BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Transkripsi

1 BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Tinjauan Perusahaan Tinjauan perusahaan menguraikan tentang sekilas tentang perusahaan yaitu PR. Jaya Makmur (Gudang Baru) yang diteliti dan mendeskripsikan tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsinya Sejarah Perusahaan Tahun 1967 berawal dari tujuan mulia seorang putra pribumi bernama Saman Hoedi (Almarhum) untuk membantu masyarakat sekitar dalam hal pemenuhan sandang pangan serta lapangan pekerjaan, Beliau mendirikan perusahaan rokok Bintang Sayap Insan dengan jenis rokok SKT saja dengan merek rokok INSAN, yang mampu mempekerjakan kurang lebih 125 orang yang berasal dari masyarakat sekitar. Sadar dengan kebutuhan pasar yang semakin meningkat pada decade 1980 an beliau mulai mempersiapan genarasi penerus perusahaan ini ke putra sulungnya yang bernama Ali Kosin, sepuluh tahun kemudian tepatnya pada tahun 1992 perusahaan ini mengalami perkembangan pesat sehingga mampu mendirikan 2 anak perusahaan rokok yang bernama PR. Jaya Makmur dengan direktur utamanya adalah H.Ali Kosin, SE dan PR. Putra Jaya dengan direktur utamanya adalah H.Ali Usman, SE. Pengolahan manajemen pun mulai dikelola secara profesional pula, di bawah manajemen Gudang Baru perusahaan ini selalu berusaha menggali kemampuan untuk menciptakan hasil karya seni rokok becita rasa tinggi dengan harga terjangkau, beberapa merk rokok nya adalah Gudang Baru Internasional, 27

2 28 Gudang Baru Putih maka dengan kemurahan Tuhan yang maha ESA empat tahun kemudian, pada tahun 1995 perusahaan ini mulai memproduksi jenis rokok SKM (Sigaret Kretek Mesin) dan mulai memperluas distribusi rokok ke seluruh wilayah Indonesia dan ekspor ke luar negeri. Seiring dengan berjalannya waktu telah banyak kontribusi yang diberikan perusahaan terhadap pendapatan negara dalam hal pembayaran pita cukai dan pembayaran pajak serta membuka lapangan kerja bagi putra putri Indonesia, sekarang dengan jumlah karyawan lebih dari orang, siap bersaing dengan perusahaan-perusahaan rokok di Indonesia dengan slogan Low Profil High Perfomance. Tahun 2009, sadar dengan pesatnya berkembangan perusahaan dan tingginya permintaan pasar terhadap semua produk Gudang Baru, sehingga menuntut seorang H.Ali Kosin, SE untuk mengembangkan strategi perusahaan dan marketing dengan memulai memperluas distribusi rokok ke seluruh wilayah Indonesia dan ekspor ke luar negeri. Salah satu kota penyebaran pasar yaitu di Jalan Adi Sucipto KM. 5.5 Komplek Pergudangan Cakra Kubu Raya, Kalimantan Barat yang dipimpin oleh Kepala Distributor yaitu Bapak Ruben Purba. Dibawah pimpinan dari Bapak Ruben Purba ini, PR. Jaya Makmur (Gudang Baru) di Kubu Raya mampu bersaing di pasar Kubu Raya dan Pontianak Struktur Organisasi dan Fungsi Struktur organisasi digunakan sebagai sarana dalam manajemen untuk mengelola sumber daya manusia, perusahaan menuangkan struktur organisasi sebagai wadah untuk meningkatkan profesionalisme kerja. Bentuk struktur

3 29 organisasi yang dimiliki oleh PR. Jaya Makmur (Gudang Makmur) dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Gambar III.1. Struktur Organisasi PR. Jaya Makmur (Gudang Baru) Setiap organisasi yang memiliki orang-orang yang berada di dalamnya memiliki tugas dan fungsi-fungsi sesuai dengan jabatan yang telah ditentukan oleh perusahaan. Dimana jabatan tersebut memiliki tanggung jawab masing-masing tugas yang ada di perusahaan. Adapun tugas dan fungsi setiap jabatan yang ada di dalam struktur organisasi diuraikan sebagai berikut: 1. Kepala Distributor a. Bertanggung jawab penuh atas cabang usaha distribusi PR. Jaya Makmur (Gudang Baru). b. Pengawasan dan koordinasi yang baik sesama karyawan di PR. Jaya Makmur (Gudang Baru).

4 30 c. Melaporkan kegiatan distribusi pada Kantor Pusat. d. Mengangkat dan memberhentikan karyawan. 2. Kepala Gudang a. Bertanggung jawab atas segala kegiatan operasional gudang. b. Bertanggung jawab atas persediaan barang-barang yang ada digudang, baik itu barang masuk dan barang keluar. 3. Admin a. Bertanggung jawab atas segala macam administrasi dan surat menyurat di PR. Jaya Makmur (Gudang Baru). b. Bertanggung jawab untuk masalah keuangan (merangkap sebagai bagian keuangan). 4. Supervisor a. Bertanggung jawab atas pemasaran dan penjualan. b. Berkoordinasi dan bekerja sama dengan Team Leader dan Sales untuk meningkatkan penjualan. c. Menyusun dan merencanakan ide-ide baru untuk meningkatkan penjualan. 5. Team Leader a. Bertanggung jawab atas pemasaran dan penjualan sesuai dengan wilayah yang telah dibagi. b. Mendukung dan bekerja sama dengan Sales. 6. Sales a. Memasarkan dan menjual barang kepada konsumen. b. Memberikan pelayanan dan kerja sama yang baik dengan konsumen.

5 31 7. Helper Betugas sebagai operasional gudang, yaitu bongkar muat barang yang ada di gudang. 8. Security Bertugas sebagai penjaga keamanan di kantor Prosedur Sistem Berjalan Berdasarkan hasil riset yang dilakukan pada PR. Jaya Makmur (Gudang Baru), penulis akhirnya mengetahui bentuk dari prosedur sistem distribusi produk rokok yang sedang berjalan. Adapun tahapan/prosedur dari sistem yang sedang berjalan diuraikan sebagai berikut: 1. Proses pengolahan persediaan barang Kepala Gudang mengelola barang-barang yang ada di gudang kemudian diolah menjadi data stok barang (DSB) untuk diserahkan ke Admin, Kepala Gudang juga membuat salinan/copy data stok barang (DSB copy) untuk diarsipkan. 2. Proses pengolahan pengadaan barang Berdasarkan data stok barang (DSB) yang telah diserahkan oleh Kepala Gudang, Admin membuat data pengadaan (DP) untuk diserahkan kepada Kantor Pusat. Kantor pusat membalas (reply) permintaan pengadaan tersebut, kemudian mengirim barang-barang yang diminta sesuai dengan data pengadaan yang telah disetujui (DP Acc) dan diterima oleh Kepala Gudang. Kepala Gudang mengarsipkan data pengadaan yang telah disetujui (DP Acc).

6 32 3. Proses pengolahan permintaan barang Sales menawarkan barang-barang dengan menyerahkan price list (PL) kepada konsumen. Konsumen membuat demand order (DO) dan diterima oleh Sales, kemudian diserahkan kepada Kepala Gudang untuk ditindaklanjuti. 4. Proses distribusi Kepala Gudang menyiapkan barang-barang yang tertera di demand order (DO Acc) dan diarsipkan, kemudian membuat data barang keluar (DBK) diserahkan kepada Sales, salinan dari data barang keluar (DBK Copy) diarsipkan oleh Kepala Gudang. Sales mengantar barang tersebut kepada menyerahkan nota penjualan (NP-1) kepada Konsumen dan salinan dari nota penjualan (NP-2) diarsipkan. 5. Rekapitulasi distribusi Berdasarkan arsip data stok barang (arsip DSB), arsip data pengadaan (arsip DP), arsip demand order (DO), arsip data barang keluar (arsip DBK) dan arsip nota penjualan (arsip NP), Admin membuat rekapitulasi distribusi (RD) per hari, kemudian diarsipkan. 6. Pengolahan laporan Pada akhir bulan, Admin mengumpulkan arsip rekapitulasi distribusi (arsip RD) kemudian, Admin mengolah data tersebut menjadi laporan distribusi (LD) untuk diserahkan kepada Kepala Distributor, Kepala Distributor memeriksa dan menyetujui laporan tersebut dan diarsipkan.

7 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan Dari uraian prosedur sistem berjalan, maka tahapan berikutnya adalah penggambaran prosedur sistem berjalan yang diterapkan oleh PR. Jaya Makmur (Gudang Baru) menjadi diagram alir data (DAD) sistem berjalan. Keterangan: DSB = Data Stok Barang DP = Data Pengadaan PL = Price List DO = Demand Order DBK = Data Barang Keluar NP = Nota Penjualan RD = Rekapitulasi Distribusi LD = Laporan Distribusi Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan

8 34 Keterangan: DSB = Data Stok Barang DP = Data Pengadaan PL = Price List DO = Demand Order DBK = Data Barang Keluar NP = Nota Penjualan RD = Rekapitulasi Distribusi LD = Laporan Distribusi Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan

9 35 Keterangan: DSB = Data Stok Barang Gambar III.4. Diagram Detail Proses 1.0 Keterangan: DP = Data Pengadaan Gambar III.5. Diagram Detail Proses 2.0

10 36 Keterangan: PL = Price List DO = Demand Order Gambar III.6. Diagram Detail Proses 3.0 Keterangan: DO = Demand Order DBK = Data Barang Keluar NP = Nota Penjualan Gambar III.7. Diagram Detail Proses 4.0

11 37 Keterangan: DSB = Data Stok Barang DP = Data Pengadaan PL = Price List DO = Demand Order DBK = Data Barang Keluar NP = Nota Penjualan RD = Rekapitulasi Distribusi Gambar III.8. Diagram Detail Proses 5.0 Keterangan: RD = Rekapitulasi Distribusi LD = Laporan Distribusi Gambar III.9. Diagram Detail Proses 6.0

12 Spesifikasi Sistem Berjalan Spesifikasi sistem berjalan merupakan perincian dari bentuk dokumendokumen yang digunakan dalam sistem distribusi produk pada PR. Jaya Makmur (Gudang Baru). Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan dalam dua bagian, dokumen masukan dan dokumen keluaran Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Spesifikasi bentuk dokumen masukan merupakan bentuk dari dokumendokumen yang masuk atau diterima untuk melakukan proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk dokumen masukan yang ada dalam sistem distribusi produk rokok pada PR. Jaya Makmur (Gudang Baru). 1. Nama Dokumen : Data Stok Barang Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Sebagai data persediaan barang gudang : Kepala Gudang : Admin : Kertas : 1 Lembar : Setiap awal bulan Lampiran : A-1 2. Nama Dokumen : Demand Order Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah : Sebagai data permintaan dari konsumen : Konsumen : Sales : Kertas : 1 Lembar

13 39 Frekuensi : Setiap konsumen memesan barang Lampiran : A-2 3. Nama Dokumen : Rekapitulasi distribusi Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Sebagai rekapitulasi : Admin : Arsip RD : Cetakan komputer : 1 Lembar : Setiap akhir kerja Lampiran : Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Spesifikasi bentuk dokumen keluaran merupakan bentuk dari dokumendokumen keluaran untuk melakukan proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk dokumen keluaran yang ada dalam sistem distribusi produk rokok pada PR. Jaya Makmur (Gudang Baru). 1. Nama Dokumen : Data Pengadaan Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Sebagai daftar permintaan pengadaan barang : Admin : Kantor Pusat : Cetakan komputer : 1 Lembar : Setiap melakukan permintaan pengadaan barang Lampiran : B-1

14 40 2. Nama Dokumen : Price List Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Sebagai daftar harga barang : Sales : Konsumen : Kertas : 1Lembar : Setiap melakukan promosi atau pemasaran Lampiran : B-2 3. Nama Dokumen : Data Barang Keluar Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Sebagai daftar barang keluar dari gudang : Kepala Gudang : Sales : Kertas : 1 Lembar : Setiap menindaklanjuti proses demand order Lampiran : B-3 4. Nama Dokumen : Nota Penjualan Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Sebagai bukti pembayaran konsumen : Sales : Konsumen : Kertas : 2 Lembar : Setiap pembayaran Lampiran : B-4

15 41 5. Nama Dokumen : Laporan Distribusi Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Sebagai laporan distribusi akhir bulan : Admin : Kepala Distributor : Kertas : 1 Lembar : Setiap akhir bulan Lampiran : Permasalahan Pokok Sistem yang diterapkan untuk distribusi produk rokok pada PR. Jaya Makmur (Gudang Baru) memiliki beberapa permasalahan pokok yang dapat mengganggu aktifitas sistem tersebut. Adapun masalah tersebut akan diuraikan sebagai berikut: 1. Sering terjadinya kesalahan atau selisih antara barang yang masuk dan barang yang keluar dengan stok barang yang ada. 2. Kurangnya ketelitian dari pelaku pengolah data dikarenakan jumlah data yang diolah sangat banyak. 3. Proses pengolahan data rekapitulasi distribusi yang bersumber dari data stok barang, data pengadaan, data demand order, dan data barang keluar ini sering mengalami kesalahan dan keterlambatan dalam pengolahan dan penyajian datanya,dikarenakan jumlah data yang banyak dan kesalahan dari manusia/pengolah data.

16 42 4. Penyajian laporan distribusi juga memakan waktu yang lama dikarenakan Admin harus mengolah kembali data rekapitulasi distribusi dan tingkat akuratan data laporan distribusi sangat bergantung pada data rekapitulasi distribusi Pemecahan Masalah Menyikapi permasalahan yang dihadapi oleh PR. Jaya Makmur (Gudang Baru) yang berkaitan dengan sistem distribusi produk rokok, penulis memberikan alternatif atau solusi untuk memecahkan masalah tersebut. Adapun pemecahan masalah yang dapat penulis sajikan, yaitu: 1. Diperlukan ketelitian dalam pengolahan data dan dilakukan pengecekan ulang. Perusahaan juga disarankan untuk menggunakan sistem informasi distribusi barang agar data-data tersebut dapat diolah lebih baik dan tersimpan dengan rapi dan aman. 2. Kepala gudang wajib melakukan pengecekan dan verifikasi ulang terhadap barang masuk dan barang keluar dengan bantuan dari tenaga kerja (helper) yang bekerja di gudang, apabila menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi, verifikasi ulang untuk barang masuk dan keluar dapat dilakukan lebih cepat. 3. Admin yang bertugas merekapitulasi data-data menjadi rekapitulasi distribusi ini harus teliti dan dibantu dengan tenaga kerja lainnya agar rekapitulasi ini dapat disajikan dengan cepat dan menghindari kesalahan agar data akurat. 4. Laporan distribusi ini sangat bergantung pada data rekapitulasi distribusi, maka dari itu data-data rekapitulasi distribusi ini sebaiknya diolah dan

17 43 disimpan menggunakan media komputer agar pengolahan data rekapitulasi distribusi menjadi laporan distribusi memakan waktu yang singkat dan hasil laporan distribusi akurat sehingga Kepala Distributor dapat mengambil keputusan berdasarkan informasi yang disajikan di dalam laporan distribusi tersebut.