BAB III ANALISIS SISTEM

Transkripsi

1 BAB III ANALISIS SISTEM Analisa adalah proses penelitian yang dilakukan untuk memperoleh sebuah pemecahan masalah. Analisa sistem merupakan proses memahami sistem yang ada, mengindentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, hambatan hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat memberikan solusi penyelesaian. Analisa sistem informasi ini merupakan tahap penganalisa terhadap sistem yang sedang berjalan pada Usaha Dagang Perkasa yaitu tentang Sistem Penjualan dan Pembelian. Analisis dari permasalahan pengelolaan data konsumen,data kendaraan,data pembelian, dan data penjualan yang masih dikelola secara sederhana. Tujuan dari analisis ini adalah untuk mengidentifikasikan dan memahami masalah dalam mencari penyelesaian dan menentukan langkah apa saja yang mesti dilakukan. A. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan Prosedur merupakan langkah langkah yang dilalui untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Setiap langkah dalam prosedur tersebut harus dianalisa sedemikian rupa, sehingga proses didalamnya akan menjadi lebih mudah dilakukan. 24

2 25 1. Prosedur Pembelian Kendaraan yang Sedang Berjalan Prosedur pembelian kendaraan adalah langkah proses pembelian dari UD. Perkasa kepada supplier. Proses pembelian ini berhubungan dengan bagian pengadaan, Admin, Supplier dan Pimpinan. a. Bagian pengadaan akan melakuan pengecekan stock. Apabila stock mobil di Usaha Dagang Perkasa hampir mencapai minimum, maka bagian pengadaan akan memberikan data stock mobil kepada admin. Setelah itu admin akan membuat orderan pembelian mobil kepada pimpinan untuk Acc orderan pembelian tersebut, Setelah itu admin akan melakukan pemesanan barang ke supplier dan juga diarsip oleh bagian pengadaan. b. Setelah menerima pemesanan mobil dari UD.Perkasa maka supplier akan membuat kwitansi dan menyiapkan kendaraan, setelah kwitansi dan barang telah diterima oleh bagian pengadaan UD. Perkasa. c. Setelah kwitansi dan kendaraan datang maka, bagian pengadaan akan mengecek apakah orderan pembelian dengan kwitansi yang diterima sudah sesuai atau tidak. Apabila sesuai maka kwitansi akan diberikan ke admin, jika tidak sesuai akan dikembalikan ke supplier untuk direvisi. d. Setelah itu admin menerima kwitansi dari bagian pengadaan, maka admin akan mencatat data pembelian yang akan diserahkan kepada pimpinan untuk diarsipkan.

3 26 FLOWMAP PEMBELIAN YANG SEDANG BERJALAN Pengadaan Admin Supplier Pimpinan Data Stock Data Stock Membuat PO Orderan Permbelian 1 2 Orderan Pembelian 1 2 Paraf Orderan Pembelian 2 Orderan Pembelian 1 2 Orderan Pembelian 1 2 Proses Pengiriman Orderan Pembelian 1 Orderan Pembelian 1 Kwitansi 1 2 Proses Pesanan Kwitansi 1 2 Kwitansi 1 2 Pengecekan Sesuai T Y Kwitansi 1 2 Kwitansi 1 2 Kwitansi 1 Pencatatan Pembelian Laporan Pembelian Laporan Pembelian Gambar 3.1 Flowmap Pembelian yang Sedang Berjalan

4 27 2. Prosedur Penjualan Kendaraan yang Sedang Berjalan Prosedur penjualan kendaraan adalah langkah proses penjualan dari perusahaan kepada konsumen. Proses penjualan ini berhubungan dengan pemasaran, konsumen, admin, dan pimpinan. a. Bagian pemasaran menawarkan kendaraan kepada konsumen, kemudian bagian pemasaran melakukan pendataan penjualan kendaraan yang akan dicatat menjadi orderan. Orderan tersebut diserahkan kepada admin untuk melakukan pencatatan penjualan dan membuat kwitansi. b. Setelah konsumen menerima kwitansi dan kendaraan yang dipesan, maka kwitansi akan ditanda tangani oleh konsumen. c. Apabila kwitansi sudah ditanda tangani oleh konsumen, maka kwitansi akan diberikan ke bagian admin. d. Setelah itu bagian admin akan mencatat penjualan akan diserahkan kepada pimpinan. e. Pimpinan mengarsipkan laporan penjualan yang diberikan oleh bagian admin.

5 28 Gambar 3.2 Flowmap Penjualan yang Sedang Berjalan

6 29 3. Prosedur Tukar Tambah Kendaraan yang Sedang Berjalan Prosedur penjualan tukar tambah kendaraan adalah langkah proses pembelian dari konsumen kepada UD. Perkasa dan penjualan dari UD. Perkasa kepada konsumen. Proses penjualan tukar tambah ini berhubungan dengan konsumen, pengadaan, pemasaran, admin, dan pimpinan. a. Konsumen menawarkan kendaraannya kepada UD. Perkasa dan memberikan data kendaraannya ke bagian pengadaan. b. Bagian pengadaan akan memeriksa dahulu mengenai kelayakan data kendaraan dan kelayakan kendaraan yang diajukan oleh konsumen, dan apabila pengajuan kendaraan tukar tambah tersebut layak maka dapat ditindaklanjuti setelah itu data kendaraan diserahkan ke pimpinan dan jika tidak layak maka akan kembalikan data kendaraan ke konsumen. c. Setelah dinyatakan layak untuk ditindaklanjuti maka data kendaraan tersebut diserahkan ke pimpinan untuk menentukan harga kendaraan yang ditawarkan konsumen, setelah itu diberitahukan ke bagian admin harga kendaraan tersebut. d. Kemudian bagian admin menawarkan harga yang diberitahukan oleh pimpinan dan konsumen apabila setuju dengan harga yang ditawarkan maka akan dilanjuti lagi, jika tidak setuju dengan harga yang ditawarkan maka data kendaraan akan dikembalikan ke konsumen.

7 30 e. Apabila telah menyetujui dengan harga maka bagian pemasaran akan menawarkan kendaraan kepada konsumen, kemudian konsumen memilih kendaraan yang sesuai dengan keinginanya. f. Setelah konsumen memilih kendaraannya maka bagian pemasaran melakukan pendataan penjualan barang yang akan dicatat menjadi orderan. g. Kemudian orderan yang dicatat oleh bagian pemasaran diserahkan ke bagian admin untuk melakukan pencatatan penjualan dan menerbitkan kwitansi. h. Setelah admin menerbitkan kwitansi dan kwitansi tersebut diserahkan kepada konsumen. i. Setelah konsumen menerima kwitansi dan kendaraan yang dipesan, maka konsumen mendatandatangani kwitansi dan melunasi sisa tukar tambah. j. Apabila kwitansi sudah ditanda tangani oleh konsumen, maka kwitansi akan diberikan ke bagian admin. k. Setelah itu bagian admin akan mencatat penjualan. l. Kemudian laporan penjualan tersebut diberikan kepada pimpinan.

8 31 Gambar 3.3 Flowmap Tukar Tambah yang Sedang Berjalan

9 32 B. Analisis Kebutuhan Sistem Dengan menggunakan sistem pengelolaan data konsumen, data-data transaksi secara komputerisasi dan data stock, diharapkan dapat membantu mengurangi permasalahan yang dihadapi tersebut diatas, serta meningkatkan efisiensi, efektivitas, serta produktivitas dari Usaha Dagang Perkasa. 1. Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat Lunak sistem atau sering disebut dengan Support Software adalah program yang digunakan untuk mengontrol sumber daya komputer, baik yang bersifat internal maupun eksternal. Dimana program ini merupakan perantara antara program aplikasi dan perangkat keras komputer. Itu sebabnya peran program sistem kadang kala tidak terlihat langsung. Adapun yang terlihat secara langsung adalah perangkat lunak aplikasi yaitu utilitas. Perangkat lunak sistem dapat berupa sistem operasi, utilitas, driver dan penerjemah bahasa. a. Sistem Operasi Suatu sistem operasi (OS) adalah suatu program yang dijalankan pada suatu komputer dan menyediakan suatu platform perangkat lunak dimana program lain dapat dijalankan. Sistem operasi mengandung sejumlah program, beberapa program tergolong dalam utilitas. Beberapa OS biasanya yang digunakan untuk server meliputi berbagai

10 33 versi seperti Windows, Linux, dan lainnya. Fungsi dari sistem itu sendiri adalah untuk memanajemen proses, sumber daya dan data. b. Utilitas Utilitas adalah program yang dipakai langsung oleh user untuk melakukan kegiatan yang berhubungan dengan pengendalian atau pengalokasian sumber daya dalam sistem komputer. c. Device Driver Device Driver adalah program yang berfungsi untuk membantu komputer mengendalikan peranti-peranti. Perangkat lunak ini diproduksi oleh vendor yang mengeluarkan perangkat lunaknya. d. Penerjemah Bahasa Program yang sudah kita buat dengan bahasa pemrograman tertentu biasanya perlu diterjemahkan kedalam bahasa mesin, karena program yang kita buat biasanya menggunakan bahasa yang dimengerti oleh manusia maka penerjemah bahasa dibagi menjadi tiga yaitu : Assembler, compiler dan interpreter. 2. Analisa Kebutuhan Informasi Sistem yang dirancang ini memiliki batasan-batasan sebagai berikut : a. Perangkat lunak ini hanya digunakan di Usaha Dagang Perkasa b. Perangkat lunak hanya mengelola transaksi-transaksi penjualan dan pembelian. Tidak ada proses menghitung rugi laba.

11 34 3. Analisa Kebutuhan Pengguna Penguna dari perangkat lunak yang akan dirancang adalah bagian administrasi Usaha Dagang Perkasa. Analisis Pengguna 1. Admin Pelaku yang menginput transaksi penjualan dan pembelian kendaraan di Usaha Dagang Perkasa dan yang membuat laporan transaksi penjualan dan pembelian. 2. Bagian Pemasaran Pelaku yang menawarkan kendaraan yang dijual oleh Usaha Dagang Perkasa 3. Bagian Pengadaan Pelaku yang mengecek data kendaraan konsumen yang akan dibeli oleh UD. Perkasa dari konsumen yang akan menjual dan kendaraaan yang ada di UD. Perkasa. 4. Manager ( Pimpinan ) Pelaku yang mengambil keputusan.

12 35 C. Analisis Kelemahan Sistem Dari hasil analisis yang sedang berjalan pada pengolahan data dan penginputan transaksi pembelian dan penjualan mobil masih dilakukan secara manual, yang sangat tidak efektif serta tidak efisien. Maka kelemahan sistem yang dihadapi oleh Usaha Dagang Perkasa seperti : 1. Pengelolaan data konsumen, data stock dan data-data transaksi yang masih manual ( Basis data masih dalam bentuk dokumen yang diarsipkan ). 2. Pencarian data-data transaksi, dan data konsumen membutuhkan waktu yang cukup lama dikarenakan masih berupa arsip. 3. Pembuatan laporan transaksi penjualan dan pembelian mobil mengalami kesulitan untuk mengetahui penjualan selama periode tertentu.