagumi. 3. Meningkatkan interaksi, walaupun kita jarang dapat selalu menyukai semua orang yang bekerjasama dengan kita, tetapi dengan meningkatnya interaksi dengan kita, dapat memperbaiki persahabatan dan komunikasi. Selain proses kerja perlu juga diperhatikan mengenai produktivitas kerja. Karyawan yang tinggi adalah idaman setiap manager, tetapi bukan hal mudah meningkatkan produktivitas kerja karyawan. Menuntut terus menerus karyawan tanpa melihat kondisi mereka bukanlah hal bijaksana, malah dapat membuat karyawan patah semangat atau kondisi fisiknya menurun. Berikut beberapa cara untuk menyiasati meningkatkan produktivitas kerja dan kinerja karyawan: 1. Lingkungan Kerja. Lingkungan kerja sangat mempengaruhi produktivitas kerja karyawan, bahkan mungkin menjadi salah satu pertimbangan besar calon karyawan ketika melamar. Untuk meningkatkan produktivitas kerja karyawan ciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan nyaman, baik itu lingkungan fisik maupun lingkungan psikologis. Lakukan desain ulang, dengar suara karyawan dan konsultasikan keadaan lingkungan kerja kepada konsultan yang kompeten agar mendapatkan desain lingkungan kerja yang mengoptimalkan kondisi kerja karyawan serta nyaman. Perkantoran pusat Google.Inc di Amerika merupakan salah satu kantor idaman para karyawan, tersedia lingkungan hijau di tengah-tengah kantor serta 34

45 tersedia fasilitas penitipan anak. Dari segi psiokogis, kondisi yang kondusif dapat dicapai dengan hubungan antar tim kerja yang baik dan menyenangkan serta menghindari konflik di kantor. Sesekali buat kebiasaan senyum bagi sesama karyawan atau outbound bersama untuk meningkatkan kekompakan. Banyak kasus, karyawan dapat mentolerir kondisi fisik yang kurang memadai asalkan suasana kerja yang nyaman dan menyenangkan. 2. Atasan Yang Terbuka dan Dihormati. Tidak dapat dipungkiri faktor atasan merupakan faktor penting yang menetukan produktivitas kerja karyawan. Respek karyawan tidak dapat diperoleh dengan sikap atasan yang arogan. Sebaliknya hubungan di kantor yang terlalu akrab antara atasan dan bawahan juga dapat mengakibatkan karyawan kebablasan. Meski cukup sulit untuk dilakukan, hubungan atasan bawahan harus hangat, terbuka dan komunikatif. Tetapi tetap ada ruang untuk menyelia bawahan. Atasan yang baik mestinya terbuka memuji kinerja bawahan yang baik dan memberikan kritik membangun bilamana diperlukan. 3. Penghargaan. Setiap orang butuh penghargaan atas kerja kerasnya. Adanya penghargaan khusus/ tertentu baik kepada perorangan maupun tim akan menimbulkan persaingan sehat di antara karyawan dan meningkatkan produktivitas kerja. Penghargaan dapat berupa bonus, hadiah atau promosi kerja. Karyawan akan meningkat produktivitasnya bila ia dapat menikmati pekerjaanya dan bekerja dengan senang hati. 35

46 1.3. Melakukan Koordinasi Anggota Tim Suatu organisasi perlu melakukan koordinasi untuk mencapai azas tujuan organisasi dan azas kesatuan tujuan yang merupakan bagian dari azas-azas organisasi. Tujuan organisasi harus jelas dan rasional; apakah bertujuan untuk mendapatkan laba ataukah untuk memberikan pelayanan. Hal ini merupakan bagian penting dalam menentukan struktur organisasi. Suatu organisasi harus ada kesatuan yang ingin dicapai. Organisasi secara keseluruhan dan tiap-tiap bagiannya harus berusaha untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam suatu organisasi, anggota organisasi dibagi menjadi beberapa bagian sesuai fungsi, tugas dan tingkatannya masing-masing. Kerjasama (team work) merupakan suatu kegiatan yang saling membantu antar sesama anggota organisasi yang dilakukan bersama untuk mencapai tujuan bersama. Tujuan bersama suatu organisasi merupakan arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan merupakan titik akhir dari apa yang diharapkan atau dicapai dalam organisasi. Setiap anggota sebuah organisasi harus mempunyai tujuan yang sama agar organisasi tersebut dapat berjalan sesuai dengan keinginan bersama. Penyelenggaraan kerja tim dilakukan karena pada saat sekarang ini tekanan-tekanan persaingan yang semakin meningkat, para ahli menyatakan bahwa keberhasilan organisasi akan semakin bergantung pada kerja tim daripada bergantung pada individual-individual yang menonjol. Konsep tim maknanya terletak pada ekspresi yang menggambarkan munculnya sinergi pada orang-orang yang mengikatkan diri dalam kelompok yang disebut dengan tim. Tracy (2006) menyatakan bahwa, Kerja tim merupakan kegiatan yang dikelola dan dilakukan sekelompok orang yang tergabung dalam satu organisasi. Kerja tim dapat meningkatkan kerja sama dan 36

47 komunikasi di dalam dan di antara bagian-bagian perusahaan. Biasanya kerja tim beranggotakan orang-orang yang memiliki perbedaan keahlian sehingga dijadikan kekuatan dalam mencapai tujuan perusahaan. Pernyataan di atas diperkuat Dewi (2007), Kerja tim (teamwork) adalah bentuk kerja dalam kelompok yang harus diorganisasi dan dikelola dengan baik. Tim beranggotakan orang-orang yang memiliki keahlian yang berbeda-beda dan dikoordinasikan untuk bekerja sama dengan pimpinan. Terjadi saling ketergantungan yang kuat satu sama lain untuk mencapai sebuah tujuan atau menyelesaikan sebuah tugas. Dengan melakukan kerja tim diharapkan hasilnya melebihi jika dikerjakan secara perorangan. Sebuah perusahaan dengan jumlah orang yang sama, mengerjakan tugas yang sama dengan teknologi yang sama, berhasil meningkatkan produktivitas secara luar biasa dengan menetapkan kondisi orang bersedia memberikan yang terbaik dari yang dimilikinya dan bekerja bersama di dalam tim. Dalam kerja tim biasanya anggota berupaya maksimal mengerahkan kemampuan dan potensi yang dimilikinya, bila mereka diberdayakan dengan baik. Oleh karena itu kerja tim disebut juga sebagai kekuatan dalam mengelola proses kerja dalam mencapai tujuan. Kerja tim sebagai proses kerja dinyatakan Buchholz (2000), Kerja tim adalah proses kerja dalam kelompok dengan adanya kepemimpinan yang partisipatif, tanggung jawab yang terbagi, penyamaan tujuan, komunikasi yang intensif, fokus pada masa depan, fokus pada tugas, bakat kreatif dan tanggapan yang cepat untuk mencapai tujuan organisasi. Proses kerja dalam tim perlu dikelola dengan baik, oleh karena itu dibutuhkan kepemimpinan. Kepemimpinan sangat mendukung 37

48 keberhasilan dalam kerja tim, sebab peranannya dapat menyatukan misi dan mendorong interaksi antar anggota agar lebih berkontribusi dengan maksimal. Pimpinan tim yang efektif mendorong timnya agar lebih berkinerja. Pimpinan harus mampu mengelola perbedaan kemampuan, bakat dan keahlian anggotanya dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Durbin, 2005). Berdasarkan definisi kerja tim yang dinyatakan Buchholz (2000) maka indikator-indikator kerja tim sebagai berikut : 1. Kepemimpinan partisipatif (participative leadership), yaitu terciptanya kebebasan dengan mendorong, memberikan kebebasan memimpin dan melayani orang lain. 2. Tanggung jawab yang dibagikan (shared responsibility), yaitu terciptanya lingkungan yang menjadikan anggota tim merasa bertanggung jawab seperti tanggung jawab seorang manajer dalam pelaksanaan unit kerja. 3. Penyamaan tujuan (aligned on purpose), yaitu memiliki rasa tujuan yang sama sebagaimana dalam tujuan awal dan fungsi pembentukan tim. 4. Komunikasi yang intensif (intensive communication) yaitu terciptanya iklim kepercayaan dan komunikasi yang terbuka serta jujur. 5. Fokus pada masa yang akan datang (future focused), yaitu adanya perubahan sebagai sebuah kesempatan untuk berkembang (tumbuh). 6. Fokus pada tugas (focused on task), yaitu terciptanya fokus perhatian anggota tim pada tugas-tugas yang dilaksanakan. 38

49 7. Pengerahan bakat (talents), yaitu adanya perubahan rintanganrintangan secara kreatif menjadi daya cipta dan penerapan bakat serta kemampuan individu. 8. Tanggapan yang cepat (rapid response), yaitu adanya pengidentifikasian dan pelaksanaan setiap respon secara cepat. Mangkuprawira (2009) menyatakan bahwa Kerja Tim terdiri dari sekumpulan karyawan yang dikoordinasi oleh ketua tim dan atau seorang manajer. Pada umumnya kerja tim dibentuk sebagai suatu kebutuhan organisasi agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Dengan kerja tim diharapkan fungsi kontrol akan berjalan lebih efektif dan efisien. Konflik-konflik atau deviasi kerja bisa ditekan seminim mungkin dengan kepemimpinan yang kuat dari seorang manajer. Mekanisme hubungan sesama mitra kerja pun dapat berjalan intensif. Ketangguhan sebuah tim kerja dicirikan oleh orang-orang terpilih yang menduduki posisi tertentu dan mampu menjalankan tugas sesuai dengan kompetensinya. Keberhasilan tim merupakan akumulasi dari proses dan prestasi kerja setiap karyawan. Hal ini merupakan tugas dan hasil kolektif dalam suatu sistem kerja yang sinergis. Semakin tinggi kekuatan sinergitas di antara karyawan dan manajer semakin tinggi kekuatan sebuah tim. Tingkat kesalahan dalam pekerjaan pun dapat ditekan sekecil mungkin. Sopiah (2008) menyatakan bahwa, Ada 6 (enam) karakteristik tim yang sukses yaitu 1) mempunyai komitmen terhadap tujuan bersama, 2) menegakkan tujuan spesifik, 3) kepemimpinan dan struktur, 4) menghindari kemalasan sosial dan tanggung jawab, 5) evaluasi kinerja dan sistem ganjaran yang benar, dan 6) mengembangkan kepercayaan timbal balik. 39

50 Selain karakteristik tersebut, Mangkuprawira (2009) menyatakan bahwa, Ciri-ciri yang mencerminkan terdapatnya keberhasilan sebuah kerja tim yang meliputi : 1. Kesamaan visi dan misi kerja, yaitu para karyawan dan manajer memiliki sudut pandang yang relatif sama dalam mengerjakan tugas perusahaan. Orientasi dan fokusnya pada proses dan hasil. Walau debat di antara karyawan tidak bisa dihindarkan namun selalu diarahkan pada bagaimana target hasil bisa dicapai. Perbedaan pendapat dianggap sebagai sesuatu yang wajar. 2. Prioritas perhatian dan tindakan pada sesuatu yang terbaik buat organisasi yaitu tim memandang baik buruknya kinerja perusahaan merupakan akumulasi dari kinerja tim. Sementara kalau perusahaan memiliki kinerja (profitability) yang baik maka akan berpengaruh terhadap kompensasi yang diberikan kepada karyawan. Semakin besar kompensasi semakin puas karyawan dalam bekerja. Pada gilirannya kinerja karyawan juga akan meningkat. Untuk itu tim yang baik adalah tim yang mampu mempertahankan bahkan mencapai tujuan organisasi yang lebih besar secara taat asas (konsisten). 3. Karyawan berkomitmen tinggi pada pekerjaan, yaitu pada umumnya tim yang kuat dicerminkan pula oleh kekuatan kepentingan para karyawannya. Tanggung jawab dan hak dibuat sedemikian rupa secara seimbang. Mereka tidak saja bekerja untuk kepenting anmemperoleh taraf kehidupan keluarga yang semakin baik tetapi juga buat kesehatan organisasi. 4. Tim yang kuat sebagai magnet talenta, yaitu dalam bekerja, setiap anggota tidak lepas dari suasana kompetisi sesama mitra 40

51 kerja. Idealnya setiap orang ingin siap untuk demikian, namun dalam kenyataannya ada saja yang tidak bisa dan tidak biasa bekerja keras Ruang Lingkup Masing-Masing Anggota Tim Ditetapkan Penetapan ruang lingkup masing-masing anggota tim harus sesuai dengan azas pembagian kerja dan azas penempatan personalia. Azas pembagian kerja merupakan pengelompokan tugas-tugas, pekerjaan atau kegiatan-kegiatan yang sama ke dalam satu unit kerja hendaknya didasarkan atas eratnya hubungan pekerjaan tersebut. Azas penempatan personalia merupakan penempatan orang-orang pada setiap jabatan harus didasarkan atas kecakapan, keahlian dan keterampilannya (the right man, in the right job) : mismanagement penempatan harus dihindarkan. Efektivitas organisasi yang optimal memerlukan penempatan karyawan yang tepat. Untuk itu harus dilakukan seleksi yang objektif dan berpedoman atas job specification dari jabatan yang akan diisinya. Kerja tim merupakan sarana yang sangat baik dalam menggabungkan berbagai talenta dan dapat memberikan solusi inovatif suatu pendekatan yang mapan. Selain itu keterampilan dan pengetahuan yang beraneka ragam yang dimiliki oleh anggota kelompok juga merupakan nilai tambah yang membuat teamwork lebih menguntungkan jika dibandingkan seorang individu yang brilian sekalipun. Sebuah tim dapat dilihat sebagai suatu unit yang mengatur dirinya sendiri. Rentangan keterampilan dan pengetahuan yang dimiliki anggota dan self monitoring yang ditunjukkan oleh masing-masing tim memungkinkan untuk diberikan suatu tugas dan tanggung jawab. Bahkan ketika suatu masalah tersebut dapat diputuskan oleh satu orang saja, melibatkan teamwork akan memberikan beberapa keuntungan. 41

52 Keuntungan tersebut adalah pertama, keputusan yang dibuat secara bersama-sama akan meningkatkan motivasi tim dalam pelaksanaannya. Kedua, keputusan bersama akan lebih mudah dipahami oleh tim dibandingkan jika hanya mengandalkan keputusan dari satu orang saja. Berdasarkan perspektif individu, dengan masuknya individu tersebut ke dalam suatu kelompok, maka hal tersebut akan menambah semangat juang/ motivasi untuk mencapai suatu prestasi yang mungkin tidak akan pernah dapat dicapai seorang diri oleh individu tersebut. Hal ini dapat terjadi karena tim mendorong setiap anggotanya untuk memiliki wewenang dan tanggung jawab sehingga meningkatkan harga diri setiap orang. Keberadaan seseorang akan lebih bernilai apabila ia dapat memberi kontribusi pada tim, dan anggota tim juga menghargai kontribusinya berupa tenaga dan pikirannya (West, 2002) Pendekatan Kerjasama Antar Anggota Tim Dilakukan Pendekatan kerjasama antar anggota tim harus sesuai dengan azas koordinasi. Azas koordinasi merupakan rangkaian dari azas-azas organisasi lainnya. Koordinasi dimaksudkan untuk mensinkronkan dan mengintegrasikan segala tindakan, supaya terarah pada sasaran yang ingin dicapai. Keberhasilan pimpinan dalam tim dalam melakukan pendekatan kerjasama akan lebih meningkat produktivitas anggotanya, dengan menetapkan kondisi orang bersedia memberikan yang terbaik dari diri mereka. Oleh karena itu pimpinan dan anggota tim harus bekerja secara sinergis agar terwujud tim yang efektif. West (2002) merinci ada 4 (empat) kekuatan dalam membangun tim yang efektif, yaitu : 42

53 1. Kelompok hendaknya mempunyai tugas-tugas yang menarik secara intrinsik agar berhasil. Anggota tim akan bekerja lebih keras jika tugas-tugas yang harus dikerjakannya secara intrinsik menarik minat, memotivasi, menantang, dan menyenangkan. 2. Individu seharusnya merasa dirinya penting bagi nasib kelompok. Satu hal yang akan menjadikan anggota tim bahwa kerjanya sangat penting bagi kelangsungan nasib kelompoknya adalah melalui penggunaan teknik penjelasan peran (role clarification) dan negosiasi (negotiation). 3. Kontribusi individual seharusnya sangat diperlukan, unik, dan teruji. Dampak keengganan sosial sangat berkurang pada anggota tim yang merasa kerja mereka bermanfaat bagi keberhasilan tim secara menyeluruh. 4. Seharusnya ada tujuan tim yang jelas dengan umpan balik kinerja yang tetap. Penting bagi para individu mempunyai tujuan yang jelas dan umpan balik kinerja (performance feedback) yang sama pentingnya bagi tim secara keseluruhan. Tujuan dapat berfungsi sebagai motivator keberhasilan tim jika umpan balik kinerja tercapai secara akurat. Anggota tim juga berperan dalam membangun kerja tim yang efektif seperti yang diutarakan oleh Williams (2008) mengenai 5 hal yang menunjukkan peranan anggota dalam membangun kerja tim yang efektif : 1. Para anggota mengerti dengan baik tujuan tim dan hanya dapat dicapai dengan baik pula dengan dukungan bersama, dan oleh karena itu mempunyai rasa saling ketergantungan, rasa saling memiliki tim dalam melaksanakan tugas. 43

54 2. Para anggota menyumbang keberhasilan tim dengan menerapkan bakat dan pengetahuannya untuk sasaran tim, dapat bekerja dengan secara terbuka, dapat mengekspresikan gagasan, opini dan ketidaksepakatan, peranan dan pertanyaannya disambut dengan baik. 3. Para anggota berusaha mengerti sudut pandang satu sama lain, didorong untuk mengembangkan keterampilannya dan menerapkan pada pekerjaan, untuk itu mendapat dukungan dari tim. 4. Para anggota mengakui bahwa konflik adalah hal yang normal, atau hal yang biasa, dan berusaha memecahkan konflik tersebut dengan cepat dan konstruktif (bersifat memperbaiki). 5. Para anggota berpartisipasi dalam keputusan tim, tetapi mengerti bahwa pemimpin mereka harus membuat peraturan akhir setiap kali tim tidak berhasil membuat suatu keputusan, dan peraturan akhir itu bukan merupakan persesuaian. Pelaksanaan kerja tim secara efektif akan berdampak pada kesuksesan tim dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Oleh karena itu kerja tim harus dikelola dengan baik agar tetap solid. Teamwork yang solid akan memudahkan manajemen dalam mendelegasikan tugas-tugas organisasi. Namun demikian untuk membentuk sebuah tim yang solid dibutuhkan komitmen yang tinggi dari manajemen. Hal terpenting adalah bahwa teamwork harus dilihat sebagai suatu sumber daya yang harus dikembangkan dan dibina sama seperti sumber daya lain yang ada dalam perusahaan. Proses pembentukan, pemeliharaan dan pembinaan teamwork harus dilakukan atas dasar kesadaran penuh dari tim tersebut sehingga segala sesuatu berjalan secara normal sebagai suatu aktivitas 44

55 sebuah teamwork, meskipun pada kondisi tertentu manajemen dapat melakukan intervensi Sumber Daya Yang Efisien Digunakan Penggunaan sumber daya yang efisien harus sesuai dengan azas efisiensi dan azas kesinambungan yang merupakan bagian dari azas-azas organisasi. Azas efisiensi suatu organisasi dalam mencapai tujuannya harus dapat mencapai hasil yang optimal dengan pengorbanan yang minimal. Azas kesinambungan suatu organisasi harus mengusahakan cara-cara untuk menjamin kelangsungan hidupnya. Konsep efisiensi merupakan konsep yang mendasar dan lahir dari konsep ekonomi. Meskipun demikian, konsep mengenai efisiensi dapat didefinisikan dari berbagai sudut pandang dan latar belakang. Pada umumnya, efisiensi dapat diarahkan kepada sebuah konsep tentang pencapaian suatu hasil dengan penggunaan sumber daya secara optimal. Adiwarman A. Karim (2006), membahas bahwa Efficient is doing the things right, yang berarti bahwa melakukan segala hal dengan cara yang tepat untuk mendapatkan hasil yang optimal. Dilihat dari sisi efisiensi teknis, menurut Dinc dan Haynes (1999), efisiensi merupakan kriteria dalam menentukan seberapa besar input yang digunakan untuk menghasilkan output yang diinginkan. Efisiensi artinya melaksanakan dan menghasilkan segala sesuatu dengan tepat, serta efisien juga merupakan perbandingan antara sumber-sumber yang digunakan dengan output yang dihasilkan (Kurtz dan Boone, 1984). Steers, Ungson dan Mowday (1985), mendefinisikan bahwa efisiensi adalah sebuah ukuran akan seberapa besar dan seberapa banyak masukan (input) seperti bahan mentah, modal, dan sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang ditargetkan, seperti 45

56 memenuhi tingkat produksi tertentu. Beberapa faktor yang ikut menentukan keefisienan sebuah perusahaan seperti biaya tenaga kerja, produktivitas pekerja, biaya bahan mentah dan kemajuan teknologi yang dimiliki. Suatu unit kegiatan ekonomi dikatakan efisien secara teknis apabila menghasilkan output maksimal dengan sumber daya tertentu atau memproduksi sejumlah tertentu output menggunakan sumber daya yang minimal. Menurut Kost dan Rosenwig (1979), ada tiga kondisi dapat dikatakan tercapainya efisiensi, yakni (a) Apabila dengan menggunakan input yang sama, dapat menghasilkan output yang lebih besar; (b) atau dengan menggunakan input yang lebih kecil bisa menghasilkan output yang sama; dan (c) dengan menggunakan input yang besar menghasilkan pula output yang lebih besar. Suatu perusahaan dapat dinilai efisien apabila menggunakan jumlah unit input yang lebih sedikit dibandingkan dengan jumlah unit input yang dipergunakan perusahaan lain untuk menghasilkan output yang sama, atau bahkan dapat menghasilkan jumlah output yang lebih besar (Permono dan Darmawan, 2000) Umpan Balik Dari Unjuk Kerja Diberikan Oliver (2007) menyebutkan bahwa feedback disebut sebagai kembali ke titik awal, yang artinya adalah tindakan evaluatif atau korektif terhadap suatu tindakan atau proses tertentu. Menurut Didin Budiman (2009) menyebutkan bahwa feedback atau umpan balik merupakan koreksi terhadap jawaban-jawaban atas respon anak didik dalam mengerjakan tes atau latihan. Menurut Ahmad A.K. Muda (2006) umpan balik adalah tanggapan langsung dari pengamatan sebagai hasil kelakuan individu terhadap individu lainnya. 46

57 Berdasarkan beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa feedback atau umpan balik adalah tindakan konfirmasi, korektif, atau evaluasi terhadap masukan seseorang baik dalam bentuk perkataan maupun aktivitas tertentu. Dapat disimpulkan bahwa kemampuan memberi feedback adalah kesanggupan seseorang untuk menyampaikan konfirmasi, korektif, atau evaluasi terhadap masukan seseorang dalam bentuk perkataan maupun aktivitas tertentu. Terdapat beberapa jenis feedback yang dapat ditahui, Apruebo (2009) membagi feedback menjadi dua jenis, yaitu : a. Intrinsic feedback. Intrinsic feedback berkaitan dengan penilaian diri sendiri, mengenai sikap, perilaku, dan aktivitas yang telah dilakukannya. Contohnya adalah melakukan sesuatu sesuai dengan instruksi orang lain sehingga dapat menilai apakah yang dilakukan sudah sesuai dengan yang seharusnya dilakukan atau belum. b. Extrinsic feedback. Extrinsic feedback berasal dari luar diri seseorang. Contohnya adalah koreksi dari guru terhadap apa yang dilakukan oleh anak didik. Serupa dengan hal tersebut, Adang Suherman (2009) menjelaskan bahwa terdapat empat jenis feedback, antara lain : a. General dan Specific feedback. Jenis feedback ini berkaitan dengan gerakan umum atau tingkah laku anak didik. Bentuk yang biasa digunakan berupa kata-kata, seperti hebat, bagus, mengagumkan, pintar, benar. Hal-hal seperti itu hanya menggambarkan secara umum saja kepada seseorang dan tidak bersifat spesifik. Dengan demikian tidak dapat diketahui 47

58 persis keberhasilan prestasi maupun kesalahan yang dibuat orang tersebut. Specific feedback berkenaan dengan informasi yang menyebabkan penerima wewenang mengetahui apa yang harus dilakukan dan mengetahui bagaimana seharusnya yang dilakukan dengan benar. Jenis feedback ini biasanya diberikan kepada orang yang melakukan kesalahan atau belum tahu cara melakukannya. Contohnya seperti pintar, bisakah lebih rapi melingkarinya? atau dapatkah anda bekerja lebih bagus?. b. Congruent dan Incongruent feedback Congruent dalam Echols J. M. dan Hasan Sadily (2003) memiliki arti sama dan sebangun, sedangkan congruent feedback merupakan aktivitas yang memfokuskan kepada aktivitas belajar yang sedang dipelajari seseorang. Incongruent feedback dapat diartikan sebagai aktivitas dalam pembelajaran yang sudah bukan menjadi pokok tujuan belajar namun masih berkaitan. c. Simple feedback Simple feedback merupakan umpan balik yang hanya fokus kepada satu komponen saja dalam satu waktu. Biasanya mengandung satu atau dua kata kunci yang menggambarkan aktivitas penyempurnaan dan pengulangan. Hal tersebut merupakan feedback dalam pembelajaran saat kegiatan berlangsung. Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan simple feedback ini, seperti pemimpin lebih akurat dalam memberikan feedback karena fokus pada satu komponen saja. Selain itu memudahkan seseorang untuk melakukan 48

59 penyempurnaan pembelajaran dan akan diingatnya terus karena dilakukan berulang-ulang. d. Positive, Netral, dan Negative feedback Positive feedback merupakan umpan balik yang diungkapkan dengan kata-kata bagus, menyenangkan, dan menarik. Netral feedback adalah umpan balik yang tidak merujuk secara khusus kepada orang tertentu, melainkan bisa ditujukan kepada seluruhnya. Negative feedback jarang dianjurkan karena dikhawatirkan dapat memberi gangguan psikologis pada seseorang. Umpan balik (feedback) adalah tanggapan yang diberikan oleh seorang komunikan (penerima pesan) ketika seorang komunikator (pemberi pesan) sedang menyampaikan pesannya. Dalam arti singkat, feedback dapat dikatakan sebagai tanggapan atau respon terhadap suatu pesan. Feedback yang ditimbulkan dari proses komunikasi memberikan gambaran kepada komunikator tentang hasil komunikasi yang dilakukannya. Feedback merupakan satu satunya elemen yang dapat menentukan apakah komunikasi yang telah berlangsung berhasil atau gagal. Feedback bisa berupa respon positif atau respon negatif. Pengirim dan penerima pesan dalam komunikasi tatap muka memiliki kesempatan yang sangat besar untuk memberikan umpan balik secara langsung. Dalam komunikasi tatap muka ini, para partisipan dapat memiliki kesempatan untuk melihat apakah pesan yang disampaikan dipahami dan diikuti atau tidak. 49

60 Berikut ini adalah beberapa hal terkait dengan pentingnya umpan balik (feedback) dalam komunikasi baik dalam lingkungan formal maupun informal : 1. Feedback menyelesaikan keseluruhan proses komunikasi dan membuatnya terus berlanjut. 2. Feedback mendukung proses komunikasi. 3. Feedback membuat seseorang tahu jika seseorang benar-benar memahami apa yang sedengan dikomunikasikan. 4. Feedback adalah dasar untuk mengukur efektivitas komunikasi. 5. Feedback adalah dasar yang baik untuk merencanakan apa yang akan dilakukan selanjutnya, terutama terkait dengan komunikasi dalam bentuk tulisan, misalnya laporan. 6. Komunikasi akan sia-sia tanpa feedback. 7. Feedback membuka jalan unutk menghasilkan ide-ide baru. Bentuk-bentuk feedback terdiri dari : a. Reinforcement (penguatan) Teori belajar Edward Lee Thorndike (2012) mengemukakan bahwa terjadinya asosiasi stimulus dan respon mengikuti tiga hukum, salah satunya adalah The law of effect (hukum pengaruh). Hukum ini menjelaskan bahwa hubungan stimulus respon cenderung diperkuat apabila akibatnya menyenangkan, dan cenderung diperlemah apabila akibatnya tidak memuaskan. Dijelaskan lebih lanjut oleh Sri Esti Wuryani Djiwandono (2008) bahwa teori belajar ini menjadikan penghargaan (reward) sebagai faktor penting yang mempengaruhi semua belajar. Teori belajar menurut Burhrhus Frederic Skinner (2012) menjelaskan mengenai operant conditioning atau pengkondisian 50

61 operan. Operan conditioning merupakan suatu proses penguatan perilaku operan (penguatan positif dan negatif) yang dapat mengakibatkan perilaku tersebut dapat berulang kembali atau menghilang sesuai keinginan. Skinner (2012) menuturkan bahwa unsur terpenting dalam belajar adalah reinforcement. Apruebo (2009) menyebutkan bahwa feedback merupakan sebuah penguatan (reinforcement), dengan mengatakan bahwa reinforcement means any event that increase the probability that a particular response will reoccur under similar consequences. Reinforcement di sini maksudnya adalah pemberian penguatan terhadap peristiwa atau aktivitas yang telah dilaksanakan sehingga tetap mampu dipertahankan ataupun memberikan respon yang serupa pada aktivitas berikutnya supaya dapat meningkat. Hal tersebut dapat meningkatkan maupun menurunkan respon serupa pada aktivitas berikutnya yang sama. Meningkat atau menurunnya respon seseorang dapat dipengaruhi oleh cara pemberian feedback yang tepat atau tidak. Penghargaan (reward) diberikan bersama-sama dengan balikan positif pada performa yang bagus. Pemberian penghargaan ini dapat diberikan kepada orang sebagai bentuk apresiasi, walaupun bentuknya sederhana. Rusman (2011) menyebutkan bahwa reinforcement dibedakan menjadi dua bentuk, yaitu bentuk verbal dan nonverbal. Wina Sanjaya (2009) menambahkan, bentuk verbal ini dibagi lagi menjadi kata-kata pujian atau penghargaan dan kata-kata koreksi. Kata-kata pujian atau penghargaan dapat berupa excellent, ya, bagus, pintar, betul, tepat sekali, dan sebagainya. Kata-kata koreksi seperti hampir tepat, sedikit lagi, dan lain-lain. Kemudian, bentuk non verbal dapat berupa pendekatan, sentuhan, isyarat, maupun 51

62 gerakan seperti: tepuk tangan, acungan jempol, anggukan kepala, senyuman, dan lain-lain. b. Motivation (motivasi) Adanya feedback dapat membuat penerima feedback termotivasi untuk memperbaiki atau meningkatkan prestasi kerjanya, oleh sebab itu feedback perlu dikemas dalam bingkai positif agar tidak terjadi penurunan motivasi (Reid, 2007). c. Punishment (hukuman) Didin Budiman (2009) menyatakan bahwa perilaku seseorang tidak sesuai dengan harapan maka harus ada hukuman. Hal ini dilakukan dengan harapan perilaku itu tidak terjadi dan tidak terulang kembali, serta mengarah kepada tindakan yang sesuai dengan harapan. Punishment itu sendiri lebih bersifat memberikan penilaian buruk dengan perlakuan negatif. Misalnya jawabannya salah, tetapi dapat diganti dengan perlakuan atau kata-kata lebih positif seperti jawabannya belum tepat, dicoba lagi. Rusman (2011) menyebutkan bahwa adanya pemberian reinforcement atau reward akan lebih efektif dibandingkan dengan pemberian punishment. Dijelaskan lebih lanjut bahwa pada dasarnya psikologis individu membutuhkan penghargaan terhadap apa yang sudah dilakukannya. Oleh karena itu, pemberian punishment ini jarang digunakan terlebih dalam dunia pendidikan. Keseluruhan jenis dan bentuk feedback ini, terdapat kemiripan seperti general dengan netral dan positive feedback, motivation dengan reinforcement, serta negative feedback dengan punishment. Apapun jenis dan bentuknya, pemberian feedback dalam pembelajaran hendaknya disesuaikan dengan tahap perkembangan anak didik. 52

63 Selain itu, perlu diberikan variasi dalam pemberian feedback agar tidak merasa bosan. Empat aspek feedback menurut Abuddin Nata (2009) : a. Aspek pengajaran. Orang yang memberikan feedback (misal seorang pemimpin) bertugas sebagai pendidik yang memiliki tanggungjawab untuk mengasuh, mengajar, dan mendidik orang yang diberikan feedback. Feedback diperlukan oleh pemimpin sebagai pendidik untuk dapat membantu mengetahui tingkat keberhasilan dan kegagalan dalam pembelajaran sehingga pemimpin dapat melakukan tindak lanjut terhadap prestasi atau hasil pekerjaan tersebut. b. Aspek bahan ajar. Seorang pemimpin hendaknya menunjukkan bahwa materi feedback dibatasi pada hal-hal yang memang sudah dijelaskan, dan tidak menjangkau pada hal-hal yang belum dijelaskan. c. Aspek bentuk feedback. Adanya interaksi yang terjalin antara pemimpin dan bawahannya akan menimbulkan terjadinya feedback. Apapun bentuk feedback yang diterapkan oleh pemimpin, apabila sesuai dan tepat akan memberikan dampak positif bagi bawahannya. Tugas pemimpin dalam pemberian feedback adalah melakukan berbagai macam variasi bentuk feedback, sehingga diharapkan pembelajaran tidak membosankan dan tetap menarik, serta terdapat informasi, pengetahuan, dan wawasan yang berhasil disampaikan. d. Aspek hasil feedback. Dipaparkan lebih lanjut, bahwa feedback sebaiknya dilakukan pemimpin di forum sehingga penilaian yang dilakukan bersifat objektif dan diterima oleh semua pihak. 53

64 Didin Budiman (2009) menyebutkan terdapat indikator yang termuat dalam proses pemberian feedback. Berikut indikator yang terdapat dalam proses pemberian feedback : a. Menyampaikan hasil feedback. Pemimpin harus berterus terang dalam memberikan hasil observasinya. Tentunya dengan cara yang bijak agar tidak membuat bawahan merasa bersalah. b. Konsistensi dalam pemberian feedback. Konsistensi terhadap ucapan dan perilaku pemimpin sangat penting untuk diperhatikan, jangan sampai feedback yang diberikan pemimpin membuat bingung karena berubah-ubah. Misalnya dengan hasil pekerjaan bawahan yang sama tetapi mendapat feedback yang berbeda dari pemimpin mereka. Konsistensi di sini juga berhubungan dengan waktu, lakukan pembiasaan pemberian feedback segera mungkin agar bawahan juga terbiasa dengan pemberian feedback tersebut. c. Komunikasi. Dalam pekerjaan hendaknya terdapat komunikasi dua arah antara pemberi feedback dengan penerima feedback. Feedback berdasarkan penggolongan dibedakan menjadi dua, yaitu yang berasal dari internal dan eksternal. Ada beberapa faktor yang dapat mempengaruhi adanya feedback. Berdasarkan berbagai sumber, berikut faktor-faktor yang mempengaruhi feedback seseorang : a. Faktor Internal Syaiful Bahri Djamarah dan Aswan Zain (2002) memaparkan bahwa terdapat faktor internal yang berasal dari dalam diri seseorang yang mempengaruhi feedback seseorang, yaitu : 1. Kualitas otak. Kualitas otak bersinggungan dengan kemampuan kognitif serta intelijensi seseorang. 54

65 2. Pengalaman. Seseorang yang mengalami banyak pengalaman akan membuat dirinya banyak memiliki pengetahuan serta wawasan, sehingga dapat memberikan feedback dengan lebih terbuka, karena memahami apa yang dimiliki setiap orang juga berbeda satu dengan lainnya. 3. Panca Indera. Memiliki panca indera yang lengkap membuat seseorang lebih peka terhadap lingkungan sekitar, sehingga akan mempengaruhi pemberian feedback kepada orang lain dengan merespon lebih cepat dan tepat. b. Faktor Eksternal Faktor eksternal adalah faktor yang berasal dari luar diri seseorang. Berikut adalah faktor eksternal yang mempengaruhi feedback seseorang : 1. Lingkungan. Syaiful Bahri Djamarah dan Aswan Zain (2002) menyebutkan bahwa lingkungan dapat diartikan dari sudut pandang kondisi dan situasi. Lingkungan setiap orang berbedabeda, dengan memahami perbedaan ini seseorang hendaknya dapat memberikan feedback dengan lebih bijaksana. 2. Perbedaan kultural. Oliver (2007) menjelaskan bahwa perbedaan kultural dapat mempengaruhi seseorang dalam memberi dan menangkap feedback. Perbedaan kultural ini meliputi bahasa, agama, nilai dan perilaku, estetika, pendidikan, serta organisasi sosial seseorang. 3. Intensitas pembelajaran. Djaali dan Pudji Muljono (2008) menyatakan bahwa kualitas pembelajaran di kelas sangat ditentukan oleh intensitas proses pembelajaran (proses intern) dalam diri setiap anak didik sebagai subjek belajar. Tes formatif pada dasarnya merupakan tujuan untuk mendapatkan feedback 55

66 bagi usaha perbaikan kualitas pembelajaran. Tes formatif yang dilakukan dalam waktu relatif singkat akan memunculkan feedback guru sebagai pengelola kegiatan pembelajaran dalam meningkatkan intensitas proses belajar. Berdasarkan uraian ini, dapat diketahui bahwa terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi adanya feedback. Faktor tersebut dibedakan menjadi dua berdasarkan sumbernya, yaitu berasal dari dalam diri seseorang atau internal dan berasal dari luar diri seseorang atau eksternal. Faktor internal meliputi kualitas otak, pengalaman, dan panca indera, sedangkan faktor eksternal meliputi lingkungan, kultural, dan intensitas pembelajaran Mendelegasikan Tanggung Jawab Organisasi merupakan sekelompok orang yang bekerjasama dalam struktur dan kordinasi tertentu untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi ideal adalah sebuah birokrasi yang aktivitas dan tujuan dipikirkan secara rasional serta pembagian tugas dan wewenang dinyatakan dengan jelas. Ada beberapa pendapat para ahli mengenai pengertian wewenang. Menurut Sutarto (2001) dalam Irwan (2013), wewenang adalah hak seseorang untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas serta tanggung jawabnya dapat dilaksanakan dengan baik. Menurut Hasibuan (2007), wewenang adalah kekuasaan yang sah dan legal yang dimiliki seseorang untuk memerintah orang lain, berbuat atau tidak berbuat atau tidak berbuat sesuatu, kekuasaan merupakan dasar hukum yag sah dan legal untuk dapat mengerjakan sesuatu pekerjaan. Berdasarkan pendapat beberapa ahli tersebut, dapat disimpulkan bahwa wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang 56

67 lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu. Ada dua pandangan yang saling berlawanan mengenai sumber wewenang, yaitu teori formal (pandangan klasik) dan teori penerimaan (acceptance theory of authority). Pandangan wewenang formal menyebutkan bahwa wewenang adalah dianugerahkan, wewenang ada karena seseorang diberi atau dilimpahi atau diwarisi hal tersebut. Teori penerimaan menyanggah bahwa wewenang dapat dianugerahkan. Teori ini berpendapat bahwa wewenang seseorang timbul hanya bila hal itu diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang itu dijalankan. Adakalanya seseorang yang berada di suatu posisi memiliki berbagai keterbatasan dalam melakukan suatu pekerjaan, jumlah pekerjaan serta keahlian yang dimiliki. Jika keterbatasan ini tidak dapat ditanggulangi, hal ini akan memperburuk kinerja organisasi, maka perlu dilakukannya pelimpahan wewenang dan tanggung jawab atau biasa disebut delegation. Pendelegasian ialah : 1. Proses terorganisir dalam kerangka hidup organisasi/ keorganisasian untuk secara langsung melibatkan sebanyak mungkin orang dan pribadi dalam pembuatan keputusan, pengarahan, dan pengerjaan kerja yang berkaitan dengan pemastian tugas. 2. Tindakan mempercayakan tugas (yang pasti dan jelas), kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban kepada bawahan secara individu dalam setiap posisi tugas. Pendelegasian dilakukan dengan cara membagi tugas, kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, serta 57

68 pertanggungjawaban, yang ditetapkan dalam suatu penjabaran/ deskripsi tugas formil dalam organisasi. Menurut Manullang bahwa pendelegasian adalah kegiatan seseorang untuk menugaskan staf atau bawahannya untuk melaksanakan bagian dari tugas manajer yang bersangkutan dan pada waktu bersamaan memberikan kekuasaan kepada staf/ bawahan tersebut, sehingga bawahan itu dapat melaksanakan tugas-tugas sebaik-baiknya serta dapat mempertanggungjawabkan hal-hal yang didelegasikan kepadanya. Berkaitan dengan pendelegasian terdapat tiga unsur yaitu tugas, kekuasaan, dan pertanggungjawaban (Hasibuan, 2007), yaitu : a. Tugas Tugas adalah pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan oleh seseorang pada suatu jabatan tertentu. Dengan adanya tugas maka akan mendorong karyawan untuk lebih produktif di dalam sebuah perusahaan, sehingga efektivitas kerja dapat tercapai. b. Kekuasaan Kekuasaan adalah hak atau wewenang untuk memutuskan segala sesuatu keputusan yang berhubungan dengan fungsinya tersebut. Dalam menjalankan pendelegasian wewenang dalam sebuah perusahaan harus dilandasi dengan kekuasaan karena dengan kekuasaan seorang karyawan memiliki hak dalam mengambil sebuah keputusan yang sesuai dengan kepentingan dan fungsinya bagi perusahaan. c. Pertanggungjawaban Pertanggungjawaban adalah memberikan laporan bagaimana seseorang melaksanakan tugasnya dan bagaimana dia memakai wewenang yang diberikan kepadanya. Tanggung jawab merupakan 58

69 hal terpenting dalam menjalankan suatu wewenang perusahaan karena dengan tanggung jawab seorang karyawan dapat memberikan laporan atau pertanggungjawaban suatu keputusan yang telah diambil. Menurut Hasibuan (2007), pendelegasian wewenang adalah memberikan sebagian pekerjaan atau wewenang oleh delegator (pemberi wewenang) kepada delegate (penerima wewenang) untuk dikerjakannya atas nama delegator. Menurut Stoner (2000), pendelegasian wewenang adalah pelimpahan wewenang formal dan tanggung jawab kepada seorang bawahan untuk menyelesaikan aktivitas tertentu. Pendelegasian wewenang adalah konsekuensi dari semakin besarnya organisasi. Bila atasan menghadapi banyak pekerjaan yang tidak dapat dilaksanakan oleh satu orang, maka ia perlu melakukan delegasi. Pendelegasian juga dilakukan agar pimpinan dapat mengembangkan bawahan sehingga lebih memperkuat organisasi. Berdasarkan pendapat beberapa ahli, dapat disimpulkan bahwa pendelegasian wewenang adalah pemberian wewenang dan tangung jawab kepada orang-orang yang ditunjuk oleh pemegang wewenang. Atasan memberikan kekuasaan kepada staf atau bawahan sehingga bawahan itu dapat melaksanakan tugas itu sebaik-baiknya serta dapat mempertanggungjawabkan hal-hal yang didelegasikan kepadanya. Pendelegasian wewenang oleh atasan kepada bawahan adalah perlu demi tercapainya efesiensi dari fungsi-fungsi dalam organisasi, karena tidak ada seorang atasan manapun yang dapat secara pribadi merampungkan atau secara penuh melaksanakan dan mengawasi semua tugas organisasi. Penggunaan pendelegasian wewenang secara bijaksana merupakan faktor kritis bagi efektivitas organisasi. Oleh karena itu 59

70 peranan pendelegasian wewenang sangat penting di dalam organisasi. Selain itu, pendelegasian wewenang adalah konsekuensi logis dari semakin besarnya organisasi. Bila atasan menghadapi banyak pekerjaan yang tidak dapat dilaksanakan oleh satu orang, maka ia perlu melakukan delegasi. Pendelegasian juga dilakukan agar manajer dapat mengembangkan bawahan sehingga lebih memperkuat organisasi, terutama di saat terjadi perubahan susunan manajemen. Pendelegasian merupakan pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Dengan adanya efektivitas delegasi merupakan faktor utama yang membedakan manajer sukses dan manajer tidak sukses. Delegasi tanggung jawab atau wewenang dapat diartikan sebagai penugasan wewenang dan tanggung jawab formal organisasi kepada orang lain, dalam hal ini karyawan. Pelimpahan atau pendelegasian wewenang merupakan proses pengalihan tugas kepada orang lain yang sah atau terlegitimasi (menurut mekanisme tertentu dalam organisasi) dalam melakukan berbagai aktivitas yang ditujukan untuk pencapaian tujuan organisasi yang jika tidak dilimpahkan akan menghambat proses pencapaian tujuan tersebut. Wewenang dapat didelegasikan sesuai dengan prinsip skalar dari manajemen klasik, yang mengatakan bahwa garis wewenang harus ditetapkan dengan jelas dari manajemen puncak sampai karyawan paling bawah. Delegasi wewenang bukan merupakan pelepasan tanggung jawab. Delegasi wewenang memungkinkan manajer menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dari pada jika semuanya dikerjakan sendiri. Kadang bawahan mempunyai keahlian yang lebih dibandingkan dengan manajer untuk hal-hal tertentu. Beberapa manajer kadang tidak mendelegasikan wewenang karena : 60

71 1. Tidak yakin akan kemampuan bawahan 2. Merasa mampu mengerjakan sendiri 3. Tidak efisien untuk mengajari bawahannya melakukan tugas 4. Takut wewenangnya akan berkurang, atau takut kalau bawahannya dapat melakukan tugas lebih baik dibandingkan dirinya Karyawan kadang merasa tidak mau menerima delegasi wewenang karena beberapa alasan, di antaranya : 1. Takut gagal 2. Merasa tidak ada penghargaan untuk kerja yang akan dilakukannya, atau tidak mau menanggung risiko 3. Semua risiko diserahkan atau ditanggung oleh manajer. Beberapa alasan yang mendasari manajer mau mendelegasikan tugasnya kepada orang lain : 1. Tugas manajer bukan hanya pada satu kegiatan saja, oleh karena itu tugas yang dianggap orang lain bisa melakukannya, dilimpahkan kepada orang yang ditunjuk. Hal ini agar tercapai efektivitas dan efisiensi kerja. 2. Manajer lebih memperhatikan pada tugas-tugas yang perlu penanganan lebih serius dan penting demi kelangsungan organisasi. 3. Manajer tidak harus mempelajari semua permasalahan dan pengetahuan karena adanya keterbatasan-keterbatasan. 4. Mendorong dan mengembangkan bawahan yang menerima pelimpahan wewenang. 61

72 Manfaat pendelegasian wewenang : 1. Pendelegasian wewenang memungkinkan sub-bagian atau bawahan mempelajari sesuatu yang baru dan memperoleh kesempatan untuk melakukan sesuatu yang baru tersebut 2. Bahwa pelimpahan wewenang mendorong tercapainya keputusan yang lebih baik dalam berbagai hal 3. Penyelesaian pekerjaan akan dapat dilakukan dengan lebih cepat sekiranya pelimpahan wewenang tersebut berjalan sebagaimana mestinya dan diberikan kepada orang yang bertanggung jawab. Menurut Stoner (2000) dalam Kesumanjaya (2010), beberapa peranan pendelegasian wewenang dalam organisasi adalah : a. Dengan adanya pendelegasian wewenang, karyawan dapat melakukan tugas-tugas yang pokok dan strategis bagi kelangsungan organisasi. Semakin banyak tugas karyawan yang dapat didelegasikan maka semakin besar peluangnya untuk mencari dan menerima tanggung jawab dari manajer. Jadi manajer berusaha mendelegasikan wewenang bukan hanya pada hal-hal yang rutin saja melainkan juga tugas-tugas yang membutuhkan pikiran dan prakarsa sehingga karyawan dapat berfungsi maksimal bagi organisasi. b. Dengan adanya pendelegasian wewenang, manajer akan mendapat hasil keputusan yang lebih akurat dan lebih baik karena para karyawan yang paling dekat dengan pokok permasalahannya. Meski cenderung memiliki suatu pandangan yang jelas tentang fakta-fakta yang diperlukan dalam mengambil keputusan. c. Melalui pendelegasian wewenang, keputusan dapat lebih cepat diambil karena tidak harus meminta persetujuan dari atasan. 62

73 Apabila para bawahan tidak memiliki wewenang yang cukup untuk mengambil keputusan dalam suatu persoalan maka ia akan selalu bertanya kepada atasannya. Hal ini tentu saja akan memakan waktu yang tidak sedikit. Oleh karena itu bawahan perlu diberi wewenang untuk mengambil keputusan. d. Pendelegasian wewenang menyebabkan rasa tanggung jawab dan inisiatif terhadap organisasi menjadi lebih besar. Pejabat yang memiliki wewenang, tanpa menunggu perintah apabila menemukan masalah yang masih dalam batas wewenangnya akan berupaya menemukan jalan keluar terhadap penyelesaian masalah tersebut. e. Adanya pendelegasian wewenang merupakan latihan bagi para anggota organisasi apabila kelak ia menduduki jabatan yang lebih tinggi. Anggota organisasi yang tidak pernah diberi wewenang yang lebih besar maka apabila ia menduduki jabatan yang lebih tinggi akan menjadi canggung dan perlu waktu lama untuk menyesuaikan diri. f. Pendelegasian wewenang mengakibatkan komunitas pekerjaan akan dapat lebih terjamin. Hal ini dapat terlihat jika ada salah satu anggota organisasi yang berhalangan untuk melaksanakan pekerjaannya, maka dengan adanya pendelegasian wewenang tugas terrsebut dapat diambil alih sehingga kontinuitas organisasi tidak akan terganggu. Setelah adanya tugas, wewenang dan tanggung jawab pada tiaptiap individu maka selayaknya individu-individu tersebut setuju untuk memberikan pertanggungjawabannya atas tugas-tugas yang diserahkan kepadanya. Hal ini berkenaan dengan kenyataan bahwa akan selalu diminta pertanggungjawabannya atas pemenuhan tugas dan tanggung 63

74 jawab yang dilimpahkan kepadanya. Semua hal ini yaitu tugas, wewenang, tanggungjawab dan pertanggungjawaban merupakan unsurunsur dari pendelegasian wewenang. Pendelegasian wewenang hanyalah tahapan dari suatu proses ketika penyerahan wewenang, berfungsi melepaskan kedudukan dengan melaksanakan pertanggungjawaban. Pendelegasian wewenang mempunyai pengaruh yang sangat besar di dalam suatu organisasi. Tanpa adanya pendelegasian wewenang akan mengakibatkan tersendatnya kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi Tanggung Jawab Tim Ditetapkan Dengan Jelas Penetapan tanggung jawab tim harus dengan jelas dan sesuai dengan azas kesatuan perintah dan azas rentang kendali yang merupakan bagian dari azas-azas organisasi. Azas kesatuan perintah yaitu setiap bawahan menerima perintah ataupun memberikan pertanggungjawaban hanya kepada satu orang atasan, namun seorang atasan dapat memerintah beberapa orang bawahan. Azas rentang kendali yaitu seorang manajer hanya dapat memimpin secara efektif sejumlah bawahan tertentu, misalnya 3 sampai 9 orang. Jumlah bawahan ini tergantung kecakapan dan kemampuan manajer bersangkutan. Pendelegasian wewenang dari seorang atau sekelompok orang kepada orang lain jelas dan efektif sehingga seorang manajer mengetahui wewenangnya. Wewenang dan tanggung jawab harus seimbang. Wewenang yang didelegasikan dengan tanggung jawab yang timbul harus sama besarnya. Wewenang yang didelegasikan tidak meminta pertanggungjawaban yang lebih besar dari wewenang itu sendiri ataupun sebaliknya. Delegasi wewenang yang efektif : 64

75 1. Memutuskan pekerjaan mana yang akan didelegasikan karena tidak semua pekerjaan dapat didelegasikan. 2. Memutuskan siapa yang akan memperoleh penugasan, dengan beberapa pertimbangan, yaitu waktu yang dimiliki karyawan, kemampuan yang dimiliki karyawan, dan kesempatan yang akan dimanfaatkan oleh karyawan. 3. Mendelegasikan tugas disertai dengan informasi dan pemberian wewenang yang cukup, dan bentuk hasil yang diharapkan. 4. Menetapkan Feedback, untuk memonitor kemajuan yang dicapai oleh bawahan. Menurut Chester Barnard persyaratan agar kewenangan efektif adalah : 1. Bawahan dapat memahami apa yang diinginkan atau dikomunikasikan oleh pimpinan atau atasan. 2. Pada saat bawahan memutuskan untuk menjalankan apa yang diperintahkan oleh atasannya, dia meyakini bahwa apa yang diperintahkan konsisten atau tidak bertentangan dengan rencana pencapaian tujuan organisasi. 3. Pada saat bawahan memutuskan untuk menjalankan apa yang diperintahkan oleh atasannya, dia meyakini bahwa apa yang diperintahkan konsisten mendukung nilai, misi, maupun motif pribadi atau kelompoknya. 4. Bawahan mampu secara mental maupun fisik menjalankan apa yang diperintahkannya. 65

76 1.4.2 Tanggung Jawab Yang Harus Dijalankan, Didelegasikan Dengan Jelas Tanggung jawab yang harus dijalankan oleh tim harus dapat didelegasikan dengan jelas. Pendelegasian ini harus sesuai dengan azas tanggjung jawab dan azas jenjang berangkai yang terdapat pada azasazas organisasi. Azas tanggung jawab merupakan pertanggungjawaban dari bawahan terhadap atasan, harus sesuai dengan garis wewenang (line authority) dan pelimpahan wewenang. Dengan kata lain, seseorang hanya akan bertanggung jawab kepada orang yang melimpahkan wewenang tersebut. Azas jenjang berangkai merupakan saluran perintah atau wewenang dari atas ke bawah, harus merupakan mata rantai vertikal yang jelas dan tidak terputus serta menempuh jarak terpendek. Hal ini penting, karena dasar organisasi yang fundamental adalah rangkaian wewenang dari atas ke bawah. Adanya pendelegasian wewenang berarti semua keputusan tidak tersentralisasi pada pimpinan puncak. Komponen yang mendasar dalam proses pendelegasian wewenang adalah penetapan hasil-hasil yang diharapkan, penentuan tugas dan tanggung jawab secara jelas untuk mencapai hasil yang telah diharapkan dan pertanggungjawaban hasilhasil yang telah dicapai. Efektivitas delegasi merupakan faktor utama yang membedakan manajer sukses dan yang tidak sukses (Kesumanjaya, 2010). Prinsip-prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi yang efektif adalah (Stoner, 1984) : 1. Prinsip Skalar. Dalam proses pendelegasian harus ada garis wewenang yang jelas mengalir setingkat demi setingkat dari tingkatan organisasi paling 66

77 atas ke tingkatan paling bawah. Garis wewenang yang jelas akan memudahkan bagi setiap anggota organisasi untuk mengetahui : a. Kepada siapa dia dapat mendelegasikan b. Dari siapa dia akan menerima delegasi c. Kepada siapa dia harus memberikan pertanggungjawaban 2. Prinsip kesatuan perintah. Prinsip kesatuan perintah menyatakan bahwa setiap bawahan dalam organisasi seharusnya melapor hanya kepada orang atasan. Pelaporan kepada lebih dari satu atasan membuat individu mengalami kesulitan untuk mengetahui kepada siapa pertanggungjawaban diberikan dan instruksi mana yang harus diikuti. Di samping itu, bawahan dapat menghindari tanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang jelek dengan alasan banyaknya tugas dari atasan lain. 3. Tanggung jawab, wewenang dan akuntabilitas. Prinsip ini menyatakan bahwa : a. Agar organisasi dapat menggunakan sumberdaya-sumberdaya dengan lebih efisien, tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu diberikan ke tingkatan organisasi yang paling bawah di mana ada cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya. b. Konsekuensi wajar peranan tersebut adalah bahwa setiap individu dalam organisasi untuk melaksanakan tugas yang dilimpahkan kepadanya dengan efektif, dia harus diberi wewenang secukupnya. c. Bagian penting dari delegasi tanggung jawab dan wewenang adalah akuntabilitas penerimaan tanggung jawab dan wewenang berarti individu juga setuju untuk menerima tuntutan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. Bagi manajer, selain 67

78 harus mempertanggung jawabkan tugas-tugasnya sendiri, juga harus mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugas bawahannya. Louis Allen (1958) dalam Kesumanjaya (2010), mengemukakan beberapa teknik khusus untuk membantu manajer melakukan delegasi dengan efektif : a. Tetapkan tujuan. Bawahan harus diberitahu maksud dan pentingnya tugas-tugas yang didelegasikan kepada mereka. b. Tegaskan tanggung jawab dan wewenang. Bawahan harus diberikan informasi dengan jelas tentang apa yang harus mereka pertanggung jawabkan dan bagian dari sumberdayasumberdaya organisasi mana yang ditempatkan di bawah wewenangnya. c. Berikan motivasi kepada bawahan. Manajer dapat memberikan dorongan bawahan melalui perhatian pada kebutuhan dan tujuan mereka yang sensitif. d. Meminta penyelesaian kerja. Manajer memberikan pedoman, bantuan dan informasi kepada bawahan, sedangkan para bawahan harus melaksanakan pekerjaan sesungguhnya yang telah didelegasikan. e. Berikan latihan. Manajer perlu mengarahkan bawahan untuk mengembangkan pelaksanaan kerjanya. 68

79 f. Adakan pengawasan yang memadai. Sistem pengawasan yang terpercaya (seperti laporan mingguan) dibuat agar manajer tidak perlu menghabiskan waktunya dengan memeriksa pekerjaan bawahan terus menerus. Hal yang perlu diperhatikan dalam mendelegasikan kegiatan kepada orang yang ditunjuk : 1. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan. 2. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang ditunjuk. 3. Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan agar tercapainya tujuan. 4. Menerima hasil pertanggungjawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan Permasalahan Dikomunikasikan Dengan Jelas Pada Tim Kendala dalam pelimpahan wewenang dapat disebabkan karena kapasitas staf yang terbatas atau kurang bertanggungjawabnya atasan akibat pelimpahan wewenang. Kendala ini dapat menyebabkan permasalahan yang ada di organisasi tidak dapat dikomunikasikan dengan jelas pada tim. Pendelegasian yang gagal dari segi manajer dapat disebabkan : 1. Manajer merasa berkurang haknya dalam memutuskan sesuatu. 2. Manajer tidak mau menghadapi risiko atas kegagalan tugas. 3. Manajer tidak percaya atas kemampuan bawahannya. 4. Manajer berpendapat bahwa bawahan akan lebih senang bila dia tidak mempunyai hak pembuatan keputusan yang luas. 69

80 5. Manajer merasa terancam posisinya bila bawahan yang menerima pelimpahan tugas dalam mengerjakannya lebih efektif. 6. Manajer tidak mempunyai kemampuan manajerial untuk mendelegasikan tugasnya. Pendelegasian yang gagal bisa disebabkan juga dari sisi karyawan yang menerima delegasi : 1. Menerima tambahan tanggung jawab dan akuntabilitas. 2. Perasaan akan membuat kesalahan dan menerima. kritikan. 3. Kurang percaya diri akan kemampuannya. Organisasi tidak akan efektif apabila interaksi di antara orangorang yang tergabung dalam suatu organisasi tidak pernah ada komunikasi. Komunikasi menjadi sangat penting karena merupakan aktivitas tempat pimpinan mencurahkan waktunya untuk menginformasikan sesuatu dengan cara tertentu kepada seseorang atau kelompok orang. Dengan komunikasi, maka fungsi manajerial yang berawal dari fungsi perencanaan, implementasi dan pengawasan dapat dicapai. Komunikasi tergantung pada persepsi, dan sebaliknya persepsi juga tergantung pada komunikasi. Persepsi meliputi semua proses yang dilakukan seseorang dalam memahami informasi mengenai lingkungannya. Baik buruknya proses komunikasi tergantung persepsi masing-masing orang yang terlibat di dalamnya. Ketidaksamaan pengertian antara penerima dan pengirim informsi akan menimbulkan kegagalan berkomunikasi. Dalam hal ini Barnard (2002) mengemukakan tentang faktor komunikasi yang berperan dalam menciptakan dan memelihara otoritas yang objektif dalam organisasi sebagai berikut : 70

81 1. Saluran komunikasi harus diketahui secara pasti. 2. Seyogyanya harus ada saluran komunikasi formal pada setiap anggota organisasi. 3. Jalur komunikasi seharusnya langsung dan sependek mungkin. 4. Garis komunikasi formal hendaknya dipergunakan secara normal. 5. Orang-orang yang bekerja sebagai pusat pengatur komunikasi harus orang-orang yang berkemampuan cakap. 6. Garis komunikasi seharusnya tidak mendapat gangguan pada saat organisasi sedang berlangsung. 7. Setiap komunikasi harus disahkan. Dalam memahami komunikasi menurut perilaku organisasi bahwa komunikasi adalah suatu proses antar orang atau antar pribadi yang melibatkan suatu usaha untuk mengubah perilaku. Perilaku yang terjadi dalam suatu organisasi adalah merupakan unsur pokok dalam proses komunikasi tersebut (Thoha, 2011). Dimensi komunikasi organisasi mencakup pula komunikasi antar pribadi. Efektivitas komunikasi antar pribadi sangat tergantung pada pribadi penerima maupun pengirim pesan seperti yang dijelaskan berikut ini (De Vito, 2006) : 1. Keterbukaan, mencakup aspek keinginan untuk terbuka bagi setiap orang yang berinteraksi dengan orang lain, dan keinginan untuk menanggapi secara jujur semua stimulus yang datang kepadanya. 2. Empati, yaitu merasakan sebagaimana yang dirasakan oleh orang lain atau mencoba merasakan dalam cara yang sama dengan perasaan orang lain. 3. Dukungan, adakalanya perlu diucapkan namun dapat juga tidak diucapkan. 71

82 4. Kepositifan, mencakup adanya perhatian yang positif terhadap diri seseorang, suatu perasaan positif itu dikomunikasikan, dan mengefektifkan kerjasama. 5. Kesamaan, mencakup kesamaan suasana dan kedudukan antara orang-orang yang berkomunikasi. Keberhasilan komunikasi merupakan kunci keberhasilan dalam mencapai tujuan hubungan organisasi dengan masyarakat (communication is a key to successful team effort). Artinya jika seorang pemberi wewenang, ingin berhasil dalam memberdayakan anggota tim untuk berpartisipasi dalam mencapai tujuan organisasi, maka kunci pertama yang harus dikuasai adalah kemampuan berkomunikasi. Seorang pemimpin harus mampu membangun komunikasi efektif. Komunikasi efektif bagi pimpinan merupakan keterampilan penting karena perencanaan, pengorganisasian, dan fungsi pengendalian dapat berjalan hanya melalui aktivitas komunikasi. Dalam beberapa situasi di dalam organisasi, kadangkala muncul sebuah pernyataan di antara anggota organisasi, apa yang didapat adalah kegagalan komunikasi. Pernyataan tersebut mempunyai arti bagi masingmasing anggota organisasi, dan menjelaskan bahwa yang menjadi masalah dasar adalah komunikasi, karena kemacetan atau kegagalan komunikasi dapat terjadi antar pribadi, antar pribadi dalam kelompok, atau antar kelompok dalam organisasi. Komunikasi bagi pimpinan merupakan aspek pekerjaan yang penting sebagai bagian dari fungsi organisasi. Masalah bisa berkembang serius jika pengarahan menjadi salah dimengerti; gurauan yang membangun dalam kelompok kerja malah menyulut kemarahan; atau pembicaraan informal oleh pimpinan terjadi distorsi (penyimpangan). 72

83 Dengan kata lain bahwa masalah komunikasi dalam organisasi adalah apakah anggota organisasi dapat berkomunikasi dengan baik atau tidak. Keterampilan dasar berkomunikasi bagi seorang adalah : 1. Mampu saling memahami kelebihan dan kekurangan individu 2. Mampu mengomunikasikan pikiran dan perasaan 3. Mampu saling menerima, menolong, dan mendukung 4. Mampu mengatasi konflik yang terjadi dalam komunikasi 5. Saling menghargai dan menghormati. Peranan seorang dalam suatu jaringan komunikasi dapat sebagai : 1. Opinion leader, individu yang diakui menguasai informasi (kuantitas dan kualitas) dan dengan informasi tersebut mampu mempengaruhi perilaku dan keputusan-keputusan yang diambil oleh individu, kelompok, atau organisasi. Opinion leader tidak selalu memiliki otoritas formal, bahkan pada umumnya merupakan pimpinan informal. 2. Gate keepers, individu yang mengontrol arus informasi di antara anggota organisasi. Individu yang menentukan apakah suatu informasi itu penting atau tidak untuk diteruskan/ diberikan kepada pimpinan atau pegawai organisasi. 3. Cosmopolites, individu yang menghubungkan organisasi dengan lingkungannya. Mengumpulkan informasi dari berbagai sumber di lingkungan dan menyampaikan informasi organisasi kepada lingkungan. 4. Bridge, anggota kelompok atau klik dalam suatu organisasi yang menghubungkan kelompok itu dengan kelompok lain. 5. Liaison, individu penghubung antar kelompok, dan bukan sebagai anggota salah satu kelompok tersebut. 73

84 6. Isolate, anggota organisasi yang mempunyai kontak minimal dengan orang lain dalam organisasi. 1.5 Soal Latihan Jawablah pertanyaan/ pernyataan berikut ini dengan cara memilih pilihan jawaban yang tepat! 1. Tujuan utama pelatihan dapat adalah : A. Untuk meningkatkan ketrampilan karyawan sesuai dengan perubahan teknologi B. Membentuk sikap, loyalitas, dan kerja sama yang lebih menguntungkan C. Memenuhi kebutuhan perencanaan sumber daya manusia D. Mengurangi frekuensi dan biaya kecelakaan kerja 2. Pelatihan jenis di mana karyawan melakukan aktivitas kerja dalam bidang lainnya selain dan pekerjan yang ditugaskan : A. Pelatihan tim B. Pelatihan lintas fungsional C. Pelatihan ulang D. Pelatihan keahlian 3. Langkah pelatihan yang harus mengetahui keterampilan kerja spesifik yang dibutuhkan, menganalisis keterampilan dan kebutuhan calon yang akan dilatih, dan mengembangkan pengetahuan khusus yang terukur serta tujuan prestasi : A. Langkah analisis kebutuhan B. Merancang instruksi C. Langkah validasi D. Menerapkan program 74

85 4. Strategi yang bisa dilakukan oleh seorang pimpinan dalam membangun motivasi anggota tim dengan baik adalah sebagai berikut A. Melakukan pendekatan emosional terhadap para anggota tim B. Tidak melibatkan anggota tim untuk memberikan usul, ide dan saran bagi pengembangan sebuah perusahaan C. Hanya menjelaskan mengenai visi misi perusahaan D. Tidak menjadikan keteladanan sebagai motivasi 5. Penilaian kinerja dalam tim di mana sasaran kinerja secara rinci dan detil menggambarkan apa yang ingin diraih adalah: A. Measurable B. Specific C. Achieveable D. Relevant 6. Fungsi dalam penetapan tujuan adalah sebagai berikut, kecuali : A. Menjadi pedoman bagi kegiatan B. Sebagai sumber legitimasi C. Kelangsungan hidup organisasi D. Dasar rasional pengorganisasian 7. Dua fungsi dasar SOP yang menjadi fungsi esensial adalah : A. Sebagai arsip pelacakan kegiatan operasional, penilaian, dan perbaikan dan menentukan kebutuhan pengembangan SDM B. Sebagai rujukan knowledge base bagi kegiatan operasional yang senantiasa diperbarui dan menentukan kebutuhan pengembangan SDM C. Menentukan kebutuhan pengembangan SDM dan alat manajemen kinerja organisasi 75

86 D. Sebagai rujukan knowledge base bagi kegiatan operasional yang senantiasa diperbarui dan sebagai arsip pelacakan kegiatan operasional, penilaian, dan perbaikan 8. Teknik mencatat dalam bentuk organizer grafik adalah : A. Catatan TS B. Mind Mapping C. Metode Cornell D. Mencatat untuk menghapal 9. Kinerja karyawan yang umum untuk kebanyakan pekerjaan meliputi elemen sebagai berikut : A. Kuantitas dari hasil, kualitas dari hasil, ketepatan waktu dari hasil, kehadiran, kemampuan bekerja sama B. Memperkenalkan persaingan, meningkatkan ketertarikan antar pribadi, meningkatkan interaksi C. Tingkat konflik, social loafing, efikasi tim, sasaran tim, tujuan bersama D. Mendukung perencanaan sumber daya manusia, menentukan kebutuhan pengembangan sdm, merencanakan dan memvalidasi perekrutan tenaga baru 10. Termasuk kiat meningkatkan produktivitas kerja yang melakukan desain ulang, mendengar suara karyawan dan mengonsultasikan keadaan lingkungan kerja kepada konsultan yang kompeten agar mendapatkan desain lingkungan kerja yang mengoptimalkan kondisi kerja karyawan serta nyaman, yaitu : A. Penghargaan B. Atasan yang terbuka dan dihormati C. Lingkungan kerja D. Produktivitas kerja 76

87 11. Indikator berikut ini bukan merupakan indikator kerja tim : A. Komunikasi yang intensif B. Pengerahan bakat C. Kepemimpinan yang aktif D. Tanggapan yang cepat 12. Feedback yang berkaitan dengan penilaian diri sendiri mengenai sikap, perilaku, dan aktivitas yang telah dilakukan disebut : A. Intrisic feedback B. General feedback C. Extrinsic feedback D. Congruent feedback 13. Penetapan ruang lingkup masing-masing anggota tim harus sesuai dengan azas-azas organisasi, yaitu : A. Azas koordinasi B. Azas penempatan personalia C. Azas kesinambungan D. Azas efisiensi 14. Pendekatan kerjasama antar anggota tim yang dilakukan harus sesuai dengan azas-azas organisasi, yaitu : A. Azas pembagian kerja B. Azas efisiensi C. Azas penempatan personalia D. Azas koordinasi 15. Sumber daya yang efisien yang digunakan pada perusahaan harus sesuai dengan azas-azas organisasi, yaitu : A. Azas efisiensi B. Azas pembagian kerja 77

88 C. Azas koordinas D. Azas penempatan personalia 16. Alasan manajer tidak mau mendelegasikan wewenang adalah, kecuali A. Semua resiko ditanggung atau diserahkan oleh manajer. B. Merasa mampu mengerjakan sendiri. C. Tidak yakin atas kemampuan bawahan. D. Takut wewenangnya akan berkurang. 17. Berikut ini merupakan pendelegasian wewenang yang efektif, kecuali : A. Menetapkan feedback B. Memberikan informasi yang cukup C. Menetapkan siapa yang akan memperoleh penugasan D. Memutuskan pekerjaan mana yang akan didelegasikan 18. Penetapan tanggung jawab tim harus sesuai dengan azas-azas organisasi yaitu : A. Azas tanggung jawab B. Azas penempatan personalia C. Azas jenjang berangkai D. Azas rentang kendali 19. Tanggung jawab harus dijalankan dan didelegasikan dengan jelas. Pendelegasian ini harus sesuai dengan azas-azas organisasi yaitu : A. Azas jenjang berangkai B. Azas kesastuan perintah C. Azas rentang kendali D. Azas tanggungjawab 20. Pendelegasian yang gagal bisa disebabkan dari sisi manajer atau karyawan. Berikut ini merupakan kegagalan pendelegasian dari sisi karyawan : 78

89 A. Kurang percaya diri akan kemampuannya B. Tidak mau menghadapi resiko atas kegagalan tugas C. Berkurang haknya dalam memutuskan sesuatu D. Merasa tidak mempunyai kemampuan manajerial 1.6 Studi Kasus Studi Kasus Untuk Materi 1.1 dan 1.2 PT UG Informatics yang bergerak dalam bidang Sistem Informasi, memiliki beberapa divisi di antaranya operation and infrastructure dan Aplication Development. Bagian operasi berurusan dengan penanganan sehari-hari dari lingkugan komputer dan keamanan. Bagian Aplikasi bertanggung jawab dengan pembuatan dan pengembangan aplikasi bisnis. Application Development Teams menyediakan pengembangan dan dukungan pada aplikasi bisnis, berdasarkan pada kebutuhan yang dikumpulkan dan didokumentasikan oleh business analyst. Application Developers terspesialisasi pada teknologi tertentu seperti web, ERP, CRM. Group ini dibagi ke dalam tiga kategori besar yang masing-masing menggunakan teknologi tersendiri : 1. Customer Facing Application. Termasuk di dalamnya aplikasi web, pemesanan dan proses, dan Customer Service. 2. Production Support. Aplikasi Supply Chain seperti procurement, manufacturing, warehousing, inventory, dan logistic. 3. Business Support. Umumnya sistem yang sangat internal seperti akuntansi dan sumber daya manusia. Sebuah tim terdiri dari beberapa orang dengan keahlian yang berbeda-beda. Tim ini bertanggung jawab untuk membuat sebuah fungsi 79

90 baru pada aplikasi, upgrade dan patch aplikasi pihak ketiga, menguji coba fungsionalitas dari aplikasi sebelum masuk ke production dan dukungan pada aplikasi bisnis saat telah masuk ke dalam production. Saudara adalah Manajer pada Application Development Team. PT. UG Informatic menerima 10 orang karyawan baru yang ditempatkan dalam Application Development Team. Tiga karyawan lulusan dari S1 Sistem Informasi, empat karyawan lulusan dari S1 Teknik Informatika dan tiga karyawan lulusan S1 Ekonomi. Karyawan yang menjadi anggota pada Application Development Team harus menguasai teknologi repositori yaitu GIT technology. Untuk itu Saudara akan menyertakan mereka untuk mengikuti pelatihan GIT technology. Setelah mereka menyelesaikan pelatihan, Saudara akan menempatkan mereka ke dua proyek Sistem Informasi bergabung dengan beberapa karyawan lama. Dua Proyek tersebut adalah Proyek Pembuatan Aplikasi Akuntasi dan Proyek Pembuatan Website Ecommerce. Tugas Saudara adalah : 1. Menentukan metode pelatihan yang akan mereka ikuti (Sub bab 1.1.1) 2. Bagaimana memotivasi mereka agar dapat bekerjasama dengan baik dalam tim proyek sistem informasi (Sub bab 1.1.2) 3. Menetapkan target unjuk kerja untuk ke sepuluh karyawan baru yang akan ditempatkan pada 2 (dua) proyek Sistem Informasi (Sub bab 1.1.3) 4. Merancang tujuan kinerja untuk 2 proyek Sistem Informasi tersebut (Sub bab 1.2.1) 5. Menetapkan langkah-langkah pembuatan Standar Prosedur untuk 2 proyek tersebut (Sub bab 1.2.2) 80

91 6. Membuat catatan dari setiap diskusi atau pertemuan baik dengan pihak manajemen maupun dengan tim pembuat proyek Sistem Informasi (Sub bab 1.2.3) 7. Mengevaluasi hasil kinerja 2 tim proyek Sistem Informasi (Sub bab 1.2.4) 8. Melakukan perbaikan terhadap hasil kinerja tim yang tidak sesuai (Sub bab 1.2.5) Studi Kasus Untuk Materi 1.3 dan 1.4 Deskripsi Penugasan : Perusahaan manapun pasti pernah mengalami konflik internal. Mulai dari tingkat individu, kelompok, sampai unit. Mulai dari lingkup konflik yang kecil sampai yang besar. Konflik yang relatif kecil seperti masalah adu mulut tentang pribadi antar karyawan, sampai yang relatif besar seperti beda pandangan tentang strategi bisnis di kalangan manajemen. Contoh lainnya dari konflik yang relatif besar yakni antara karyawan dan manajemen. Konflik dalam perusahaan juga sering terjadi antar karyawan, hal ini biasanya terjadi karena masalah di luar perusahaan, misalnya tersinggung karena ejekan, masalah ide yang dicuri, dan senioritas. Perusahaan yang baik harus bisa menghilangkan masalah senioritas dalam perusahaan. Hal ini dapat mengurangi masalah yang akan timbul, kerena dengan suasananya yang harmonis dan akrab maka masalah akan sulit untuk muncul. Masalah biasanya timbul karena lingkungan yang kurang kondusif di suatu perusahaan. Misalnya kondisi cahaya yang kurang, atau sirkulasi yang kurang baik, dan suhu ruangan yang tinggi sangat mungkin untuk 81

92 meningkatkan emosi seseorang, jadi kondisi dari lingkungan juga harus diperhatikan. PT UG Informatics yang bergerak dalam bidang Sistem Informasi mengalami konflik antara perusahaan dengan karyawan. Konflik ini terjadi disebabkan oleh adanya salah komunikasi antar pemimpin dengan stafnya. Perubahan kebijakan yang terjadi yaitu mengenai sistem perhitungan gaji yang baru dan penggunaan aplikasi sistem baru tersebut pada perusahaan. Pihak perusahaan belum memberitahukan para karyawan, sehingga karyawan merasa diperlakukan semena-mena oleh pihak perusahaan. Para karyawan mengambil tindakan yaitu dengan melakukan demo kepada perusahaan. Instruksi Tugas : Dalam rangka mengatasi permasalahan hubungan pemimpin dan stafnya, Saudara diminta untuk merumuskan koordinasi anggota tim dan pendelegasian wewenang atau tanggung jawab terhadap sistem perhitungan gaji yang baru diterapkan untuk dapat mencegah konflik dan mengatasi permasalahan yang terjadi pada PT. UG Informatics. Langkah-langkah kegiatan yang harus Saudara lakukan sebagai berikut : 1. Menentukan ruang lingkup karyawan atau anggota tim yang berhubungan dengan sistem perhitungan gaji yang baru (Sub bab 3, Sub-sub bab 3.1) 2. Melakukan kerja sama antar karyawan atau anggota tim dalam menggunakan sistem perhitungan gaji yang baru (Sub bab 3, Sub-sub bab 3.2) 3. Menggunakan sumber daya yang ada pada perusahaan seperti sumber daya manusia, data, dan lain-lain (Sub bab 3, Sub-sub bab 3.3) 82

93 4. Memberikan umpan balik (feedback) terhadap unjuk kerja karyawan atau anggota tim terhadap sistem perhitungan gaji yang baru (Sub bab 3, Sub-sub bab 3.4) 5. Menetapkan tanggung jawab apa saja yang harus dijalankan terhadap sistem perhitungan gaji yang baru (Sub bab 4, Sub-sub bab 4.1) 6. Mendelegasikan dengan jelas tanggung jawab yang telah ditetapkan kepada karyawan atau anggota tim (Sub bab 4, Sub-sub bab 4.2) 7. Melakukan komunikasi mengenai permasalahan yang ada pada sistem perhitungan gaji (Sub bab 4, Sub-sub bab 4.3) Praktikum Praktikum Untuk Materi 1.1 dan Alat dan bahan yang dibutuhkan : alat tulis kantor, ruang rapat Kegiatan praktikum : 1. Mengembangkan potensi individu. 2. Mengembangkan kinerja tim. A. Petunjuk Pelaksanaan 1. Baca dan pelajari setiap langkah/ instruksi berikut ini dengan cermat sebelum melaksanakan praktik. 2. Laksanakan pekerjaan sesuai dengan urutan proses yang sudah ditetapkan. B. Skenario Saudara adalah Manajer Application Development Team pada PT. UG Informatic. PT. UG Informatic menerima 10 orang karyawan baru yang ditempatkan dalam Application Development Team. Tiga karyawan 83

94 lulusan dari S1 Sistem Informasi, empat karyawan lulusan dari S1 Teknik Informatika dan tiga karyawan lulusan S1 Ekonomi. Karyawan yang menjadi anggota pada Application Development Team harus menguasai teknologi repositori yaitu GIT technology. Untuk itu anda akan menyertakan mereka untuk mengikuti pelatihan GIT technology. Setelah mereka menyelesaikan pelatihan, Saudara akan menempatkan mereka ke dua proyek Sistem Informasi, bergabung dengan beberapa karyawan lama. Dua proyek tersebut adalah Proyek Pembuatan Aplikasi Akuntasi dan Proyek Pembuatan Website E- commerce. Tugas Saudara adalah : 1. Menentukan metode pelatihan yang akan mereka ikuti. 2. Memotivasi mereka agar dapat bekerjasama dengan baik dalam tim proyek sistem informasi. 3. Menetapkan target unjuk kerja untuk ke sepuluh karyawan baru yang akan ditempatkan pada 2 proyek Sistem Informasi. 4. Merancang tujuan kinerja untuk 2 proyek Sistem Informasi tersebut. 5. Menetapkan langkah-langkah pembuatan Standar Prosedur untuk 2 proyek tersebut. 6. Membuat catatan dari setiap diskusi atau pertemuan baik dengan pihak manajemen maupun dengan tim pembuat proyek Sistem Informasi. 7. Mengevaluasi hasil kinerja 2 tim proyek Sistem Informasi. 8. Melakukan perbaikan terhadap hasil kinerja tim yang tidak sesuai. C. Instruksi Kerja : No. No. KUK Daftar tugas/ instruksi Tentukan metode pelatihan yang akan mereka ikuti! 1.2 Berikan memotivasi mereka agar dapat bekerjasama 84

95 dengan baik dalam tim proyek sistem informasi! 1.3 Tetapkan target unjuk kerja untuk karyawan baru! Rancang tujuan kinerja untuk 2 tim proyek sistem informasi! 2.2 Tetapkan standar prosedur! 2.3 Catat masukan dari anggota tim! 2.4 Evaluasi hasil kinerja! 2.5 Perbaiki hasil evaluasi kinerja yang tidak sesuai! Praktikum Untuk Materi 1.3 dan Alat dan bahan yang dibutuhkan : alat tulis kantor, ruang rapat Kegiatan praktikum : 1. Melakukan koordinasi anggota tim. 2. Mendelegasikan tanggung jawab. A. Petunjuk 1. Baca dan pelajari setiap langkah/ instruksi berikut ini dengan cermat sebelum melaksanakan praktik. 2. Laksanakan pekerjaan sesuai dengan urutan proses yang sudah ditetapkan. B. Skenario Saudara sebagai seorang pimpinan di suatu perusahaan mempunyai tugas untuk melakukan koordinasi anggota tim dan pendelegasian wewenang atau tanggung jawab terhadap sistem perhitungan gaji yang baru diterapkan agar dapat mencegah konflik dan mengatasi permasalahan yang terjadi pada PT. UG Informatics di atas, serta hal-hal lain yang berhubungan dengan koordinasi dan pendelegasian wewenang seperti berikut : 85

96 1. Menetapkan ruang lingkup masing-masing anggota tim. 2. Melakukan pendekatan kerjasama antar anggota tim. 3. Menggunakan sumber daya yang efisien. 4. Memberikan umpan balik dari unjuk kerja. 5. Menetapkan tanggung jawab tim dengan jelas. 6. Mendelegasikan tanggung jawab yang harus dijalankan dengan jelas. 7. Mengkomunikasikan permasalahan pada tim dengan jelas. Lakukan pekerjaan di atas sesuai dengan prosedur yang berlaku! No. Instruksi Kerja : No. KUK Daftar tugas/ instruksi Tetapkan ruang lingkup masing-masing anggota tim! 3.2 Lakukan pendekatan kerjasama antar anggota tim! 3.3 Gunakan sumber daya yang efisien! 3.4 Berikan umpan balik dari unjuk kerja! Tetapkan tanggung jawab tim dengan jelas! 4.2 Delegasikan tanggung jawab yang harus dijalankan dengan jelas! 4.3 Komunikasikan permasalahan pada tim dengan jelas! 86

97 Daftar Pustaka Anonim, 2012, Pentingnya Membangun Tim Kerja Anda yang Efektif. diakses tanggal 23 Desember Anonim, Pendelegasian Wewenang Ditinjau dari Perspektif Hukum Administrasi Negara, ter%20ii.pdf;jsessionid=fd7456da339672b9cc7a34f8bd87b5 90?sequence=3, diakses tanggal 23 Desember Anonim, Penetapan Tujuan Pada Organisasi, 2015, Diakses tanggal 24 Desember Anonim, Pelatihan dan pengembangan SDM, Pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia, Diakses tanggal 24 Desember Anonim, Tinjauan Pustaka, er%20ii.pdf?sequence=3, diakses tanggal 23 Desember Anonim, Tinjauan Pustaka, er%2011.pdf?sequence=4. diakses tanggal 23 Desember Anonim, Tinjauan Pustaka, er%20ii.pdf?sequence=4. diakses tanggal 23 Desember Azhari Ihsan, 2013, Model Umum Proses Pelatihan, diakses tanggal 22 Desember Bizzisoconsulting 2013, Pentingnya Mengembangkan Kinerja Tim dalam Perusahaan, Diakses 24 Desember

98 Dedi Rianto Rahadi. 2010, Manajemen Kerja Sumber Daya Manusia, Tunggal Mandiri Publishing, Cetakan 1. Eva Mutshe Manik, Pendelegasian Wewenang, Pendelegasian-Wewenang-pdf., diakses tanggal 23 Desember Ima Yudha Perwira, 2013, Organisasi dan Manajemen, jemen.pdf. Diakses tanggal 23 Desember 2017 Inayatul Lathifah, 2015, Kemampuan Memberi Feedback Dalam Kegiatan Bercerita Pada Guru TK Kelompok B Di Gugus Terpadu Cut Mutia Cilacap Tengah Cilacap, Lumbung Pustaka Universitas Negeri Yogyakarta. (No ). Diakses tanggal 23 Desember 2017 Muhammad Alwan, 2012, Peranan Pendidikan Dan Pelatihan Dalam Pengembangan Sumber Daya Manusia, Diakses tanggal 23 Desember 2017 Nahiyah Jaidi Faraz, 2013, Evaluasi Kinerja SDM. Diakses tanggal 26 Desember 2017 Noviyanto, Manajemen dan Sistem Informasi Manajemen 1, wewenang-delegasi- Dan-Desentralisasi. Diakses 23 Desember Rachmat Ariyo, 2016, Teknik Mencatat. Diakses 23 Desember Rudy Suryanto, 2009, Mencatat dengan Efektif (Effective Notetaking Skills), Diakses 23 Desember Samsul Hidayat, 2015, Mengembangkan Komunikasi Efektif, Mengembangkan-Komunikasi.pdf. Diakses 23 Desember 2017, 88

99 Siti Rokhayati, 2013, Keterampilan Mencatat, Diakses 23 Desember Sofyan Effendi. Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya. Diakses 23 Desember Sulaiman, 2008, Pelatihan dan Pengembangan SDM. Diakses 23 Desember Sutiyono, Memahami Tim Kerja. Diakses 23 Desember Yodhia Antariksa, Menentukan Target Kerja dengan Metode SMART. Diakses 27 Desember Youth Manual Kenalan Dengan Metode Mencatat Cornell yang Efektif dan Patut Kamu Coba. Diakses 24 Desember ( ( ( 89

100

101 2 MENERAPKAN PROSEDUR KESEHATAN, KESELAMATAN, DAN KEAMANAN KERJA (K3) Objektif : 2.1 Menetapkan standar, prosedur dan kebijakan K3 di lingkungan kerja 2.2 Melakukan sosialisasi K3 2.3 Menyediakan saran-saran ergonomis dasar 2.1 Menetapkan Standar, Prosedur dan Kebijakan K3 Penggunaan tenaga kerja dalam jumlah besar dengan tingkat pendidikan relatif rendah telah membuktikan, bahwa sektor ini mempunyai andil yang cukup dominan dalam hal timbulnya kecelakaan dan penyakit akibat kerja. Kecelakaan dan penyakit akibat tersebut pada umumnya disebabkan oleh beberapa hal, di antaranya tingkat pengetahuan pekerja yang kurang, kebiasaan buruk yang melekat pada diri pekerja, kurang disiplin, kondisi tempat kerja yang kurang terawat dengan baik. Hal ini bisa dicegah, dikendalikan, diminimalisir dan ditindaklanjuti dengan baik bila perusahaan menggunakan suatu sistem tertentu, berupa sistem manajemen Keselamatan, Kesehatan dan Keamanan Kerja, yang disingkat dengan K3, dalam bahasa Inggris disebut sebagai Occupational Health and Safety, disingkat OHS. K3 atau OHS adalah kondisi yang harus diwujudkan di tempat kerja dengan segala daya upaya berdasarkan ilmu pengetahuan dan pemikiran mendalam guna melindungi tenaga kerja, manusia serta karya dan budayanya melalui penerapan teknologi pencegahan kecelakaan yang 91

102 dilaksanakan secara konsisten sesuai dengan peraturan perundangan dan standar yang berlaku. Dapat disimpulkan bahwa pengertian pelaksanaan keselamatan, kesehatan dan keamanan kerja adalah : Segala kegiatan untuk menjamin dan melindungi keselamatan, kesehatan dan keamanan tenaga kerja melalui upaya pencegahan kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja; Mengendalikan atau meniadakan potensi bahaya untuk mencapai tingkat risiko yang dapat diterima dan sesuai dengan standar yang ditetapkan. Sistem Manajemen Keselamatan, Kesehatan dan Keamanan Kerja atau disingkat SMK3, merupakan bagian dari sistem manajemen secara keseluruhan yang meliputi struktur organisasi, perencanaan, tanggungjawab, pelaksanaan, prosedur, proses dan sumber daya yang dibutuhkan bagi pengembangan, penerapan, pencapaian, pengkajian dan pemeliharaan kebijakan K3 dalam rangka pengendalian risiko yang berkaitan dengan kegiatan kerja guna terciptanya tempat kerja yang aman, efisien dan produktif. Tujuan K3 adalah menciptakan suatu sistem K3 di tempat kerja dengan melibatkan unsur manajemen, tenaga kerja, kondisi dan lingkungan kerja yang terintegrasi dalam rangka mencegah dan mengurangi kecelakaan serta terciptanya tempat kerja yang aman, efisien dan produktif. 1. Meningkatkan efektivitas perlindungan K3 yang terencana, terukur dan terintegrasi; 2. Mencegah dan mengurangi kecelakaan kerja dengan melibatkan unsur manajemen, pekerja/ buruh, dan atau Serikat Pekerja/ Serikat Buruh; 92

103 3. Menciptakan tempat kerja yang aman, nyaman dan efisien untuk mendorong produktivitas. SMK3 dilaksanakan pada setiap perusahaan dengan berpedoman pada penerapan 5 (lima) prinsip dasar sebagai berikut : 1. Komitmen dan kebijakan; 2. Perencanaan; 3. Penerapan; 4. Pengukuran dan evaluasi; dan 5. Tinjauan ulang dan peningkatan oleh pihak manajemen Standar K3 Ditetapkan Sebelum mengimplementasi, harus diidentifikasi semua peraturan perundang-undangan dan standar K3 yang berlaku dalam perusahaan yang bersangkutan. Sebaiknya dibentuk tim untuk mendokumentasikan peraturan perundang-undangan dan standar di bidang K3. Dari hasil identifikasi ini kemudian disusun peraturan K3 perusahaan dan pedoman pelaksanaan K3. Pada sebagian besar perusahaan, peraturan keselamatan kerja dicetak dalam bentuk buku saku yang selalu dibawa oleh tenaga kerja, agar setiap pekerja memahami peraturan tersebut, harus menjelaskan peraturan perundangan dan persyaratan lainnya kepada setiap tenaga kerja. Standarisasi merupakan suatu ukuran terhadap besaran-besaran/ nilai. Adanya standar K3 yang maju, akan menentukan tingkat kemajuan K3, karena pada dasarnya baik buruknya K3 di tempat kerja diketahui melalui pemenuhan standar K3. Standar adalah sebuah norma atau patokan yang diterima dan disetujui untuk mengukur sesuatu kuantitas dan kualitas. Standar kualitas 93

104 menyatakan sesuatu secara spesifik tetapi tanpa kuantitas yang eksak. Standar ini dikategorikan menjadi dua, yaitu : a. Standar berdasar konsensus; ialah standar yang disetujui oleh sekelompok orang, namun pemakaiannya tidak ditentukan oleh undang-undang. b. Standar di bawah peraturan; adalah standar yang pemakaiannya diwajibkan oleh pemerintah. Selain penggolongan standar ke dalam standar konsensus dan standar di bawah peraturan, masih ada penggolongan lain dengan dasar yang lain, yaitu : a. Standar spesifikasi, ialah standar yang menerangkan kondisi fisis. b. Standar performa, ialah standar yang menentukan bagaimana sesuatu pekerjaan itu harus dilaksanakan atau apakah yang harus dicapai. Standar Keselamatan Kesehatan dan Keamanan Kerja pada umumnya dibuat setelah kejadian. American Society of Mechanical Engineers misalnya menetapkan standard Rules for Construction of Stationary Boilers and for Allowable Working Pressures baru pada tahun Standar ini mempunyai sejarah panjang setelah peledakan yang terjadi atas ketel uap di Connecticut pada tahun 1854 dan di kapal di sungai Mississippi pada tahun Diusahakan aturan konstruksi yang uniform yang mengalami perubahan dengan waktu sampai menjadi standar tersebut. Boiler codes ini telah mengalami revisi dan dipakai sampai sekarang. Di USA dalam tahun 1970 baru dibuat Occupational Safety and Health Act (OSHA). Dalam waktu yang sangat singkat (dua tahun) OSHA harus mempunyai standar-standar yang diakui dan dilaksanakan sebagai undang-undang. Oleh karena itu OSHA mengambil standar American National Standard Institute (ANSI) dan National Fire 94

105 Protection Association (NFPA) yang telah ada terlebih dulu dalam banyak bidang sebagai standarnya. ANSI dibentuk dalam tahun 1918, pada waktu banyak dari himpunan-himpunan profesi merasa perlu untuk memformulasikan standar-standar industri. Di Indonesia ada SII, Lembaga Kesehatan dan Keselamatan Kerja (1957), Undang-Undang Keselamatan Kerja (1970), dan Ikatan Hygiene Perusahaan, Kesehatan dan Keselamatan Kerja (1973) Prosedur K3 Ditetapkan Prosedur kerja adalah aturan-aturan atau cara kerja yang berlaku saat melakukan suatu pekerjaan dalam bidang pekerjaan tertentu. Biasanya prosedur kerja ditujukan kepada pekerja yang akan memulai suatu pekerjaan. Prosedur kerja yang lengkap dan benar akan dapat mencegah terjadinya kecelakaan kerja, sehingga akan menjamin keefektifan dan efisiensi dalam suatu pekerjaan. Para pekerja di manapun dan jenis pekerjaan apapun wajib mentaati prosedur kerja yang ditetapkan. Risiko kerja akan ada di setiap pekerjaan, hanya beda besar kecil risiko ditentukan oleh jenis pekerjaan, besar pekerjaan, pekerja yang terlibat, fasilitas alat pelindung diri dan kompetensi pekerja. Agar setiap tenaga kerja mendapat perlindungan atas keselamatan dalam melakukan pekerjaan, maka setiap unsur yang ada di dalam organisasi/ instansi/ perusahaan perlu mengetahui dan melaksanakan prosedur K3. Prosedur K3 ini merupakan tahap atau proses suatu kegiatan untuk menyelesaikan aktivitas atau metode (cara) langkah demi langkah secara pasti dalam pekerjaan dengan memperhatikan Keselamatan, Kesehatan, dan Keamanan (K3). Adapun unsur-unsur yang terdapat dalam suatu organisasi/ instansi/ perusahaan/ yayasan yaitu : 95

106 1. Tenaga kerja; adalah orang yang mampu melakukan pekerjaan, baik di dalam maupun di luar hubungan kerja, guna menghasilkan jasa atau barang untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. 2. Pengusaha; adalah : a. Orang, persekutuan, atau badan hukum yang menyalurkan suatu perusahaan milik sendiri. b. Orang, persekutuan atau badan hukum yang secara berdiri sendiri menjelaskan perusahaan bukan miliknya. c. Orang, persekutuan, atau badan hukum yang berada di Indonesia dalam huruf a dan b yang berkedudukan di luar wilayah Indonesia. 3. Perusahaan; adalah setiap bentuk badan usaha yang memperkerjakan tenaga kerja dengan tujuan mencari untung atau tidak, baik milik swasta maupun negara. 4. Tempat kerja; adalah setiap ruangan atau lapangan tertutup atau terbuka bergerak atau tetap di mana tenaga kerja bekerja, atau sering dimasuki tenaga kerja untuk keperluan suatu usaha dan di mana terdapat sumber atau sumber-sumber bahaya, baik darat, di dalam tanah, di permukaan air, di dalam air, maupun di udara yang berada di dalam wilayah kekuasaan hukum Republik Indonesia. Perusahaan harus menyediakan personil yang memiliki kualifikasi, sarana yang memadai sesuai Sistem Manajemen K3 yang diterapkan dengan membuat prosedur yang dapat memantau manfaat yang akan didapat maupun biaya yang harus dikeluarkan. Prosedur dan instruksi kerja terdokumentasi pada saat dibuat harus mempertimbangkan aspek K3 pada setiap tahapan. Rancangan dan tinjauan ulang prosedur hanya dapat dibuat oleh personil yang memiliki 96

107 kompetensi kerja dengan melibatkan para pelaksana. Personi harus dilatih agar memiliki kompetensi kerja dalam menggunakan prosedur. Prosedur harus ditinjau ulang secara berkala terutama jika terjadi perubahan peralatan, proses atau bahan baku yang digunakan. Prosedur K3 memiliki fungsi yang sama namun keadaannya berbeda-beda karena kondisi dan keadaan yang berbeda-beda. Oleh karena itu setiap jenis pekerjaan memiliki prosedur yang berbeda-beda pula sehingga prosedur K3 tidak sembarangan ditetapkan dalam suatu pekerjaan, karena harus sesuai prosedur di lapangan. Beberapa faktor penyebab timbulnya kecelakaan kerja, antara lain 1. Faktor nasib dari para tenaga kerja 2. Faktor lingkungan fisik tenaga kerja, seperti mesin, gedung, ruang dan peralatan 3. Faktor kelalaian manusia 4. Faktor ketidakserasian kombinasi faktor-faktor produksi yang dikelola dalam perusahaan. Cara mengantisipasi kecelakaan kerja dengan menerapkan prosedur bekerja sesuai dengan Standard Operational Procedure (SOP), yaitu : a. Seluruh unsur yang ada harus mengetahui sarana, peraturan kesehatan dan prosedur keamanan organisasi b. Seluruh staf bekerja sesuai dengan tugas atau kewajibannya c. Tenaga kerja yang tidak dapat melaksanakan kewajiban harus melapor kepada pihak yang berwenang agar ada antisipasi jika timbul masalah. 97

108 2.1.3 Kebijakan K3 Ditetapkan Kebijakan K3 adalah suatu pernyataan tertulis yang ditandatangani oleh pengusaha dan atau pengurus yang memuat keseluruhan visi dan tinjauan perusahaan, komitmen dan tekad melaksanakan keselamatan dan kesehatan kerja, kerangka dan program kerja yang mencakup kegiatan perusahaan secara menyeluruh yang bersifat umum dan operasional. Kebijakan K3 sangat penting dan menjadi landasan utama yang diharapkan mampu menggerakkan semua partikel yang ada dalam perusahaan sehingga program K3 dapat berhasil dengan baik. Kebijakan K3 tersebut dibuat melalui proses konsultasi antara pengurus dan wakil tenaga kerja yang kemudian harus dijelaskan dan disebarluaskan kepada semua tenaga kerja, pemasok dan pelanggan. Kebijakan keselamatan, kesehatan dan keamanan kerja bersifat dinamik dan selalu ditinjau ulang dalam rangka peningkatan kinerja keselamatan, kesehatan dan keamanan kerja. Suatu kebijakan hendaknya jangan hanya bagus dan indah di atas kertas tetapi tidak ada implementasi atau tindak lanjutnya sehingga akan sia-sia saja. Tanpa adanya kebijakan yang dilandasi dengan komitmen yang kuat, apapun yang direncanakan tidak akan berhasil dengan baik. Penetapan kebijakan K3 dilaksanakan oleh pengusaha. Dalam menyusun kebijakan, pengusaha paling sedikit harus melakukan tinjauan awal kondisi K3 yang meliputi identifikasi potensi bahaya, penilaian dan pengendalian risiko; perbandingan penerapan K3 dengan perusahaan dan sektor lain yang lebih baik; peninjauan sebab akibat kejadian yang membahayakan; kompensasi dan gangguan serta hasil penilaian sebelumnya yang berkaitan dengan keselamatan; dan penilaian efisiensi dan efektivitas sumber daya yang disediakan. Kebijakan K3 paling sedikit memuat visi, tujuan perusahaan komitmen dan tekad 98

109 melaksanakan kebijakan serta kerangka dan program kerja yang mencakup kegiatan perusahaan secara menyeluruh yang bersifat umum dan/ atau operasional. Kebijakan keselamatan dan kesehatan kerja adalah suatu pernyataan tertulis yang ditandatangani oleh pengusaha dana atau pengurus yang memuat keseluruhan visi dan tujuan perusahaan, komitmen dan tekad melaksanakan keselamatan dan kesehatan kerja, kerangka dan program kerja yang mencakup kegiatan perusahaan secara menyeluruh yang bersifat umum dan atau operasional. Kebijakan keselamatan dan kesehatan kerja dibuat melalui proses konsultasi antara pengurus dan wakil tenaga kerja yang kemudian harus dijelaskan dan disebarluaskan kepada semua tenaga kerja, pemasok dan pelanggan. Dalam menetapkan kebijakan K3 di perusahaan ini yaitu dengan pernyataan mengenai komitmen dari organisasi untuk melaksanakan K3 yang menegaskan keterikatan perusahaan terhadap pelaksanaan K3 dengan melaksanakan semua ketentuan K3 yang berlaku sesuai dengan operasi perusahaan, melindungi keselamatan dan kesehatan semua pekerja termasuk kontraktor dan stakeholder lainnya seperti pelanggan dan pemasok. Pengusaha lebih dahulu menggariskan dan menjalankan pokokpokok kebijakan mengenai K3 secara umum serta maksudnya untuk membentuk Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja (P2K3). Kebijakan ini disebut safety and health policy. Kebijakan tentang K3 ini harus dituangkan secara tertulis karena sangat penting bagi manajemen dan pihak-pihak terkait. Kebijakan K3 merupakan suatu pernyataan kepada umum yang ditandatangani oleh manajemen senior yang menyatakan komitmen dan 99

110 kehendaknya untuk bertanggung jawab terhadap elemen K3. Penyusunan kebijakan K3 dilakukan melalui : 1. Tinjauan awal kondisi K3. 2. Komitmen tertulis, tertanggal dan ditandatangani pengurus tertinggi/ pucuk pimpinan perusahaan. 3. Memuat visi dan tujuan yang bersifat dinamis. 4. Memuat kerangka kerja dan program kerja secara jelas yang menyatakan tujuan dan sasaran K3. 5. Dibuat melalui proses konsultasi dengan pekerja/ wakil pekerja. 6. Disebarluaskan kepada seluruh pekerja. 7. Ditinjau ulang secara berkala untuk menjamin bahwa kebijakan tersebut masih sesuai dengan perubahan yang terjadi dalam perusahaan dan peraturan perundang-undangan Penerapan K3 sesuai Undang-Undang Dievaluasi Dalam pengukuran dan memantau hasil pelaksanaan adalah dengan menggunakan standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Ada dua macam ukuran yang dapat digunakan yaitu ukuran yang bersifat reaktif yang didasarkan pada kejadian kecelakaan dan ukuran yang bersifat proaktif yang didasarkan kepada upaya dari keseluruhan sistem. Melaksanakan audit dan meninjau ulang secara menyeluruh dengan melaksanakan audit K3. Manajemen dapat memeriksa sejauh mana organisasi telah melaksanakan komitmen yang telah disepakati bersama, mendeteksi berbagai kelemahan yang masih ada yang mungkin terletak pada perumusan komitmen dan kebijakan K3 atau pada pengorganisasian atau pada pencitraan dan pelaksanaannya. Perusahaan harus menetapkan dan memelihara prosedur pemeriksaan, pengujian dan pengukuran yang berkaitan dengan tujuan 100

111 dan sasaran K3, frekuensi pemeriksaan, pengujian dan pengukuran harus sesuai dengan obyeknya yang mengacu pada peraturan dan standar yang berlaku. Prosedur pemeriksaan, pengujian dan pengukuran secara umum meliputi : a. Personil yang terlibat harus mempunyai pengalaman dan keahlian yang cukup; b. Catatan pemeriksaan, pengujian dan pengukuran yang sedang berlangsung harus dipelihara dan tersedia bagi manajemen, pekerja/ buruh dan bagian kerja yang terkait; c. Peralatan dan metode pengujian yang memadai harus digunakan untuk menjamin telah dipenuhinya standar K3; d. Tindakan perbaikan harus dilakukan segera pada saat ditemukan ketidaksesuaian terhadap persyaratan K3 dari hasil pemeriksaan, pengujian dan pengukuran; e. Pemeriksaan/ investigasi yang memadai harus dilaksanakan untuk menemukan penyebab permasalahan dari suatu insiden; f. Hasil temuan harus dianalisis dan ditinjau ulang. Evaluasi melalu internal audit, melakukan penyelidikan insiden dengan ketentuan : 1. Elemen Audit terdiri atas 12 elemen dan 41 sub elemen dengan 166 kriteria 2. Audit dilakukan oleh Lembaga Audit Independen (badan audit) yang ditunjuk menteri atas permohonan perusahaan 3. Direktur berwenang menetapkan perusahaan yang wajib untuk diaudit 4. Audit dilaksanakan 3 tahun sekali. 101

112 Perusahaan yang berpotensi bahaya tinggi wajib melakukan penilaian penerapan SMK3. Tingkat penilaian penerapan SMK3 seperti terlihat pada tabel 2.1. Tabel 2.1. Tingkat Penilaian Penerapan SMK3 Persentase Nilai (%) Hasil Capaian Tingkat Penilaian 0-59 total kriteria Tindakan hukum Penerapan Kurang total kriteria Sertifikat dan bendera perak Penerapan Baik total kriteria Sertifikat dan bendera emas Penerapan Memuaskan Pengukuran dan evaluasi ini merupakan alat yang berguna untuk : Mengetahui keberhasilan penerapan SMK3 Melakukan identifikasi tindakan perbaikan Mengukur, memantau dan mengevaluasi kinerja SMK3 Untuk menjaga tingkat kepercayaan terhadap data yang akan diperoleh maka beberapa proses harus dilakukan seperti kalibrasi alat, pengujian peralatan dan contoh piranti lunak dan perangkat keras. Ada 3 kegiatan dalam melakukan pengukuran dan evaluasi yang diperkenalkan oleh peraturan ini yaitu : a. Inspeksi dan Pengujian Harus ditetapkan dan dijaga konsistensi dari prosedur inspeksi, pengujian dan pemantauan yang berkaitan dengan kebijakan K3. b. Audit SMK3 Audit ini untuk mengetahui keefektifan dari penerapan SMK3 di tempat kerja, hal yang perlu diperhatikan dalam audit adalah: Sistematika dan independen Frekuensi audit berkala 102

113 Kemampuan dan keahlian petugasnya Metodologi yang digunakan Berdasarkan hasil audit sebelumnya dan sumber bahaya yang ada Hasilnya dijadikan sebagai bahan tinjauan manajemen dan jika diperlukan ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan. Tindakan perbaikan dan pencegahan merupakan hasil temuan dari audit dan harus disetujui oleh pihak manajemen dan dijamin pelaksanaannya secara sistematik dan efektif. Tahapan pelaksanaan audit secara garis besar adalah : a. Mengkaji informasi yang didapat pada unit kerja yang akan diaudit dengan melihat : 1. Laporan hasil audit terdahulu 2. Rencana tindakan yang sedang dilaksanakan 3. Pengalaman kecelakaan/ penyakit akibat kerja 4. Pernyataan/ statement tentang tujuan dan kebijakan dari unit kerja tersebut b. Menyiapkan lembaran kerja audit, checklist dan lain-lain untuk unit kerja yang akan diaudit berdasarkan Permen No. 05/MEN/1996. c. Memahami semua informasi-informasi penting (dengan memeriksa catatan dan prosedur tertulis, wawancara dan inspeksi) dan mengembangkan temuan-temuan. d. Menyiapkan rekomendasi untuk didiskusikan dengan unit kerja yang bersangkutan. e. Menyiapkan rekomendasi akhir. f. Memberkas dan menyimpan semua lembaran kerja. 103

114 Di dalam pelaksanaannya tim audit harus : a. Melaksanakan identifikasi terhadap obyek yang akan diaudit (sumber-sumber bahaya yang ada) dengan menggunakan daftar periksa. b. Mengevaluasi kecelakaan yang mungkin terjadi dan akibat-akibat yang timbul atau ditimbulkan, melalui diskusi dan presentasi hasil temuan. c. Menentukan metode yang paling efektif/ tepat untuk mencegah dan atau mengurangi terjadinya kecelakaan dalam bentuk rekomendasi. Agar dapat melaksanakan audit dengan baik, maka setiap auditor harus mengetahui dasar-dasar pengetahuan, antara lain : a. Sifat-sifat dan bahaya-bahaya yang dapat ditimbulkan oleh bahanbahan baku dan bahan-bahan pembantu yang dipergunakan untuk proses produksi dalam kaitan dengan : Sifat-sifat kimiawinya Sifat fisiknya Bahaya kebakaran dan ledakan yang dapat ditimbulkannya Bahaya-bahaya lain yang dapat diakibatkan, baik terhadap personil/ pekerja maupun lingkungan/ tempat kerjanya. b. Tata cara penyimpanan dan pengelolaan dari bahan baku, bahan penimbun, bahan bakar berupa gas, cair, atau padat dan bahanbahan lain yang mudah terbakar atau meledak. c. Tata cara penyimpanan dan pengelolaan bahan-bahan berupa gas, cair atau padat yang dapat menimbulkan keracunan atau kerusakan terhadap anggota tubuh manusia. 104

115 d. Proses dan peralatan yang digunakan untuk proses produksi, termasuk cara penyimpanannya (storage system) selama dalam proses untuk bahan padat, cair, dan gas. e. Sistem transportasi di dalam pabrik dan atau pekarangan. f. Tata cara pengepakan dan penyimpanan dari hasil produksi serta tata cara transportasinya ke luar perusahaan. g. Tata cara pembuangan sampah/ sisa produksi, baik dalam bentuk padat, cair maupun gas/ uap. h. Ledakan dan kondisi lingkungan yang mungkin dapat menimbulkan/ membahayakan tenaga kerja dan peralatan antara lain factor-faktor fisik, kimia, biologis, ergonomik dan lain-lain. Evaluasi, untuk menentukan langkah-langkah atau tindakan yang diperlukan sesuai sifat dan karakteristik dari bahan atau instalasi yang ditangani sekaligus memprediksi risiko yang mungkin terjadi apabila kecelakaan terjadi. Pemantauan dan evaluasi kinerja K3 dilaksanakan di perusahaan yang meliputi : 1. Pemeriksaan, Pengujian, dan Pengukuran Pemeriksaan, pengujian, dan pengukuran harus ditetapkan dan dipelihara prosedurnya sesuai dengan tujuan dan sasaran K3 serta frekuensinya disesuaikan dengan obyek mengacu pada peraturan dan standar yang berlaku. Prosedur pemeriksaan, pengujian, dan pengukuran secara umum meliputi: a. Personil yang terlibat harus mempunyai pengalaman dan keahlian yang cukup; b. Catatan pemeriksaan, pengujian dan pengukuran yang sedang berlangsung harus dipelihara dan tersedia bagi manajemen, tenaga kerja dan stakeholder kerja yang terkait; 105

116 c. Peralatan dan metode pengujian yang memadai harus digunakan untuk menjamin telah dipenuhinya standar K3; d. Tindakan perbaikan harus dilakukan segera pada saat ditemukan ketidaksesuaian terhadap persyaratan K3 dari hasil pemeriksaan, pengujian dan pengukuran; e. Penyelidikan yang memadai harus dilaksanakan untuk menemukan penyebab permasalahan dari suatu insiden; dan f. Hasil temuan harus dianalisis dan ditinjau ulang. 2. Audit Internal SMK3 Audit internal SMK3 harus dilakukan secara berkala untuk mengetahui keefektifan penerapan SMK3. Audit SMK3 dilaksanakan secara sistematik dan independen oleh personil yang memiliki kompetensi kerja dengan menggunakan metodologi yang telah ditetapkan. Frekuensi audit harus ditentukan berdasarkan tinjauan ulang hasil audit sebelumnya dan bukti sumber bahaya yang didapatkan di tempat kerja. Hasil audit harus digunakan oleh pengurus dalam proses tinjauan ulang manajemen. Hasil temuan dari pelaksanaan pemantauan dan evaluasi kinerja serta audit SMK3 harus didokumentasikan dan digunakan untuk tindakan perbaikan dan pencegahan. Pemantauan dan evaluasi kinerja serta audit SMK3 dijamin pelaksanaannya secara sistematik dan efektif oleh pihak manajemen. Audit internal SMK3 harus dilakukan secara berkala untuk mengetahui keefektifan penerapan SMK3. Audit harus dilaksanakan secara sistematik dan independen oleh personil yang memiliki kompetensi kerja dengan menggunakan metodologi yang telah ditetapkan. 106

117 Frekuensi audit harus ditentukan berdasarkan tinjauan ulang hasil audit sebelumnya dan bukti sumber bahaya yang didapatkan di tempat kerja. Hasil audit harus digunakan oleh pengurus dalam proses tinjauan ulang manajemen. Selain evaluasi terhadap tingkat penerapan SMK3, juga dilakukan penilaian terhadap perusahaan berdasarkan kriteria yang menurut sifatnya dibagi atas 3 (tiga) kategori, yaitu : 1. Kategori Kritikal; Temuan yang mengakibatkan fatality/ kematian. 2. Kategori Mayor; a. Tidak memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan b. Tidak melaksanakan salah satu prinsip SMK3 c. Terdapat temuan minor untuk satu kriteria audit di beberapa lokasi 3. Kategori Minor; Ketidakkonsistenan dalam pemenuhan persyaratan peraturan perundang-undangan, standar, pedoman dan acuan lainnya Penerapan K3 Sesuai Undang-Undang Dilaporkan Laporan merupakan sarana yang dapat memberi masukan kepada pihak manajemen dalam melakukan perbaikan. 1. Laporan audit disampaikan kepada Direktur dan pengurus tempat kerja 2. Direktur melakukan evaluasi dan penilaian laporan audit 3. Berdasarkan hasil evaluasi dan penilaian ditetapkan pemberian sertifikat/ bendera penghargaan dan menginstruksi untuk tindakan hukum jika terdapat pelanggaran. 107

118 Susunan laporan penerapan K3 terdiri dari : a. Kesimpulan, menyatakan secara ringkas hasil audit menyeluruh. Isinya singkat, jelas, obyektif dan dapat menarik minat manajemen untuk membacanya. Orientasi pada kepentingan manajemen dan perusahaan serta segi positif diletakkan di depan sebelum mengemukakan kelemahan sistem. Perlu diingatkan bahwa tujuan audit adalah membantu pimpinan perusahaan untuk mengenali bahaya potensial dalam tempat kerja sebelum timbul gangguan operasi kecelakaan, kebakaran, pencemaran, penghentian pabrik secara darurat dan bentuk insiden yang merugikan lainnya dan bukan ditujukan untuk mencari kesalahan. b. Pelaksanaan audit, menjelaskan secara singkat tetapi cukup lengkap tentang pelaksanaan audit seperti misalnya lingkup audit dan daerah yang perlu perhatian khusus. c. Temuan, menyajikan data tentang hasil audit secara lengkap yang berisi kekuatan dan kelemahan penerapan sistem manajemen K3. d. Saran, berupa usulan untuk memperbaiki sistem, saran ini harus mempertimbangkan segi kepraktisan, keekonomian, kepentingan operasi dan keselamatan unit. Sedapat mungkin ditentukan juga prioritas saran untuk merumuskan rencana perbaikan yang bersifat jangka pendek dan jangka panjang. Formulir laporan sesuai dengan lampiran III Peraturan Menteri Tenaga Kerja No. 05/MEN/1996. Berdasarkan laporan audit baik yang dilaksanakan internal maupun eksternal, dilakukan evaluasi dan penilaian oleh tim yang ditunjuk oleh pimpinan organisasi atau perusahaan untuk audit internal, sedangkan untuk audit eksternal yang melakukan evaluasi dan penilaian dilakukan oleh DepNaKer. Hasil evaluasi dan penilaian 108

119 tersebut digunakan untuk mengetahui tingkat keberhasilan penerapan sistem manajemen K3 (Permen No. Per. 05/MEN/1996). Apabila audit dilaksanakan secara internal hasil evaluasi dapat digunakan sebagai bahan tindakan perbaikan terhadap temuan-temuan dari kriteria audit yang tidak memenuhi kesesuaian peraturan perundangan atau standar K3 yang berlaku. Sedangkan audit yang dilaksanakan secara eksternal hasil evaluasi dan penilaiannya digunakan oleh DirJen BinaWas untuk mengambil tindakan baik berbentuk pembinaan, tindakan hukum ataupun pemberian sertifikat dan penghargaan berbentuk bendera. Prosedur pelaporan informasi yang terkait dan tepat waktu harus ditetapkan untuk menjamin bahwa SMK3 dipantau dan kinerjanya ditingkatkan. Ada dua jenis pelaporan, yaitu : 1. Pelaporan Internal; prosedur pelaporan internal harus ditetapkan untuk menangani : Pelaporan terjadinya insiden Pelaporan ketidaksesuaian Pelaporan kinerja keselamatan dan kesehatan kerja Pelaporan indentifikasi sumber bahaya 2. Pelaporan Eksternal; prosedur pelaporan eksternal perlu ditetapkan untuk menangani : Pelaporan yang dipersyaratkan peraturan perundangan Pelaporan kepada pemegang saham atau pihak lain yang terkait Melakukan Sosialisasi K3 Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) memiliki peranan yang penting dalam perusahaan di antaranya perlindungan tenaga kerja dan orang lain di tempat kerja. Sosialisasi K3 sangatlah diperlukan sebagai 109

120 salah satu bentuk upaya dalam menerapkan prosedur kesehatan, keselamatan, dan keamanan kerja kepada semua pihak yang ada di perusahaan baik internal maupun eksternal. Pemahaman akan kebijakan K3 sangat penting sebagai salah satu upaya pencegahan timbulnya kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja. Informasi yang berkaitan dengan K3 menjadi langkah awal dalam melakukan sosialisasi. Informasi yang terkait dengan tujuan dan sasaran K3, dasar hukum, faktor-faktor yang menyebabkan kecelakaan, situasi yang berpotensi menimbulkan bahaya dan risiko, budaya 5R, api dan kebakaran, keadaan darurat, P3K, dan penyakit yang timbul akibat kerja. Informasi tersebut akan diuraikan satu persatu dalam unit ini Keselamatan dan Kesehatan Kerja Secara filosofi Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) adalah suatu upaya untuk menjamin keutuhan dan kesempurnaan jasmani maupun rohani tenaga kerja khususnya dan manusia pada umumnya serta hasil karya dan budaya menuju masyarakat adil dan makmur. Jika dilihat secara keilmuan K3 adalah semua ilmu dan penerapannya untuk mencegah terjadinya kecelakaan akibat kerja (KAK), penyakit akibat kerja (PAK), kebakaran, peledakan dan pencemaran lingkungan. Sedangkan menurut OHSAS : 2007, kesehatan dan keselamatan kerja (K3) adalah semua kondisi dan faktor yang dapat berdampak pada keselamatan dan kesehatan tenaga kerja maupun orang lain di tempat kerja. Lambang K3 Lambang K3 berbentuk palang berwarna hijau dengan roda bergerigi sebelas dengan warna dasar putih, seperti gambar

121 Gambar 2.1 Lambang K3 Keterangan Lambang : Tanda Palang : Bebas dari kecelakaan dan penyakit akibat kerja (PAK) Roda Gigi : Bekerja dengan kesegaran jasmani dan rohani Warna Putih : Bersih dan suci Warna Hijau : Selamat, sehat dan sejahtera 11 Gerigi Roda : Sebelas bab Undang-Undang No 1 Tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja. Dasar Hukum K3 di Tempat Kerja Undang Undang Dasar 1945 Landasan hukum peraturan perundangan di Indonesia adalah Undang-Undang Dasar Berdasarkan pasal 27 ayat (2) bidang ketenagakerjaan, khususnya bidang keselamatan dan kesehatan kerja menyatakan bahwa: Tiap-tiap warga Negara berhak atas pekerjaan dan penghidupan yang layak bagi kemanusiaan. Setiap warga negara berhak untuk mendapatkan pekerjaan yang dibutuhkan agar dapat hidup layak bagi kemanusiaan yaitu pekerjaan yang upahnya cukup dan tidak menimbulkan kecelakaan atau penyakit. 111

122 Undang - Undang no 14 tahun 1969 Undang-undang menyebutkan bahwa tenaga kerja merupakan modal utama serta pelaksana dari pembangunan masyarakat untuk mencapai tujuan terpenting dari pembangunan yaitu kesejahteraan masyarakat termasuk tenaga kerja. Untuk itu tenaga kerja sebagai pelaksana pembangunan harus dijamin haknya dan diatur kewajibannya serta dikembangkan daya gunanya. Undang-undang no 1 tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja Undang-undang ini adalah sebagai undang-undang pokok yang memuat aturan-aturan dasar atau ketentuan-ketentuan umum tentang keselamatan kerja dalam segala tempat kerja, baik di darat, di dalam tanah, di permukaan air, di dalam air maupun di udara, yang berada di wilayah kekuasaan hukum Republik Indonesia. Tujuan K3 Berdasarkan Undang-undang No. 1 tahun 1970 tentang Tujuan Undang-undang Keselamatan Kerja adalah bahwa setiap tenaga kerja berhak mendapat perlindungan dan keselamatan dalam melakukan pekerjaan untuk kesejahteraan hidup dan meningkatkan produktivitas nasional. Tujuan undang-undang lainnya adalah bahwa setiap orang lain yang berada di tempat kerja perlu mendapatkan jaminan keselamatannya. Selain itu setiap sumber produksi perlu dipakai dan dipergunakan secara aman dan efisien. 112

123 Syarat Dasar K3 Syarat-syarat keselamatan kerja ditetapkan dalam pasal 3 ayat (1) Undang-undang No. 1 tahun Sasaran yang akan dicapai melalui persyaratan adalah sebagai berikut : Mencegah dan mengurangi kecelakaan Mencegah, mengurangi dan memadamkan kebakaran Mencegah dan mengurangi bahaya peledakan Memberi kesempatan atau jalan menyelamatkan diri pada waktu kebakaran atau kejadian-kejadian lain yang berbahaya Memberi pertolongan pada kecelakaan Mencegah dan mengendalikan timbul atau menyebar luasnya suhu, kelembaban, debu, kotoran, asap, uap, gas, hembusan angin, cuaca, sinar atau radiasi, suara dan getaran Mencegah dan mengendalikan timbulnya penyakit akibat kerja baik fisik maupun psikis, peracunan, infeksi dan penularan Memperoleh penerangan yang cukup dan sesuai Menyelenggarakan suhu dan lembab udara yang baik Menyelenggarakan penyegaran udara yang cukup Memelihara kebersihan, kesehatan dan ketertiban Mencegah terkena aliran listrik yang berbahaya. Sasaran K3 Tenaga Kerja K3 bagi tenaga kerja yang bekerja dalam lingkungan perusahaan merupakan hal yang sangat penting. Memahami arti pentingnya kesehatan dan keselamatan kerja dalam keseharian kerjanya untuk 113

124 kepentingannya sendiri agar mampu meningkatkan kinerja dan mencegah potensi kerugian bagi perusahaan. Pengusaha Dalam pasal 1 ayat (4) Undang-undang No. 1 tahun 1970 tentang istilah- istilah, menyebutkan bahwa pengusaha adalah : orang atau badan hukum yang menjalankan sesuatu usaha milik sendiri dan untuk keperluan itu mempergunakan tempat kerja; orang atau badan hukum yang secara berdiri sendiri menjalankan sesuatu usaha bukan miliknya dan untuk keperluan itu mempergunakan tempat kerja; orang atau badan hukum yang di Indonesia mewakili orang atau badan hukum termaksud pada (a) dan (b), jikalau yang diwakili berkedudukan di luar Indonesia. Kecelakaan Kerja Kecelakaan merupakan suatu yang tidak diinginkan oleh semua orang. Menurut Suma mur (1992) kecekaan kerja adalah kecelakaan berhubungan dengan hubungan kerja. Hubungan kerja dapat berarti kecelakaan disebabkan karena pekerjaan atau pada waktu melaksanakan pekerjaan. Dalam standar OHSAS : 2007, kecelakaan kerja adalah insiden (kejadian yang berkaitan dengan pekerjaan) yang menimbulkan cedera, penyakit akibat kerja (PAK) ataupun kefatalan (kematian). Terjadinya kecelakaan kerja merupakan suatu bentuk kerugian baik bagi korban kecelakaan kerja maupun perusahaan. Upaya pencegahan kecelakaan kerja diperlukan untuk menghindari kerugian yang timbul serta untuk meningkatkan kinerja keselamatan kerja di tempat kerja. 114

125 Penyebab kecelakaan menurut H.W. Heinrich dalam Teori Domino Effect, yaitu : Penyebab Langsung Termasuk dalam faktor penyebab langsung kecelakaan kerja ialah kondisi tidak aman/ berbahaya (unsafe condition) dan tindakan tidak aman/ berbahaya (unsafe action). Kondisi tidak aman antara lain terdapat instalasi kabel listrik yang kurang standar (isolasi terkelupas, tidak rapi), alat kerja/ mesin/ kendaraan yang kurang layak pakai, tidak terdapat label pada kemasan bahan (material) berbahaya. Tindakan tidak aman antara lain kecerobohan, meninggalkan prosedur kerja, tidak menggunakan alat pelindung diri, bekerja tanpa perintah, mengabaikan instruksi kerja, tidak mematuhi rambu-rambu di tempat kerja. Penyebab Tidak Langsung Termasuk dalam faktor penyebab tidak langsung adalah faktor pekerjaan dan faktor pribadi. Faktor pekerjaan antara lain pekerjaan tidak sesuai dengan tenaga kerja, pekerjaan tidak sesuai sesuai dengan kondisi sebenarnya, pekerjaan berisiko tinggi namun belum ada upaya pengendalian di dalamnya, beban kerja yang tidak sesuai. Faktor pribadi antara lain mental/ kepribadian tenaga kerja tidak sesuai dengan pekerjaan, konflik, stres, keahlian yang tidak sesuai. Penyebab Dasar Termasuk dalam faktor penyebab dasar kecelakaan kerja ialah lemahnya manajemen dan pengendaliannya, kurangnya sarana dan prasarana, kurangnya sumber daya, dan kurangnya komitmen. 115

126 Faktor Faktor Penyebab Kecelakaan Kerja Tenaga Kerja Kemampuan dan kecakapan yang terbatas, sikap dan perilaku yang kurang baik sewaktu bekerja, gangguan kesehatan (penyakit, penglihatan kurang dan kelelahan fisik), gangguan mental (takut, was-was, tidak percaya diri, emosi dan tidak pengalaman). Manajemen Kerja Penugasan yang tidak proporsional dan tidak jelas, pekerjaan mempunyai risiko tinggi, upah dan kesejahteraan yang rendah, keresahan di kalangan pekerja (ancaman PHK, gejolak sosial ekonomi dan lain-lain), minimnya rambu-rambu peringatan dan larangan, tidak adanya sistem kerja dan pengawasan. Prosedur Sarana (peralatan) tidak memadai dan tidak sesuai, peralatan mengalami kerusakan dan tidak diketahui sebelumnya, peralatan tidak sesuai standar kerja, peralatan tidak dilengkapi petunjuk/ cara kerja, penggunaan peralatan di luar batas kemampuan. Lingkungan Tidak menggunakan alat keselamatan dan kesehatan kerja, lingkungan yang kurang mendukung (panas, licin, lembab, berair, berdebu, bising, suhu tinggi), sanitasi yang minim dan tidak memenuhi syarat kesehatan. Kerugian Kecelakaan Kerja Akibat dari kecelakaan kerja dapat menimbulkan kerugian. Kerugian yang ditimbulkan dapat dibagi menjadi 4 yaitu : Kerugian yang dialami oleh manusia, dapat berupa cedera, keracunan, penyakit akibat kerja bahkan kematian. 116

127 Kerugian akibat kerusakan mesin/ alat. Materi yang digunakan dapat mengalami kerusakan, produksi gagal, dan pencemaran materi. Kerugian pada lingkungan akibat pencemaran, bencana alam, dan kerusakan alam. Upaya Pencegahan Kecelakaan Kerja Upaya pencegahan kecelakaan kerja dibutuhkan untuk meningkatkan keselamatan di tempat kerja dan menghindari segala kerugian yang ditimbulkan akibat dari kecelakaan kerja. Adapun upaya yang dilakukan adalah sebagai berikut: Upaya pengendalian bahaya di tempat kerja. - Pemantauan dan pengendalian kondisi tidak aman di tempat kerja. - Pemantauan dan pengendalian tindakan tidak aman di tempat kerja. Upaya pencegahan kecelakaan kerja melalui pembinaan dan pengawasan. Pelatihan dan pendidikan K3 terhadap tenaga kerja. - Konseling dan konsultasi mengenai penerapan K3 bersama tenaga kerja. - Pengembangan sumber daya ataupun teknologi yang berkaitan dengan peningkatan penerapan K3 di tempat kerja. Upaya pencegahan kecelakaan kerja melalui sistem informasi : - Prosedur dan aturan K3 di tempat kerja. - Penyediaan sarana dan prasarana K3 dan pendukungnya di tempat kerja. 117

128 - Penghargaan dan sanksi terhadap penerapan K3 di tempat kerja kepada tenaga kerja. Laporan Kecelakaan Kerja Semua kejadian/ kecelakaan kerja wajib dilaporkan kepada Departemen Tenaga Kerja selambat-lambatnya 2x24 jam setelah kecelakaan terjadi. Hal ini sesuai dengan Undang-undang No. 1 tahun 1970 tentang keselamatan kerja dan Undang-undang No. 3 tahun 1992 tentang jaminan sosial tenaga kerja. Kecelakaan kerja yang wajib dilaporkan adalah kecelakaan yang terjadi di tempat kerja maupun kecelakaan kerja dalam perjalananan yang berhubungan dengan pekerjaan. Kecelakaan kerja dilaporkan guna penyidikan dan analisis untuk mencegah terjadinya kecelakaan yang sama terulang dan memberikan hak pekerja dalam bentuk jaminan dan tunjangan. Laporan kecelakaan kerja umumnya ringkasan berupa formulir yang menggambarkan kejadian kecelakaan dilengkapi rekomendasi tindakan pencegahan. Laporan kejadian kecelakaan disertai analisis terhadap faktor penyebab terjadinya kecelakaan. Analisis diawali dengan mengumpulkan informasi agar dapat menjelaskan secara tepat. Informasi dikumpulkan segera setelah terjadinya kecelakaan. Analisis dilakukan oleh petugas terlatih atau yang telah mengenal lokasi kejadian dengan baik. Informasi dapat diperoleh dari saksi, korban, teman sekerja atau pengawas kerja. Laporan analisis kecelakaan kerja harus menggambarkan hal-hal sebagai berikut : 118

129 Kejadian dan kronologi terjadinya kecelakaan baik itu waktu, tempat, pekerjaan, serta hal-hal yang terkait dengan terjadinya kecelakaan kerja. Kerugian-kerugian yang ditimbulkan (aset dan lingkungan). Korban-korban kecelakaan, tingkat keparahan, tindakan penanganan, hari kerja yang hilang, dan biaya pengobatan yang dikeluarkan. Investigasi penyebab kecelakaan (langsung, tidak langsung, dasar). Tindakan perbaikan dan pencegahan berdasarkan hasil investigasi. Foto dokumentasi kecelakaan kerja. Validasi catatan oleh saksi, korban, pengawas K3, manajemen atas. Analisis kecelakaan kerja perlu disusun secara sistematis, dicatat guna mendukung penerapan K3 yang lebih baik. Bahaya dan Risiko Standar internasional OHSAS 18001:2007 menyebutkan bahwa bahaya adalah semua sumber, situasi ataupun aktivitas yang berpotensi menimbulkan kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja. Bahaya dapat bersumber dari manusia, mesin, material, metode, dan lingkungan. Risiko adalah peluang atau kemungkinan bahwa seseorang atau sesuatu akan mengalami kerugian atau terkena efek negatif kesehatan jika terpapar bahaya. Perbedaan kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja terletak pada waktu kejadiannya. Kecelakaan kerja adalah peristiwa mendadak dan biasanya terjadi kekerasan terhadap struktur fisik/ tubuh manusia 119

130 seperti jatuh dari ketinggian, terkena benda keras. Sedangkan penyakit akibat kerja timbul secara berlahan dan memakan waktu yang lama. Identifikasi bahaya merupakan landasan dari langkah pencegahan kecelakaan yang disebabkan adanya tindakan tidak aman dan kondisi tidak aman. Selain itu identifikasi bahaya adalah langkah awal dari proses penilaian risiko. Identifikasi bahaya yang dilaksanakan memperhatikan faktorfaktor penyebab bahaya K3 di tempat kerja antara lain : Biologi Faktor biologi penyakit akibat kerja jenisnya beragam. Penyakit oleh jamur sering terjadi pada tenaga kerja yang menghirup debu organik, tempat kerja yang lembab dan basah dapat menyebabkan penyakit paru. Faktor biologis dapat menular dari seorang pekerja ke pekerja lainnya. Pencegahan yang dapat dilakukan antara lain imunisasi dengan pemberian vaksinasi atau suntikan. Contoh : bakteri, virus, jamur, tanaman, binatang. Kimia Bahan kimia memiliki sifat beracun dapat memasuki aliran darah dan menyebabkan kerusakan pada sistem tubuh dan organ lainnya seperti kanker, bahaya pernafasan, membahayakan lingkungan. Bahan kimia berbahaya dapat berbentuk padat, cairan, uap, gas, debu, asap atau kabut. Fisik Fisik/ mekanik adalah faktor di dalam tempat kerja yang bersifat fisika antara lain kebisingan, penerangan, getaran, iklim kerja, tekanan, suhu, ventilasi. Faktor-faktor ini mungkin bagian tertentu yang dihasilkan dari proses produksi atau produk samping yang tidak diinginkan. 120

131 Biomekanik Cara bekerja harus diatur sedemikian rupa. Tugas monoton, berulang atau kecepatan tinggi, postur tidak netral atau canggung, kelelahan yang berlebihan dapat menimbulkan masalah ergonomi. Ergonomi adalah studi tentang hubungan antara pekerjaan dan tubuh manusia. Desain ergonomis yang efektif menyediakan workstation, peralatan dan perlengkapan yang nyaman dan efisien bagi pekerja untuk digunakan. Hal ini juga menciptakan lingkungan kerja yang sehat karena mengatur proses kerja untuk mengendalikan atau menghilangkan potensi bahaya. Psikologi/ Sosial Jika suatu perusahaan ingin memaksimalkan produktivitas, perlu menciptakan tempat kerja di mana pekerja merasa aman dan dihormati. Isu ini melampaui keselamatan fisik dan termasuk melindungi kesejahteraan diri, martabat dan mental pekerja. Intimidasi atau pelecehan sering mengancam rasa kesejahteraan dan keamanan pekerja di tempat kerja. Penilaian Risiko K3 Penilaian suatu risiko merupakan hasil kali antara nilai frekuensi dengan nilai keparahan suatu risiko. Untuk menentukan kategori suatu risiko apakah itu rendah, sedang, tinggi ataupun ekstrim dapat menggunakan metode matriks risiko, seperti gambar

132 Gambar 2.2 Metode Matriks Risiko Representasi kategori risiko yang dihasilkan dari penilaian matriks risiko adalah seperti gambar 2.3 berikut. Gambar 2.3 Kategori Risiko Sasaran yang akan dicapai dalam pelaksanaan penilaian risiko di tempat kerja yaitu untuk : Mengetahui, memahami dan mengukur risiko yang terdapat di tempat kerja; 122

133 Menilai dan menganalisa pengendalian yang telah dilakukan di tempat kerja; Melakukan penilaian finansial dan bahaya terhadap risiko yang ada; Mengendalikan risiko dengan memperhitungkan semua tindakan penanggulangan yang telah diambil. Elemen-Elemen dalam Penilaian Risiko Keparahan atau tingkat kemungkinan yang ditimbulkan dari suatu potensi bahaya yang sudah dievaluasi sebelumnya dapat diperkirakan dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut : Sifat dari kondisi dan situasi apa yang akan dilindungi - Manusia - Properti - Lingkungan Pengaruhnya terhadap kesehatan manusia - Ringan - Berat/ Serius - Meninggal Luasnya kemungkinan bahaya yang ditimbulkan - Satu orang - Beberapa orang. Langkah-Langkah Penilaian Risiko Langkah sistematis dalam penilaian risiko di tempat kerja dilakukan mengikuti 5 langkah sebagai berikut : Mengidentifikasi dan mencari potensi bahaya yang terdapat di tempat kerja. 123

134 Menetapkan akibat yang ditimbulkan oleh potensi bahaya tersebut dan bagaimana kemungkinan kejadiaannya. Melakukan evaluasi terhadap risiko dan menetapkan apakah persyaratan pencegahan yang ada sudah layak atau masih diperlukan tambahan persyaratan pengendalian lain. Mencatat semua temuan. Mengkaji hasil penilaian dan melakukan revisi apabila diperlukan. Berdasarkan hasil dari penilaian risiko, maka dapat ditentukan langkah pengendalian risiko yang paling tepat. Pengendalian Risiko K3 Pengendalian risiko dilakukan berurutan sampai dengan tingkat risiko/ bahaya berkurang menuju titik yang aman, seperti di gambar Gambar 2.4 Hirarki Pengendalian Risiko

135 Upaya pengendalian terhadap K3 meliputi : Substitusi bahan-bahan yang berbahaya Dengan mengganti semua atau sebagian bahan yang berbahaya dengan bahan lain yang lebih ramah lingkungan adalah salah satu cara mengurangi terjadinya penyakit akibat kerja. Isolasi Untuk bahan-bahan kerja yang berpotensi terjadinya ledakan dan kebakaran perlu ditempatkan pada ruang tersendiri (terisolasi) dan tertutup serta diberikan petugas khusus untuk menanganinya (penyimpanan dan pengamanannya). Pemasangan local exhauster Ruangan yang berasap, berdebu, panas hendaknya dipasang peralatan bantu sirkulasi udara guna mencegah terjadinya polusi udara pada ruangan tersebut. Ventilasi umum Ruangan yang baik adalah ruang dengan ventilasi memadai, yang mampu mengalirkan udara segar dan meneruskan sinar matahari. Oleh karena itu pemasangan pintu, jendela harus benar-benar tepat baik konstruksi maupun desainnya. Pemakaian alat pelindung diri Perusahaan harus betul-betul mempersiapkan alat pelindung diri bagi pekerja semaksimal mungkin baik jumlah maupun kualitasnya sesuai jenis pekerjaan yang dilakukan. Manajemen perusahaan Perusahaan yang bonafit dan mempunyai prospek ke depan harus senantiasa memperhatikan keselamatan dan kesehatan kerja dari pimpinan hingga pekerja bawah. 125

136 Identifikasi bahaya, penilaian dan pengendalian risiko didokumentasikan dan diperbaharui sebagai dasar penerapan K3 di lingkungan tempat kerja Laporan Identifikasi Bahaya, Penilaian dan Pengendalian Risiko K3 Aktivitas pekerjaan yang berlangsung di area kerja yang berpotensi bahaya baik kondisi bahaya maupun tindakan bahaya dapat dilakukan pencatatan setiap hari ataupun di setiap pergantian jam kerja. disertai dengan upaya pengendalian yang dapat dilakukan untuk selanjutnya dilaporkan ke pimpinan. Pencatatan yang dilakukan dapat digunakan untuk mengetahui apakah aktivitas/ area/ tempat kerja telah aman dari potensi bahaya dan apakah sudah dilakukan upaya pengendalian. Laporan mengenai identifikasi bahaya, penilaian, dan pengendalian risiko K3 dapat berisikan : Tanggal dan Waktu Aktivitas/ area/ lokasi Jenis bahaya (kondisi/ tindakan bahaya) Sumber bahaya Risiko Penilaian risiko (frekuensi, keparahan, kategori) Pengendalian risiko Foto dokumentasi kondisi awal dan kondisi akhir Verifikasi dokumentasi oleh manajemen atas. Penyakit Akibat Kerja Penyakit akibat kerja adalah setiap penyakit yang disebabkan oleh pekerjaan atau lingkungan kerja seperti penyakit yang diakibatkan oleh 126

137 aktifitas kerja maupun penyakit yang disebabkan oleh akibat lingkungan yang terdapat di tempat kerja. Penyakit akibat hubungan kerja adalah penyakit yang secara tidak langsung disebabkan oleh pekerjaan. Hal ini tercantum dalam Undang-undang No. 1 tahun 1970, Keppres no. 22 tahun 1993, dan Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. Per/01/Men/1981. Jenis Jenis Penyakit Akibat Kerja Seperti penyakit pada umumnya, penyakit akibat kerja dapat menyebabkan gangguan pada anggota tubuh pekerja secara menyeluruh maupun sebagian anggota tubuh. Jenis penyakit akibat kerja antara lain penyakit kulit dan paru, penyakit hati dan lambung, penyakit saluran kemih dan organ reproduksi, penyakit hematologi, penyakit jantung dan saluran darah, penyakit otot dan kerangka tubuh, penyakit pendengaran dan mata, penyakit syaraf, stress, dan infeksi. Faktor Penyebab Penyakit Akibat Kerja Terdapat 5 pembagian golongan yang dapat menyebabkan penyakit akibat kerja yaitu : Golongan Fisik misalnya temperatur/ suhu yang tinggi dapat menyebabkan berbagai keluhan dan penyakit. Penyebab lainnya adalah radiasi sinar infra red penyebab katarak, dan lain-lain. Golongan Kimia misalnya penggunaan bahan kimia yang dapat menyebabkan iritasi, kebakaran, peledakan, dan keracunan. Golongan Biologi misalnya jamur, bakteri, virus menyebabkan berbagai keluhan dan penyakit yang menyerang tubuh. Golongan Fisiologi misalnya penyakit yang disebabkan oleh posisi kerja/ tempat kerja yang tidak sesuai dengan ergonomik. 127

138 Golongan Psikologi misalnya suasana kerja yang monoton, hubungan kerja yang kurang baik menyebabkan stress dan perubahan tekanan darah. Upaya Pencegahan Penyakit Akibat Kerja Penyakit akibat kerja yang disebabkan oleh pekerjaan atau lingkungan kerja dapat dilakukan tindakan pencegahan dengan melakukan monitoring kesehatan tenaga kerja melalui pemeriksaan kesehatan secara teratur dan penyediaan sarana dan prasarana serta perbaikan tempat kerja yang aman, sehat, dan ergonomis. Tanggap Darurat Tanggap darurat adalah keadaan sulit yang tidak diduga yang memerlukan penanggulangan segera supaya tidak terjadi kecelakaan ruang lingkup. Pelaksanaan tanggap darurat secara umum : Menghentikan seluruh aktivitas kerja. Segera menuju titik evakuasi dengan mengikuti jalur evakuasi darurat. Menyelamatkan aset yang memungkinkan untuk diselamatkan. Tetap tenang dan cepat bertindak. Menginformasikan kepada petugas tanggap darurat apabila ada rekan yang masih tertinggal/ terperangkap/ terluka. Tetap di area aman hingga ada instruksi lanjutan dari petugas berwenang. 128

139 Api dan Kebakaran Api adalah suatu reaksi kimia yang terbentuk dari 3 unsur yaitu panas, oksigen, dan bahan mudah terbakar yang menghasilkan panas dan cahaya. Kebakaran adalah api yang tidak dikehendaki. Kebakaran di tempat kerja dapat membawa konsekuensi yang berdampak merugikan bagi perusahaan, tenaga kerja, dan lingkungan sekitar perusahaan. Berdasarkan data kasus kebakaran dari Pusat Laboratorium Fisika Mabes Polri tahun tercatat bahwa tempat kerja lebih besar peluangnya untuk terjadi kebakaran dibandingkan di area bukan tempat kerja. Fakta di lapangan bahwa faktor menonjol yang menjadi penyebab kebakaran adalah api terbuka dan listrik. Faktor-faktor dapat disebabkan karena faktor peralatan proteksi kebakaran yang kurang memadai, sumber daya manusia yang tidak dipersiapkan, atau hambatan dari manajemen. Sistem Proteksi Kebakaran Sistem proteksi kebakaran adalah untuk mengantisipasi bahaya kebakaran yang harus direncanakan sesuai dengan tingkat risiko bahaya hunian yang bersangkutan. Sarana proteksi kebakaran berupa alat atau instalasi untuk mendeteksi dan memadamkan api seperti alarm, Hydrant, Alat Pemadam Kebakaran Ringan (APAR) dan sarana atau alat untuk mengendalikan penyebaran asap panas dan gas berbahaya seperti sarana pengendalian asap (smoke control system), sarana evakuasi, sistem pengendalian asap dan api (smoke damper, fire damper, fire stopping), alat bantu evakuasi dan lain-lain. 129

140 Teknik Pemadaman Api/ Kebakaran Untuk dapat memadamkan api dapat dilakukan dengan empat prinsip pada tabel 2.2. Pendinginan Isolasi Dilusi Pemisahan bahan mudah terbakar Pemutusan rantai reaksi Tabel 2.2 Metode Memadamkan Api Menghilangkan unsur panas. Menggunakan media bahan dasar air. Menutup permukaan benda yang terbakar untuk menghalangi unsur O2 menyalakan api. Menggunakan media serbuk ataupun busa. Meniupkan gas inert untuk menghalangi unsur O2 menyalakan api. Menggunakan media gas CO2. Memisahkan bahan mudah terbakar dari unsur api. Memindahkan bahan-bahan mudah terbakar jauh dari jangkauan api. Memutus rantai reaksi api dengan menggunakan bahan tertentu untuk mengikat radikal bebas pemicu rantai reaksi api. Menggunakan bahan dasar Halon (Penggunaan Halon sekarang dilarang karena menimbulkan efek rumah kaca). Media Pemadam Kebakaran Klasifikasi potensi bahaya, tingkat vitalitas, jenis bahan dan peralatan, jumlah dan jenis hunian menjadi dasar dalam menentukan sistem instalasi yang sesuai dan media pemadam kebakaran yang cocok. 130

141 Umumnya media pemadam kebakaran adalah air namun media air tidak dapat digunakan secara efektif dan aman untuk setiap bentuk kebakaran. Jenis jenis media pemadam kebakaran antara lain berbentuk busa (foam), serbuk kimia kering (dry chemical powder), Carbondioxida, Inergent, Halocarbon (Halon) dan lain lain. Jenis-jenis media pemadam tersebut memiliki keunggulan dan kekurangan tertentu. Manajemen Penanggulangan Kebakaran Konsep manajemen penanggulangan kebakaran adalah dengan mencermati fenomena kebakaran yang mencakup semua aktifitas sebelum kejadian sampai dengan dengan setelah terjadinya kebakaran. Pre fire control Identifikasi potensi bahaya kebakaran Identifikasi tingkat ancaman bahaya kebakaran Identifikasi skenario Perencanaan tanggap darurat Perencanaan system proteksi kebakaran Pelatihan In case fire control Deteksi alam Padamkan Lokalisir Evakuasi Rescue Amankan 131

142 Post fire control Investigasi Analisis Rekomendasi Rehabilitasi. Tanggap Darurat Keadaan darurat adalah situasi/ kondisi/ kejadian yang tidak normal. Ciri-cirinya adala terjadi tiba-tiba, mengganggu kegiatan/ komunitas, perlu segera ditanggulangi karena dapat mengakibatkan banyak korban atau kerusakan. Tahapan perencanaan keadaan darurat : a. Identifikasi bahaya dan penaksiran risiko b. Penakaran sumber daya yang dimiliki c. Tinjau ulang rencana yang telah ada d. Tentukan tujuan dan lingkup e. Pilih tipe perencanaan yang akan dibuat f. Tentukan tugas-tugas dan tanggung jawab g. Tentukan konsep operasi h. Tulis dan perbaiki 2.3. Menyediakan Saran-Saran Ergonomis Dasar Saran-Saran Ergonomis Dasar Dianalisis Ergonomi dapat diartikan sebagai ilmu serta penerapannya yang berusaha untuk menyerasikan pekerjaan dan lingkungan terhadap orang atau sebaliknya dengan tujuan tercapainya produktivitas dan efisiensi yang setinggi-tingginya melalui pemanfaatan manusia seoptimaloptimalnya. Kata Ergonomi berasal dari Bahasa Yunani yaitu Ergon 132

143 (kerja) dan nomos (aturan atau hukum). Dengan perkataan lain ergonomik ialah ilmu yang mempelajari perilaku manusia dalam kaitan dengan pekerjaannya. Obyek penelitian ilmu ini ialah manusia ketika bekerja dalam ruang lingkungannya. Pengertian yang rada seimbang ini tercermin dalam definisi Internasional Labour Organization (ILO) berikut : Ergonomi ialah penerapan ilmu biologi manusia sejalan dengan ilmu rekayasa untuk mencapai penyesuaian bersama antara pekerjaan dan manusia secara optimum, dengan tujuan agar bermanfaat demi efisiensi dan kesejahteraan. Sasaran ergonomi ini adalah seluruh tenaga kerja, baik yang bekerja di sektor industri modern maupun pada sektor industri tradisional dan informal, sesuai dengan tujuannya yaitu tercapainya produktivitas dan efisiensi kerja yang cukup tinggi. Dengan berbagai penelitian yang telah dilakukan, telah terbukti bahwa penerapan ergonomik pada berbagai bidang pekerjaan akan menyebabkan kenaikan produktivitas kerja cukup nyata. Penyelesaian pekerjaan dan lingkungan kerja terhadap manusia (tenaga kerja) dan sebaiknya, seperti yang terkandung dalam pengertian ergonomi, mempunyai arti yang sangat besar dalam upaya pengisian kerangka pemikiran tentang teknologi yang serasi, karena pada kenyatannya teknologi adalah merupakan tata cara untuk berproduksi. Selain itu keserasian tenaga kerja dengan pekerjaannya merupakan satu segi penting dalam pembinaan kualitas hidup yang berarti besarnya integritas manusiawi harga diri dan marupakan suatu kebahagiaan dan kepuasan dalam melakukan pekerjaan Ruang Lingkup Ergonomi Dalam ruang lingkup ergonomik tercakup berbagai aspek yang akan dibicarakan berikut ini antara lain : 133

144 A. Prinsip Ergonomi Antropometri dan sikap tubuh dalam kerja Efisiensi kerja Organisasi kerja dan desain kerja Faktor manusia dalam ergonomik B. Beban Kerja Mengangkat dan mengangkut Kelelahan Pengendalian lingkungan kerja Peraturan Perundangan yang Berkaitan dengan Ergonomi Peraturan perundangan yang terkait dengan pelaksanaan norma ergonomi di tempat kerja adalah : Undang-undang No. 1 tahun 1970 PMP No. 7 tahun 1964 Permennakertrans No. Per. 03/Men/ Saran-Saran Ergonomis Dasar Diuji Efisiensi kerja merupakan suatu hal yang sangat penting dalam menciptakan suatu gerakan tubuh yang baik dan maksimal agar dapat dicapai suatu hasil kerja optimal, dan dapat dicapai dengan : a. Pemakaian energi, harus diorganisasi dalam gerakan-gerakannya agar otot dapat dimanfaatkan dengan tenaga yang sebesar mungkin, dan bekerja dengan efisiensi setinggi-tingginya dan dengan keterampilan yang optimal. b. Menghindarkan kerja otot statis, karena sangat melelahkan atau paling sedikit dapat ditekan menjadi sekecil mungkin, secara 134

145 fisiologi terbukti bahwa kerja otot statis kurang efisien dari pada kerja otot yang dinamis. Pada kerja otot statis, konsumsi energi lebih banyak untuk upaya-upaya yang lebih kecil Pengorganisasian Kerja Masalah-masalah akan timbul baik bagi tenaga kerja maupun bagi organisasinya, apabila pengetahuan dan kemampuan tidak sesuai dengan pekerjaan atau pengaturan kerja kurang baik. Pengaturan kerja, setiap hari, setiap minggu, setiap tahun dalam kehidupan tenaga kerja mempunyai pengaruh yang besar terhadap kesehatan, keselamatan dan kesejahteraan tenaga kerja sendiri. Sehingga hal-hal berikut harus mendapat perhatian : a. Pengetahun tentang pekerjaan; harus sudah diberikan dan dikuasai tenaga kerja sebelum melakukan pekerjaan. b. Pekerjaan yang baik; harus dihindarkan pekerjaan-pekerjaan dengan stres, kelelahan atau tekanan yang berlebihan, dengan cara memakai peralatan yang benar, memberikan waktu yang cukup untuk mengerjakan pekerjaannya dengan baik. c. Pengaturan organisasi kerja; bila dilakukan untuk pekerjaan perseorangan ataupun kelompok. Jam kerja sangat mempengaruhi kehidupan tenaga kerja seharihari, sehingga sangat penting untuk mempunyai kebebasan beristirahat dan berpergian bagi tenaga. Pengorganisasian kerja yang baik dengan berpedoman pada hal-hal sebagai berikut : a. Semua sikap kerja membungkuk dan sikap tubuh yang tidak alamiah harus dihindarkan. 135

146 b. Posisi lengan yang ekstensi terus menerus baik ke depan maupun ke samping harus dihindarkan. c. Diusahakan bekerja dengan duduk atau bergantian dengan berdiri. d. Kedua lengan harus bergerak bersama-sama atau dalam arah yang berlawanan. e. Bangku dan meja kerja harus dibuat sesuai dengan pedoman dan anjuran yang berlaku. f. Kerja mengangkat dan mengangkut dilakukan dengan ketentuanketentuan yang benar. g. Ukuran antropometri tenaga kerja harus disesuaikan dengan alat dan peralatan yang akan dipergunakan. h. Ketrampilan sangat penting dalam melaksanakan pekerjaan secara efisien, dan dapat diperoleh dengan cara latihan yang dilakukan terus-menerus. i. Man-Machine System (sistem manusia mesin) yaitu penyesuaian antara manusia sebagai tenaga kerja dengan mesin atau peralatan kerja yang dipakai. j. Konsumsi kalori harus disesuaikan dengan jenis pekerjaannya. k. Menghindarkan kelelahan Desain Tempat Kerja Aturan dasar dalam melakukan desain tempat kerja meliputi : a. Semua komponen, peralatan, alat kontrol dan sejenisnya harus bisa dipergunakan oleh operator yang paling kecil (ukuran tubuhnya), barang/ peralatan yang sering digunakan harus mudah dijangkau, dengan tidak memerlukan gerakan memutar atau membungkuk sehingga tempat kerja/ landasan kerja yang agak miring atau tegak lurus mungkin diperlukan. 136

147 b. Tinggi komponen, peralatan, kontrol pedal dan lain-lain harus dibuat untuk menghidari penekanan pada bagian pergelangan tangan, leher/ tengkuk, perut atau kaki. c. Tata letak kerja yang harus memberikan ruang gerak untuk tangan kiri operator, tetapi untuk ketelitian pekerjaan harus dilakukan oleh tangan yang dominan (tangan yang bisa untuk bekerja). d. Kontrol harus didesain, yang memungkinkan operator yang paling kecil mampu mengoperasikannya, juga harus diperhitungkan kemampuan tenaga dari operator yang paling lemah. e. Pekerjaan yang dilakukan secara manual diusahakan dekat dengan titik pusat dari tubuh. f. Tata letak kerja harus dibuat sedemikian rupa dengan memperhatikan kegiatan operator untuk duduk dan berdiri secara bergantian. g. Faktor penting yang termasuk dalam desain tempat kerja adalah dengan melibatkan operator untuk menyusun desain kerja yang baru Beban Kerja Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi beban kerja antara lain : A. Pembebanan Kerja Fisik Kerja fisik atau sering juga disebutkan kerja otot adalah yang menyebabkan gerakan-gerakan otot, terhadap tubuh banyak otot lebih kurang 45% dari berat tubuh. Gerakan otot terjadi bila otot bekerja dengan cara mengerut (kontraksi), di mana otot menjadi lebih panjang. Untuk berkontraksi dibutuhkan tenaga kerja yang dapat diperoleh dan hasil proses kimiawi cadangan tenaga dalam 137

148 otot yang adalah berasal dan zat-zat yang dibawa oleh darah ke otot. Dikenal dua macam kerja otot yaitu : Kerja otot statis, yaitu kerja otot yang menetap untuk periode waktu tertentu, di mana pembuluh darah akan tertekan dan peredaran darah berkurang, sehingga sangat melelahkan. Kerja otot dinamis, yaitu kerja otot yang ritmis dan berirama, di mana pengerutan dan pengendoran terjadi silih berganti, bekerja sebagai pompa peredaran dalam berjalan sesuai dengan tingkat kontraksi otot. Pembedaan fisik yang dibenarkan adalah tidak melebihi 30% - 40% dan kemampuan kerja maksimum tenaga kerja dalam waktu 8 jam sehari. Pembebanan yang lebih besar hanya dapat diperkenankan untuk waktu yang lebih singkat dan ditambah dengan waktu istirahat yang sesuai dengan pertambahan beban kerja yang diterima oleh tenaga kerja. Dalam hal ini beban fisik mengangkat dan mengangkut maka beban berat yang diperkenankan untuk tenaga kerja Indonesia adalah 40 kg dan apabila dilakukan lebih dari sekali, harus disesuaikan lagi. Kemampuan kerja fisik maksimum sulit ditentukan sehingga sering dipakai parameter denyut nadi, di mana diusahakan agar tidak melebihi denyut per menit di atas nadi sebelum kerja. Cara mengangkut dan mengangkat yang benar harus memenuhi dua aturan kerja yaitu : Beban kerja diusahakan menekan pada otot tungkai secara kuat dan sedapat mungkin otot tulang belakang yang lebih lemah disebabkan dan pembebanan. Kekuatan gerakan badan dimanfaatkan untuk mengawali gerakan. 138

149 B. Mengangkat dan Mengangkut Pada pekerjaan mengangkat dan mengangkut, efisiensi kerja dan pencegahan terhadap kerusakan tulang belakang harus mendapat perhatian yang cukup. Mengangkat dan mengangkut beban tulang belakang bertambah dari atas ke bawah dan tersebar pada ruas-ruas tulang pinggang. Di antara ruas-ruas tulang belakang terdapat lempengan antar ruas tulang yang tersusun sebagai dan bahanbahan cair kental, fungsi lempeng adalah seperti bantal dan juga memberikan sifat lentur pada tulang belakang. Faktor-faktor yang mempengaruhi kegiatan mengangkat dan mengangkut adalah : Beban yang diperkenankan, jarak angkut dan intensitas pembebanan kondisi lingkungan kerja yaitu keadaan medan yang licin, kasar, naik turun dan lain-lain. Keterampilan bekerja. Peralatan kerja beserta keamanan. Cara mengangkat dan mengangkut yang baik harus memenuhi dua prinsip kinetis yaitu : Beban diusahakan menekan pada otot tungkai yang kuat dan sebanyak mungkin otot tulang belakang yang lebih lemah dibebaskan dari pembebanan. Momentum gerak badan dimanfaatkan untuk mengawali gerak. C. Kelelahan Banyak definisi tentang kelelahan, tetapi secara garis besarnya dapat dikatakan bahwa kelelahan ini merupakan suatu pola yang timbul pada suatu keadaan yang secara umum terjadi pada setiap individu, yang telah tidak sanggup lagi untuk melakukan aktivitasnya. Pada dasarnya pola ini ditimbulkan oleh dua hal, yaitu 139

150 akibat kelelahan fisiologis (fisik atau kimiawi) dan akibat kelelahan psikologis (mental dan fungsional) dan hal ini bisa bersifat obyektif (akibat perubahan performance) dan bisa bersifat subyektif (akibat perubahan-perubahan dalam perasaan dan kesadaran). Kelelahan fisiologi adalah kelelahan yang timbul karena adanya perubahan fisiologis dalam tubuh. Dari segi fisiologis, tubuh manusia dapat dianggap sebagai mesin yang mengonsumsi bahan bakar dan memberikan output berupa tenaga yang berguna untuk melaksanakan aktivitas sehari-hari. Kelelahan pada tenaga kerja akan mengakibatkan antara lain menurunnya perhatian, perlambatan dan hambatan persepsi, lambat dan sukar berpikir, penurunan kemauan atau dorongan untuk bekerja dan berkurangnya efisiensi kegiatan fisik dan mental dan lain-lain, yang sering menyebabkan timbulnya kecelakaan kerja sebagai akibat kurangnya kewaspadaan. D. Pengendalian Lingkungan Kerja Tempat kerja (workplace) adalah merupakan suatu tempat di mana tenaga kerja akan menghabiskan sebagian besar waktunya seharihari sehingga kemungkinan atau risiko bahaya yang terdapat di tempat kerja akan mengancam dan menyerang tenaga kerja untuk waktu yang lama, serta dapat membawa bahaya tersebut ke rumah bila faktor kebersihan kurang mendapat perhatian/ pemeliharaan. Oleh karena itu pengendalian lingkungan kerja untuk menciptakan suatu lingkungan kerja yang nyaman, aman, sehat selamat dan serasi merupakan hal yang mutlak harus mendapat perhatian dalam upaya menciptakan suasana kerja yang ergonomis. 140

151 Saran-Saran Ergonomis Dasar Diterapkan Penerapan tata laksana ergonomi harus didasari pada beberapa faktor berikut ini : A. Antropometri Secara klasik antropometri diartikan sebagai pengukuran/ ukuran dari tubuh manusia dan bagian-bagiannya, dan pada umumnya dikerjakan dengan menggunakan patokan titik-titik atau bagianbagian tertentu dan badan manusia. Antropometri yang digunakan di dalam ergonomi adalah untuk mengatur tubuh manusia dan juga mengukur alat, ruang kerja, dan sebagainya yang digunakan, yang bisa dikatakan sebagai ergonometrik. Gabungan kedua macam ukuran inilah yang seyogyanya diterapkan di dalam tatalaksana ergonomi. B. Sikap Tubuh dalam Bekerja Posisi atau sikap tubuh dan cara kerja yang sesuai dengan aturan kerja adalah sikap dan cara kerja ergonomis. Pelaksanaan kerja biasanya menggunakan alat dan sarana kerja. Agar sikap tubuh dalam kerja sesuai dengan aturan kerja diperlukan norma-norma atau ketentuan-ketentuan alat dan sarana kerja yang sesuai dan serasi dengan karakteristik tenaga kerja yang akan menggunakannya. Dengan demikian diusahakan agar semua pekerjaan harus selalu dilaksanakan dalam sikap kerja yang ergonomis. Sikap tubuh dalam kerja harus diupayakan agar semua pekerjaan dilaksanakan dengan sikap duduk dan sikap berdiri secara bergantian. Segala posisi dan sikap tubuh yang tidak alamiah dihindarkan atau diusahakan agar beban statis sekecilkecilnya. Segala posisi dan sikap tubuh harus mengusahakan untuk menghindari upaya yang tidak perlu. 141

152 Sikap Kerja Duduk Agar dapat memenuhi sikap tubuh dalam kerja yang sesuai dengan peraturan kerja atau ergonomis diperlukan ketentuanketentuan dan ukuran-ukuran baku tentang tempat duduk serta meja kerja yang berpedoman pada ukuran-ukuran antropometri orang Indonesia. Tempat Duduk Ketentuan tempat duduk harus dibuat sedemikian agar memberikan posisi dan sikap yang mantap, memberikan reaksi otot yang tidak sedang digunakan untuk kerja sehingga tidak mengalami penekanan-penekanan bagi tubuh yang mengganggu sirkulasi darah dan sensibilitas bagian-bagian tersebut. 1. Tinggi tempat duduk diukur dari lantai sampai pada permukaan atas bagian depan alas duduk. Ketentuan : tinggi alat duduk harus sedikit lebih pendek dan panjang lekuk lutut sampai ke telapak kaki. Ukuran yang diusulkan adalah 0 48 cm. 2. Panjang alas duduk diukur dan pertemuan garis proyeksi permukaan depan sandaran duduk dengan permukaan atas alas duduk. Ketentuan : harus lebih pendek dan jarak lekuk lutut sampai garis punggung. Ukuran yang diusulkan adalah 40 cm. 3. Lebar tempat duduk diukur pada garis tengah alas duduk melintang. Ketentuan : harus lebih besar dari lebar pinggul. Ukuran yang diusulkan adalah cm. 142

153 4. Sandaran pinggang dibuat berdasarkan ketentuan : bagian atas sandaran pinggang tidak melebihi tepi bawah ujung tulang belikat dan bagian bawahnya setinggi garis pinggul. 5. Sandaran tangan (apabila diperlukan) memiliki ketentuan : jarak antara topi dalam kedua sandaran tangan lebih lebar dari lebar pinggul dan tidak meleihi lebar bahu. Tinggi sandaran tangan adalah tinggi siku. Panjang sandaran tangan adalah sepanjang lengan bawah. Ukuran yang diperkenankan : jarak antara tepi dalam kedua sandaran tangan adalah cm, tinggi sandaran tangan adalah 20 cm dari alas duduk, dan panjang sandaran tangan adalah 21 cm. 6. Sudut alas duduk memiliki ketentuan : alas duduk harus sedemikian rupa sehingga memberikan kemudahaan pada pekerja untuk melaksanakan pemilihan-pemilihan gerakan dan posisi. Ukuran yang diusulkan adalah alas duduk horisontal. Ukuran pekerjaan-pekerjaan yang tidak memerlukan sedikit membungkung ke depan alas duduk miring ke belakang 3-5 derajat. 7. Bila keadaan memungkinkan, penyediaan tempat duduk dengan permintaan khusus dapat diatur dan dianjurkan kemudian. Meja Kerja 1. Tinggi meja kerja memiliki ketentuan : tinggi permukaan atas meja kerja dibuat setinggi siku dan disesuaikan dengan sikap tubuh pada waktu bekerja. Untuk sikap berdiri, ukuran-ukuran yang diusulkan pada pekerjaan-pekerjaan yang lebih membutuhkan ketelitian, tinggi meja kerja 143

154 adalah cm lebih tinggi dari tinggi siku. Pada pekerjaan-pekerjaan yang memerlukan penekanan dengan tangan, tinggi meja adalah cm lebih rendah dari tinggi siku. Untuk sikap duduk ukuran yang diusulkan adalah tinggi meja cm yang diukur dari permukaan daun meja sampai ke lantai. 2. Tebal daun meja dibuat sedemikian rupa sehingga dapat memberikan kebebasan bergerak pada kaki. 3. Permukaan meja harus rata dan tidak menyilaukan 4. Lebar meja diukur dari pekerja kearah depan dengan ketentuan : tidak melebihi jarak jangkauan tangan. Ukuran yang diusulkan adalah 80 cm. Luas Pandangan Ketentuan : daerah pandangan yang jelas bila pekerjaan berdiri tegak dan diukur dari Tinggi mata adalah : 0 30⁰ vertikal ke bawah, dan 0-50⁰ horisontal ke kanan dan ke kiri. Ukuran yang diusulkan adalah selama bekerja pada daerah penglihatan tersebut objek-objek utama diletakkan pada jarak lihat yang optimal untuk ketajaman penglihatan. Tinggi huruf adalah 1/200 dari jarak baca dalam millimeter. C. Faktor Manusia dalam Ergonomi Dalam penerapan ergonomi, faktor manusia merupakan faktor yang sangat menentukan, sebab tanpa adanya kemauan dan keinginan manusia sendiri untuk menerapkan cara-cara kerja yang ergonomis, maka tujuan ergonomik sendiri tidak tercapai. Faktor manusia sebagai sumber daya Secara fisiologis telah ditentukan bahwa pembebanan manusia tidak boleh melebihi 30% dan pada tenaga maksimal untuk 144

155 bekerja selama 8 jam sehari. Beban yang terlalu berat dapat menganggu kesehatan tenaga kerja, sehingga perlu pengaturan jam kerja dan waktu istirahat yang cukup sesuai dengan jenis pekerjaan dan beban kerja yang dihadapi. Manusia sebagai Pengolah Informasi/ Operator Mesin Dengan adanya mesin-mesin yang dapat menggantikan tenaga manusia dengan lebih baik dan lebih efisien yang banyak dipergunakan sekarang ini, maka fungsi manusia akan berubah menjadi operator mesin, yang tentunya akan memberikan pengaruh terhadap manusia sendiri, yang harus diperhatikan, yaitu : - Perlunya keterampilan tenaga kerja yang lebih baik. - Mudahnya timbul kebosanan pada operator. - Banyaknya faktor yang mempengaruhi hubungan manusia dengan mesin tersebut. Manusia sebagai Bagian dari Suatu Sistem Dalam melaksanakan pekerjaan maka manusia sebagai tenaga kerja tidak akan terlepas atau akan sangat dipengaruhi oleh sistem lingkungan, baik lingkungan umum maupun lingkungan kerjanya sendiri, dan sebaliknya langsung maupun tidak langsung manusia akan menyebabkan perubahan-perubahan pada lingkungan. Lingkungan yang baik dan nyaman serta terkendali akan memberikan pengaruh yang baik bagi prestasi dan semangat kerja karena adanya perasaan nyaman, aman dan terhindar dari rasa takut dan was-was sehingga produktivitas kerja meningkat. Manusia sebagai Suatu Sistem 145

156 Untuk dapat memahami dan mengetahui apa dan bagaimana sebernarnya ergonomik, maka harus diketahui bahwa tubuh manusia merupakan satu sistem yang utuh, yang terdiri dari berbagai sub sistem yang secara sendiri-sendiri ataupun secara bersama-sama (terkoordinasi) akan memberikan kekhususan tertentu terhadap tenaga kerja yaitu : - Sistem kerangka manusia - Sistem otot - Sistem syaraf - Sistem pengindera penglihatan - Sistem pengindera pendengaran - Sistem pengindera penciuman - Sistem pengindera suhu - Sistem pengindera rasa Sistem Manusia Mesin Yang harus diperhatikan dalam hubungan ini antara lain adalah - Faktor manusia - Pengaturan informasi - Jenis alat pengendali Soal Latihan Jawablah pertanyaan/ pernyataan berikut ini dengan cara memilih pilihan jawaban yang tepat! 1. Prosedur kerja untuk dipatuhi oleh pekerja untuk, kecuali : A. Mencegah kecelakaan kerja B. Menjaga alat tidak cepat rusak C. Meningkatkan keuntungan perusahaan D. Memperlancar pekerjaan 146

157 2. Bagaimana cara pencegahan kecelakaan yang disebabkan oleh beberapa faktor manusia, kecuali : A. Kampanye dan penyuluhan K3 secara berkala untuk menumbuhkan kesadaran ber- K3 B. Melaksanakan workshop K3 C. Membuat dan melengkapi rambu-rambu K3 di proyek D. Menyiapkan MCK 3. Berikut adalah cara mengantisipasi kecelakaan kerja dengan menerapkan prosedur bekerja sesuai SOP, kecuali : A. Seluruh unsur yang ada harus mengetahui sarana, peraturan kesehatan dan keamanan B. SOP dibuat untuk dijadikan sebagai buku saku staf C. Seluruh staf bekerja sesuai dengan tugas atau kewajibannya D. Tenaga kerja yang tidak dapat melaksanakan kewajiban harus melapor kepada pihak 4. Penilaian SMK3 terhadap perusahaan berdasarkan kriteria yang menurut sifatnya dibagi atas tiga kategori, kecuali : A. Kategori Non Teknis B. Kategori Kritikal C. Kategori Mayor D. Kategori Minor 5. Faktor penyebab timbulnya kecelakaan kerja antara lain, kecuali : A. Faktor nasib dari para tenaga kerja B. Faktor lingkungan keluarga tenaga kerja C. Faktor ketidakserasian kombinasi faktor-faktor produksi yang dikelola D. Faktor kelalaian manusia 147

158 6. Landasan hukum mengenai kesehatan dan keselamatankerja (K3) di tempat kerja yang memuat aturan-aturan dasar atau ketentuanketentuan umum tentang keselamatan kerja tercantum dalam : A. Pasal 27 ayat (2) UUD 1945 B. OHSAS : 2007 C. UU No. 1 Tahun 1970 D. UU No. 14 Tahun Penyebab kecelakaan kerja salah satunya adalah lemahnya manajemen dan pengendaliannya, sarana yang kurang, serta kurangnya komitmen. Hal ini di dalam Teori Domino Effect termasuk ke dalam kategori penyebab kecelakaan yaitu : A. Penyebab langsung B. Penyebab dasar C. Penyebab tidak langsung D. Penyebab struktural 8. Salah satu bentuk upaya pencegahan kecelakaan kerja melalui pengendalian bahaya di tempat kerja adalah A. Menyediakan sarana dan prasarana K3 dan pendukungnya di tempat kerja B. Memberikan pelatihan dan pendidikan K3 C. Melakukan pembinaan dan pengawasan D. Memberikan penghargaan dan sanksi 9. Kategori risiko yang perlu mendapat perhatian Manajemen Atas menurut metode matriks risiko termasuk ke dalam kategori risiko A. Ekstrim B. Tinggi C. Sedang D. Rendah 148

159 10. Penyakit akibat kerja (PAK) disebabkan oleh 2 hal yaitu pekerjaan dan A. Kecelakaan kerja B. Lingkungan kerja C. Risiko kerja D. Manajemen kerja 11. Pengertian Ergonomi yang tercermin dalam International Labour Organization (ILO) adalah: A. Ilmu serta penerapannya untuk meyerasikan pekerjaan dan lingkungan terhadap orang atau sebaliknya dengan tujuan tercapainya produktivitas dan efisiensi yang tinggi melalui pemanfaatan manusia dengan optimal B. Penerapan ilmu biologi manusia sejalan dengan ilmu rekayasa untuk mencapai penyesuaian bersama antara pekerjaan dan manusia secara optimum, dengan tujuan agar bermanfaat demi efisiensi dan kesejahteraan C. Ilmu yang mempelajari perilaku manusia dalam kaitan dengan pekerjaannya sesuai aturan ataupun hukum yang berlaku D. Jawaban tidak ada yang tepat 12. Prinsip Ergonomi mencakup beberapa aspek yang terdapat berikut ini, kecuali: A. Pengendalian lingkungan kerja B. Faktor manusia dalam ergonomi C. Efisiensi kerja D. Organisasi kerja dan desain kerja 13. Pengorganisasian kerja yang baik dengan berpedoman pada hal-hal sebagai berikut : 149

160 A. Semua sikap kerja membungkuk dan sikap tubuh yang tidak alamiah harus dihindarkan B. Ukuran antropometri tenaga kerja harus disesuaikan dengan alat dan peralatan yang akan dipergunakan C. Konsumsi kalori harus disesuaikan dengan jenis pekerjaannya D. Jawaban benar semua 14. Faktor-faktor yang mempengaruhi kegiatan mengangkat dan mengangkut adalah : A. Momentum gerak badan dimanfaatkan untuk mengawali gerak B. Kondisi lingkungan kerja (keadaan medan yang licin, kasar, naik turun dan lain-lain) C. Beban yang diperkenankan, jarak angkut dan intensitas pembebanan, keterampilan bekerja, peralatan kerja dan keamanan D. Beban diusahakan menekan pada otot tungkai yang kuat dan sebanyak mungkin otot tulang belakang yang lebih lemah dibebaskan dari pembebanan 15. Tubuh manusia adalah merupakan suatu sistem yang utuh yang terdiri dari berbagai sub sistem yang secara sendiri-sendiri ataupun secara bersama-sama (terkoordinasi) akan memberikan kekhususan tertentu terhadap tenaga kerja. Pernyataan tersebut membicarakan faktor manusia dalam ergonomi sebagai : A. Sumber Daya B. Pengolah Informasi/ Operator Mesin C. Bagian dari Suatu Sistem D. Suatu Sistem 150

161 2.5 Studi Kasus Deskripsi Penugasan : Saat ini komputer sudah tidak dapat dilepaskan dari dunia bisnis, industri dan rumah tangga. Hampir semua kegiatan manusia berhubungan dengan komputer. Intensitas yang meningkat pada interaksi manusia dengan komputer tentunya bermanfaat dalam efisiensi dan efektivitas. Namun di sisi lain ada aspek yang membahayakan yang meningkat, yaitu faktor kesehatan kerja. Pemakaian komputer yang intens menjadi salah satu faktor penyebab gangguan kesehatan. Seorang pekerja yang setiap hari menggunakan komputer dalam bekerja dapat mengalami berbagai gangguan kesehatan seperti gangguan syaraf, gangguan penglihatan, cidera otot terutama pada bagian bahu, pergelangan tangan, dan pinggang. Banyak faktor yang dapat menyebabkan timbulnya gangguan kesehatan pada pekerja yang menghabiskan banyak waktunya di dalam ruangan dan menggunakan komputer misalnya tempat kerja. Perusahaan yang baik seharusnya telah menerapkan K3 dalam pelaksanaan pekerjaan. Hal ini dapat mengurangi munculnya risiko kerja yang mungkin timbul dalam bekerja karena telah mengikuti aturan-aturan yang tepat sesuai dengan terapan prosedur K3. Masalah akan timbul terkadang karena kondisi ruang kerja yang kurang kondusif dalam perusahaan. Pencahayaan yang kurang, posisi duduk yang tidak sesuai dan waktu kerja yang berlebih dapat menjadi pemicu timbulnya risiko kerja menjadi lebih mungkin terjadi. PT. UG Informatics bergerak dalam bidang Sistem Informasi dan saat ini sedang memiliki masalah sehubungan dengan kondisi karyawan yang sering ijin karena sakit. Kondisi ini terjadi akibat kondisi ruangan karyawan yang sepertinya tidak sesuai dengan aturan kebijakan dari K3. 151

162 Instruksi Tugas : Dalam rangka mengatasi kondisi ruang kerja yang kurang sesuai dengan kebijakan yang telah ditentukan berdasarkan K3, Saudara diminta untuk merumuskan kondisi ergonomi yang sesuai dengan kebijakan dan prosedur K3 dalam perusaan untuk dapat diterapkan demi mengurangi kondisi karyawan yang sering merasa kurang enak badan. Langkah-langkah kegiatan yang harus Saudara lakukan sebagai berikut : 1. Menentukan kebijakan dan prosedur K3 yang seharusnya ditetapkan perusahaan (Sub bab 2.1). 2. Memperkirakan risiko yang mungkin ditimbulkan akibat kondisi ergonomi yang saat ini dijalankan perusahaan (Sub bab 2.2). 3. Melakukan survei ruang kerja untuk menentukan kondisi ergonomi yang baik untuk para pekerja (Sub bab 2.3). 2.6 Praktikum Alat dan bahan yang dibutuhkan : alat tulis kantor, seperangkat komputer, ruang kerja Kegiatan Praktikum 1. Melakukan koordinasi antar rekan kerja. 2. Menetapkan sisi ergonomi dari penggunaan perangkat komputer. Petunjuk 1. Baca dan pelajari setiap langkah/ instruksi berikut ini dengan cermat sebelum melaksanakan praktik. 2. Laksanakan pekerjaan sesuai dengan urutan prsses yang sudah ditetapkan. 152

163 Skenario Saudara sebagai pemimpin perusahaan yang menangani Sumber Daya Manusia yang akan menangani permasalahan mengenai sakit yang sering diderita para karyawan sehubungan dengan perkiraan masalah ergonomi di tempat kerja. Hal-hal yang perlu dilakukan sehubungan dengan kewenangan yang dimiliki adalah : 1. Menetapkan prosedur dan kebijakan K3 dalam lingkungan kerja yang menggunakan perangkat komputer. 2. Menempatkan Sumber Daya Manusia yang tepat sesuai dengan kebutuhan keahlian. 3. Menetapkan ergonomi yang sesuai dengan lingkungan kerja yang ada. Lakukan pekerjaan di atas sesuai dengan prosedur yang berlaku. Instruksi Kerja : No. No. KUK Daftar Tugas/Instruksi Tetapkan Visi dan Misi perusahaan! 1.2 Tetapkan kebijakan K3 dalam lingkungan pengguna komputer! Cari risiko yang mungkin timbul akibat kesalahan kebijakan K3! 2.2 Soasialisakan Kebijakan K3! Tetapkan Ergonomi yang tepat sesuai lingkungan kerja yang ada! 3.2 Sosialisasikan ergonomi yang telah ditetapkan! 153

164 Daftar Pustaka Anonim, Petunjuk praktis Pertolongan Pertama, 1997, PT. Gaya Favorit Press. Pedoman praktis Ergonomik, ILO Jenewa Terjemahan DK3N. Anonim, 1993, Ergonomi dan produktivitas, Pusat Hyperkes dan Keselamatan Kerja, Jakarta. tentang-keselamatan-kerja.pdf, Diakses tanggal 28 Desember Departemen Tenaga Kerja, Ditjen Binawas, Dit. PNKK, Himpunan Peraturan Perundang-undangan K3 DK3 Nasional, 1993, Pedoman diagnosis dan Evaluasi cacat karena kecelakaan dan penyakit akibat kerja. Hebbie ilma adzim, Weblog Ahli K3 Umum. Diakses tanggal 24 Desember H.W. Heinrich cs, 1980, Industrial Accident Prevention, McGraw-Hill New York. International Labour Organization Jakarta. Keselamatan dan Kesehatan Kerja Sarana untuk Produktivitas; Pedoman Pelatihan untuk Manajer dan Pekerja. ISBN : International Labour Organization. International Labour Organization Guidelines on occupational safety and health management systems (ILO-OSH 2001). Geneva. Losi Pratama e-book Keselamatan, Kesehatan Kerja Lingkungan Hidup. OHSAS. Occupational Health and Safety Assessment Series; Occupational Health and Safety Management Systems Guidelines for the Implementation of OHSAS : ISBN : OHSAS Project Group

165 Peraturan Pemerintah Nomor 50 Tahun Sistim Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3). SCORE. International Labour Organization Keselamatan dan Kesehatan Kerja: Pedoman Pelatihan untuk manajer dan pekerja, Modul Lima. Jakarta Suma mur PK, 1993, Higiene Perusahaan dan Kesehatan Kerja edisi ke IX, Jakarta PT Gunung Agung Suma mur PK, 1989, Keselamatan kerja dan pencegahan kecelakaan, CV. Haji Masagung, Jakarta. Suryatri Darmiatun dan Tasrial Prinsip-prinsip K3LH. Penerbit Gunung Samudera. Mangliawan, Pakis, Malang. Training material K3 Bidang Kesehatan Kerja, Depnaker RI Ditjen Binawas (1996/1997) Zulmiar Yanri, Sri Harjani, M. Yusuf, 1999, Kumpulan Peraturan Perundangan Kesehatan Kerja. 155

166

167 3 MELAKSANAKAN PEKERJAAN SECARA MANDIRI DALAM LINGKUNGAN ORGANISASI TI Objektif : 1. Merencanakan dan mempersiapkan pekerjaan 2. Membuat jadwal kerja mandiri 3. Melaksanakan pekerjaan sesuai perencanaan 4. Berpartisipasi di dalam tim 3.1. Merencanakan dan Mempersiapkan Pekerjaan Sumber daya manusia merupakan faktor paling penting yang menentukan keberhasilan suatu perusahaan. Hal ini dikarenakan tujuan perusahaan dapat tercapai apabila ada peran aktif dari sumber daya manusia di perusahaan tersebut. Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam suatu perusahaan selain faktor modal dan merupakan penentu arah perkembangan suatu perusahaan. Oleh karena itu, SDM harus dikelola dengan baik untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan. Untuk mencapai hal tersebut, maka perusahaan harus mampu menciptakan kondisi yang dapat mendorong dan memungkinkan karyawan untuk mengembangkan dan meningkatkan kemampuan serta keterampilan yang dimiliki secara optimal. Manusia dalam menyelesaikan suatu pekerjaan memiliki motivasi yang berbeda antar individu. Mereka bertindak dan berperilaku karena didorong berbagai macam kebutuhan yang meupakan pernyataan dalam diri seseorang sehingga menyebabkan berusaha mencapainya sebagai tujuan atau hasil. 157

168 Motivasi inilah yang sangat mempengaruhi karakteristik individu dari masing-masing individu itu sendiri. Oleh karena itu, adanya perbedaan karakteristik individu harus diperhatikan dengan maksimal agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Dengan adanya perbedaan karakteristik individu dapat menerangkan mengapa kinerja karyawan yang satu berbeda dengan yang lain. Karakteristik merupakan ciri, tabiat, kebiasaan atau sifat yang membedakan seseorang dengan yang lain serta berkemampuan dalam mengarahkan tindakan seorang individu. Menurut Hasibuan (2009) karakteristik individu merupakan sifat pembawaan seseorang yang dapat diubah dengan lingkungan atau pendidikan. Hasibuan (2009) menyatakan bahwa kepribadian adalah serangkaian ciri yang relatif tetap dan sebagian besar dibentuk oleh faktor keturunan, sosial, kebudayaan, dan lingkungan. Lingkungan kerja dalam suatu perusahaan sangat penting untuk diperhatikan manajemen. Lingkungan kerja sangat berperan penting dalam menciptakan suatu dorongan kepada karyawan agar dapat bekerja lebih baik dalam mencapai tujuan perusahaan. Meskipun lingkungan kerja tidak melaksanakan proses produksi dalam suatu perusahaan, namun lingkungan kerja mempunyai pengaruh langsung terhadap para karyawan yang melaksanakan proses produksi tersebut. Lingkungan kerja yang memusatkan bagi karyawannya dapat meningkatkan kinerja. Sebaliknya lingkungan kerja yang tidak memadai akan dapat menurunkan kinerja dan akhirnya dapat menurunkan motivasi kerja karyawan. Menurut Sedarmayanti (2009), lingkungan kerja ada dua macam yaitu lingkungan kerja fisik, termasuk di dalamnya adalah kondisi tempat kerja, suhu udara, peralatan kerja yang dapat membantu karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan. Sedangkan lingkungan kerja non fisik, hubungan baik baik ke pimpinan dan rekan kerja. 158

169 Di dalam suatu perusahaan faktor manusia sebagai tenaga kerja merupakan sumber daya yang sangat penting, karena manusia itulah yang akan membawa arah perkembangan suatu perusahaan serta menentukan tercapai tidaknya tujuan perusahaan. Manusia dalam menyelesaikan suatu pekerjaan, mereka mempunyai motivasi yang berbeda-beda. Motivasi inilah yang sangat mempengaruhi karakteristik individu dari masing-masing individu itu sendiri. Oleh karena itu perbedaan karakteristik individu dari setiap karyawan harus menjadi perhatian manajemen perusahaan jika ingin tujuan perusahaan tercapai. Dari perbedaan-perbedaan karakteristik individu dapat diketahui kinerja karyawan yang satu berbeda dengan yang lain. Umar (2009) menyatakan bahwa untuk memahami perilaku individu, kita perlu mengkaji berbagai karakteristik yang melekat pada individu itu. Adapun berbagai karakteristik individu yang penting adalah (a) ciri biografis yang meliputi umur, jenis kelamin, status perkawinan, jumlah tanggungan, masa kerja; (b) kepribadian; (c) persepsi yang meliputi pemberi kesan, sasaran dan situasi; (d) Sikap (attitude). Karakteristik biografis meliputi usia, jenis kelamin, status perkawinan, ras, dan masa kerja dengan suatu organisasi dari karyawan itu. Sedangkan yang termasuk kemampuan adalah kemampuan fisik dan mental. Yusdi (2010) menyebutkan bahwa salah satu faktor yang mempengaruhi kinerja karyawan adalah karakteristik karyawan (person characteristic) yang terdiri dari 1) pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan, 2) sikap dan motivasi. Nilai merupakan suatu keyakinan yang dijadikan sebagai pedoman dalam menentukan pilihan. Nilai memuat elemen pertimbangan yang membawa ide ide seseorang individu mengenai hal hal benar, baik, dan diinginkan. Seseorang akan bekerja lebih dengan baik, teliti, dan bekerja keras apabila apa yang dikerjakannya sesuai dengan nilai nilai yang dianutnya. 159

170 Oleh karena itu, perlu diketahui sistem nilai-nilai yang berlaku umum dan kepercayaan seseorang serta nilai-nilai kerja dalam pandangan seseorang sebelum ia menjatuhkan pilihan pada suatu pekerjaan. Sikap yang dikemukakan oleh Uno (2012) dapat diartikan sebagai suatu kecenderungan untuk merespon terhadap seseorang atau sesuatu yang ada di dalam lingkungannya dengan cara yang positif maupun negative. Dengan kata lain sikap seseorang akan tercermin dari kecenderungan perilakunya dalam menghadapi lingkungan yang berhubungan seperti orang lain, bawahan, atasan, atau lingkungan. Sikap menyatakan evaluatif baik yang menguntungkan atau tidak menguntungkan mengenai obyek, orang atau peristiwa. Komponen dari sikap terdiri dari afektif, kognitif, dan perilaku. Komponen pertama, afektif adalah komponen emosional atau perasaan seseorang yang dipelajari dari orang tua, teman, guru atau dari lingkungan di mana orang tersebut tumbuh, berkembang, dan berinteraksi. Kedua, komponen kognitif merupakan komponen persepsi, keyakinan, dan pendapat seseorang yang berkaitan dengan proses berpikir yang menekankan pada rasionalitas dan logika. Ketiga, komponen perilaku merupakan kecenderungan seseorang bertindak terhadap lingkungannya (teman, kerja, atasan, bawahan, dan faktor lingkungan kerja yang lain) dengan cara yang ramah, sopan, bermusuhan, menentang, melaksanakan dengan baik dan lain sebagainya. Slameto (2010) menyatakan bahwa minat (interest) adalah sikap yang membuat orang senang akan objek situasi atau ide ide tertentu tanpa ada yang menyuruh. Hal ini diikuti oleh perasaan senang dan kecenderungan untuk mencari objek yang disenangi itu. Pola pola minat seseorang merupakan salah satu faktor yang menentukan kesesuaian orang dengan pekerjaannya. Definisi kebutuhan 160

171 adalah sebagai segala sesuatu yang diperlukan oleh manusia untuk menyejahterakan hidupnya. Pekerjaan Menurut Subyantoro (2009), faktor faktor yang mempengaruhi kinerja karyawan antara lain kepuasan kerja, tingkat stres, kondisi pekerjaan, sistem kompensasi, dan desain pekerjaan. Karakteristik pekerjaan merupakan sifat dari tugas yang meliputi tanggung jawab, macam tugas dan tingkat kepuasan yang diperoleh dari pekerjaan itu sendiri. Suatu penyebab utama kinerja pekerjaan yang efektif adalah perancangan pekerjaan. Dalam pengertian teknis, perancangan pekerjaan/ desain pekerjaan merujuk pada proses di mana manajer menetapkan tugas dan otoritas karyawan. Gunastri (2009) menyatakan karakteristik pekerjaan merupakan sifat dan tugas yang meliputi tanggung jawab, macam tugas dan tingkat kepuasan yang diperoleh dari pekerjaan itu sendiri. Subyantoro (2009) menjelaskan inti karakteristik pekerjaan sebagai berikut (1) Skill Variety; (2) Task Identity; (3) Task Significance; (4) Autonomy; dan (5) Job Feedback. Menurut teori karakteristik, sebuah pekerjaan dapat melahirkan tiga keadaan psikologis dalam diri seorang karyawan yakni mengalami makna kerja, memikul tanggung jawab akan hasil kerja, dan pengetahuan akan hasil kerja. Akhirnya, ketiga kondisi psikologis ini akan mempengaruhi motivasi kerja secara internal, prestasi kerja, kepuasan kerja, ketidakhadiran dan perputaran karyawan. Keadaan psikologis kritis ini dipengaruhi oleh dimensi inti dari sebuah pekerjaan yang terdiri dari keragaman keahlian, identitas tugas, signifikansi tugas, otonomi dan umpan balik. 161

172 Lingkungan Kerja Masalah lingkungan kerja merupakan salah satu hal yang sangat penting. Hal ini sangat besar pengaruhnya terhadap kelancaran operasi perusahaan. Salah satu cara yang ditempuh agar karyawan dapat juga melaksanakan tugasnya adalah memperbaiki lingkungan kerja di tempat kerja. Lingkungan kerja yang buruk merupakan salah satu penyebab penggunaan waktu yang tidak efektif. Lingkungan kerja yang kondusif memberikan rasa aman dan memungkinkan pegawai untuk dapat bekerja optimal, sehingga dengan demikian baik secara langsung maupun tidak langsung akan mempengaruhi tingkat produktivitas perusahaan. Lingkungan kerja merupakan hal yang penting untuk diperhatikan. Lingkungan kerja dianggap berpengaruh terhadap motivasi kerja karyawan baik langsung maupun tidak langsung. Nurhasanah (2010) menyatakan bahwa lingkungan kerja adalah segala sesuatu yang ada di sekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan. Lingkungan kerja adalah segala sesuatu baik fisik dan non fisik yang ada di sekitar para pekerja yang mempengaruhi tugas-tugas yang dibebankan namun secara umum pengertian lingkungan kerja adalah merupakan lingkungan di mana para pegawai melaksanakan tugas dan pekerjaannya (Melba, 2012). Sedarmayanti (2009) mengatakan bahwa lingkungan kerja terdiri dari lingkungan fisik dan non fisik. Dengan adanya lingkungan kerja yang baik akan menimbulkan rasa senang dan rasa senang ini dapat mempengaruhi karyawan untuk bekerja lebih giat dan bersemangat, sehingga dengan semangat kerja karyawan yang tinggi maka rancangan sistem kerja yang efisien dapat meningkat. Sedarmayanti (2009) menerangkan bahwa lingkungan kerja fisik adalah kondisi fisik yang berada di sekitar karyawan dan memiliki pengaruh secara langsung 162

173 maupun tidak langsung terhadap karyawan. Sedangkan lingkungan kerja non fisik adalah hubungan di sekitar tempat kerja baik hubungan dengan atasan, bawahan, maupun hubungan dengan rekan kerja yang tidak bisa diabaikan keberadaannya. Hubungan antar pimpinan dengan pegawai, hubungan sosial di antara karyawan, sugesti dari teman sekerja, emosi dan situasi kerja merupakan lingkungan kerja sosial yang perlu mendapat perhatian dalam usaha meningkatkan kinerja pegawai. Sedangkan menurut Wulan (2011) menyatakan bahwa yang termasuk ke dalam lingkungan kerja fisik adalah ruangan, penerangan, gangguan dalam ruang kerja (noisy), keadaan udara (kelembaban, temperatur, sirkulasi udara), warna, kebersihan. Sedangkan yang termasuk lingkungan kerja non fisik adalah hubungan antar karyawan dan hubungan karyawan dengan atasan. Faktor-faktor lingkungan kerja pada dasarnya dapat dibedakan menjadi dua, (1) lingkungan fisik atau tempat kerja: ventilasi, penerangan, tata letak, dan peralatan; (2) kondisi psikososial atau perlakuan yang diterima seperti tempat kerja yang memudahkan interaksi sosial yang tercipta yang dapat berpengaruh positif terhadap prestasi kerja karyawan. Kinerja Kinerja adalah tingkat keberhasilan seseorang di dalam melaksanakan pekerjaan. Kinerja merupakan hasil keterkaitan antara usaha, kemampuan dan persepsi tugas. Menurut Hasibuan (2012), kinerja (prestasi kerja) adalah suatu hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan, pengalaman, dan kesungguhan serta waktu. Oleh karena itu, disimpulkan bahwa kinerja SDM adalah prestasi kerja atau hasil kerja (output) baik kualitas maupun kuantitas yang dicapai SDM per 163

174 satuan periode waktu dalam melaksanakan tugas kerjanya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Pada dasarnya kinerja merupakan sesuatu hal bersifat individual, karena setiap karyawan memiliki tingkat kemampuan berbeda dalam mengerjakan tugasnya. Kinerja bergantung pada kombinasi antara kemampuan, usaha dan kesempatan yang diperoleh. Kegiatan kinerja karyawan menurut Sedarmayanti (2009) meliputi: (1) Kualitas kerja. (2) Kecakapan. (3) Inisiatif. (4) Kemampuan. (5) Komunikasi. Kinerja dalam konsep ini adalah hasil kerja baik secara kualitas maupun kuantitas yang telah dicapai oleh seseorang karyawan dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dalam periode waktu tertentu. Pengukuran Kinerja Karyawan Menurut Mangkunegara (2011) pengukuran kinerja adalah penentuan secara periodik efektivitas operasional atau organisasi, bagian organisasi dan karyawan berdasarkan sasaran, standar, dan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Kinerja menurut Setyadi (2015) dapat diukur: (1) Pengukuran Kuantitas; (2) Pengukuran Kualitas; dan (3) Pengukuran Ketepatan Waktu. Siagian (2009) menyatakan bahwa kinerja karyawan dapat diukur melalui indikator-indikator berikut (1) Kemahiran menempuh prosedur yang telah ditentukan; (2) Sikap menghadapi pekerjaan; (3) Kecermatan dalam pelaksanaan tugas; dan (4) Kecepatan penyelesaian tugas tepat waktu. Secara umum pengukuran kinerja berarti perbandingan yang didapat dibedakan dalam tiga jenis yang sangat berbeda, di antaranya (1) Perbandingan-perbandingan antar pelaksanaan sekarang dengan pelaksanaan secara historis, yang tidak menunjukkan apakah pelaksanaan sekarang ini memuaskan namun hanya mengetengahkan apakah meningkat atau berkurang serta tingkatannya; 164

175 (2) Perbandingan pelaksanaan antar satu unit (perorangan tugas, seksi proses) dengan lainnya. Pengukuran seperti ini menunjukkan pencapaian relatif; (3) Perbandingan pelaksanaan sekarang dengan targetnya, dan inilah yang terbaik sebagai memusatkan perhatian pada sasaran atau tujuan. Penilaian Kinerja Menurut Bangun (2012) penilaian kinerja adalah suatu evaluasi yang dilakukan secara periodik dan sistematis tentang prestasi kerja seorang tenaga kerja, termasuk potensi pengembangannya. Menurut Mangkunegara (2009) penilaian kinerja adalah proses yang dipakai oleh organisasi untuk mengevaluasi pelaksanaan kerja individu karyawan. Dengan standar kinerja untuk membandingkan apa yang diharapkan dilakukan seorang pegawai dengan apa yang sesungguhnya dikerjakan, seorang supervisor dapat menentukan level kinerja pegawai tersebut. Proses penilaian kinerja harus dikaitkan dengan uraian pekerjaan dan standar kinerja. Mengembangkan standar kinerja yang jelas dan realistis dapat mengurangi problem komunikasi dalam umpan balik penilaian kinerja antara manajer dan supervisor, serta pegawai. Menurut Gunawan (2011) bahwa faktor yang mempengaruhi kinerja relatif kompleks, bisa jadi faktor intrinsik (tingkat pendidikan, pengetahuan, ketrampilan, motivasi, kesehatan, dan pengalaman) dan bisa faktor ekstrinsik (kompensasi, iklim kerja, kepemimpinan, fasilitas kerja, dan hubungan sosial). Kinerja seseorang dan produktivitas kerja ditentukan oleh tiga faktor utama berikut, (1) Motivasi; (2) Kemampuan; dan (3) Ketepatan Penugasan. Sejumlah teori tentang karakteristik pekerjaan dapat menjelaskan tentang berbagai macam tugas dari masing-masing pekerjaan yang 165

176 dibebankan kepada manusia. Karakterisitik pekerjaan inilah dan hubungan antar karakteristik pekerjaan dapat menyebabkan kepuasan dan kinerja karyawan yang dihasilkan. Dari hasil penelitian, menunjukkan bahwa manusia yang melibatkan tingkat variasi ketrampilan, identitas tugas dan signifikan tugas akan menganggap tugas tersebut sangat berarti. Pengaruh karakteristik pekerjaan terhadap hasil pekerjaan yaitu kepuasan dan kinerja karyawan dapat dilihat pada gambar 3.1. Gambar 3.1. Model Pendekatan Karakteristik Pekerjaan (Robbins, 2002) Kelima dimensi karakteristik kerja akan mempengaruhi tiga kondisi psikologis yang penting bagi karyawan yaitu keberartian tugas, tanggung jawab dan pengetahuan hasil kerja. Akhirnya tiga kondisi psikologis akan menghasilkan motivasi kerja internal, kinerja karyawan dan kepuasan kerja. Menurut Robbins, terdapat tiga teori karakteristik pekerjaan yang paling penting yaitu teori atribut tugas wajib, teori model karakteristik pekerjaan dan model pemrosesan informasi sosial. 166

177 3.2. Membuat Jadwal Kerja Mandiri Seperti saat ini dalam menghadapi arus globalisasi, sumber daya manusia (SDM) memegang peranan yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Berhasil atau tidaknya suatu perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sangat tergantung pada kemampuan sumber daya manusia (karyawan) dalam menjalankan tugastugas yang diberikan. Apabila individu dalam perusahaan yaitu SDM-nya dapat berjalan efektif maka perusahaan tetap berjalan efektif. Dengan kata lain kelangsungan suatu perusahaan itu ditentukan oleh kinerja karyawannya. Setiap perusahaan selalu mengharapkan karyawannya mempunyai prestasi, karena dengan memiliki karyawan yang berprestasi akan memberikan sumbangan yang optimal bagi perusahaan. Memiliki karyawan yang berprestasi dalam perusahaan dapat meningkatkan kinerja perusahaannya. Kinerja perusahaan ini didapat dari kinerja para karyawan yang tinggi. Kinerja karyawan adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai seorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Kinerja perusahaan yang rendah akan membuat perusahaan tersebut kesulitan dalam bersaing dan mencapai tujuannya. Kinerja karyawan bergantung juga dengan perencanaan dan penyusunan jadwal pekerjaan. Perencanaan tersebut berhubungan dengan skala prioritas pekerjaan yang akan diselesaikan. Dalam menentukan skala prioritas pekerjaan dapat dilihat pada gambar 3.2. Dalam penentuan skala prioritas pekerjaan perlu adanya pertimbangan-pertimbangan baik dari segi urgenitas, kepentingan, kemampuan, wawasan dan kebutuhan atau faktor lain yang mempengaruhi pekerjaan tersebut. 167

178 Gambar 3.2. Skala Prioritas Pekerjaan Terdapat empat skala prioritas pekerjaan yang harus diselesaikan berdasarkan tingkat mendesak (urgent) dan kepentingan (important) dari pekerjaan tersebut, yaitu 1. Prioritas 1 : pekerjaan yang memiliki tingkat urgent tinggi dan tingkat kepentingan tinggi, pekerjaan ini haruslah diselesaikan pertama kali. Seleksi berdasarkan jarak waktu antara kapan tugas masuk dan kapan harus diserahkan, jika jarak waktunya pendek maka pekerjaan tersebut termasuk pada skala prioritas ini. Jangan pernah menunda pekerjaan dan harus lakukan saat ini. 2. Prioritas 2 : pekerjaan yang memiliki tingkat urgent rendah namun tingkat kepentingan tinggi, maka ada baiknya kita mereviu atau menjadwalkan kembali agar dapat dilakukan pada waktu yang produktif hingga pekerjaan ini menjadi mendesak (urgent). 3. Prioritas 3 : pekerjaan yang memiliki tingkat urgent tinggi namun tingkat kepentingan rendah, maka pekerjaan ini dapat direncanakan terlebih dahulu. Biasanya datang dari departemen atau pihak lain. Kita berhak menolaknya jika mengganggu produktivitas kerja kita. 4. Prioritas 4 : pekerjaan yang memiliki tingkat urgent rendah dan tingkat kepentingan rendah, maka untuk pekerjaan pada skala ini ada 168

179 baiknya kita melaksanakan di akhir setelah pekerjaan penting dan urgent lainnya dilaksanakan. Atau bahkan mungkin ada baiknya untuk dihindari dan menunggu hingga waktu yang tepat. Dari penjabaran tersebut, maka ada beberapa langkah yang harus dilakukan sebelum menentukan prioritas pekerjaan, yaitu : 1. Membuat semua list pekerjaan pada hari itu. 2. Menentukan tanggal datang dan deadline dari pekerjaan tersebut, apakah lama atau tidak. 3. Mempertimbangkan pengetahuan kita mengenai pekerjaan tersebut, apakah mahir atau tidak, ataukah harus belajar dari awal atau hanya melakukan yang sudah terbiasa. 4. Mempertimbangkan kemampuan kita dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut, apakah sudah memahami atau belum, karena akan berhubungan dengan tingkat error pekerjaan yang dihasilkan. 5. Mengonsultasikan dan mendiskusikan dengan atasan atau pihak yang terkait pekerjaan tersebut. 6. Memberi poin mendekati 0 sebagai prioritas rendah dan point mendekati 10 sebagai prioritas tinggi Melaksanakan Pekerjaan Sesuai Perencanaan Fungsi manajemen meliputi beberapa hal yaitu: 1. Perencanaan (planning), merupakan fungsi manajemen yang meliputi penentuan arah tujuan perusahaan, merancang strategi yang diperlukan untuk meraih tujuan yang ditentukan seta mengembangkan rencana dalam melakukan koordinasi kegiatan yang dibutuhkan untuk melaksanakan strategi tersebut. Perencanaan sangat penting dilaksanakan karena tanpa adanya 169

180 perencanaan, segala fungsi manajemen yang dibutuhkan tidak akan berjalan. Dalam melakukan perencanaan, terdapat beberapa hal yang harus dipertimbangkan, yaitu: Spesifik: sebuah perencanaan harus memiliki maksud dan tujuan yang jelas, dengan menyertakan batasan ruang lingkup dari tujuan yang hendak dicapai Measureable: perencanaan harus memiliki tingkat keberhasilan yang dapat diukur agar dapat diketahui performanya baik secara berkala maupun pada akhir periode pelaksanaan Achievable: perencanaan harus mencakup rencana yang bisa tercapai, bukan hanya sekedar fiktif Realistik: perencanaan harus mempertimbangkan kemampuan dan sumber daya yang dimiliki, menyeimbangkan antara keadaan saat ini dan harapan yang dituju ke depannya Time: perencanaan harus memiliki batas waktu penyelesaian yang jelas, sehingga pada akhir waktunya dapat dilakukan penilaian dan evaluasi untuk menentukan apakah pelaksanaan dari perencanaan yang dilakukan telah berjalan sesuai dengan harapan ataupun tidak. 2. Pengorganisasian (organizing) adalah fungsi manajemen ketika seorang manajer menata struktur pekerjaan bagi masing-masing orang, seperti menentukan tugas yang harus dikerjakan, proses pengerjaan yang benar, serta menentukan siapa yang akan melakukan tugas tersebut. Pada perusahaan, pengorganisasian biasanya disusun dalam bentuk badan organisasi atau struktur organisasi, yang kemudian dipecah menjadi tiap-tiap jabatan. 170

181 3. Pelaksanaan (actuating) adalah fungsi dalam manajemen berupa suatu tindakan untuk mengusahakan agar perencanaan yang sudah dilakukan dapat terlaksana sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Dalam fungsi pelaksanaan, upaya untuk menggerakkan semua orang pada semua tingkatan organisasi sangat diperlukan agar kerja sama antar seluruh tingkatan organisasi dapat tercipta. Seluruh anggota organisasi harus menyadari tugas, tanggung jawab dan peran masing-masing dan melaksanakannya sebaikbaiknya agar tujuan yang diharapkan dapat tercapai. 4. Pengawasan (controlling) adalah fungsi manajemen yang bertujuan untuk melakukan pengamatan, menilai kinerja dalam pelaksanaan, dan melakukan tindakan korektif yang diperlukan guna meningkatkan performa organisasi untuk mencapai tujuan. Pengawasan memiliki beberapa fungsi utama, di antaranya mencegah penyimpangan terhadap perencanaan, memperbaiki kesalahan dalam pelaksanaan, serta menindak penyalahgunaan kekuasaan dalam organisasi. Prinsip Manajemen menurut Henri Fayol pada dasarnya merupakan inti dari keberhasilan manajemen untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Henry Fayol mengungkapkan bahwa terdapat 14 prinsip manajemen, yaitu: 1. Pembagian kerja (division of work), disesuaikan dengan keahlian yang dimiliki secara objektif sehingga pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan efektif. Dalam hal ini penempatan karyawan sebaiknya menggunakan prinsip right man in the right place 2. Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility), tiap karyawan memiliki wewenang tertentu dalam melaksanakan 171

182 pekerjaannya, yang juga diimbangi dengan tanggung jawab dari setiap pekerjaan yang dilakukan 3. Disiplin, tiap karyawan harus memiliki disiplin diri dalam melaksanakan pekerjaannya dengan penuh tanggung jawab 4. Kesatuan perintah (unity of command), perintah yang diterima harus memiliki tujuan yang sama meski berasal dari orang yang berbeda, agar tidak terjadi kebingungan dalam pelaksanaan pekerjaan 5. Kesatuan pengarahan (unity of direction), karyawan memerlukan pengarahan yang tepat agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik dan tepat sasaran 6. Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri, karyawan harus menyadari bahwa keberhasilan organisasi atau perusahaan akan berpengaruh pula terhadap dirinya sehingga mengusahakan dan memberikan yang terbaik untuk kepentingan organisasi 7. Penggajian pegawai, kompensasi yang sesuai akan memberikan kedisiplinan dan semangat bekerja yang tinggi bagi masingmasing karyawan 8. Pemusatan (centralization), tanggung jawab akhir dari suatu organisasi atau perusahaan berada pada tingkatan manajer puncak yang memiliki wewenang tertinggi 9. Hirarki, adanya pembagian kerja akan menimbulkan hirarki dalam suatu susunan organisasi atau perusahaan 10. Ketertiban, ketertiban dalam pekerjaan sangat penting untuk menghindari kekacauan yang dapat menghambat pelaksanaan operasional perusahaan atau organisasi 172

183 11. Keadilan dan kejujuran, terkait dengan moral karyawan yang harus dimiliki oleh semua lapisan organisasi atau perusahaan 12. Stabilitas kondisi karyawan, kestabilan kondisi perlu dijaga agar tidak mengganggu performa karyawan yang pada akhirnya mengambat pencapaian tujuan 13. Prakarsa (initiative), prakarsa timbul ketika seseorang berusaha menyelesaikan hal-hal yang semestinya dilakukan agar memberikan hasil yang maksimal 14. Semangat kesatuan dan semangat korps (espirts de corps), rasa senasib sepenanggungan akan memberikan semangat untuk bekerja sama dalam mencapai tujuan yang diharapkan Berpartisipasi dalam Tim Tim adalah suatu unit yang terdiri atas dua orang atau lebih yang berinteraksi dan mengoordinasi kerja mereka untuk tujuan tertentu. Sedangkan partisipasi merupakan pengambil bagian dalam sebuah aktivitas, yang mengandung pengertian ikut serta tanpa ikut menentukan bagaimana pelaksanaan aktivitas tersebut tetapi dapat juga berarti ikut serta dalam menentukan jalannya aktivitas tersebut, dalam artian ikut menentukan perencanaan dan pelaksanaan aktivitas tersebut. Secara umum, ketika ukuran tim meningkat, akan lebih sulit bagi setiap anggota untuk dapat saling berinteraksi dan mempengaruhi satu sama lain. Ukuran kelompok mengusulkan hal hal berikut ini : 1. Tim kecil (2 sampai 4 anggota) menunjukkan lebih banyak persetujuan, mengajukan lebih banyak pertanyaan, dan bertukar lebih banyak opini. Mereka cenderung bersikap informal dan tidak banyak menuntut pemimpin. 173

184 2. Tim besar cenderung memiliki lebih banyak perselisihan pendapat dan perbedaan opini. Karena kurangnya kepuasan dihubungkan dengan tugas yang dispesialisasikan serta komunikasi yang buruk, para anggota tim memiliki sedikit kesempatan untuk berpatisipasi dan merasakan keakraban kelompok. Dalam tim tim yang sukses syarat kinerja tugas dan kepuasan sosial dipenuhi oleh munculnya dua jenis peran yaitu spesialis tugas dan sosioemosional. Orang orang yang memainkan peran spesialis tugas menghabiskan waktu dan energi untuk membantu tim meraih tujuannya. Mereka sering memperlihatkan perilaku perilaku berikut : Memprakarsai ide Memberikan opini Mencari informasi Meringkas Memberi semangat Orang orang yang menggunakan peran sosioemosional mendukung kebutuhan emosional para anggota tim dan membantu menguatkan kesatuan sosial. Mereka memperlihatkan perilaku perilaku berikut : Mendorong Berpadu Mengurangi Ketegangan Mengikuti Berkompromi 174

185 Kekompakan tim didefinisikan sebagai sejauh mana para anggota tertarik pada tim dan termotivasi untuk tinggal di dalamnya. Faktor faktor yang menentukan kekompakan tim : 1. Interaksi tim. Hubungan yang lebih baik antara anggota tim dan semakin banyak waktu yang dihabiskan bersama, semakin kompak tim tersebut. 2. Konsep tujuan yang sama. Anggota tim sepakat dengan tujuan dan menjadikan lebih kompak 3. Ketertarikan pribadi terhadap tim. Para anggota memiliki sikap dan nilai yang serupa dan senang berkumpul. Istilah partisipasi seringkali digunakan untuk memberi kesan mengambil bagian dalam sebuah aktivitas. Mengambil bagian dalam sebuah aktivitas dapat mengandung pengertian ikut serta tanpa ikut menentukan bagaimana pelaksanaan aktivitas tersebut tetapi dapat juga berarti ikut serta dalam menentukan jalannya aktivitas tersebut, dalam artian ikut menentukan perencanaan dan pelaksanaan aktivitas tersebut. Jadi pengertian partisipasi adalah : 1. Ikut serta dalam kegiatan tersebut tapi tidak terlibat dalam pengambilan keputusan, 2. Ikut berpartisipasi dalam kegiatan tersebut sekaligus terlibat dalam pengambilan keputusan. Definisi partisipasi dalam pengertian ikut berpartisipasi dalam kegiatan tersebut sekaligus terlibat dalam pengambilan keputusan, dapat didefinisikan sebagai berikut : 1. Menurut Heller, et. al., (1984), partisipasi sebagai sebuah proses di mana individu mengambil bagian dalam pengambilan 175

186 keputusan dalam sebuah institusi, program, dan lingkungan yang mempengaruhi mereka. 2. Menurut Zimmerman dan Rappaport (1988) dalam Duffy and Wong (1996) mendefinisikan partisipasi sebagai keterlibatan dalam aktivitas organisasi yang mana partisipasi individu tersebut tanpa membayar guna mencapai sebuah tujuan umum. Dasar dari mekanisme ini adalah bahwa manusia dapat, mau, dan akan bekerjasama untuk memecahkan persoalan-persoalan bersama. 3. Hadi (1995) mendefinisikan partisipasi sebagai proses di mana masyarakat turut serta mengambil bagian dalam pengambilan keputusan. Masyarakat yang dimaksudkan di sini adalah masyarakat yang terkena dampak (affected people). Pendekatan partisipatif mampu menguatkan visi, misi dan strategi sebuah organisasi. Semua anggota organisasi harus mengetahui visi dan misi serta sepakat dengan strategi yang akan dijalankan. Hal ini akan mewarnai kerja rutin dan meningkatkan motivasi serta kepuasan kerja mereka. Cara terbaik untuk memastikan bahwa visi dan misi menjadi milik bersama adalah melibatkan orang sebanyak mungkin dalam proses perumusannya. Efektivitas tim kerja didasarkan pada dua hasil-hasil produktif dan kepuasan pribadi. Kepuasan berkenaan dengan kemampuan tim untuk memenuhi kebutuhan pribadi para anggotanya dan kemudian mempertahankan keanggotaan serta komitmen mereka. Hasil produktif berkenaan dengan kualitas dan kuantitas hasil kerja seperti yang didefinisikan oleh tujuan tujuan tim. Faktor faktor yang mempengaruhi efektifitas tim yaitu konteks organisasional, struktur, strategi, lingkungan budaya, dan sistem penghargaan. Karakter tim yang penting adalah jenis, 176

187 struktur, dan komposisi tim. Karakteristik karakteristik tim ini mempengaruhi proses internal tim, yang kemudian mempengaruhi hasil dan kepuasan. Para pemimpin harus memahami dan mengatur tingkattingkat perkembangan, kekompakan, norma norma, dan konflik supaya dapat membangun tim yang efektif. Ciri-ciri tim yang efektif : a. Tujuan yang sama. Jika semua anggota tim mendayung ke arah yang sama, pasti kapal yang didayung akan lebih cepat sampai ke tempat tujuan, dari pada jika ada anggota tim yang mendayung ke arah yang berbeda, berlawanan, ataupun tidak mendayung sama sekali karena bingung ke arah mana harus mendayung. Jadi, pastikan bahwa tim memiliki tujuan dan semua anggota tim tahu benar tujuan yang hendak dicapai bersama, sehingga mereka yakin ke arah mana harus mendayung. b. Antusiasme yang tinggi. Pendayung akan mendayung lebih cepat jika mereka memiliki antusiasme yang tinggi. Antusiasme tinggi bisa dibangkitkan jika kondisi kerja juga menyenangkan, anggota tim tidak merasa takut menyatakan pendapat, mereka juga diberi kesempatan untuk menunjukkan keahlian mereka dengan menjadi diri sendiri, sehingga kontribusi yang mereka berikan juga bisa optimal. c. Peran dan tanggung jawab yang jelas. Jika semua ingin menjadi pemimpin, maka tidak akan ada yang mendayung. Sebaliknya, jika semua ingin menjadi pendayung, maka akan terjadi kekacauan karena tidak ada yang memberi komando untuk kesamaan waktu dan arah mendayung. Intinya, 177

188 setiap anggota tim harus mempunyai peran dan tanggung jawab masing-masing yang jelas. Tujuannya adalah agar mereka tahu kontribusi apa yang bisa mereka berikan untuk menunjang tercapainya tujuan bersama yang telah ditentukan sebelumnya. d. Komunikasi yang efektif. Dalam proses meraih tujuan, harus ada komunikasi yang efektif antar-anggota tim. Strateginya adalah jangan berasumsi. Artinya, jika tidak yakin semua anggota tim tahu apa yang harus menjadi prioritas utama untuk diselesaikan, jangan berasumsi, tanyakan langsung kepada mereka dan berikan informasi yang mereka perlukan. Jika tidak yakin bahwa tiap anggota tim tahu bagaimana melakukan ataupun menyelesaikan suatu tugas, jangan berasumsi mereka tahu, melainkan informasikan atau tunjukkan kepada mereka cara melakukannya. Komunikasi juga perlu dilakukan secara periodik untuk tujuan monitoring (misalnya sudah seberapa jauh tugas diselesaikan) dan correcting (misalnya apakah ada kesalahan yang perlu diperbaiki dalam menyelesaikan tugas yang telah ditentukan). e. Resolusi Konflik. Peace is not the absence of conflict, but the presence of justice. Ini merupakan pendapat Martin Luther King. Rasanya hal ini berlaku pula pada pencapaian sebuah tujuan. Dalam mencapai tujuan mungkin saja ada konflik yang harus dihadapi. Tetapi konflik ini tidak harus menjadi sumber kehancuran tim. Sebaliknya, konflik ini yang dapat dikelola dengan baik bisa dijadikan senjata ampuh untuk melihat satu masalah dari berbagai aspek yang berbeda sehingga bisa diperoleh cara baru, inovasi baru, ataupun perubahan yang memang diperlukan untuk melaju 178

189 lebih cepat ke arah tujuan. Jika terjadi konflik, jangan didiamkan ataupun dihindari. Konflik yang tidak ditangani secara langsung akan menjadi seperti kanker yang menggerogoti semangat tim. Jadi, konflik yang ada perlu segera dikendalikan. f. Shared power. Jika ada anggota tim yang terlalu dominan, sehingga segala sesuatu dilakukan sendiri, atau sebaliknya, jika ada anggota tim yang terlalu banyak menganggur, maka pasti ada ketidakberesan dalam tim yang lambat laun akan membuat tim menjadi tidak efektif. Jadi, tiap anggota tim perlu diberikan kesempatan untuk menjadi pemimpin, menunjukkan kekuasaannya di bidang yang menjadi keahlian dan tanggung jawab mereka masingmasing. Mereka merasa ikut bertanggung jawab untuk kesuksesan tercapainya tujuan bersama. g. Keahlian. Bayangkan sebuah paduan suara dengan anggota memiliki satu jenis suara saja, sopran saja, tenor saja, alto saja, atau bas saja. Tentu suara yang dihasilkan akan monoton. Bandingkan dengan paduan suara yang memiliki anggota dengan berbagai jenis suara yang berbeda (sopran, alto, tenor dan bas). Paduan suara yang dihasilkan pasti akan lebih harmonis. Demikian pula dengan tim kerja. Tim yang terdiri dari anggotaanggota dengan berbagai keahlian yang saling menunjang akan lebih mudah bekerja sama mencapai tujuan. Berbagai keahlian yang berbeda tersebut dapat saling menunjang sehingga pekerjaan menjadi lebih mudah dan lebih cepat diselesaikan. Anggota tim dengan keahlian yang berbeda juga bisa saling memperluas perspektif and memperkaya keahlian masing-masing. Apresiasi 179

190 tiap anggota yang telah berhasil melakukan apa yang menjadi tanggung jawabnya dengan baik, atau telah memberikan kontribusi positif bagi keuntungan tim. Tentu saja apresiasi yang diberikan dengan tulus akan lebih terasa dampaknya. Apresiasi bisa menambah semangat anggota tim yang bersangkutan untuk terus berprestasi. Apresiasi tidak harus diberikan dalam bentuk uang. Saya sangat menghargai ketulusan membantu pelanggan memilih produk kita yang paling tepat untuknya, merupakan satu bentuk apresiasi sederhana berupa kata-kata tulus. Banyak bentuk apresiasi lain yang bisa diberikan, misalnya promosi, bonus dalam berbagai bentuk (wisata keluarga yang dengan menggunakan fasilitas transportasi dan vila perusahaan, beasiswa bagi anak). Sikap dan pikiran positif. Dengan menggunakan kacamata hitam, dunia yang dilihat akan lebih redup. Dengan menggunakan kacamata kehijauan, dunia pun terlihat bernuansa hijau. Demikian pula dengan kacamata sikap dan pikiran yang positif, dunia di sekitar akan terlihat positif. Kesulitan pun akan terlihat lebih mudah diatasi, karena kesulitan bukanlah masalah yang harus dihindari, tetapi tantangan yang harus ditangani. Sikap dan pikiran yang positif merupakan modal utama sebuah tim. h. Evaluasi. Bagaimana sebuah tim bisa mengetahui sudah sedekat apa mereka dari tujuan, jika mereka tidak menyediakan waktu sejenak untuk melakukan evaluasi. Evaluasi yang dilakukan secara periodik selama proses pencapaian tujuan masih berlangsung bisa membantu mendeteksi lebih dini penyimpangan yang terjadi, sehingga bisa segera diperbaiki. Evaluasi juga bisa dilakukan tidak sekadar untuk koreksi, tetapi untuk mencari cara yang lebih 180

191 baik. Evaluasi bisa dilakukan dalam berbagai cara, observasi, riset pelanggan, riset karyawan, interviu, evaluasi diri, evaluasi keluhan pelanggan yang masuk, atau sekedar polling pendapat pada saat meeting. Jangan lupa membantu anggota tim untuk sukses. Jika mereka sukses, maka mereka pun akan menjadi tim sukses yang mendukung perusahaan Soal Latihan Jawablah pertanyaan/ pernyataan berikut ini dengan cara memilih pilihan jawaban yang tepat! 1. Tingkat otonomi yang tinggi akan membangkitkan rasa : A. Tanggung jawab yang besar B. Ketrampilan yang standar C. Tidak adanya identitas tugas D. Umpan balik yang tidak memadai 2. Karakteristik merupakan : A. Ciri B. Tabiat C. Kebiasaan D. Semua benar 3. Kontribusi terbesar dalam pencapaian tujuan perusahaan : A. Minat B. Kinerja C. Bakat D. Tanggung jawab 4. Faktor paling penting untuk kemajuan perusahaan adalah : A. Dana/ modal B. Sumber daya manusia 181

192 C. Minat D. Tabiat 5. Kriteria terpenting dalam menyusun dan menyelesaikan pekerjaan adalah : A. Pekerjaan yang penting dan mendesak B. Pekerjaan yang penting C. Pekerjaan yang mendesak D. Pekerjaan yang tidak penting 6. Kinerja karyawan dapat dilihat dan diukur dari : A. Hasil kerja secara kualitas B. Hasil kerja secara kuantitas C. Hasil kerja secara kualitas dan kuantitas D. Semua salah 7. Hal yang harus diperhatikan setelah menentukan skala prioritas pekerjaan adalah : A. Menentukan deadline berdasarkan skala prioritas B. Menentukan rekan kerja C. Hanya memilih proyek dengan hasil yang besar D. Semua benar 8. Kesuksesan suatu pekerjaan dalam sebuah proyek adalah : A. Komunikasi B. Sumber daya manusia C. Action D. Semua benar 9. Fungsi manajemen ketika seorang manajer menata struktur pekerjaan bagi masing-masing orang, seperti menentukan tugas yang harus dikerjakan, proses pengerjaan yang benar, serta menentukan siapa yang akan melakukan tugas tersebut disebut : 182

193 A. Organizing B. Controlling C. Actuating D. Budgeting 10. Ciri-ciri tim yang efektif, kecuali : A. Jumlah anggota sedikit B. Tujuan yang sama C. Komunikasi Efektif D. Peran dan tanggung jawab yang jelas 3.6. Studi Kasus Dari kasus pada bab 1, Saudara ditunjuk sebagai seorang manajer di PT UG Informatics dan ditunjuk untuk mengidentifikasikan jenis pekerjaan, membuat prosedur standar kerja, serta mengetahui target hasil pekerjaan. Langkah-langkah apa yang harus Saudara kerjakan. Instruksi tugas : Dalam rangka menyelesaikan masalah tersebut, Saudara diminta mengerjakan seluruh tugas secara terstruktur dan mengikuti langkahlangkah berikut : 1. Mengidentifikasikan jenis pekerjaan individu di tempat kerja 2. Mematuhi prosedur standar kerja 3. Menetapkan target hasil pekerjaan 4. Mempersiapkan peralatan Apa saja langkah-langkah yang Saudara buat dalam menetapkan prioritas pekerjaan dan target waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Dalam 183

194 rangka menyelesaikan masalah tersebut, anda diminta mengerjakan seluruh tugas secara terstruktur Instruksi tugas : Dalam rangka menyelesaikan masalah tersebut, anda diminta mengerjakan seluruh tugas secara terstruktur dan mengikuti langkahlangkah berikut : 1. Menetapkan prioritas pekerjaan 2. Menentukan target waktu pengerjaan 3.7. Praktikum Alat dan bahan yang dibutuhkan : alat tulis kantor, ruang rapat Kegiatan praktikum : 1. Mengidentifikasikan jenis pekerjaan setiap individu 2. Menetapkan target dan prioritas pekerjaan. 3. Menentukan target pekerjaan. 4. Mempersiapkan peralatan 5. Menentukan target waktu pekerjaan A. Petunjuk 1. Baca dan pelajari setiap langkah/instruksi di bawah ini dengan cermat sebelum melaksanakan praktek. 2. Laksanakan pekerjaan sesuai dengan urutan proses yang sudah ditetapkan. B. Skenario B.1. Saudara ditunjuk sebagai seorang manajer di PT UG Informatics dan ditunjuk untuk merencanakan dan mempersiapkan pekerjaan. 184

195 1. Mengidentifikasikan jenis pekerjaan individu di tempat kerja 2. Mematuhi prosedur standar kerja 3. Menetapkan hasil pekerjaan 4. Mempersiapkan peralatan 5. Menentukan target waktu pekerjaan. B.2. Saudara ditunjuk sebagai seorang manajer di PT UG Informatics dan ditunjuk untuk membuat jadwal kerja mandiri, dengan langkahlangkah sebagai berikut : 1. Menetapkan prioritas pekerjaan 2. Menentukan target waktu pengerjaan Lakukan pekerjaan diatas sesuai dengan prosedur yang berlaku! C. Instruksi Kerja : No. No. KUK Daftar tugas/ instruksi Identifikasikan jenis pekerjaan individu di tempat kerja 1.2 Patuhi prosedur standar kerja 1.3 Tetapkan target hasil pekerjaan 1.4 Persiapkan peralatan Tetapkan prioritas pekerjaan 2.2 Tentukan target waktu pekerjaan 185

196 Daftar Pustaka Arief Subyantoro, 2009, Karakteristik Individu, Karateristik Pekerjaan, Karakteristik Organisasi dan Kepuasan Kerja Pengurus yang dimediasi oleh Motivasi Kerja (studi pada Pengurus KUD di Kabupaten Sleman), Jurnal Manajemen dan Kewirausahaan, Vo 11 No. 1, halaman Bangun, W Manajemen Sumber Daya Manusia. Erlangga. Bandung. Gunawan, A Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kinerja Koperasi Pondok Pesantren. Jurnal Walisongo. Vol 1(1). Gunastri, N. M Karakteristik Individu, Karakteristik Pekerjaan, Karakteristik Organisasi, Motivasi Kerja dan Kinerja Karyawan (Studi pada CV. Kecak Denpasar). Forum Manajemen. Volume 7(1). Hasibuan, Manajemen Sumber Daya Manusia. Cetakan Ketujuh. Penerbit : PT Bumi Aksara. Jakarta Hasibuan, M. S. P Manajemen Sumber Daya Manusia. Cetakan Keenam Belas. PT Bumi Aksara. Jakarta Indi Djastuti, 2011, Pengaruh Karakteristik Pekerjaan terhadap Komitmen Organisasi Karyawan Tingkat Manajerial Peruashaan jasa Konstruksi di Jawa Tengah, Jurnal Bisnis dan Akuntansi, Vo. 13 No. 1, halaman 1 19 Joko Setiawan, 2013, Pengaruh Karakteristik Individu dan Lingkungan Kerja terhadap Kinerja Karyawan pada PT. Awetama Bina Reksa, Jurnal Akmenbis, Akademi Akuntansi Permata Harapan, Vo. II, No. 01, ISSN : , halaman Mangkunegara. A. P Manajemen Sumber Daya Manusia. PT Remaja Rosdakarya. Bandung. Melba, R Pengaruh Gaji Dan Lingkungan Kerja Terhadap Kinerja Pegawai Bagian Pemeriksa Dan Bagian Keuangan Pada Kantor Inspektorat Daerah Pemerintah Kabupaten Bintan. Skripsi. Universitas Maritim Raja Ali Haji. 186

197 Nurhasanah, A Pengaruh Lingkungan Kerja terhadap Prestasi Kerja Karyawan pada Bank Indonesia Cabang Samarinda. Skripsi. Politeknik Negeri Samarinda. Samarinda. Robbins, S.P, Perilaku Organisasi : onse, Kontroversi, Aplikasi. Alih Bahasa oleh Adyana Pusaasmaka, Jakarta, PT. Prenhalindo Sedarmayanti Sumber Daya Manusia dan Produktivitas Kerja.Edisi Ketiga. CV Mandar Maju. Bandung. Setyadi, B Pengaruh Lingkungan Kerja Fisik dan Non Fisik terhadap Motivasi Kerja dan Kinerja Karyawan (Studi pada Karyawan PT Bank BRI Tbk Cabang Bogor). Jurnal Administrasi Bisnis. Vol 21(1). Slameto Belajar dan Faktor Faktor yang Mempengaruhinya. Rineka Cipta. Jakarta. Subyantoro. A Karakteristik Individu, Karaktersitik Pekerjaan, Karaktersitik Organisasi dan Kepuasan Kerja Pengurus yang dimediasi oleh Motivasi Kerja (Studi pada Pengurus KUD di Kabupaten Sleman). Jurnal Manajemen dan Kewirausahaan, Vol. 11. (1). Trisyantari Dwi Dityar Saputri, Pengaruh Karakteristik Individu, Pekerjaan dan Lingkungan Kerja terhadap Kinerja Karyawan, Jurnal Ilmu dan Riset Manajemen, Vol. 5 No. 8, Agustus 2016 Umar. N Perilaku organisasi. Citra Media. Surabaya Uno. H. B Teori Motivasi dan Pengukurannya. Bumi Aksara. Jakarta. Yusdi. M Kamus Umum Bahasa Indonesia. Pustaka Sinar Harapan. Jakarta 187

198

199 4 MELAKUKAN KOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA Objektif: 4.1 Melakukan komunikasi dengan pelanggan 4.2. Melakukan komunikasi dengan organisasi 4.1. Melakukan Komunikasi dengan Pelanggan Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi non verbal. Komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu, mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik secara langsung atau lisan ataupun tidak langsung melalui media (Onong, 2004). Secara harfiah, komunikasi berasal dari Bahasa Latin communicate yang artinya pengertian yang sama. Jadi secara etimologis komunikasi berarti proses hubungan untuk memperoleh pengertian yang sama. Proses komunikasi dibangun di atas lima unsur berikut: 1. Pengirim berita 2. Berita/ pesan 3. Penerima pesan 189

200 4. Prosedur pengiriman berita (transmits) 5. Reaksi atau tanggapan. Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antar manusia dan ada penyampaian pesan untuk mewujudkan motif komunikasi. Ditinjau dari peran individu ada empat jenis komunikasi, sebagai berikut : 1 Komunikasi hirarki adalah komunikasi yang berlangsung melaui saluran hirarki di suatu organisasi. 2 Komunikasi antara individu dan individu adalah komunikasi perorangan baik secara formal maupun informal. 3 Komunikasi antara individu dan kelompok. Dalam hal ini peran individu sebagai perantara, yaitu: a. Sebagai perantara murni, berperan sebagai penghubung dua kelompok, walaupun bukan anggota dari salah satu kelompok. b. Sebagai perantara semu, yaitu penghubung dua kelompok, dan merupakan anggota dari salah satu kelompok. 4. Komunikasi antara individu dan masyarakat. Prinsip-prinsip Komunikasi 1. Kemudahan dalam pengiriman berita atau informasi 2. Informasi harus mudah dimengerti 190

201 3. Kesamaan pengertian 4. Penggunaan alat komunikasi yang sederhana 5. Bermanfaat dan menguntungkan Kebutuhan Pelanggan Diidentifikasi Kepuasan pelanggan dipengaruhi oleh dua faktor, yakni harapan pelanggan akan kinerja sebuah produk atau jasa, dan kenyataan yang mereka terima setelah mengonsumsi produk atau jasa tersebut. Pelanggan akan merasa puas jika kinerja produk atau jasa sama atau bahkan melebihi harapan semula. Sebaliknya, pelanggan akan tidak puas jika kinerja produk atau jasa tidak sesuai dengan harapannya. Sedangkan menurut Umar faktor-faktor yang memengaruhi kepuasan pelanggan adalah mutu produk dan pelayanannya, kegiatan penjualan, pelayanan setelah penjualan dan nilai-nilai perusahaan. Tjiptono berpendapat terciptanya kepuasan pelanggan dapat memberikan beberapa manfaat, di antaranya hubungan antara perusahaan dengan pelanggan menjadi harmonis, memberikan dasar yang baik bagi pembelian ulang dan terciptanya loyalitas pelanggan, dan memberikan rekomendasi dari mulut ke mulut (word-of-mouth) yang menguntungkan bagi perusahaan (Siti Nuryudayatun, 2013). Memahami pelanggan adalah sebuah keharusan bagi perusahaan untuk mengambil hati pelanggan yang telah berhubungan dengan perusahaan. Ini termasuk pertemuan dan kunjungan, panggilan telepon, korespondensi dan pengiriman barang. Perlu diketahui bahwa keluhan pelanggan yang paling umum adalah pelanggan terlalu lama menunggu. Jika perusahaan lambat mengantisipasi hal ini maka perusahaan berada dalam bahaya kehilangan pelanggan. Pada dasarnya, pelanggan menginginkan perusahaan untuk dapat memberikan apa yang telah 191

202 perusahaan janjikan dan melampaui harapan pelanggan. Memahami pelanggan dan meningkatkan layanan, harus menjadi prioritas perusahaan (Siti Nuryudayatun, 2013). Pengertian kebutuhan pelanggan dapat dilihat dari 2 kata, yaitu : a. Kebutuhan adalah keinginan manusia akan barang dan jasa yang harus dipenuhi. b. Pelanggan adalah orang/ perusahaan yang menggunakan barang/ jasa yang ditawarkan oleh penjual. Kebutuhan pelanggan adalah keinginan seseorang/ lembaga akan barang/ jasa yang ditawarkan oleh penjual secara berkesinambungan. Untuk mewujudkan dan mempertahankan kepuasan pelanggan, organisasi jasa harus melakukan empat hal yaitu,tjiptono (2004) : 1. Mengidentifikasi siapa pelanggannya. 2. Memahami tingkat harapan pelanggan atas kualitas. 3. Memahami strategi kualitas layanan pelanggan. 4. Memahami siklus pengukuran dan umpan balik dari kepuasan pelanggan. Berkenaan dengan kebutuhan dan kepuasaan pelanggan sebagaimana telah dijelaskan, berlaku untuk semua jenis produk termasuk produk teknologi informasi. Berdasarkan dokumen studi kelayakan yang telah disetujui secara tertulis oleh manajemen, manajer proyek dapat membentuk tim untuk menyusun definisi kebutuhan pengguna secara detil sebagai dasar dimulainya pengembangan sistem aplikasi. Tahap pendefinisian kebutuhan pengguna terdiri dari : a. Pengumpulan kebutuhan yang merupakan proses pengumpulan informasi, baik melalui metode wawancara maupun melalui riset atau pengisian format dokumen atau formulir tertentu, mengenai 192

203 tujuan pengembangan sistem, output yang diinginkan, kemampuan sistem dalam mengakomodasi kebutuhan proses bisnis dan mekanisme kerja sistem, serta prosedur penggunaan sistem; b. Analisis kebutuhan yang merupakan proses pemahaman permasalahan dan kebutuhan untuk menentukan solusi yang dapat dikembangkan. Pada tahap ini, ditentukan perkiraan umum dari waktu dan biaya pengembangan dari tiap kebutuhan dan kesesuaiannya dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; c. Spesifikasi kebutuhan yang merupakan proses untuk mendeskripsikan fungsional sistem yang akan dikembangkan, spesifikasi proses atau prosedur dan sistem yang ada saat ini, baik dari segi perangkat lunak maupun perangkat keras pendukung serta desain Pangkalan Data (database). Spesifikasi kebutuhan harus lengkap, komprehensif, dapat diuji, konsisten, jelas, dan merinci kebutuhan input, proses, dan output yang dibutuhkan; d. Pengelolaan kebutuhan (requirements management) yang merupakan proses untuk mengidentifikasi, mengendalikan, dan menyimpan setiap perubahan terhadap kebutuhan pada saat pengembangan berjalan, yang dilakukan oleh tim proyek Lingkungan Pelayanan yang Efektif Melalui Komunikasi Verbal Diterapkan Komunikasi verbal memang bukan satu-satunya elemen komunikasi, namun peranannya tidak bisa dianggap enteng. Dalam melatih komunikasi verbal, hal pertama yang harus kita perhatikan adalah melihat dengan siapa kita berbicara. Tentunya kita perlu membedakan bagaimana penggunaan bahasa yang digunakan ketika 193

204 bicara dengan teman, bagaimana dengan orang yang lebih tua, atau dengan rekan bisnis profesional. Untuk bertukar pesan bisnis, banyak orang yang lebih suka untuk berbicara (speaking) dari pada menulis (writing) pesannya. Komunikasi lisan ini lebih disukai karena relatif lebih mudah, praktis (efisien), dan cepat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Karena alasan ini, para pelaku bisnis ini biasanya menyampaikan pesan bisnisnya melalui lisan, terutama ketika membutuhkan hal-hal penting. Ponijan Liaw dalam bukunya Talk To Your Customer This Way menyampaikan ada 10 cara untuk mempengaruhi pelanggan melalui seni berkomunikasi. Komunikasi di sini bukan hanya sekedar menyampaikan informasi tanpa memperhatikan perasaan orang lain, tapi komunikasi yang diberi muatan khusus akan sasaran/ target yg ingin dicapai. Berikut adalah ke sepuluh cara tersebut (Ponijan Liaw, 2015) : 1. Ciptakan kesan pertama yang bagus Ciptakan kesan pertama yang luar biasa. Tidak akan ada kesempatan kedua untuk membuat kesan pertama. Kesan ini dapat diciptakan melalui senyuman tulus, busana yang sesuai, jabat tangan yang hangat, ketepatan waktu janji, bahasa tubuh yang sopan, jujur dan terstruktur saat bicara, dan sejenisnya. 2. Gunakan kalimat yang singkat Para komunikator tidak dianjurkan untuk menggunakan kata kata yang rumit dan panjang supaya tidak mengaburkan substansi pesan dan juga bisa melelahkan pendengarnya. Bahkan bisa terjadi kesalahpahaman jika kata kata yang digunakan terlalu rumit. 3. Keep smile Senyuman itu menular. Senyuman itu seperti cermin. Jika kita tersenyum balasannya pasti juga senyuman. 194

205 4. Be helpful Kesediaan untuk memberikan bantuan yang dibutuhkan oleh konsumen/ pelanggan kapan pun mereka menginginkannya. 5. Gunakan kalimat positif Konsumen/ pelanggan mengharapkan kata kata yang positif karena rangkaian kata ini akan membuat pendengarnya optimis, percaya diri, semangat, inovatif, kreatif, enerjik, bahagia dan sejenisnya. 6. Bicara dengan antusiasme tinggi Konsumen/ pelanggan tertarik pada kata yang diucapkan dengan penuh semangat. 7. Biarkan mata berbicara Konsumen/ pelanggan akan lebih merasa nyaman bila tatapan mata hormat, bermartabat dan sopan ditampilkan kepada pelanggan. 8. Be sincere Ketulusan, walaupun tidak bersuara akan terdengar dan terlihat jelas melalui guratan wajah dan gerak gerik bahasa tubuh. 9. Keep your emotion Para sales people tidak boleh terpancing emosi negatif saat ada keluhan/ komplain yang diungkapkan secara tidak simpatik oleh para konsumen. Setiap sales people harus bisa menahan emosi. 10. Jaga attitude Yang lebih penting dan bernilai buat para konsumen/ pelanggan itu bukanlah konstruksi atau dekorasi luar seseorang. Yang ada di dalamlah yang sejatinya jauh lebih menentukan nilai diri seseorang. 195

206 Lingkungan Pelayanan yang Efektif Melalui Komunikasi Tulisan Diterapkan Dalam hubungan bisnis, komunikasi adalah hal yang amat penting. Seringkali, kita akan butuh untuk mengirimkan pesan-pesan bisnis. Penyampaian pesan-pesan bisnis dengan tulisan memang relatif jarang dilakukan. Meski demikian, komunikasi tertulis ini bukan berarti tidak penting dan telah ditinggalkan. Tidak semua hal atau pesan bisnis dapat disampaikan dengan komunikasi lisan. Adakalanya, pesan bisnis ini perlu atau harus disampaikan dalam bentuk komunikasi tulisan. Hal ini terutama pada pesan yang sifatnya sangat penting dan kompleks. Pesan seperti ini lebih tepat bila disampaikan dengan menggunakan tulisan. Bentuk-bentuk komunikasi tulisan yang sering dilakukan dalam dunia bisnis, di antaranya ada suratsurat bisnis, memo, dan laporan. Selain itu, contoh komunikasi tertulis yang lain juga dapat dilihat dari bentuk komunikasi dari perusahaan kepada pelangannya yang berupa selebaran. Komunikasi tulisan yakni komunikasi yang dilakukan melalui tulisan seperti yang dilakukan dalam kegiatan surat-menyurat melalui pos, telegram, facsimile, dan sebagainya. Komunikasi tulisan terbilang sering dilakukan di dalam dunia bisnis. Contoh bentuk komunikasi tulisan misalnya ketika melakukan surat-menyurat bisnis. Berikut contohnya: a. Membuat dan mengirim surat teguran kepada pelanggan yang menunggak pembayarannya. b. Membuat dan mengirim surat aduan (claim) kepada pihak lain. c. Membuat dan mengirim surat penolakan kerja. d. Membuat dan mengirim surat penawaran harga produk TI kepada pihak lain. 196

207 e. Membuat dan mengirim surat konfirmasi kepada pelanggan. f. Membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain. g. Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain. h. Membuat dan mengirim surat kontak kerja kepada pihak lain. i. Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi produk-produk baru Solusi Kebutuhan Pelanggan Diberikan Sesuai Standar Prosedur Dengan dikeluarkannya Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik maka seluruh penyelenggara pelayanan publik diwajibkan untuk menyusun, menetapkan dan menerapkan standar pelayanan. Hal ini dikuatkan dengan disahkannya Peraturan Menteri PANRB Nomor 36 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan, Penetapan dan Penerapan Standar Pelayanan sebagai peraturan pelaksana dari UU Nomor 25 Tahun Standar Pelayanan adalah tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan terukur. Dalam menyusun Standar Pelayanan perlu memperhatikan prinsip : 1. Sederhana. Standar Pelayanan yang mudah dimengerti, mudah diikuti, mudah dilaksanakan, mudah diukur, dengan prosedur yang jelas dan biaya terjangkau bagi masyarakat maupun Penyelenggara. 197

208 2. Konsistensi. Dalam penyusunan dan penerapan Standar Pelayanan harus memperhatikan ketetapan dalam mentaati waktu, prosedur, persyaratan, dan penetapan biaya pelayanan yang terjangkau. 3. Partisipatif. Penyusunan Standar Pelayanan dengan melibatkan masyarakat dan pihak terkait untuk membahas bersama dan mendapatkan keselarasan atas dasar komitmen atau hasil kesepakatan. 4. Akuntabel. Hal-hal yang diatur dalam Standar Pelayanan harus dapat dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan secara konsisten kepada pihak yang berkepentingan. 5. Berkesinambungan. Standar Pelayanan harus dapat berlaku sesuai perkembangan kebijakan dan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan. 6. Transparansi. Standar Pelayanan harus dapat dengan mudah diakses dan diketahui oleh seluruh masyarakat. 7. Keadilan. Standar Pelayanan harus menjamin bahwa pelayanan yang diberikan dapat menjangkau semua masyarakat yang berbeda status ekonomi, jarak lokasi geografis, dan perbedaan kapabilitas fisik dan mental. Standar Pelayanan dari sebuah unit pelayanan publik harus mencantumkan komponen-komponen dasar dalam pelayanan, yaitu : 1. Dasar Hukum, adalah peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar penyelenggaraan pelayanan. 2. Persyaratan, adalah syarat (dokumen atau hal lain) yang harus dipenuhi dalam pengurusan suatu jenis pelayanan, baik persyaratan teknis maupun administratif. 198

209 3. Sistem, mekanisme, dan prosedur, adalah tata cara pelayanan yang dibakukan bagi pemberi dan penerima pelayanan, termasuk pengaduan. 4. Jangka waktu penyelesaian, adalah jangka waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh proses pelayanan dari setiap jenis pelayanan. 5. Biaya/ tarif, adalah ongkos yang dikenakan kepada penerima layanan dalam mengurus dan/ atau memperoleh pelayanan dari penyelenggara yang besarnya ditetapkan berdasarkan kesepakatan antara penyelenggara dan masyarakat. 6. Produk pelayanan, adalah hasil pelayanan yang diberikan dan diterima sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. 7. Sarana, prasarana, dan/ atau fasilitas, adalah peralatan dan fasilitas yang diperlukan dalam penyelenggaraan pelayanan, termasuk peralatan dan fasilitas pelayanan bagi kelompok rentan. 8. Kompetensi pelaksana, adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh pelaksana meliputi pengetahuan, keahlian, ketrampilan dan pengalaman. 9. Pengawasan internal, adalah sistem pengendalian intern dan pengawasan langsung yang dilakukan oleh pimpinan satuan kerja atau atasan langsung pelaksana. 10. Penanganan pengaduan, saran, dan masukan, adalah tata cara pelaksanaan penanganan pengaduan dan tindak lanjut. 11. Jumlah pelaksana, adalah tersedianya pelaksana sesuai dengan beban kerja. Informasi mengenai komposisi atau jumlah petugas yang melaksanakan tugas sesuai pembagian dan uraian tugasnya. 12. Jaminan pelayanan, adalah memberikan kepastian pelayanan dilaksanakan sesuai dengan Standar pelayanan. 199

210 13. Jaminan keamanan dan keselamatan pelayanan, adalah dalam bentuk komitmen untuk memberikan rasa aman, bebas dari bahaya, risiko, dan keragu-raguan. 14. Evaluasi kinerja pelaksana, adalah penilaian untuk mengetahui seberapa jauh pelaksanaan kegiatan sesuai dengan standar pelayanan. Dengan dipublikasikannya Standar Pelayanan, masyarakat bisa mengetahui baik buruknya pelayanan yang diberikan, dan apabila pelayanan tidak sesuai dengan Standar Pelayanan yang dipublikasikan, masyarakat berhak untuk protes atau melaporkan unit pelayanan publik yang bersangkutan, baik kepada unit pengawasan maupun melalui layanan pengaduan yang disediakan unit tersebut. Sebelum memublikasikan Standar Pelayanan, Penyelenggara pelayanan publik juga diwajibkan untuk menyusun Maklumat Pelayanan. Maklumat Pelayanan merupakan pernyataan tertulis yang berisi keseluruhan rincian kewajiban dan janji yang terdapat dalam Standar Pelayanan. Dengan adanya Maklumat Pelayanan ini berarti unit penyelenggara pelayanan publik membuat janji untuk menepati segala apa yang ada dalam Standar Pelayanan. Hal ini memberikan kekuatan hukum bagi masyarakat apabila unit pelayanan publik tidak memberikan pelayanan sesuai dengan Standar Pelayanan yang ada Melakukan Komunikasi Dengan Organisasi Komunikasi memegang peranan penting dalam suatu organisasi di mana merupakan suatu proses sekaligus sarana untuk saling berbagi informasi antara para anggota atau pihak yang berada dalam organisasi. Informasi ini yang kemudian digunakan untuk menyamakan pandangan 200

211 para anggota, menentukan tujuan, hingga memutuskan suatu pilihan yang harus diambil oleh organisasi tersebut. Selain dengan cara berkomunikasi pada umumnya, dalam organisasi pun terdapat cara khusus untuk berkomunikasi seperti menggunakan memo atau catatan kecil, suratmenyurat, peraturan dan kebijakan yang ditentukan, hingga jumpa pers dengan publik. Terdapat dua dimensi yang ada dalam komunikasi organisasi yang mana dibedakan dari segi khalayak atau pihak terkait yang berkomunikasi di dalamnya. Dimensi pertama adalah komunikasi eksternal, yang mana sesuai namanya komunikasi ini terkait antara pihak organisasi dengan pihak luar atau eksternal dari organisasi seperti organisasi lain atau publik. Biasanya dalam suatu organisasi yang sudah tertata rapi, misalnya perusahaan besar, mereka memiliki bagian khusus untuk berkomunikasi dengan pihak eksternal yaitu bagian Public Relation (PR) atau Hubungan Masyarakat (HuMas). Seperti bentuk komunikasi yang efektif lainnya, komunikasi eksternal pun terjadi dengan timbal balik di mana bukan saja pihak organisasi yang berkomunikasi dengan pihak eksternal, namun juga pihak eksternal yang berkomunikasi dengan organisasi. Komunikasi eksternal bisa dilakukan dengan cara komunikasi secara langsung seperti dialog dengan organisasi lain, maupun melalui media massa. Media massa memang masih menjadi sarana dalam menyampaikan komunikasi organisasi kepada pihak eksternal, terutama publik secara umum, karena cakupannya yang luas. Sedangkan untuk dimensi yang kedua adalah komunikasi internal, di mana proses komunikasi dilakukan dan terjadi antara pihak atau anggota dalam organisasi tersebut. 201

212 4.2.1 Mekanisme Eskalasi Kebutuhan Pelanggan Dilakukan Sesuai Standar Prosedur Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, di mana dan oleh siapa dilakukan. SOP merupakan urut-urutan dalam melaksanakan suatu pekerjaan dalam administasi perkantoran. Unit pelayanan publik pun memiliki SOP-nya sendiri yang harus dikerjakan dalam melaksanakan pekerjaan pelayanan. Eskalasi adalah penyampaian masalah ke jenjang yang lebih tinggi dengan tujuan untuk memastikan semua masalah terselesaikan dengan baik. Salah satu masalah yang mungkin terjadi dalam sebuah organisasi terkait dengan pelanggan adalah komplain atau keluhan. Komplain atau keluhan itu sebenarnya merupakan bagian dari bentuk Komunikasi. Sebuah informasi tentang ketidaksesuaian yang dirasakan pelanggan yang menerima sebuah jasa atau produk. Oleh karena itu, komplain atau keluhan itu sebenarnya dibutuhkan, karena komplain akan menghasilkan sebuah informasi. Entah informasi positif atau informasi negatif. Bahkan komplain itu merupakan sebuah komunikasi aktif yang bisa menjurus ke dalam sebuah interaksi. Maka sudah menjadi kewajiban kita untuk mengelola komplain itu sebagaimana mestinya. Menempatkan komplain sebagai bagian dari komunikasi, dan tidak menjadikan komplain sebagai musuh atau monster yang mengerikan. Sehubungan dengan teori komunikasi, maka mekanisme eskalasi kebutuhan pelanggan dapat dilakukan dengan menggunakan aliran komunikasi organisasi yakni upward communication. Aliran komunikasi ini mengalir dari hirarki wewenang yang lebih rendah ke wewenang yang 202

213 lebih tinggi, dan biasanya mengalir sepanjang rantai komando untuk memperoleh informasi terkait kegiatan, keputusan, dan pelaksaan pekerjaan karyawan ditingkat yang lebih rendah (Masmuh, 2010). Menurut Katz dan Khan (1966), terdapat empat jenis upward communication : a. Informasi tentang bawahan itu sendiri, informasi tersebut bisa dibagi menjadi informasi pribadi ataupun informasi terkait dengan pekerjaan. b. Informasi tentang rekan kerja dan masalah mereka. Seringkali atasan tidak menyadari apa yang sebenarnya yang terjadi pada bawahan mereka karena perhatian mereka tidak sepenuhnya fokus pada bawahannya. Oleh karena itu, terkadang atasan selalu mengandalkan bawahan untuk melaporkan masalahnya. c. Informasi terkait dengan kebijakan atau prosedur organisasi. Upward communication dilakukan dengan tujuan membantu atasan untuk melakukan evaluasi tentang kebijakan, aturan/ standar, dan juga keuntungan/ penghargaan. d. Informasi tentang tugas yang sedang dikerjakan. Pesan yang disampaikan kepada bawahan bisa dalam bentuk meminta informasi lebih lanjut tentang tugasnya atau meminta sumber daya tambahan untuk membantu menyelesaikan tugasnya. Mekanisme eskalasi kebutuhan pelanggan dapat dituangkan dalam SOP kepada pelanggan. Bentuk SOP kepada pelanggan terdiri dari : 1. Ketentuan Umum, berisi : a. Bentuk layanan (24 jam, langsung/ tak langsung) b. Penggunaan kartu permasalahan (keluhan, saran, dan informasi) 203

214 c. Media penerimaan keluhan, saran, dan informasi d. Waktu layanan 2. Prosedur penyampaian keluhan/ saran/ informasi, dapat dilakukan dengan : a. Telepon : dengan nomor tertentu; diterima oleh mesin penjawab otomatis dengan pilihan menu; diterima petugas; petugas menanyakan identitas pelanggan; membicarakan permasalahan. b. SMS c. d. Situs web 3. Prosedur penanganan masalah melalui telepon : a. Petugas menerima telepon b. Petugas mendengarkan dengan baik c. Petugas memverifikasi data pelapor d. Jika nomor terdaftar cek sudah pernah menghubungi/ belum; jika belum buat kartu baru e. Jika permasalahan sudah ada di daftar, langsung dijawab f. Jika belum ada buat kartu baru 4. Prosedur penanganan masalah melalui media lain: a. Melalui SMS : petugas membuka SMS; verifikasi data; menghubungi pelanggan via telepon; menjawab pertanyaan; jika belum bisa menjawab membuat kartu permasalahan baru untuk ditangani oleh petugas support b. Melalui formulir berbasis web c. Melalui 204

215 5. Prosedur Eskalasi Adalah prosedur penyampaian masalah ke jenjang yang lebih tinggi dengan tujuan untuk memastikan semua masalah terselesaikan dengan baik. Prosedur eskalasi dilakukan dengan cara menyampaikan notifikasi melalui / SMS dan akan terkirim otomatis ke tingkat pimpinan. Ketentuan notifikasi adalah : 3 jam belum terselesaikan oleh support, dilakukan eskalasi 1 kepada jenjang yang lebih tinggi seperti Kasubag. 2 hari belum terselesaikan oleh support, dilakukan eskalasi 2 kepada jenjang yang lebih tinggi lagi misal Kabag. 3 hari kerja belum terselesaikan, dilakukan eskalasi 3 kepada jenjang lebih tinggi lagi misal Kabiro. Memberi tahu pelanggan bahwa permasalahan sedang diproses. Indikator penilaian kualitas layanan oleh pelanggan : Tangibles (kualitas pelayanan berupa sarana fisik perkantoran, ruang tunggu, komputer, dan lain-lain) Reliability (kemampuan dan keandalan untuk menyediakan pelayanan yang terpercaya) Responsiveness (kesanggupan untuk membantu dan menyediakan pelayanan secara cepat dan tepat serta tanggap terhadap keinginan pelanggan) 205

216 Assurance (kemampuan dan keramahan serta sopan santun pemberi layanan dalam meyakinkan kepercayaan konsumen) Empathy (sikap tegas tetapi penuh perhatian dari pemberi layanan terhadap konsumen) Permanen Solusi Didiskusikan Tahap awal dari pengembangan sistem umumnya dimulai dengan mendeskripsikan kebutuhan pengguna dari sisi pendekatan sistem rencana stratejik yang bersifat makro, diikuti dengan penjabaran rencana stratejik dan kebutuhan organisasi jangka menengah dan jangka panjang. Masukan (input) utama yang dibutuhkan dalam tahap ini mencakup : Kebutuhan stratejik organisasi Aspek legal pendukung organisasi Masukan kebutuhan dari pengguna. Secara garis besar ada enam tahap yang biasa dijadikan sebagai batu pijakan atau model dalam melaksanakan aktivitas pengembangan sistem informasi, yaitu perencanaan, analisis, desain, konstruksi, implementasi, dan pasca implementasi. Dua tahap pertama yakni perencanaan dan analisis merupakan tahap yang penting dalam menetapkan solusi permanen. Tahap perencanaan merupakan suatu rangkaian kegiatan sejak ide pertama yang melatarbelakangi pelaksanaan pengembangan sistem dilontarkan. Keuntungan-keuntungan yang diperoleh jika proyek pengembangan sistem informasi direncanakan secara matang, mencakup Ruang lingkup proyek dapat ditentukan secara jelas dan tegas. Dapat mengidentifikasi wilayah/ area permasalahan potensial. Dapat mengatur urutan kegiatan. Tersedianya sarana pengendalian. 206

217 Ada dua aspek yang menjadi fokus tahap analisis, yaitu aspek bisnis atau manajemen dan aspek teknologi. Analisis aspek bisnis memelajari karakteristik organisasi yang bersangkutan. Tujuan dilakukannya langkah ini adalah untuk mengetahui posisi atau peranan teknologi informasi yang paling sesuai dan relevan di organisasi dan mempelajari fungsifungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang akan berpengaruh atau memiliki dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi. Keluaran dari proses analisis di kedua aspek ini adalah masalah-masalah penting yang harus segera ditangani, analisis penyebab dan dampak permasalahan bagi organisasi, beberapa kemungkinan skenario pemecahan masalah dengan kemungkinan dan dampak risiko serta potensinya, dan pilihan alternatif solusi yang direkomendasikan. Berdasarkan penjelasan maka tampak hubungan yang intensif antar sesama tim pengembang sistem informasi, vendor penyedia perangkat pendukung pengembangan sistem informasi dan pelanggan (dalam hal ini organisasi). Hubungan intensif antara tim pengembang dan pelanggan sebagai pengguna sistem pada tahap perencanaan dan analisis lebih banyak dilakukan melalui diskusi. Fokus diskusi di antara mereka adalah pada kemungkinan skenario pemecahan masalah dengan kemungkinan dan dampak risiko serta potensinya, dan pilihan alternatif solusi yang direkomendasikan. Diskusi adalah kegiatan yang bersifat kelompok dan bertujuan untuk menemukan kesimpulan dari permasalahan yang dibahas di dalamnya. Diskusi selalu diarahkan kepada pemecahan masalah yang menimbulkan berbagai macam pendapat dan akhirnya diambil suatu kesimpulan yang dapat diterima oleh anggota dalam kelompoknya. Metode diskusi dimaksudkan untuk merangsang pemikiran serta berbagai jenis pandangan (Denny, 2015). 207

218 Untuk dapat berkomunikasi dengan baik, seseorang harus menggunakan terutama tiga indra yang dimilikinya. Indra-indra tersebut adalah penglihatan, kinestetik, dan auditori. Bukan hanya harus memiliki kemampuan berbicara dengan baik, tapi, dalam komunikasi, manusia juga harus bisa mendengar dan menyimak sama baiknya. Diskusi merupakan sebuah kegiatan kelompok. Hal ini menjadikan komunikasi inter personal suatu hal yang patut diperhatikan. Komunikasi yang baik menjadi kunci efektif atau tidaknya sebuah diskusi. Kunci keefektifan sebuah diskusi ada pada pemimpin diskusi, atau biasa disebut sebagai moderator. Menjadi komunikator yang baik merupakan hal yang harus dimiliki seorang moderator. Segala informasi dan pendapat yang dilemparkan ke dalam forum diskusi harus bisa ia simpan dengan baik, sehingga pada akhir diskusi hal tersebut dapat diulang kembali untuk diambil sebuah kesimpulan. Selain itu, seorang moderator harus bisa menentukan arah dan alur diskusi yang dipimpinnya. Alur diskusi merupakan tahapan demi tahapan peristiwa atau kegiatan yang dilakukan di dalam forum diskusi. Diskusi biasa diawali dengan pembukaan yang dilanjutkan dengan perkenalan pemimpin diskusi, kemudian penarikan fokus peserta forum terhadap pemimpin diskusi, lalu pembahasan inti diskusi, dan penutupan forum diskusi. Pembahasan inti diskusi itu sendiri terbagi menjadi empat, yaitu pengenalan pokok permasalahan diskusi, pengkajian akan masalah yang telah dilontarkan, tanya-jawab antar peserta diskusi, dan reviu materi diskusi. Diskusi ditutup dengan kesimpulan dari hasil kaji yang telah dilakukan peserta forum dalam pembahasan inti diskusi. Berbeda dengan alur, arah diskusi adalah arah pembahasan materi yang didiskusikan. 208

219 Setelah mengetahui alur dan arah diskusi, dapat dilihat bahwa dua hal tersebut harus dijaga dengan baik oleh pemimpin diskusi agar forum diskusi tetap kondusif dan tidak keluar dari pokok permasalahan yang sedang dibahas Perkembangan Informasi Dicatat Proses komunikasi dapat dilihat dari unsur-unsur yang terdapat, berkaitan dengan siapa pengirimnya (komunikator), apa yang dikatakan atau dikirimkan (pesan), saluran komunikasi apa yang digunakan (media), ditujukan untuk siapa (komunikan), dan apa akibat yang akan ditimbulkannya (efek). Pada proses komunikasi, kewajiban seorang pengirim atau komunikator, adalah mengusahakan agar pesan-pesannya dapat diterima oleh penerima (komunikan) sesuai dengan kehendak pengirim. Model proses komunikasi secara umum dapat memberikan gambaran kepada pengelola organisasi, bagaimana mempengaruhi atau mengubah sikap anggota/ stakeholder melalui desain dan implementasi komunikasi. Dal hal ini pengirim atau sumber pesan bisa merupakan individu atau berupa suatu organisasi sebagaimana dapat dilihat dalam gambar 4.1 berikut. Gambar 4.1. Model Proses Komunikasi (Kotler, 2000) 209

220 Berdasarkan pada apa yang dipetakan dalam gambar 4.1 tersebut, suatu pesan, sebelum dikirim, terlebih dahulu disandikan (encoding) ke dalam simbol-simbol yang dapat menggunakan pesan yang sesungguhnya ingin disampaikan oleh pengirim. Apapun simbol yang dipergunakan, tujuan utama dari pengirim adalah menyediakan pesan dengan suatu cara yang dapat memaksimalkan kemungkinan bahwa penerima dapat mengintepretasikan maksud yang diinginkan oleh pengirim dalam suatu cara yang tepat. Pesan dari komunikator akan dikirimkan kepada penerima melalui suatu saluran atau media tertentu. Pesan yang diterima oleh penerima melalui simbol-simbol, selanjutnya akan ditransformasikan kembali (decoding) menjadi bahasa yang dimengerti sesuai dengan pikiran penerima sehingga menjadi pesan yang diharapkan (perceived message). Pada proses manajemen layanan teknologi informasi sangat dimungkinkan proses layanan berbasiskan teknologi informasi mengalami perubahan karena adanya pengembangan baru. Hal ini sejalan dengan prinsip bahwa layanan berbasiskan teknologi informasi harus selalu dikembangkan sehingga tercipta inovasi-inovasi baru yang diharapkan dapat meningkatkan kualitas hidup manusia. Perubahan layanan teknologi informasi dipengaruhi salah satunya karena adanya perkembangan informasi baik dari luar organisasi maupun dari dalam organisasi. Perkembangan informasi ini perlu dicatat agar perubahan manajemen layanan teknologi informasi akibat dari perkembangan informasi yang ada dapat dilakukan lebih fokus dan terarah. Pencatatan perkembangan informasi ini sesuai dengan fakta bahwa dalam proses berkomunikasi dilakukan pengiriman pesan atau informasi melalui media sebagaimana terdapat dalam gambar 4.1. Bentuk pencatatan perkembangan informasi dapat menggunakan simbol-simbol 210

221 karena lebih mudah dalam pencatatan. Namun pada saat akan digunakan oleh pihak yang membaca catatan informasi (penerima) tersebut harus ditransformasikan kembali (decoding) menjadi bahasa yang dimengerti sesuai dengan pikiran penerima Solusi Kebutuhan Pelanggan Dilaporkan Komunikasi diperlukan untuk menjalin hubungan saling menghargai, hormat-menghormati sesamanya, dalam rangka satu tujuan untuk menyukseskan pekerjaan dengan baik atau sesuai harapan. Kegagalan dalam proyek pengembangan sistem banyak yang disebabkan oleh kurang tertatanya komunikasi yang dilakukan para pelaku dalam tim pengembangan sistem dan pihak pelanggan yakni dapat berupa pihak manajemen maupun pengguna sistem. Komunikasi yang efektif antara tim pengembang dan pelanggan menjadi faktor penting dalam pencapaian tujuan pengembangan sistem informasi. Tim pengembang dapat mengenali setiap kebutuhan pelanggan dengan cara menjalin hubungan baik. Dengan begitu, tim pengembang akan mendapatkan informasi terbaik dari setiap data yang dikumpulkan untuk memenuhi kebutuhan para pelanggan. Banyak hal yang bisa dilakukan jika kita mampu memahami keinginan atau kebutuhan pelanggan dengan baik. Paling tidak, kita bisa menawarkan berbagai macam produk yang akan menjadi solusi atas kebutuhan pelanggan. Hasil analisis kebutuhan digunakan untuk menghasilkan alur proses bisnis, antara lain business process flow, use case modeling dan data flow diagram, yang dapat memperjelas pemahaman mengenai kebutuhan dan solusinya, baik bagi pelanggan (pengguna) maupun pengembang sistem. Hasil analisis harus didokumentasikan dan dilaporkan kepada pelanggan khususnya pihak manajemen organisasi yang akan dibuatkan sistemnya. 211

222 Hal ini dilakukan karena pihak manajemen organisasi sebagai penentu proyek pengembangan sistem dikerjakan atau tidak. Laporan dalam bentuk dokumen kebutuhan sistem merupakan hasil diskusi antara tim pengembang dengan pelanggan khususnya pengguna sistem. Dokumen kebutuhan sistem ini dapat dijadikan acuan atau referensi selama pekerjaan pengembangan sistem berlangsung agar batasan pengembangan sistem menjadi jelas dan tidak melebar. Hal ini mendukung pencapaian target kerja yang tepat waktu dan sesuai biaya yang telah direncanakan Soal Latihan Jawablah pertanyaan/ pernyataan berikut ini dengan cara memilih pilihan jawaban yang tepat! 1. Proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu, mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik secara langsung atau lisan ataupun tidak langsung melalui media adalah : A. Proses komunikasi B. Proses mengindentifikasi C. Proses wawancara D. Proses pengelohan 2. Berikut ini prinsip-prinsip komunikasi, kecuali : A. Kemudahan dalam pengiriman berita atau informasi B. Informasi harus mudah dimengerti C. Bermanfaat walaupun tidak menguntungkan D. Penggunaan alat komunikasi yang sederhana 3. Komunikasi yang dilakukan berkenaan dengan solusi kebutuhan dilakukan dengan membuat : A. Dokumen kebutuhan sistem 212

223 B. RFP (Request For A Proposal) C. Elicitation Document D. Preliminary Document 4. Hal-hal yang diatur dalam standar pelayanan harus dapat dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan secara konsisten kepada pihak yang berkepentingan. Ini merupakan prinsip pelayanan berikut : A. Sederhana B. Akuntabel C. Konsisten D. Transparansi 5. Untuk bertukar pesan bisnis, banyak orang yang lebih suka untuk berkomunikasi lisan karena berikut ini, kecuali : A. Relatif lebih mudah B. Praktis (efisien) C. Cepat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis D. Pesan dapat diterima dengan jelas 6. Ponijan Liaw dalam bukunya Talk To Your Customer This Way menyampaikan cara untuk mempengaruhi pelanggan melalui seni berkomunikasi. Cara yang disampaikan Ponijan Liaw berjumlah : A. 9 B. 8 C. 11 D Selain dengan cara berkomunikasi pada umumnya, dalam organisasi pun terdapat cara khusus untuk berkomunikasi seperti berikut ini, kecuali : A. Menggunakan memo atau catatan kecil 213

224 B. Surat-menyurat C. Peraturan dan kebijakan yang ditentukan D. Semua jawaban benar 8. Kegiatan yang bersifat kelompok dan bertujuan untuk menemukan kesimpulan dari permasalahan yang dibahas di dalamnya disebut : A. Diskusi B. Komunikasi C. Wawancara D. Komunikator 9. Pada proses komunikasi, kewajiban mengusahakan agar pesanpesannya dapat diterima oleh penerima sesuai dengan kehendak pengirim, adalah tugas dari: A. Seorang pengirim atau komunikator B. Receiver C. Komunikan D. Stakeholder 10. Ketentuan notifikasi dalam melakukan eskalasi adalah berikut ini, kecuali : A. 3 jam belum terselesaikan oleh support, dilakukan eskalasi 1 kepada jenjang yang lebih tinggi seperti Kasubag. B. 2 hari belum terselesaikan oleh support, dilakukan eskalasi 2 kepada jenjang yang lebih tinggi lagi misal Kabag. C. 3 hari kerja belum terselesaikan, dilakukan eskalasi 3 kepada jenjang lebih tinggi lagi misal Kabiro. D. Pelanggan tidak perlu tahu bahwa permasalahan sedang diproses 214

225 4.4. Studi Kasus PT. UG Informatics adalah sebuah perusahaan jasa pengembangan teknologi informasi menerima komplain atau keluhan dari pelanggannya PT BAHAGIA. Keluhan diajukan dalam bentuk (Pos-el) yang intinya meminta untuk dikirmkan salah satu staf yang ikut dalam tim pengembangan sistem Point Of Sales (POS) yang diperuntukkan bagi PT BAHAGIA. Hal ini dilakukan karena sudah beberapa kali meminta untuk mengirimkan seseorang dari PT BAHAGIA untuk mengatasi masalah yakni salah satu modul dalam sistem POS yang tidak berfungsi tetapi tidak ada tanggapan. Sebelumnya keluhan diajukan melalui SMS. Sebagai salah satu tim pengembang sistem POS PT BAHAGIA, Saudara ditugaskan untuk menangani kasus ini. Lakukan komunikasi pendahuluan dengan PT BAHAGIA melalui balasan . Ternyata setelah 2 hari kasus belum dapat diselesaikan. Bagaimana Saudara melakukan komunikasi dengan pihak-pihak yang berkepentngan untuk menyelesaikan kasus ini? 4.5. Praktikum Alat dan bahan yang dibutuhkan a. Perangkat keras (Komputer dan Printer) b. Perangkat Lunak (OS Windows, Pengolah Kata MS-Word dan G-mail) Kegiatan praktikum Membuat surat balasan untuk komplain pada studi kasus 4 dalam bentuk Pos-el sebagai media komunikasi sebagai pendahuluan. Sesuai dengan pertanyaan pada studi kasus lakukan penyelesaian kasus melalui komunikasi (isi pesan dan media komunikasi bebas sesuai dengan pertimbangan Saudara). 215

226 Daftar Pustaka Denny, Richard, 2015, Jurus Maut Komunikasi, Yogyakarta: Bright Publisher. Engel, Blackwell dan Miniard. 1995, Perilaku Konsumen, Edisi Ke- Enam, Jilid 2, Binarupa Aksara, Jakarta. Katz, D., & Kahn, R The Social Psychology of Organizations. New York: John Wiley & Sons. Kotler, Philip. 2000, Marketing Management, Millenium Editions, Prentice Hall Inc. Masmuh, A. 2010, Komunikasi Organisasi dalam Perspektif Teori dan Praktek, Malang: UMM Press. Onong Uchjana Effendy, 2004, Dinamika Komunikasi, Penerbit: PT Remaja Rosdakarya ISBN : , Cetakan Ke : 6. Ponijan Liaw, 2015, Talk To Your Customer This Way, Gramedia, Jakarta Siti Nuryudayatun, 2013, Membangun Kepuasan Pelanggan Dengan Melakukan Customer Understanding, ISSN : , JBMA Vol. I, No. 2 Tjiptono, Fandi, 2004, Prinsip-Prinsip Total Quality Service, Yogyakarta : Andi 216

227 5 MENGELOLA PEKERJAAN DALAM PROYEK TI Objektif : Berkontribusi pada manajemen proyek Mengelola lingkungan internal dan eksternal Mendukung aktifitas proyek Sebuah proyek akan mengantarkan kepada tujuan bisnis atau teknik, proyek merupakan proses atau kegiatan yang berjalan pada periode waktu tertentu, menggunakan anggaran dan sumber daya. Mengelola proyek berhubungan dengan pekerjaan untuk menjalankan proses dari perspektif jadwal dan biaya. Mengelola proyek terdiri dari fungsi-fungsi bagaimana mengembangkan jadwal yang optimal, membuat model keuangan proyek dan pembuatan laporan status dari pekerjaan proyek. Sebuah proyek bersifat unik yang artinya tidak ada proyek yang sama karena sebuah proyek dibangun berdasarkan batasan, melalui risiko dan menggunakan sumber daya tertentu pada lokasi dan periode waktu tertentu. Teknologi informasi saat ini sudah menjadi bagian dari kegiatan bisnis. Layaknya sebuah bisnis, sebuah layanan teknologi informasi memiliki karakteristik seperti adanya pasar, peluang, produk atau layanan, jalur produksi, sumber daya dan biaya produksi yang dapat diidentifikasi. Mengelola proyek teknologi informasi pada dasarnya adalah mengelola proyek pada bidang teknologi informasi, yang 217

228 mencakup sebagian atau keseluruhan rangkaian aktivitas rekayasa teknologi informasi. Proyek sistem informasi memiliki karakteristik : Mempunyai tujuan untuk menghasilkan produk yang bersifat intangible seperti perangkat lunak, database, jaringan yang sulit untuk mengukur nilai manfaat produk tersebut Melibatkan teknologi yang cepat usang karena perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat Membutuhkan beragam sumber daya manusia dengan keahlian dan kompetensi yang beragam Ukuran yang dijadikan standar sulit dibakukan karena kesulitan dalam mengukur kualitas yang dapat dipahami oleh berbagai pihak Berkontribusi Pada Manajemen Proyek Kebutuhan Fungsional Dari Manajemen Proyek Diidentifikasi Sebuah proyek diawali dengan tahap inisiasi proyek yaitu dengan mendefinisikan proyek teknologi informasi. Pendefinisian proyek dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan what, why, who, when and how, yaitu : Apa yang akan dilakukan? Perlu diketahui apa tujuan, cakupan, batasan dan interface yang berlaku untuk proyek. Sebagian besar informasi ini dapat dikumpulkan dari sumber lain seperti laporan studi kelayakan, proyek singkat, kerangka acuan proyek dan dokumen kontrak. Data ini perlu diperiksa kembali apakah masih akurat dan konsisten. Mengapa akan dilakukan? 218

229 Setiap proyek harus memiliki kasus bisnis yang menentukan masalah atau peluang utama yang harus ditangani. Hal penting yang menjadi pertimbangan proyek adalah dengan membandingkan rincian biaya pengembangan dan pemeliharaan sistem dengan nilai manfaat yang diharapkan dihasilkannya. Siapa yang akan mengerjakannya? Ini mencakup organisasi proyek. Hal ini sangat penting bahwa peran dan tanggung jawab pelanggan dan pengembang atau pemasok secara jelas ditetapkan untuk menghindari ketidak jelasan proyek. Kapan dan bagaimana akan dilakukan? Tahap awal proyek akan menghasilkan sebuah rencana proyek yang meliputi aspek berikut ini : Deskripsi sebuah rencana umum berupa deskripsi naratif, rincian prasyarat proyek, dependensi eksternal dan asumsi perencanaan Rencana teknis yang menetapkan produk yang akan dihasilkan, kegiatan yang dilakukan untuk memproduksinya, waktu, tanggal dan jangka waktu masing-masing aktivitas dan ketergantungan antar aktivitas Rencana sumber daya manusia dan peralatan yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap aktivitas Rencana kualitas proyek yang menetapkan strategi kualitas yang harus diikuti dan menjadi referensi dari sistem manajemen mutu, manual mutu dan pendekatan pengembangan yang telah ditetapkan oleh organisasi. Rencana kualitas juga menetapkan kriteria kualitas masing-masing produk 219

230 Analisis risiko yang menentukan kemungkinan risiko terhadap proyek dan mengidentifikasi tindakan pencegahan atau meminimalkan dampaknya jika terjadi Rencana pengelolaan konfigurasi yang menentukan bagaimana pengendalian dilakukan terhadap produk proyek dan bagaimana perubahan pada produk ini harus dikelola Personil Yang Terlibat Ditentukan Sumber daya yang diperlukan oleh sebuah proyek harus ditangani sedini mungkin, terutama jika dibutuhkan sumber daya tertentu. Sumber daya baik itu manusia, uang, peralatan dan sebagainya yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek harus didefinisikan. Manajer proyek harus menyadari otoritas untuk mendefinisikan sumber daya yang dibutuhkan. Manajer proyek harus berhati-hati dalam memastikan jumlah personel yang terlibat dalam proyek ini dan menyakinkan bahwa telah didefinisikan dengan benar. Banyaknya jumlah personel yang terlibat dalam proyek sangat tergantung pada jenis proyek dan jumlah informasi yang tersedia, seperti rencana garis besar dan rencana kualitas, penilaian risiko dan sebagainya. Jumlah personel dihitung berdasarkan asumsi kebutuhan proses. Penentuan personel yang tepat pada setiap tahapan proses merupakan hal yang penting karena akan memastikan konsistensi dan kontinuitas proses. Personel yang terlibat dalam proyek teknologi informasi adalah : 1. Sponsor Sponsor adalah orang yang bertanggung jawab terhadap investasi proyek dan pencapaian tujuan bisnis proyek. Tanggung jawab sponsor adalah : 220

231 Mendefinisikan tujuan bisnis proyek. Menyesuaikan proyek dengan kebutuhan bisnis organisasi atau perusahaan tertentu Mendefinisikan tujuan dan prioritas proyek terhadap batasan waktu, biaya dan kualitas/ kinerja Menentukan persyaratan minimum yang harus dipenuhi proyek agar tercapai tujuan bisnisnya Memberikan persetujuan modal yang digunakan dalam proyek Memulai proyek dan menunjuk manajer proyek Memantau kemajuan proyek dari sudut pandang bisnis Memantau lingkungan bisnis untuk memastikan proyek tetap memenuhi kebutuhan bisnis Memastikan bahwa dewan direksi atau manajemen yang lebih tinggi mengetahui kemajuan proyek Membatalkan proyek jika dipandang perlu Menjaga kesuksesan investasi Memberikan dukungan tingkat tinggi sebagai terhadap keberhasilan proyek. Dengan demikian, sponsor adalah 'pemilik' proyek sebagai bagian dari bisnis yang bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan dalam memberikan keuntungan bisnis kepada organisasi. Sponsor tidak perlu menjadi pengguna sistem. Sponsor memiliki wewenang untuk membuat keputusan besar mengenai proyek. Sponsor merupakan manajer senior atau direktur dalam organisasi. 221

232 2. User atau Pengguna Pengguna adalah orang yang akan memanfaatkan fasilitas sistem dalam kegiatan harian. Oleh karena itu pengguna merupakan personel yang paling terpengaruh secara langsung terhadap proyek. Tanggung jawab pengguna adalah : Mendefinisikan kebutuhan sistem secara rinci kepada pengembang. Meninjau spesifikasi yang telah disusun oleh pengembang untuk memastikan bahwa spesifikasi tersebut dapat mendukung fungsi bisnis Bekerjasama dengan pengembang dalam mesosialisasikan sistem ke organisasi/ perusahaan Melakukan atau menyaksikan tes penerimaan untuk memastikan bahwa sistem tersebut memenuhi kebutuhan yang telah ditentukan. Oleh karena itu, pengguna perlu memahami secara terperinci tidak hanya tentang proses dalam sistem tetapi juga bagaimana cara kerjanya. Hal ini berarti bahwa bahwa tim proyek harus berkomuniksi tidak hanya satu tetapi beberapa pengguna agar dapat menentukan seperti apa sistem yang akan dikembangkan. Pengguna yang berbeda akan memiliki kebutuhan sistem yang berbeda dan memiliki perilaku terhadap sistem yang berbeda juga. Para pengembang akan merangkum perbedaan tersebut dengan merujuk isu bisnis dari sponsor. 3. Manajer proyek Manajer proyek ditunjuk oleh sponsor dan bertanggung jawab atas pengelolaan proyek hingga tercapainya tujuan proyek. Peran manajer proyek adalah : 222

233 Mencapai tujuan proyek dengan batasan waktu, biaya dan kualitas/ kinerja yang ditetapkan oleh sponsor Membuat keputusan tepat waktu untuk menjamin keberhasilan proyek Merencanakan, memantau dan mengendalikan proyek hingga selesai Memilih, membangun dan memotivasi tim proyek Menjamin bahwa sponsor dan manajemen senior mengetahui kemajuan dan mengingatkan mereka akan masalah terutama yang berdampak pada pencapaian tujuan bisnis perusahaan Merekomendasikan penghentian proyek ke sponsor, jika diperlukan Melayani dan bertindak sebagai penghubung utama antara sponsor, manajemen dan kontributor Memilih dan mengelola sub kontraktor. Personel di atas merupakan personel utama dalam proyek. Namun demikian ada beberapa penanggungjawab lain yang mungkin tidak dijumpai pada setiap proyek, tetapi dalam proyek lain mungkin dijumpai, atau ada beberapa tanggungjawab yang digabungkan. Tanggung jawab tersebut adalah : 1. Manajer risiko Pada sebuah proyek besar, manajemen risiko merupakan bagian penting dari pekerjaan manajer proyek dan perlu ditunjuk seseorang untuk membantu hal ini. Manajer proyek tetap memiliki tanggung jawab keseluruhan atas risiko proyek namun 223

234 manajer risiko akan mengendalikan proses identifikasi, klasifikasi dan pengukuran risiko dan memantau orang melakukan tindakan untuk mengurangi risiko 2. Manajer mutu Dalam sebuah proyek besar, ada baiknya menunjuk seseorang sebagai manajer mutu. Di bawah tanggung jawab manajer proyek, manajer mutu akan menyusun rencana kualitas, mengembangkan prosedur pengendalian mutu, memastikan bahwa prosedur ini diikuti dan memberikan saran serta mengarahkan anggota tim terhadap isu kualitas 3. Kepala analis Kepala analis adalah analis bisnis atau sistem senior yang berpengalaman yang akan memimpin kerja analisis di bawah arahan manajer proyek. Analis utama akan memberi saran kepada manajer proyek dan tim proyek mengenai metode dan teknik analisis, bersama dengan manajer mutu akan memastikan bahwa telah mengikuti standar. Sangat bermanfaat memiliki kepala analis, seseorang yang memiliki pengalaman luas tentang jenis bisnis dan dapat mendiskusikan masalah bisnis di tingkat tertinggi dalam organisasi 4. Kepala disainer Kepala disainer bekerja di bawah arahan manajer proyek untuk mengendalikan pekerjaan tim perancang, dan mungkin juga pemrogramnya. Kepala perancang memiliki pengalaman luas tentang teknologi yang digunakan dan dapat memberikan saran dan bimbingan kepada tim proyek serta mengembangkan standar spesifik proyek yang diperlukan 5. Database administrator 224

235 Database administrator adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengembangkan dan menerapkan standar penggunaan produk database, penamaan dan penempatan item data dan sebagainya. Biasanya, database administrator akan bekerja sama dengan kepala perancang dalam mengembangan disain dan dengan tim pemrograman dalam penggunaan database 6. Configuration librarian Configuration librarian adalah seseorang yang tanggung jawab untuk mengoperasikan prosedur pengendalian konfigurasi pada sebuah proyek besar 7. Team leader/ pemimpin tim Manajer proyek bertanggung jawab atas keseluruhan proyek, tetapi manajemen staff secara terperinci didelegasikan kepada beberapa pemimpin tim. Biasanya pada kelompok kecil sebagai contoh pemrogram dan pemimpin tim dapat merencanakan dan melakukan pekerjaan langsung serta meninjau kerja anggota tim 8. Project office Sebuah project office memberikan dukungan administratif kepada manajer proyek yang mencakup hal-hal seperti pengumpulan dan pencatatan, penyelenggaraan pertemuan dan penyebaran informasi Waktu Pelaksanaan Proyek Ditentukan Mengelola waktu proyek, artinya mengelola semua proses yang terjadi dalam proyek sehingga proyek dapat selesai tepat waktu. Proses yang harus dikelola terdiri dari proses : 225

236 1. Definisi Aktivitas Dasar yang penting dari mengelola waktu proyek adalah mendefinisikan operasi. Pendefinisian operasi meliputi pendefinisian dan dokumentasi masing-masing operasi. Oleh karena itu transaksi terstruktur dan didefinisikan dalam paket kerja/ tugas individu. Operasi harus diselesaikan dalam bentuk Work Breakdown Structure (WBS). Proses ini mencerminkan kebutuhan proses sehingga tujuan proyek bisa tercapai. WBS merupakan alat yang digunakan untuk mendeskripsikan aktivitas proyek secara detil. Pada dasarnya WBS merupakan suatu daftar yang bersifat top down dan secara hirarkis menjelaskan aktivitas apa saja yang harus dilakukan atau produk apa yang harus dibuat. Keuntungan yang diperoleh dari penggunaan WBS adalah : Memberikan daftar pekerjaan yang harus diselesaikan Memberikan dasar untuk mengestimasi, mengalokasikan sumber daya, menyusun jadwal, dan menghitung biaya Mendorong untuk mempertimbangkan secara lebih serius sebelum membangun jadwal aktivitas suatu proyek Intranet. Penentuan urutan operasi meliputi penentuan dan dokumentasi hubungan antar operasi. Alur proses harus tepat didefinisikan sehingga realistis dan dapat diprediksikan waktunya. 2. Perkiraan durasi Proses membuat perkiraan durasi jadwal aktivitas menggunakan ruang lingkup jadwal aktivitas kerja, jenis sumber daya yang dibutuhkan, estimasi jumlah sumber daya, penjadwalan ketersediaan sumber daya. 226

237 3. Pengembangan jadwal Instruksi mengenai tanggal mulai dan akhir aktivitas proyek. Jika tanggal mulai dan akhir tidak terealisasi, kemungkinan proyek tidak akan selesai tepat waktu. Pengembangan jadwal waktu harus sering diulang sebelum jadwal waktu proyek diselesaikan. 4. Kontrol jadwal Kontrol jadwal merupakan perhatian terhadap : Pengaruh faktor yang membuat jadwal berubah, penentuan status saat ini dari jadwal proyek Penentuan jadwal proyek yang berubah Mengelola perubahan aktual seperti yang terjadi saat ini. Gambar 5.1 berikut ini adalah contoh hirarki aktivitas sebuah proyek. Gambar 5.1. Work Breakdown Structure (WBS) Work Breakdown Structure (WBS) dapat juga dibuat berdasarkan sebuah hirarki produk. Dengan banyaknya aktivitas yang ada dalam sebuah proyek, perlu diketahui juga ketergantungan antara aktivitas satu dengan aktivitas yang lainnya. Alat yang dapat merepresentasikan ketergantungan antar 227

238 aktivitas adalah diagram PERT. Diagram PERT menggunakan 2 (dua) macam simbol yaitu lingkaran/ node/ simpul dan tsaudarapanah/ edge. Lingkaran merepresentasikan hubungan antar aktivitas sedangkan anak panah merepresentasikan aktivitas. Diagram PERT akan membentuk sebuah jaringan. Pada gambar 5.1 Work Breakdown Structure dapat membentuk diagram PERT. Di gambar 5.2 sebuah proyek memiliki dua aktivitas, yaitu melakukan wawancara dan investigasi sistem lain yang dapat dilakukan secara paralel. Hasil kedua aktivitas tersebut harus disatukan agar dapat memulai tiga aktivitas berikutnya, yaitu menganalisis kebutuhan, menyelidiki paket dan menyelidiki perangkat keras. Penyatuan kedua aktivitas dapat dilakukan dengan menggunakan aktivitas dummy dengan durasi nol yang direpresentasikan dengan menggunakan garis putusputus. Ketiga kegiatan berikutnya digabungkan lagi menggunakan dua aktivitas dummy sebelum memulai tugas terakhir dari proyek yaitu membuat laporan. Gambar 5.2. Diagram PERT Aplikasi dari teknik PERT ini adalah untuk menghitung waktu penyelesaian dari suatu proyek. Oleh karena itu, selanjutnya dibuat perkiraan waktu untuk menyelesaikan setiap aktivitas. Berikut ini contoh asumsi perkiraan waktu semua aktivitas di atas. 228

239 Conduct interviews Investigate other systems Analyse requirements Investigate packages Investigate hardware Produce report 8 days 4 days 3 days 8 days 5 days 5 days Aktivitas dan waktu penyelesaian dapat dimasukkan dalam node pada jaringan seperti gambar 5.3 ini. Gambar 5.3. Diagram Jaringan dengan Aktivitas Node Untuk menghitung waktu penyelesaian proyek dapat dilakukan dengan menghitung waktu masing-masing jalur (path) dari aktivitas dalam jaringan. Jalur kritis adalah jalur sebuah jalur di mana jika terjadi penundaan sebuah aktivitas akan memengaruhi waktu keseluruhan proyek. Algoritma untuk menentukan jalur kritis dilakukan dengan menghitung waktu mulai tercepat (earliest start time) dan waktu selesai terlama (latest finish time) untuk masing-masing kegiatan. Earliest Start Time (EST) untuk setiap aktivitas di kotak kiri atas, nilai Earliest Finish 229

240 Time (EFT) dihitung dengan menambahkan durasi aktivitas. Hasilnya kemudian dicatat di kanan atas, seperti gambar 5.4 berikut ini. Gambar 5.4. Metode Forward Bila aktivitas memiliki lebih dari satu pendahulunya, seperti aktivitas membuat laporan maka yang dipilih adalah nilai tertinggi, dalam hal ini 16 nilai dari paket investigasi, karena untuk membuat laporan tergantung pada ketiga aktivitas sebelumnya dan tidak dapat dimulai sampai waktu terlama selesai. Dengan forward pass diketahui bahwa waktu terpendek penyelesaian proyek adalah 21 hari. Selanjutnya, dilakukan backward dengan menetapkan Latest Start Time (LST) dan Latest finish Time (LFT) setiap aktivitas, dengan cara mengurangkan EFT untuk keseluruhan proyek, yaitu 21 hari. Hal ini diilustrasikan pada gambar 5.5. LFT untuk setiap aktivitas dicatat di kotak kanan bawah dan LST dengan mengurangi durasi aktivitas dari LFT. LFT untuk suatu kegiatan sama dengan LST penggantinya pada model. Bila suatu aktivitas memiliki lebih dari satu aktivitas seperti melakukan wawancara, LST yang digunakan adalah yang paling kecil, yaitu 8 untuk paket investigasi. 230

241 Gambar 5.5. Metode Backward Selanjutnya jalur kritis dapat ditentukan dengan melihat aktivitas yang mempunyai waktu mulai tercepat (EST) yang sama dengan waktu selesai terlama (LFT). Jalur kritis di gambar 5.6 dapat dilihat dari jalur yang memiliki simpul bergaris lebih tebal. Gambar 5.6 Jalur Kritis Alat perencanaan lain yang banyak digunakan adalah diagram batang yang sering disebut Gantt Chart. Gantt chart memberikan cara visual yang sangat baik untuk menggambarkan urutan aktivitas dalam sebuah proyek, tetapi tidak dapat menunjukkan ketergantungan. Oleh karena itu 231