BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN. PT Sintang Raya di Kabupaten Kubu Raya merupakan PT (Perseroan

Transkripsi

1 BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Umum PT Sintang Raya di Kabupaten Kubu Raya merupakan PT (Perseroan Terbatas) yang bergerak dibidang perkebunan sawit, yang didukung oleh tenaga ahli yang mempunyai berbagai pengalaman di bidang masing-masing. Pegawai PT Sintang Raya di Kabupaten Kubu Raya terdiri atas beberapa golongan. Golongan tersebut di atas berdasarkan pada status dan jabatan dari masing-masing pegawai. Kendala yang dihadapi oleh PT Sintang Raya di Kabupaten Kubu Raya yaitu kesulitan dalam proses pendataan hasil panen dan hasil penjualan yang masih menggunakan semi komputerisasi dimana pendataan dilakukan dengan mengunakan buku dan kertas. Pendatan hasil panen dan hasil penjualan dilakukan secara konvensional dengan dicatat pada buku pendataan sehingga memungkinkan data-data mudah hilang, karena data untuk hasil panen dan hasil penjualan belum menggunakan sitem yang terkomputerisasi. Persedur pendataan menggunakan buku dan kertas tersebut diketahui berdasarkan hasil observasi dan wawancara Tinjauan Perusahaan Instansi merupakan suatu sistem yang bersifat fisik yang dikelola dengan mengunakan suatu sistem konseptual atau informasi. Tinjauan instansi merupakan hal-hal mengenai sejarah terbentuknya instansi, struktur organisasi, serta fungsi 27

2 28 struktur organisasi tersebut Sejarah Perusahaan PT. Sintang Raya merupakan salah satu perusahaan di Kabupaten Kubu Raya yang bergerak di bidang perkebunan skala besar dengan jenis komoditi kelapa sawit. PT. Sintang Raya berdiri sejak tahun 2002 yang lalu. Hal ini dapat dilihat dari perijinan yang dikeluarkan oleh pemerintah kabupaten pontianak. PT Sintang Raya adalah perusahaan perkebunan kelapa sawit skala besar yang berdiri pada tahun 2002 dengan akta pendirian nomor 26 tanggal 22 Maret 2002 dan diperbaharui pada tahun 2007 dengan nomor 12 tanggal 5 Desember Struktur Organisasi dan Fugsi Struktur Organisasi merupakan suatu cara atau sistem dalam pembagian tugas serta tanggung jawab pada suatu perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi diharapkan setiap pegawai memiliki tugas serta tanggung jawab yang jelas, sehingga pegawai tersebut dapat mengetahui dengan jelas tugasnya dalam perusahaan tersebut. Agar kinerja pegawai pada suatu perusahaan dapat bekerja dengan efektif dan efesien, maka dibutuhkan suatu struktur organisasi yang jelas. Adapun struktur organisasi pada PT Sintang Raya pada Kabupaten Kubu Raya diuraikan pada gambar III.1 sebagai berikut:

3 29 R.U.P.S Dewan Komisaris Direktur Utama Komite Audit Direktur Produksi Direktur Keuangan Kabag SPI Kabag Transformasi Sistem Kabag Tanaman Kabag Teknik & Teknologi Kabag Akutansi & Keuangan Kabag SDM & Umum Kabag Pengadaan Manager Kebun PIN Manager Kebun PPL Manager Kebun UPUL & KKPA Manager Kebun BHL Site Manager Kebun SA Site Manager Kebun SSK Manager PKS 1 & 2 Site Manager PKS 3 Penanggung Jawab Puskeskar Sumber: PT Sintang Raya, 2017 Gambar III.1 Struktur Organisasi PT Sintang Raya Kabupaten Kubu Raya Adapun fungsi dari masing-masing struktur organisasi diatas adalah: 1. R.U.P.S Melaksanakan kewenangan organ perseroan terbatas yang dimilki kewenangan ekslusif yang tidak diberikan kepada direksi dan dewan komisaris 2. Dewan Komisaris Adalah sebuah dewan yang bertugas untuk melakukan pengawasan dan memberikan nasihat kepada direktur Perseroan terbatas (PT). 3. Direktur Utama Melaksanakan pengelolaan perusahaan untuk kepentingan dan tujuan perusahaan dan merencanakan, membina, dan mengembangkan efektivitas dan

4 30 efisiensi organisasi perusahaan dalam mencapai sasaran perusahaan. 4. Direktur Produksi Merumuskan sasaran, strategi, kebijakan, dan program dalam bidang budidaya dan produksi komoditas kelapa sawit serta industri. 5. Direktur Keuangan Merumuskan sasaran, strategi, kebijakan, dan program dalam bidang keuangan perusahaan dan pengelolaan unit usaha. 6. Komite Audit Mencakup penilaian dan reviu mengenai kebijakan dan praktek pelaporan akuntansi dan keuangan termasuk adanya kemungkinan perubahan-perubahan yang signifikan, dasar pertimbangan perlakuan akuntansi yang digunakan, standar pelaporan dan akuntansi, baikatas laporan tahunan maupun laporan triwulanan/ bulanan. 7. Kabag SPI Sebagai auditor internal yang membantu Direktur Utama menuju terciptanya Good Corporate Governance serta memberi nilai tambah bagi perusahaan sehingga Perseroan menjadi institusi yang efisien, efektif dan berdaya saing tinggi dalam pengelolaan usaha perkebunan. 8. Kabag Transformasi Sistem Membantu direktur dalam menyiapkan bahan perumusan kebijakan, perencanaan, evaluasi dan pelaporan urusan ketentraman dan ketertiban umum. 9. Kabag Tanaman Menyusun rencana tanaman baru/ulang/konversi dan rencana mutasi areal

5 31 tanaman. Bekerja sama dengan bagian perencanaan menyusun standar fisik bidang tanaman yang dirinci perbudidaya, baik untuk pemeliharaan TM maupun Investasi (TU, TB, Konversi, TBM dan Pembibitan). 10. Kabag teknik dan Teknologi Teknik. Menyusun standar fisik dibidang teknik yang meliputi kapasitas pabrik, kebutuhan tenaga kerja pemeliharaan mesin dan instalasi pabrik, untuk seluruh kelapa sawit Teknologi. Menyusun kebutuhan anggaran informasi teknologi dan kebutuhan perangkat komputer dan menyusun anggaran biaya overhead bagian perencanaan. 11. Kabag Akuntansi dan Keuangan Akuntansi. Menyusun anggaran biaya pegawai yang diperbantukan dan menyusun rencana pendapatan dan biaya-biaya lain diunit usaha. Keuangan. Menyusun standar fisik dan tarif-tarif biaya yang berkaitan dengan pajak kendaraan bermotor (PKB), pajak bumi dan bangunan (PBB), Menyusun biaya asuransi asset dan cash in transit yang menjadi beban Unit-Unit Usaha dan Menyusun anggaran biaya overhead bagian keuangan. 12. Kabag SDM dan Umum a. SDM (Sumber Daya Manusia) Menyusun rencana hari-hari kerja efektif, merumuskan sasaran, strategi, kebijakan, dan program dalam bidang SDM, menyusun tarif biaya cuti

6 32 karyawan pimpinan dan pelaksana dan Meningkatkan hubungan industrial, keselamatan dan kesehatan kerja. b. Umum Meningkatkan koordinasi dengan instansi terkait dalam upaya mengamankan asset perusahaan dan meningkatkan koordinasi pelayanan kerumah tanggaan, keamanan dan sarana komunikasi. 13. Kabag Pengadaan Membina penata usahaan dan pengelolaan perlengkapan, administrasi umum, pengadaan barang dan jasa, serta pengamanan aset perusahaan sesuai dengan arah sasaran, serta strategi bisnis perusahaan yang telah ditetapkan Proses Bisnis Sistem Berjalan Proses bisnis sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana kerja suatu sistem dan mengetahui masalah yang dihadapi sistem. Adapun analisis prosedur sistem yang sedang berjalan pada PT. Sintang Raya adalah : 1. Proses Pendataan Hasil Panen Pada proses ini mandor mengawasi dan mencatat hasil panen, catatan hasil panen diserahkan ke divisi gudang. Kepala divisi gudang mencatat berapa jumlah hasil panen, kemudian jumlah hasil panen diberikan ke divisi pabrik. Divisi pabrik mencatat berapa buah yang bisa diolah dan tidak bisa diolah dalam bentuk laporan pengarsipan. Setelah itu data diarsipkan dan laporan hasil panen diberikan kepada direktur utama.

7 33 2. Proses Pendataan Hasil Penjualan Pada proses ini, kepala divisi pabrik mencatat berapa banyak hasil Crude Palm Oil (CPO) yang dihasilkan dan laporan hasil CPO diberikan ke manajer pemasaran. Laporan tersebut direkap oleh manajer pemasaran untuk mengetahui hasil CPO mana yang layak untuk dipasarkan. Selanjutnya data hasil penjualan CPO diarsipkan dan laporannya diserahkan ke direktur utama Unifed Modelling Languange (UML) Sistem Berjalan Dari hasil riset yang dilakukan pada PT. Sintang Raya maka dapatlah dibuat sebuah proses sistem berjalan yang sudah dianalisa, diketahui bentuk sistem pendataan hasil panen dan hasil penjualan pada PT. Sintang Raya secara garis besar. Berikut digunakan Unifed Modelling Languange (UML) untuk menggambarkan sistem yang telah berjalan: Activity Digram Sistem Berjalan Activity diagram ini untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas proses pendataan hasil panen dan hasil penjualan pada PT. Sintang Raya. Berikut adalah gambar activity diagram yang sedang berjalan: 1. Diagram Pendataan Hasil Panen dan Hasil Penjualan a. Pendataan Hasil Panen Gambar dibawah ini menjelas kan tentang activity diagram sistem berjalan pada pendataan hasil panen:

8 34 Sumber : Hasil Penelitian Gambar III.2. Activity Diagram Pendataan Hasil Panen Pada pendataan hasil panen mandor mengawasi dan mencatat hasil panen, catatan hasil panen di serahkan ke divisi gudang, divisi gudang mencatat jumlah hasil panen kemudian di berikan ke divisi pabrik, divisi pabrik mencatat buah yang bisa diolah dan tidak bisa diolah dalam bentuk laporan arsip, setelah itu data arsipan dan laporan hasil panen di berikan ke direktur utama. b. Prosedur Hasil Penjualan Gambar dibawah ini menjelaskan tentang activity diagram sistem berjalan pada prosedur hasil penjualan.

9 35 Sumber : Hasil Penelitian.2017 Gambar III.3. Activity Diagram Prosedur Hasil Penjualan Keterangan : CPO : Crude Palm Oil Kepala divisi pabrik mencatat berapa banyak hasil CPO yang dihasilkan dan laporan hasil CPO diberikan kepada manajer pemasaran, laporan tersebut direkap oleh manajer pemasaran untuk mengetahui hasil CPO mana yang layak untuk dipasarkan terus hasil penjualan CPO diarsipkan dan laporannya diserahkan ke direktur utama.

10 Spesifikasi Sistem Berjalan Dalam spesifikasi sistem berjalan diperlukan dokumen untuk memproses data. Berikut adalah dokumen yang ada dalam sistem Pendataan Hasil Panen dan Hasil Penjualan Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Berikut akan diuraikan bentuk dokumen yang masuk ke dalam sistem: 1. Nama Dokumen : Nota Fungsi Sumber Tujuan Media Frekuensi Jumlah : Untuk mengetahui hasil panen : Pihak Pendataan : Direktur Utama : Kertas : Setiap Satu Bulan Sekali : Satu lembar Bentuk : Lampiran A-1 2. Nama Dokumen : Nota Fungsi Sumber Tujuan Media Frekuensi Jumlah : Untuk mengetahui hasil penjualan : Setiap penjualan : Pihak Konsumen : Kertas : Setiap kali penjualan : Dua Rangkap Bentuk : Lampiran A-2

11 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Berikut akan diuraikan bentuk dokumen yang masuk ke dalam sistem. 1. Nama Dokumen : Memo Fungsi Sumber Tujuan Media Frekuensi Jumlah : Untuk mengetahui data laporan hasil panen : Setiap pembuatan laporan : Pihak Konsumen : Kertas : Setiap 1 bulan sekali : Dua Rangkap Bentuk : Lampiran A-3 2. Nama Dokumen : Memo Fungsi Sumber Tujuan Media Frekuensi Jumlah : Untuk mengetahui data laporan hasil Penjualan : Setiap pembuatan laporan : Pihak Konsumen : Kertas : Setiap 1 bulan sekali : Dua Rangkap Bentuk : Lampiran A Permasalahan Pokok Dari hasil pengamatan, ditemukan beberapa masalah yang dihadapi dalam sistem yang berjalan, diantaranya adalah: 1. Sistem pendataan hasil panen dan hasil penjualan pada PT. Sintang Raya dilakukan secara konvensional dengan dicatat pada buku pendataan.

12 38 2. Tidak efektifnya seperti sisten yang digunakan masih menggunakan semi komputerisasi, oleh sebab itu sistem Pendataan Hasil Panen dan hasil Penjualan di PT. Sintang Raya data-datanya mudah hilang. 3. Sulitnya dalam pencarian data arsip hasil panen dan hasil penjualan di PT. Sintang Raya, karena pengolahan data untuk hasil panen dan hasil penjualan belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi Pemecahan Masalah Berdasarkan masalah yang ditemukan, maka penulis akan mencoba memberikan pemecahan masalah seperti berikut: 1. Dibangun aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 yang berfungsi untuk membuat desain tampilan programnya, Wamp berfungsi untuk menghubungkan programnya, Crystal Report berfungsi untuk membuat laporan, dan MySQL berfungsi untuk media konektor ke database. Khusus pendataan hasil panen dan hasil penjualan agar dapat memaksimalkan penggunaan data secara bersama-sama sehingga resiko terjadi kesalahan atau kehilangan dapat diminimalisir. 2. Membangun sistem informasi yang dapat membantu proses-proses yang telah berjalan sehingga penggunaan dokumen berbentuk kertas dapat dikurangi dan mempermudah pendataan dan pembuatan laporan hasil panen dan penjualan. 3. Membangun sistem aplikasi pendataan hasil panen dan hasil penjualan kelapa sawit di PT sintang raya dengan menggunakan aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0, dengan aplikasi seperti ini sangat memudah karyawan mencari data-data seperti berkas yang diarsipkan.